Rapports statistiques sur la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

RAPPORTS STATISTIQUES ANNUELS

Les présentes instructions ont pour objet d’aider à préparer les rapports statistiques annuels sur l'application de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. 

Les rapports devraient être conformes aux instructions énoncées ci-après.

Moment de la présentation des rapports

Vous êtes priés de préparer vos rapports statistiques annuels de 2004-2005 et de les présenter au Secrétariat du Conseil du Trésor avant vendredi, le 20 mai 2005.

Contenu

Les rapports statistiques annuels ont pour objet de fournir des statistiques à jour sur l'application de la législation. Elles permettent au gouvernement de surveiller les tendances et de répondre aux demandes de renseignements provenant des députés et sénateurs, du public et des médias. Ils constituent en outre la portion statistique des rapports annuels présentés par les institutions au Parlement.

Nouvelles exigences en matière de rapports pour 2004-2005

Conformément à la politique sur l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) en vigueur depuis le 2 mai 2002, le Secrétariat du Conseil du Trésor vérifie de différentes façons la conformité avec la politique sur l'EFVP. Étant donné les exigences précédentes de la politique, les institutions sont tenues de déclarer les renseignements ci après pour la période 2004-2005 :

• Nombre d'EFVP effectuées.
• Nombre d'EFVP préliminaires effectuées.
• Nombre d'EFVP préliminaires et d'EFVP transmises au Commissariat à la protection de la vie privée.
• Nombre de sommaires d'EFVP publiés sur des sites Web institutionnels.

Ces renseignements doivent être transmis sous forme descriptive par courrier électronique à Colette Dubois, à l'adresse Dubois.Colette@tbs-sct.gc.ca.

Nouvelles exigences en matière de rapports pour 2005-2006 – Loi sur l'accès à l'information

À compter du 1er avril 2005, les institutions seront tenues de déclarer les nouveaux éléments suivants :

Partie III – Exceptions invoquées

• S. Art. 13(1)(e)
• S. Art. 14, 14(a) and 14(b)

Partie IV – Exclusions citées

• S. Art. 69.1

Modifications aux rapports et logiciel à l'appui

On a commencé à élaborer de nouveaux formulaires de déclaration permettant de saisir les renseignements demandés pour 2005-2006. En outre, des discussions auront lieu avec Privasoft concernant les nouvelles exigences en matière de rapports et les modifications que cette société devra peut-être apporter à son logiciel.

Les considerations

Il faut tenir compte des aspects particuliers suivants au moment de la préparation des rapports statistiques:

• Toutes les cases des formulaires devraient être complétées par des données numériques.

• Les statistiques doivent être compilées de façon uniforme et conformément aux définitions énoncées à l'annexe A

• Les catégories statistiques doivent être mathématiquement conciliées et tout écart devrait être expliqué.

• Les statistiques présentées au Secrétariat du Conseil du Trésor pour l'exercice financier devraient être identiques à celles qui figurent dans les rapports annuels au Parlement.

Formulaires

Les rapports statistiques devraient être présentés sur les formulaires TBS/SCT 350-62 « Rapport concernant la Loi sur l'accès à l'information » et TBS/SCT 350-63 « Rapport concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels ». 

Ces formulaires sont disponibles sous la rubrique « Accès à l’information et protection des renseignements personnels », dans le site Internet à l’adresse suivante: http://www.tbs-sct.gc.ca/gos-sog/atip-aiprp/forms/list_f.asp

Présentation

Veuillez soumettre vos rapports à Dubois.Colette@tbs-sct.gc.ca.

Il faut envoyer les copies des rapports statistiques annuels en papier à:

Colette Dubois
Division des politiques de l'information, de la protection des renseignements personnels et de la sécurité
Secrétariat du Conseil du Trésor
2745, rue Iris
Ottawa (Ontario) K1A 0R5

Information

Veuillez adresser toute question sur ces directives à Nancy Olive au Division des politiques de l'information, de la protection des renseignements personnels et de la sécurité au (613) 954-3720 ou par courriel à Olive.Nancy@tbs-sct.gc.ca.

Donald Lemieux

Directeur principal par intérim,
Division des politiques de l’information, de la protection des renseignements personnels et de la sécurité
Direction du dirigeant principal de l’information

Annexe A

Rapports statistiques

Les explications suivantes visent à conseiller les institutions sur les données qui doivent apparaître sur les formulaires TBS/SCT 350-62 « Rapport concernant la Loi sur l'accès à l'information » et TBS/SCT 350-63 « Rapport concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels ».

