• Introduction
• Objet du Guide du SCAOS
• Concepts importants
• Valeur de la classification pour la gestion des documents
• Pourquoi classifier par fonction les renseignements des activités opérationnelles?
• Structure du SCAOS
• Outils du SCAOS

Introduction

La gestion des documents est au cœur même d'un changement fondamental de paradigme relativement aux façons dont l'information est utilisée, gérée et valorisée dans le monde entier et, en particulier, au sein de l'administration fédérale.

L'orientation constante sur les besoins liés aux activités et l'environnement du bureau moderne font naître des idées et des démarches nouvelles en gestion de l'information (GI). Ces idées et démarches nouvelles doivent viser l'adaptation à des réalités d'aujourd'hui telles que la gestion de la responsabilisation, la gestion de l'information gouvernementale, l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels, et elles doivent aussi nous permettre éventuellement d'utiliser nos fonds de renseignements de manière à satisfaire plus efficacement aux besoins d'information de l'État et, par extension, aux besoins d'information des Canadiens.

La période actuelle est fort stimulante pour le milieu de la gestion de l'information, alors que tous ses intervenants sont à la recherche de nouvelles façons d'étudier ces possibilités et de donner à leurs ministères et organismes les moyens de gérer judicieusement et efficacement leurs fonds de renseignements. Dans le cadre de cette quête d'appuis à une meilleure gestion de l'information, Bibliothèque et Archives Canada (BAC) a entrepris d'étudier divers moyens d'améliorer la conception du système de classification. Les structures de classification ont pour but d'ordonner et faire comprendre les activités et les modes d'action d'un organisme et de servir de base à des processus décisionnels internes solides et à une prestation optimale de services à l'intention des Canadiens. BAC a regroupé ses constatations et ses recommandations et les a concrétisées en une méthode de conception visant la mise sur pied de systèmes de classification fonctionnelle des documents. Cette méthode est celle d'un système appelé Système de classification selon les activités opérationnelles structurées (SCAOS).

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Objet du Guide du SCAOS

Le Guide du SCAOS a pour objet de permettre aux ministères et organismes d'élaborer et mettre en œuvre leurs propres systèmes de classification fonctionnelle des documents. Il énonce les concepts et principes essentiels de ce genre de systèmes de manière à aider les praticiens de la GI à mettre ces concepts et principes en application selon les besoins opérationnels propres à leur milieu de travail.

Le guide inclut aussi des modèles de systèmes de classification fonctionnelle destinés à des fonctions administratives communes telles que la gestion des biens immobiliers, la gestion du matériel, la gestion des finances et la gestion des ressources humaines. Les modèles en question ont pour but de faciliter et d'accélérer l'action des ministères et organismes de l'administration fédérale qui cherchent à organiser leurs documents relatifs à ces fonctions, et de favoriser l'uniformisation de la classification de ces documents dans toute l'administration fédérale. Les modèles visés, tirés de mesures législatives et politiques gouvernementales pertinentes, ont été précisés par des spécialistes de la GI afin d'offrir des solutions normalisées et prêtes à servir. Dans certains cas, il faudra peut-être apporter quelques modifications aux modèles afin de les faire concorder avec les besoins propres aux processus de fonctionnement de tel ou tel ministère ou organisme.

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Concepts importants

Les gestionnaires, spécialistes et utilisateurs de l'information qui cherchent à améliorer leurs programmes de gestion de l'information en général et, en particulier, leurs systèmes de classification des documents, doivent tenir compte d'un certain nombre de concepts de base importants. La compréhension uniforme de ces concepts est l'un des éléments déterminants du degré de participation et de soutien à la mise en œuvre de nouveaux systèmes de classification. Voici quels sont ces concepts :

1. L'information est un actif. Une part importante de la transformation qui s'opère dans les modes d'utilisation de l'information tient à la reconnaissance du fait que l'information est un actif. Ce fait se constate tout particulièrement au sein des ministères et organismes gouvernementaux où tous les renseignements recueillis, créés, reçus ou saisis vont enrichir les connaissances communes que les fonctionnaires mettent au service des Canadiens.
   
   
2. Les documents sont des outils vivants qui donnent des pouvoirs aux personnes et aux établissements. Contrairement à l'idée révolue selon laquelle la gestion des documents commence seulement au moment de leur envoi au bureau des documents, les notions modernes de gestion de l'information considèrent les documents comme des outils vivants qui ont une utilité pour la personne qui les crées, recueilles et utilises, pour l'organisme où cette personne travaille et pour la collectivité fonctionnelle qui les requiert. Cela signifie que chaque document a un cycle de vie intégral qui commence au moment de sa création. Les stratégies de gestion de l'information doivent donc se fonder sur le besoin et le mode d'utilisation de chaque document à chaque étape de son cycle de vie.
   
