Guide du demandeur
Programme des contributions
2005-2006

Commissariat à la protection de la vie privée du Canada
3^e étage, 112, rue Kent
Ottawa (Ontario)
K1A 1H3

Table des matières

Objet du guide

• Les demandeurs admissibles
• Les demandeurs non admissibles
• La date de la demande
• Le budget du Programme des contributions

Programme des contributions

• Les objectifs du programme
• Les projets admissibles
• La durée des projets
• Les dépenses autorisées

Comment remplir le formulaire de demande

1. LA DEMANDE DE FINANCEMENT
   • L'identité du demandeur
2. LA PROPOSITION
3. LES DÉCLARATIONS
4. LES AUTRES SOURCES DE FINANCEMENT

Processus d'évaluation

1. L'ÉVALUATION DE L'ORGANISME
2. L'ÉVALUATION DES PROJETS PROPOSÉS EN VUE D'OBTENIR UNE CONTRIBUTION
   • La présentation en temps opportun et la pertinence du sujet
   • La méthodologie, la capacité et le coût
   • Les utilisations probables des résultats
   • La communication des résultats du projet
   • Les considérations supplémentaires

Procédures de contrôle

• L'entente de contribution
• Les exigences en matière de rapport
• Le mode de paiement
• La reconnaissance publique et la mention du concours de l'État
• Les exigences de la vérification
• Le recouvrement

Politique linguistique

Objet du guide

Ce guide vise à vous aider à préparer une demande de financement au titre du Programme des contributions du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (CPVP). Des renseignements précis sur la manière de remplir le formulaire de demande, ainsi que des renseignements sur le processus d'évaluation sont inclus.

Les demandeurs admissibles

Les organismes sans but lucratif, dont des établissements d'enseignement et des associations industrielles et professionnelles sont admissibles dans le cadre du programme en vue d'obtenir des fonds à l'appui de la promotion, de la protection et de la recherche sur la protection des renseignements personnels. Les demandeurs admissibles incluent les consommateurs ainsi que les organismes bénévoles et de défense.

Les demandeurs non admissibles

• Les organismes à but lucratif
• Les partis et les organismes politiques qui participent à une activité politique partisanne;
• Les titulaires d'une charge publique ou les fonctionnaires, qu'ils soient ou non en poste, qui ne respectent pas le Code régissant la conduite des titulaires de charge publique en ce qui concerne les conflits d'intérêts et l'après-mandatou le Code régissant les conflits d'intérêt et l'après-mandat s'appliquant à la fonction publique.

La date de la demande

Les demandes doivent être reçues au plus tard le 19 août 2005, pour l'exercise 2005-2006.

Veuillez faire parvenir la demande à l'adresse suivante :

Raymond D'Aoust
Commissaire adjoint à la protection de la vie privée du Canada
Commissariat à la protection de la vie privée du Canada
112, rue Kent
Place de Ville, Tour B, 3^e étage
Ottawa (Ontario) K1A 1H3
(613) 992-6824

Le budget du Programme des contributions

Le montant total disponible au titre du Programme des contributions du CPVP est de 200 000 $ pour l'exercice 2005-2006. Cependant, le montant pourrait être annulé, réduit ou augmenté dans l'éventualité où les niveaux de financement seraient modifiés par le Parlement. Le montant maximum pouvant être accordé à un seul projet de recherche est de 50 000 $. Les organismes peuvent recevoir des fonds uniquement dans le cadre d'un projet.

Programme des contributions

Les objectifs du programme

Mettre à profit la capacité existante de recherche dans les secteurs universitaires, à but non lucratif et autres afin de produire de nouvelles connaissances et de soutenir le développement d'une expertise dans des domaines particuliers de la protection de la vie privée et de la protection des données.

Faire en sorte que les particuliers et les organisations connaissent et comprennent mieux leurs droits et obligations en matière de protection des renseignements personnels.

Les projets admissibles

Le CPVP accordera des fonds aux organismes admissibles pour qu'ils entreprennent des projets de recherche sur les renseignements personnels. Le CPVP octroiera des fonds pour contribuer au développement et au partage des connaissances avec tous les intervenants, y compris des commissaires et des ombudsmans provinciaux.

Les fonds ne seront pas accordés aux projets dont l'objectif principal est d'organiser des conférences ou des expositions, de concevoir du matériel didactique ou de rédiger des publications.

