14.3 La section A du présent chapitre porte sur huit chapitres tirés de nos rapports annuels de 1983 et 1982. Nous avons effectué des examens de suivi pour déterminer quelle est la situation à l'heure actuelle, en ce qui concerne certaines observations et recommandations faites par le Bureau et par le Comité des comptes publics.
14.4 La section B fait état de remarques qui nous ont été faites par neuf ministères et organismes au sujet de l'état d'avancement des mesures prises en ce qui concerne des recommandations que nous avons faites dans les chapitres du Rapport annuel de 1983. Nous n'avons pas encore donné suite à ces remarques, ni vérifié l'efficacité des mesures décrites. Nous examinerons l'état d'avancement de ces rapports dans le cadre des vérifications intégrées de ces organisations qui auront lieu dans un prochain avenir.
14.5 Les pièces 14.1 et 14.2 présentent les organisations et les secteurs qui ont fait l'objet d'un suivi ainsi que le nombre de recommandations faites par le Bureau et par le Comité des comptes publics dans chaque secteur. On y indique également le nombre de recommandations dont nous traitons dans le présent chapitre.
(Les pièces ne sont pas disponibles)
14.7 En 1983, les gestionnaires ont donc établi que les principales entraves à la productivité étaient :
14.11 Plusieurs personnes interrogées ont indiqué que le chapitre faisait partie d'une série d'éléments et de tendances qui sont liés et qui ont permis de cerner les entraves. Ainsi, les organismes centraux ont reconnu les difficultés qu'engendrent les contrôles détaillés de plus en plus nombreux, et l'on s'est préoccupé davantage des complexités indues causées par la prolifération des ministères d'État.
14.12 Bien que les pratiques n'aient pas beaucoup changé depuis la publication du chapitre, certaines initiatives ont toutefois été entreprises. Des organismes centraux ont négocié certains accords particuliers avec des ministères afin de modifier les contrôles centraux conformément aux besoins de chacun. Ce façonnement des directives et processus qui autrement, auraient un caractère plus général, vient s'ajouter aux autres signes encourageants. Outre les avantages qu'ils retirent de ces dispositions plus flexibles, les ministères s'efforcent de plus en plus de mesurer les résultats des programmes. Le fait que l'on se préoccupe davantage de rendre compte des résultats, plutôt que de rendre compte de la conformité avec les règlements centraux, devrait inciter à un plus grand nombre d'initiatives locales lesquelles, en retour, devraient contribuer à l'amélioration d'une gestion productive.
14.13 Dans ce chapitre, on avait remarqué que les gestionnaires se plaignaient beaucoup de la complexité et de la lenteur du processus de dotation. La Commission de la Fonction publique, dans son rapport annuel de 1984, a indiqué qu'une réforme administrative de ce processus était prioritaire et qu'elle s'efforçait de poursuivre une réforme législative en vue de supprimer d'autres entraves.
14.14 Parmi les initiatives importantes, soulignons la série de colloques sur, "les meilleures pratiques" organisée par le Secrétariat du Conseil du Trésor à l'intention des gestionnaires. Lors de ces colloques, les gestionnaires qui avaient accompli d'importants progrès dans le domaine de la productivité communiquaient leurs connaissances et expériences aux autres. En mettant ainsi l'accent sur la gestion orientée vers la prise de mesures, on tend à s'éloigner du type de ''gestion figée'' pour faire davantage confiance au jugement des gestionnaires.
14.15 Bon nombre des hauts fonctionnaires interrogés dans le cadre de l'examen de suivi se sont montrés préoccupés par le moral et la motivation des gestionnaires, et ils ont reconnu qu'il y avait là un problème qu'on ne pouvait résoudre à court terme. Dans un ministère, on a constaté une amélioration dans ce domaine en remettant davantage les rênes entre les mains des gestionnaires.
14.16 Malgré toutes ces améliorations, un problème central demeure. Certains ministères continuent de se sentir oppressés par les contrôles élaborés qu'exercent les organismes centraux, alors que ces derniers soulignent les progrès qu'ils ont accomplis dans l'assouplissement de ces contrôles. Dans un même temps, un dialogue général a eu lieu entre les ministères axiaux et les organismes centraux. On y a échangé des vues sur l'importance du leadership, des valeurs en gestion, d'un système approprié d'encouragement et de récompense, et d'un régime efficace d'obligation de rendre compte.
14.17 Le problème consiste donc à établir un équilibre entre, d'une part, le besoin et le désir d'une plus grande liberté d'agir des ministères et, d'autre part, la nécessité d'établir certaines politiques de gestion qui soient uniformes dans l'ensemble du gouvernement. Cela implique qu'il faut trouver le juste équilibre en matière de délégation, de contrôle et d'obligation de rendre compte tout en répondant dans un même temps aux pressions exercées en vue d'une gestion avec peu de ressources, de façon à travailler à réduire le déficit.
14.21 Au mois d'août 1984, le Bureau du contrôleur général a émis, à l'intention des ministères et organismes, l'ébauche de lignes directrices portant sur l'insertion d'études d'évaluation de programmes pertinentes, dans la partie III du Budget des dépenses de 1985- 1986. Ces lignes directrices avaient été établies de façon provisoire en attendant qu'on examine la nature des renseignements que renfermaient les études d'évaluation qui pourraient être intégrées à la partie III. Au moment où nous avons effectué notre suivi, le Bureau du contrôleur général réexaminait ces lignes directrices afin de les rendre plus efficaces.
14.22 Nous avons découvert que, entre avril 1983 et juillet 1984, 15 ministères avaient effectué 57 évaluations. Bien que les lignes directrices émises par le contrôleur général ne fussent alors que sous forme d'ébauche, 11 de ces ministères (qui avaient effectué 37 des 57 études) avaient fait rapport sur une ou plusieurs de leurs études dans la partie III du Budget des dépenses. Notre examen a révélé que dans 15 des 22 études intégrées au Budget des dépenses (soit 68 p. 100), on avait à la fois décrit et résumé de façon générale l'évaluation et les constatations. Quatre des 15 ministères n'ont donc pas fait mention de leurs études dans la partie III du Budget des dépenses. Il serait bon de remarquer qu'il se pourrait que l'on ne retrouve pas dans ces études l'information pertinente, soit au rendement des programmes, soit à la gestion des ressources.
14.23 Dans le chapitre 3 du Rapport de 1983, nous avions remarqué qu'un seul rapport d'évaluation de programmes avait été déposé devant la Chambre. Nous avions donc recommandé que "le gouvernement établisse des procédures qui garantissent la mise en oeuvre de la recommandation du Comité des comptes publics (dans son rapport à la Chambre, en date du 18 juillet 1980) sur le dépôt des rapports d'évaluation de programme".
14.24 Dans son commentaire, le Bureau du contrôleur général fait remarquer que la Loi sur l'accès à l'information, en plus d'apporter, dans la partie III, des résumés des constatations pertinentes, permet à toute personne de demander la consultation d'une étude d'évaluation particulière. Sept ministères ont reçu des demandes de consultation concernant des études d'évaluation présentées par des députés, en vertu de la Loi sur l'accès à l'information. De plus, quelques ministères ont distribué, sur une vaste échelle, un certain nombre de leurs évaluations en réponse à des demandes moins officielles. Nous avons également constaté que, au mois de janvier 1984, le président du Conseil du Trésor avait fourni au Comité des comptes publics une liste des études d'évaluation effectuées au cours des deux années précédentes.
(La pièce n'est pas disponible)
14.26 Quatre-vingt-deux études d'évaluation ont été effectuées entre le 1er avril 1983 et le 31 mars 1985. La pièce 14.4 en présente une liste. Nous n'avons pas évalué la qualité de ces études et ce à quoi elles ont servi.
(La pièce n'est pas disponible)
14.27 Dans le chapitre 3 du Rapport de 1983, nous avions indiqué que la Commission nationale des libérations conditionnelles et le Secrétariat du Solliciteur général n'avaient pas essayé de faire d'étude préparatoire ou d'évaluation globale. Depuis lors, ils ont tous deux effectué des études préparatoires à l'évaluation et entrepris des études d'évaluation de programmes.
14.28 En 1983, seulement 6 cadres d'évaluation avaient été établis par les 18 ministères et organismes. Nous avions alors recommandé que "les ministères et organismes établissent des cadres d'évaluation au stade de la conception et au début de la mise en oeuvre de tous les programmes nouveaux ou considérablement modifiés et, le cas échéant, des programmes reconduits".
14.29 Le nombre de cadres d'évaluation a considérablement augmenté; ainsi, 23 ont été établis en 1983-1984 et en 1984-1985.
14.33 En 1983, nous avions recommandé au ministère de coordonner le calendrier des études d'évaluation du programme afin de s'assurer que les renseignements soient prêts en temps utile pour permettre une prise de décisions. Un plan révisé avait reporté à 1984 l'étude préparatoire à l'évaluation. Celle-ci a été achevée au mois de février 1985. L'évaluation du programme est maintenant due pour l'autonome 1985, au lieu de 1986.
14.34 Avant même que ne débute l'évaluation du programme, le gouvernement annonçait que la partie de l'accord avec l'Ouest concernant le PESP prenait fin. Ceci indique bien la difficulté qu'il y a de coordonner le calendrier des évaluations de programmes.