Source (Accès à l'Information)

Indiquer le nombre de demandes reçues de chacune des sources mentionnées sur le formulaire. Quand on ne peut pas identifier la source, il faut inclure la demande sous « Public ». La somme totale de ces cases devrait être égale au nombre de « demandes reçues » de la partie I.

Partie I - Demandes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information (LAI) et de la Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP)

Seules les demandes formelles présentées en vertu de l’article 6 de la LAI et de l’article 13 de la LPRP doivent être comptées dans les rapports statistiques. 

Une demande formelle répond aux exigences suivantes:

•  Elle est faite par écrit, transmise au moyen de la « Formule de demande d'accès à l'information », de la « Formule de demande d'accès à des renseignements personnels », ou fait mention de la Loi.

• Elle est présentée par une personne admissible, comme il est indiqué à l'article 4 de la LAI, l’article 12 de la LPRP et les Décrets d’extension.

• Elle identifie de façon appropriée l'individu qui présente une demande en vertu de la LPRP. 

• Elle est rédigée en des termes suffisamment précis pour permettre à un fonctionnaire expérimenté de l'institution de trouver le document sans problèmes sérieux. 

• Elle a été adressée au fonctionnaire désigné dans Info Source comme étant le point de contact avec l'institution en question, ou a été reçue par ce fonctionnaire. 

• Elle est accompagnée des frais de demande requis par la Loi sur l'accès à l'information. (L’institution peut renoncer aux frais de présentation.)

Les demandes incomplètes qui ne sont pas claires ou qui ne sont pas accompagnées des frais de présentation ne doivent pas être inclues dans les rapports statistiques et annuels. De même, il ne faut pas inclure les demandes reçues en vertu du paragraphe 8(2) de la LPRP dans les rapports statistiques.

Reçues au cours de la période visée par le rapport

Cette catégorie s'applique uniquement aux demandes formelles complètes reçues pendant la période visée par le rapport (du 1er avril 2003 au 31 mars 2004). 

En suspens depuis la période antérieure

S'applique aux demandes auxquelles on n'avait pas fini de répondre à la fin de la période précédente.

Traitées pendant la période visée par le rapport

Une demande a été traitée lorsque toutes les activités nécessaires au traitement ont eu lieu et le dossier a été fermé. Ainsi, la demande a été traitée lorsque :

• une réponse a été envoyée au requérant l’informant de la disposition finale de sa demande – communication ou refus de communication des documents, impossibilité de fournir l’information demandée (parce que les documents n’existe pas, l’institution ne peut traiter la demande, etc.); ou
• la demande a été transmise; ou
• la demande a été abandonnée. 

Dans les cas où un avis d'intention de donner accès aux documents a été envoyé mais aucune mesure n'a encore été prise, les demandes devraient être consignées à la rubrique « Reportées ».

Reportées

S'applique aux demandes dont le traitement n’est pas terminé à la fin de la période et comprend les cas où l'accès physique n'a pas encore été accordé.

Seulement les demandes traitées doivent être comptées dans les statistiques fournies aux parties II à X ci-dessous.

Partie II - Dispositions à l'égard des demandes traitées

Indiquer les dispositions prises à l'égard de chaque demande sous l'une des catégories suivantes. Si plusieurs catégories s'appliquent, fournir une explication.

Communication totale

Tous les renseignements demandés ont été communiqués.

Communication partielle

Seule une partie des renseignements demandés a été divulguée puisque le reste fait l’objet d’un refus de communication ou est exclu. Énumérer les exceptions invoquées à la partie III du rapport et les exclusions à la partie IV, conformément aux définitions ci-dessous.

Aucune communication (exclusion)

Il n'y a pas eu de communication parce que les renseignements demandés sont exclus en vertu de l'article 68 ou 69 de la LAI ou de l'article 69 ou 70 de la LPRP. Les exclusions invoquées doivent être citées à la partie IV du rapport.

Aucune communication (exemption)

Il n'y a pas eu de communication parce que tous les renseignements faisaient l'objet d'une exception. Énumérer à la partie III du rapport toutes les exceptions qui ont été invoquées.

Transmission

Cette catégorie comprend les demandes faites en vertu de la Loi sur l'accès à l'information qui ont été transmises à une autre institution fédérale « davantage concernée ». L'institution destinataire fera état de ces demandes sous la rubrique « Reçues pendant la période visée par le rapport ».

Traitement impossible

Cette catégorie comprend les demandes qui ne sont pas mentionnées sous une autre rubrique, notamment les demandes faites en vertu d'une loi autre que la LAI ou la LPRP; les demandes qui ne renfermaient pas suffisamment de renseignements pour permettre de leur donner suite; les demandes pour obtenir des documents qui ne relèvent pas de l’institution; et les demandes concernant des documents dont il n'existe aucune trace.