   L'administration fédérale a décidé de privilégier le document électronique, qui ouvre la porte à toutes les possibilités d'utilisation intelligente et de mise en commun de l'information. Aujourd'hui plus que jamais, il s'impose de prévoir un contrôle au point d'origine afin de permettre un accès rapide à des documents exacts et complets. Le système de classification est le mécanisme nécessaire à la gestion efficace des documents à tous les étapes de leur cycle de vie et à la prestation des mesures de contrôle et d'accès.
   
   
3. La responsabilisation et la participation de chaque poste de travail sont des concepts essentiels au succès à l'ère électronique actuelle. C'est un concept qui se manifeste dans la politique du Conseil du Trésor sur la Gestion de l'information gouvernementale, laquelle déclare que « Tous les fonctionnaires sont tenus d'appliquer les principes, les normes et les pratiques en matière de gestion de l'information dans l'exercice de leurs fonctions… ». La responsabilité de gérer les documents n'incombe plus exclusivement au milieu officiel de la gestion de l'information; elle est maintenant partagée au sein de tous les fonctionnaires de l'administration fédérale.
   
   Tout comme les ordinateurs, qui ont quitté des laboratoires, isolés, dotés d'informaticiens, pour aller se poser sur le pupitre de chaque fonctionnaire, la gestion des documents commence maintenant au point de création de chaque document. Le rôle des praticiens de la GI consiste à édifier des interfaces faciles et intuitives propres à simplifier la tâche de classifier et de repérer des documents à chaque poste de travail. Ce concept constitue l'évolution naturelle des pratiques de GI au sein de l'administration fédérale et il s'incarne dans des fondements sous-jacents qui sont essentiels à la capacité de l'État d'ouvrir de nouvelles possibilités et de répondre convenablement à des exigences de plus en plus rigoureuses en gouvernance et responsabilisation.
   
   
4. Le passé n'est pas l'avenir pour les utilisateurs de données ni pour les gestionnaires de documents. Quitter un passé rempli de documents papier inaccessibles entreposés dans des classeurs souvent très éloignés des utilisateurs de l'information, pour entrer dans un avenir où des documents numériques sont produits, consultés et gérés en temps réel, c'est un pas de géant pour l'humanité. Il vient un temps où il faut changer, et ce moment est venu. La gestion des documents est au cœur même de cette transformation poussée par des concepts et innovations, dans la configuration des systèmes et des dispositifs, qui répondent au besoin actuel de restructurer la base d'information de l'administration fédédale afin qu'elle serve de fondement à l'édification d'une vision de l'avenir.
   
   Un des aspects clés de ce passage d'hier à demain tient dans le concept selon lequel les documents servent et appuient d'abord les titulaires de fonctions et les collectivités fonctionnelles, et satisfont ensuite au besoin d'un accès facile et généralisé. En conséquences, les infrastructures de gestion des documents, dont font partie les systèmes de classification, doivent être commandées par le contexte fonctionnel dans lequel les utilisateurs créent, exploitent et cherchent des renseignements. La gestion des documents doit s'adapter à l'importance stratégique de rendre chaque utilisateur capable de gérer judicieusement et efficacement ses propres documents pendant tout leur cycle de vie. Ce concept, bien appliqué, permet un accès intelligent aux ressources documentaires créées quotidiennement par les fonctionnaires de l'État à tous les niveaux de l'administration fédérale. Il assure l'accessibilité et l'utilité des documents pour tous ceux et celles qui en ont le plus de besoin.
   
   
5. Il y a une « anatomie du changement » pour chaque changement important de paradigme, grand ou petit. Dans le cas de la gestion des documents, pour en arriver à une transformation effective et positive, il faut d'abord reconnaître et encourager un certain nombre de changements en matière de perception, d'opinion et de comportement, à savoir :
   
   
   • « Mon » information : Lorsqu'ils considèrent la documentation qu'ils créent et utilisent chaque jour, les fonctionnaires peuvent la perçevoir comme « leur » documentation mais, en réalité, il s'agit d'un bien public. Tous les renseignements recueillis, créés, reçus ou saisis par un fonctionnaire dans l'exercice de ses fonctions appartiennent aux contribuables canadiens et peuvent être assujettis aux dispositions de la Loi sur l'accès à l'information ou de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Les perceptions d'appartenance doivent être reconnues et gérées de manière à encourager les fonctionnaires à partager leurs renseignements en temps opportun et à participer aux initiatives de gestion de l'information à l'échelle de l'institution.
     