14.35 Étendue de l'évaluation. La plupart des principales répercussions à long terme du programme relevées dans notre Rapport de 1983 seront intégrées à l'évaluation du programme, à l'exception des questions portant sur :
14.36 Surveillance. En 1983, nous avions recommandé au ministère de mettre en place un système de surveillance du Programme d'encouragement du secteur pétrolier. Depuis lors, un système informatisé de gestion de l'information a été créé. Il renferme des renseignements sur les demandes, l'admissibilité des demandeurs, les revendications, les activités et les paiements. On continue également de recevoir des données concernant l'état des activités pétrolières et gazières sur les terres du Canada, les activités dans les provinces, les découvertes et les réserves prévues et en puissance.
14.37 Le système de surveillance maintenant en place a servi à l'établissement d'une base de données pour l'évaluation du programme en cours. Il sert également à l'évaluation des nouveaux programmes dans ce secteur.
14.38 Un cadre d'évaluation a été établi et une étude préliminaire à l'évaluation du programme a été complétée conformément au calendrier révisé. Le système de surveillance du programme répond aux exigences de l'évaluation établies dans l'étude préliminaire.
14.40 Nous avons effectué une étude de suivi pour déterminer les mesures qui avaient été prises par Parcs Canada en réponse aux observations et recommandations.
14.42 La Division de la planification des systèmes des Parcs nationaux et la Direction socio-économique du programme ont effectué des études en vue d'acquisitions futures en s'attardant particulièrement aux répercussions financières. Dans le cas de la proposition concernant le parc du Nord du Yukon, les coûts ont été soigneusement calculés.
14.43 On n'a pas encore de plan approuvé pour l'aménagement de Dawson City, mais il existe de la documentation interne qui pourra servir à élaborer une proposition, si Parcs Canada devait chercher des sources de financement pour aménager ce site. Les données historiques nécessaires pour calculer les coûts de restauration de propriétés individuelles situées à Dawson City ne sont pas complètes, mais on a relevé dans chaque cas les dépenses prévues. La situation de Bear Creek dépend du plan de Dawson City. On a décidé pour l'instant de poursuivre le projet, mais de s'en tenir aux dépenses nécessaires au redressement des immeubles actuels.
14.44 On n'a obtenu ni l'approbation du Conseil du Trésor ni celle du Cabinet pour l'aménagement de la conserverie Steveston. En plus du montant de 480 000 $ déjà dépensé et que nous avons achevé lors de notre vérification de 1983, une somme supplémentaire de 120 000 $ a été consacrée à la planification; toutefois, on n'a pas encore décidé de façon définitive comment et quand procéder à l'aménagement du site. L'immeuble de la conserverie Steveston, qui est dans un état avancé de détérioration, a été acquis en 1984 du ministère des Pêches et des Océans.
14.45 Parcs Canada a mis à jour sa liste de lieux historiques ainsi que les recommandations de la Commission des lieux et monuments historiques du Canada, mais n'a pas encore produit une analyse à jour de la liste des propriétés qui doivent être acquises ou aménagées et de leur état physique. Toutefois, on a maintenant élaboré des critères pour l'établissement de priorités en vue de mettre en oeuvre les recommandations de la Commission touchant le partage des coûts.
14.46 Les systèmes de contrôle des projets ont connu quelques améliorations. Les projets d'immobilisations sont énoncés avec plus de clarté dans le Budget principal des dépenses. Nous avons toutefois relevé un problème en ce qui concerne la présentation des coûts totaux d'aménagement du parc, dans le cas de Grasslands : le plus récent Budget des dépenses établit à 8 millions de dollars le coût estimatif total d'acquisition de propriétés, alors que ce coût était de 83 millions de dollars dans le Budget des dépenses de 1982-1983. Parcs Canada souligne le fait que la différence provient de ce que le Budget des dépenses de 1984-1985, conformément à une requête du Conseil du Trésor, ne comprend que les coûts prévus sur une période de cinq ans.
14.48 Statistiques sur la fréquentation des lieux. Parcs Canada a entrepris d'améliorer les méthodes et la justesse des collectes de données et a précisé la façon de mesurer l'utilisation des parcs. Toutefois, il ne voit pas la nécessité d'établir une différence entre les voyageurs de passage et les autres utilisateurs dans le compte rendu des données de fréquentation des parcs.
14.49 Incidence économique. Parcs Canada continue de publier certaines données sommaires sur l'incidence économique de son programme, sans donnée d'interprétation, notamment dans la partie III du Budget des dépenses, et ne croit pas nécessaire de modifier ses modalités de rapport.
14.50 Structure d'activité de programme et comptabilisation des coûts. Une structure d'activité de programme a été élaborée par Parcs Canada et a servi à la production du plan opérationnel pluriannuel. Cette structure avait déjà reçu l'approbation provisoire du Conseil du Trésor et elle devait être approuvée de façon officielle en août 1985. Parcs Canada est également en voie d'effectuer la planification des travaux et de déterminer des mesures de rendement.
14.51 Information de gestion. Un document cadre sur l'information de gestion, qui a été élaboré, vise à clarifier les responsabilités et l'obligation de rendre compte à tous les niveaux pour l'aménagement, l'acquisition, l'exploitation, le contrôle et la surveillance des parcs. Il est encore trop tôt pour juger de son utilité.
14.52 Parcs Canada a pris des mesures afin d'améliorer ses systèmes d'information financière et opérationnelle. Toutefois, les systèmes mis en place jusqu'à maintenant ne sont pas encore tous liés. Ce lien est nécessaire pour que Parcs Canada puisse réaliser les économies et les autres résultats escomptés.
14.53 L'importante révision en cours de la structure d'activité du programme est conçue, entre autres choses, pour coordonner le système de gestion des travaux d'entretien et le système financier.
14.55 Les coûts liés au fonctionnement de la Commission des lieux et monuments historiques du Canada sont maintenant inscrits à part dans la partie III du Budget des dépenses.
14.56 La direction de Parcs Canada a examiné nos recommandations en ce qui concerne la nécessité de rendre indépendante la Commission et elle ne croit pas justifié de modifier les rapports qu'il y a entre eux, car Parcs Canada estime que cette indépendance de la Commission existe déjà.
14.58 Parcs Canada a soumis à l'attention du ministre diverses possibilités quant à la gestion des agglomérations et au recouvrement des coûts. On a obtenu l'approbation d'augmenter les frais des services publics des agglomérations de 35 p. 100, en 1985-1986, et d'apporter ainsi d'autres augmentations annuelles jusqu'à ce que les coûts municipaux soient recouvrés. On a également organisé des réunions afin d'examiner les répercussions d'une administration autonome pour ces agglomérations.
a) Parcs Canada remette un rapport à votre comité, d'ici le 31 octobre 1984, de ses progrès dans le développement et dans la mise en oeuvre du plan d'investissement à long terme, dans le règlement des problèmes des agglomérations urbaines de Banff et de Jasper, et dans l'application de toute autre recommandation du vérificateur général;
b) Parcs Canada, de concert avec le vérificateur général, participe à l'étude et à l'évaluation des principales initiatives qu'il prendra suite aux conclusions de la vérification intégrée.
14.61 En plus de répondre plus tôt aux recommandations que renfermait le Rapport du vérificateur général, Parcs Canada a répondu aux recommandations du CCP de la façon suivante :
a) Parcs Canada a été avisée que l'obligation de déposer un rapport officiel devant le comité avait été supprimée lors de la dissolution du Parlement le 9 juillet 1984, et elle n'a donc pas présenté sa réponse.
On met actuellement la dernière main à un plan d'immobilisations à long terme qui devrait être soumis sous peu à l'approbation du Conseil du Trésor.
b) Parcs Canada a répondu à toutes les recommandations énoncées dans le Rapport du vérificateur général et a fixé pour chacune une date de mise en application.
14.63 En ce qui a trait à nos constatations générales, nous avions signalé que malgré qu'on ait relevé, au cours de la dernière décennie, les secteurs où des améliorations s'imposaient, les solutions proposées par le ministère n'avaient pas encore donné lieu à des changements importants. Nous avions fait mention de façon particulière de secteurs tels que :
14.65 En ce qui concerne le système de navigation maritime, nous avions formulé des commentaires sur les secteurs où des économies de l'ordre de 10 à 20 millions de dollars par année pourraient être réalisées si la Garde côtière apportait des améliorations à ses activités, à savoir :
14.70 En outre, dans notre chapitre de 1983, nous avions signalé que le recouvrement des coûts constituait un élément important du plan stratégique du ministère. Il pourrait avoir une incidence d'importance sur la demande de services maritimes et, par conséquent, sur les niveaux de service. Nous écrivions, en 1983, ce qui suit : "Lorsqu'il déterminera un niveau de service approprié pour une activité donnée, le ministère devra évaluer quelles seront les répercussions de la récupération des coûts sur la demande".
14.71 Nous avons constaté que le projet relatif aux niveaux de service n'a pas tenu compte de la récupération des coûts. Ce qui nous préoccupe, c'est que le fait de définir les niveaux de service sans la récupération des coûts et de ses effets inhérents à la demande de services maritimes risque de soulever des questions sur la pertinence de l'étendue du projet et de nuire à la réalisation de ses objectifs.
