1.4 Lignes directrices concernant la conservation des documents administratifs communs du gouvernement du Canada

Archives nationales du Canada - Juin 2000

[prochaine]

Table des matières

Introduction

• But et contenu des Lignes directrices
• Utilisation, interprétation et révision
  • Conservation recommandée
  • Exclusions – Documents dont la disposition n'est pas recommandée
  • Aide
  • Centres fédéraux de documents
  • Révision
• Renseignements personnels
• Mise en application
• Avis et conseils sur la mise en œuvre

Partie 1 Fonction « administration générale »

Partie 2 Fonction « gestion immobilière »

Partie 3 Fonction « gestion du matériel »

Partie 4 Fonction « contrôleur »

Partie 5 Fonction « gestion des ressources humaines »

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Vue d'ensemble

Les présentes lignes directrices provisoires visent la conservation des documents administratifs communs du gouvernement du Canada et sont émises en attendant que de nouvelles lignes directrices soient élaborées conformément aux modalités fonctionnelles des Autorisations pluriinstitutionnelles de disposition (APD) des Archives nationales du Canada. Elles remplacent entièrement les Plans généraux d'élimination des documents du gouvernement du Canada (PDÉDGC), Quatrième édition 1986, PAC 86/001, pour toute question relative à la conservation des documents administratifs communs de l'État.

L'autorisation de disposer des documents visés par les présentes lignes directrices est documentée dans les APD régissant les documents administratifs communs. Le Plan 2 des PGÉDGC demeure toutefois valable à titre d'autorisation de disposition pour les bâtiments et les propriétés jusqu'à ce qu'il soit remplacé par l'émission d'une nouvelle APD touchant les bâtiments et l'immobilier.

Les Lignes directrices s'appliquent aux documents des institutions assujetties à la Loi sur les Archives nationales du Canada lorsque les documents cueillis, créés ou reçus par ces institutions témoignent des fonctions administratives internes. Les Lignes directrices, par contre, ne s'appliquent pas aux documents cueillis, créés ou reçus par une institution lorsqu'ils témoignent d'une fonction administrative exercée par cette institution pour l'ensemble du gouvernement du Canada.

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Introduction

But et contenu des Lignes directrices

Cet instrument de travail présente des périodes de conservation pour les documents administratifs communs qui sont fondées sur les meilleures pratiques des trente dernières années. Il contient aussi la politique du Conseil du Trésor en ce qui concerne la conservation et la destruction des documents qui contiennent des renseignements personnels. Lorsque la destruction des documents n'est pas autorisée, cet instrument offre aux institutions des informations qui serviront à identifier l'autorisation de disposition appropriée ou, au besoin, à obtenir une nouvelle autorisation de disposition. Même si cet instrument regroupe les informations essentielles pour faciliter la disposition des documents administratifs communs, on devra consulter les autorisations pluriinstitutionnelles de disposition des Archives nationales du Canada lorsque des documents sont exclus de ces dernières.

Pour chacune des cinq fonctions administratives contenues dans cet ouvrage, les catégories et les sujets des documents sont intentionnellement présentés en ordre alphabétique afin de contourner les multiples structures des systèmes de classification et d'extraction des informations des institutions gouvernementales. Ce format de présentation devrait simplifier l'extraction des informations concernant la conservation des documents.

Utilisation, interprétation et révision

Les informations concernant la conservation sont présentées sous la rubrique Lignes directrices et/ou remarques.

Conservation recommandée

Lorsque les documents sont régis par une autorisation pluriinstitutionnelle de disposition en vigueur, les informations de conservation sont présentées sous forme de lignes directrices concernant la conservation qui sont exprimées en mois, années civiles et années financières.

Exclusions – Disposition non autorisée

Les lignes directrices contiennent également un grand nombre d'exclusions, c.-à-d. des documents dont la disposition n'est pas expressément visée par une autorisation pluriinstitutionnelle de disposition et qui ne sont donc pas accompagnés d'une mention de période de conservation spécifique dans ces lignes directrices.

Cette situation est principalement attribuable à ce qui suit :

• les documents peuvent être reliés de façon plus logique au mandat opérationnel des institutions et devraient donc relever d'une autorisation spécifique régissant les documents de l'institution visée; ou
• les documents peuvent être regroupés de façon plus logique sous une autre activité administrative et devraient donc se voir attribuer la même période de conservation que cette nouvelle activité.

