Approvisionnement électronique et habilitation du fournisseur

• Qu'est-ce que l'approvisionnement électronique?
• Approvisionement électronique à l'ARC
• Mode de paiement
• Sécurité
• Avantages de l'approvisionnement électronique
• Comprendre l'approvisionnement électronique à l'ARC
• Catalogue électronique
• Circulation automatisée des documents d'approvisionnement électronique

Qu'est-ce que l'approvisionnement électronique?

L'approvisionnement électronique est l'achat de biens et services à l'aide de l'Internet. Les systèmes d'approvisionnement électronique sont conçus afin de simplifier le processus d'approvisionnement en réduisant les tâches administratives et la paperasse inutiles, en améliorant le déroulement cyclique du processus d'achat. Les catalogues électroniques des fournisseurs téléchargés sur l'application en ligne fournissent aux clients une source unique de recherche pour les biens et services. Les commandes créées par les utilisateurs sont acheminées électroniquement aux fournisseurs respectifs pour exécution et livraison.

Approvisionement électronique à l'ARC

À l'automne 2001, la Direction générale des finances et de l'administration de l'ARC lançait une initiative d'approvisionnement électronique interne (Intranet) et d'approvisionement stratégique. Les objectifs combinés de cette initiative visaient à réduire les coûts, à fournir un service tout en un pour les biens et services normalisés, à simplifier le processus opérationnel interne et à améliorer l'ensemble du processus de commandes.

L'outil d'approvisionnement électronique de l'Agence est une application, sur le Web, bilingue et facile à utiliser nommée WBRO (prononcer Web-Ro). Cet outil a été élaboré à l'interne et est accessible à tous les employés de l'ARC pour l'approvisionnement en biens et services couramment achetés. Le WBRO automatise le processus de commandes, permettant à l'ARC de favoriser des liens stratégiques, de capitaliser sur son pouvoir d'achat et de réaliser des économies importantes. Il est aussi intégré au système opérationnel de l'Agence, le SAP (Systems, Applications and Products in data processing).

Grâce à cette initiative, l'ARC a octroyé, en août 2002, un marché à un fournisseur national pour l'approvisionnement relatif à la grande majorité des fournitures de bureau de l'Agence, la première marchandise d'approvisionnement stratégique téléchargée vers le WBRO. Le catalogue a été lancé et distribué à l'échelle nationale en septembre 2002.

La prochaine étape de l'approvisionnement électronique dans l'ARC verra l'ajout d'autres marchandises au portail de l'approvisionnement électronique par des liens d'approvisionnement stratégique supplémentaires. Ceci permettra à l'Agence de rencontrer son objectif, soit de fournir en ligne l'approvisionnement de la plus grande partie de biens et services à volume élevé qu'elle utilise actuellement.

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Mode de paiement

Le mode reconnu de paiement des commandes, dans le cadre du système d'approvisionnement électronique, est l'usage des cartes d'achat approuvées par le gouvernement du Canada. Chaque titulaire d'un compte d'approvisionnement électronique reçoit sa propre carte d'achat pour effectuer ses transactions. La politique interne de l'Agence régit l'utilisation des cartes d'achat.

Sécurité

La principale différence entre un processus de commande d'approvisionnement électronique normalisé et celui du système de commande de l'ARC se rapporte à la manière dont l'Agence traite l'information relative aux cartes d'achat. L'ARC traite les demandes de commandes en faisant parvenir un courriel adressé à un fournisseur, sans divulguer le numéro de la carte d'achat, s'assurant ainsi que l'information concernant la carte demeure protégée.

Dans l'avenir, divers éléments seront incorporés au système, par exemple une passerelle de facturation, dans le but d'en augmenter l'efficience administrative et les économies à long terme.

