Rapports de mise en oeuvre

Les données à publier dans l'édition de 2001-2002 d'Info Source: Sources de renseignements fédéraux et Sources de renseignements sur les employés fédéraux doivent nous être communiquées au plus tard le 14 septembre 2001.

S'il n'y a pas de changement à votre matériel, veuillez nous aviser par écrit avant le 4 septembre 2001.

Ci-jointe est la disquette contenant vos renseignements institutionnels, dans le format Word ou WordPerfect, qui apparaît dans l'édition 2000-2001 d'Info Source. Veuillez retourner la disquette lorsque les changements auront été effectués pour assurer qu'il n'y a aucune perte de données et de codes.

La présidente du Conseil du Trésor est le ministre désigné en ce qui concerne la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels. Conformément aux articles 5 et 70 de la Loi sur l'accès à l'information et aux articles 11 et 71 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le ministre désigné est chargé d'assurer l'observation de ces lois en prescrivant les directives, les lignes directrices et les formulaires requis pour l'application des lois et des règlements, et de produire une publication annuelle, intitulée Info Source, afin de faciliter le traitement des requêtes présentées aux termes de ces lois. Des extraits de cette législation figurent à l'annexe A.

CONTENU

Les présentations non-conformes aux instructions données dans ce rapport de mise en oeuvre ne seront pas acceptées.

• Les institutions sont responsables pour assurer que leurs entrées sont à jour. Ils sont aussi chargés d'en faire l'édition.

• Le matériel doit être soumis dans les deux langues officielles et doit correspondre entre les versions.

• Les institutions doivent fournir des entrées pour tous les fonds de renseignements, y compris les versions électroniques. Tout item courant qui est apparu précédemment dans le Répertoire des bases de données du gouvernement fédéral doit être inclus dans Sources de renseignements fédéraux.

• Les nouveaux fichiers de renseignements personnels (FRP) doivent être enregistrés dans les deux langues au moyen du formulaire ci-joint, «Enregistrement d'un fichier de renseignements personnels» (annexe D). Le formulaire est également disponible électroniquement sur Internet au:
  http://publiservice.tbs-sct.gc.ca/gos-sog/atip-aiprp/forms/PIB-FRP/TBS350-84_f.htm 
  ou directement de Johanne Mongrain ou Colette Dubois (voir ci-dessous).

• Veuillez noter que les FRP existants qui ont été révisés ou modifiés substantiellement depuis le dernier enregistrement doivent être enregistrés à nouveau. Des modifications au champs d'un fichier sont considérées substantielles si, par exemple :

- de nouvelles sources de renseignements personnels devraient être incluses dans la « description »

- des catégories additionnelles de gens devraient être ajoutées sous « catégorie de personnes »

- des énoncés soulignant de nouveaux usages, particulièrement d'usages administratifs, devraient être ajoutés sous « but »

- de nouveaux « usages compatibles » qui demandent un avis du Commissaire à la protection de la vie privée devraient être décrit, ou

- des changements ont été effectués aux « normes de conservation et de destruction ».

• Veuillez vous assurer que tous les FRP consignés actuellement dans Info Source ont été dûment enregistrés.

• Tout usage du numéro d'assurance sociale doit être inscrit et accompagné par une référence à la législation autorisant leur collection, utilisation ou divulgation.

• Il faut bien cerner et décrire toutes les activités de couplage des données.

• Les adresses et les numéros de téléphone indiqués dans l'introduction et dans la section « Renseignements supplémentaires » de votre ministère doivent être vérifiés. Les ajouts de site web et de courriel sont appropriés.

• Ci-joint des instructions plus détaillées : « Comment préparer les renseignements à inclure dans Info Source » (annexe B) et « Comment remplir le Formulaire d'enregistrement d'un fichier de renseignements personnels » (annexe C).

PROCESSUS

• Les coordonnateurs de l'AIPRP doivent approuver la soumission.

• Les envois doivent être soumis en format électronique (aucun envoi manuscrit ou dactylographié) et accompagnés de la copie papier.

• Les mises à jour pour l'édition 2001-2002 d'Info Source doivent être effectuées dans le format Word ou WordPerfect avec des exigences de formatages particulières. Au besoin, veuillez communiquer avec Johanne Mongrain ou Colette Dubois (voir ci-
  dessous) pour tout renseignement sur la préparation de votre mise à jour.

