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Proposition pour un nouveau MODÈLE DE BIBLIOTHÈQUE DE DÉPÔT
Vivienne Monty
Présidente, Services de dépôt
Sommaire Le présent rapport décrit le modèle structurel proposé pour le Réseau des services de dépôt. Ce modèle a été conçu en fonction des divisions de recensement du Canada et tente de faire état des exigences liées à la densité du peuplement et de l'incidence des nouvelles technologies de l'information. Il s'articule sur une structure à trois paliers, soit les bibliothèques centrales de dépôt, les bibliothèques régionales et locales. En outre, le rapport établit de nouveaux critères relatifs au statut de bibliothèque de dépôt. (Le rapport concerne seulement les bibliothèques de dépôt canadiennes accessibles au public et n'inclut pas les établissements étrangers, les accords d'échange ou les autres types de dépôt du programme.) TABLE DES MATIÈRES
PARTIE I - INTRODUCTION La force d'une démocratie repose sur la capacité des citoyens de s'informer. Le fait de pouvoir accéder librement à une information complète des activités, des décisions et des actions du gouvernement représente un moyen de garantir le maintien de la démocratie. Les citoyens de toutes les régions du pays doivent donc pouvoir consulter ces renseignements facilement. Le présent document aborde la façon de remodeler le réseau canadien des services de dépôt afin d'actualiser celui-ci aux réalités du monde des communications, permettant ainsi d'atteindre les objectifs décrits aux présentes (ce document ne fait pas état des programmes étrangers et d'échange en cette matière).
Contexte Le Programme des services de dépôt («PSD», dans le texte qui suit) a été mis sur pied en 1927. Ce, dans le but de diffuser les publications du gouvernement fédéral dans toutes les bibliothèques du pays. Le «PSD» forme un partenariat entre le gouvernement et l'ensemble des bibliothèques. Ce, afin de maintenir l'accès au réseau des bibliothèques au plus grand nombre de personnes possible. Le rôle du «PSD» consiste à recueillir les documents des divers ministères et à diffuser ces derniers sans frais dans l'ensemble des bibliothèques membres. Les bibliothèques, quant à elles, doivent organiser ces collections et en assurer la disponibilité au public. Ce, en lui procurant le matériel et en le conseillant sur la façon d'utiliser les sources de renseignements du gouvernement.
Vers le 21 ième siècle Internet, la numérisation de l'information et le besoin de rationaliser le système actuel ont incité le Comité consultatif des bibliothèques («CCB», dans le texte qui suit), en collaboration avec le «PSD», à procéder à un examen du système en place. Le but de cet examen n'était pas d'éliminer le système mais plutôt de :
Le modèle retenu tient compte des nouvelles technologies. Il prend en considération la grande diversité des besoins, d'un océan à l'autre, et du fait que le monde entier n'est pas encore «branché». Il tient compte également de la nécessité de conserver et de préserver les collections d'information du gouvernement. Sans cet archivage du passé, il ne saurait y avoir d'avenir.
Groupe de travail sur l'examen du Programme des services de dépôt Depuis la mise sur pied du Groupe de travail sur l'examen du Service du programme de dépôt, en 1988, le «PSD» tente de déterminer une structure bien adaptée qui assurera aux Canadiens le meilleur accès possible aux publications gouvernementales. À cette fin plusieurs réunions, entrevues et enquêtes ont été menées. Plusieurs mémoires se penchant sur la question de la modernisation du système ont fait l'objet d'une étude approfondie.
Des partenaires dans un programme d'accès à l'information (1990) Le groupe de travail pré-cité est à l'origine d'une analyse intitulée Des partenaires dans un programme d'accès à l'information (1990). Cette analyse traite des questions d'accès, de financement, de service, de soutien et de responsabilisation des bibliothèques de dépôt. Une des principales recommandations de ce rapport évoque le concept des bibliothèques centrales de dépôt. Il est recommandé que ces dernières deviennent un service principal d'archives et de documentation pour les bibliothèques locales de leur région. Elles pourraient être chargées du traitement de l'information sur supports électronique et sur supports de remplacement.
Étude sur le Service de programme de dépôt (Study of the Depository Services Program) (1993) L'étude intitulée Des partenaires dans un programme d'accès à l'information a été suivie par l'analyse intitulée Étude sur le Service du programme de dépôt (1993). Cette dernière a été réalisée par «Ann Braden and Associates». L'étude fait la comparaison entre le «PSD» et d'autres systèmes de dépôt. Elle analyse la répartition géographique des différents dépôts, souligne les problèmes ayant trait au dépôt électronique et sur supports de remplacement et propose des critères concernant le statut de «centre de ressources» et de «dépôt sélectif».
