Recommandations pour des Normes et lignes directrices pour la Normalisation des sites intranet et extranet (NSIE)

Avis importants

Interprétation

Le lien Avis importants doit être placé dans le coin inférieur droit de chaque page de contenu et être présenté dans les deux langues officielles sur les pages d'accueil. Veuillez vous reporter à la Recommandation pour la Norme 6.1 pour plus d'information au sujet de la disposition des pages.

Justification

L'objectif de cette norme est de promouvoir l'utilisation d'une seule page Avis importants pour les intranet et extranet de chaque institution. Le lien Avis importants figure sur chaque page afin que les utilisateurs puissent accéder à l'information au moment et à l'endroit de leur choix.

La page des Avis importants a pour but d'informer les employés et les membres du public au sujet des droits, des responsabilités et des obligations juridiques se rattachant à l'utilisation des documents présents sur les sites Web intranet et extranet du GdC.

Interprétation

Un Avis sur le droit d'auteur et sur la permission de reproduction doit être développé en consultation avec vos spécialistes en matière de communication, de sécurité et vos services juridiques.

Exemple d'avis sur le droit d'auteur et sur la permission de reproduction.

Justification

La présentation d'un avis en langage clair sur les droits d'auteur / permission de reproduction dans la page des Avis importants sur le site de votre institution,  offre aux employés et au public un accès direct à l'information touchant les règles et règlements associés à la copie de documents présentés sur les sites Web du gouvernement du Canada.

Interprétation

La politique de chaque institution en matière de protection des renseignements personnels devrait être élaborée en collaboration avec les secteurs responsables de la technologie de l'information, de la sécurité informatique, de la confidentialité et de la protection des renseignements personnels, des communications, des services juridiques et de la gestion de l'information.

L'Avis de confidentialité de chaque institution doit comprendre au minimum les éléments suivants :

• L'identification de l'organisation et la façon d'entrer en communication avec celle-ci, y compris le nom ou le titre du poste de la personne à contacter pour tout problème concernant la confidentialité du site Web (normalement, le coordonnateur chargé de la confidentialité - on suggère l'ajout d'un hyperlien avec l'adresse électronique).
• Une description claire de tout renseignement personnel recueilli automatiquement, y compris un énoncé indiquant que ces renseignements sont protégés en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, et précisant qui y a accès, la durée de la conservation des renseignements, l'endroit où ils sont conservés et la façon dont une personne peut accéder à ses renseignements personnels et les corriger
• Un énoncé expliquant que les renseignements personnels que l'utilisateur choisit de fournir par courrier électronique sont protégés en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et ne sont utilisés qu'aux fins pour lesquelles ils ont été fournis (p. ex., Pour le programme ou activité pour lesquels ils sont demandés) ou, lorsque la loi l'exige précisant la durée de la conservation des renseignements, l'endroit où ils sont conservés et comment obtenir l'accès à ces renseignements et demander qu'on y apporte des corrections
• Un énoncé indiquant que de l'information non-identifiable ou statistique peut être recueillie aux fins de vérification, afin de maximiser l'efficacité du site ou pour toute autre fin indiquée dans l'avis, si c'est le cas
• Un énoncé au sujet des témoins ou de toute autre donnée qui est placée sur la machine de l'utilisateur, le type de témoin utilisé (volatile ou persistant) ainsi que sur leur utilisation
• Une explication de toute utilisation de l'information à des fins de contrôle ou de sécurité, par exemple, pour retracer des intrusions suspectes ou la source d'un virus informatique ou pour contrôler l'accès au système ou encore pour évaluer la qualité des services
• Une description de toute technologie utilisée ou disponible visant à accroître la confidentialité, comme l'Infrastructure à clé publique (ICP), le protocole SSL (couche de sockets sécurisés) ou toutes autres
• Un énoncé à l'effet que les personnes peuvent communiquer avec le Bureau du Commissaire à la vie privée (on suggère l'ajout d'un hyperlien avec l'adresse électronique) si elles ne sont pas satisfaites de la réponse qu'elles ont reçue de la personne-ressource de l'institution chargée de la protection des renseignements personnels au sujet d'une préoccupation quant à la protection des renseignements personnels sur le site Web

L'Avis de confidentialité doit fournir suffisamment de précisions à l'utilisateur pour lui permettre de connaître la nature de l'information qui sera recueillie et le moment où elle le sera, et de décider en toute connaissance de cause s'il doit demeurer sur le site.

Dans le cas d'un site intranet, les clauses de l'Avis ci-dessus doivent refléter l'environnement de votre intranet et vos obligations en matière de confidentialité, en ce qui concerne les fonctionnaires fédéraux. Les obligations auxquelles votre institution est assujettie figurent dans la Loi sur la protection des renseignements personnels, et dans les principes exprimés dans le Code de la protection des renseignements personnels concernant les employés.

Justification

L'Avis de confidentialité garantit aux utilisateurs que les renseignements personnels recueillis quand ils visitent tout site du gouvernement du Canada seront protégé et utilisé conformément aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels, de la Politique sur la protection des renseignements personnels et des données et de la Directive relative aux politiques de protection des renseignements personnels sur les sites Web du gouvernement du Canada.

