1.1 Application. Les présentes lignes directrices s'appliquent aux membres du conseil d'administration, aux dirigeants et aux membres du personnel des IRSC, collectivement appelés « le personnel des IRSC ». Aux fins de l'application de la présente politique, les IRSC doivent inclure les instituts de recherche en santé qui sont des constituantes des IRSC, ainsi que les conseils consultatifs et les directeurs scientifiques de ces instituts.
1.2 But. Le but des présentes lignes directrices est d'établir une norme de conduite applicable au personnel des IRSC. Cette norme de conduite est nécessaire pour obtenir la confiance du public, préserver l'intégrité des IRSC et favoriser les buts des IRSC. Peu importe ses autres activités professionnelles, économiques ou scientifiques, le personnel des IRSC a le devoir d'agir dans les meilleurs intérêts des IRSC et de prendre des décisions objectives au sujet de l'investissement stratégique de ressources publiques à la poursuite des buts et des objectifs des IRSC.
2.1 Conflit d'intérêts. Un conflit d'intérêts est une situation où une personne, ou l'organisation qu'elle représente ou dans laquelle elle a un intérêt, a un intérêt concurrent direct ou indirect, réel, potentiel ou perçu, dans les activités des IRSC. Cet intérêt concurrent peut avoir pour résultat que la personne, ou d'autres en relation avec elle ou des entités dans lesquelles elle a un intérêt, est en mesure de profiter de la situation, ou que les IRSC ne sont pas en mesure d'obtenir un résultat qui serait dans leurs meilleurs intérêts. Conflit aux termes de la politique doit être interprété au sens large.
2.2 Principes généraux. Dans l'exercice de ses fonctions, le personnel des IRSC :
Normes d'éthique
Doit se comporter de façon honnête et se conformer aux plus hautes normes d'éthique afin de maintenir et de rehausser la confiance du public dans la capacité des IRSC d'agir dans l'intérêt du public et pour le bien à long terme de la population.
Examen public
Doit exercer ses fonctions officielles et organiser ses affaires personnelles d'une manière si irréprochable qu'elles puissent résister à l'examen le plus minutieux; pour s'acquitter de cette obligation, il ne lui suffit pas simplement d'observer la loi.
Prise de décision
En s'acquittant de ses fonctions et de ses responsabilités officielles, doit prendre des décisions dans l'intérêt des IRSC, en songeant à l'intérêt public, et en tenant compte du bien-fondé de chaque cas.
Intérêts personnels
Doit divulguer complètement tous intérêts personnels sur lesquels pourraient influer les actions des IRSC ou qui pourraient être préjudiciables à une conduite éthique.
Intérêt public
Doit conduire ses affaires privées de telle manière à prévenir les conflits d'intérêts réels, potentiels ou apparents; mais si un conflit du genre survient entre les intérêts personnels d'une personne et ses fonctions et responsabilités officielles, le conflit doit être divulgué et résolu en faveur des intérêts des IRSC.
Cadeaux et avantages
Mis à part les cadeaux, les marques d'hospitalité et les autres avantages d'une valeur minime, ne doit pas solliciter ni accepter le transfert de valeurs économiques de personnes, de groupes ou d'organisations faisant affaire ou susceptibles de faire affaire avec les IRSC, sauf s'il s'agit de transferts résultant d'un contrat exécutoire ou d'un droit de propriété du membre du conseil d'administration.
Traitement de faveur
Ne doit pas outrepasser ses fonctions officielles pour venir en aide à des personnes, physiques ou morales, dans leurs rapports avec le gouvernement lorsque cela peut donner lieu à un traitement de faveur.
Position d'initié
Ne pas consciemment utiliser à son propre avantage ou bénéfice des renseignements obtenus dans l'exercice de ses fonctions officielles et qui, de façon générale, ne sont pas accessibles au public.
Biens des IRSC
Ne pas utiliser directement ou indirectement les biens des RSC ni en permettre l'usage à des fins autres que les activités officiellement approuvées.
Après-mandat Après avoir quitté les IRSC, ne doit pas se comporter de telle manière à tirer un avantage indu de la charge qu'il a occupée.
3.1 Interprétation
Tout conflit qui peut survenir entre une personne et les IRSC doit être résolu en faveur des IRSC.