• Vous devez indiquer les changements à la copie électronique. Il est également nécessaire de le faire à la copie papier.

Pour de plus amples renseignements à ce sujet, veuillez communiquer avec:

Colette Dubois ou Johanne Mongrain
Division de l'information et de la politique
sur la sécurité
Secteur des opérations gouvernementales
Secrétariat du Conseil du Trésor du
Canada
L'Esplanade Laurier, tour Est
140, rue O'Connor, 8e étage
Ottawa (Ontario) K1A 0R5

Téléphone: (613)957-2455/(613)954-3720
Télécopieur: (613)952-7287

Courriel : dubois.colette@tbs-sct.gc.ca ou
               mongrain.johanne@tbs-sct.gc.ca

La Directrice,
Division des politiques de l'information et de la sécurité,
Secteur des opérations gouvernementales,

Anne Brennan

Pièces jointes

• Annexe A : Extraits de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

• Annexe B : Comment préparer les renseignements à inclure dans Info Source.

• Annexe C : Comment remplir le formulaire d'enregistrement d'un fichier de renseignements personnels.

• Annexe D : Formulaire d'enregistrement d'un fichier de renseignements personnels.

ANNEXE A

Extraits de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Répertoire des institutions fédérales

5. (1) Le ministre désigné fait publier, selon une périodicité au moins annuelle, un répertoire des institutions fédérales donnant, pour chacune d'elles, les indications suivantes :

a) son organigramme et ses attributions, ainsi que les programmes et fonctions de ses différents services;

b) les catégories de documents qui en relèvent, avec suffisamment de précisions pour que l'exercice du droit à leur accès en soit facilité;

c) la désignation des manuels qu'utilisent ses services dans l'application de ses programmes ou l'exercice de ses activités;

d) les titre et adresse du fonctionnaire chargé de recevoir les demandes de communication.

Diffusion

5. (4) Le ministre désigné est responsable de la diffusion du répertoire et du bulletin dans tout le Canada, étant entendu que toute personne a le droit d'en prendre normalement connaissance.

ARTICLE 70

Responsabilités du ministre désigné

70. (1) Sous réserve du paragraphe (2), le ministre désigné est responsable :

a) du contrôle des modalités de tenue et de gestion des documents relevant des institutions fédérales dans le but d'en assurer la conformité avec la présente loi et ses règlements;

b) de l'établissement des formulaires nécessaires à la mise en oeuvre de la présente loi et de ses règlements;

c) de la rédaction des instructions et directives nécessaires à la mise en oeuvre de la présente loi et de ses règlements et de leur diffusion auprès des institutions fédérales;

d) de la détermination de la forme et du fond des rapports au Parlement visés à l'article 72.

Publication du répertoire

11. (1) Le ministre désigné fait publier, selon une périodicité au moins annuelle, un répertoire:

a) d'une part, de tous les fichiers de renseignements personnels, donnant, pour chaque fichier, les indications suivantes:

(i) sa désignation, son contenu, la cote qui lui a été attribuée par le ministre désigné, conformément à l'alinéa 71(1)b), ainsi que la désignation des catégories d'individus sur qui portent les renseignements personnels qui y sont versés,

(ii) le nom de l'institution fédérale de qui il relève,

(iii) les titre et adresse du fonctionnaire chargé de recevoir les demandes de communication des renseignements personnels qu'il contient,

(iv) l'énumération des fins auxquelles les renseignements personnels qui y sont versés ont été recueillis ou préparés de même que l'énumération des usages compatibles avec ces fins, auxquels les renseignements sont destinés ou pour lesquels ils sont communiqués,

(v) l'énumération des critères qui s'appliquent à la conservation et au retrait des renseignements personnels qui y sont versés,

(vi) s'il y a lieu, le fait qu'il a fait l'objet d'un décret pris en vertu de l'article 18 et la mention de la disposition des articles 21 ou 22 sur laquelle s'appuie le décret;

b) d'autre part, de toutes les catégories de renseignements personnels qui relèvent d'une institution fédérale mais ne sont pas versés dans des fichiers de renseignements personnels, donnant, pour chaque catégorie, les indications suivantes:

(i) son contenu, en termes suffisamment précis pour faciliter l'exercice du droit d'accès prévu par la présente loi,

(ii) les titre et adresse du fonctionnaire de l'institution chargé de recevoir les demandes de communication des renseignements personnels qu'elle contient.

