7.2 Nous avons recueilli des renseignements sur ces pratiques au moyen d'entrevues et de l'analyse de questionnaires remplis par des gestionnaires des ministères dans tout le pays. Nous avons effectué des sondages de vérification des formulaires et des dossiers faisant état des dépenses de voyage. Nous avons examiné un échantillon représentatif de demandes de remboursement des frais de voyage pour connaître le but des voyages, pour évaluer l'exactitude des demandes et le respect général des politiques qui s'appliquent à l'ensemble de l'administration fédérale. Nous avons étudié le rôle du Secrétariat du Conseil du Trésor et du Bureau du contrôleur général en examinant leurs politiques et directives concernant la gestion des déplacements, ainsi que leurs exigences concernant le traitement des demandes de remboursement. Nous avons également évalué les pratiques en vigueur par rapport aux critères de vérification élaborés à cette fin.
7.3 Nous avons examiné les opérations du Service central des voyages (SCV) du ministère des Approvisionnements et Services - Administration des approvisionnements, pour déterminer si le SCV affichait un souci suffisant d'économie et d'efficience.
7.4 Aux fins de notre étude, nous avons défini les frais de déplacement comme étant les dépenses engagées par les fonctionnaires et autres personnes autorisées, pour le transport, le logement, les repas et les frais accessoires de voyage. Nous avons exclu de notre étude le coût des déplacements dans les véhicules, les avions et les navires appartenant au gouvernement, ainsi que les dépenses liées à la réinstallation.
(Ces pièces ne sont pas disponibles)
7.7 Le niveau des besoins en ressources pour les voyages dépend de plusieurs facteurs et varie selon les ministères, et selon les programmes au sein d'un même ministère. La décentralisation géographique d'un programme et la nature des services fournis, qu'il s'agisse d'inspections ou de diplomatie internationale, influent évidemment sur les besoins en déplacement. Selon notre étude de certaines demandes de remboursement choisies, les ressources de voyage ont été utilisées comme suit:
| Déplacements pour les besoins opérationnels | 67 p. 100 | |
| Réunions du personnel des ministères | 13 p. 100 | |
| Conférences | 11 p. 100 | |
| Formation | 8 p. 100 | |
|
Indemnités spéciales - employés et personnes à
leur charge |
1 p. 100 |
7.10 Mesures restrictives. En 1982, le Conseil du Trésor a instauré des mesures, à l'échelle de l'administration fédérale, en vue de réduire le nombre de voyages et de minimiser les coûts en limitant les voyages à l'étranger, les déplacements pour assister à des conférences et les voyages d'affaires. Cette politique rendait les ministres responsables de la coordination et de l'approbation des voyages de ce genre. Elle leur demandait également de réduire de 15 p. 100, par rapport aux dépenses réelles de 1981-1982, les voyages laissés à leur discrétion. Ces restrictions devaient réduire les fonds annuels, affectés aux voyages par les ministères et les organismes, d'au moins 15 millions de dollars en 1983-1984 et chacune des années subséquentes.
7.11 Les frais de déplacement ont augmenté de 23 millions de dollars en 1982-1983 et de 68 millions de dollars en 1983-1984. On manque de données sur l'étendue et la nature des voyages discrétionnaires; les ministères ne comprennent pas tous en quoi consistent ces voyages. Ainsi, il ne fut pas possible de déterminer si le programme de restrictions avait obtenu le succès escompté.
7.12 Organisation des voyages. Un des aspects les plus importants de la gestion des déplacements est la planification préliminaire, ce qui consiste à déterminer quelles personnes doivent voyager, les motifs des voyages et les dates auxquelles on fera ces dépenses. La planification est essentielle si l'on veut optimiser les ressources affectées aux voyages et le temps consacré aux déplacements. Dans ce but, il faut envisager les possibilités de réduire la durée des déplacements et leur coût. La plupart des fonctionnaires voyageurs croient que les réservations pour le transport et le logement, faites par le biais du Service central des voyages, sont les meilleures. Or, ce n'est pas toujours le cas, particulièrement en ce qui concerne les voyages à l'étranger où l'on peut réaliser des économies grâce aux réservations à l'avance et aux tarifs excursion.