Une liste des types de documents qui seraient habituellement exclus de chacune des fonctions administratives se trouve dans l'introduction des parties 1 à 5.

En bout de ligne, les représentants des institutions sont responsables de déterminer si la disposition des documents est autorisée en vertu d'une autorisation pluriinstitutionnelle ou d'une autorisation spécifique.

En l'absence d'une autorisation de disposition des documents ou en cas de doute quant à la disposition, les représentants du service central de gestion des documents et/ou de l'information des institutions devraient consulter les représentants de la Division des archives gouvernementales et de la disposition des documents (DAGDD). Le nom d'une personne-ressource du Centre de coordination des activités des documents est fourni à ces fins.

Ces lignes directrices peuvent être « utilisées telles quelles » par les institutions gouvernementales et, lorsque les lignes directrices ne satisfont pas aux exigences des institutions, elles peuvent être adaptées aux besoins spécifiques des institutions. Cependant, la conservation et la disposition des documents contenant des renseignements personnels au sujet des fonctionnaires fédéraux sont obligatoires et sont traitées sous la rubrique Renseignements personnels.

Aide

Lorsqu'il est déterminé que la disposition des documents n'est pas autorisée ou lorsque l'autorisation de disposition ne peut être déterminée, les représentants des institutions devraient consulter l'analyste des systèmes d'informations approprié à la DAGDD des Archives nationales.

Centres fédéraux de documents

Lorsque les institutions gouvernementales demandent aux Centres fédéraux de documents (CFD) de gérer leurs documents, les représentants des CFD accepteront les documents seulement lorsque la disposition des documents est autorisée dans des autorisations de disposition courantes ou lorsqu'un plan est en place pour la préparation d'une autorisation dans un laps de temps raisonnable. Si ces conditions ne sont pas satisfaites, les représentants des CFD aiguilleront les représentants des institutions vers la DAGDD et aviseront l'analyste des systèmes d'informations de la DAGDD.

Cette approche aidera les institutions desservies à déterminer les autorisations de disposition des documents adéquates et facilitera l'application de la politique des CFD sur la gestion des documents au nom des institutions pertinentes.

Révision

Les représentants des institutions sont invités à partager avec les Archives nationales tout besoin de conservation qui n'est pas actuellement traité dans les présentes lignes directrices.

De plus, les Archives nationales ont établi les mécanismes de révision suivants. Lorsque les institutions gouvernementales demandent aux CFD de gérer leurs documents administratifs communs et que les besoins de conservation des institutions excèdent les délais de conservation offerts à titre de lignes directrices dans cet instrument, les représentants des CFD demanderont aux représentants des institutions une justification pour dévier des Lignes directrices.

Renseignements personnels

La conservation et la disposition des documents qui contiennent des renseignements personnels sont régies par la Loi sur la protection des renseignements personnels. Elles sont également réglementées par le Conseil du Trésor qui publie des descriptions et des normes de conservation et de destruction pour de tels documents.

Les présentes lignes directrices incluent les normes de conservation et de destruction du Conseil du Trésor pour les documents décrits dans des fichiers ordinaires et mentionnés dans sa publication Info Source : Sources de renseignements sur les employés fédéraux. Les informations sur les normes de conservation et de destruction contenues dans les fichiers ordinaires sont obligatoires et doivent donc être observées. Les normes de conservation et de destruction rattachées à des documents qui contiennent des renseignements personnels concernant les employés fédéraux relèvent du Conseil du Trésor du Canada.

Mise en application

Les autorisations pluriinstitutionnelles de disposition qui visent les documents administratifs communs s'appliquent aux documents administratifs des institutions assujetties à la Loi sur les Archives nationales du Canada pourvu que de tels documents cueillis, créés ou reçus durant l'exercice des affaires ne sont pas utilisés pour témoigner d'une fonction administrative exercée au nom de l'État à l'échelle du gouvernement du Canada.