Interprétation

Les institutions doivent utiliser un ou plusieurs des avis concernant les langues officielles applicables à leur institution.

Pour les sites intranet

En vertu de la Loi sur les langues officielles, l'information affichée sur un site intranet doit l'être dans les deux langues officielles quand elle s'adresse à tous les employés de l'institution ou aux employés d'une institution qui travaillent dans des régions désignées bilingues, pour ce qui est de la langue de travail. L'information affichée sur un site intranet peut être dans une seule langue officielle uniquement si elle s'adresse seulement aux employés qui travaillent dans une région désignée unilingue pour ce qui est de la langue de travail.

Si de l'information est présentée uniquement à titre gracieux et est fournie par une source externe qui n'est pas assujettie à la Loi sur les langues officielles, cette information peut être affichée uniquement dans la langue dans laquelle elle a été rédigée, en autant que son contenu n'ait pas été modifié par le bureau qui l'affiche.

Voici un exemple d'Avis concernant les langues officielles pour un site intranet bilingue :

• Conformément à la Loi sur les langues officielles, toute l'information présentée sur ce site intranet pour lequel [nom de l'institution] est responsable l'est dans les deux langues officielles, à moins qu'une partie de l'information ne s'adresse uniquement à des employés travaillant dans une région désignée unilingue pour ce qui est de la langue de travail, auquel cas cette information peut être fournie seulement dans la langue officielle prédominante dans cette région. Les utilisateurs devraient savoir que certaines informations peuvent avoir été fournies à titre gracieux par une source externe qui n'est pas assujettie à la Loi sur les langues officielles. Cette information est donc uniquement disponible dans la langue dans laquelle elle a été fournie.

Pour les sites extranet

Les sites extranet peuvent être mis à la disposition des membres autorisés du public, des employés de l'institution ou de ces deux types d'utilisateur. Les règles ci-dessous déterminent si un extranet doit-être dans les deux langues officielles :

1. Si le site extranet est accessible à des employés d'une institution assujettie à la Loi sur les langues officielles qui travaillent dans des régions désignées comme bilingues sur le plan de la langue de travail ou dans des régions unilingues dont la langue de travail diffère, le contenu du site doit être dans les deux langues officielles (y compris les outils de travail et les systèmes automatisés produits par l'institution ou pour son compte, les services centraux et les services personnels, ainsi que l'information générale);
2. Si le point (a) ci-dessus ne s'applique pas, le contenu du site extranet peut être dans l'une des langues officielles s'il satisfait à toutes les conditions suivantes :
   • Le contenu est réservé à l'usage exclusif d'un nombre restreint de participants identifiables (public restreint) et n'est pas accessible au grand public
   • Le nombre et le type des participants membres du public restreint (quiconque n'est pas à l'emploi d'une institution assujettie à la Loi sur les langues officielles) demeure stable pendant toute la durée de l'exploitation du site extranet ou de la réalisation du projet pour lequel l'accès extranet est accordé
   • La préférence des membres du public restreint en matière de langues officielles a été individuellement déterminée au moment de l'octroi de l'autorisation d'accès initiale, et le pourcentage des membres ayant exprimé une préférence pour l'autre langue officielle demeure inférieur à 5 % pendant toute la durée du projet

Si de l'information est présentée uniquement à titre gracieux et est fournie par une source externe qui n'est pas assujettie à la Loi sur les langues officielles, cette information peut être affichée uniquement dans la langue dans laquelle elle a été rédigée, en autant que son contenu n'ait pas été modifié par le bureau qui l'affiche.

Voici un exemple d'Avis concernant les langues officielles pour un site extranet bilingue :

• Conformément à la Loi sur les langues officielles, toute l'information présentée sur ce site extranet pour lequel [nom de l'institution] est responsable l'est dans les deux langues officielles. Toutefois, les utilisateurs devraient savoir que certaines informations peuvent avoir été fournies à titre gracieux par une source externe qui n'est pas assujettie à la Loi sur les langues officielles. Cette information est donc uniquement disponible dans la langue dans laquelle elle a été fournie.

Pour l'avis à utiliser pour les sites intranet et extranet qui n'ont pas à être dans les deux langues officielles, se reporter à l'annexe C de la Recommandation pour la norme 6.3.

Option utilisable par les institutions qui présentent de l'information / services dans des langues autres que les deux langues officielles :

• L'information et les services présentés sur ce site dans des langues autres que l'anglais et le français le sont uniquement par simple courtoisie envers les utilisateurs, quand ces informations ou ces services sont disponibles.

Justification

Cet avis informe les utilisateurs des obligations de l'institution en vertu de la Loi sur les langues officielles, et leur indique également que la loi permet l'affichage d'informations unilingues dans certaines circonstances.