7.13 Il semble que l'on ne tienne pas suffisamment compte des tarifs réduits qui sont offerts. Nous comprenons que, dans certains cas, ces tarifs réduits peuvent imposer des conditions de voyage qui ne répondent pas aux exigences opérationnelles. Néanmoins, il faudrait y recourir aussi souvent que possible. Il faut aussi envisager des solutions de rechange, comme la téléconférence, ou d'autres moyens de transport.
7.14 Nous avons constaté que les gestionnaires ne donnaient pas suffisamment de directives à leurs employés pour favoriser l'utilisation plus économique des ressources de voyage.
7.15 Les gestionnaires devraient jouer un rôle plus actif, en donnant des directives à leurs employés pour s'assurer qu'ils tiennent compte de l'économie et de l'efficience dans l'organisation des voyages.
7.16 Les gestionnaires devraient se fonder sur des exigences opérationnelles et administratives précises pour déterminer les besoins de déplacement.
7.18 Respect de la politique concernant les voyages. Nous avons choisi, au hasard, un échantillon de 526 demandes de remboursement de frais de voyage parmi les cinq ministères, dans le but d'évaluer l'exactitude des demandes et le respect de la politique du gouvernement concernant les voyages. Au cours de notre examen de ces demandes, nous en avons découvert 17 p. 100 qui contenaient des erreurs de calcul. À partir de ces résultats, nous estimons que, des 81,8 millions de dollars que les cinq ministères ont versés en frais de voyage, 1,2 million de dollars, soit 1,5 p. 100, pourrait constituer des trop-payés. Les erreurs que nous avons relevées semblent découler, dans la plupart des cas, d'une mauvaise interprétation des dépenses admissibles et d'erreurs de calcul dans les indemnités.
7.19 Dans les demandes de remboursement examinées, on semblait avoir respecté la politique concernant les voyages et les autorisations exigées par les articles 26 et 27 de la Loi sur l'administration financière. Toutefois, les procédures d'autorisation préalable n'étaient pas suivies, peut-être à cause des nombreuses exigences qu'elles comportent. Parmi les demandes de remboursement examinées, 46 p. 100 présentaient une ou plusieurs dérogations à la politique concernant les voyages, en ce qui a trait aux procédures d'autorisation préalable importantes que nous avions retenues aux fins de nos sondages. Le Bureau du contrôleur général et le Secrétariat du Conseil du Trésor examinent actuellement la possibilité de simplifier les exigences d'autorisation préalable.
7.20 Le Bureau du contrôleur général et le Secrétariat du Conseil du Trésor devraient poursuivre leur travail en vue de simplifier le processus d'autorisation préalable, et assurer le suivi pour ce qui est du manque de respect du processus existant.
7.21 Voyages par avion. Les billets d'avion représentent une large part des dépenses de voyage du gouvernement fédéral. Les dossiers du Service central des voyages indiquent que son service de réservation a acheté pour 97 millions de dollars de billets d'avion en 1983-1984. En outre, les voyageurs achètent aussi des billets directement des compagnies aériennes, mais il n'existe aucune statistique à ce sujet. Puisque les montants en cause sont importants et qu'il est difficile de faire des recherches pour retracer les billets d'avion, il faut maintenir un contrôle rigoureux. Comme nous l'indiquons ci-après, certains secteurs présentent des faiblesses de contrôle que les ministères et organismes devraient corriger.
