Affaires indiennes et du Nord Canada
Politique sur la collecte de données
Approuvée au mois d’octobre 2004
1.0 Introduction
Il est nécessaire de procéder à la collecte de données pour s’assurer que la politique et les programmes répondent aux besoins et aux priorités des collectivités autochtones, inuites et du Nord. La collecte de données est également cruciale pour assurer la reddition de comptes à l’égard des résultats tant de la part d’AINC que de nos partenaires inuits, des Premières nations et du Nord.
La Politique sur la collecte de données est un outil adopté par le Ministère pour veiller à que l’on fasse preuve de cohérence et de discipline au sein du Ministère lors de la planification, de l’élaboration, de la mise en œuvre et de l’administration du programme de collecte de données d’AINC.
La politique prévoit un cadre fondé sur des principes, des autorisations et la reddition de comptes pour s’assurer, d’une part, que les pratiques de collecte de données d’AINC sont abordables et viables et qu’elles correspondent aux priorités et aux résultats stratégiques et, d’autre part, que l’investissement d’AINC dans la collecte de données est géré en vue de l’atteinte de résultats.
Le cadre aidera les gestionnaires et les décideurs à exercer une diligence raisonnable. Il favorisera la prise de décisions éclairées concernant les choix de modèles de collecte de données. Les programmes tireront parti de cet outil dans la mesure où ils éviteront les initiatives non autorisées et non viables de collecte de données. Les partenaires inuits, des Premières nations et du Nord auront l’assurance que la collecte de données les concernant et la communication de celles-ci à AINC contribueront à la prestation de services publics à leurs collectivités.
La planification, l’élaboration, la mise en œuvre et l’administration d’une collecte de données est une entreprise de collaboration exigeant une gamme de compétences. La Politique sur la collecte de données vise à s’assurer, en bout de ligne, que tous les problèmes et que toutes solutions possibles ont été déterminés, et que les données recueillies par le Ministère sont gérées de façon convenable et uniforme. Les documents connexes constituent l’élément de base pour assurer aux intervenants le bien-fondé de la collecte à des fins fonctionnelles et la fiabilité des sources d’information du Ministère.
2.0 Objectif de la politique
La politique vise à assurer l’application des principes de collecte de données d’AINC durant la planification, l’élaboration, la mise en œuvre et l’administration des politiques et des programmes d’AINC pour les Premières nations, les Inuits et les Autochtones du Nord. Cet engagement est assuré en exigeant :
- une évaluation de la collecte de données pour vérifier que les principes de collecte de données d’AINC sont appliqués lors de la collecte de données concernant les Premières nations, les Inuits et les Autochtones du Nord;
- un dossier de collecte de données qui est transmis aux intervenants.
3.0 Énoncé de politique
AINC est responsable des données matérielles qu’il recueille auprès des Premières nations, des Inuits et des Autochtones du Nord. Il s’est engagé à procéder à la gestion axée sur les résultats du programme de collecte de données du Ministère. La saine gestion de la collecte de données est nécessaire pour la planification, l’élaboration, la mise en œuvre, l’administration et l’évaluation des politiques et des programmes d’AINC destinés aux Premières nations, aux Inuits et aux Autochtones du Nord.
Il incombe aux gestionnaires d’AINC de fournir les documents justificatifs démontrant que la gestion de la collecte de données sous leur contrôle respecte la Politique sur la collecte de données durant les étapes de planification, d’élaboration, de mise en œuvre, d’administration et d’examen postérieur de leurs initiatives de politique et de programme.
Les gestionnaires d’AINC doivent communiquer aux intervenants les motifs de la collecte de données et préciser comment ces dernières seront utilisées et gérées. En outre, ils doivent expliquer les répercussions des collectes de nouvelles données du Ministère et indiquer comment les problèmes connexes seront réglés.
AINC a pour politique de respecter les principes de collecte de données.
- La collecte de données par AINC doit être autorisée par législation, politique ou pouvoir délégué, c'est-à-dire être assortie de la décision pertinente.
- La collecte de données sera conforme aux lois et aux politiques en vigueur (p. ex. la Loi sur la protection des renseignements personnels et la Politique de gestion des renseignements détenus par le gouvernement).
- La collecte de données par AINC doit respecter la vie privée des particuliers et la confidentialité des renseignements sur les activités des organismes qui collaborent avec le Ministère.
- AINC déploiera des efforts raisonnables pour veiller à ce que la collecte de données soit abordable et viable, tant pour les Premières nations, les Inuits et les Autochtones du Nord que pour le Ministère.
- AINC déploiera des efforts raisonnables pour veiller à la fiabilité des données recueillies.
- AINC communiquera les buts et l’usage fait des données recueillies aux intervenants, sous réserve des engagements cités ci-dessus.
- AINC déploiera des efforts raisonnables pour éviter le dédoublement de collecte de données au sein du Ministère et des autres ministères.
- AINC déploiera des efforts raisonnables pour s’assurer que les Premières nations, les Inuits et les Autochtones du Nord ont accès aux données recueillies et à l’analyse de ces données, sous réserve des engagements cités ci-dessus.
