14.2 La Bibliothèque nationale n'exerce pas, auprès des bibliothèques canadiennes, l'influence dont jouissent la Library of Congress des États-Unis et la British Library du Royaume-Uni, grâce à l'envergure de leur taille, de leurs services et de leur collection. Toutefois, elle s'efforce, et c'est ce qu'on attend d'elle, de jouer un rôle de chef de file dans des domaines comme l'établissement de réseaux nationaux d'information et de prêts, la conservation des 9uvres et l'élaboration de normes de bibliothèque.
14.3 La Bibliothèque nationale est grandement touchée par la technologie de l'informatique et des télécommunications. Par exemple, l'avènement des mini-ordinateurs a permis aux autres bibliothèques de mettre sur pied des méthodes de catalogage adaptées à leurs propres besoins et d'élaborer leurs propres normes, dont certaines ne sont pas compatibles avec les exigences de la Bibliothèque nationale en vue de l'établissement d'une base de données bibliographiques nationales. Bien que la Bibliothèque soit l'un des plus petits services gouvernementaux, son système informatique (DOBIS) est complexe.
14.4 Le principal objectif de la Bibliothèque nationale, tel qu'énoncé dans le Budget des dépenses de 1983-1984, est de "faciliter l'utilisation des ressources de bibliothèque du pays par le public et le gouvernement fédéral". Elle a comme sous-objectifs de:
La pièce n'est pas disponible
14.7 L'organisme a déjà pris diverses mesures afin de conserver la collection: déacidification, microfilmage et recherche sur les vidéodisques. Toutefois, ces mesures ne portent que sur une part infime de la collection et n'ont pas encore fait l'objet d'une coordination et d'un appui suffisants pour assurer la conservation de la collection complète pour les générations futures. La direction souligne qu'un programme officiel de conservation sera établi en vue d'accorder l'importance voulue au travail de la Bibliothèque dans ce domaine.
14.8 Notices bibliographiques et catalogage. Conformément aux exigences de la Loi sur la Bibliothèque nationale, l'organisme compile et publie une bibliographie nationale, Canadiana , qui fournit aux bibliothèques et aux autres intéressés une liste des ouvrages publiés au Canada, par des Canadiens, ou bien se rapportant d'une façon particulière à notre pays. La Bibliothèque exerce un contrôle raisonnable sur la publication opportune de la plupart des listes importantes.
14.9 Il est devenu impossible pour la Bibliothèque nationale de tenir, conformément à la loi qui la régit, un seul catalogue collectif national indiquant les articles que possèdent les principales bibliothèques du Canada. En réponse aux demandes, l'organisme continue à assurer la prestation d'un service de localisation en ayant recours aux instruments de référence qui comprennent ses catalogues collectifs des livres et des publications en série. Toutefois, elle n'a pas encore établi un plan national qui fournisse aux bibliothèques canadiennes un moyen rentable de localiser les livres et autres documents, c'est-à-dire un réseau bibliographique national qui serve de catalogue collectif national unique.
14.10 Dans le secteur des normes de catalogage, la Bibliothèque nationale s'acquitte convenablement de sa tâche en élaborant et en publiant des normes ou des règles nationales relatives aux données bibliographiques, en agissant comme chef de file national et en représentant le Canada aux réunions d'organismes internationaux de normalisation. Les répercussions qu'a l'adoption de règles internationales de catalogage sur les coûts du catalogage et de la prestation des services de bibliothèque au Canada exigent plus d'attention, en raison du besoin accru de contrôler les frais de bibliothèque.
14.11 Support technologique. Il y a eu de graves lacunes dans la réalisation du système automatisé (DOBIS) de la Bibliothèque. Tous les modules prévus qui, en 1976, devaient être terminés dans un délai de quatre ans ne le seront vraisemblablement pas avant au moins onze ans. Même si la direction de la Bibliothèque a dû faire face à des délais de service, à des coûts accrus et à des changements importants et rapides de la technologie de l'informatique et des télécommunications, elle n'a pas modifié pour la peine ses objectifs du début ni sa stratégie d'établissement du système DOBIS. À notre avis, il est urgent que la direction de la Bibliothèque prenne les mesures voulues afin de décider de l'avenir de son système automatisé.
14.12 Nous nous demandons également si l'engagement actuel du Conseil du Trésor dans le domaine des systèmes informatiques ministériels est suffisant pour fournir à des organismes, comme la Bibliothèque nationale, le contrôle externe voulu pour la réalisation et la gestion de systèmes informatiques complexes. Ce problème est traité en détail au chapitre 4, "La gestion de l'informatique au gouvernement fédéral".
14.13 Établissement d'un réseau. Le Bureau du développement des réseaux s'adonne depuis 1981 à l'essai d'un nouveau système (iNet) axé sur les télécommunications et qui vise à relier les bases de données autonomes des bibliothèques. Ce travail vient seconder les efforts de la Bibliothèque en vue d'atteindre un but prioritaire: mettre sur pied un réseau bibliographique national. Toutefois, les objectifs de ce réseau n'ont pas été établis clairement, pas plus que le rôle de chef de file que devra jouer la Bibliothèque dans l'établissement dudit réseau. L'organisme n'a pas de plan stratégique pour orienter son travail dans ce domaine.
14.14 Orientation de la Bibliothèque au niveau de la direction. Il n'existe pas, à la Bibliothèque nationale, de processus officiel de planification de gestion qui permettrait à celle-ci d'établir et de tenir à jour, sous une forme utile pour les gestionnaires, des plans stratégiques et opérationnels intégrés dans ses principaux domaines de responsabilité. Les énoncés d'objectifs et de sous-objectifs de la Partie III du Budget des dépenses ne précisent pas ce que la direction a l'intention de réaliser et ne fournissent donc pas une base satisfaisante pour l'obligation de rendre compte et l'évaluation des programmes. Le rôle statutaire de la Bibliothèque, surtout en ce qui concerne la coordination des services de bibliothèque du gouvernement fédéral, n'est pas exprimé clairement. La direction a cependant pris des mesures afin de créer une structure intégrée de planification et de contrôle stratégiques et opérationnels.
14.15 Conseil consultatif de la Bibliothèque nationale. Bien qu'il ne s'agisse pas d'un conseil d'administration disposant de pouvoirs exécutifs, le Conseil consultatif devrait, à notre avis, posséder un rôle d'examen plus clair et plus ferme dans le cadre de ses attributions de conseiller afin d'aider à l'optimisation des ressources consacrées aux activités de la Bibliothèque. Selon nous, il devrait constituer un élément important du cadre de l'obligation de rendre compte de la Bibliothèque nationale. Les suggestions que nous adressons au Conseil de la Bibliothèque pourraient s'appliquer aux autres conseils dont le rôle d'examen auprès des organismes gouvernementaux devrait être accentué.