Résultats visés Après avoir analysé ces études, de même que les recommandations et propositions qu'elles contiennent, le «CCB» a adopté le modèle présenté ci-bas. Ce modèle, s'il est retenu, s'avérera efficace, réalisable et permettra de diffuser l'information gouvernementale de façon optimale tout en assurant l'efficience et le meilleur rapport efficacité-coût possible. Les résultats attendus s'établissent ainsi :
PARTIE II - RECOMMANDATIONS Le «CCB» propose trois sortes de bibliothèques de dépôt. Le tout s'établit comme suit:
Si ces suggestions sont retenues les bibliothèques centrales de dépôt constitueraient des bibliothèques de dépôt universel de toutes les publications officielles et de tout le matériel électronique. Elles doivent refléter les données publiques afin de garantir un accès quasi-universel et rapide. Il est prévu qu'elles participeraient également à la conservation et à l'archivage de ce matériel. Les modalités d'archivage et de conservation à long terme pourraient être déterminées et appliquées par la Bibliothèque nationale du Canada en collaboration avec le «PSD» et quelques-unes des principales bibliothèques de documentation (peut-être trois). Également, il pourrait être possible et souhaitable que la définition d'une bibliothèque centrale de dépôt soit souple. Nous sommes d'opinion que ce modèle pourrait servir d'exemple bénéficiant à un grand nombre de consortiums et de groupements canadiens semblables. D'autre part, les bibliothèques régionales maintiendraient toutes les publications qui sont présentement disponibles sur la liste hebdomadaire. Finalement, les bibliothèques locales pourraient sélectionner les publications se trouvant sur chaque liste hebdomadaire destinées à leurs clients locaux. Elles pourraient ainsi choisir le nombre de publications ésirées en fonction de leurs exigences et de leurs besoins.
PARTIE III - PRINCIPES FONDAMENTAUX/LIGNES DIRECTRICES Les lignes directrices qui pourraient être appliquées à chacune des types de bibliothèque de dépôt seraient édictées en fonction de certains principes fondamentaux. Ceux-ci peuvent être décrit comme suit : 1. Types de bibliothèques de dépôt: le nombre de bibliothèques centrales de dépôt pourrait varier selon les besoins d'accessibilité à l'Internet. Il se pourrait qu'un total de trente (30) bibliothèques, d'un bout à l'autre du pays, s'affairent à assurer un accès universel aux données numériques. La reproduction exacte de ces données, sur différents sites, devrait faciliter la rapidité de cet accès. Nous sommes d'opinion qu'il ne devrait y avoir qu'une seule bibliothèque régionale dans les dix (10) kilomètres des limites d'une municipalité. Dans les cas où cette exigence pourrait compromettre l'accès à la bibliothèque de dépôt, d'autres bibliothèques régionales pourraient être désignées au besoin. D'autre part, la distribution de documents en milieu universitaire devrait s'effectuer conformément aux mêmes critères. En outre, les exigences en matière de langues officielles, là où elles s'appliquent, devront être respectées. Finalement, le nombre de bibliothèques locales pourrait demeurer le même. Ce, à moins que la densité de la population ne varie de façon significative ou que de nouvelles limites de compétences soient établies. Nous sommes d'opinion qu'il pourrait être possible d'ouvrir une nouvelle bibliothèque que si l'on en ferme une autre. Advenant le cas où deux bibliothèques locales, situées dans la même région, répondraient toutes deux aux critères établis, le règlement édictant qu'il ne peut y avoir plus d'une bibliothèque par tranche de 50 000 habitants pourrait être appliqué.
2. LES RESPONSABILITÉS DU «PSD» ET DU GOUVERNEMENT: les partenaires décrits aux présentes, la bibliothèque en cause et le gouvernement seraient chargés conjointement d'assurer le bon fonctionnement du système d'accès et de diffusion de l'information. Intégralité : comme il a été mentionné dans le document Des partenaires dans un programme d'accès à l'information, le «PSD» devrait s'engager à rendre disponible, en tout temps, toutes les publications disponibles. Ce, tant sur papier que sur tout autre genre de format. Le «PSD» obtiendrait, au nom du gouvernement, les quantités appropriées de matériel et verrait à ce qu'un accès rapide soit possible. Le «CCB» recommande actuellement la revue de la politique fédérale de communications afin de doter le programme des assises légales requises. Rapidité de la prestation: un accès rapide à l'information gouvernementale est primordiale. Celle-ci doit pouvoir être distribuée en quantités suffisantes et dans des délais raisonnables, dès sa publication. Dans les cas où le matériel existe seulement sous forme virtuelle (tarifée ou autre), l'accès par le biais du site du «PSD» devrait être guarantie. Indexation/accès bibliographique : le «PSD» devrait faire preuve de leadership et lancer des programmes ayant trait à l'indexation et à l'accès à l'information gouvernementale. L'accès à l'Internet et au Web est déjà offert par le «PSD». Des initiatives d'archivage telles que le «GILS» (service de localisation de l'information du gouvernement) et le «CIP» (catalogage avant publication) devraient être favorisées. Le «PSD» devrait travailler de concert avec des institutions telle que la Bibliothèque nationale afin de faciliter et améliorer l'accès bibliographique et l'indexation. Lignes directrices régissant la conservation : le matériel distribué aux bibliothèques par le biais du «PSD» pourrait représenter un service offert au public par le gouvernement. À ce titre, le «PSD» pourrait exiger l'application du principe de la responsabilisation. À cette fin, le «PSD» pourrait fournir des lignes directrices réalistes. Celles-ci régiraient la conservation et les protocoles de préservation de l'information gouvernementale distribuée (les lignes directrices régissant la conservation sont jointes au rapport). Formation et soutien appropriés : des programmes de formation, de soutien à l'utilisation et à l'interprétation de l'information gouvernementale devraient être fournis aux bibliothèques. Liaisons avec l'ensemble des bibliothèques : le «PSD» devrait continuer à assumer un leadership en établissant des liaisons constantes avec les principaux intervenants du programme. Ce, y compris les ministères auteurs, le Secrétariat du Conseil du Trésor et les bibliothèques. Le «CCB» pourrait être un véhicule bien adapté pour s'acquitter, en partie, de cette tâche. De plus, le «CCB» devrait apporter son aide en examinant une politique fédérale de communications traitant de l'intégralité et des répercussions sur les communautés. Utilisation appropriée des mécanismes de prestation de remplacement : le «PSD» pourrait étudier la pertinence des mécanismes de prestation de l'information. Ce, en prenant en considération différents facteurs comme la rapidité des prestations, les coûts, la conservation à long terme et les questions liées à l'accessibilité. Bilinguisme : les besoins des communautés, au niveau du bilinguisme, devraient faire partie intégrante du mandat d'information du gouvernement. Infrastructure : le «PSD» pourrait disposer d'une infrastructure faisant la promotion d'un programme de dépôt. Ce, qui permettrait au gouvernement d'assumer son rôle de communicateur.