14.72 Le ministère nous fait savoir qu'il cherche à l'heure actuelle à obtenir l'autorisation de procéder à la récupération des coûts grâce à des modifications de la Loi sur la marine marchande.
14.73 La suite donnée à la recommandation selon laquelle la Garde côtière devrait disposer d'une information plus précise sur le coût des aides à la navigation a été limitée. Le système de comptabilité de prix de revient du ministère, qui avait été proposé comme solution, n'est pas suffisamment détaillé. Le ministère fait remarquer que l'élaboration d'une méthode d'établissement des coûts fait partie intégrante du projet relatif aux niveaux de service.
14.76 En ce qui concerne la modification des normes de vérification des balises, nous avions signalé, dans notre Rapport de 1983, qu'un contrôle moins fréquent des balises pourrait entraîner des économies considérables sans réduire le niveau général de sécurité. La vérification des aides à la navigation influe de façon importante sur les exigences opérationnelles des navires. De nouvelles normes sur la fréquence des contrôles, émises dans le cadre des mesures de réduction des coûts du ministère, sont considérées comme des normes minimales qui doivent être respectées à moins que les circonstances ne le justifient. Les mesures de réduction des coûts ont entraîné des économies initiales de l'ordre de 400 000 $. Le ministère nous fait savoir qu'il fera état de toutes les économies subséquentes dans la mise à jour actuelle et dans celles à venir du Plan d'investissement de la flotte.
14.78 De même, l'automatisation et le regroupement des stations de radio sont en cours.
14.80 Selon la Garde côtière, c'est en raison d'un remaniement de responsabilités organiques, c'est-à-dire le transfert de la Direction des enquêtes sur les accidents de la Garde côtière au secteur de responsabilité de l'administrateur maritime, qu'on a cessé de mettre en oeuvre notre recommandation. Toutefois, bien que sa contribution soit importante, la Direction des enquêtes sur les accidents est d'avis que son rôle ne consiste pas à cerner les secteurs où des mesures correctives s'imposent. Il importe donc que l'administrateur maritime donne suite à la recommandation et qu'il en délègue la responsabilité de mise en application. Le ministère nous a avisés qu'il procède actuellement à la mise en application des recommandations formulées dans l'étude concernant les enquêtes sur les accidents maritimes au Canada (le Rapport Deschênes) publiée en juillet 1984. Le ministère étudiera nos recommandations conjointement avec celles du Rapport Deschênes.
14.84 Le ministère signale que des considérations d'ordre environnemental, notamment les répercussions sur l'emploi et la situation économique de l'industrie du transport maritime, limitent les progrès et qu'il faut tenir compte de ces facteurs lorsqu'on les évalue.
14.86 Nous avons effectué un suivi afin de connaître les mesures prises par la Commission de l'emploi et de l'immigration du Canada (CEIC) pour donner suite à notre vérification de 1982. Au cours de ce suivi, nous avons examiné les moyens mis en oeuvre par l'administration centrale de la CEIC, en réponse aux recommandations que présentait notre Rapport de 1982. Nous n'avons pas effectué de suivi dans les régions ou à l'étranger.
14.88 Néanmoins, la Commission a publié, peu après la fin de notre vérification de 1982, un "Document de fond sur le mouvement d'immigration, ses composantes, ses catégories et sur les services d'établissement des immigrants" dans lequel elle confirmait que, "grâce à la politique actuelle de la réunion des familles, les immigrants dont les possibilités de s'établir avec succès sont beaucoup moindres peuvent aussi être admis".
14.89 À la suite d'études de pré-évaluation effectuées en 1983, qui portaient sur les composantes du programme d'immigration, la Direction générale de l'évaluation des programmes a conclu qu'il faudrait définir clairement ce que l'on veut dire par "s'établir avec succès", avant de se prononcer sur l'efficacité du programme.
14.90 Toutefois, au sein de la CEIC, la définition de ce qui constitue être "établi avec succès" donne encore lieu à des interprétations divergentes. La Commission n'a toujours pas répertorié les traits caractéristiques des immigrants qui se sont établis avec succès, afin d'en tirer une définition opérationnelle. Par conséquent, la CEIC, n'a pas remédié à la situation dont nous avons fait état dans notre Rapport de 1982, soit l'évaluation de son efficacité de programme en ce qui concerne la sélection des immigrants de la catégorie de la famille. Il s'ensuit qu'elle ne peut en outre proposer des modifications valables aux critères et aux procédés de sélection de façon à permettre de choisir des immigrants qui possèdent l'aptitude à "s'établir avec succès au Canada".
14.91 La CEIC, s'appuyant sur les règlements établis sous l'autorité de la loi pour la sélection des membres de la catégorie de la famille, ne fait que vérifier si les immigrants parrainés répondent aux normes de santé, de sécurité et de parenté établies pour les membres de cette catégorie. En raison de son rôle limité à cet égard et de son interprétation de "l'établissement avec succès au Canada", nous croyons que la Commission n'exerce pas une véritable sélection dans le cas de cette catégorie. Toutefois, la CEIC estime qu'il n'est pas valable d'apprécier de façon plus rigoureuse si les membres de la catégorie de la famille ont l'aptitude à "s'établir avec succès au Canada".
14.92 La Commission a étudié l'étendue de l'utilisation abusive, par les cas de parents passeurs et de mariages de convenance, des critères de sélection qui régissent la catégorie de la famille. La Commission n'a pas trouvé de preuve que ces abus aient été très répandus. Elle a par ailleurs été amenée, à la suite d'un jugement rendu par un tribunal, à modifier le Règlement de l'immigration pour mieux faire échec aux cas connus de mariages de convenance.
14.93 Les plans de la Commission prévoient l'instauration d'un système pour surveiller le droit d'établissement, au Canada, à des personnes déjà entrées au pays. À plus long terme, la Commission se propose de surveiller l'émission et le renouvellement des permis du ministre.
14.95 Toutefois, puisqu'il n'existe pas d'indicateurs d'efficacité pour les examens primaires, la CEIC n'a pu préciser quel était le niveau de rendement acceptable pour cette activité et Douanes et Accise n'a pu s'engager à atteindre un niveau précis et vérifiable de rendement. Afin de corriger cette lacune, la CEIC a entrepris, en janvier 1985, une étude des examens primaires effectués dans trois des plus grands aéroports du Canada. La Commission espère pouvoir, de cette façon, établir des indicateurs de rendement et des normes d"efficacité auxquels pourra adhérer Douanes et Accise.
14.96 La Direction de l'analyse et des renseignements a prévu, dans ses plans pour 1985, l'établissement de systèmes qui permettront de faire le suivi des entrées autorisées à l'étape de l'examen secondaire.
14.97 La Commission a poursuivi le travail, déjà en cours au moment où nous avons effectué notre vérification de 1982, visant à améliorer l'analyse et l'utilisation de l'information recueillie par le réseau des services de renseignements. Il y a eu élaboration, et distribution en octobre 1984, d'un nouveau "Mandat des services de renseignements". En outre, un plan annuel des projets est distribué aux régions afin d'obtenir leur collaboration et afin de les aider à établir leurs priorités.
14.98 La nécessité de préciser le rôle des investigateurs a été corroborée par une étude de la CEIC portant sur la sécurité et la protection des agents d'immigration. L'étude souligne également la nécessité d'offrir aux investigateurs et aux autres agents d'immigration des outils de travail et des connaissances techniques.
14.99 Au moment de notre suivi, la CEIC s'apprêtait à émettre des directives claires sur les rôles et responsabilités des investigateurs. Ces directives prendront la forme d'un énoncé de politique et feront l'objet d'un nouveau chapitre du Manuel de l'immigration sur les investigations. Elle était également à planifier la mise en oeuvre des recommandations de l'étude.
14.101 Les nouvelles lignes directrices comprennent des exemples pratiques qui devraient assurer que les agents des Centres d'emploi du Canada rendent des décisions identiques pour des cas semblables.
14.102 Notre Rapport de 1982 indiquait que la Commission avait déjà pris des mesures relatives à l'installation d'un nouveau système de contrôle informatisé de l'avance renouvelable de 60 millions de dollars utilisée pour l'octroi des prêts aux immigrants. Le système, qui aurait dû être en service en septembre 1983, n'est entré en opération qu'en janvier 1985. En outre, la description des procédés d'utilisation du système n'est encore qu'à l'état d'ébauche.
14.105 La Commission, comme nous l'avons déjà indiqué, a entrepris des études sur l'efficacité des examens primaires.
14.107 L'élaboration de ces normes a commencé au début de 1981 et s'est terminée à la fin de 1984. Les normes ne sont pas encore en vigueur.
14.108 En outre, au moment de notre suivi, la Commission avait entrepris de mesurer les activités du secteur de l'exécution de la loi auxquelles sont consacrées 40 p. 100 des ressources du programme d'immigration. Elle prévoyait terminer ces travaux vers 1987 ou 1988.
14.109 Au cours du dernier trimestre de 1983, la Commission a commencé la publication de rapports trimestriels sur la productivité obtenue dans le cadre du programme d'immigration au niveau régional et national. Elle ne s'est pas reportée à ses normes techniques pour établir ces mesures.
14.110 Ces rapports ne peuvent servir à justifier l'allocation des ressources puisqu'ils se fondent sur des données historiques de productivité. Il reste qu'il est possible de repérer les régions dont le rendement est inférieur à la moyenne et de formuler des recommandations sur la manière d'accroître leur productivité.