14.17 Étant donné que la vérification interne, l'évaluation des programmes, les services financiers, de même que les services du personnel et les services administratifs de la Bibliothèque relèvent des Archives publiques, le contrôle de gestion sur ces fonctions est évalué au chapitre 15. Quelques aspects de la mesure du rendement qui sont du ressort exclusif de la Bibliothèque sont examinés dans le présent chapitre.
14.18 Pour chacun des domaines examinés, nous avons établi des critères permettant de déterminer si les plans et les contrôles de gestion en place tenaient compte de l'optimisation des ressources et de l'obligation de rendre compte. La direction a convenu que nos critères étaient raisonnables. Dans le cas du Conseil consultatif de la Bibliothèque nationale, notre but était d'examiner son rôle dans le cadre de la structure gestionnelle et de l'obligation de rendre compte de la Bibliothèque.
14.20 En 1983, l'unité d'Évaluation des programmes de la Bibliothèque a présenté un rapport sur la réalisation des objectifs du programme de dépôt légal. À notre avis, l'évaluation a été effectuée de façon satisfaisante. Selon les conclusions de cette évaluation, l'approche qu'on utilise depuis 1952 pour obtenir les ouvrages publiés au Canada est efficace et un grand nombre d'éditeurs se plient à ces exigences; le taux d'observation se situe, selon les estimations de la direction du Développement des collections, à plus de 98 p. 100 pour les catégories de publications dont il est question dans le Règlement.
14.21 En vertu de l'article II de la Loi, deux exemplaires de chaque publication doivent être remis à la Bibliothèque, à moins que le prix unitaire ne soit supérieur à $ 50. Dans ce cas, un seul exemplaire est exigé et la Bibliothèque en achète habituellement un autre. En raison des effets de l'inflation depuis la révision de la Loi en 1969, la Bibliothèque consacre chaque année une somme de plus en plus élevée à l'achat de seconds exemplaires. Cette somme n'est pas encore très considérable (environ $ 62 000 en 1982-1983), mais elle ne cesse de croître. On nous a dit que la direction prévoit réviser la Loi et qu'elle proposera une modification afin de remédier à cette situation.
14.22 Conservation. La Bibliothèque nationale est chargée de la garde d'environ 5,4 millions de volumes et autres documents, d'une valeur estimative de $ 250 à $ 350 millions. Une grande partie de sa collection nationale d'9uvres canadiennes est, à toutes fins utiles, irremplaçable. Nous avons examiné les activités de conservation à long terme des documents de la Bibliothèque, notamment en ce qui a trait au contrôle de l'environnement, à la conservation matérielle, au microfilmage et aux autres techniques de transfert de médias, ainsi qu'aux mesures d'urgence.
14.23 Le public ne se rend probablement pas compte de toute la gravité des problèmes de conservation que doivent affronter les bibliothèques. La plupart des documents produits au cours du siècle dernier ont une durée de seulement 25 à 100 ans, après quoi leur grande fragilité en proscrit l'usage courant (voir la photo).
14.24 La Bibliothèque nationale n'a pas encore procédé à un examen général de l'état de sa collection ni à une évaluation des risques de détérioration. Elle a cependant pris certaines mesures importantes au cours des dernières années afin d'aborder ce problème; elle a notamment utilisé les installations des Archives publiques pour déacidifier des volumes et d'autres documents. Toutefois, le nombre de documents que les Archives peuvent traiter en une année pour répondre à leurs propres besoins et à ceux de la Bibliothèque est relativement peu élevé par rapport au nombre total de documents qui ont besoin du traitement. La Bibliothèque a réalisé un projet pilote portant sur l'application de la technologie des vidéodisques; ses activités subséquentes se sont limitées à l'étude des initiatives d'autres groupes, dont celles de la Library of Congress des États-Unis.
14.25 À l'heure actuelle, une demie année-personne seulement a été affectée officiellement au travail de conservation, bien que d'autres employés s'occupent de projets précis sous ce rapport. Personne au niveau supérieur n'a été chargé explicitement de planifier, de diriger et de contrôler les activités de conservation à long terme, dans le cadre d'un programme officiel. Les plans de travail annuels relatifs aux diverses activités de conservation ne reposent pas sur un programme à long terme; toutefois, la direction a mentionné qu'un processus de planification a été amorcé.
14.26 La Bibliothèque prépare un plan qui contiendra des mesures préventives et les mesures d'urgence à prendre en cas de sinistres comme les incendies et les dommages connexes causés par l'eau.
14.27 La direction devrait déterminer si les ressources, l'organisation et la planification pour la conservation des articles de grande valeur de la Bibliothèque nationale sont suffisantes. Il faudrait confier la responsabilité des activités de conservation à un haut fonctionnaire. Il faudrait également un plan stratégique précisant les pièces qui sont en danger et les ressources que la Bibliothèque compte affecter à la conservation.
Commentaire de la Bibliothèque nationale: Dans un document rédigé en 1979, la Bibliothèque décrivait un vaste programme national de conservation comprenant entre autres ses propres activités dans ce domaine. Après étude du document, le Conseil consultatif de la Bibliothèque nationale a élaboré certaines recommandations. La Bibliothèque a alors préparé un nouveau document intitulé Programme national de conservation des documents de bibliothèque au Canada suivant lequel des plans de conservation devaient désormais être établis. Depuis 1981, la Bibliothèque nationale demande, dans le cadre des stratégies globales du ministre, les ressources nécessaires pour mener un programme approprié de conservation et travaille à cette fin avec Arts et Culture (MDC) et d'autres organismes culturels concernés (Archives publiques et Musées nationaux). Elle s'emploie activement à obtenir des ressources pour conserver les documents dont elle a la garde et jouer un rôle de premier plan dans l'établissement d'un programme national de conservation pour les bibliothèques. Les diverses activités de conservation de la BNC seront combinées en un seul programme, et les responsabilités et les ressources liées à ces activités seront considérées comme un élément essentiel du plan stratégique de la Bibliothèque.
14.29 À notre avis, la Bibliothèque nationale respecte l'esprit de la Loi sous ce rapport et s'est dotée de mécanismes convenables de contrôle de gestion de la bibliographie nationale. En se fondant sur les dépôts légaux et d'autres sources, elle indique dans sa publication Canadiana , à l'intention des hommes de lettres et des autres personnes intéressées aux études canadiennes, presque tous les ouvrages canadiens publiés depuis 1953, date de sa fondation. Des 9uvres canadiennes plus anciennes y figurent également. Nous avons constaté qu'un contrôle satisfaisant était exercé pour que les sections les plus importantes de Canadiana soient publiées au moment opportun.