     
   • « C'est seulement moi » : Il peut arriver que des fonctionnaires ne soient pas conscients de la valeur de leurs propres contributions. Chaque fonctionnaire du gouvernement du Canada joue un rôle précieux et important comme membre de l'équipe de l'administration fédérale. Chaque poste est créé dans le but de remplir des besoins précis et la perception de la valeur rattachée à chacun des postes de travail, par le titulaire ou par autrui, est une question qu'il faut aborder et régler si le gouvernement veut s'assurer des degrés élevés de participation.
     
     
   • « Mes renseignements n'ont pas grande importance; personne d'autre ne s'y intéressera » : Il est possible aussi que des fonctionnaires ne se rendent pas compte de la valeur de leurs documents pour leurs collègues ou pour d'autres personnes. Dans un contexte fonctionnel, chacun doit comprendre que ses collègues remplissant des fonctions similaires au sein et à l'extérieur de l'unité de travail immédiate pourraient très bien tirer profit de ses connaissances, de son expérience de ses meilleures pratiques, de ses outils et modèles, et ainsi de suite.
     
     
   • « Je n'ai pas fait beaucoup de gestion des documents jusqu'ici, et cela n'a jamais semblé causer problème » : Les fonctionnaires ne reconnaissent pas tous les incidences que la gestion de l'information gouvernementale (GIG) a déjà sur leurs tâches quotidiennes à leur poste de travail. En effet, en vertu de la GIG, chaque fonctionnaire assume les responsabilités suivantes :
     
     
     1. documenter ses propres activités et décisions;
        
        
     2. intégrer les principes, normes et pratiques de la gestion de l'information à l'exercice de ses fonctions;
        
        
     3. définir les besoins et problèmes en matière d'information et en faire part aux spécialistes en gestion de l'information et au personnel de la technologie de l'information.
        
        

     Tous les fonctionnaires doivent comprendre ces incidences afin de mieux saisir en quoi consiste le rôle de la gestion de l'information et le contexte dans lequel s'inscrivent les initiatives de classification. Renseignez-vous sur la GIG.

   • « Les systèmes de classification des documents, cela ne me regarde pas » : Ce sentiment, envisagé du point de vue de la gestion des ressources documentaires tout au long de leur cycle de vie, manifeste le fait que la gestion du cycle de vie est la responsabilité du ministère ou organisme plutôt que celle de chaque fonctionnaire en cause. Toutefois, en l'absence de tels systèmes de classification, il est impossible à un employé d'être sûr de pouvoir accéder à tous les renseignements dont il a besoin pour accomplir son travail de manière judicieuse et efficiente. Si le passage à des systèmes de classification fonctionnelle permet de répondre aux besoins de gestion du cycle de vie, en plaçant les documents dans le cadre nécessaire à la prise de décisions concernant le cycle de vie, il permet aussi de répondre au besoin de chaque utilisateur de relier les renseignements à ses tâches et à la façon dont il les exécute. Le SCAOS montre comment les gestionnaires de documents perçoivent les activités et les processus exclusifs à chaque ministère ou organisme comme la base même des systèmes de classification de l'information propre à chacune de ces entités, des systèmes qui permettront à tous les employés, chaque jour, d'entreposer et repérer des documents plus facilement, plus rapidement et de manière plus intuitive.

   • « Ce processus est l'affaire de la collectivitée de la gestion de l'information » : En vérité, les cadres supérieurs de chaque ministère et organisme devront se faire les maîtres d'œuvre de la gestion de l'information et affecter des ressources suffisantes à l'appui de l'édification d'un avenir plus fort.

   • « Les progrès seront graduels et constants et il faudra du temps avant de pouvoir répondre aux vrais besoins des utilisateurs » : La réévaluation, le remaniement, la restructuration et la reconstruction du système de base de classification des documents de tout un ministère ou organisme gouvernemental représente sans contredit un investissement important en temps, en efforts et en ressources. Selon la taille et la complexité du mandat de l'organisme en cause, les gestionnaires des documents peuvent s'attendre à de grands effort et lentes périodes de mise en œuvre s'étalant sur plusieurs exercices. Il est bon de reconnaître et d'encourager souvent les efforts et les progrès tout au long du processus. Les avantages sont remarquables et d'une importance stratégique pour tous les échelons de l'organisme.

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Valeur de la classification pour la gestion des documents

Le système de classification est un élément essentiel des fondements de la gestion de l'information dans tout organisme. Il est la carte routière sur laquelle sont indiquées les règles et définitions utilisées pour entreposer et repérer des renseignements sur les activités de l'organisation. Sa fin première, du point de vue de la gestion du cycle de vie, est d'appuyer les processus décisionnels au niveau collectif plutôt que ponctuel, ce qui est un facteur critique compte tenu des volumes importants de documents créés chaque jour. De plus, les systèmes de classification de l'information, lorsqu'ils incarnent les raisons de la création et de l'utilisation des documents, s'améliorent à toutes les étapes du cycle de vie de la gestion de l'information et, par là, rehaussent et facilitent notre compréhension des documents qu'ils contiennent.