14.114 Dans nos rapports annuels de 1978 et de 1982, nous avons souligné la nécessité d'améliorer de beaucoup le processus de documentation, de diffusion et de mise en application des politiques et des procédés administratifs et financiers du programme. L'absence de lignes directrices, de responsabilités et de modalités dûment consignées a entraîné de longs retards dans le traitement des demandes de remboursement des provinces ainsi qu'une orientation et un contrôle insuffisants des représentants régionaux du gouvernement fédéral qui jouent un rôle primordial dans l'approbation du versement de fonds aux provinces.
14.115 À notre avis, le délai d'achèvement de ces projets a été très insatisfaisant et, par conséquent, plusieurs des mêmes problèmes administratifs continuent d'exister. Par exemple, en raison de l'absence de lignes directrices bien définies et de questions non résolues, relatives au partage des frais avec les provinces, des demandes de remboursement aux provinces, qui remontent à 1977-1978, n'ont pas encore été réglées.
14.116 Nous sommes heureux de constater, toutefois, le souci croissant de la direction actuelle à se pencher sur nos sujets de préoccupation.
14.120 À l'heure actuelle, on semble, en règle générale, utiliser les renseignements disponibles auprès de sources fédérales et provinciales de façon satisfaisante. Toutefois, il existe un besoin urgent d'automatiser les systèmes d'information de gestion en vue de l'administration du régime. Les gestionnaires supérieurs de la Direction générale ont approuvé une proposition à cette fin et ils ont demandé un appui financier au Conseil du Trésor.
14.123 En 1982, nous avions également constaté la coordination restreinte avec le ministère des Affaires indiennes et du Nord canadien (MAINC) en ce qui concerne les activités relatives à la réalisation des programmes à l'intention des Indiens et des Inuit. Depuis, une meilleure coordination des activités a été assurée grâce à la nomination d'un coordonnateur supérieur à la Direction générale et la conclusion d'ententes précises avec le MAINC.
14.125 La Direction générale allègue que bon nombre des décisions relatives aux dépenses liées au programme sont prises en fonction du jugement de professionnels de la santé et que les écarts entre les frais et les prix dans les régions influent sur ces décisions. Par conséquent, la plupart des directives ou modalités visant à assurer l'uniformité des normes de prestation des services de santé non assurés sont élaborées et mises en oeuvre sur une base régionale. Toutefois, une étude menée par la Direction générale révèle que ces directives et modalités régionales ont une certaine uniformité.
14.129 Depuis, les événements suivants se sont produits :
14.132 En 1982, en réponse à notre observation, la Direction générale a décidé d'effectuer une révision des procédés de vérification des naissances à l'échelle nationale et de mettre en oeuvre de nouveaux procédés nationaux au cours de l'exercice financier 1983-1984. Toutefois, cet examen n'a pas été achevé avant novembre 1984. On s'attend que les nouveaux procédés normalisés soient mis en oeuvre d'ici la fin de l'année.
14.134 En 1982, nous avions constaté qu'on avait très peu surveillé les provinces afin de déterminer si les versements se faisaient selon les modalités À l'époque, toutefois, le gouvernement fédéral avait annoncé que les normes nationales relatives aux soins de la santé seraient mieux définies et seraient incorporées à un nouveau projet de loi, au plus tard en avril 1983.
14.135 La nouvelle loi, la Loi sur la santé au Canada, a été promulguée en avril 1984, un an plus tard que l'on avait d'abord prévu. Des critères et conditions relatifs au programme élargi ont été intégrés à la nouvelle loi.
14.136 À la suite du changement de gouvernement, à l'automne de 1984, une nouvelle série de consultations se déroulaient avec les provinces. Lors de la conférence des ministres fédéral et provinciaux de la Santé qui s'est tenue en mai 1985, on a discuté de la manière selon laquelle la Loi sur la santé au Canada serait interprétée, mise en oeuvre et appliquée. Le ministère s'attend que les entretiens en cous aboutissent bientôt à la conclusion d'un accord avec les provinces. Nous avons été avisés que dans son premier rapport annuel au Parlement, prévu pour décembre 1985, le ministère se propose de présenter un compte rendu, comme l'exige la loi, sur l'application et l'exécution de la nouvelle loi. Le rapport comprendra des renseignements au sujet de la mesure dans laquelle, d'une part, les régimes provinciaux d'assurance-santé ont satisfait aux critères et, d'autre part, sur la mesure dans laquelle les provinces ont respecté les conditions de paiement prévues par la loi.
14.137 Étant donné que ces consultations se poursuivent toujours, nous avons décidé qu'il était trop tôt, à l'heure actuelle, pour procéder à d'autres travaux. Nous nous proposons de continuer le suivi en 1986, après que le ministère aura déposé son premier rapport devant le Parlement.
14.139 Les observations formulées par le Bureau ont engendré 37 recommandations dans 7 domaines des activités à l'étranger - la gestion des programmes, la planification des ressources humaines, la gestion des propriétés à l'étranger, la gestion et le contrôle financiers, la vérification interne et le service d'inspection, l'expansion du commerce international et l'immigration à l'étranger.
14.140 Dans son vingt-et-unième rapport, en date du 24 octobre 1983, le Comité des comptes publics a formulé quatre recommandations à la suite de son examen du chapitre sur les activités à l'étranger, contenu dans notre Rapport de 1982. Le comité recommandait :
14.142 Au moment de notre vérification en 1982, la nature du ministère se modifiait en raison de l'intégration du service extérieur. Pour donner suite à nos recommandations ainsi qu'à d'autres questions de gestion, le ministère a élaboré le Plan d'amélioration de la gestion des Affaires extérieures (PAGAE). Approuvé en mars 1984, ce plan renferme 125 projets distincts et porte sur toutes les recommandations formulées en 1982. Le degré des progrès accomplis en regard de chaque recommandation varie.
14.143 Lors de notre suivi, nous avons examiné en détail les recommandations concernant la gestion et le contrôle financiers, la gestion des propriétés à l'étranger et l'immigration. Pour ce qui est des quatre autres domaines, nous avons obtenu des renseignements au sujet des progrès réalisés et des initiatives prises, mais nous n'avons effectué aucun travail de vérification détaillée.
14.144 Dans les domaines de la gestion des programmes, de la vérification interne et du service d'inspection, ainsi que de l'expansion du commerce international, le ministère a entrepris des activités pour répondre à nos recommandations de 1982. La documentation et la description de ces activités sont encourageantes sur le plan des nouveaux systèmes qui sont en voie d'instauration pour corriger les insuffisances que nous avons observées. Il s'agit notamment d'un système de planification remanié et d'une revue revitalisée de la gestion et de la vérification interne.
14.145 En ce qui concerne la planification des ressources humaines, le ministère a accompli peu de progrès étant donné que les priorités d'intégration et de transposition de la classification des postes d'agent du Service extérieur en postes de la catégorie de la haute direction n'ont pratiquement pas permis à la Direction du personnel de s'occuper d'un bon nombre de nos recommandations. Nous avons formulé des recommandations concernant le Système d'information sur la gestion du personnel (SIGP), le processus d'affectation, la formation, et l'intégration des systèmes relatifs au personnel à d'autres systèmes de gestion.
14.146 La documentation nécessaire à l'appui du SIGP a été élaborée. Toutefois, le système informatisé ne livre pas encore de rapports opportuns et ne renferme pas toute l'information requise par les agents chargés des affectations. Le ministère a décidé qu'il fallait apporter des changements importants aux systèmes afin de répondre aux besoins de ces agents et il a accompli certains progrès en vue de leur mise en oeuvre.
14.147 Le processus d'affectation exige que des personnes qui possèdent des compétences particulières soient désignées pour occuper des postes particuliers. Ce sont les rapports d'évaluation qui permettent surtout de reconnaître l'employé qui a des compétences particulières. On compte aussi sur la connaissance qu'a l'agent d'affectation du milieu et sur les consultations avec les gestionnaires de programmes. Actuellement, les directions de soutien (le Bureau des biens, le Bureau des finances, etc.) ne sont pas consultées pour déterminer si la personne qui fait l'objet de l'affectation possède les compétences préalables en administration. La Direction du personnel est en voie de restructurer sa gestion de la catégorie des agents d'administration permutants, afin de les jumeler avec la gestion de la catégorie des agents des affaires intérieures.
14.148 Il y a eu recrudescence des activités dans le domaine de la formation du personnel de l'administration, particulièrement celle des agents des catégories AS et CR à qui il incombe d'accomplir des tâches consulaires et d'agent de bureau à l'étranger. On a préparé des cours avec la participation des Bureaux des biens, des finances et des affaires consulaires. Il reste cependant que ces cours ne sont pas obligatoires et que les exigences d'ordre opérationnel empêchent souvent les candidats de s'y inscrire.
14.149 Il en va ainsi du domaine de la formation et du perfectionnement où l'on signale quelques initiatives supplémentaires. Des experts-conseils ont préparé un rapport; une politique de formation, un plan de priorités de formation à long terme ainsi qu'une structure de gestion de formation ont été établis. Toute initiative ultérieure dépend toutefois d'autres questions clés sur la gestion des ressources humaines, que le ministère étudie présentement.