14.30 Catalogues collectifs. Un des services les plus importants de la Bibliothèque est le service de localisation dans le cadre des prêts entre bibliothèques. En vertu de ce service, la Bibliothèque nationale indique aux autres bibliothèques du Canada et de l'étranger où se trouvent des livres, des publications en série ou d'autres documents particuliers. Traditionnellement, les préposés au service de localisation ont eu recours à un ou plusieurs catalogues, appelés les catalogues collectifs, qui indiquent quelles bibliothèques possèdent les livres catalogués. Nous avons examiné les lignes directrices de la Bibliothèque sur la portée, le champ d'application et les services aux clients, relativement à son Catalogue collectif de livres et son Catalogue collectif des publications en série. Nous avons également examiné les normes appliquées au traitement des données catalographiques reçue pour les catalogues collectifs et provenant des bibliothèques annonçant des ajouts à leurs collections.
14.31 La Loi sur la Bibliothèque nationale laisse entendre que cette dernière tiendra "un catalogue collectif national dans lequel peut être inscrit le contenu des principales collections des bibliothèques du Canada" (alinéa 7(1)b)). Cependant, dès le milieu des années 1970, il était généralement reconnu que la croissance rapide des documents de bibliothèque au Canada rendait impossible la poursuite de cette méthode hautement centralisée.
14.32 La disponibilité, la qualité, le champ d'application et l'intégralité des catalogues collectifs influent grandement sur l'efficience générale des services de bibliothèque au Canada; en effet, les catalogues en question constituent les principaux instruments permettant de localiser les ouvrages qui ne sont pas disponibles sur place dans les bibliothèques régionales. L'importance économique des catalogues est surtout prononcée en cette période où les restrictions et les coupures budgétaires entraînent, dans la plupart des cas, une réduction du nombre de livres et de publications en série que peuvent acquérir les bibliothèques, ce qui les obligent à partager de plus en plus les ressources existantes.
14.33 En 1980, la Bibliothèque nationale, qui tenait un catalogue manuel de fiches, était à mettre au point ses nouveaux catalogues automatisés de livres et de publications en série. Ces catalogues collectifs constituent les principaux instruments permettant de repérer les documents de bibliothèque. Le personnel de la Bibliothèque y a recours, ainsi qu'aux autres principales sources externes de données catalographiques, comme le système UTLAS qui appartient à l'Université de Toronto et qui est utilisé par plus de 200 établissements. Grâce à cet ensemble d'instruments de localisation, la direction de la Bibliothèque peut se féliciter d'avoir conservé un taux de réussite d'environ 80 p. 100 dans la recherche des publications canadiennes demandées.
14.34 La Canadian Library Association a recommandé en 1977 que les catalogues collectifs nationaux, établis en vertu de la Loi sur la Bibliothèque nationale, soient remplacés par un réseau bibliographique national, soit un réseau coopératif des centres bibliographiques et des instruments de localisation. À notre avis, le Catalogue collectif des livres et le Catalogue collectif des publications en série de la Bibliothèque nationale fournissent, à l'heure actuelle, un appui suffisant au service de localisation de la Bibliothèque pour les autres bibliothèques.
14.35 En ce qui concerne le Catalogue collectif des livres, sa principale faiblesse vient du manque d'objectifs quant au champ d'application: on n'indique pas quelles bibliothèques et collections devraient être incluses. Le nombre de bibliothèques qui font part de leurs acquisitions à la Bibliothèque nationale a diminué graduellement, en partie à cause du fait que certaines bibliothèques ont recours à leur propre installation informatique ou à d'autres installations et qu'elles jugent trop coûteuse la conversion des données sous une forme lisible par les machines de la Bibliothèque nationale.
14.36 Étant donné que la Bibliothèque nationale a accepté le principe de remplacer le catalogue collectif unique par un réseau bibliographique national, nous nous attendions à ce qu'elle ait arrêté les mesures à prendre pour réaliser cet objectif, ce qui comprendrait:
14.38 La Bibliothèque nationale a pris diverses mesures afin d'établir un réseau bibliographique national; elle a, entre autres, mené une étude nationale sur le prêt entre bibliothèques, mis sur pied un projet de télécommunications (iNet) et formé un comité du Conseil de la bibliothèque. Cependant, au moment de notre vérification, elle n'avait pas encore précisé et documenté le travail en cours ni déterminé ce qui restait à accomplir. Selon nous, l'instrument qui conviendrait serait un plan stratégique cohérent qui pourrait être examiné par les autres bibliothèques, le Conseil et les autres intéressés.
14.39 La Bibliothèque nationale devrait, dans le cadre de sa planification d'un réseau bibliographique national, définir les rôles et les objectifs à court et à long termes de ses catalogues collectifs automatisés de livres et de publications en série.
Commentaire de la Bibliothèque nationale: Les rôles et les objectifs des catalogues collectifs informatisés sont révisés car ils sont liés aux besoins des utilisateurs, à l'utilisation efficace des ressources, aux techniques en rapide évolution et à l'existence d'autres services de soutien pour le prêt entre bibliothèques. Le Catalogue collectif canadien des livres étant un maillon important du réseau national et international de prêt entre bibliothèques déjà existant, on continuera de modifier son étendue afin qu'il soit le plus exhaustif possible et qu'il n'y ait pas de répétitions inutiles. pour assurer la mise à jour du catalogue, la Bibliothèque est en contact permanent avec les bibliothèques clientes, les membres du Conseil consultatif de la Bibliothèque nationale et ses comités, et des cadres d'autres bases d'information et d'autres bibliothèques nationales.
14.40 La Bibliothèque nationale devrait songer à modifier la Loi qui la régit afin que, dans la description des services attendus d'elle, on insiste sur la localisation des articles de bibliothèque au Canada, plutôt que sur la tenue d'un instrument unique comme le catalogue collectif national.
Commentaire de la Bibliothèque nationale: On reverra la Loi en considérant la possibilité d'énoncer différemment certaines dispositions afin qu'elles insistent davantage sur les attentes à l'égard des services plutôt que sur les outils nécessaires pour dispenser ceux-ci. Des modifications seront proposées au besoin.
14.41 Normes bibliographiques nationales. Nous avons examiné comment la Bibliothèque nationale s'acquitte de ses responsabilités relatives à l'élaboration, à l'évaluation, à l'application et à la promulgation de normes pour les données bibliographiques. Ces normes, utilisées par les catalogueurs, les chercheurs, les éditeurs et les bibliothécaires en général, ont de vastes répercussions sur l'économie, l'efficience et l'efficacité des services de bibliothèque. Elles sont aussi essentielles à l'échange et à la communication des données de bibliothèque, tant sous forme écrite que sous forme lisible par les machines.
