|
|
| No.: |
95 |
| DATE: |
le
26
octobre
2004 |
| AUX: |
Coordonnateurs
de
l'accès
à
l'information
et
de
la
protection
des
renseignements
personnels |
| OBJET: |
Info
Source
:
Répertoire
des
centres
fédéraux
de
demande
de
renseignements
-
Mise
à
jour
de
2004-2005 |
Résumé
La
Loi sur la protection des renseignements personnels (paragraphe
11a)) exige que les institutions déterminent les renseignements
personnels dont elles ont le contrôle et décrivent ces
renseignements comme des fichiers de renseignements personnels (FRP),
qui sont ensuite publiés dans Info Source.
Un
FRP décrit un recueil ou un groupe de renseignements personnels de
particuliers détenus par des organismes et ministères fédéraux,
sous réserve de la Loi sur la protection des renseignements
personnels. Les FRP décrivent les renseignements personnels :
- contrôlés
par
une
institution
gouvernementale;
- saisis
dans
le
système
de
tenue
des
dossiers
de
l'institution;
- recueillis
ou
maintenus
à
l'appui
d'un
programme
ou
d'une
activité
de
l'institution.
Les
FRP servent à décrire des renseignements personnels si ceux ci
peuvent être extraits au moyen du nom d'une personne ou d'un numéro
d'identification d'un symbole ou d'un autre détail particulier
attribué seulement à cette personne ou des renseignements
personnels qui ont été ou sont utilisés, ou qui peuvent être
utilisés à des fins administratives.
Les
fichiers de renseignements personnels (FRP) décrivent :
- les
éléments
de
renseignements
personnels
contenus
dans
le
système
officiel
de
tenue
de
dossiers
de
l'institution
fédérale;
- pourquoi
ces
renseignements
personnels
sont
recueillis;
- comment
ces
renseignements
peuvent
être
utilisés;
- comment
ces
renseignements
sont
détenus
et
comment
il
en
est
ensuite
disposé;
- et l’identité
des
personnes
visées
par
l’information
(catégorie
de
personnes).
Nota
: Les FRP ne servent qu'à décrire des renseignements personnels
– et non à recueillir et gérer des renseignements personnels. Les
renseignements en soi sont saisis et gérés dans les dossiers et dans
le système de tenue de dossiers y afférent de l'institution fédérale.
Info
Source est une source-clé d’information permettant aux
particuliers d’exercer leur droit d’accès à leurs renseignements
personnels et y corriger les erreurs. Des listes incomplètes ou
inexactes dans Info Source indiquent que des institutions
assujetties à la Loi sur la protection des renseignements
personnels ne s’acquittent pas de leurs obligations aux termes
de la Loi, en particulier celle d’énumérer les renseignements
qu’elles recueillent et de préciser comment les données sont
utilisées et divulguées.
Liste
de vérification des FRP
Avant
d'enregistrer le FRP, vous devez poser les questions suivantes :
- Les
renseignements
personnels
peuvent
ils
être
extraits
au
moyen
du
nom
ou
de
détails
d'identification?
(Il
est
à
noter
que
la
plupart
des
systèmes
électroniques
sont
maintenant
dotés
de
capacités
de
recherche
en
texte
intégral
qui
permettent
ce
type
de
recherche
de
renseignements).
Les
renseignements
personnels
sont
ils
utilisés
ou
peuvent
ils
être
utilisés
à
des
fins
administratives?
- Existe
t
il
déjà
un
FRP
qui
renferme
ces
renseignements?
- Faut-il
renvoyer
à
un
autre
fichier?
- Ce
fichier
doit-il
être
enregistré
comme
un
fichier
ordinaire?
- Votre
institution
a-t-elle
déterminé
s'il
est
nécessaire
de
procéder
ou
non
à
une
évaluation
de
l'incidence
sur
la
vie
privée
(EIVP)?
Le
processus d'enregistrement du fichier de renseignements personnels (FRP)
Le
processus officiel d'enregistrement du FRP exige que les institutions
remplissent le formulaire Enregistrement
d'un fichier de renseignements personnels (dans les deux langues
officielles) et envoient ces formulaires à la Division des politiques
de l'information, de la protection des renseignements personnels et de
la sécurité (DPIPRPS) du Conseil du Trésor, à l'attention de Laura
Simmermon.