7.22 Numéros d'autorisation de voyage. Pour faire une réservation par le biais du Service central des voyages, il faut obtenir un numéro d'autorisation de voyage. Ce numéro autorise le voyageur à acheter un billet d'avion. En principe, il faut contrôler l'émission de ces numéros pour s'assurer qu'on rendra compte de tous les billets achetés en vertu d'une autorisation de ce genre. Chaque numéro d'autorisation de voyage devrait être réservé à un seul voyageur, pour un seul voyage. Nous avons constaté que les registres utilisés par les ministères pour contrôler les numéros d'autorisation de voyage étaient mal conçus et que, dans certains cas, les achats de billets, les remboursements dûs pour les billets retournés et les portions inutilisées n'étaient pas tous comptabilisés. Les frais de transport n'étaient pas toujours inscrits dans les registres. Dans bon nombre de cas, le même numéro d'autorisation de voyage était utilisé par plus d'une personne ou pour plus d'un voyage, sans qu'il soit fait mention de cette exception. En général, les systèmes des ministères ne prévoyaient pas la possibilité d'explications de ce genre. Ainsi, comme il existe d'autres lacunes, des achats non autorisés de billets d'avion ou des achats contestables pourraient se produire sans qu'on puisse les déceler. On nous a informé qu'on avait effectivement relevé certains cas de ce genre, qui faisaient actuellement l'objet d'enquêtes par les ministères concernés.
7.23 Billets d'avion. Même si les billets d'avion sont payés par les ministères, il est important que les talons des billets soient annexés aux demandes de remboursement pour donner aux gestionnaires une confirmation du coût du voyage et de l'itinéraire. S'il y a lieu, toute portion inutilisée des billets peut alors être traitée et retournée à la compagnie aérienne en vue d'un remboursement.
7.24 Dans plusieurs cas, les talons des billets d'avion n'étaient pas annexés aux demandes de remboursement, d'où la possibilité, vu l'existence d'autres lacunes, de voyages non autorisés aux frais du gouvernement. Nous avons aussi découvert des cas où l'on n'avait pas demandé le remboursement des billets inutilisés. Au moment de notre examen, le service de vérification des voyages d'un ministère avait en sa possession 200 billets ou portions de billets inutilisés pour lesquels il n'avait pas demandé remboursement, soit parce que les voyageurs avaient trop tardé à les signaler, soit parce que le service n'avait pas bien appliqué les procédures de suivi. Certains des billets dataient de mars et d'avril 1983. Dans le même ministère, un employé a remis en 1984 un billet, en partie inutilisé, qui avait été payé 2 440 $ en 1981.
7.25 Dans certains ministères, nous avons découvert qu'on ne vérifiait pas systématiquement les factures du SCV, avant de les payer, pour contrôler si les voyages avaient effectivement eu lieu et s'ils avaient été approuvés.
7.26 Les ministères et organismes devraient faire un rapprochement systématique entre les factures du SCV et les frais de déplacement inscrits dans les registres des numéros d'autorisation de voyage.
7.27 Frais d'administration. La politique du Conseil du Trésor concernant les voyages comporte plusieurs catégories de voyages et elle recoupe d'autres directives. Cette politique prévoit de nombreux contrôles pour la vérification des demandes de remboursement de frais de voyage. Cette exigence donne lieu à de nombreux rajustements des demandes, complique leur examen et occasionne des frais d'administration.
7.28 La vérification préalable (c'est-à-dire avant leur paiement) des demandes de remboursement, prévue dans la politique concernant les voyages, incombe aux services de vérification des voyages qui se trouvent au sein des services financiers et administratifs des ministères et organismes. Nous avons constaté que ces services effectuaient des vérifications préalables détaillées de toutes les demandes de remboursement, peu importe les montants en cause. Cela produit des arriérés dans le traitement de ces demandes. Par exemple, le service d'un ministère avait un arriéré de 2 378 demandes non traitées au moment de notre vérification, ce qui représente un délai d'environ 10 semaines pour le règlement de ces demandes. Dans un autre ministère, les demandes de remboursement à l'égard des avances permanentes qui, par souci d'économie, devraient être produites et payées tous les mois, étaient présentées dans certains cas deux ou trois fois par mois à cause du long délai de remboursement.