Avantages de l'approvisionnement électronique

L'ARC a procédé à des études qui ont démontré les économies réalisées grâce à l'approvisionnement électronique. Certains avantages comprennent :

• Un processus électronique incorporant des technologies toujours affinées, acceptées par les industries (applications, canaux de communication protégés, etc.) et fournissant un service à guichet unique.
• La promotion de la conformité en se servant de l'outil sur le Web pour les achats, les paiements et les rapprochements de compte faciles à utiliser et efficients.
• La capacité d'offrir des catalogues de fournisseurs regroupés et des prix exacts, à jour et en ligne, éliminant ainsi le besoin d'équivalents papier multiples.
• La réduction :
  • des délais entre la commande et la livraison (l'approvisionnement électronique favorise la livraison au moment adéquat);
  • des erreurs de commandes;
  • des coûts indirects et d'inventaire; et
  • du volume de travail administratif.
• Les moyens de saisir les données liées aux commandes pour faciliter l'expansion des rapports de gestion, de la surveillance, de l'analyse financière et des capacités de prévision.

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Comprendre l'approvisionnement électronique à l'ARC

Étant donné qu'un nombre croissant de marchandises est ajouté au portail d'approvisionnement électronique de l'ARC, il est essentiel que les opérations internes et administratives du système de l'Agence continuent d'être uniformes quels que soient les processus de commande, de facturation et de livraison des fournisseurs. Les fournisseurs possibles doivent comprendre la circulation électronique des documents d'approvisionnement de l'Agence ainsi que les processus de facturation et de résolution des problèmes.

Catalogue électronique

La technologie des tableurs (p. ex., MS Excel) est la forme la plus simple et la plus acceptable de soumission électronique par catalogue. Veuillez trouver ci-dessous un exemple d'information requise.

Les propriétés du catalogue de l'ARC incluent les éléments suivants :

• code du produit*;
• nom du fabricant*;
• lien du site Web du fabricant;
• prix à l'unité*;
• unité de mesure*;
• brève description (anglaise et française)*;
• description complète (anglaise et française)*;
• photo du produit, en format de fichier .jpg;
• NIBS;
• secteur de livraison*;
• certification écologique*.

* Champs obligatoires – Il est hautement recommandé et souhaitable de remplir les autres champs.

Il appartient au fournisseur de s'assurer que l'information est exacte. Une fois l'information soumise, le groupe de la passation des marchés de l'ARC révise les catalogues.

Les prix et mises à jour des catalogues sont régis par les marchés d'approvisionnements stratégiques respectifs et seule l'ARC peut les modifier en vertu de ces ententes.

Les fournisseurs n'ont pas directement accès au système d'approvisionnement électronique de l'ARC et, par conséquent, à ses catalogues respectifs en ligne. La maintenance des catalogues est uniquement effectuée par le personnel de l'ARC.

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Circulation automatisée des documents d'approvisionnement électronique

La mise en oeuvre du système d'approvisionnement électronique de l'Agence a été entreprise dans un environnement flexible et adaptable aux besoins changeants de l'Agence et à ceux de nos partenaires en approvisionnement stratégique. L'organisation de la circulation des documents se rapportant à l'approvisionnement connexe est un processus en constante évolution.

Ceci étant dit, la présente circulation des documents d'approvisionnement, décrite dans le tableau ci-dessous, est le résultat de la fonctionnalité du système et des utilisateurs ainsi que des besoins financiers de l'ARC et de ses besoins en approvisionnement. Ces besoins incluent le flux des communications et de l'information entre les utilisateurs, le système d'approvisionnement électronique et les fournisseurs.

Tableau A1 - Circulation automatisée des documents d'approvisionnement électronique (AE) actuels

Utilisateur de documents d'AE de l'ARC		Système d'AE de l'ARC		Fournisseur
1 L'utilisateur entre dans le système et passe sa commande Il fournit sa clé unique d'identité et sa clé d'expédition. Un numéro de commande d'AE est créé.		2 Commande envoyée au fournisseur par courrier électronique L'utilisateur reçoit une copie conforme.		3 Le fournisseur confirme réception de la commande Il inscrit le numéro du bon commande du fournisseur, les articles dont la production est arrêtée, les commandes en suspens et l'heure de livraison.
5 L'utilisateur reçoit les biens et en accuse réception dans le système d'AE				4 Le fournisseur expédie la marchandise en incluant le bordereau d'emballage avec le détail du prix par article.
				6 Le fournisseur porte le montant de la facture à la carte d'achat de l'utilisateur