Nota
: En raison de l'approche consultative maintenant appliquée par la
DPIPRPS au titre de la mise au point de FRP nouveaux et révisés, les
institutions peuvent préférer utiliser le modèle de mise au point
d'un fichier de renseignements personnels (annexe E) et soumettre leur
FRP proposé (il n'est pas nécessaire de les faire traduire à cette
étape) par courriel à Laura Simmermon à l'adresse Simmermon.Laura@tbs-sct.gc.ca.
- Le
contenu
des
FRP
proposés
est
examiné
par
un
analyste
principal
des
politiques.
- Le
FRP
proposé
est
mis
au
point
dans
le
cadre
d'un
processus
consultatif
entre
la
DPIPRPS
et
l'institution.
- La
version
finale
du
FRP
proposé
est
officiellement
soumise
(dans
les
deux
langues
officielles)
à
la
DPIPRPS.
- Nota
:
le
formulaire
d'enregistrement
d'un
FRP
doit
être
signé
par
le
coordonnateur
de
l'AIPRP
de
l'institution.
- Le
FRP
proposé
est
approuvé
par
la
DPIPRPS.
- Un
numéro
unique
d'enregistrement
du
SCT
est
attribué
au
FRP.
- Un
exemplaire
du
formulaire
«
enregistré
»
du
FRP
dûment
rempli
est
renvoyé
à
l’institution.
- L'institution
doit
inclure
le
FRP
enregistré
dans
sa
mise
à
jour
suivante
d'Info
Source.
Il
convient de signaler que :
- Le
processus
d'examen
et
d'approbation
des
nouveaux
enregistrements
de
FRP
est
fastidieux
et
répétitif.
- Les
nouveaux
enregistrements
de
FRP
doivent
être
présentés
à
la
Division
des
politiques
de
l'information,
de
la
protection
des
renseignements
personnels
et
de
la
sécurité
(DPIPRPS)
du
Secrétariat
du
Conseil
du
Trésor
tout
au
long
de
l'année
–
de
façon
continue.
- Les
nouveaux
enregistrements
de
FRP
qui
sont
soumis
à
la
DPIPRPS
avec
la
mise
à
jour
d'Info
Source
d'une
institution
ne
seront
pas
examinés
et
approuvés
à
temps
pour
être
inclus
dans
l'Info
Source
de
cette
année-là.
Les
mises
à
jour
d'Info
Source
présentées
avec
des
FRP
qui
n'ont
pas
été
approuvés
et
enregistrés
par
le
SCT
seront
révisées,
et
les
FRP
non
enregistrés
seront
supprimés.
- Afin
de
veiller
à
ce
que
les
nouveaux
enregistrements
de
FRP
soient
examinés
et
approuvés
à
temps
pour
être
inclus
dans
la
mise
à
jour
d'Info
Source
d'une
institution,
le
calendrier
suivant
doit
être
respecté
:
- Tous
les
nouveaux
FRP
propres
à
une
institution
doivent
être
soumis
au
SCT
avant
le
30
avril.
- Tous
les
nouveaux
FRP
ordinaires
doivent
être
soumis
au
SCT
avant
le
31
mai.
Donald
Lemieux
Directeur principal par intérim,
Division des politiques de l’information, de la protection des
renseignements personnels et de la sécurité
Direction du dirigeant principal de l’information
Pièces
jointes
Annexe
A
Annexe B
Annexe
C
Annexe D
Annexe A
Comment remplir le Formulaire d'enregistrement d'un fichier de
renseignements personnels
INSTITUTION
Inscrivez l'appellation légale du ministère ou de l'organisme.
SECTION 1
Titre du Fichier de renseignements personnels
Utilisez un titre descriptif pour le fichier. Cette appellation
doit être simple mais en même temps assez descriptive pour permettre
d'avoir une idée du genre d'information que contient le fichier. Il
est également utile que le titre donne un indice du programme auquel
il est relié.
SECTION 2
Programme et activité auxquels ce fichier de renseignements
personnels est relié :
Programme : Indiquez le nom du programme auquel ce fichier
de renseignements personnels est relié.