7.29 Dans les ministères que nous avons vérifiés, très peu de services de la vérification des voyages compilent des données statistiques sur le nombre, le montant (en dollars) ou le genre d'erreurs détectées grâce à la vérification préalable des demandes de remboursement ainsi que sur les secteurs où la plupart des erreurs se produisent. Ce genre de renseignements pourrait servir à informer les gestionnaires des centres de responsabilité des procédures de voyage qu'il faut resserrer et des mesures correctives qu'il y a lieu de prendre.
7.30 Nous avons remarqué qu'un certain nombre de services ministériels effectuaient eux-mêmes une vérification complète des demandes de remboursement avant de les remettre aux services de vérification des voyages aux fins de la vérification préalable.
7.31 Voici certaines mesures qui pourraient réduire les frais d'administration engagés pour le traitement des demandes de remboursement des frais de voyage.
7.33 Les ministères devraient prendre des mesures pour éviter la répétition inutile des tâches de vérification préalable des demandes de remboursement des frais de voyage.
7.34 Les services de vérification des voyages des ministères et organismes devraient recueillir des statistiques sur le nombre, le coût et le genre des erreurs décelées dans le cadre de la vérification préalable des demandes de remboursement et s'en servir pour informer les gestionnaires des secteurs où il y aurait lieu d'améliorer les pratiques de gestion concernant les voyages.
7.35 Le Bureau du contrôleur général et le Secrétariat du Conseil du Trésor devraient poursuivre leur examen de la politique concernant les voyages et envisager la possibilité d'appliquer des techniques d'échantillonnage statistique en vue de réduire les frais d'administration engagés pour le traitement des demandes de remboursement.
7.37 Une forte proportion des gestionnaires des ministères n'ont pas d'information sur la manière dont les fonds de voyage prévus dans le budget sont dépensés, même si les dépenses de voyage ont été inscrites régulièrement et de manière uniforme, selon les codes des articles d'exécution. Peu de gestionnaires utilisent les données codifiées pour la planification et le contrôle, étant donné que les renseignements fournis ne correspondent pas aux activités de programmes. Nous avons relevé un service, dans l'un des ministères examinés, qui recueillait des renseignements sur les voyages et les coûts connexes afin d'avoir un meilleur aperçu des voyages et d'étudier la possibilité d'autres méthodes dans la planification future des voyages. Ces renseignements ont été recueillis à un coût minime et, au moment de notre étude, les gestionnaires pouvaient s'en servir pour la planification et le contrôle. Le système servait aussi à contrôler les voyages des employés, de la date de l'autorisation jusqu'à la fin du voyage et jusqu'à la présentation de la demande de remboursement.
7.38 Lorsqu'ils établissent des catégories de voyages, les ministères devraient chercher à obtenir des données plus utiles pour les besoins internes et généraux, ainsi que pour l'étude des tendances et des changements.
7.39 Les ministères et organismes devraient compiler des renseignements plus pertinents sur les voyages, en vue d'améliorer la planification et le contrôle opérationnels.
7.41 Ententes avec les deux grandes lignes aériennes. En vertu d'une entente que le Service central des voyages a conclue avec Air Canada et CP Air, ces lignes aériennes offrent des services de réservation pour le logement et la location d'automobiles autant que pour les voyages par avion. Les compagnies aériennes renoncent à leurs commissions habituelles auprès des hôtels et des services de location d'automobiles. Elles versent aussi un escompte de recouvrement de un p. 100 au gouvernement sur tous les billets d'avion achetés pour les fonctionnaires voyageurs. En 1983-1984, cet escompte s'est élevé à 958 897 $.
(La photo n'est pas disponible)
7.42 En fournissant ce service au gouvernement, les deux grandes compagnies aériennes réalisent des économies parce qu'elles n'ont pas à payer les commissions habituelles aux agents de voyage. Les économies ainsi réalisées par Air Canada et CP Air ont été évaluées à 4,4 millions de dollars pour 1983-1984. Les coûts engagés par les compagnies pour offrir ce service atténuent, dans une certaine mesure, les économies qu'elles réalisent.
