Ministère des Affaires étrangères et du Commerce international

L'exécution de projets d'investissement dans quatre missions

Points saillants

31.1 Cette vérification a porté sur la façon dont le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international a planifié et exécuté six projets d'investissement dans quatre missions, à savoir Séoul, New Delhi, Genève et Bangkok. Les dépenses en capital pour ces missions s'élevaient au total à quelque 75 millions de dollars, soit environ 20 p. 100 de celles prévues par le Ministère dans son Plan d'investissement à long terme, qui s'étale sur cinq ans.

31.2 L'exécution de projets d'investissement à l'étranger comporte des risques, des difficultés et des défis importants qu'on ne retrouve pas dans les projets d'investissement au Canada.

31.3 La vérification a confirmé que des raisons valables ont présidé à l'exécution de chacun des projets, et que les utilisateurs étaient généralement satisfaits de leurs nouveaux locaux. Dans l'ensemble, les budgets et les calendriers ont été respectés. Les contrats ont généralement été adjugés sur une base concurrentielle, et les ordres de modification, bien gérés. Nous avons par ailleurs noté plusieurs initiatives favorisant la protection de l'environnement.

31.4 Nous avons cependant constaté des lacunes dans la planification préliminaire des projets. Les estimations indicatives étaient incomplètes et non fiables. Les estimations préliminaires des coûts de trois des projets étaient de 38 millions de dollars plus élevées que les estimations initiales, soit des hausses allant de 64 p. 100 à 153 p. 100. Dans un cas, une mauvaise estimation des coûts peut avoir entraîné une dépense improductive de 15 millions de dollars. Nous estimons que, pour les cinq dernières années, le coût de renonciation de ce paiement s'élève à 8 millions de dollars.

31.5 Nous nous inquiétons également du manque de rigueur du Ministère en ce qui concerne l'analyse des options dans ses recommandations au Conseil du Trésor. Nous avons remarqué des cas où le Ministère a omis de documenter les résultats de son analyse de diverses options qui auraient pu permettre des économies d'au moins 7 millions de dollars sur 20 ans. Nous avons également noté des faiblesses dans la méthodologie utilisée par le Ministère pour justifier ses décisions en matière d'investissement, ainsi que l'absence de documentation à l'appui d'une option donnée.

31.6 La qualité des rapports présentés au Conseil du Trésor pour expliquer les retards dans les projets et les augmentations de budgets doit être améliorée.

31.7 En résumé, l'ampleur et la fréquence des hausses des estimations préliminaires des coûts ainsi que les autres problèmes constatés au cours de la vérification donnent à penser qu'il y a des faiblesses systémiques dans la planification ministérielle des projets d'investissement, et que celles-ci doivent être corrigées.

Contexte et autres observations

31.8 Le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international gère un portefeuille imposant et diversifié de locaux à bureaux et de locaux d'habitation dans 160 emplacements dans plus de 100 pays. La valeur estimative de ces biens immobiliers de l'État à l'étranger oscille entre 1,5 milliard et 2 milliards de dollars. Chaque année, les loyers et les dépenses en capital totalisent quelque 110 millions et 60 millions de dollars respectivement. Le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international ainsi que d'autres ministères utilisent ces installations pour exécuter leurs programmes.

31.9 La vérification a étayé notre opinion selon laquelle les politiques administratives du gouvernement sur la gestion des projets d'investissement sont saines, mais qu'il reste des problèmes d'application.

Le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international est d'accord avec les recommandations formulées dans le chapitre et a énoncé un plan d'action qui tient compte de nos préoccupations.