Énumération des usages et fins

11. (2) Le ministre désigné peut insérer, dans le répertoire, des usages ou fins non prévus au sous-alinéa (1)a)(iv) mais s'appliquant, dans le cadre de communications courantes, à des renseignements personnels versés dans les fichiers de renseignements personnels.

Diffusion

11. (3) Le ministre désigné est responsable de la diffusion du répertoire dans tout le Canada, étant entendu que toute personne a le droit d'en prendre normalement connaissance.

ARTICLE 71

Responsabilités du ministre désigné

71. (1) Sous réserve du paragraphe (2), le ministre désigné est responsable:

a) du contrôle des modalités de tenue et de gestion des fichiers de renseignements personnels dans le but d'en assurer la conformité avec la présente loi et ses règlements pour ce qui est de l'accès des individus aux renseignements personnels qui y sont versés;

b) de l'attribution d'une cote à chacun des fichiers de renseignements personnels;

c) de l'établissement des formulaires nécessaires à la mise en oeuvre de la présente loi et de ses règlements;

d) de la rédaction des directives nécessaires à la mise en oeuvre de la présente loi et de ses règlements et de leur diffusion auprès des institutions fédérales;

e) de la détermination de la forme et du fond des rapports au Parlement visés à l'article 72.

Contrôle des fichiers de renseignements personnels existants ou à constituer

71. (3) Sous réserve du paragraphe (5), le ministre désigné exerce un contrôle sur l'utilisation des fichiers existants de renseignements personnels ainsi que sur les projets de constitution de nouveaux fichiers et présente aux responsables des institutions fédérales en cause ses recommandations quant aux fichiers qui, à son avis, sont utilisés d'une manière insuffisante ou dont l'existence ne se justifie plus.

Constitution ou modification de fichiers de renseignements personnels

71. (4) Sous réserve du paragraphe (5), la constitution de nouveaux fichiers de renseignements personnels de même que toute modification importante des fichiers existants sont subordonnées à l'approbation du ministre désigné et à l'observation des conditions qu'il stipule.

ANNEXE B

Comment préparer les renseignements à inclure dans
Info Source

RENSEIGNEMENTS GÉNÉRAUX

Historique

Donnez une description abrégée de l'histoire de l'organisation, y compris une mention de ses antécédents législatifs.

Responsabilités

Faites un résumé des politiques et des responsabilités en matière de programmes de l'organisation.

Législation

Énumérez, sous forme abrégée et par ordre alphabétique, toutes les lois et règlements dont l'organisation veille à l'application ou dont elle est la principale responsable.

Structure organisationnelle

Résumez les fonctions des principales unités de la structure organisationnelle, correspondant aux niveaux «programmes » et «activités». Il n'est généralement pas recommandé de décrire les unités organisationnelles au-dessous du niveau des «activités». Bien que certaines institutions aient auparavant ajouté des adresses dans cette section, il est suggéré d'insérer celles-ci dans la section intitulée « Renseignements supplémentaires ».

FONDS DE RENSEIGNEMENTS

Dossiers de programmes

Les dossiers de programmes étaient autrefois appelés des «catégories de documents ». Afin de les relier davantage à leur contexte dans l'organisation, leur nom a été changé à «dossiers de programmes ». Aux fins d'Info Source, il n'est pas nécessaire d'indiquer leur rapport avec l'unité organisationnelle inférieure au niveau des programmes ou des activités.

Dossiers ordinaires de programmes

Plusieurs ministères et organismes se servent des dossiers ordinaires de programmes pour décrire les renseignements qu'ils détiennent dans des domaines communs à plusieurs institutions, par exemple: comptes et comptabilité, budgets, bâtiments, etc. Seuls les titres des dossiers ordinaires de programmes apparaissent dans le matériel d'information des institutions pour Info Source.

Fichiers de renseignements personnels

Veuillez référer à l'Annexe « C », « Comment remplir le Formulaire d'enregistrement d'un fichier de renseignements personnels. »

Catégories de renseignements personnels

Les catégories de renseignements personnels renferment des renseignements personnels dont on ne fait pas usage pour des fins administratives ou que l'on ne peut pas extraire au moyen du nom ou d'autres marques d'identité. Les exemples inclus les opinions non sollicitées, les plaintes et la correspondance générale. Cette catégorie assure que les ministères et agences du gouvernement déclarent tous les renseignements personnels qu'ils détiennent. Les catégories de renseignements personnels ne font pas l'objet du processus d'enregistrement du SCT ou de numéro de fichier.