7.43 Depuis sa création, en 1968, le Service central des voyages négocie des tarifs réduits auprès de divers hôtels. En 1978, il a également commencé à négocier des tarifs préférentiels pour la location d'automobiles. Le Service central des voyages déclare avoir permis au gouvernement de réaliser, pour l'année 1983-1984, des économies de l'ordre de 2 millions de dollars grâce aux tarifs spéciaux négociés avec les hôtels et les services de location d'automobiles. C'est en partie grâce aux commissions auxquelles renoncent les compagnies aériennes que le SCV obtient ces tarifs préférentiels. Normalement, les compagnies aériennes percevraient ces commissions directement des hôtels et des services de location d'automobiles auprès desquels elles font des réservations.
7.44 Système central de facturation et de paiement. Le SCV paie les factures des compagnies aériennes et des compagnies ferroviaires pour les voyages des fonctionnaires et récupère ensuite ces montants auprès des ministères et organismes. Ce système permet au SCV de recueillir certains renseignements au sujet de l'envergure des déplacements au gouvernement. Cependant, le système est très coûteux du point de vue administratif et, à notre avis, n'est pas essentiel au bon fonctionnement du Service central des voyages. En plus, ce système de facturation et de paiement du secteur Administration des approvisionnements fait double emploi avec le processus de règlement des comptes dans les ministères.
7.45 Le SCV n'est pas parvenu à recouvrer rapidement ses comptes auprès des ministères et organismes. Au cours de 1983-1984, les comptes ministériels, en souffrance depuis 31 jours ou plus, ont fluctué de 7 millions de dollars à 17,9 millions de dollars par mois. Au cours des deux dernières années, les comptes en souffrance depuis 120 jours et plus se sont élevés à 2,5 millions de dollars, au moins. En septembre 1984, les factures en souffrance depuis plus de deux ans atteignaient les 390 000 $. Cela découle en partie du manque d'efforts pour les recouvrer, d'erreurs de facturation et d'écritures, ainsi que de rajustements non identifiés. Les ministères sont eux aussi à blâmer puisqu'ils tardent à régler leurs comptes.
7.46 Au cours des derniers mois de 1983-1984, des efforts concertés de recouvrement ont permis de ramener le montant des comptes en souffrance au 31 mars 1984 de 2,5 millions à 1,8 millions de dollars. Cependant, un grand nombre de comptes ne seront peut-être jamais réglés. Étant donné que les comptes sont tellement anciens, il se peut que les ministères ne puissent pas retracer les transactions ou les responsables. En 1983-1984, le SCV a obtenu d'une compagnie aérienne un remboursement de 7 000 $ pour un compte de voyage qui n'avait pas été décelé pendant deux ans. Dans un autre cas, on a obligé un fonctionnaire à rembourser des frais de voyage personnels de 1 300 $, frais qui avaient été imputés au gouvernement en 1981.
7.47 Voici quelques-uns des problèmes soulevés par la Direction de la vérification des Approvisionnements dans une étude menée en 1982:
7.48 Le Service central des voyages, qui est un des nombreux services financés par le Fonds renouvelable des approvisionnements, doit montrer qu'il peut contrôler son actif et ses opérations financières. Il doit, notamment, gérer ses comptes débiteurs de sorte que l'état annuel des opérations indique l'utilisation des fonds que le gouvernement avance pour payer les compagnies aériennes sur une base hebdomadaire.
7.49 En pratique, l'Administration des approvisionnements n'a jamais précisé, pour l'examen annuel des tarifs par le Conseil du Trésor, quels étaient les coûts annuels d'exploitation du Service, la base utilisée pour répartir les coûts et les conséquences des contrats avec les compagnies aériennes sur les coûts et les avantages du Service central des voyages. Elle nous a cependant manifesté son intention de le faire à l'avenir.