Abandon de la demande

Il s'agit des cas où l'auteur de la demande retire sa demande officiellement ou lorsqu'il ne répond pas, dans un délai de trente jours, à la correspondance qui lui est envoyée.

Traitement non officiel

Il s'agit des cas où l'on a décidé, avec l'accord du requérant, d’arrêter le traitement d'une demande officielle et de fournir les renseignements requis de façon informelle, hors du cadre de la Loi sur l’accès à l’information. Une demande traitée de cette façon n'entre pas dans la catégorie des demandes abandonnées.

Total

Le nombre déclaré doit correspondre au nombre signalé à la « Partie I – Traitées pendant la période visée par le rapport ». 

Partie III - Exceptions invoquées

Pour chaque demande, indiquer les exceptions invoquées pour justifier un refus de communication. Ainsi, si pour une demande donnée, on a invoqué cinq exceptions différentes, il faudra inscrire une exception sous chaque disposition pertinente, pour un total de cinq. Si une exception a été invoquée plusieurs fois pour une même demande, on ne l'indiquera qu'une seule fois.

Partie IV - Exclusions citées

Indiquer, pour chaque demande, les exclusions citées et non le nombre de fois qu'une exclusion particulière est citée. Voir l'exemple figurant à la partie III ci-dessus.

Partie V - Délai de traitement

Le délai est calculé à partir de la journée suivant la date de réception, par l'institution, de la demande complète, à la date où le traitement de la demande a été terminé. La somme des chiffres figurant dans ces cases devrait correspondre au nombre de demandes traitées figurant à la partie I.

Nota : La somme du contenu des zones doit correspondre au nombre indiqué à la « Partie I – Traitées pendant la période visées par le rapport ».

Partie VI - Prorogations des délais

Indiquer le nombre de prorogations de délai demandées au cours de la période visée par le rapport, selon le nombre de jours et la raison de la prorogation.

Partie VII - Traductions

Les champs sont explicites.

Partie VIII - Méthode de consultation

La somme de ces cases devrait correspondre à la somme des cases « Communication totale » et « Communication partielle » de la Partie II.

Copies de l'original

S'entend du nombre de demandes auxquelles on a donné suite en fournissant des copies des documents aux requérants. Ne mentionner que les cas où des copies constituent la seule méthode de consultation. Ne pas compter le nombre de pages fournies au requérant.

Examen de l'original

S'entend du nombre de demandes auxquelles on a donné suite en permettant au requérant de consulter les documents visés. Ne mentionner que les cas où aucune copie n'a été remise.

Copies et examen

Mentionner tous les cas où les renseignements ont été examinés et copiés, en totalité ou en partie. Ne pas établir de compte double (c'est-à-dire, ne pas répéter les données inclues dans les deux cases précédentes).

Partie IX - Frais (Accès à l'Information)

Les champs sont explicites. Les frais doivent être calculés conformément aux règlements.

Partie IX - Corrections et mention (Protection des renseignements personnels)

Le nombre de corrections demandées devrait correspondre au nombre de demandes de correction que l'on a traitées au cours de la période visée par le rapport. La somme des « corrections effectuées » et des « mentions annexées » devrait être égale au nombre de corrections demandées. Les demandes de correction qui n’ont pas reçu de réponse ne devraient être comptées qu'à la période suivante.

On devrait compter chaque correction demandée pour laquelle une décision particulière doit être prise. Il peut y avoir plus d'une correction dans un document (portant, par exemple, sur l'épellation du nom de famille et sur les qualifications académiques), ou encore il peut y avoir des corrections à faire dans un certain nombre de documents (par exemple, une date de naissance incorrecte que l'on retrouve dans plusieurs documents). 

Partie X - Coûts

Rendre compte des coûts relatifs à l'application de la loi en indiquant les ressources utilisées au cours de la période visée par le rapport, notamment les salaires et les frais de fonctionnement et de maintien. Ne pas essayer de faire simplement la somme des coûts de traitement des demandes. Il faut indiquer les dépenses totales liées aux activités rattachées directement à l'application de la loi, telles que le traitement des demandes, la formation et les consultations. Les ressources humaines doivent être déclarées en années-personnes, au besoin sous forme d'une décimale (une année-personne = 220 jours ouvrables; 1 jour ouvrable = 7,5 heures). Ne mentionner que les coûts relatifs aux demandes traitées au cours de la période visée par le rapport. Les coûts relatifs aux demandes reportées seront déclarés dans le rapport suivant. Il importe de distinguer les coûts liés à l'accès à l'information et les coûts se rapportant à la protection des renseignements personnels. Éviter les comptes doubles.