14.42 Selon les résultats de notre vérification des activités de normalisation de la direction du Catalogage, la Bibliothèque nationale accomplit bien sa tâche sous ce rapport en élaborant, appliquant et promulguant des normes pour les autres bibliothèques canadiennes, en agissant comme chef de file national et en représentant le Canada aux réunions des organismes internationaux de normalisation. L'examen des normes elles- mêmes dépasse le cadre de notre programme de vérification; toutefois, nous avons déterminé dans quelle mesure la Bibliothèque nationale évaluait les effets de ces normes sur le coût du catalogage et de la prestation des services de bibliothèque.
14.43 Les bibliothèques anglo-américaines ont peut-être tendance à accepter les normes établies par les spécialistes du catalogage sans en examiner attentivement les conséquences économiques. Toutes les bibliothèques canadiennes sont touchées d'une façon ou d'une autre par les règles internationales de catalogage. Toutefois, on accorde de plus en plus d'attention à la rentabilité des méthodes de catalogage, par exemple, dans les études du Centre for Catalogue Research financées par la British Library .
14.44 Au Canada, les bibliothèques utilisent des données catalographiques établies ailleurs surtout par la Library of Congress des États-Unis, pour satisfaire 85 à 90 p. 100 de leurs besoins; il serait trop coûteux d'établir d'autres données catalographiques. Seules les données relatives aux ouvrages canadiens sont établies par la Bibliothèque nationale, et elles doivent être compatibles avec les données internationales. Les normes qui s'appliquent à la plupart des données catalographiques échappent donc en grande partie au contrôle de la Bibliothèque nationale et, pour des raisons d'économie et à cause d'autres facteurs, les bibliothèques canadiennes acceptent ces normes et les utilisent. Dans ce contexte, la direction du Catalogage de la Bibliothèque nationale a modifié les normes pour répondre à des besoins canadiens précis, comme la nécessité d'établir une terminologie bilingue, et a examiné la rentabilité de leur application.
14.45 Nous apprécions à leur juste valeur les préoccupations particulières des bibliothèques nationales à l'égard des normes. Cependant, en raison du coût d'inscription, de stockage et d'utilisation des données catalographiques, un examen indépendant - auquel participeraient les directions d'autres bibliothèques canadiennes - de la rentabilité des normes actuelles s'impose, à notre avis. Cela permettrait de s'assurer que les catalogues fournissent suffisamment de renseignements, mais sans un nombre excessif de détails.
14.46 La direction de la Bibliothèque nationale, en consultation avec les autres bibliothèques canadiennes, devrait examiner ses normes de catalogage afin de s'assurer qu'elles répondent, de façon rentable, à ses propres besoins ainsi qu'aux besoins de ces autres bibliothèques canadiennes.
Commentaire de la Bibliothèque nationale: Par l'entremise de ses comités consultatifs et d'organismes connexes, la Bibliothèque nationale a veillé à ce que les normes catalographiques utilisées pour la création et la diffusion des notices bibliographiques satisfassent à ses propres besoins et à ceux des autres bibliothèques canadiennes et soient conformes aux ententes internationales régissant l'échange de données catalographiques. À l'avenir, la BNC compte encourager des recherches et des études plus approfondies, dans les bibliothèques aussi bien étrangères que canadiennes, pour déterminer si les notices bibliographiques et catalographiques, existantes ou à l'état de projets, sont réellement efficaces et avantageuses.
14.48 Au cours de notre vérification de la gestion du projet DOBIS, nous avons examiné les documents de planification, d'établissement du budget et de présentation préparés par la Bibliothèque nationale de 1976 à 1983 à l'intention du Conseil du Trésor. Nous nous attendions à ce que la Bibliothèque se soit occupée des écarts aux plans approuvés, ait réévalué ses objectifs, au besoin, et ait eu recours aux méthodes les plus rentables. Nous nous attendions également à ce que le processus d'établissement du système DOBIS soit fondé sur un plan stratégique décrivant les autres possibilités offertes qui permettraient de répondre, dans l'ensemble, aux besoins existants.
14.49 Le DOBIS est important car il est, sans contredit, le plus grand projet entrepris par la Bibliothèque nationale, tant en ce qui concerne les dépenses brutes qu'il a occasionnées à la Bibliothèque nationale et à la bibliothèque du Conseil national de recherches (ICIST) - $ 7,23 millions pour la réalisation et l'entretien de la base de données et $ 10,20 millions en frais de fonctionnement jusqu'en 1982-1983- qu'en ce qui a trait à ses effets sur les autres activités de la Bibliothèque nationale et à ses répercussions possibles sur les autres bibliothèques fédérales Le Conseil du Trésor a ordonné que la Bibliothèque nationale et l'ICIST établissent ensemble le système à l'intention de toutes les bibliothèques fédérales; aucun autre crédit fédéral ne devait être consacré à la réalisation de grands systèmes pour les bibliothèques des ministères. Le projet DOBIS constitue l'une des quelques rares tentatives à l'échelle mondiale pour l'automatisation centralisée et intégrée des activités d'une bibliothèque importante.
14.50 La Bibliothèque nationale s'est conformée aux critères du Conseil du Trésor lors du processus de sélection qui a précédé l'acquisition du logiciel DOBIS; elle a, entre autres, défini le besoin, analysé les diverses options et démontré la praticabilité et la rentabilité du projet. Depuis que la décision de mettre DOBIS sur pied à titre de système intégré de gestion des données de bibliothèque a été prise en 1976, il s'est toutefois produit un écart considérable entre les plans et les résultats.
14.51 Dans la première proposition présentée au Conseil du Trésor en 1976, le système intégré, qui comprenait cinq modules principaux, devait être achevé dans environ quatre ans; cependant, sept ans plus tard, soit en 1983, seuls les modules de catalogage et de recherche sont en service. Le dernier des trois autres modules n'est pas prévu avant 1987- 1988, c'est-à-dire 8 ans après la date d'abord prévue et 11 ans après le début de la réalisation du projet.
14.52 L'ensemble des coûts de réalisation du système a été fixé à $2,75 millions en 1976. Ces coûts ont été réévalués à $3,34 millions environ une année plus tard et, en 1979, lorsque la proposition finale pour la mise en oeuvre de l'ensemble du projet a été approuvée par le Conseil du Trésor, ils se situaient à $4,16 millions (en dollars de 1979) et comprenaient les frais jusqu'en 1984-1985. En 1979, les coûts estimatifs d'entretien de la base de données prévue ont été ajoutés à l'ensemble des frais du DOBIS dans la proposition présentée au Conseil du Trésor. Ces coûts, qui comprenaient les frais permettant d'apporter des améliorations pour mieux répondre aux besoins des utilisateurs et d'administrer la base de données, ont été estimés à $ 13,37 millions pour la période de 1979 à 1984-1985. Il en a coûté $3,36 millions à la Bibliothèque nationale pour l'utilisation du système en 1982-1983, et ce, en sus des frais d'entretien: les coûts prévus pour 1984-1985 se situent à $6,34 millions.