Relativement aux actions ci-dessous qui ne doivent pas être prises par le personnel des IRSC, ces actions peuvent en fait être prises si, de l'avis du conseil d'administration, les principes ont été respectés et tout ce qui devait être divulgué l'a été.
3.2 Restrictions applicables aux membres du conseil d'administration. Les membres ne doivent pas avoir de relations économiques, commerciales ou financières avec les IRSC autrement qu'à titre de bénéficiaire ou de bénéficiaire éventuel d'une subvention, d'une bourse, d'une contribution ou d'un projet de recherche. Si un membre postule un emploi rémunéré à même les fonds des IRSC, ou veut entrer dans toute autre relation rémunérée avec les IRSC, à part être bénéficiaire d'une subvention, d'une bourse, d'une contribution ou d'un projet de recherche, il doit démissionner du conseil d'administration sans pouvoir être réélu avant au moins un an. Les membres ne devraient pas entreprendre des démarches en faveur de leur organisation d'attache ou d'une autre organisation dans laquelle ils ont un intérêt envers d'autres Membres ou agents et du personnel des IRSC; ils ne devraient pas non plus utiliser leur poste pour avoir un accès privilégié et obtenir un traitement préférentiel dans les échanges avec d'autres institutions du gouvernement fédéral. Si un membre est informé d'un intérêt semblable, il doit immédiatement dévoiler cet intérêt au président du conseil d'administration et se récuser afin de ne pas participer au processus de prise de décision. Le retrait devrait être consigné dans le procès-verbal de la réunion.
3.3 Conflits. Les dirigeants et le personnel des IRSC ne doivent avoir aucun intérêt économique, commercial ou financier dans une transaction ou une initiative quelconque qui serait en conflit avec l'exécution de leurs fonctions au sein des IRSC, les meilleurs intérêts des IRSC ou l'atteinte des objectifs des IRSC. Cela inclut, par exemple, des intérêts dans des entités qui financent la recherche ou qui peuvent avoir un intérêt dans le résultat de l'activité des IRSC.
3.4 Obligations envers les autres. Le personnel des IRSC ne doit pas se retrouver dans une position de vulnérabilité en étant redevable à quiconque pourrait bénéficier de sa considération spéciale dans les affaires des IRSC.
3.5 Engagements. Le personnel des IRSC doit s'assurer que ses actions n'entraînent pas d'obligations financières et autres déraisonnables pour les IRSC, et que tous ses engagements et ses actions au nom des IRSC sont pris conformément aux règlements administratifs, aux politiques et aux règlements des IRSC.
3.6 Divulgation générale. Toutes les activités, y compris celles concernant les actifs personnels, les parts, les investissements, les dettes, les intérêts dans les sociétés et les directions d'entreprise en dehors du travail où sont en jeu des intérêts économiques, commerciaux ou financiers, qu'ils soient réels, potentiels ou apparents, lesquelles peuvent entrer en conflit avec l'intérêt des IRSC ou les fonctions de la personne, doivent être promptement divulguées au président du conseil d'administration, en ce qui concerne les membres, ou bien au président ou au dirigeant approprié des IRSC pour ce qui est des agents et du personnel des IRSC.
3.7 Influence. Le personnel des IRSC ne doit pas se servir de sa position ou de son influence pour obtenir un emploi, un financement ou un traitement de faveur pour des membres de leur famille et des associés en affaires.
3.8 Vote. Un membre du conseil d'administration ne doit pas voter pour approuver un contrat, une subvention, une bourse, une contribution, un projet de recherche ou une situation où le membre, sa famille, ses amis ou ses associés en affaires ont un intérêt, immédiat ou non, s'il y a conflit d'intérêts, qu'il soit réel, potentiel ou apparent. Le membre devrait s'absenter des débats avant les délibérations et ne devrait pas être présent au moment du débat ou du vote. La récusation devrait être consignée dans le procès-verbal de la réunion.
3.9 Accusé de réception. Le personnel des IRSC sera tenu de reconnaître expressément par écrit qu'il comprend et accepte les présentes lignes directrices et d'autres politiques. Ce sera là une condition d'emploi.
