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Rapport de vérificationGestion des marchésMai 2002 ObjectifsLes objectifs de la vérification sont d'étudier, d'évaluer et de faire rapport sur une base indépendante:
ÉtendueLa portée de la vérification comprend les activités de gestion des marchés de l'unité de gestion des approvisionnements. Comme partie intégrante de cette vérification, nous avons étudié ce qui suit:
La vérification a porté sur la passation de marchés pour les activités de services encourues au cours des années financières 2000-2001 et 2001-2002. InformationL'objectif de la politique gouvernementale en matière de contrats d'achat est le suivant: « L'objectif est de se procurer des biens et des services d'une manière qui améliore l'accès, le caractère concurrentiel et équitable et qui produit la meilleure valeur, ou, le cas échéant, l'équilibre optimal d'avantages pour la Couronne et le peuple canadien. » L'énoncé de politique décrit de plus que la passation des marchés du gouvernement sera effectuée de façon à pouvoir:
Les principes d'accessibilité, de concurrence, d'équité, de transparence et de meilleure valeur constituent la fondation de la politique de passation des marchés du gouvernement. Il est nécessaire de fournir une chance égale à toutes les entreprises et les personnes à titre individuel leur permettant de concurrencer, s'ils possèdent, selon le responsable des marchés, les compétences techniques, financières et de gestion nécessaires pour se départir des responsabilités du contrat et de rencontrer, le cas échéant, les objectifs établis par les politiques nationales globales ou selon les exigences de l'ALÉNA, de l'AMP-OMC ou de l'ACI. Résultats de la vérificationLe Bureau des passeports utilise les services d'une unité des approvisionnements qui fournit les services d'acquisition des biens et services pour l'organisation. Les rôles et responsabilités de l'unité des approvisionnements sont bien définis au sein de la Direction générale des services administratifs (JWF) et consistent surtout à assurer le respect de la politique des marchés du Conseil du Trésor. Le Bureau des passeports rencontre les exigences de la politique du Conseil du Trésor sur le suivi des activités d'acquisition. Un rapport annuel de toutes les activités contractuelles est soumis au Conseil du Trésor et faisant partie intégrante du plan de vérification du Bureau des passeports, le comité exécutif a demandé la tenue d'une vérification des activités contractuelles. À l'heure actuelle, l'unité des approvisionnements est en train de définir les rôles et les responsabilités de ses activités au sein de l'organisation. Par le passé, certaines tâches du processus des marchés, telle la négociation avec le fournisseur ou le conseiller étaient transférées au niveau du centre de responsabilité et la participation de l'unité des approvisionnements devenait donc minime. La situation a été portée à l'attention de la gestion et des mesures ont été mises en place pour réitérer la position de l'unité des approvisionnements. Le Bureau des passeports possède un cadre par lequel les activités ayant trait aux contrats sont traitées avec la diligence nécessaire par le personnel en place. Toutefois, des améliorations au processus de passation des marchés touchant les contrats importants amélioreront les contrôles dans un domaine d'activités de niveau élevé et de valeur monétaire importante. Voici un court résumé des questions principales ressortant de la vérification:
Réponse de la gestionAprès avoir été informé des résultats préliminaires de la vérification sur la gestion des marchés les mesures suivantes ont été entreprises afin de redresser la situation. Des ressources ont été assignées pour accomplir le mandat suivant:
Les postes de la section des achats seront comblés afin de répondre aux besoins opérationnels. |
Mise à jour : 2002-12-18 |