- Pour chaque collecte de données, AINC tiendra un dossier de collecte de données comportant ce qui suit:
- Énumération des postes d’AINC responsables de la collecte de données;
- Identification des autorisations et compte rendu des décisions concernant la collecte de données;
- Attestation selon laquelle la collecte de données a fait l’objet d’une évaluation pour en vérifier la conformité aux lois et aux politiques fédérales pertinentes;
- Documentation du processus de collecte de données et des règles opérationnelles y afférent;
- Documentation des éléments de donnée inclus dans la collecte de données (p. ex. les règles et définitions des éléments de donnée);
- Documentation des buts et usages fonctionnels de la collecte de données, y compris l’information en découlant;
- Documentation des ententes d’échange de données sous les commandes d’AINC.
- Un service d’archivage de tous les dossiers de collecte de données et de l’évaluation de la collecte de données connexe sera assuré par la Direction générale de la gestion de l’information au nom du Comité de gestion.
4.0 Application
Cette politique s’applique à toutes les initiatives comportant une collecte de données auprès des Premières nations, des Inuits et des Autochtones du Nord qui sont planifiées ou mises en œuvre à titre de pratique renouvelable d’AINC.
La collecte de données unique et au cas par cas, ainsi que la collecte de données ne visant pas particulièrement les Premières nations, les Inuits et les Autochtones du Nord (p. ex. les sondages d’opinion auprès de la population canadienne) ne sont pas visées par la présente politique.
5.0 Exigences de la politique
5.1 Planification de la collecte de données
Les gestionnaires d’AINC doivent entreprendre une évaluation de la collecte de données des propositions pour tous les nouveaux programmes et politiques qui comprennent une collecte de données auprès des Premières nations, des Inuits et des Autochtones du Nord. Dans le cas des politiques et des programmes mis en œuvre avant l’adoption de la Politique sur la collecte de données, les gestionnaires doivent entreprendre l’évaluation de la collecte de données lorsqu’il y a une proposition de modification importante de la portée et de l’échelle des données recueillies.
Les gestionnaires d’AINC doivent entreprendre une évaluation de la collecte de données aux premières étapes de l’élaboration conceptuelle des politiques ou des programmes, étant donné que certaines composantes de l’évaluation auront une influence sur la prise de décisions en matière d’investissements stratégiques. Cette approche permet également d’éviter les démarches inutiles d’examen d’options ou de processus qui sont fondamentalement incompatibles avec les principales exigences en matière de gestion des données, c’est-à-dire que la collecte de données est autorisée, abordable et viable.
5.2 Dossiers de collecte de données
Les gestionnaires d’AINC doivent ouvrir un dossier de collecte de données détaillé pour chaque collecte de données nouvelle ou modifiée. Les principales composantes sont les autorisations pertinentes, les objectifs de fonctionnement, les usages faits des renseignements, une évaluation des coûts du cycle de vie et les définitions des données.
5.3 Examen de la gestion de l’information
Dans le cadre de l’évaluation de la collecte de données, la Direction générale de la gestion de l’information doit procéder à un examen de la GI afin de confirmer que l’on s’est conformé aux lois et aux politiques relatives à la gestion de l’information et que l’on a déterminé les répercussions de la GI et réglé les risques associés à la politique ou au programme, et que l’on a pris des mesures en conséquence.
5.4 Politique d’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée
Dans le cadre de l’évaluation de la collecte de données, les gestionnaires d’AINC doivent fournir les preuves de la conformité à la Politique d’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée du Conseil du Trésor.
6.0 Rôles et responsabilités
6.1 SMA du secteur/DGR de la région
Le SMA du secteur et le DGR de la région sont responsables, vis-à-vis du Comité de gestion, de veiller à ce que les gestionnaires se conforment à la Politique sur la collecte de données et aux lignes directrices connexes.
6.2 Gestionnaires d’AINC
Les gestionnaires d’AINC sont responsables, vis-à-vis du SMA de leur secteur ou du DGR de leur région, de la planification et de l’exécution des évaluations de la collecte de données, conformément à cette politique et aux lignes directrices connexes.
6.3 Direction générale de la gestion de l’information
La Direction générale de la gestion de l’information a la responsabilité première et le pouvoir de la fonction d’évaluation de la collecte de données d’AINC, y compris :
- l’élaboration et l’interprétation de la Politique sur la collecte de données d’AINC;
- l’élaboration, la mise en œuvre et la prise en charge de la fonction d’évaluation de la collecte de données du Ministère, y compris
les processus, systèmes, procédures et lignes directrices ministériels[ 1 ];
- la communication et la formation pour la fonction d’évaluation de la collecte de données;
- les indicateurs et mesures du rendement pour la fonction d’évaluation de la collecte de données;
- la surveillance de la mise en œuvre à l’échelle ministérielle de la Politique sur la collecte de données.
Les observations découlant de ce processus de surveillance doivent être communiquées au Comité de la technologie de l’information, qui formulera ses recommandations au Comité de gestion.
6.4 Direction de l’évaluation et de la vérification interne
La Direction de l’évaluation et de la vérification interne a la responsabilité et le pouvoir d’évaluer le degré de conformité à cette politique au moyen d’examens et de vérifications internes. Les vérifications de programme comprendront habituellement un examen de la conformité à la Politique sur la collecte de données.
6.5 Secrétariat de liaison
Le Secrétariat de liaison a la responsabilité et le pouvoir de s’assurer que l’on a procédé à un examen de « diligence raisonnable » des présentations de politiques et de programmes soumises au Comité de direction. Il exigera que la Direction générale de la gestion de l’information confirme que la présentation de politique ou de programme est conforme à la Politique sur la collecte de données.
Notes en bas de page :
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