4.1 Divulgation. Un conflit d'intérêts, qu'il soit réel, potentiel ou apparent, doit être divulgué dès que la personne en devient consciente. Ce peut être, par exemple, dans le cas d'un contrat, d'une subvention, d'une bourse, d'une contribution ou d'un projet de recherche; à une réunion quand une personne se rend compte qu'un contrat, une subvention, une bourse, une contribution ou un projet de recherche est proposé ou considéré; à la première occasion après qu'une personne devient partie prenante dans un contrat, une subvention, une bourse, une contribution ou un projet de recherche existant ou proposé; ou dès que possible lorsqu'une personne joue un rôle auprès des IRSC et qu'il existe déjà un contrat, une subvention, une bourse, une contribution ou un projet de recherche où elle est concernée.
4.2 Notice générale. Une notice écrite au conseil d'administration ou au président des IRSC doit être une déclaration suffisante d'intérêts relativement à un contrat quelconque.
4.3 Notice confidentielle. Lorsque l'objet de la divulgation par un membre est confidentiel ou délicat, et qu'une divulgation publique serait préjudiciable, la divulgation peut être faite en privé au président du conseil d'administration ou à toute personne que ce dernier peut déléguer. Si, après que cette divulgation a eu lieu, le président détermine que, selon lui, rien ne justifie qu'elle ne soit pas publique, et que les principes ou les intérêts des IRSC ne seraient pas respectés sans une divulgation totale et publique, le président doit en faire part au membre et lui donner la chance de divulguer ouvertement ce qui doit être divulgué. Si le membre concerné ne s'exécute pas, cela constituera alors une transgression de la politique.
4.4 Détermination finale. Le président du conseil d'administration, ou toute personne qu'il peut déléguer, doit déterminer dans chaque cas pour les membres si oui ou non l'intérêt divulgué est acceptable et peut être conservé. Les critères d'acceptabilité peuvent varier et peuvent inclure, par exemple, les principes considérés comme pertinents par le conseil d'administration. Le président peut alors consulter le conseiller juridique des IRSC ou le conseiller en matière d'éthique pour obtenir un avis sur de tels sujets. Le président des IRSC fera toute détermination finale en ce qui concerne les agents et le personnel des IRSC.
4.5 Recours. Lorsqu'un intérêt divulgué est jugé inacceptable par le conseil d'administration, le contrat, la subvention, la bourse, la contribution ou le projet de recherche doit être modifié de telle manière que toutes les clauses fautives soient supprimées, ou doit prendre fin, selon la décision du conseil d'administration ou de son délégué.
5.1 Exceptions. L'interdiction pour un membre du conseil d'administration de voter relativement à un contrat, à une subvention, à une bourse, à une contribution ou à un projet de recherche dans lequel il peut avoir un intérêt ne doit pas s'appliquer aux contrats relatifs au remboursement de dépenses, à une indemnité ou à une assurance comme le permettent toute loi canadienne pertinente ou les règlements administratifs des IRSC.
5.2 Assouplissement. Le simple fait pour une personne d'avoir un intérêt dans une telle relation ne suffit pas à invalider une relation entre les IRSC et cette personne (ou une entreprise dans laquelle la personne a un intérêt) tant et aussi longtemps que la situation était raisonnable et juste pour les IRSC au moment où elle a été approuvée, le caractère raisonnable de celle-ci étant déterminé par le président du conseil d'administration en l'absence de la personne concernée.
6.1 Diffusion. Le personnel des IRSC doit être informé de la politique.
6.2 Reconfirmation. La présente politique doit être reconfirmée chaque année à une réunion du conseil d'administration et doit faire partie du procès-verbal et du compte rendu de cette réunion.
6.3 Conformité des autres. Le personnel des IRSC doit faire des efforts raisonnables pour s'assurer que les activités des autres personnes aux IRSC sont conformes aux politiques et aux lignes directrices des IRSC.
7.1 Clause de réserve. Lorsqu'une personne néglige de divulguer un conflit ou un intérêt selon la présente politique ou d'autres lois ou règlements au Canada, les IRSC se réservent tous les droits qu'ils peuvent avoir d'intervenir relativement au contrat, à la subvention, à la bourse, à la contribution, au projet de recherche, à la situation ou à la personne concernée.
7.2 Conséquences. La non-conformité à la présente politique peut conduire à des mesures disciplinaires qui peuvent aller jusqu'à la destitution ou au congédiement. Dans certaines circonstances, les conflits d'intérêts peuvent conduire à des poursuites en justice contre la personne concernée.
Approuvé par le conseil d'administration : 26 juin 2000