Les secteurs prioritaires

Afin de favoriser la recherche en vue de combler les lacunes dans les connaissances et d'offrir des conseils ayant trait à l'élaboration des politiques et des pratiques exemplaires, nous encourageons les projets de recherche qui portent sur les questions de protection des renseignements personnels dans les secteurs prioritaires suivants :

• des enjeux se rapportant à l'examen parlementaire à venir de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques, notamment, mais ne se limitant pas nécessairement, à :
  • la portée de la Loi;
  • les modèles de surveillance;
  • les dispositions en matière de consentement;
  • la circulation transfrontalière des données;
  • la détermination des fins de la collecte des renseignements;
  • les activités d'enquête
• La protection de la vie privée en milieu de travail — par exemple, les enjeux en matière de surveillance en milieu de travail, l'utilisation de technologies telles que les puces d'identification par radiofréquence ou de dispositifs de localisation permettant de surveiller les employés et, de façon plus générale, l'application des lois canadiennes en matière de protection de la vie privée aux renseignements personnels des employés.
• La collecte, l'utilisation et la communication d'échantillons d'ADN effectuées par le secteur privé à diverses fins, dont des services d'analyses à la disposition du public.

La durée des projets

Habituellement, les projets doivent prendre fin pendant l'exercice au cours duquel le financement a été accordé. Cependant, dans des cas d'exception dictés par des impératifs de recherche, nous examinerons les demandes de projets qui ne peuvent prendre fin au 31 mars 2006 s'il est évident que le projet ne pourra aboutir au cours de l'exercice.

Les dépenses autorisées

Les fonds peuvent être utilisés uniquement pour les dépenses directement liées aux activités du projet. Ces activités sont établies dans la présentation budgétaire ou par le biais de rajustements budgétaires approuvés ultérieurement. Ces dépenses comprendraient notamment :

• les salaires et les avantages pour les membres de l'équipe de recherche, notamment les chercheurs et les assistants à la recherche, les étudiants, les titulaires post-doctoraux, les techniciens, etc.;
• les coûts administratifs, la traduction, les aides administratives et les coûts liés à la publication;
• les coûts contractuels pour l'expertise non disponible à l'interne ou le travail ne pouvant être réalisé à l'interne, tels que les sondages;
• les autres coûts, notamment les frais de déplacement (qui doivent être conformes aux règles gouvernementales sur les voyages), les ateliers, le matériel et les fournitures, et les communications.

L'aide offerte par le CPVP n'inclut pas le remboursement des dettes et des dépenses déjà encourues, ou des dettes et des dépenses effectuées avant que l'entente ne soit autorisée ou ne prenne effet. Aux termes de l'entente, les autres dépenses non admissibles au financement incluent l'achat d'immeubles, de terres, ou de véhicules et la plupart des autres frais d'immobilisation importants. Les frais administratifs ne doivent pas être supérieurs à 15 p. 100 du coût total du projet.

Finalement, le financement accordé à un demandeur est assujetti aux modalités de l'entente de contribution qui est signée par le demandeur et le Ministère. Les fonds doivent être consacrés uniquement au projet et ne peuvent en aucun cas être utilisés à d'autres fins. Les dépenses liées au projet peuvent faire l'objet d'une vérification.

Comment remplir le formulaire de demande

L'information qui suit correspond à chacune des sections du formulaire de demande; une copie du formulaire est incluse à la fin du guide. Veuillez répondre à toutes les questions et fournir tous les détails nécessaires.

LE FORMULAIRE DE DEMANDE

I. LA DEMANDE DE FINANCEMENT

L'identité du demandeur

• Inscrire le nom au complet de l'organisme accompagné de toutes les abréviations usuelles, ainsi que le nom de la section ou de la division;
• Indiquer le nom précédent, si l'appellation a été changée au cours de la dernière année dernière;
• Inscrire l'adresse postale et celle du courrier électronique, le numéro de téléphone (du poste) et de télécopieur;
• L'adresse doit être complète (le numéro de la pièce, l'étage, le numéro de la voie et le code postal). Si une case postale a été désignée comme étant l'adresse postale, veuillez le préciser.