14.150 Le ministère a intégré la détermination de ses besoins en ressources humaines à son processus de planification opérationnelle. Pour cette raison, il existe maintenant un lien évident entre les besoins opérationnels, les contraintes en matière de ressources ainsi que l'attribution et l'utilisation des années-personnes.
14.152 Des progrès importants ont été réalisés dans trois des quatre cas problèmes cités en 1982. Au Lagos, où les prix de locations d'espace augmentaient rapidement, on prévoit que la construction débutera à l'automne 1985 et sera achevée pour 1987. La propriété Porta Latina, à Rome, a été rénovée et meublée au coût de 1,4 million de dollars, pour occupation en mai 1985.
14.153 À Tokyo, le ministère a établi une courte liste de coentrepreneurs qui pourraient mettre en valeur la propriété qui appartient à la Couronne. Le promoteur choisi doit fournir, sans coût pour la Couronne, une superficie stipulée d'espaces à bureaux et résidentiels en contrepartie des droits de location, pour une période précise, de l'espace excédentaire aux besoins canadiens.
14.154 Le seul projet qui ne marque pas de progrès tangibles est le complexe de Moscou.
14.156 Enfin, pour ce qui est de la modification du rôle et de la méthode de la Section des comptes des missions, les progrès ont été lents. Après le groupe de travail, le ministère a ordonné qu'une revue complète de l'activité soit effectuée. Cette revue devait prendre trois mois; elle a pris un an. Le ministère a accepté le rapport après un autre cinq mois de délibérations.
14.158 En 1984, le ministère et la CEIC ont établi un processus consultatif officiel pour l'opération de planification des niveaux. Le ministère a amélioré son processus de planification des ressources humaines et il s'efforce également de rationaliser le déploiement de celles-ci en affectant des agents à des fonctions temporaires afin d'utiliser les meilleures données disponibles et la méthode la plus rentable et la plus efficiente.
14.159 En 1982, les consultations entre la CEIC et le ministère n'étaient pas suffisantes pour garantir que l'on prenait en considération les répercussions opérationnelles des lignes directrices avant leur diffusion par la Commission. Les consultations interministérielles se sont améliorées, en raison principalement des réunions du comité interministériel qui se sont tenues depuis le mois de décembre 1983.
14.160 Pour donner suite à nos préoccupations au sujet de la supervision fonctionnelle appropriée du programme, la CEIC et le ministère ont conclu une entente en août 1984, dans laquelle sont exposés les rôles, responsabilités et pouvoirs respectifs de chacun relativement à la vérification interne des activités à l'étranger.
14.161 En 1982, le système d'information de la CEIC sur l'état des cas d'immigration à l'étranger n'a pas fourni de données en temps opportun. Il ne le fait toujours pas. Toutefois, le ministère a préparé un projet pilote qui doit être mis en oeuvre en novembre 1985, afin d'automatiser le traitement et la gestion des registres d'immigration à l'étranger. Cette mesure devrait améliorer l'à-propos des données et donc permettre tant à la CEIC qu'au ministère d'améliorer leur capacité de contrôle du programme d'immigration.
14.162 Le contrôle des formulaires de visa était faible. La CEIC a émis de nouvelles directives régissant le contrôle de ces formulaires et elle effectue des revues des registres de contrôle qu'elle a demandés au hasard à certaines missions. Le ministère est immédiatement mis au courant de toute divergence qui pourrait exister. Depuis le mois d'octobre 1984, le ministère a vérifié huit missions; aucune faiblesse ni divergence de contrôle n'ont été observées.
14.163 La Commission a étudié la possibilité d'exiger des frais pour les services fournis, comme les visas pour immigrants. Une proposition a été préparée en août 1983. Depuis mars 1984, la proposition fait l'objet d'entretiens entre la CEIC et le ministère. On nous a fait savoir que le Cabinet l'a approuvée en juin 1985.
14.164 En 1983, le Bureau faisait un certain nombre d'observations au sujet de la gestion du processus de prévision, qui donnèrent lieu à 13 recommandations concernant à la fois ce processus et le traitement électronique des données au ministères des Finances. Le ministère indique que la mise en oeuvre de ces recommandations est considérée comme terminée, à l'exception d'une qui concerne le caractère sécuritaire du traitement des données, que l'on a mise en veilleuse en attendant la réinstallation du ministère, prévue pour l'été 1986.14.165 Comme on l'a vu dans le chapitre de 1983, quelques initiatives étaient déjà amorcées au moment de la vérification, en raison des modifications apportées par le ministère au processus de prévision. Le présent document constitue un résumé du rapport sur l'état d'avancement des recommandations fourni par le ministère.
14.167 L'évaluation de la capacité de prévision des modèles des divers secteurs faisait partie intégrante des prévisions, avant même la publication du Rapport de 1983. Chaque publication trimestrielle des Comptes nationaux est accompagnée d'une note dans laquelle on retrouve l'analyse des sources d'erreur des prévisions précédentes.
14.168 La logique interne du modèle intégral fait maintenant l'objet d'un examen régulier par le biais du maintien à jour d'un fichier des réactions du modèle aux chocs types. Cet examen permet de juger de l'à-propos de la structure dynamique du modèle. Sa capacité de retracer les données historiques fait aussi l'objet d'essais à intervalles réguliers.
14.169 Le comité de la direction chargé de la réalisation du modèle (CDCRM) est maintenant sur pied. Tous les grands projets d'établissement de modèles sont étayés au préalable par un document qui décrit leurs justifications, leurs objectifs, les problèmes qui peuvent surgir et les ressources nécessaires.
14.170 Les normes concernant la documentation et la mise à l'essai des recherches en matière de modèles ont été rédigées et distribuées par le coordonnateur de la réalisation du modèle. Le CDCRM fournit un mode de présentation pour l'examen et l'évaluation des études économétriques qui se rapportent aux modèles.
14.171 La Division des prévisions économiques coordonne les prévisions économiques du ministère et elle supervise l'élaboration du modèle. Le coordonnateur de la réalisation du modèle conserve une version complète à jour de la documentation du MSPT. En outre, les procédés qui s'y rattachent sont étayés de façon complète dans le guide du MSPT.
14.173 Le ministère a mis sur pied un groupe de soutien à la micro-informatique, à l'intérieur de la Division des systèmes, pour aider les utilisateurs à se procurer et à utiliser le matériel et le logiciel micro-informatique. Ce groupe élabore présentement une politique sur la micro-informatique qui sera appliquée à l'échelle du ministère.
14.174 En mars 1985, une politique sur la sécurité du traitement électronique des données (TED) voyait le jour. Elle a été élaborée et approuvée par le Comité consultatif interne sur les systèmes d'information (COCISI) et, sous la gouverne de ce dernier, on établissait un sous-comité composé de coordonnateurs désignés par chacune des directions et chargés de la sécurité du traitement électronique des données. Ce sous-comité est présidé par l'agent de sécurité du ministère, désormais chargé de recommander au COCISI les mesures nécessaires pour assurer une protection efficace des ressources en informatique.
14.175 Le directeur des Services financiers a été désigné comme le coordonnateur ministériel du TED, conformément aux politiques du Conseil du Trésor, et il agit en qualité de haut fonctionnaire responsable des activités du ministère en informatique. Le COCISI agit à titre de conseiller auprès de la haute direction du ministère en ce qui concerne les plans à long terme en matière d'informatique ainsi que l'acquisition et l'utilisation des installations informatisées.
14.176 Sécurité. Le ministère n'a pas donné suite à toutes les recommandations formulées par la GRC lors de son examen de 1980, en raison de la réinstallation prévue pour l'été de 1986. Le ministère a demandé que soit effectué, six mois après sa réinstallation, l'examen de la GRC prévu pour 1985, demande que la GRC a acceptée.
14.177 La plupart des prévisions qui doivent rester confidentielles sont désormais réalisées sur l'ordinateur-maison. Après la réinstallation du ministère, toutes les activités concernant les prévisions seront effectuées à l'intérieur du ministère. Un ensemble de normes provisoires concernant le TED ont été élaborées pour fins de soumission au COCISI; de même, le contrôle des accès aux installations informatisées a été resserré.
14.178 Un comité de travail a été mis sur pied pour fournir des informations sur la sécurité au COCISI. Pour donner suite aux recommandations formulées dans le rapport de la GRC, ce comité doit préparer un manuel de procédés des évaluations de la nature délicate des systèmes et des évaluations de la menace à la sécurité; ces trois domaines englobent les mesures à prendre concernant les 17 autres recommandations de la GRC.
14.179 En août 1984, une procédure visant soit à supprimer, soit à modifier les mots de passe qui donnent accès à l'ordinateur a été adoptée et elle est utilisée de façon systématique lorsque le caractère délicat des systèmes informatisés le justifie. L'agent de sécurité du ministère agit à titre d'agent de la sécurité du TED et il assure la liaison de façon permanente avec le coordonnateur de l'équipe de la GRC. La Direction de l'administration a consacré une année-personne à la sécurité du traitement électronique des données.
14.180 Le Bureau, à la suite de ses observations, a formulé onze recommandations portant sur le mandat du Commissaire, la planification, le programme des plaintes et des vérifications, le programme d'information, le programme d'analyse des politiques et de liaison, l'évaluation de programme, les systèmes d'information et l'efficience. Ce qui suit constitue sur l'état le rapport d'avancement des recommandations que nous a communiqué le Commissaire.