Enfin, la mise en œuvre d'un système efficace de classification peut atténuer de nombreux risques au niveau de l'entité administrative entière, surtout lorsqu'il s'agit d'un ministère ou organisme ayant à rendre compte à une autorité supérieure et à l'examen du public.

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Pourquoi classifier par fonction les renseignements sur des activités opérationnelles?

Il est courant, encore aujourd'hui, de classifier les documents d'après le sujet. À l'heure actuelle, les pratiques optimales d'experts de partout dans le monde consistent à baser la classification sur une analyse rigoureuse des fonctions et des activités de l'organisme en cause. La méthode fondée sur les fonctions fixe fermement l'information et la classification des documents au sein même des processus et des activités.

La classification fonctionnelle des documents est l'agencement logique de tous les renseignements d'appui ou de preuve des activités d'un organisme, à partir d'une analyse des fonctions, sous-fonctions et activités de l'organisme en question. L'analyse fonctionnelle porte sur le programme des responsabilités de l'établissement et, ce faisant, situe les documents dans leur contexte opérationnel ou administratif, dans l'ordre correspondant à la séquence selon laquelle se produisent les activités et-ou les faits. De l'avis de Bibliothèque et Archives Canada (BAC), les systèmes de classification fonctionnelle se révéleront plus efficaces et durables parce qu'ils sont basés sur l'analyse des activités et des processus réels de l'organisation plutôt que sur le sujet des documents, sur des structures organisationnelles qui changent fréquemment ou sur d'autres caractéristiques conventionnelles servant à classifier les documents.

L'analyse fonctionnelle est également la pierre angulaire de la méthode utilisée par BAC pour évaluer la valeur archivistique des documents de l'administration fédérale. Grâce à l'analyse fonctionnelle, BAC a pu remplacer le programme des Plans généraux d'élimination des documents du Gouvernement du Canada (PGED, Autorisation n^o 86/001) par les nouvelles Autorisations pluri-institutionnelles de disposer des documents de l'administration fédérale (APDD), qui englobent les grandes fonctions administratives communes à tous les ministères et organismes au sein de l'administration fédérale. L'analyse fonctionnelle a aussi servi à élaborer des systèmes modèles de classification des documents propres à ces fonctions administratives communes, des systèmes que tous les ministères et organismes fédéraux pourront utiliser pour organiser leurs propres documents relatifs à ces fonctions communes.

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Structure du SCAOS

Le SCAOS comprend trois degrés de classification : fonction, sous-fonction et activité.

La fonction se définit comme suit :

1. toute fin, responsabilité, tâche ou activité de haut niveau qui est attribuée au programme de responsabilités d'un ministère ou organisme en vertu d'une mesure législative, d'une politique ou d'un mandat;
   
   
2. le terme se rapporte habituellement à des fonctions administratives ou opérationnelles communes en élaboration de politiques et de programmes ou en prestation de biens ou de services;
   
   
3. un ensemble ou une série d'activités (au sens large, un processus de travail) qui, lorsque exécutées dans un ordre prescrit, mèneront une organisation ou une personne à produire des résultats escomptés sous la forme de biens ou de services correspondant au mandat de l'organisation ou de l'individu en question.

Les sous-fonctions sont les composants du processus de travail mentionné à la troisième partie de la définition de fonction ci-dessus (p. ex., une étape du processus opérationnel en vue d'exercer une fonction).

Les activités composent le niveau suivant du système et prennent la forme d'actions ou d'opérations.

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Outils du SCAOS

BAC, afin de promouvoir et soutenir la mise en œuvre fructueuse du système SCAOS au sein des ministères et organismes de l'administration fédérale, a accepté d'élaborer le Guide du SCAOS et de l'intégrer à une panoplie complète d'outils du SCAOS. Cette panoplie d'outils constituera éventuellement un ensemble complet de produits dont les ministères et organismes pourront se servir afin d'opérer leur transition vers des systèmes de classification fonctionnelle, tant pour les fonctions administratives communes que pour les fonctions opérationnelles propres à chaque entité.

Les outils du SCAOS comprendront des conseils d'orientation; une méthode de mise en œuvre; des échantillonnages de plans de conversion; des modèles de classification pour les fonctions administratives communes; un outil de vocabulaire; et une stratégie de formation. Plusieurs de ces éléments se trouvent déjà dans les pages Web de BAC affichant les Directives du SCAOS. Les travaux qui restent à exécuter sont les suivants : achever l'édification de modèles de classification supplémentaires; élaborer une stratégie de formation et un module complet de formation en vue de produire le SCAOS, et dresser un outil de vocabulaire exhaustif du SCAOS.

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