II. LA PROPOSITION

Les demandeurs devront présenter une proposition de projet qui, lorsqu'elle aura été acceptée par le CPVP, servira de fondement à l'entente de contribution et aux mouvements de trésorerie. La proposition de projet devrait contenir l'information suivante :

1. le nom, l'adresse, le numéro de téléphone et de télécopieur et l'adresse électronique du représentant autorisé du demandeur, la structure organisationnelle y compris le statut juridique, les noms des employés essentiels et des administrateurs de projet (Veuillez fournir les coordonnées du chercheur principal et de la personne chargée de l'administration du projet.);
2. les antécédents de l'organisme, y compris son mandat, ses objectifs et ses réalisations;
3. des renseignements sur l'aide financière déjà obtenue du CPVP dont le montant, le but de l'activité financée et les résultats atteints;
4. une description détaillée du projet y compris le titre, les buts et les objectifs, la désignation des groupes visés par la proposition, la mention des avantages précis qui sont prévus pour les Canadiennes et les Canadiens et les résultats anticipés; la mention des avantages pour le CPVP, en ce qui a trait aux connaissances pouvant favoriser l'élaboration des politiques, à l'amélioration de la protection des renseignements personnels et à l'établissement d'une liste des résultats attendus dans le cadre du projet;
5. une brève description d'une page du projet qui peut être utilisée dans l'entente de contribution;
6. les délais d'exécution et le plan de travail détaillé des activités à entreprendre pour atteindre les objectifs du projet et exercer un contrôle sur les activités;
7. le budget précis du projet y compris les sommes exigées du CPVP (voir l'annexe B de l'entente de contribution qui est aussi affichée sur notre site Web) et les autres sources de revenus envisagés dont un appui non financier;
8. s'il y a lieu, de l'information sur le degré de participation de la communauté (l'engagement, l'appui, la portée et le niveau de participation, la collaboration et le bénévolat);
9. le cas échéant, des renseignements sur l'ampleur du soutien provincial et territorial qui est accordé au projet;
10. une identification des activités anticipées, c'est-à-dire les prochaines étapes qui pourraient inclure la diffusion de l'information;
11. la façon dont les responsables du projet reconnaîtront la contribution du CPVP.

III. LES DÉCLARATIONS

Vous êtes tenus de répondre aux questions concernant :

• Le Code régissant la conduite des titulaires de charge publique en ce qui concerne les conflits d'intérêts et l'après-mandat sur le formulaire de demande (à savoir, avez-vous à votre service ou au sein du conseil d'administration un ancien titulaire d'une charge publique qui a quitté le gouvernement fédéral dans les douze derniers mois ?);
• l'enregistrement de toute personne qui exerce des pressions politiques au nom de l'organisme conformément à la Loi sur l'enregistrement des lobbyistes.

IV. LES AUTRES SOURCES DE FINANCEMENT

Les demandeurs peuvent chercher à obtenir d'autres sources de financement pour les projets proposés. Les bénéficiaires potentiels doivent communiquer toutes les sources de financement du projet proposé lorsqu'ils présentent une demande au CPVP, y compris l'aide financière (subventions, contributions et ainsi de suite) anticipée ou obtenue de tous les ordres de gouvernement, et qui est liée au thème du projet proposé. Inclure les demandes d'aide financière qui sont en attente.

Si l'aide globale reçue de l'État (y compris la province et la municipalité) dépasse le coût du projet, le bénéficiaire remboursera l'État au prorata (fondé sur la proportion de l'aide totale reçue du gouvernement qui revient au CPVP).

Processus d'évaluation

Chacune des demandes d'aide financière sera examinée pour établir la portée, la nature, les objectifs et la faisabilité du projet proposé. Les organismes demandeurs et les demandes de financement feront l'objet d'un examen conformément aux objectifs du programme général et des critères d'admissibilité précis qui ont été exposés précédemment, et qui sont décrits ci-dessous.

I. L'ÉVALUATION DE L'ORGANISME

Voici les principaux facteurs à prendre en considération :

• une évaluation de la compétence, la crédibilité et la responsabilité de l'organisme qui demande une aide financière;
• la capacité de l'organisme de gérer le projet et, le cas échéant, son expérience antérieure dans ce type de projet;
• l'information déjà acquise sur le demandeur;
• la capacité de l'organisme à présenter les résultats du projet à temps;

II. L'ÉVALUATION DES PROJETS PROPOSÉS EN VUE D'OBTENIR UNE CONTRIBUTION

Lorsqu'il choisit les bénéficiaires des contributions, le CPVP peut, s'il y a lieu, consulter d'autres ministères fédéraux, provinciaux et territoriaux et d'autres commissaires à la protection de la vie privée ou des ombudsmans.

