Rapport de vérification

Gestion des marchés

Mai 2002

Objectifs

Les objectifs de la vérification sont d'étudier, d'évaluer et de faire rapport sur une base indépendante:

• du caractère adéquat et approprié du cadre de contrôle mis en oeuvre;
• de l'étendue du respect du processus de passation des marchés en regard du Règlement sur les marchés de l'État et des politiques ministérielles;
• du caractère adéquat et fiable du système d'information utilisé pour le processus décisionnel de la gestion en ce qui a trait aux activités d'administration de contrats et l'étendue de l'utilisation de l'information disponible.

Étendue

La portée de la vérification comprend les activités de gestion des marchés de l'unité de gestion des approvisionnements.

Comme partie intégrante de cette vérification, nous avons étudié ce qui suit:

• la méthode d'approvisionnement (marché concurrentiel par rapport à marché non concurrentiel) pour les contrats de valeur monétaire élevée;
• les commandes subséquentes à une offre permanente;
• le processus de contrôle pour la gestion des contrats; et
• le système de classement utilisé par l'unité des approvisionnements.

La vérification a porté sur la passation de marchés pour les activités de services encourues au cours des années financières 2000-2001 et 2001-2002.

Information

L'objectif de la politique gouvernementale en matière de contrats d'achat est le suivant:

« L'objectif est de se procurer des biens et des services d'une manière qui améliore l'accès, le caractère concurrentiel et équitable et qui produit la meilleure valeur, ou, le cas échéant, l'équilibre optimal d'avantages pour la Couronne et le peuple canadien. »

L'énoncé de politique décrit de plus que la passation des marchés du gouvernement sera effectuée de façon à pouvoir:

• passer l'épreuve de l'examen du public en ce qui touche la prudence et la probité, faciliter l'accès, encourager la concurrence et refléter l'équité dans l'engagement des fonds publics;
• assurer le respect de l'importance des besoins opérationnels;
• appuyer les objectifs de développement industriels et régionaux à long terme et les autres objectifs nationaux adéquats;
• satisfaire aux obligations du gouvernement en vertu de l'Accord de libre-échange nord-américain (ALÉNA), de l'Accord sur les marchés publics de l'Organisation mondiale du commerce (AMP-OMC) et de l'Accord sur le commerce intérieur (ACI).

Les principes d'accessibilité, de concurrence, d'équité, de transparence et de meilleure valeur constituent la fondation de la politique de passation des marchés du gouvernement. Il est nécessaire de fournir une chance égale à toutes les entreprises et les personnes à titre individuel leur permettant de concurrencer, s'ils possèdent, selon le responsable des marchés, les compétences techniques, financières et de gestion nécessaires pour se départir des responsabilités du contrat et de rencontrer, le cas échéant, les objectifs établis par les politiques nationales globales ou selon les exigences de l'ALÉNA, de l'AMP-OMC ou de l'ACI.

Résultats de la vérification

Le Bureau des passeports utilise les services d'une unité des approvisionnements qui fournit les services d'acquisition des biens et services pour l'organisation. Les rôles et responsabilités de l'unité des approvisionnements sont bien définis au sein de la Direction générale des services administratifs (JWF) et consistent surtout à assurer le respect de la politique des marchés du Conseil du Trésor.

Le Bureau des passeports rencontre les exigences de la politique du Conseil du Trésor sur le suivi des activités d'acquisition. Un rapport annuel de toutes les activités contractuelles est soumis au Conseil du Trésor et faisant partie intégrante du plan de vérification du Bureau des passeports, le comité exécutif a demandé la tenue d'une vérification des activités contractuelles.

À l'heure actuelle, l'unité des approvisionnements est en train de définir les rôles et les responsabilités de ses activités au sein de l'organisation. Par le passé, certaines tâches du processus des marchés, telle la négociation avec le fournisseur ou le conseiller étaient transférées au niveau du centre de responsabilité et la participation de l'unité des approvisionnements devenait donc minime. La situation a été portée à l'attention de la gestion et des mesures ont été mises en place pour réitérer la position de l'unité des approvisionnements.

Le Bureau des passeports possède un cadre par lequel les activités ayant trait aux contrats sont traitées avec la diligence nécessaire par le personnel en place. Toutefois, des améliorations au processus de passation des marchés touchant les contrats importants amélioreront les contrôles dans un domaine d'activités de niveau élevé et de valeur monétaire importante.

Voici un court résumé des questions principales ressortant de la vérification:

• Une détermination claire des exigences, des spécifications et des estimations avant les soumissions et l'adjudication des contrats améliorerait l'accès, le caractère concurrentiel et équitable et produirait des meilleurs résultats.
• Les modifications aux contrats devraient être utilisées seulement dans les meilleurs intérêts de l'organisation et être accompagnées de documents d'appui appropriés.
• Un comité de révision des contrats assurerait le respect des règlements gouvernant les contrats et fournirait une information adéquate et fiable à utiliser par la gestion lors de son processus décisionnel.
• Surveillance des paiements et des règlements.
• Définition plus claire des rôles et responsabilités de l'unité des approvisionnements et plus grande participation dans la planification, la coordination et la surveillance des activités contractuelles.
• Une mise à jour de la politique en matière de contrats fournirait des conseils au niveau de son application.
• Un dossier de contrat bien établi fournirait une piste de vérification complète comprenant les décisions, les approbations, les modifications qui sont importantes pour répondre à des questions et évaluer les résultats.

Réponse de la gestion

Après avoir été informé des résultats préliminaires de la vérification sur la gestion des marchés les mesures suivantes ont été entreprises afin de redresser la situation.

Des ressources ont été assignées pour accomplir le mandat suivant:

• Déterminer les rôles et responsabilités de la section des achats.
• Mettre à jour la politique sur la gestion des marchés.
• Développer des procédures de bureaux pour le personnel de la section des achats.
• Développer un guide comportant un abrégé du processus de la gestion des marchés avec le rôle et les responsabilités des principaux intervenants.
• Proposer un plan de formation sur la gestion des marchés pour le personnel administratif.

Les postes de la section des achats seront comblés afin de répondre aux besoins opérationnels.

Mise à jour : 2002-12-18

Avis importants