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Système mondial de gestion des cas
RAPPORT D’ÉTAPE SUR LES GRANDS PROJETS
D’ÉTAT
Description
La mise en oeuvre du Système mondial de gestion des cas (SMGC)
est une initiative qui s’étend sur plusieurs années
et qui vise le remplacement de plusieurs systèmes informatiques
utilisés pour l’accomplissement des mandats de Citoyenneté et
Immigration Canada (CIC) et de l’Agence des services frontaliers
du Canada (ASFC). Ces systèmes seront remplacés par un
ensemble d’applications et de composantes d’infrastructure
intégré et axé sur la gestion des cas, qui soutiendra
des activités liées aux clients de CIC et de l’ASFC.
Une fois en place, le SMGC entraînera une amélioration générale
de l’intégrité et de l’efficacité des
programmes ainsi que de la prestation des services aux clients. Il facilitera
aussi les communications et le partage de l’information entre CIC
et l’ASFC, ainsi qu’avec leurs partenaires. Le SMGC fournira
aussi les fondements technologiques nécessaires pour appuyer les
nouvelles initiatives relatives aux activités et mettra l’accent
sur les technologies novatrices.
Étape du projet
Le projet du SMGC se situe actuellement à l’étape
de la mise en oeuvre.
Ministères responsables et participants
Ministère responsable |
Citoyenneté et Immigration Canada |
Organisme participant |
Agence des services frontaliers du Canada |
Autorité contractante |
Travaux publics et Services gouvernementaux Canada |
Entrepreneur principal
Entrepreneur principal |
Accenture Inc.
160, rue Elgin, pièce 2100
Ottawa (Ontario)
K2P 2C4 |
Principaux jalons
Principaux jalons |
Date |
Approbation, par le Conseil du Trésor, de l’octroi
du financement total demandé pour le projet du SMGC au moment
même du dépôt de la présentation de CIC
concernant la mise en oeuvre des réformes relatives aux
politiques et la nouvelle Loi sur l’immigration et la protection
des réfugiés. |
Août 2000 |
Approbation préliminaire, par le Conseil du
Trésor, du projet et octroi de la désignation de grand
projet d’État au SMGC. |
Mars 2001 |
Approbation définitive du projet du SMGC par
le Conseil du Trésor. |
Janvier 2002 |
Appel public par Travaux publics et Services gouvernementaux
Canada concernant la demande de propositions pour l’acquisition
d’un progiciel commercial de gestion des cas. |
Février 2002 |
Octroi du marché pour la fourniture d’un
progiciel commercial de gestion des cas. |
Mars 2003 |
Élaboration du modèle de fonctionnement
et définition des besoins de haut niveau. |
Mai 2003 |
Approbation définitive du projet modifié du
SMGC par le Conseil du Trésor. |
Octobre 2003 |
Mise en oeuvre de la première composante fonctionnelle du SMGC (Citoyenneté). |
Septembre 2004 |
Approbation définitive du second projet modifié du SMGC par le Conseil du Trésor. |
Septembre 2005 |
À venir |
Mise au point de la composante fonctionnelle restante du SMGC (facilitation de l’immigration et exécution de la loi et réfugiés). |
Octobre 2006 |
Mise en oeuvre de la composante fonctionnelle restante du SMGC (facilitation de l’immigration et exécution de la loi et réfugiés). |
De décembre 2006 à
août
2007 |
Rapport d’avancement et explication des écarts
- Le Conseil du Trésor a donné son approbation préliminaire
au projet le 1er mars 2001. Le coût prévu était
de 194,8 millions de dollars.
- Le Conseil du Trésor a donné son approbation définitive
au projet le 31 janvier 2002. Le coût prévu était
de 194,8 millions de dollars et la date de fin du projet était
fixée au 31 mars 2005.
- Peu de temps après l’approbation préliminaire
du projet par le Conseil du Trésor, on a décidé d’acquérir
et de configurer un progiciel commercial de gestion des relations avec
les clients plutôt que de mettre au point une solution personnalisée
correspondant à la fonctionnalité requise pour le SMGC.