14.53 Dans sa plus récente demande de financement (1982) au Conseil du Trésor, la Bibliothèque n'a pas indiqué séparément les coûts prévus pour la réalisation de chaque élément du DOBIS. Bien que l'ensemble des dépenses prévues pour la réalisation du projet soit fourni dans le rapport annuel sur l'informatique présenté au Conseil du Trésor par la Bibliothèque, les sommes ne sont pas associées à la réalisation d'éléments précis du système. Il est donc difficile de demander à la direction de rendre compte pour les dépenses reliées à la réalisation d'éléments particuliers du DOBIS.
14.54 En date de juin 1983, la direction de la Bibliothèque n'avait apporté aucune modification importante à ses objectifs initiaux et à sa stratégie d'établissement du système, même s'il était manifeste qu'une réévaluation du projet DOBIS s'imposait, en raison surtout de la prolongation du délai de réalisation, des retards dans la livraison des services promis, de l'arriéré des projets des systèmes, d'un manque de dates cibles pour l'achèvement de trois des modules fondamentaux du système et d'une évolution appréciable de la technologie de l'informatique et des concepts des systèmes. La section du présent chapitre qui porte sur la coordination des services des bibliothèques fédérales traite de la façon dont les bibliothécaires des ministères perçoivent le DOBIS. À notre avis, la principale difficulté découle du fait que la direction a tenté avec le DOBIS d'établir un système intégré de gestion des bibliothèques, c'est-à-dire un système central qui réponde à tous les besoins de tous les utilisateurs.
14.55 En mars 1982, la direction de la Bibliothèque nationale a créé le Groupe de travail sur les systèmes automatisés et de réseaux. L'un des principaux sujets dont il devait s'occuper était les difficultés éprouvées avec le DOBIS; cependant, en juin 1983, le groupe de travail n'avait pas formulé de recommandations concernant l'avenir du système en question. Aucun plan stratégique n'a été établi pour servir de guide lors de la réalisation du projet DOBIS; toutefois, une étude de praticabilité préparée par un expert-conseil et traitant de la planification stratégique de la base de données a fait l'objet d'un rapport à la direction en avril 1983.
14.56 La Bibliothèque nationale et l'ICIST, les deux organismes qui ont mis au point le DOBIS, devraient délimiter le rôle que celui-ci devrait jouer au sein des bibliothèques fédérales et des autres bibliothèques; ils devraient, entre autres, déterminer si le but du système est, essentiellement, d'entretenir une base de données (catalogues collectifs et catalogues de la Bibliothèque nationale et de l'ICIST), ou d'assurer la prestation d'un ensemble de services automatisés aux bibliothèques fédérales et aux autres bibliothèques, ou bien d'accomplir simultanément ces deux tâches.
Commentaire de la Bibliothèque nationale: La Bibliothèque nationale et l'ICIST ont déjà entrepris une étude sur l'avenir du DOBIS en prenant en considération notamment l'apparition de mini-systèmes capables de remplir des fonctions précises.
14.57 Il faudrait déterminer les coûts de réalisation du système DOBIS (par rapport aux frais d'entretien et de fonctionnement) et rattacher clairement ceux-ci aux modules, composantes, services ou autres éléments précis à réaliser.
Commentaire de la Bibliothèque nationale: Il existe déjà des analyses détaillées sur les budgets et les coûts du DOBIS et elles seront incluses dans les documents à venir, suivant les recommandations.
14.58 La Bibliothèque nationale, en consultation avec le Conseil des bibliothèques du gouvernement fédéral, devrait déterminer les besoins présents et futurs en services automatisés des bibliothèques fédérales. Elle devrait évaluer la rentabilité de la prestation de ces services. Comme solution de rechange à la réalisation continue du DOBIS selon les plans actuels, on pourrait songer à adopter une stratégie différente pour terminer le projet ou avoir recours aux services commerciaux externes pour certaines activités des bibliothèques fédérales. Il faudrait modifier le plan de réalisation du DOBIS en conséquence.
Commentaire de la Bibliothèque nationale: La Bibliothèque nationale demandera des ressources pour 1983-1984 et 1984-1985 afin d'effectuer une étude sur les services automatisés nécessaires à l'ICIST, à elle-même et aux autres bibliothèques fédérales, et sur les diverses façons de dispenser ces services; cette étude vise à déterminer quel système (ou combinaison de systèmes) est le plus souple, le plus efficace et le plus avantageux. Elle modifiera son plan de réalisation du TED selon les conclusions de l'étude et demandera les ressources nécessaires pour mettre en oeuvre le nouveau plan.
14.59 Établissement d'un réseau. L'objectif le plus important pour la direction de la Bibliothèque est de mettre sur pied un réseau bibliographique national, comme il est mentionné dans la section traitant des catalogues collectifs. Le Bureau du Développement des réseaux est en train de mettre à l'essai sur place, avec plusieurs autres bibliothèques, le réseau iNet afin de déterminer la praticabilité technique de certains modes électroniques d'interconnexion des bases de données autonomes des bibliothèques. Cependant essai doit se terminer en 1983-1984 et sera suivi immédiatement d'un essai de commercialisation; des droits seront alors exigés de ceux qui auront recours aux installations commerciales de télécommunications qui relieront les systèmes. L'unité d'Évaluation des programmes de la Bibliothèque prévoit évaluer cette année la phase de la faisabilité technique du projet, conformément à la demande du comité du Cabinet chargé du développement social, afin de fournir des renseignements de base pour les décisions concernant les futurs projets pilotes d'établissement de réseaux. Nous nous attendons à ce que le rapport au ministre fournisse également tous les renseignements utiles, obtenus en date du rapport, au sujet des répercussions de l'essai de commercialisation sur les droits d'utilisation des télécommunications commerciales.
14.60 Nous avons examiné le projet iNet afin de déterminer où il s'inscrivait dans les plans visant à favoriser l'établissement d'un réseau bibliographique national. Bien que la direction de la Bibliothèque compte beaucoup sur le projet iNet pour aider à l'établissement d'un réseau bibliographique national, il n'existe pas, en vue de cependant établissement, de plan stratégique précisant le but, les caractéristiques, les éléments et la structure d'un tel réseau ainsi que le rôle que devrait jouer la Bibliothèque nationale dans sa mise en oeuvre.
14.61 La Bibliothèque nationale devrait élaborer un plan stratégique qui servirait de guide lors de l'établissement du réseau bibliographique national.
Commentaire de la Bibliothèque nationale: Dans le cadre du mécanisme de planification et de contrôle stratégiques et opérationnels proposé par le Département, un plan stratégique sur les activités du réseau sera élaboré. Comme l'établissement de ce plan repose sur la collaboration de nombreux établissements (fédéraux, provinciaux, privés), il doit être très flexible et pragmatique et évoluera inévitablement en fonction des nouvelles techniques qui feront leur apparition.
