Note de service à l'intention du groupe de travail mixte de Service Canada et du secteur bénévole et communautaire - Décembre 2005

BILAN SUR LES NOUVELLES DIRECTIVES AYANT TRAIT PRÉCISÉMENT AUX PROGRAMMES DE SUBVENTIONS ET DE CONTRIBUTIONS

Le Groupe de travail mixte de Service Canada et du secteur bénévole et communautaire est heureux de vous informer qu'une première série de changements sera apportée à la gestion des ententes de contribution administrées par Service Canada. Ces changements permettront d'abord de réduire la charge administrative et d'appuyer les organismes dans le cadre de leurs transitions en matière de financement avec Service Canada, tout en assurant la saine gestion des fonds publics. Grâce à la simplification des processus, les organismes promoteurs et Service Canada pourront se concentrer davantage sur les résultats à atteindre. Il y a environ six mois, nous avons entamé l'analyse des meilleures façons de faire et des projets pilotes pour de nombreux projets, afin de mettre à l'essai de nouvelles approches.

Entre-temps, un groupe de travail axé sur les résultats examine les réalisations obtenues dans le cadre des programmes d'emploi afin d'apporter d'autres changements dans les prochains mois, ainsi que d'assurer le juste équilibre entre les contrôles des processus, la gestion des risques et l'atteinte de meilleurs résultats.

Changements administratifs

Les changements administratifs suivants s'appliquent à un grand nombre d'ententes de contribution relatives à l'emploi. À moins d'avis contraire, ces changements entreront en vigueur le 1er janvier 2006.

1. Liste normative de coûts admissibles - Nous devons tenir compte de tous les éléments de la liste normative dans l'élaboration d'une proposition et la négociation subséquente d'une entente.
2. Structure de coûts normatifs comprenant quatre groupes de coûts et onze catégories de coûts - Cette structure ouvre la voie à l'application éventuelle d'un taux fixe pour les frais généraux administratifs selon les programmes. D'ici le 16 janvier 2006, les promoteurs d'ententes liées aux Services d'aide à l'emploi dont la date de début est fixée en janvier 2006 pourront choisir leur méthode de calcul pour la portion de leur budget consacrée aux frais généraux administratifs. Les promoteurs pourront appliquer le taux fixe établi par Service Canada, choisir de continuer de toucher des paiements versés en fonction de leurs dépenses réelles, ou demander à Service Canada de négocier un taux indépendant pour les frais généraux fondé sur une étude réalisée par l'organisme. On établira et appliquera sous peu les autres taux fixes des programmes.
3. Accroître la marge de manœuvre budgétaire afin de permettre un transfert de fonds complet entre les éléments de coûts dans une catégorie de coûts particulière (au total, on en compte onze), lequel peut aller jusqu'à concurrence de 10 % du total alloué à la catégorie de coûts, et ce, d'une catégorie de coûts à une autre, à condition que la valeur globale de l'entente ne change pas. Cette mesure ne s'applique pas aux « Salaires des employés » et aux « Coûts du projet ayant trait au participant » et peut dorénavant s'effectuer sans qu'on ait besoin d'obtenir une autorisation ou de modifier l'entente de contribution.
4. Éliminer l'exigence concernant la présentation d'une preuve écrite des autres sources de financement (une déclaration suffit).
5. Éliminer l'exigence selon laquelle on doit disposer d'un compte bancaire distinct pour chaque projet (exigence qui n'en est pas une en vertu de la politique fédérale sur les paiements de transfert).
6. Simplifier les processus des comités d'examen interne.
7. Simplifier les exigences en matière de vérification pour permettre aux organismes de n'effectuer qu'une seule vérification par année civile pour les ententes qu'ils administrent et dont la valeur totale est de 500 000 $ ou plus (en cours d'élaboration jusqu'au début de 2006).
8. Revoir les processus liés aux appels de propositions - De nombreuses améliorations sont déjà en place et d'autres sont en cours d'élaboration (elles seront terminées au début de 2006).

Formation

La direction et les employés de Service Canada ainsi que les organismes promoteurs doivent bien comprendre la première série de changements afin qu'ils soient mis en œuvre de façon uniforme à l'échelle nationale. En ce sens, nous avons élaboré des séances de formation et d'autres outils à l'intention des employés de Service Canada. Le plan de formation comprend une stratégie visant à offrir des séances de formation conjointes aux employés de Service Canada et aux promoteurs, de même qu'un cours d'apprentissage complet accessible en ligne de façon à fournir les connaissances nécessaires en vue d'appliquer les nouvelles mesures administratives.

Questions relatives à la transition

Si la relation entre Service Canada et l'organisme communautaire devait prendre fin en raison de la clôture d'une entente de contribution et que la collectivité devait perdre sa capacité de fournir des services à cause des récents appels de propositions, il est important que l'organisme sache qu'il peut recevoir des fonds en-dehors du processus d'appels de propositions pour les projets dont la valeur est inférieure à 500 000 $.

Nous encourageons les organismes à collaborer avec les représentants de Service Canada afin de relever les lacunes dans le service aux clients qui touchent la collectivité, de même que de déterminer si l'organisme pourrait offrir des activités de façon à combler ces lacunes mutuelles. Cela signifie que nous n'avons relevé aucune difficulté relative au rendement de l'organisme dans les ententes précédentes. Les organismes peuvent présenter une demande à cet effet au Centre Service Canada de leur localité. Par ailleurs, nous prenons toutes les décisions de financement au niveau local et nous tenons compte des besoins des collectivités, des priorités cernées et de la disponibilité des fonds. À titre de mesure provisoire, il est possible d'informer le comité consultatif du secteur bénévole et communautaire des problèmes découlant de la mise en œuvre continue de ce processus d'ici à ce qu'un conseiller en équité soit nommé. Nous encourageons également les organismes à communiquer avec les Centres Service Canada de leur localité pour trouver des façons de participer au processus de planification des opérations locales durant la prochaine année.

Application des changements administratifs - Quelques considérations provisoires

Afin d'assurer la mise en œuvre réussie de ces processus, nous devons apporter les changements de manière uniforme et d'une façon qui soit équitable et réalisable pour toutes les parties concernées. Les changements s'appliqueront de façon intégrale à toutes les ententes ainsi qu'aux modifications concernant les nouvelles activités dont la date de début est le 1er janvier 2006 ou après cette date. Si des ententes devaient être conclues dans les premières semaines de 2006, nous prendrions des mesures pour permettre aux promoteurs de prendre pleinement conscience des avantages amenés par ces changements. Service Canada estime que plus de 60 % de tous les promoteurs tireront profit de ces changements au cours des cinq premiers mois de 2006.

Les promoteurs de projets pourront trouver les mêmes renseignements dans les Centres Service Canada locaux.

En conclusion, nous vous encourageons à formuler vos commentaires et à nous faire part de votre rétroaction au sujet de ces changements et de leurs répercussions, plus particulièrement lors de la mise en œuvre, pour que nous puissions apporter des changements additionnels au cours des prochains mois. Nous reconnaissons l'esprit de collaboration de Service Canada et du secteur bénévole et communautaire, de même que les résultats positifs que leurs efforts permettent de réaliser. Nous envisageons avec intérêt de prendre appui sur cette lancée en 2006.