Cela a nécessité la tenue d’un long processus d’achat
en régime de concurrence qui a débuté en mars
2001 et qui devait se terminer le 1er juillet 2002.
Des retards relatifs à l’achat
et au contrat, indépendants de la volonté de CIC, se
sont ensuite ajoutés les uns aux autres et ont entraîné un
retard total de neuf mois, ce qui explique que le contrat n’a
pas pu être accordé avant le 26 mars 2003. Ce retard
a eu des répercussions sur les activités et sur les ressources
qui dépendaient grandement du résultat du processus d’achat.
Même si l’équipe du projet a mis en place des mesures
visant à réduire les répercussions de ce retard,
les coûts qu’il a entraînés ont été estimés à 7,8 millions
de dollars.
- Le Conseil du Trésor a donné son approbation définitive
au projet modifié le 9 octobre 2003. Pour pallier les répercussions
des retards survenus dans le cadre du processus d’achat, le Conseil
du Trésor a augmenté de 7,8 millions de dollars
l’autorisation
de dépenser relative au projet, ce qui a porté le montant
alloué à 202,6 millions de dollars. Cependant, il n’a
accordé aucun financement pour payer les coûts supplémentaires.
Les plans de mise en oeuvre subséquents comprenaient des
mesures visant à corriger les répercussions des retards
survenus dans le cadre du processus d’achat et ont fait passer
la date de fin du projet à décembre 2005.
- La première composante fonctionnelle du SMGC (Citoyenneté)
devait être mise en oeuvre en juin 2004, mais n’a finalement été instaurée
qu’en septembre 2004, soit trois mois après la date visée
au départ. La principale raison de ce retard est que l’on
souhaitait réduire au minimum les risques que la qualité du
produit subisse les contrecoups de délais d’exécution
trop serrés. Également, on voulait faire en sorte que les
fondements établis par suite de la mise en oeuvre initiale
du SMGC soient les plus solides et les plus fiables possibles.
- En raison du transfert de certaines fonctions de CIC à la nouvelle Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) depuis décembre 2003, ainsi que de l’expérience que nous avons tirée de la première installation du SMGC en septembre 2004, des changements supplémentaires ont été apportés au plan du projet SMGC. Ces changements sont à la base de la seconde modification à l’approbation définitive du projet, accordée par le Conseil du Trésor en septembre 2005, et ont eu pour effet une augmentation nette de 40,2 M$ du budget du projet couvrant deux exercices supplémentaires, pour un budget total de 242,8 M$ entre les exercices 2000-2001 et 2007-2008.
- Dans le cadre de cette modification, le calendrier actuel de mise en œuvre a été prolongé pour prendre en compte le temps nécessaire à la finalisation des exigences de fonctionnement, pour achever la conception fonctionnelle, configurer et tester l’application, incorporer les améliorations à la portée fonctionnelle qui ont été approuvées et pour achever le lancement à l’étranger des installations par étape, afin de réduire les perturbations dans les opérations.
Avantages industriels
Le SMGC est un système administratif visant à permettre
l’accomplissement des mandats de CIC et de l’ASFC et à favoriser
l’efficacité des services opérationnels.
Sommaire des dépenses extraordinaires (en millions de dollars)
Système mondial de gestion des cas |
Montant total approximatif
des dépenses |
Dépenses jusqu’au
31 mars 2005 |
Dépenses prévues
2005–2006 |
Besoins futurs 2006–2007 |
Besoins futurs
2007–2008 |
Définition du projet
Approbation préliminaire du projet |
16,7 |
16,7 |
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Planification
Approbation définitive du projet |
50,4 |
50,4 |
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Mise en oeuvre
(Approbation définitive du projet modifié) |
175,7 |
89,1 |
48,3 |
33,2 |
5,1 |
Total |
242,8 $ |
156,2 $ |
48,3 $ |
33,2 $ |
5,1 $ |
Le financement accordé au projet par le Secrétariat du
Conseil du Trésor prend la forme d’affectations bloquées
transférées à CIC à la suite de la présentation
des rapports d’étape. |