Les institutions qui accomplissent une fonction pour le compte du gouvernement du Canada sont appelées « bureaux de première responsabilité » (BPR). Ces institutions gouvernementales tiennent leur autorité et leur responsabilité d'une loi, d'un règlement, d'une politique ou d'un mandat dans l'exercice d'une fonction particulière – pour les fins du présent instrument de travail, une fonction administrative – pour l'ensemble du gouvernement du Canada.

Les BPR génèrent deux catégories de documents administratifs. La première catégorie vise les documents qui témoignent de leur rôle au sein du gouvernement du Canada à titre d'organismes officiels ou centraux dans un champ d'activité particulier, par exemple, Travaux publics et Services gouvernementaux Canada dans le domaine de la gestion des biens immobiliers. Les lignes directrices contenues dans cet instrument de travail ne s'appliquent pas à de tels documents. Les BPR doivent plutôt demander des autorisations de disposition distinctes pour les documents créés qui ne sont pas communs et dont la disposition n'est pas autorisée par les autorisations pluriinstitutionnelles visant les documents administratifs communs.

La seconde catégorie de documents créés par les BPR regroupe les documents administratifs internes, qui peuvent être classés parmi les documents administratifs communs. De tels documents relèvent des présentes lignes directrices. Par exemple, le ministère des Finances ne peut appliquer ces lignes directrices à ses documents qui traitent de la gestion des finances lorsque ces derniers témoignent de son mandat à titre d'organisme central au sein du gouvernement du Canada. Par contre, le ministère peut appliquer les Lignes directrices à ses documents concernant la gestion des finances internes et autres documents de nature administrative.

La première page de chacune des cinq fonctions des Lignes directrices offre, à titre d'exemple, le nom d'institutions auxquelles les Lignes directrices s'appliquent, pour ce qui est des documents administratifs internes de ces institutions.

Avis et conseils sur la mise en œuvre

En fin de compte, il appartient à chaque institution d'établir et de mettre en œuvre les périodes de conservation et de faire respecter les autorisations de disposition des documents. Pour tout avis ou conseil, s'adresser aux Archives nationales.

Utilisation des Lignes directrices

Pour des avis et conseils concernant l'utilisation des présentes lignes directrices et tout autre aspect de la gestion des documents gouvernementaux, contactez le Bureau des documents gouvernementaux.

Application et interprétation des autorisations pluriinstitutionnelles de disposition

Pour toute question concernant l'application et l'interprétation des autorisations pluriinstitutionnelles de disposition, on peut s'adresser à l'analyste des systèmes d'informations approprié à la Division des archives gouvernementales et de la disposition des documents ou, si le nom de la personne est inconnu, au bureau suivant :

Centre de coordination des activités de disposition des documents
Téléphone : (613) 947-1483
Courriel : IMGI@lac-bac.gc.ca

Personnes-ressources régionales

Au niveau régional, les représentants des institutions pourront s'adresser au CFD le plus près.

Région du Pacifique
M. Terry Kirk
Chef, Acquisitions et élimination
Centre fédéral de documents de la région du Pacifique
Archives nationales du Canada
2751, Production Way
Burnaby (Colombie-Britanique) V5A 3G7
Téléphone : (604) 666-1661
Télécopieur : (604) 666-4963
Courriel : terry.kirk@lac-bac.gc.ca

Région des Prairies - Nord-Ouest
M. John Perry
Chef, Gestion des documents
Centre fédéral de documents de la région des Prairies - Nord-Ouest
Archives nationales du Canada
8707, 51^e Avenue
Edmonton (Alberta) T6E 5H1
Téléphone : (780) 495-6691
Télécopieur : (780) 495-2259
Courriel : john.perry@lac-bac.gc.ca

Région du Manitoba
M. Todd Panas
Coordonnateur, Acquisitions et élimination
Centre fédéral de documents de la région du Manitoba
Archives nationales du Canada
1700, boul. Inkster
Winnipeg (Manitoba) R2X 2T1
Téléphone : (204) 983-4496
Télécopieur : (204) 983-4649
Courriel : todd.panas@lac-bac.gc.ca

Région de l'Ontario
M^me May Fischetti
Chef, Acquisitions et élimination
Centre fédéral de documents de la région de l'Ontario
Archives nationales du Canada
190, prom. Carrier
Rexdale (Ontario) M9W 5R1
Téléphone : (416) 675-2557
Télécopieur : (416) 675-2862charls