Manuels

Aux fins d'Info Source, les manuels sont énumérés sous cet en-tête dans la section des Fonds de renseignements. Tel que requis par la législation, les institutions doivent fournir une liste par ordre alphabétique des titres de tous les manuels utilisés pour l'administration ou l'exécution des politiques, des programmes et des activités qui touchent le public.

Renseignements supplémentaires

Cette section peut être utilisée pour indiquer l'adresse et numéro de téléphone du bureau qui constitue le principal point d'accès pour obtenir des renseignements sans passer par des formalités. Un numéro pour les « renseignements généraux » doit être inscrit et non le numéro du bureau de l'AIPRP. On peut également inclure les bureaux régionaux.

ANNEXE C

Comment remplir le Formulaire d'enregistrement d'un fichier de renseignements personnels

INSTITUTION

Inscrivez l'appellation légale du ministère ou de l'organisme.

SECTION 1
Titre du Fichier de renseignements personnels

Utilisez un titre descriptif pour le fichier. Cette appellation doit être simple mais en même temps assez descriptive pour permettre d'avoir une idée du genre d'information que contient le fichier. Il est également utile que le titre donne un indice du programme auquel il est relié.

SECTION 2
Programme et Activité auxquels ce fichier de renseignements personnels est relié :

• Programme : Indiquez le nom du programme auquel ce fichier de renseignements personnels est relié. Un programme est une unité organisationnelle qui est établie pour poursuivre les objectifs du ministère tels qu'autorisés par le Parlement.

• Activité : Une activité est une composante spécifique d'un programme de l'institution.

• Relatif au numéro de dossier(s) de programme  : Inscrivez le numéro de tout dossier de programme se rapportant à l'activité à laquelle ce fichier est relié.

Note sur les numéros de dossiers de programmes : Lorsqu'on vous demande d'indiquer un numéro de dossier de programme, veuillez inscrire l'identificateur alphanumérique d'au plus 12 éléments. (Le code du ministère peut être maintenant de 2 à 6 caractères). Les trois éléments du milieu indiquent le programme auquel se rattache le dossier.

• Nº des Archives nationales du Canada (APC) : Ce numéro est désigné par l'Archiviste national, et se rapporte à la période de conservation et de destruction qui s'applique au fichier. Les numéros APC sont généralement disponibles des agents de gestion d'information de chaque institution ou des Archives nationales.

SECTION 3

• Ce fichier contient-il des renseignements recueillis au moyen de la recherche sur l'opinion publique ou de tout autre projet de collecte de renseignements?
  La politique sur les communications du gouvernement exige que les institutions enregistrent leurs activités de recherche sur les sondages d'opinion à la Direction de la recherche sur l'opinion publique au Bureau d'information du Canada.

• Nombre de personnes au sujet desquelles le fichier renferme des renseignements :
  Un nombre approximatif est acceptable. Ceci donne une indication de l'importance numérique du fichier.

• Ce fichier contient-il des renseignements personnels qui sont utilisés pour le couplage des données?
  Il est important d'identifier toutes les activités de couplage de données auxquelles s'adonne l'institution. Il est également nécessaire d'identifier les institutions et les sources avec lesquelles on fait le couplage des données. Veuillez voir le manual du Conseil du Trésor pour les politiques relatives au couplage des données et sur le contrôle du numéro d'assurance sociale (NAS).

• Ce fichier fait-il l'objet d'une exemption?
  Le gouverneur en conseil peut, par décret, classer parmi les fichiers de renseignements non consultables ceux qui renferment des renseignements tels que ceux visés aux articles 21 ou 22 de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Si le fichier fait l'objet d'une exemption, il faut indiquer le numéro et la date d'approbation.

SECTION 4
Processus de soumission et d'examen

• Soumis par :
  Après avoir signé le formulaire, le coordonnateur le fait parvenir au SCT pour le processus d'enregistrement. Les formulaires sont envoyés à Colette Dubois au :

Division de l'information et de la politique sur la sécurité
Secteur des opérations gouvernementales
Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
L'Esplanade Laurier, tour Est
140, rue O'Connor, 8^e étage
Ottawa (Ontario) K1A OR5

• Télécopieur : (613) 952-7287
  Courriel: dubois.colette@tbs-sct.gc.ca

• Examen
  Après avoir examiné les renseignements fournis sur le formulaire afin de s'assurer que le fichier respecte les dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Une copie signée et datée vous êtes retourné pour votre mise à jour d'Info Source.