14.63 La Bibliothèque nationale devrait rédiger, pour la Partie III du Budget des dépenses, des énoncés d'objectifs et de sous-objectifs susceptibles de renseigner le plus possible le Parlement et les autres bibliothèques sur les buts que la direction se propose d'atteindre.
Commentaire de la Bibliothèque nationale: Les objectifs et les sous-objectifs seront révisés et modifiés au besoin avant d'être inclus dans la partie III du Budget principal de 1985-1986.
14.64 Coordination des services de bibliothèque du gouvernement fédéral. Le paragraphe 7(2) de la Loi sur la Bibliothèque nationale se lit, en partie, comme suit:
Sous réserve des instructions du gouverneur en conseil, le directeur général de la Bibliothèque nationale peut coordonner les services de bibliothèque des ministères, départements, directions ou organismes du gouvernement du Canada...14.65 Cependant, le terme "coordination" n'est pas défini dans la Loi et nous avons constaté, lors de nos entretiens avec les bibliothécaires de la douzaine de bibliothèques ministérielles comprises dans notre sondage, que ces derniers n'étaient pas certains de la façon dont la Bibliothèque nationale interprétait son rôle de coordination.
14.66 La Bibliothèque nationale ne possède pas suffisamment d'information sur les bibliothèques fédérales pour déterminer le rôle de coordination qu'elle devrait jouer afin qu'il y ait optimisation des ressources affectées aux services de bibliothèque du gouvernement. Elle ignore par exemple la somme des ressources financières et humaines attribuées aux 280 bibliothèques du gouvernement fédéral dans l'ensemble du Canada.
14.67 La Bibliothèque nationale a établi la base de données DOBIS à l'intention de toutes les bibliothèques fédérales, remplissant ainsi, en partie, son rôle de coordination. Toutefois, étant donné la lenteur de sa réalisation, le système est perçu, en général, comme un système de recherche et de catalogage partagé plutôt que comme un système intégré de gestion de bibliothèque comme il est décrit dans la Partie III du Budget des dépenses. Dix-huit bibliothèques fédérales ont recours au DOBIS. Plus de 20 utilisent le système UTLAS de l'Université de Toronto et les autres se servent d'autres systèmes. Nous n'avons pas tenté de déterminer combien de bibliothèques utilisaient des systèmes autres que le DOBIS en raison des problèmes actuels de ce dernier.
14.68 Le Conseil des bibliothèques du gouvernement fédéral a été créé en 1976 afin de conseiller le directeur général de la Bibliothèque nationale et de l'aider à coordonner les services de bibliothèque. Depuis lors, les comités du Conseil ont mené des enquêtes dans plusieurs domaines susceptibles d'intéresser les bibliothécaires fédéraux. Les bibliothécaires interrogés ont fait part de leurs inquiétudes sur plusieurs aspects de la gestion et des politiques, et notamment les rôles des bibliothécaires fédéraux en ce qui touche:
14.70 La Bibliothèque nationale devrait communiquer clairement aux bibliothèques fédérales le rôle de coordonateur qu'elle entend jouer en vertu de la loi qui la régit, de même que ses opinions sur les limites de ses responsabilités. Elle devrait également essayer de clarifier ce que les bibliothécaires fédéraux attendent d'elle en tant que chef de file.
Commentaire de la Bibliothèque nationale: La Bibliothèque nationale possède un nombre considérable de dossiers sur les politiques, les collections et les services des bibliothèques fédérales, et gère ou supervise plusieurs projets collectifs. À partir de ces renseignements et après consultation du Conseil des bibliothèques du gouvernement fédéral, un énoncé interprétatif sur le paragraphe 7(2) sera préparé.
14.71 Planification et contrôle. En 1977, le directeur général de la Bibliothèque nationale a prié les bibliothèques de lui faire part de leurs opinions sur le rôle futur de la Bibliothèque nationale et a dressé la liste de ses priorités dans un document publié en 1979 et intitulé "L'avenir de la Bibliothèque nationale du Canada". Cependant, nous n'avons relevé aucun plan stratégique à long terme visant à guider de façon précise les gestionnaires de la Bibliothèque. Un aperçu de la stratégie a été établi à l'intention du ministre en 1982, mais il n'indique pas aux gestionnaires de la Bibliothèque ce que la haute direction a l'intention de réaliser à long terme et il ne traite pas non plus de questions stratégiques importantes comme la conservation des livres, l'avenir des catalogues collectifs, l'automatisation des services de bibliothèque ou la fixation des droits à exiger pour les services des réseaux des bibliothèques canadiennes. En 1983, la Bibliothèque nationale n'a pas fourni d'apport à l'aperçu de la stratégie du ministre parce que, semble-t-il, le cabinet du ministre ne lui a pas demandé.
14.72 Nous nous attendions, par exemple, à ce que les plans pour atteindre le principal objectif de la Bibliothèque, qui est de "faciliter l'utilisation des ressources de bibliothèque du pays", comprennent l'établissement et la tenue à jour d'un inventaire des principales ressources des bibliothèques canadiennes, c'est-à-dire une liste des principales bibliothèques et collections, des bases de données informatiques à la disposition du public et des instruments de localisation des bibliothèques. Étant donné que l'économie canadienne est de plus en plus surbordonnée à l'information, les bibliothécaires sont en mesure de jouer un rôle unique, soit indiquer les sources d'information offertes au public, déterminer la disponibilité des ressources et jouer un peu le rôle de courtier, c'est-à-dire agir comme intermédiaire entre les utilisateurs et les sources d'information.
14.73 L'orientation future de la Bibliothèque nationale est peut-être claire à l'échelon du directeur général et du directeur général adjoint; toutefois, il faudrait des plans officiels à long terme pour que les gestionnaires des directions soient, eux aussi, bien renseignés sur les objectifs de l'organisme et sur leur importance relative, sur la façon de les atteindre et sur la manière d'évaluer le rendement. La mise à jour annuelle des plans à long terme est un processus d'autodiscipline qui incite la direction à cerner les problèmes qui surgissent et à déterminer les attentes courantes des bibliothèques. En général, les problèmes et les mesures à prendre pour les régler deviennent de plus en plus manifestes au fur et à mesure que se déroulent ces planifications annuelles successives. Les plans stratégiques consignés dans des documents appropriés nous font voir que la haute direction est bien renseignée sur les problèmes qu'affronte la Bibliothèque et offrent une base pour rendre compte du rendement, plus particulièrement grâce à l'information fournie au Parlement dans la Partie III du Budget des dépenses.
