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Le présent document a été préparé
pour vous aider à présenter vos demandes de
remboursement à Entreprise autochtone Canada (EAC), programme
d'Industrie Canada.
Veuillez ne pas présenter de demande de remboursement avant
d'avoir reçu, examiné et accepté la lettre
d'offre d'Entreprise autochtone Canada. Celle-ci décrit
de façon détaillée tous les
éléments approuvés aux fins de financement. Les
frais encourus avant l'approbation du projet ne seront pas
admissibles.
Pour commencer
Nous avons simplifié la procédure! Vous n'avez plus
à photocopier et à joindre toutes les factures et les
preuves de paiement à vos formulaires de demande de
remboursement dûment remplis. Conservez plutôt tous les
documents justificatifs, car votre agent de développement
demandera des photocopies de certains articles aux fins de
vérification.
Pour préparer votre demande de remboursement, vous aurez besoin
des documents suivants :
-
un exemplaire de votre lettre d'offre;
-
une liste des frais encourus (établie d'après les
factures et les preuves de paiement);
-
la preuve que vous avez rempli les conditions
énoncées à la section 4 de votre lettre
d'offre;
-
des copies des formulaires Coûts admissibles
détaillés et Sommaire de la
réclamation qui accompagnaient votre lettre d'offre.
Vous avez besoin d'aide pour préparer votre demande
de remboursement? N'hésitez pas à
communiquer avec nous.
Quatre étapes simples
Suivez les quatre étapes simples suivantes pour préparer
et présenter votre demande. Si plus d'un numéro de
contrat (volet du projet) figure sur votre lettre d'offre, vous devrez
présenter des demandes distinctes pour chaque contrat. Entreprise autochtone Canada ne
pourra traiter les demandes avant d'avoir reçu tous les
documents requis.
Première étape
Réunir toutes les factures payées et preuves de
paiement se rapportant aux coûts admissibles.
-
Les coûts admissibles sont décrits à
la section 2 de votre lettre d'offre. Veuillez noter que vous
ne pouvez demander le remboursement de la TPS ou la TVH et des
articles personnels car ils ne constituent pas des dépenses
admissibles.
-
Pour être jugée valable par EAC, chaque
facture doit fournir de l'information sur le fournisseur et
l'acheteur : nom de l'entreprise, adresse, numéro de
téléphone, date de la transaction et description de
l'achat.
-
Assurez-vous de conserver les preuves de paiement pour
chaque facture. Pour obtenir une liste des types de transactions et
de la façon dont vous pouvez obtenir une preuve de paiement,
consultez Preuves de paiement – Ce que
vous devriez savoir.
-
Entreprise autochtone Canada remboursera uniquement les coûts admissibles
engagés, jusqu'à concurrence du montant maximum
précisé à la section 3 de votre lettre
d'offre.
Deuxième étape
Classer les factures selon le numéro de contrat et la
catégorie de coûts.
-
Si plus d'un numéro de contrat figure sur votre lettre
d'offre, regroupez vos factures par numéro de contrat.
-
Classez vos factures dans les catégories de coûts
présentées à la section 2 de votre lettre
d'offre.
Entreprise autochtone Canada vous encourage à présenter vos demandes
régulièrement durant votre projet. Toutefois, en raison
des exigences administratives reliées à un paiement, ne
présentez pas plus d'une demande de remboursement par mois.
Le montant de chaque demande devrait s'élever à au
moins 1 000 $. Entreprise autochtone Canada vous recommande par ailleurs de vous reporter aux
coûts du projet, au financement et à la date
d'achèvement du projet dans la lettre d'offre et de
discuter régulièrement de l'état
d'avancement de votre projet avec votre agent de
développement.
Troisième étape
Remplir les formulaires de remboursement.
-
Remplissez le formulaire Coûts admissibles
détaillés pour chaque catégorie de
coûts. Vous devez énumérer chaque
dépense dont vous demandez le remboursement et remplir tous
les champs. Lorsqu'une facture renferme des coûts se
rapportant à plus d'une catégorie, veuillez
réclamer les montants séparément.
-
Remplissez le formulaire Sommaire de la
réclamation. Pour calculer le montant du remboursement
demandé, vous devez insérer les totaux de chaque
formulaire Coûts admissibles détaillés (pour
chaque catégorie de coûts) et les additionner. Vous
devez remplir un formulaire Coûts admissibles
détaillés distinct pour chaque numéro de
contrat.
Quatrième étape
Présenter les formulaires et conserver tous les
documents justificatifs.
-
Signez et datez le formulaire Sommaire de la
réclamation. Transmettez les formulaires dûment
remplis à votre agent de développement par
télécopieur ou par la poste, accompagnés de la
preuve que vous avez répondu aux conditions
énoncées à la section 4 de votre lettre
d'offre. Veuillez noter qu'EAC ne peut traiter les demandes
en l'absence de la preuve que les conditions ont
été remplies.
-
Conservez toutes vos factures et preuves de paiement pendant toute
la durée de l'entente et de la période de suivi. Votre agent de
développement demandera un échantillon aux fins de
vérification.
Si vous préférez que l'argent soit versé
directement dans votre compte bancaire, vous devez remplir le formulaire
Demande de paiement par l'échange de données
informatisé (EDI). Vous pouvez
aussi en demander un exemplaire à votre agent de
développement.
Avant de présenter une demande | Présentation d'une demande à EAC
| Après l'approbation du projet | Après l'achèvement du projet
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