Le CPVP tiendra compte des facteurs suivants lorsqu'il examinera les propositions et fera des recommandations y ayant trait :

• la mesure direct dans laquelle le projet fait progresser les connaissances du CPVP, et l'ampleur de l'appui à la protection des renseignements personnels ;
• la mesure dans laquelle le projet proposé est conforme aux secteurs prioritaires du CPVP qui ont été énoncés;
• la somme demandée;
• la valeur de la demande, à savoir la description du projet, le plan de travail, le plan d'activités et, le cas échéant, le budget;
• l'expertise du chercheur principal ou du demandeur;
• la participation d'autres intervenants y compris, notamment, des commissaires à la protection de la vie privée et des ombudsmans à l'échelle provinciale et territoriale;
• les résultats escomptés dans le cadre du projet, dont les plans de distribution de tous les rapports qui seront établis.

Le CPVP évaluera les éléments ci-dessous qui portent sur la proposition du projet de contribution. Les organismes devraient revoir leurs propositions en tenant compte de ces éléments.

La présentation en temps opportun et la pertinence du sujet

1. Où le projet se situe-t-il par rapport aux priorités stratégiques du CPVP ?
2. Le rapport sur le projet sera-t-il rédigé à temps pour fournir de l'information aux responsables des mesures législatives projetées, de l'examen de la réglementation, des enquêtes pertinentes ou des processus de consultation ?

La méthodologie, la capacité et le coût

1. La portée de la proposition de projet est-elle réaliste, compte tenu des résultats attendus et des délais d'exécution (p. ex. le projet est-il trop vaste ou complexe pour y donner suite efficacement dans un délai précis) ?
2. La méthodologie est-elle sûre et les données obtenues seront-elles fiables ?
3. La méthodologie permettra-t-elle d'obtenir des données applicables aux objectifs énoncés ?
4. L'organisme profite-t-il des connaissances, de l'expérience et du travail déjà accompli par d'autres intervenants, y compris le CPVP, s'il y a lieu ?
5. Les coûts prévus sont-ils réalistes ?
6. Le délai d'exécution est-il raisonnable, étant donné l'ampleur du projet ?
7. La proposition montre-t-elle que l'équipe du projet est qualifiée et capable de réaliser un travail de qualité ?
8. La proposition montre-t-elle que l'organisme a une bonne compréhension des points suivants :
   1. le sujet ?
   2. les principaux intervenants concernés ?

Les utilisations probables des résultats

La proposition de projet cerne-t-elle l'utilisation prévue du rapport d'une manière détaillée, dont son utilité pour l'ensemble des Canadiennes et des Canadiens, des décideurs gouvernementaux et des organismes canadiens ?

La communication des résultats du projet

La proposition de projet inclut-elle des recommandations pour informer les intervenants des résultats du projet ?

Les considérations supplémentaires

Les demandeurs devraient avoir à l'esprit la nature concurrentielle du processus de demande. Lorsque plusieurs propositions sont reçues sur un même sujet, les coûts relatifs des propositions dans le cadre du programme de financement ainsi que d'autres facteurs seront pris en considération pour en évaluer le mérite de chacune d'entre elles.

Procédures de contrôle

L'entente de contribution

Lorsque la demande de contribution aura été approuvée, une entente de contribution détaillée sera rédigée et signée par le bénéficiaire et le CPVP. L'entente de contribution est un accord contractuel conclu entre un organisme et le Commissariat en ce qui a trait à la contribution accordée dans le cadre d'un projet.

Lorsqu'il accepte une contribution, l'organisme consent à mener à bonne fin le projet financé, et à assumer la responsabilité des montants reçus. Par conséquent, le Commissariat accepte à certaines conditions de payer la totalité ou une partie des coûts du projet. Les conditions du genre de financement accordé au projet, sous forme de contributions, sont expliquées en détail dans l'entente de contribution.

Comme il a été précisé dans l'entente, le bénéficiaire ne peut pas apporter des changements pertinents à la portée du projet sans obtenir au préalable le consentement écrit du CPVP.

Les exigences en matière de rapport

Lorsque l'organisme signe l'entente, il s'engage à présenter un rapport provisoire et un rapport financier à la fin de chaque trimestre (ou plus fréquemment selon ce qui est indiqué dans l'entente) pendant la durée du projet. Plus particulièrement, les bénéficiaires feront part de l'avancement des travaux chaque fois qu'ils présenteront une demande de paiement.