14.74 Dans la mesure où l'aperçu de la stratégie présentée au ministre ne constitue pas un plan stratégique à l'intention des gestionnaires de la Bibliothèque, la haute direction devrait, selon nous, établir des plans à long terme pour répondre aux besoins de ses gestionnaires.
14.75 Le plan opérationnel pluriannuel établi par la Bibliothèque en 1983 était satisfaisant. Toutefois, les gestionnaires de la Bibliothèque semblent considérer ces plans présentés aux organismes centraux comme des moyens de justifier leurs demandes de ressources adressées à ces organismes, mais non comme des plans qui pourraient leur être utiles à eux-mêmes.
14.76 Nous avons constaté que la Bibliothèque ne disposait pas d'une structure intégrée de planification et de contrôle pour l'établissement de plans stratégiques et opérationnels permettant à la direction de déceler les problèmes importants et de les traiter de façon systématique, d'examiner les diverses options pour atteindre les objectifs, de faire en sorte que les pairs puissent examiner convenablement les propositions de planification des gestionnaires et leurs répercussions sur les autres unités, et de définir les processus de contrôle du rendement au niveau de la haute direction.
14.77 Le Conseil consultatif de la Bibliothèque nationale assure une liaison centrale avec les bibliothèques qui sont touchées par ce que la Bibliothèque projette de faire ou de ne pas faire. Si ce conseil examinait annuellement les plans stratégiques et opérationnels de la direction, cela contribuerait à accroître la qualité des décisions de planification des gestionnaires de la Bibliothèque et en faciliterait l'acceptation. Le rôle du Conseil est traité plus loin dans le présent chapitre.
14.78 La Bibliothèque nationale devrait établir une structure intégrée de planification et de contrôle pour tous les niveaux où il conviendrait de dresser des plans officiels.
14.79 La direction devrait élaborer des plans à long terme qui indiquent clairement ce que la Bibliothèque a l'intention d'accomplir et qui puissent servir de guide aux gestionnaires et de base pour rendre compte; la direction devrait également mettre ces plans à jour chaque année. Le Conseil consultatif de la Bibliothèque nationale devrait examiner ces plans et faire part de ses opinions à la direction.
Commentaire de la Bibliothèque nationale: On a commencé à élaborer un vaste mécanisme de planification et de contrôle stratégiques et opérationnels pour le Département. Dans le cadre de ce mécanisme, les plans à long terme seront mis à jour, puis revus chaque année par la suite. Ces plans seront soumis à l'étude du CCBN au besoin. Avant d'adopter ces techniques et systèmes de planification conçus au départ pour de gros ministères, la Bibliothèque a consulté le Bureau du contrôleur général pour savoir s'il était possible de les adapter aux besoins d'un petit organisme. Elle a tenu des séances de planification pendant plusieurs années pour s'assurer la participation de tous ses secteurs.
14.81 Évaluation des programmes. Cette partie de la vérification avait pour but de déterminer si l'unité mixte d'évaluation des programmes était gérée de façon satisfaisante pour évaluer les programmes des Archives publiques et de la Bibliothèque nationale. Nous avons examiné les pratiques de gestion et les méthodes de rapport du groupe chargé de la planification et de l'évaluation des programmes.
14.82 À notre avis, la gestion de l'évaluation des programmes était satisfaisante dans les circonstances. La Bibliothèque nationale a révisé et rendu plus réalistes, en tenant compte des ressources existantes, ses plans d'évaluation des programmes qui étaient trop ambitieux et qui, pour cette raison, accusaient beaucoup de retard par rapport aux calendriers. Elle a réduit le nombre d'évaluations prévues à l'origine afin qu'il corresponde au nombre réduit de composantes officielles de programmes et qu'il soit possible d'effectuer les évaluations au cours du cycle de cinq ans proposé par le Bureau du contrôleur général.
14.83 En 1982, la Bibliothèque nationale a évalué le programme du dépôt légal. Selon nous, tant l'étude préparatoire à cette évaluation que le travail d'évaluation lui-même ont été satisfaisants. On nous a dit que la Bibliothèque avait choisi ce programme en partie parce qu'il s'agissait d'un domaine assez simple à traiter au cours de cette première tentative d'évaluation. Selon la Partie III de la section du Budget des dépenses qui porte sur l'efficacité des programmes, les services de bibliothèque constituent le domaine le plus important de l'évaluation de l'efficacité des programmes. Ces services occupent une place très importante dans le plan d'évaluation de 1983-1984 de la Bibliothèque. Nous nous attendons à ce que la direction continue à concentrer son attention sur les services en question dans l'établissement de son plan d'évaluation à long terme.
14.84 Efficience. Dans son énoncé de politique de 1976, le Conseil du Trésor demande aux ministères d'établir des mécanismes pour déterminer le rendement courant des activités sur le plan de l'efficacité et de l'efficience. En 1979, le groupe de travail sur la mesure du rendement (Conseil des bibliothèques du gouvernement fédéral) a publié un manuel qui fournit des lignes directrices de nature à faciliter l'utilisation des techniques de mesure du rendement. On y relève un certain nombre de problèmes importants, dont le manque de normes de rendement pour les bibliothèques et la difficulté de comparer les coûts.
14.85 Étant donné que la Bibliothèque nationale a participé activement aux activités du groupe de travail en question, nous nous attendions à ce qu'il y ait adoption rapide de mesures pour répondre aux exigences du Conseil du Trésor et donner suite aux recommandations du manuel de 1979, mais cela n'a pas été le cas. Nous avons fait part de nos inquiétudes à la haute direction.
14.87 À notre avis, cette Partie III constitue un premier effort louable de la part de la Bibliothèque et se conforme en général aux exigences du Conseil du Trésor. Les principaux problèmes rencontrés sont communs à tous ceux qui préparent la Partie III pour la première fois: précision des objectifs en termes de résultats à atteindre et choix et description des indicateurs de rendement les plus utiles. La Partie III de la Bibliothèque est faible du fait que les hypothèses ou autres données qui justifient les charges de travail prévues pour 1983-1984 ne sont pas indiquées et qu'il n'existe pas de lignes directrices ou de systèmes dans l'ensemble de la Bibliothèque pour permettre la préparation et l'examen de l'information. La Partie III n'a pas été revue par le service de vérification interne.
14.88 Nous avons fait part à la direction de nos constatations détaillées sur l'information de chaque section de la Partie III et sur la pertinence des contrôles internes en ce qui concerne la fiabilité de l'information. Dans la section du présent chapitre portant sur les attributions, nous faisons part de nos inquiétudes et nous recommandons une plus grande précision des énoncés d'objectifs afin qu'il soit plus facile de déterminer dans quelle mesure les résultats ont été atteints. D'autres recommandations dans le chapitre sont également de nature à améliorer la qualité de la Partie III du Budget des dépenses.