Un programme est une unité organisationnelle qui est établie pour
poursuivre les objectifs du ministère tels qu'autorisés par le
Parlement. Un programme représente les principales responsabilités
que gère l'organisation pour réaliser ses objectifs.
Activité : Les activités correspondent aux principales tâches
accomplies par l'organisation pour réaliser chacun de ses
programmes. Plusieurs activités peuvent être associées au même
programme d'une institution.
Relatif au numéro de dossier(s) de programme : Inscrivez le
numéro de tout dossier de programme attribué par l'institution se
rapportant à l'activité à laquelle ce fichier est relié.
Les dossiers de programmes sont des éléments distincts de
renseignements enregistrés, peu importe leur support ou forme matérielle,
qui sont recueillis, créés ou reçus dans le cadre de l'instauration,
de la conduite ou de l'achèvement d'une activité ministérielle ou
individuelle du Ministère. Les dossiers de programmes sont constitués
de dossiers opérationnels ou administratifs.
Note sur les numéros de dossiers de programmes :
Des renseignements personnels ne peuvent être recueillis et
utilisés par une institution qu'à l'appui d'une activité pour
laquelle elle est mandatée. Les dossiers soutenant cette activité
mandatée sont identifiés, organisés et gérés dans un système
officiel de tenue de dossiers qui est à l'origine de ce numéro de référence.
Numéro de la Bibliothèque et Archives Canada (ANC) : Ce
numéro, maintenant connu sous le nom d'autorisation
de disposition de documents (ADD), est attribué par la Bibliothèque
et Archives Canada. Conformément aux dispositions de la Loi sur la
Bibliothèque et les Archives du Canada, une autorisation de
disposition de documents est un outil fourni par l'Archiviste national
pour aider les institutions fédérales à disposer des documents qui
n'ont plus d'utilité fonctionnelle.
Les ADD sont généralement disponibles auprès des agents de
gestion de l'information de chaque institution.
SECTION 3
Ce fichier contient-il des renseignements recueillis au moyen de la
recherche sur l'opinion publique ou de tout autre projet de collecte
de renseignements?
La politique sur les communications du gouvernement exige
que les institutions enregistrent leurs activités de recherche sur
les sondages d'opinion à la Direction de la recherche sur l'opinion
publique au Bureau d'information du Canada.
Nombre de personnes au sujet desquelles le fichier renferme des
renseignements :
Un nombre approximatif est acceptable. Ceci donne une indication
de l'importance numérique du fichier.
Ce fichier contient-il des renseignements personnels qui sont
utilisés pour le couplage des données?
Il est important d'identifier toutes les activités de couplage de
données auxquelles s'adonne l'institution. Il est également nécessaire
d'identifier les institutions et les sources avec lesquelles on fait
le couplage des données. Veuillez voir le manuel de la
Protection des renseignements personnels du Conseil du Trésor
pour les politiques sur le
couplage des données et le contrôle du numéro
d'assurance sociale (NAS).
Ce fichier est-il un fichier inconsultable?
Le gouverneur en conseil peut, par décret, classer parmi les
fichiers de renseignements non consultables ceux qui renferment des
renseignements tels que ceux visés aux articles 21 ou 22 de la Loi
sur la protection des renseignements personnels. Si le fichier
fait l'objet d'une exemption, il faut indiquer le numéro et la date
d'approbation.
SECTION 4
Processus de soumission et d'examen
Soumis par :
Après avoir signé le formulaire, le coordonnateur le fait
parvenir au SCT pour le processus d'enregistrement. Les
formulaires sont envoyés à Laura Simmermon à la :
Division des politiques de l'information, de la
protection des renseignements personnels et de la sécurité
Direction du Dirigeant principal de l'information
Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
2745, rue Iris, 4e étage
Ottawa (Ontario) K1A OR5
Télécopieur : (613) 957-8020
Courriel: Simmermon.Laura@tbs-sct.gc.ca
Examen
Après examen des renseignements fournis sur le formulaire visant à
faire en sorte que le fichier respecte les dispositions de la Loi
sur la protection des renseignements personnels, une copie signée
et datée vous est renvoyée pour votre mise à jour d'Info Source.
