Recommandations pour des Normes et lignes directrices pour la Normalisation des sites intranet et extranet (NSIE)

Information sur les personnes et services à contacter

Interprétation

Les institutions doivent élaborer une page « Contactez-nous » accessible par un lien de navigation, à partir de la barre de menu commune spécifiée à la Recommandation pour la Norme 6.4.

Toute information de cette nature doit respecter les exigences des politiques du Secrétariat du Conseil du Trésor en matière de communication, de langues officielles et de protection des renseignements personnels, et devrait également respecter les politiques internes de l'institution.

La clientèle et les employés doivent être avisés lorsqu'une institution utilise un numéro de téléscripteur (ATS) général plutôt qu'un numéro spécifiquement pour le soutient d'un programme ou service.

Quand on utilise une adresse électronique générale sur un site intranet ou extranet d'une institution pour le soutient de programmes et services, le coté à la droite et à la gauche du symbole @ de cette adresse doivent respecter les mêmes exigences en matière de langues officielles que celles qui sont établies pour les noms de domaine dans la Recommandation pour la Norme 3.2.

Voici des exemples bilingue d'adresses électroniques générales :

• Où un bureau offre des programmes et services hors Québec :
  • Webmaster-Webmestre@ccra-adrc.gc.ca
    Division@ic.gc.ca
• Où un bureau offre des programmes et services à l'intérieur de la province de Québec :
  • Webmestre-Webmaster@adrc-ccra.gc.ca
    Institution@ic.gc.ca

L'information personnelle recueillie à l'aide des formulaires affichés sur le Web peut être assujettie à la Loi sur la protection des renseignements personnels ou d'autres lois. Veuillez consulter la Recommandation pour la Norme 5.6 au sujet des obligations de votre institution pour ce qui est de l'affichage d'un Énoncé de collecte de renseignements personnels, sur la page « Contactez-nous ».

Exemple d'une page « Contactez-nous ».

Justification

La page « Contactez-nous » donne l'occasion au public et aux employés de formuler leurs commentaires au sujet des politiques, programmes, services et initiatives du gouvernement du Canada (GdC), permettant ainsi à l'institution de respecter ses obligations telles qu'elles figurent dans la Politique de communication du gouvernement du Canada, ainsi que la Loi sur les langues officielles, les Politiques sur les langues officielles, la Politique concernant l'utilisation des langues officielles sur les réseaux informatiques, la Loi sur l'accès à l'information, la Loi sur la protection des renseignements personnels et la Politique sur la protection des renseignements personnels et des données.

Interprétation

Utilisation du courrier électronique

Un programme ou un service peut, aux fins de la correspondance officielle, utiliser une adresse électronique générale qui n'est pas celle d'un employé particulier, consultez les exemples de la Recommandation pour la Norme 4.1. Quand les utilisateurs communiquent avec les institutions en utilisant ces adresses électroniques générales, un accusé de réception automatique bilingue doit être émis, qui indique au minimum que le courriel a bel et bien été reçu.

Utilisation des formulaires Web

Les clients peuvent également utiliser des formulaires Web pour présenter leurs demandes ou leurs commentaires à l'institution. Si on emploie un formulaire Web comme outil de collecte d'information et que l'utilisateur a fourni une adresse électronique, le processus d'envoi doit émettre un accusé de réception automatique.

Exemple d'un accusé de réception automatique

Justification

La Politique de communication du gouvernement du Canada exige que les institutions prévoient pour leurs services directs des mécanismes d'accusé de réception pour les commentaires du public.