14.184 Vérifications linguistiques. Le CLO a une méthodologie officielle pour les vérifications et les suivis. Un manuel qui décrit les étapes à suivre et la méthodologie à utiliser a été distribué. Au chapitre des normes de qualité qui s'appliquent aux dossiers et aux rapports de vérification, le Secrétariat des plaintes et des vérifications a mis au point un formulaire qui aidera à suivre de près le dossier d'une vérification ou d'un suivi. L'utilisation de ce formulaire permettra la collecte continue de renseignements cohérents sur tous les dossiers. Le CLO pourra ainsi faire des analyses approfondies des documents qui ont servi à rédiger les rapports de vérification.
14.185 Les suivis systématiques sont revus périodiquement afin d'améliorer la qualité et l'efficacité des méthodes de travail. Ces suivis sont partie intégrante de la planification stratégique du CLO.
14.189 Les premières études sur les mandats des divers services du Commissariat devraient être terminées en septembre 1985. Une étude complète de la répartition des ressources humaines et financières fera suite aux premières études sur les mandats et aux révisions de la structure organisationnelle.
14.191 Les observations du Bureau ont donné lieu à 17 recommandations touchant trois domaines d'activité du ministère - le Programme des communications, le Programme des arts et de la culture et les systèmes de gestion. Le ministère considère que toutes les recommandations ont été mises en oeuvre, à l'exception de quatre. Ce qui suit constitue un rapport sur l'état d'avancement des recommandations fourni par le ministère.
14.193 Le ministère a créé la Direction de la stratégie et de la planification pour contrôler les processus de planification et d'élaboration des politiques au sein du ministère. Cette direction poursuit activement ce rôle, ainsi que celui de conseiller auprès du comité de la haute direction pour ce qui est des principales activités concernant la politique. Une directive sur les modalités d'élaboration et d'approbation des politiques qui doivent être examinées par le Cabinet ou par le ministère a été sanctionnée par le sous-ministre, et tous les secteurs le mettent désormais en application. De même, il existe un nouvel inventaire mensuel de ces projets, inventaire qui constitue en réalité un document de contrôle des projets à l'intention du sous-ministre et du comité de la haute direction.
14.194 Gestion du spectre. L'évaluation du système de gestion du spectre par une firme privée d'experts-conseils en gestion est maintenant terminée. Cette firme avait pour mandat, entre autres choses, de comparer les économies prévues aux économies réelles. Les constatations de cette évaluation ont reçu l'appui de la direction du secteur, en mai 1984. La version définitive du rapport sera envoyée au Secrétariat du Conseil du Trésor.
14.195 Comme le gouvernement a décidé que la totalité des coûts devait être récupérée, les droits ont été majorés en conséquence d'environ 115 p. 100, à compter du 1er avril 1985. Si les prévisions se concrétisent, cette hausse devrait produire des revenus équivalant à la totalité des coûts, à l'exception de ceux reliés aux exemptions prévues par la Loi sur la radio et aux règlements de radiodiffusion.
14.196 Un document de discussion qui se rapporte à la tarification, et qui remonte au 31 mars 1984, donne une estimation des coûts et des recettes de la gestion du spectre, y compris une estimation des recettes auxquelles on a renoncé. La tarification a fait l'objet d'une révision qui est entrée en vigueur le 1er avril 1984.
14.197 L'Agence des télécommunications gouvernementales. Un relevé complet des objectifs concernant les services, élaboré de concert avec le Secrétariat du Conseil du Trésor, a été appuyé par le Comité consultatif sur les télécommunications, en mars 1984. Les services techniques des réseaux sont désormais régis par ces objectifs qui seront incorporés aux plans opérationnels pluriannuels ultérieurs.
14.198 Le secteur de la recherche. Bien que le système d'information de gestion (SIG) n'ait pas complètement été mis en oeuvre, le Secteur de la recherche a élaboré de nouvelles lignes directrices pour améliorer les informations et les pratiques de gestion reliées aux propositions de projet, ainsi que le cycle budgétaire. Le processus de collecte des données et de compte rendu, y compris la documentation, sera amélioré une fois que le logiciel du SIG sera établi, bien que son contenu actuel soit valable et en état de fonctionner. Des rapports d'étape périodiques structurés sont maintenant utilisés.
14.199 Le programme Télidon a été évalué, et les résultats de cette évaluation devaient être présentés à la direction au printemps de 1985.
14.201 Par suite d'une étude menée par une firme d'experts-conseils au sujet des périodiques, le ministère examine en profondeur le programme de subside aux postes. Des décisions devraient être prises à ce sujet sous peu.
14.202 Une procédure a été établie afin de signaler à la Section des enquêtes spéciales de Revenu Canada tout cas suspect de fraude en ce qui concerne les coûts de production des films canadiens, et des directives en ce sens ont été données, afin que tous les efforts possibles soient déployés pour collaborer avec Revenu Canada dans ses enquêtes.
14.204 L'étape de finalisation d'un rapport à jour de vérification interne en matière d'informatique est en cours, et la mise en oeuvre des recommandations sera contrôlée.
14.205 Évaluation de programme. Les évaluations du Programme spécial des initiatives culturelles et du Programme d'aide au développement de l'édition canadienne sont terminées.
14.206 Contrôle de l'inventaire. Une révision complète du Manuel de gestion du matériel est en cours, et la conversion des dossiers d'inventaire de l'administration centrale en un système uniforme est achevée.
14.207 Le Bureau, à la suite de ses observations, a formulé 29 recommandations qui portent sur quatre secteurs d'activité du ministère : l'organisation, la planification stratégique et opérationnelle, les programmes ainsi que les contrôles de gestion et les fonctions de soutien. La Commission (CEIC), dans les pages qui suivent, nous décrit l'état d'avancement des recommandations.14.208 La Commission possède une équipe qui suit de près l'évolution des travaux entrepris par les directions pour donner suite aux recommandations du vérificateur général, des organismes centraux et des groupes internes et pour corriger les faiblesses signalées. La Commission estime qu'au 31 mars 1985, les travaux entrepris pour donner suite à 13 des recommandations étaient terminés et que des plans de travail étaient en place pour les 16 autres recommandations.
14.210 La Commission, pour donner suite à la recommandation portant sur la coordination de la promotion des activités des programmes et sur la communication avec le public, a pris deux initiatives : elle a fusionné ses divers programmes de création d'emplois et elle s'est dotée d'un plan de revitalisation des activités de ses services d'emploi. Le regroupement des programmes de création d'emplois était terminé à l'automne de 1983 et un comité national de direction des services d'emploi a été créé. En 1984, le comité a approuvé le plan de revitalisation dont la réalisation exigera une série de projets que le comité devra choisir et approuver. À partir de l'automne de 1984, on a essayé auprès des utilisateurs de nouvelles formes de prestation des services, ainsi que de nouveaux procédés et politiques révisés.
14.213 Les Services d'assurance, à l'administration centrale, ont dressé un plan d'intervention en six étapes qui permettra d'évaluer les besoins de formation du personnel chargé de l'exécution du programme. Le plan devait être réalisé entre février 1984 et janvier 1986. Au 31 mars 1985, deux des étapes étaient terminées; certains travaux accusaient des retards. On a donc jusqu'à présent mis au point une procédure servant à relever les besoins de formation du personnel des Services d'assurance et une liste partielle de ces besoins a été établie.
14.214 En juillet 1984, l'administration centrale a distribué, en vue d'obtenir des commentaires des régions, l'ébauche d'une liste de contrôle de la qualité qui doit permettre d'effectuer un examen uniforme et complet des dossiers des prestataires. L'essai de la liste a débuté en juin 1985.
14.215 La CEIC a commencé son étude des rapports produits par les Centres d'emploi du Canada et dans les régions afin d'analyser les causes des paiements en trop et des paiements insuffisants. Elle a introduit, en janvier 1984, des procédés qui permettront d'avoir la certitude que des mesures sont prises lorsqu'on décèle des paiements en trop ou des paiements insuffisants. Le nouveau système de rapports devait avoir été mis à l'essai en juin 1985.
14.216 Enquête et contrôle. La CEIC a, depuis 1983, effectué des études sur les principaux programmes d'enquête et de contrôle. En juin 1984, l'administration centrale a approuvé un plan de révision des concepts de prévention, de dissuasion et de dépistage, en tenant compte du mandat de la Direction générale du contrôle. La CEIC, au 31 mars 1985, avait conclu qu'il était impossible, en ce qui concerne les questions de prévention et de dissuasion, d'effectuer des mesures satisfaisantes à l'aide des données que l'on possédait. Elle a mis sur pied un projet dans le cadre duquel elle cherchera à obtenir des renseignements sur la nature, les caractéristiques et l'étendue du non respect de la Loi sur l'assurance-chômage. Un rapport final doit être présenté en septembre 1985.
14.217 La CEIC a terminé en juillet 1984 son étude des rapports mensuels et trimestriels sur les activités d'enquête et de contrôle.
14.218 Programme d'entrevue. Une nouvelle politique qui a trait à la sélection des prestataires à interviewer a été publiée en juin 1983.