SECTION 5
Numéro du fichier de renseignements personnels et enregistrement du
SCT
Numéro de fichier :
Il s'agit d'un numéro unique produit et attribué par l'institution
comme outil d'aide. Le numéro de fichier est constitué des trois éléments
suivants :
1) Acronyme de l'institution. Il doit s'agir de l'acronyme approuvé
par le PCIM, le cas échéant. Dans la négative, l'acronyme
utilisé par l'institution est acceptable.
2) Acronyme de trois lettres qui détermine le genre de FRP (voir
la description des genres de FRP dans le glossaire) :
- PPE – fichiers
particuliers
- POE – fichiers
ordinaires
d’employé
- POU – fichiers
ordinaires
publics
- PCU – fichiers publics
centraux
3) Numéro unique produit par l'institution afin de lier le FRP à
un dossier de programme particulier ou au secteur opérationnel de
l'institution, ou à d'autres fins semblables.
Enregistrement du SCT :
Numéro unique attribué par le SCT une fois qu'il a examiné et
approuvé le FRP.
SECTION 6
Contenu du fichier de renseignements personnels - tel qu'il apparaît
dans Info Source
Caractéristiques
Les fichiers de renseignements personnels contiennent un sommaire
du genre de renseignements que les ministères et organismes du
gouvernement fédéral détiennent sur les particuliers. En vertu de
la Loi sur la protection des renseignements personnels, ces
fichiers doivent inclure tous les renseignements d'ordre personnel
qui peuvent être organisés ou extraits soit en se servant du nom
d'une personne, d'un numéro d'identité ou de tout autre symbole
ou code désignant uniquement cette personne. Ces fichiers de
renseignements personnels doivent également inclure
l'information personnelle qui a été ou est présentement utilisée
à des fins administratives ou qui est disponible pour un tel
usage.
Contenu
Les exigences particulières quant au contenu d'un fichier de
renseignements personnels sont les suivantes:
Description : Fournir une description explicative de
l'information que contient le fichier.
La description doit indiquer les types de données que
renferme le fichier, c.-à-d., noms, adresses, numéros de téléphone, âge
des particuliers, sexe, état civil, pays d'origine, citoyenneté, numéros
d'assurance sociale, numéros d'employé, race, empreintes
digitales, groupes sanguins, etc.
Catégorie de personnes : Indiquez la catégorie de
personnes à laquelle les renseignements se rapportent. Par
exemple, les employés de l'institution, les prestataires du régime
de pensions du Canada, etc.
But : Indiquez la raison pour laquelle on a obtenu ou
compilé les renseignements. La raison donnée doit être reliée
directement à un programme ou à une activité du gouvernement.
Ce but peut être énoncé en fonction des décisions prises à partir
des renseignements ou d'après l'utilisation du fichier.
Usages compatibles : Par ce terme, on entend un but connexe
relié directement et d'une manière logique au but original pour
lequel les renseignements ont été recueillis. Énumérez tous les
usages compatibles pour ce fichier et les utilisations éventuelles ou
liées pour lesquelles les renseignements personnels peuvent être
utilisés ou divulgués.
Le couplage des données et la divulgation devraient être indiqués
à ce titre. Pour vous guider, veuillez vous référer à la
politique sur le couplage des données et le contrôle du numéro
d'assurance sociale (NAS).
S'il n'existe pas d'usages compatibles, veuillez le préciser.
Note sur la divulgation : Dans certaines circonstances, des
renseignements personnels peuvent être divulgués à des tiers. Si
des renseignements personnels sont ainsi divulgués, on doit indiquer
le nom du tiers.
Normes de conservation et de disposition : Ces normes établissent
l'échéancier pour la période de conservation des documents d'une
institution lorsque les documents ne répondent plus aux besoins opérationnels,
juridiques ou autres, et lorsque les autorisations de disposition de
documents (ADD) peuvent s'appliquer aux documents en vue d'une
disposition finale.
Il n'est pas nécessaire de préciser où les dossiers sont situés,
c. à d. au Centre fédéral de documents – la période de conservation
détermine la durée pendant laquelle les dossiers doivent être
conservés par l'institution qui en a le contrôle avant la dernière
mesure de disposition.
Il est nécessaire de préciser la dernière mesure de disposition
quand la fin de la période de conservation est atteinte, c. à d.,
destruction, transfert aux Bibliothèque et Archives Canada à titre
de dossiers historiques, aliénation de la garde et du contrôle du
gouvernement fédéral en raison d'un transfert à un organe
provincial ou à un autre organisme de service spécial.
Annexe B
Processus révisé d'enregistrement d'un FRP
Jusqu'à nouvel ordre, le FRP en entier sera examiné afin
d'assurer une application globale des processus d'assurance de la
qualité récemment mis en œuvre par la DPIPRPS dans le cadre de
l'examen et de l'approbation des FRP.
Le processus d'enregistrement officiel exige que les institutions
incluent les éléments suivants sur le formulaire Enregistrement
d'un fichier de renseignements personnels (dans les deux langues
officielles) et envoient ces formulaires à la Division des
politiques de l'information, de la protection des renseignements
personnels et de la sécurité (DPIPRPS)
du Conseil du Trésor à l'attention de Laura Simmermon.
Éléments à remplir sur le formulaire d'enregistrement d'un FRP :
- Numéro d'enregistrement
du
SCT
- Nouveau texte proposé
pour
la
composante révisée
Nota : En raison de l'approche consultative maintenant
appliquée par la DPIPRPS au titre de la mise au point de FRP
nouveaux et révisés, les institutions peuvent préférer utiliser le
modèle de mise au point d'un fichier de renseignements
personnels (annexe E) et soumettre leur FRP proposé (il n'est pas nécessaire
de les faire traduire à cette étape) par courriel à Laura
Simmermon à l'adresse Simmermon.Laura@tbs-sct.gc.ca.
- Le contenu des FRP proposés
est
examiné
par
un
analyste
principal
des
politiques.
- Le FRP proposé est mis au
point
dans
le
cadre
d'un
processus
consultatif
entre
la
DPIPRPS
et
l'institution.
- La version finale du FRP
proposé
est
officiellement
soumise
(dans
les
deux
langues
officielles)
à
la
DPIPRPS.
Nota : le formulaire
d'enregistrement d'un FRP doit
être signé par le
coordonnateur de l'AIPRP de
l'institution.
- Le FRP proposé est
approuvé
par
la
DPIPRPS.·
- Un numéro unique
d'enregistrement
du
SCT
est
attribué
au
FRP.
- Un exemplaire du
formulaire
«
enregistré
»
du
FRP
est
renvoyé
à
l'institution.
- L'institution doit inclure
le
FRP
enregistré
dans
sa
mise
à
jour
suivante
d'Info
Source
Il convient de signaler
que :
- Le processus d'examen et
d'approbation
des
nouveaux
enregistrements
de
FRP
est
fastidieux
et
répétitif.
- Les nouveaux
enregistrements
de
FRP
doivent
être
présentés
à
la
Division
des
politiques
de
l'information,
de
la
protection
des
renseignements
personnels
et
de
la
sécurité
(DPIPRPS)
du
Secrétariat
du
Conseil
du
Trésor
tout
au
long
de
l'année
–
de
façon
continue.
- Les nouveaux
enregistrements
de
FRP
qui
sont
soumis
à
la
DPIPRPS
avec
la
mise
à
jour
d'Info
Source
d'une
institution
ne
seront
pas
examinés
et
approuvés
à
temps
pour
être
inclus
dans
l'Info
Source
de
cette
année-là.
Afin de veiller à ce que les nouveaux enregistrements de FRP
soient examinés et approuvés à temps pour être inclus dans la mise
à jour d'Info Source d'une institution, ils doivent être soumis au
SCT avant le 30 avril.
Annexe
C
Annexe D
Modèle pour l'élaboration de nouveaux FRP
| Nom
de
l'institution
: |
|
| Nom
de
la
personne-ressource
: |
|
| Numéro
de
téléphone
: |
|
| Courriel
: |
|
Titre
:
- Doit
être
descriptif
et
refléter
l'information
décrite
dans
le
FRP.
- Il
est
utile
d'avoir
dans
le
titre
une
indication
du
programme
auquel
le
FRP
a
trait.
|
|
Description
:
- Énoncé
explicatif
de
l'information
décrite
dans
le
fichier.
- Elle
devrait
indiquer
les
renseignements
personnels
particuliers
contenus
dans
les
documents
auxquels
le
fichier
a
trait,
c.
à
d.
nom,
adresse,
numéro
de
téléphone,
âge,sexe,
état
matrimonial,
pays
de
naissance,
citoyenneté,
numéro
d'assurance
sociale,
numéro
d'employé,
race,
empreintes
digitales,
type
sanguin,
etc.
|
|
| Note
:
C'est
le
seul
champ
optionnel.
- Peut
contenir
de
l'information
sur
la
façon
d'avoir
accès
à
l'information
décrite
dans
le
FRP,
c.
à
d.
en
précisant
le
nom
de
famille,
le
prénom
et
le
numéro
de
téléphone.
- Ne
devrait
pas
contenir
le
nom
de
la
personne
ressource
à
l'institution
créant
le
FRP
|
|
| Catégorie
de
personnes
:
Identifie
le
groupe
ou
la
catégorie
de
personnes
au
sujet
desquelles
l'information
a
trait,
c.
à
d.
employés
actuels
et
anciens,
entrepreneurs,
postulants
à
des
programmes,
etc.
|
|
But
:
- Donne
une
explication
claire
et
concise
de
la
raison
pour
laquelle
les
renseignements
personnels
ont
été
obtenus
ou
compilés.
- La
raison
doit
être
directement
liée
à
une
activité
ou
à
un
programme
gouvernemental.
- Le
but
doit
être
énoncé
en
fonction
du
genre
de
décisions
prises
d'après
les
renseignements
en
question.
|
|
Usages
compatibles
:
- Énumère
les
usages
potentiels
ou
connexes
pour
lesquels
les
renseignements
personnels
peuvent
être
utilisés
ou
divulgués.
- Les
usages
doivent
être
conformes
au
but
original
pour
lequel
l'information
a
été
recueillie
–
et
pourraient
raisonnablement
être
considérés
connexes.
- Doit
avoir
un
lien
raisonnable
et
direct
au
ou
aux
buts
originaux
- Énoncer
tous
les
usages
de
l'information.
Les
activités
de
couplage
des
données
et
les
formes
de
divulgation
doivent
être
énumérées
sous
cette
rubrique.
- S'il
n'y
a
aucun
usage
compatible,
prière
d'ajouter
un
énoncé
en
ce
sens.
- Note
sur
la
divulgation
:
Il
existe
des
circonstances
en
vertu
desquelles
les
renseignements
personnels
peuvent
être
divulgués
à
un
tiers.
Le
cas
échéant,
précisez
le
tiers
en
question.
|
|
Normes
de
conservation
et
de
destruction
:
- Calendrier
indiquant
la
durée
pendant
laquelle
les
documents
sont
conservés
par
l'institution
(quand
les
documents
ne
sont
plus
requis
pour
répondre
aux
exigences
opérationnelles,
légales
ou
autres
et
quand
l'ADD
peut
être
appliquée
aux
documents
pour
disposition
finale)
- Inclus
la
mesure
de
disposition
appliquée
aux
documents
à
l'expiration
de
la
période
de
conservation,
c.
à
d.
destruction,
aliénation
ou
transfert
aux
Archives
nationales
du
Canada
comme
document
historique.
|
|
Numéro
d'ADD
:
- Numéro
d'autorisation
de
disposition
de
documents
attribué
par
les
Archives
nationales
du
Canada.
- L'ADD
permet
aux
institutions
gouvernementales
de
se
défaire
des
documents
qui
n'ont
plus
d'utilité
opérationnelle.
|
|
| Lien
à
un
numéro
de
programme
:
Il
faut
établir
des
renvois
entre
les
fichiers
de
renseignements
personnels
et
les
documents
des
programmes
institutionnels
(qui
sont
également
décrits
dans
Info
Source
:
Sources
de
renseignements
fédéraux).
|
|
| Numéro
du
SCT
:
Numéro
unique
attribué
par
le
SCT
une
fois
qu'il
a
examiné
et
approuvé
le
FRP.
|
|
| Numéro
du
fichier
:
Numéro
unique
créé
par
l'institution
au
moyen
:
- de
l'acronyme
du
PCIM
pour
l'institution
- du
code
du
fichier
de
renseignements
personnels
(PPU
–
grand
public,
etc.);
- du
numéro
de
référence
attribué
par
l'institution
|
|
|