7.50 Les entités financées par des fonds renouvelables doivent calculer leurs coûts d'exploitation de la même manière que les entreprises privées, allant même jusqu'à inclure l'intérêt comme un coût. Le SCV a déclaré, pour l'année 1982-1983, une perte d'exploitation de 867 000 $, après avoir inscrit 775 000 $ au titre de l'intérêt (voir la pièce 7.3). Pour 1983-1984, l'Administration des approvisionnements a estimé la perte du SCV à 742 000 $. Cependant, l'intérêt sur les comptes débiteurs a été calculé pour les 30 premiers jours seulement. Si le SCV avait calculé l'intérêt sur les paiements comptants qu'il a faits jusqu'à leur remboursement par les ministères et organismes, les frais d'intérêt supplémentaires auraient pu atteindre, à notre avis, les 4 millions de dollars en 1982-1983 et 3,4 millions de dollars en 1983-1984. Si l'on avait exigé cet intérêt du SCV, il l'aurait recouvré auprès des ministères et, ainsi, n'aurait pas affecté ses résultats financiers globaux. Nous croyons que le fait d'exiger ces frais d'intérêt aurait mieux fait prendre conscience, aux ministères, des conséquences de leur retard à régler leurs comptes au SCV.
(Cette pièce n'est pas disponible)
7.51 Selon l'Administration des approvisionnements, on ne calcule pas l'intérêt sur les paiements effectués parce que le règlement de ces comptes par les ministères et les organismes se fait à l'intérieur de l'administration fédérale et que, par conséquent, l'intérêt n'a aucun effet sur les opérations du Fonds du revenu consolidé (FRC). Le principal sujet d'inquiétude du SCV, dans le cadre de ses obligations envers le FRC, était de savoir si ce dernier payait rapidement les compagnies aériennes pour les billets achetés par les fonctionnaires. À cet égard, les compagnies aériennes sont sans doute payées plus rapidement que si elles traitaient directement avec les ministères. En outre, elles s'évitent des frais d'administration considérables.
7.52 Le très grand nombre de comptes en souffrance et les erreurs dans les états de comptes fournis aux ministères ont contribué au coût élevé de fonctionnement du Service central des voyages. L'obligation de recouvrer les comptes des compagnies aériennes auprès des ministères, au lieu de demander aux ministères de payer directement les deux compagnies aériennes, impose un fardeau administratif supplémentaire à l'Administration des approvisionnements, ainsi qu'aux ministères et organismes, en fait de facturation, de comptabilité, de recouvrement, de règlement et de suivi des comptes.
7.53 Le Service central des voyages devrait peser les coûts et les avantages qu'il y a à percevoir les comptes des compagnies aériennes et ferroviaires auprès des ministères, par l'intermédiaire du Fonds renouvelable des approvisionnements, puis les comparer avec les coûts et les avantages qu'il y aurait si les ministères payaient directement ces compagnies. Les modalités des ententes avec les compagnies aériennes pourraient ensuite être renégociées s'il y a lieu.
Commentaire de l'Administration des approvisionnements: L'Administration des approvisionnements a demandé à un cabinet d'experts-conseils d'effectuer une étude du système de paiement et de facturation du Service central des voyages, en vue de trouver une méthode plus rentable de régler les achats de billets d'avion que le système centralisé actuel de paiement et de facturation.
7.54 Réduction des coûts et économies. D'après notre évaluation des activités du SCV, en ce qui a trait à son rôle de service et à ses objectifs, il fournit un service appréciable et utile en publiant les répertoires des hôtels et des services de location de voiture. Le SCV a déclaré avoir permis des économies de 2 119 000 $ en 1983-1984 grâce aux tarifs préférentiels qu'il a négociés avec les hôtels et les services de location de voiture. Cette estimation ne tient pas compte des économies réalisées par les voyageurs qui ont fait leurs propres réservations. Ces données sur les économies réalisées sont fondées sur des hypothèses quant à la durée des séjours dans les hôtels et quant aux rabais obtenus. La vraisemblance et l'exactitude des économies réalisées sont contestables à cause du manque de données sur les coûts réels des hôtels et des services de location de voitures pour les fonctionnaires. Si le SCV veut démontrer qu'il réalise des économies importantes, il lui faudra des mesures plus précises de ces économies. Les gestionnaires en sont conscients et ils étudient actuellement la situation afin de trouver des indicateurs de rendement plus exacts.