14.219 Relevé d'emploi. La CEIC a mis au point des procédés de contrôle manuels des formulaires de relevé d'emploi non utilisés. Les vérificateurs internes feront un suivi de l'utilisation de ces procédés au cours de leurs visites dans les centres d'emploi.
14.221 Travail partagé. La CEIC, au 31 mars 1985, avait élaboré des directives précisant le champ d'application des ententes de travail partagé et elle avait instauré un système d'information de gestion. Les dossiers des prestataires du programme de travail partagé font l'objet des mêmes contrôles de la qualité que ceux des prestataires réguliers de l'assurance-chômage.
14.223 La CEIC introduit par étape de nouvelles formes de prestation de services dans tous les centres d'emploi. Celles-ci comprennent la détermination des besoins en services, des entrevues pour assurer le niveau approprié de service, l'amélioration des mécanismes de libre-service et de service de consultation de groupes, ainsi que l'amélioration du service de gestion et de counselling. L'instauration à l'échelle nationale de ce nouveau type d'entrevue devrait être chose faite à l'automne de 1986. La CEIC a amélioré son système manuel de classement des dossiers des clients employeurs. On a terminé un concept et un plan d'informatisation des dossiers des employeurs.
14.224 La CEIC a également mis sur pied un programme de formation destiné aux conseillers en emploi afin d'accroître l'efficacité des entrevues. Elle espère que 1 000 conseillers en emploi auront pu bénéficier, d'ici 1986, de ce programme qui a débuté en 1984.
14.225 La CEIC a révisé ses normes de temps et a mis sur pied un projet qui permettra de mesurer l'efficacité des services fournis aux clients.
14.227 Formation. Les Services du personnel ont cherché, à l'automne de 1983, à améliorer la coordination des cours de formation. La CEIC a créé le poste de coordonnateur national des cours de formation. Il y a eu, en 1984, approbation d'une nouvelle politique de formation, puis élaboration en mars 1985 d'une démarche rationnelle de gestion des cours de formation, démarche que l'on est présentement à mettre en vigueur. La CEIC pourra désormais utiliser les nouveaux renseignements que lui fournira le Système régional des services du personnel, lequel sera entièrement opérationnel à la fin de 1987.
14.229 Planification en informatique. La haute direction a approuvé au mois d'octobre 1983 le processus de planification des projets en informatique.
14.230 Organisation et gestion des projets. Le vérificateur général a demandé au Groupe des systèmes et procédures, dans une de ses recommandations, qu'il définisse et consigne le processus requis pour l'élaboration des plans détaillés des projets ainsi que les processus qui servent au contrôle de ces derniers et à la communication de l'information qui s'y rapporte. La CEIC, à l'automne de 1983, a commencé à réviser son manuel des politiques et à revoir les exigences du Conseil du Trésor. En outre, un groupe de travail, formé de représentants du Groupe des systèmes et procédures et de représentants de la Direction des finances et de l'administration, a cherché le moyen d'améliorer les procédés de planification et de surveillance des projets informatiques ainsi que les procédés de communication de l'information qui s'y rattachent. En tenant compte du travail effectué au 31 mars 1985, on devrait avoir donné suite à la recommandation du vérificateur général et des procédés nouveaux devraient être en place vers la fin de 1985.
14.231 Évaluation, après installation, des systèmes informatiques. La CEIC estime qu'il y a évaluation périodique des principaux systèmes informatiques.
14.232 Planification de la récupération des activités de traitement. La CEIC, après avoir examiné quels étaient ses besoins en ce qui concerne le matériel de secours à utiliser pour ses systèmes de traitement en direct, a présenté plusieurs propositions au Conseil du Trésor. Au 31 mars 1985, aucune décision n'avait encore été prise. Le manuel des politiques, normes et procédés d'informatique n'a donc pas été révisé et, par conséquent, ce manuel ne renferme pas d'information sur les activités de dépannage en ce qui a trait au traitement. Depuis, la CEIC nous a fait savoir que le Conseil du Trésor demandait de suspendre les travaux en ce sens dans l'attente des recommandations du groupe de travail sur les systèmes d'information, lequel songe à la possibilité d'installer un seul système informatique de réserve pour l'ensemble de l'administration fédérale.
14.236 Ressources humaines. Le Bureau de la vérification interne, depuis l'exercice 1983-1984, possède un plan de dotation qui est mis à jour à intervalles réguliers afin qu'il soit possible de faire un relevé des besoins en personnel et de les combler.
14.237 Rapports. Le Bureau a révisé son manuel des procédés et il y a inséré une politique et des lignes directrices sur la présentation, le contenu et la distribution de ses rapports de vérification.
14.238 Les observations du Bureau ont donné lieu a onze recommandations concernant les opérations régionales, la médiation et la conciliation, la mise en application de la Loi sur l'indemnisation des employés de l'État, les subventions et les contributions, la diffusion des données et l'informatique. Ce qui suit constitue un rapport sur l'état d'avancement des recommandations communiqué par le ministère au sujet des principales observations.
14.242 Les observations du Bureau ont donné lieu à six recommandations concernant la planification, l'évaluation des programmes, les secteurs de politiques et la Direction des programmes. Ce qui suit constitue un rapport sur l'état d'avancement des recommandations communiqué par le Secrétariat.
14.244 Le rapport entre les plans opérationnels et les ressources et les priorités qui sont indiquées dans les plans de travail des directions du Secrétariat a été précisé et rendu plus explicite.
14.247 Les énoncés actuels des rôles, des responsabilités, des activités, des tâches et des étapes ne sont pas toujours assez précis pour fournir des objectifs qui permettent d'évaluer l'efficacité, étant donné le caractère complexe et difficile à définir des activités et des réalisations en question. Toutefois, les objectifs concernant le rendement ont été améliorés depuis 1983.
14.249 Les observations du Bureau ont donné lieu à 14 recommandations concernant la collection, les notices bibliographiques, le support technologique, l'orientation de la bibliothèque au niveau de la direction, l'information destinée au Parlement et le Conseil consultatif de la bibliothèque. Ce qui suit constitue le rapport sur l'état d'avancement des recommandations communiqué par la Bibliothèque.
14.253 Normes bibliographiques nationales. Un contrat pour un sondage - qui doit être effectué en septembre 1985 - sur l'utilisation des numéros de classification Dewey dont on se sert dans Canadiana a été signé et un questionnaire a été préparé.
14.254 Les caractéristiques d'un catalogue qui renferme des informations minimales ont été approuvées par le Comité canadien de catalogue et par le Comité canadien du MARC. La bibliothèque prépare actuellement la publication de ces caractéristiques.
14.255 Le catalogage, dans le cadre du Programme des publications, a été étendu; il comprend maintenant plus de 600 éditeurs de documents rédigés en anglais et en français.
14.256 On prépare actuellement l'évaluation du programme de la Direction du catalogage.
14.258 Des projections des budgets et des coûts du système d'automatisation (DOBIS) de la Bibliothèque sont préparés régulièrement.
14.259 Des plans concernant le DOBIS ont été examinés de concert avec les bibliothèques fédérales en décembre 1983; ces dernières ont mis sur pied deux comités qui devront fournir des avis et des intrants sur les besoins des utilisateurs fédéraux du DOBIS.
14.260 Établissement d'un réseau. On a obtenu des ressources pour la deuxième étape du projet pilote axée sur le réseau, étape pendant laquelle on s'occupera, en particulier, de l'évaluation de la nouvelle technologie des télécommunications sous l'angle de son utilisation dans les bibliothèques. Cette étape comporte l'élaboration de normes liées aux applications de cette technologie dans les domaines respectifs des prêts aux bibliothèques, des acquisitions et des répertoires. Les résultats d'une évaluation du projet seront disponibles pendant l'exercice 1985- 1986.
14.262 Coordination des services de bibliothèque du gouvernement fédéral. Des réunions d'un comité spécial du Conseil des bibliothèques du gouvernement fédéral ont été tenues à l'été et à l'automne de 1984 pour préparer un énoncé du rôle de coordonnateur que la Bibliothèque nationale devrait assumer, d'après les bibliothèques fédérales. Le rapport du comité a été soumis au Conseil en mai 1985 et communiqué plus tard aux bibliothèques fédérales. Des représentants de la Bibliothèque nationale se réunissent régulièrement avec des directeurs des bibliothèques fédérales; une nouvelle structure du Conseil a été établie.
14.263 Planification et contrôle. Un nouveau calendrier de la planification, approuvé par le comité directeur en mai 1984, a été instauré; on fera le nécessaire pendant l'année en cours pour incorporer à ce calendrier un plan pluriannuel d'utilisation des ressources humaines.
14.266 Les observations du Bureau ont donné lieu à 12 recommandations visant les domaines des archives, de la gestion des documents, de l'administration des départements et de l'information destinée au Parlement. Ce qui suit constitue un rapport sur l'état d'avancement des recommandations fourni par les Archives publiques.
14.268 Les Archives publiques sont en voie d'élaborer un document de politique générale en matière d'acquisition, qui sera terminé à l'automne de 1985. Ce document comprendra un énoncé des critères de base qui définira l'importance nationale des documents qu'il vaut la peine d'acquérir.
14.269 Acquisition d'archives fédérales. Des études pilotes sur l'efficacité des plans de conservation pour l'acquisition de documents photographiques et cartographiques ont été entreprises en 1984. Les rapports ont été terminés en avril 1985. Des recommandations particulières seront faites au comité de la haute direction, d'ici la fin de l'année 1985-1986. Une étude des plans de conservation des documents écrits est en attente.