Critères propres aux trois types de bibliothèques présentés dans le modèle :
PARTIE IV - SURVEILLANCE DU SYSTÈME DE DÉPÔT L'aspect de la surveillance du système de distribution et d'accès, quel qu'il soit, est importante afin de garantir que ce système fonctionne bien et de façon efficace. 1. SUR QUOI portera la surveillance? Accessibilité de la collection des bibliothèques de dépôt : les facteurs suivants pourraient servir d'indicateurs pour la détermination de l'accessibilité des collections de dépôt. Ce, qu'il s'agisse d'une bibliothèque centrale de dépôt, bibliothèque régionale ou locale. Le tout peut se décrire comme suit:
Utilisation de la collection de dépôt : il arrive souvent que les documents du «PSD» ne soient pas identifiés dans les bibliothèques. Généralement, ceux-ci sont intégrés aux documents achetés au gouvernement canadien. Par conséquent, les enquêtes statistiques sur leur utilisation sont considérées comme trop accaparante par les bibliothèques. Celles-ci ont de la difficulté à assurer un service avec des ressources limitées. Nous suggérons donc de quantifier l'utilisation de ces documents sur une base d'évaluation plutôt que sur une base statistique. Les bibliothécaires responsables des publications officielles, dans toutes les bibliothèques de dépôt, pourraient alors coter l'utilisation de certaines catégories de documents sur une échelle de un à quatre. C'est-à-dire que le « un» représenterait une utilisation très fréquente. Le «quatre», une utilisation très rare. Le fait que certaines catégories de documents seraient comprises dans la collection de base pourrait permettre, à tout le moins, une évaluation de l'utilisation de cette partie de la collection en dépôt.
2. COMMENT sera effectuée la surveillance? Accessibilité de la collection: les indicateurs d'accessibilité figurant dans la prochaine section sont présentés sous forme de tableau. Même si les attentes pour chaque type de dépôt seraient différentes, selon les responsabilités de chacun, la même liste de contrôle pourrait être utilisée pour tous.
Utilisation de la collection: une formule d'évaluation relative à l'usage de la collection des publications officielles devrait être simple afin que celle-ci puisse être facilement et rapidement faite par les employés. Le tableau suivant donne un aperçu de l'approche qui pourrait être adoptée.
Niveau d'utilisation des publications officielles
Même si les sondages pourraient fournir un certain niveau d'information sur les collections de dépôt, ils devraient être suivis par des contacts personnels entre les représentants du «PSD» et les bibliothécaires. Des visites sur place, à tous les trois ans, à chaque bibliothèque centrale de dépôt; et aux dépôts régionaux devraient permettre de faire ce suivi. Ces sondages permettraient au «PSD» d'examiner l'infrastructure technologique de chaque bibliothèque et de rencontrer les employés afin discuter des questions et problèmes qui pourraient exister dans leur secteur de service.
3. QUI effectuera la surveillance? Le «PSD» pourrait confier la surveillance du programme à des membres de son personnel ou à ceux d'un comité régional.
4. QUAND sera effectuée la surveillance? Aux fins de la surveillance des bibliothèques, le Canada se divise en trois régions géographiques (l'Est, le Centre, et la région formée par l'Ouest et le Nord du Canada). Il est recommandé que cette surveillance soit effectuée chaque année dans une des trois régions.
PARTIE V - MISE EN OEUVRE Le «PSD», conjointement avec le «CCB», devrait entreprendre une vaste consultation avec les intervenants identifiés ci-bas. Ce, afin d'obtenir le soutien optimal au modèle proposé. Ces intervenants peuvent se décrire comme suit:
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