7.55 Le SCV a également réalisé des économies par une vérification centrale des itinéraires et des tarifs des compagnies aériennes. Grâce à cette vérification, le SCV a obtenu des remboursements des compagnies aériennes qui s'étaient trompées dans les tarifs, dans le calcul de la taxe ou dans d'autres calculs. Cette vérification, effectuée par un membre du SCV, a permis d'obtenir des remboursements de 130 000 $ en 1983-1984.
7.56 Niveau et qualité du service. Les entrevues avec les gestionnaires des centres de responsabilité des ministères et l'examen des plaintes officielles faites auprès du SCV laissaient supposer que la qualité des services offerts par le SCV n'était pas entièrement satisfaisante. Ces critiques laissaient entendre que les fonctionnaires voyageurs ne bénéficiaient pas toujours du tarif le plus bas pour les billets d'avion et qu'ils ne pouvaient pas toujours se fier aux réservations faites par l'entremise du SCV. Pour ces motifs, certains centres de responsabilité font régulièrement appel à des agents de voyage plutôt qu'au SCV.
7.57 Nous croyons comprendre que l'Administration des approvisionnements étudie actuellement la question dans le cadre du processus d'évaluation du programme.
7.58 Contrôle sur l'achat des billets d'avion. Le contrôle exercé par certains des ministères vérifiés sur l'utilisation des numéros d'autorisation de voyage n'est pas satisfaisant. En conséquence, certains billets peuvent être achetés pour des voyages non autorisés ou des voyages personnels. Compte tenu des faiblesses dont nous avons déjà parlé, en l'occurrence les problèmes de conciliation des comptes du SCV et les paiements tardifs à ce dernier, il se pourrait que le gouvernement paie, à son insu, des billets de ce genre. Le refus d'un ministère d'acquitter certaines factures, en 1979, a permis de découvrir un cas de fraude impliquant l'achat de 31 billets d'avion pour usage personnel aux frais du gouvernement. Ce compte, vieux de cinq ans, a été réglé en mai 1984 lorsqu'on a sommé la compagnie aérienne d'en effectuer le remboursement.
7.59 Le SCV devrait publier des lignes directrices à l'intention des ministères et organismes sur la bonne manière d'utiliser les numéros d'autorisation de voyage afin que chaque numéro serve à l'achat d'un seul billet.
Commentaire de l'Administration des approvisionnements: La procédure à suivre est très bien décrite au chapitre 370 du Manuel de la politique administrative du Conseil du Trésor. Néanmoins, le SCV tiendra des séances d'information et de formation, à l'intention de ses clients, sur les nombreux aspects de ses services, et se propose d'accorder une attention particulière à la question des numéros d'autorisation de voyage.
7.60 Billets d'avion inutilisés. Comme c'est le cas pour n'importe quel service, certains billets d'avion ou portions de billets ne servent pas parce qu'ils sont perdus ou volés, parce qu'il y a erreur de comptabilité ou parce que les voyages ne sont pas accomplis en entier. Il est impossible d'estimer la valeur de ces billets qui n'ont pas servi, et les compagnies aériennes n'ont actuellement aucun système pour les signaler au gouvernement. Nous avons remarqué plusieurs cas où des portions de billets inutilisées n'avaient pas fait l'objet de demandes de remboursements.
7.61 Le Service central des voyages devrait négocier une entente avec Air Canada et CP Air pour s'assurer que tous les billets et les portions de billets qui, après une période raisonnable, n'ont pas servi soient signalés afin que les ministères et organismes puissent y donner suite.
Commentaire de l'Administration des approvisionnements: Dans le cadre des pourparlers en cours avec les compagnies aériennes, nous étudierons la possibilité d'obtenir le transfert de cette information par l'informatique. Il demeure toutefois que c'est aux différents sous-chefs qu'il incombe de veiller au respect de l'article 27 de la Loi sur l'administration financière.