Le CPVP se réserve le droit de publier le nom de l'organisme, ainsi que le montant de la contribution versée comme il le juge approprié y compris, mais sans s'y limiter, dans le site Web et le Budget principal des dépenses du CPVP, et ainsi de suite.

Le mode de paiement

Le paiement sera effectué conformément à la trésorerie et au plan de travail qui ont été approuvés, et il sera conforme aux lignes directrices du Conseil du Trésor sur le paiement comptant aux termes de la politique sur les paiements de transfert. Voir le site www.tbs-sct.gc.ca/common/policies-politiques_f.asp.

Le paiement final de la retenue ne doit pas dépasser 20 p. 100 de la contribution totale ou du recouvrement du surplus, s'il y a lieu; le paiement sera effectué lorsque le bénéficiaire aura satisfait à toutes les exigences du projet, et que le CPVP aura reçu et accepté les états financiers.

Les paiements seront effectués en se fondant sur les demandes de remboursement documentées des dépenses admissibles raisonnables qui auront été encourues; les bénéficiaires peuvent seulement présenter une demande par trimestre.

La commissaire à la protection de la vie privée peut faire un paiement anticipé, ne dépassant pas 20 p. 100 de la contribution totale, pour garantir le succès du projet, s'il y a lieu. Ces avances sont versées conformément à la politique sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor.

Les contributions sont habituellement accordées à des projets précis sur une base annuelle. Si les projets se prolongent pendant plus d'une année, le paiement est assujetti à une affectation de fonds par le Parlement, et au fait que le bénéficiaire doit satisfaire aux exigences en matière d'examen et de rapport, selon les modalités de l'entente de contribution.

La reconnaissance publique et la mention du concours de l'État

Le bénéficiaire doit mentionner que la commissaire à la protection de la vie privée du Canada contribue au projet dans toutes ses communications, qu'il s'agisse de documents sur support papier ou sur support électronique, ou de communications de vive voix, qui décrivent le projet au grand public ou au sein de la communauté. La reconnaissance doit s'harmoniser aux lignes directrices des communications du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, lesquelles seront distribuées aux bénéficiaires. La commissaire à la protection de la vie privée ou un représentant désigné aura la possibilité de participer à l'annonce publique du projet.

Les exigences de la vérification

Conformément à l'entente de contribution, l'organisme doit conserver les livres, les relevés de compte et les relevés des revenus et des dépenses qui ont trait au projet financé. Ces relevés doivent pouvoir être vérifiés par le CPVP pour s'assurer qu'ils sont conformes aux modalités de l'entente de contribution. Le CPVP peut faire des copies et extraire de l'information, chaque fois que cela est convenable, pendant les trois années qui suivent l'achèvement du projet.

Le CPVP peut exiger en tout temps que les bénéficiaires fassent la preuve satisfaisante que toutes les dépenses admissibles ont été remboursées.

Le recouvrement

Si pour toute raison :

1. un bénéficiaire n'a pas droit à la contribution,
2. le montant de la contribution dépasse celui auquel le bénéficiaire a droit,

le montant de la contribution ou le montant excédentaire, selon le cas, constitue une dette à Sa Majesté la Reine du chef du Canada qui sera recouvrée du bénéficiaire à ce titre.

L'entente de contribution précisera les cas de défaut, y compris le fait que le bénéficiaire n'a pas observé les modalités de l'entente; en cas de faute, l'entente prévoit aussi des recours à l'intention de la commissaire à la protection de la vie privée, entre autres :

1. suspendre ou annuler toutes les obligations de la commissaire de continuer à contribuer aux dépenses admissibles du projet, y compris toute obligation de payer un montant réclamé avant la date de la suspension;
2. exiger que le bénéficiaire rembourse sur-le-champ la totalité ou une partie de la contribution au Commissariat, et que ce montant est une dette exigible par Sa Majesté la Reine du Chef du Canada et qu'il peut être recouvré à ce titre.

Politique linguistique

Les résultats des projets peuvent être présentés dans la langue officielle de votre choix. Les organismes qui oeuvrent à l'échelle nationale, et qui reçoivent une aide financière considérable du CPVP, sont invités à offrir des services en français et en anglais et à favoriser la reconnaissance et l'usage des deux langues, notamment dans les régions reconnues par le Commissariat où la demande est importante.