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Le point de mire de
la norme de l'Organisation internationale de normalisation Information
et documentation « Records management » (ISO 15489-1)
et de la Politique de gestion de l'information gouvernementale
(GIG) de l'administration fédérale sont les systèmes
et les processus qui appuient la capacité des organismes à
répondre à leurs obligations en matière de responsabilisation;
tout en effectuant une gestion efficace et efficiente de leurs documents.
Bibliothèque et Archives Canada (BAC) a reconnu--au sein des collectivités
nationales et internationales de la gestion d'information--l'intérêt
grandissant afférent à l'utilisation des systèmes
de classification des documents selon les fonctions pour satisfaire aux
obligations de responsabilisation et de gestion efficace et efficiente
des documents.
Pour assurer un soutien
aux institutions gouvernementales canadiennes dans l'organisation de leurs
documents selon les fonctions, BAC a créé une méthodologie
pour élaborer un système de classification fondé
sur les fonctions. Cette méthodologie s'intitule Système
de classification selon les activités opérationnelles structurées
(SCAOS).
La classification
des documents selon les fonctions est un arrangement logique de
tous les documents qui rendent témoignage tout en attestant la
mission et le activités d'une institution. Cet arrangement
s'appuie sur une analyse des fonctions, des sous-fonctions
et des activités opérationnelles de l'institution.
L'analyse fonctionnelle vise les responsabilisations de l'institution
et, de plus, elle situe les documents dans leur contexte d'exploitation
ou administratif, tout en suivant un ordre qui tient compte de la séquence
des activités et / ou des événements. Puisque la
classification est basée sur l'analyse des activités opérationnelles
et des processus actuels de l'institution—au lieu du simple contenu
des documents, les structures organisationnelles éphémères
ou d'autres caractéristiques traditionnelles—nous croyons
que les systèmes de classification puisés sur le fondement
des fonctions seront plus efficaces et plus durables.
L'analyse fonctionnelle
est également la pierre angulaire de la méthodologie utilisée
par Bibliothèque et Archives Canada (BAC) pour évaluer les
documents de l'administration fédérale ayant une valeur
archivistique. C'est par l'analyse fonctionnelle que BAC a remplacé
les anciennes autorisations de disposer des documents [Plans généraux
d'élimination des documents du gouvernement du Canada (PGED, Autorisation
no 86/001)] par de nouvelles autorisations qui couvrent les
cinq fonctions administratives communes des institutions de l'ensemble
du gouvernement du Canada. De plus, l'analyse fonctionnelle a été
utilisée pour créer le prototype du modèle des systèmes
de classification pour les documents ayant des fonctions administratives
communes — toutes les institutions gouvernementales pourront
s'en servir afin d'organiser leurs propres documents de fonctions communes.
L'élaboration des systèmes de classification pour les documents
des fonctions de la gestion immobilière, de la gestion
du matériel, de contrôleur et de la gestion
des ressources humaines nécessitaient de longues consultations
parmi les gestionnaires et les fonctionnaires des disciplines de la gestion
d'information et de chacune des quatre fonctions de gestion des ressources.
Nous sommes à élaborer le modèle des systèmes
de classification et des produits complémentaires pour faciliter
la mise en oeuvre du SCAOS.
Finalement, BAC planifie
une trousse d'outils du SCAOS qui comprendra :
- un guide d'orientation
du SCAOS
- une méthodologie
du SCAOS
- un prototype des
modèles de classification (y compris les liens afférents
aux lois et aux politiques) pour les fonctions de la gestion immobilière,
de la gestion du matériel, de contrôleur,
de la gestion des ressources humaines et de l'administration
générale (p. ex., gestion de l'information, gestion
de la technologie, services bibliothécaires)
- un guide de mise
en oeuvre et des échantillons des plans de conversion pour les
documents administratifs communs
- un modèle
du système de classification des documents selon les fonctions
pour les documents d'exploitation (élaboré selon la méthode
du SCAOS)
- un thésaurus
pour la gestion d'information des documents administratifs communs,
et
- un encadrement
par la formation.
Les travaux actuels
et les prochaines étapes comprennent l'élaboration d'un
prototype du modèle de la Fonction de l'administration générale,
d'une stratégie de formation et d'un module exhaustif de perfectionnement
pour accompagner la première sortie du SCAOS, ainsi qu'une stratégique
pour l'élaboration du thésaurus exhaustif de la gestion
de l'information afin d'appuyer les fonctions administratives communes,
incluant l'élaboration du thésaurus actuel.
Au fur et à
mesure de leur création, chaque composante de la trousse SCAOS,
sera disponible à ce site.
Pour de plus amples
renseignements, veuillez communiquer avec le Centre de la gestion de l'information
au (613) 944-IMGI (4644) ou par courriel imgi@lac-bac.gc.ca.
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