Interprétation

Lorsqu'une institution établit des hyperliens vers des sites ne relevant pas du gouvernement du Canada (GdC) pour faciliter l'accès à ces sites par le public et ses employés à titre gracieux, il n'est pas nécessaire que le contenu de ces sites soit dans les deux langues officielles étant donné que ces sites ne sont pas assujettis à la Loi sur les langues officielles. Toutefois, si un site ne relevant pas du GdC affiche des renseignements produits par une institution assujettie à la Loi sur les langues officielles ou pour son compte, l'hyperlien n'est alors pas « à titre gracieux seulement » et l'institution est tenue de faire en sorte que ses propres renseignements respectent les exigences de la Loi, y compris les outils de navigation qui donnent accès au contenu du GdC. Cela ne veut pas dire que le reste du site ne relevant pas du GdC doit être dans les deux langues officielles. Au moment d'établir un lien avec des sites ne relevant pas du GdC, les institutions doivent se servir, selon les circonstances, de l'un des libellés suivants pour leur Avis concernant l'établissement des hyperliens.

Avis concernant l'établissement d'hyperliens pour l'utilisation de liens vers un site ne relevant pas du GdC et ne contenant pas d'information du GdC :

• Les liens vers les sites Web ne relevant pas de l'autorité du GdC sont fournis aux utilisateurs uniquement pour des raisons de commodité. Le GdC n'est pas responsable de l'exactitude, de l'actualité ni de la fiabilité du contenu. Il n'offre aucune garantie à cet égard et n'est pas responsable des renseignements associés à ces liens, pas plus qu'il ne cautionne ces sites ou leur contenu
• Les utilisateurs doivent savoir que les renseignements offerts dans des sites ne relevant pas du GdC vers lesquels [nom de l'institution] offre des liens ne sont pas assujettis à la Loi sur la protection des renseignements personnels et la Loi sur les langues officielles et ne peuvent être consultés que dans la ou les langues employées sur ces sites

Avis concernant l'établissement d'hyperliens pour l'utilisation de liens vers un site ne relevant pas du GdC mais qui comprend de l'information relevant d'une institution du GdC:

• Les liens vers les sites Web ne relevant pas de l'autorité du GdC sont fournis aux utilisateurs uniquement pour des raisons de commodité. Le GdC n'est pas responsable de l'exactitude, de l'actualité ni de la fiabilité du contenu. Il n'offre aucune garantie à cet égard et n'est pas responsable des renseignements associés à ces liens, pas plus qu'il ne cautionne ces sites ou leur contenu
• Les utilisateurs doivent savoir que les renseignements offerts dans des sites ne relevant pas du GdC vers lesquels [nom de l'institution] offre des liens ne sont pas assujettis à la Loi sur la protection des renseignements personnels et la Loi sur les langues officielles et ne peuvent être consultés que dans la ou les langues employées sur ces sites. Cependant, l'information du GdC qui peut être affichée sur ces sites est indiquée à ce titre et est conforme à la Loi

Justification

Un Avis concernant l'établissement d'hyperliens dans la page d'Avis important des sites du GdC sert à aviser les utilisateurs des conditions et modalités aux termes desquelles des liens peuvent être établis vers des sites Web ne relevant pas du GdC.

Une institution chargée de s'assurer que son propre site intranet ou extranet est disponible dans les deux langues officielles n'est pas tenue de garantir que le contenu des sites ne relevant pas du GdC vers lesquels elle présente des hyperliens, à titre gracieux, est offert dans les deux langues officielles. Toutefois, si elle affiche ses propres renseignements sur ce site, ceux-ci doivent être conformes aux exigences sur les langues officielles qui régiraient ces renseignements s'ils étaient affichés sur son propre site.

Interprétation

Pour en savoir plus sur l'utilisation appropriée des témoins, veuillez consulter les Lignes directrices concernant les témoins utilisés sur les sites Web du gouvernement du Canada.

Pour en savoir plus sur la préparation d'un Énoncé de collecte de renseignements personnels et sur l'obtention du consentement de l'utilisateur, veuillez consulter le document Lignes directrices sur les avis et le consentement en ligne.

Justification

À tout point d'un site intranet ou extranet du gouvernement du Canada où l'on permet à l'utilisateur de fournir volontairement des renseignements personnels, ce dernier doit être informé des conditions d'utilisation et de protection de ses renseignements.

Chaque institution assujettie à la Loi sur la protection des renseignements personnels doit s'assurer que toute collecte de renseignements personnels répond aux exigences de cette Loi. Les exigences visent tant la collecte électronique que la collecte sur papier. À chaque collecte électronique de renseignements personnels, il faut informer la personne visée de ses droits, comme si la collecte était effectuée par des moyens plus traditionnels.

Une des différences entre les communications électroniques et les communications sur papier est qu'il n'est pas évident, pour les utilisateurs, de savoir si des renseignements personnels sont en train d'être recueillis ou non pendant le déroulement d'une interaction donnée. C'est pourquoi chaque site Web ministériel doit inclure un Énoncé de confidentialité général et un Énoncé de collecte de renseignements personnels dans la page « Contactez-nous » même si aucun renseignement personnel n'est recueilli sur ce site.