14.89 La direction devrait établir des normes et lignes directrices auxquelles les directions devraient se conformer lorsqu'elles recueillent les données pour la Partie III du Budget des dépenses et lorsqu'elles vérifient les données qui leur sont fournies, surtout celles qui servent de base aux projections ou aux prévisions. La vérification interne devrait comprendre dans ses activités régulières un examen des données de la Partie III ainsi que des systèmes et des procédés sous-jacents qui produisent des données pour la Partie III du Budget des dépenses.
Commentaire de la Bibliothèque nationale: Ces normes sont actuellement fixées par le comité de planification inter-directions du Département et seront appliquées dans la partie III du Budget principal de 1984-1985. Elles seront révisées chaque année jusqu'à ce que le contenu et la présentation du Plan des dépenses soient uniformes dans l'administration fédérale et qu'un Système de mesure du rendement fonctionne efficacement dans toutes les directions de la BNC. En outre, celle-ci demandera aux employés des Archives publiques qui effectuent la vérification interne pour les deux départements de vérifier régulièrement le fonctionnement de tous les nouveaux systèmes de gestion des ressources introduits par les organismes centraux jusqu'à ce qu'ils se stabilisent.
14.91 Le Conseil, qui se réunit en général deux fois par année, comprend dix-huit membres qui sont des bibliothécaires, des hommes de lettres, des éditeurs, des écrivains et des représentants des organismes désignés dans la Loi. La représentation régionale et la langue sont des facteurs pris en ligne de compte dans le choix des membres. Les nominations, dont celles du président, sont effectuées par le Cabinet sur recommandation du ministre à qui le directeur général de la Bibliothèque nationale fait des suggestions. En général, le Conseil est invité à se prononcer sur les questions que lui soumet le directeur général, sur les propositions formulées par ses comités et portant sur des problèmes dans des secteurs d'activités précis de la Bibliothèque et sur des points soulevés par ses membres.
14.92 Le Conseil est efficace dans la mesure où le but à atteindre est bien défini. Cependant, la Loi de 1969 ne définit pas les termes "conseiller et aider", et les propres documents de procédure du Conseil n'indiquent pas ce que ce dernier doit réaliser. En réponse à une question soulevée en Chambre en 1982, le secrétaire parlementaire du ministre des Communications a souligné que le rôle du Conseil consultatif était, en partie, d'examiner les priorités de la Bibliothèque, ses réalisations et ses activités courantes et de fournir des conseils à ce sujet. Selon nous, la question qui intéresse le Parlement est le but et la portée de cet examen que doit effectuer le Conseil. Les ressources humaines attribuées annuellement au Conseil et à ses trois comités et leurs coûts remboursables sont assez importants; notre principale préoccupation cependant est de savoir si le rôle d'examen que doit jouer le Conseil est suffisamment accentué, dans le cadre de son mandat de conseiller, pour assurer l'optimisation des ressources attribuées à la Bibliothèque et l'obligation redditionnelle de cette dernière.
14.93 Notre objectif était de déterminer l'évolution et les activités actuelles du Conseil afin de pouvoir évaluer l'utilité de son rôle dans la structure de gestion et de responsabilité de la Bibliothèque. Nous n'avions pas l'intention de vérifier les activités du Conseil selon des critères prédéterminés et des constatations formulées dans des rapports. Nous avons également tenu compte de la différence qui existe entre le rôle de conseiller du Conseil de la Bibliothèque nationale et les fonctions de direction et de gestion d'autres conseils comme le Conseil d'administration des Musées nationaux du Canada ou le Conseil de la British Library . Dans le cadre de notre examen, nous avons assisté à une réunion du Conseil, nous avons étudié ses procès-verbaux et ses documents, nous avons eu des entretiens avec des personnes bien informées de ses activités et des activités d'autres conseils semblables et nous avons revu les documents d'examen de gestion pertinents.
14.94 Nous estimons qu'il y a trois points dont il faut tenir compte pour pouvoir bien déterminer ce que le Parlement est en droit d'attendre du Conseil. Premièrement, la Bibliothèque nationale est surtout au service d'autres bibliothèques. Elle n'a pas de contacts directs avec le grand public comme c'est le cas des bibliothèques des universités et des bibliothèques publiques, ce qui fait qu'il est difficile d'observer son rendement. Il est donc important que le rôle d'examen du Conseil soit exhaustif.
14.95 Deuxièmement, il y a peu de contacts du ministre des Communications avec la Bibliothèque. Il est stipulé à l'article 4 de la Loi sur la Bibliothèque nationale (nouvelle disposition de 1969) que le ministre présidera "à la gestion et à la direction de la Bibliothèque" et en aura "la surveillance". Étant donné que le ministre des Communications doit s'occuper de plusieurs autres organismes culturels, de même que du ministère lui-même et que le budget de la Bibliothèque nationale est relativement peu élevé, il ne faut pas s'attendre à ce que le ministre consacre beaucoup de temps à la Bibliothèque. De fait, les réunions avec le directeur général de la Bibliothèque nationale sont rares, d'oû l'importance de renforcer le rôle d'examen du Conseil.
14.96 Troisièmement, l'évolution rapide de la technologie de l'information et des coûts connexes se répercute sur les structures de planification et de décision de la Bibliothèque nationale, sur la quantité et le coût de ressources de bibliothèque nécessaires à l'avancement technologique, sur la coordination de la technologie de la Bibliothèque nationale avec d'autres organismes et sur le genre et la forme des services de bibliothèque à offrir. C'est pourquoi il est nécessaire qu'il y ait un examen de la part de membres du Conseil qui soient, non seulement bien au courant des affaires et de la technologie des bibliothèques, mais aussi qui connaissent bien les saines pratiques de gestion.
14.97 Pour pouvoir bien conseiller le directeur général de la Bibliothèque nationale, il faudrait, selon nous:
14.99 Le directeur général et les membres du Conseil devraient examiner le rôle que devrait jouer le Conseil dans la structure de gestion et de responsabilité de la Bibliothèque et discuter avec le ministre de ce rôle, de même que des lignes directrices opérationnelles que le Conseil devrait suivre.
Commentaire de la Bibliothèque nationale: Par suite de l'entrée en fonction du nouveau directeur général de la Bibliothèque nationale, le rôle actuel du Conseil sera révisé et discuté avec les membres et avec le ministre, s'il y a lieu.
14.100 Nous avons fait des suggestions de lignes directrices opérationnelles pour le Conseil que ses membres, le directeur général de la Bibliothèque nationale et le ministre devraient étudier. En supposant que ces lignes directrices s'appliquent peut-être à d'autres conseils du gouvernement, nous les résumons aux pages suivantes.
14.105 Le Conseil devrait se doter d'un processus aux fins suivantes: