Exigences relatives aux publications d’Info Source 2004-2005

Veuillez lire attentivement le présent rapport de mise en œuvre, car il contient de nouvelles instructions à l'intention de l'ensemble des institutions.

La date limite pour la mise à jour de la version 2004-2005 d'Info Source: sources de renseignements fédéraux et Sources de renseignements sur les employés fédéraux est le 30 juin 2004.

SECTEURS CIBLÉS

Le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) examine actuellement les publications d'Info Source dans le contexte d'un projet lancé récemment en vue, entre autres, d'améliorer leur contenu. Afin d'atteindre cet objectif, les institutions sont appelées à s'assurer que les renseignements obligatoires soient inclus dans leur chapitre d'Info Source.

Les renseignements devant être compris dans les chapitres consacrés aux institutions d'Info Source : Sources de renseignements fédéraux sont énoncés à l'ANNEXE A. 

Pour ce qui est d'Info Source : Sources de renseignements sur les employés fédéraux, les institutions doivent s'assurer que tous les champs obligatoires pour les fichiers de renseignements personnels (FRP) ont été remplis (voir les détails à l'ANNEXE B).

Pour faciliter la mise à jour de cette année, les renseignements obligatoires manquant ont été soulignés dans les fichiers électroniques d'Info Source : Sources des renseignements fédéraux et renseignements sur les employés fédéraux pour votre institution. Vous devez absolument utiliser ces fichiers pour préparer votre mise à jour d'Info Source 2004-2005. Aucun autre format ne sera accepté. L'annexe C contient des instructions concernant le format pour les deux types de publications d'Info Source.

LANGAGE CLAIR

Il faut rappeler qu'en vertu de la Politique de communication du gouvernement du Canada (http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/sipubs/comm/comm1_f.asp#e3) « Le devoir d'une institution d'informer le public suppose celui de communiquer efficacement. Les renseignements sur les politiques, programmes, services et initiatives doivent être clairs, pertinents, objectifs, faciles à comprendre et utiles.

Pour garantir la clarté et la cohérence de l'information, il faut veiller à utiliser un langage clair et conforme aux règles de grammaire dans toutes les communications avec le public ».

MISE À JOUR D'INFO SOURCE

La date limite pour la mise à jour de la version 2004-2005 d'Info Source: sources de renseignements fédéraux et Sources de renseignements sur les employés fédéraux est le 30 juin 2004. Toutes les institutions doivent apporter des changements cette année.

Remarque : Consultez le calendrier détaillé pour les deux types de publications d'Info Source à l'annexe D.

Les mises à jour reçues après la date limite ne seront pas comprises dans les publications d'Info Source de cette année à moins que le SCT n'accorde une extension en raison de circonstances atténuantes. La mention suivante apparaîtra au début du chapitre consacré à l'institution : « Les renseignements mis à jour annuellement de cette institution n'ont pas été reçus à temps pour apparaître dans la version 2004-2005 de la publication d'Info Source. Les renseignements suivants proviennent donc de la version 2003-2004 »

Un courriel sera envoyé aux coordonnateurs de l'AIPRP avec, en pièces jointes, des copies électroniques des renseignements de votre institution provenant des publications de 2003-2004 en format Word. Vous devez utiliser ces fichiers conçus spécialement pour faciliter la mise à jour. Aucun autre format ne sera accepté.

CONTENU

Les présentations non conformes aux instructions fournies dans le rapport de mise en œuvre seront rejetées.

• Il incombe aux institutions de s'assurer que les données entrées sont à jour et de les modifier en conséquence.

• Elles doivent vérifier les adresses et numéros de téléphone apparaissant dans l'introduction ainsi que dans la section « Renseignements supplémentaires » de leur chapitre. Elles peuvent aussi ajouter des adresses de sites Web et de courrier électronique. 

• Les documents doivent être soumis dans les deux langues officielles et les deux versions doivent être identiques.

• Les institutions doivent fournir des données pour tous leurs fonds de renseignements, y compris ceux qui sont sur support électronique.

• Les institutions doivent s'assurer que tous les fichiers de renseignements personnels apparaissant déjà dans Info Source ont été enregistrés de façon appropriée avant d'être inclus dans Info Source.

• Elles doivent accorder une attention particulière à l'identification et la description des activités de couplage de données qui mènent à la collecte, à l'utilisation et à la communication de renseignements personnels.

FICHIERS DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS (FRP)

Pour obtenir des instructions sur le processus d'enregistrement des FRP, consultez le rapport de mise en oeuvre no 91.

AVIS TRÈS IMPORTANT :

Afin de veiller à ce que les nouveaux enregistrements de FRP soient examinés et approuvés à temps pour être compris dans la mise à jour d'Info Source d'une institution, le calendrier suivant doit être respecté :

• Tous les nouveaux FRP propres à une institution doivent être soumis au SCT avant le 30 avril. 

• Tous les nouveaux FRP ordinaires doivent être soumis au SCT avant le 31 mai. 

Le processus d'examen et d'approbation des nouveaux enregistrements de FRP est fastidieux et répétitif. 

• Les nouveaux enregistrements de FRP doivent être présentés à la Division des politiques de l'information, de la protection des renseignements personnels et de la sécurité (DPIPRPS) du Secrétariat du Conseil du Trésor tout au long de l'année et de façon continue.

• Les nouveaux enregistrements de FRP qui sont soumis à la DPIPRPS avec la mise à jour d'Info Source d'une institution ne seront pas examinés et approuvés à temps pour être inclus dans l'Info Source de cette année-là. Les mises à jour d'Info Source présentées avec des FRP qui n'ont pas été approuvés et enregistrés par le SCT seront révisées et les FRP non enregistrés seront supprimés.

PROCESSUS DE MISE À JOUR DES PUBLICATIONS D'INFO SOURCE 

• Les coordonnateurs de l'AIPRP doivent approuver la présentation.

• Les entrées doivent être soumises sur support électronique.

• Les entrées doivent parvenir au SCT d'ici le 30 juin 2004.

Un glossaire est joint à l'annexe E.

Pour de l'aide ou des renseignements supplémentaires, veuillez communiquer avec : Nancy Olive au (613) 954-3720 ou Laura Simmermon au (613) 948-2937; elles travaillent toutes deux à la :

Division des politiques de l'information, 
de la protection des renseignements 
personnels et de la sécurité
Direction du dirigeant principal de l'information
Secrétariat du Conseil du Trésor 
2745, rue Iris, 4e étage 
Ottawa (Ontario), K1A 0R5 

Télécopieur : (613) 957-8020

Courriel : Olive.Nancy@tbs-sct.gc.ca ou Simmermon.Laura@tbs-sct.gc.ca

Directrice principale

Division des politiques de l'information et de la sécurité
Secteur des opérations gouvernementales

Anne Brennan

Pièces jointes

Annexe A
Annexe B
Annexe C
Annexe D
Annexe E