SECTION 5
Numéro du fichier de renseignements personnels et enregistrement du SCT

Il y a deux catégories principales de fichiers de renseignements personnels :

a) Renseignements sur le grand public :

• Fichiers publics (PPU) : Si le fichier contient des renseignements sur tout secteur de la population hors de la fonction publique fédérale, il est désigné comme fichier « public ». Les fichiers qui contiennent des renseignements à la fois sur le public et sur les fonctionnaires devraient être désignée comme des fichiers «publics».

b) Renseignements sur les employés fédéraux :

• Fichiers particuliers (PPE) :
  Ces fichiers contiennent des renseignements personnels sur les employés et sont créés par les ministères ou les organismes pour répondre à leurs besoins.

• Fichiers centraux (PCE) :
  Ces fichiers comprennent des renseignements concernant les employés de quelques-unes ou de l'ensemble des institutions fédérales. Ces fichiers sont conservés par les agences centrales telles que la Commission de la fonction publique, le Conseil du Trésor et Travaux publics et Services gouvernementaux Canada.

• Fichiers ordinaires (POE) :
  Ces fichiers contiennent des renseignements de nature administrative que les institutions fédérales peuvent conserver au sujet de leurs employés. Ces catégories de renseignements incluent « Dossier personnel d'un employé », «Rémunération et avantages », «Formation et perfectionnement », etc. Ce ne sont pas toutes les institutions qui demandent tous les dossiers pour chaque employé décrits dans les fichiers ordinaires. Ces fichiers doivent être enregistrés individuellement par chaque institution qui les utilise.

SECTION 6
Contenu du fichier de renseignements personnels - tel qu'il apparaît dans Info Source

Caractéristiques

Les fichiers de renseignements personnels contiennent un sommaire du genre de renseignements que les ministères et organismes du gouvernement fédéral détiennent sur les individus. En vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, ces fichiers doivent inclure tous les renseignements d'ordre personnel qui peuvent être organisés ou extraits soit en se servant du nom d'une personne, d'un numéro d'identité ou de tout autre symbole ou code désignant uniquement cette personne. Ces fichiers de renseignements personnels doivent également inclure l'information personnelle qui a été ou est présentement utilisée à des fins administratives ou qui est disponible pour un tel usage.

Contenu

Les exigences particulières quant au contenu d'un fichier de renseignements personnels sont les suivantes :

• Description : Fournir une description narrative de l'information que contient le fichier. La description devrait indiquer les types de données que renferme le fichier, c.-à-d., noms, adresses, numéros de téléphone, âge des individus, sexe, état civil, pays d'origine, citoyenneté, numéros d'assurance sociale, numéros d'employé, race, empreintes digitales, types sanguins, etc.

• Catégorie de personnes : Indiquez la catégorie de personnes à laquelle les renseignements se rapportent. Par exemple, les employés de l'institution, les prestataires du régime de pensions du Canada, etc.

• But : Indiquez la raison pour laquelle on a obtenu ou compilé les renseignements. La raison donnée doit être reliée directement à un programme ou à une activité du gouvernement. Ce but peut être énoncé en fonction des décisions prises à partir des renseignements ou d'après l'utilisation du fichier.

• Usages compatibles : Par ce terme, on entend un but connexe relié directement et d'une manière logique au but original pour lequel les renseignements ont été recueillis. Énumérez tous les usages compatibles pour ce fichier. Le couplage des données et la divulgation devraient être indiqués à ce titre. Pour vous guider, veuillez vous référer à la politique sur le couplage des données et sur le contrôle du numéro d'assurance sociale (NAS).

Note sur la divulgation : Dans certaines circonstances, des renseignements personnels peuvent être divulgués à des tiers. Si des renseignements personnels sont ainsi divulgués, on doit indiquer le nom du tiers.

• Normes de conservation et de destruction : Indiquez les normes établies à cet égard par l'institution avec l'approbation des Archives nationales. Aucun fichier de renseignements personnels ne sera enregistré sans une attestation des normes de conservation et de destruction officiellement approuvées.

ANNEXE D

Formulaire - Enregistrement d'un fichier de renseignements personnels