14.270 Afin de faciliter l'élaboration des procédés et des normes requises pour appliquer les principes de la gestion des documents aux données informatisées, les Archives publiques ont entrepris, de concert avec les ministères choisis, des projets pilotes relatifs aux documents ordinolingues.
14.271 Conservation. En 1984, la Direction des archives a entrepris une enquête sur la collecte et elle a terminé un rapport d'étude en avril 1985. Le comité de gestion de la Direction des archives a approuvé un rapport qui résume les exigences à respecter au sein de la Direction en ce qui a trait à la conservation. Le plan d'action de la Direction prévoit que les divisions s'emploieront à élaborer des mécanismes de sélection des documents à restaurer ou à copier et établiront les priorités des travaux à effectuer.
14.272 Les divisions de la Direction des archives doivent être prêtes à faire part de leurs priorités d'ici mars 1986. La Direction sera ensuite en mesure de préparer un document exposant les grandes lignes d'un plan pour la conservation et la reproduction de sa collection, qui sera présenté à l'examen du comité de la haute direction, à l'automne de 1986.
14.273 Une étude de l'évaluation des programmes à l'échelle des Archives, en ce qui concerne l'élément de la conversation, a été terminée et envoyée à l'archiviste fédéral en mars 1985. Elle présente les constatations et les conclusions au sujet de la gestion du programme de conservation du ministère. Les recommandations et les plans de mise en oeuvre qui découlent de l'étude doivent faire l'objet d'un examen et de décisions cette année.
14.274 Contrôle des archives. Les Archives publiques attendaient l'étude des normes d'archivage par le Bureau of Canadian Archivists avant d'élaborer leurs propres normes. Cette étude, à laquelle les Archives publiques ont participé, devrait être publiée à l'automne de 1985. Par la suite, on procédera à une étude comparative des normes des autres institutions. En 1986-1987, un document de politique du ministère sera publié et les différentes divisions commenceront à appliquer les normes détaillées de description et de contrôle.
14.275 Systèmes informatisés. Les Archives publiques ont examiné la documentation de la Bibliothèque nationale et des Musées nationaux concernant leurs systèmes informatisés et leur gestion. La mise en application des éléments de systèmes appropriés sera faite selon les besoins à l'avenir.
14.276 Une vérification interne de la gestion des fonctions actuelles d'informatique aux Archives publiques a été entreprise en 1984-1985 et le rapport doit être examiné par la haute direction à l'automne de 1985.
14.278 On a préparé deux rapports annuels sur l'évaluation et la détermination de l'état du traitement des documents dans environ 60 ministères.
14.279 Services aux ministères. La participation aux essais sur place des systèmes de bureautique du ministère des Communications a fourni aux Archives publiques la possibilité d'élaborer, de mettre en oeuvre, d'essayer et d'évaluer la gestion des documents et de prendre en considération les préoccupations liées à l'archivage dans les bureaux informatisés. Celles-ci sont décrites dans un rapport définitif publié en mai 1985.
14.280 Il existe des objectifs et des lignes directrices détaillés dans la Division de la gestion des documents et des services de micrographie. La Division consulte deux fois par mois la collectivité de la gestion des documents par l'intermédiaire du Conseil consultatif des documents et du Conseil fédéral de la micrographie. Elle communique les résultats de ces consultations à la collectivité de la gestion des documents.
14.281 Les Archives publiques ont entrepris auprès de tous les ministères gouvernementaux, dans toutes les régions, une analyse des besoins en matière d'entreposage des documents inactifs du gouvernement. La base des données de cette analyse demeurera une source d'information opérationnelle dans chacun des centres de documents régionaux.
14.282 Les Archives publiques ont créé une Section de recherche et de développement au sein de la Division des services de gestion des documents et de micrographie.
14.283 Services centraux du microfilm. Le mandat et l'étendue des activités de la Division des Services centraux du microfilm (SCM) ont été approuvés en décembre 1984. Les critères de rendement seront élaborés d'ici la fin de 1985-1986. On est en voie d'élaborer une politique en matière de fixation des prix SCM qui sera soumise au Conseil du Trésor. Le mois de mars 1986 est la date prévue pour l'approbation, l'établissement du décret en conseil et l'approbation de cette politique par les ministres. Sa mise en application est prévue pour 1986-1987.
14.286 Les observations du Bureau ont donné lieu à 20 recommandations concernant la crédibilité, la réponse aux besoins des utilisateurs, la collaboration des répondants et les contrôles de gestion.14.287 Le Bureau considère que les mesures qui s'imposaient ont été prises à l'égard de sept recommandations et que la mise en oeuvre ou l'étude préliminaire d'autres mesures est en cours dans 12 autres cas, dont trois concernent des projets à long terme.
14.288 Le Bureau approuve l'objectif fondamental de la dernière recommandation, 16.45, selon laquelle "Le Bureau devrait fixer des objectifs raisonnables de fiabilité des statistiques en fonction de l'usage que l'on fait de ces dernières et du coût de leur collecte. La réalisation de ces objectifs devrait être assujettie à un contrôle et faire l'objet d'un rapport à la haute direction." Cette recommandation se fondait sur le rapport entre la fiabilité des statistiques et leurs coûts. Étant donné les multiples utilisations qui peuvent être faites d'une donnée statistique particulière, Statistique Canada a fait savoir qu'il estime que la manière la plus pratique de régler cette question est de recueillir la "rétroaction du marché" à l'aide de consultations régulières des principaux utilisateurs. On est en voie d'élaborer des mécanismes en vue d'intensifier et de systématiser la collecte de la "rétroaction du marché", parallèlement à une orientation accrue vers la récupération des coûts.
14.289 C'est le Bureau qui a fourni les informations qui suivent sur l'état d'avancement des autres recommandations.
14.291 En mai 1985, on a publié une série de lignes directrices générales sur la qualité. Celles-ci comprennent des lignes directrices sur les méthodes et elles ont pour but de faciliter sensiblement l'évaluation des programmes par les gestionnaires et les préposés aux méthodes.
14.292 Un groupe de travail a examiné la politique de 1977 du Bureau sur l'établissement et la diffusion des normes de qualité et a recommandé les modifications qui s'imposent dans son contenu, sa mise en oeuvre et sa surveillance. Une ébauche de politique qui renseignait les utilisateurs sur la qualité des données et des méthodes utilisées a été diffusée le 3 mai 1985 en vue de sa mise en oeuvre prévue pour le 1er juin 1985. La politique comprend une disposition qui prévoit l'examen du respect de la politique.
14.293 Un mécanisme de vérification de la qualité a été établi et des études ont été publiées sur deux domaines particuliers qui orienteront le développement de cette fonction.
14.294 Le Bureau a pris l'initiative importante de réaménager le registre des entreprises afin de fournir un échantillon plus récent et plus complet comme base de sondage pour toutes ses enquêtes économiques. Cette initiative fournit également certaines des infrastructures nécessaires à l'établissement de repères pour procéder régulièrement à ces enquêtes. Il s'agit d'un projet à long terme en vue d'établir une structure des entreprises pour toutes les enquêtes sur celles-ci. En ce qui concerne les évaluations actuelles du revenu de travail, le Bureau a commandé et reçu des études importantes de trois experts-conseils. La mise en oeuvre de leurs recommandations est commencée.
14.296 Le 24 mai 1985, le gouvernement a annoncé qu'il établissait un Conseil national de la Statistique, conformément à la recommandation en ce sens qui apparaît dans le Rapport de 1983 du vérificateur général. Ce conseil complétera les avis que Statistique Canada reçoit dans des domaines particuliers de son réseau de comités consultatifs.
14.297 En ce qui concerne l'établissement d'une stratégie globale de promotion, des mesures importantes ont été prises au sujet des aspects structurels, politiques, techniques et des procédés. Même si la stratégie de promotion n'a pas encore été élaborée, ses éléments généraux ont été déterminés.
14.300 Le Bureau s'occupe de plusieurs initiatives visant à améliorer l'efficience de ses opérations. Une de ces initiatives comporte les opérations d'intégration et les activités de régionalisation et elle est bien engagée. On est en voie de mettre en oeuvre les principaux changements dans les secteurs du commerce extérieur ainsi que des industries manufacturières et primaires, de la promotion des ventes et des services, de la construction et des transports. On a établi une Division des opérations à l'administration centrale. On a retenu des experts de l'extérieur afin d'examiner le volume de travail et les procédés opérationnels, et de recommander des stipulations pour les mesures de l'efficience du rendement opérationnel. L'application de ces mesures pour la période comprise entre avril 1983 et mars 1984 révèle que les niveaux d'efficience se sont élevés à 77 p. 100 par rapport à 56 p. 100 au moment de la vérification de 1983. Ces initiatives se traduisent peu à peu par une réduction du nombre d'employés de bureau requis et par une évolution, dans le travail de professionnels, des rôles opérationnels vers des rôles analytiques.
14.301 Le Bureau et le Secrétariat du Conseil du Trésor ont conclu une entente au sujet de l'application des normes de classification. Les mesures correctives nécessaires sont en cours. Le Bureau signale qu'il a établi les mécanismes de contrôle nécessaires pour gérer son système de classification.