9.9 De nos jours, les organismes publics et privés tentent d'obtenir une plus grande coopération de la part de leurs gestionnaires et employés pour accroître la productivité. Les opinions sur la façon d'y parvenir abondent, mais il n'y a pas consensus sur la «bonne» façon de l'envisager ou de procéder.
9.10 Toutefois, il est généralement admis qu'un éventail judicieux d'encouragements incite les employés à donner le meilleur d'eux-mêmes.
9.11 Les gestionnaires de la fonction publique sont conscients de l'importance des récompenses et des marques d'appréciation pour permettre à un organisme d'atteindre ses objectifs de rendement. De l'avis de plusieurs, le moment est venu d'améliorer le système actuel de participation des employés. Un leadership solide et l'appui soutenu des gestionnaires sont indispensables à la réalisation de cet objectif.
9.12 Ces dernières années, la baisse du moral des employés de la fonction publique et son effet sur le milieu de travail a fait l'objet de nombreuses discussions. Le Régime des primes d'encouragement offre une possibilité d'améliorer cette situation et mérite qu'on y consacre des efforts.
9.13 En vertu de la politique gouvernementale, les contributions importantes des fonctionnaires au sein de la fonction publique méritent d'être soulignées. Les employés sont ainsi perçus comme une source précieuse d'idées nouvelles, utiles et pratiques.
9.14 Le Régime des primes d'encouragement a été créé pour souligner ces contributions.
9.15 Parmi ces contributions, citons le rendement exceptionnel, le travail méritoire au cours de nombreuses années de service et les suggestions pratiques. Dans tous les cas, le but est d'améliorer l'efficacité du gouvernement fédéral. En guise d'appréciation, les employés reçoivent une somme d'argent ou une autre récompense.
Programmes délégués aux organismes participants :
9.18 Ouvert à un plus grand nombre d'employés, ce programme attire de plus nombreux participants et représente des dépenses plus élevées.
9.19 Le montant maximum avant impôts pouvant être remis pour une suggestion approuvée se chiffre à 10 000 $. Selon certaines statistiques publiées par le Secrétariat du Conseil du Trésor, au cours des exercices financiers 1986 à 1988, on a accordé en moyenne 350 $ en prime pour environ 2 200 présentations approuvées. Pendant cette période, la moyenne des économies réalisées par suggestion a été de 9 068 $, soit une économie de 26 $ pour chaque dollar dépensé, outre les bénéfices qui ne peuvent être quantifiés dans certains cas.
9.20 Primes au mérite. Les primes au mérite sont remises aux personnes qui ont contribué grandement au travail de l'organisme qui les emploie ou qui ont fourni un rendement exceptionnel.
9.21 Dans le cadre de ce programme, la prime pour un employé est de l'ordre de 500 $ à 3 000 $ et peut atteindre 6 000 $ pour un groupe. Les employés qui participent déjà à un régime de gratifications ou de primes au rendement peuvent uniquement recevoir une récompense non monétaire, et ce, d'une valeur maximum de 100 $. La moyenne des récompenses avant impôts versées dans le cadre du Programme des primes au mérite en 1987-1988 s'est élevée à 520 $, remis à quelque 430 récipiendaires.
9.22 Ces deux programmes s'adressent à tous les fonctionnaires. La contribution du personnel de la catégorie de la gestion peut être soulignée uniquement par une récompense non monétaire.
9.23 Le Programme des primes de long service honore les employés qui comptent 25 ou 35 ans de service à la fonction publique.
9.24 Primes d'excellence. Ce programme, lancé en 1986, s'adresse à un petit nombre de personnes qui ont déjà reçu une récompense dans le cadre du Programme des primes à l'initiative ou du Programme des primes au mérite.
(La pièce 9.1 n'est pas disponible)
9.25 Les récipiendaires les plus méritants sont invités à Ottawa à une cérémonie spéciale au cours de laquelle un ministre fait la remise des prix. On vise ainsi à faire davantage connaître la contribution des fonctionnaires pour réduire les dépenses et accroître l'efficience des opérations du gouvernement. Parmi les récipiendaires de 1989, mentionnons un employé du ministère des Approvisionnements et Services, qui a permis à ce ministère d'économiser plus de 12 millions de dollars en réussissant à négocier une réduction des prix demandés par divers organismes gouvernementaux américains.
(La photo n'est pas disponible)
9.26 L'intitulé des deux derniers programmes décrit bien leurs principaux critères. Le Programme des prix pour services insignes s'adresse aux fonctionnaires de la catégorie de la gestion qui se sont distingués pour leurs réalisations et services remarquables au cours de leur carrière. Les Certificats de retraite remis aux agents supérieurs sont présentés par le gouverneur général à l'occasion d'une cérémonie à des cadres supérieurs de la fonction publique qui prennent leur retraite.
(La pièce 9.2 n'est pas disponible)
9.27 Les sous-chefs des organismes participants ont la responsabilité déléguée d'assurer le financement et l'administration de programmes positifs et efficaces. Ils sont appelés à inciter les employés à l'amélioration des activités de la fonction publique. On demande également aux ministres d'appuyer les programmes. En outre, les cadres supérieurs sont conviés à s'engager manifestement dans les programmes, non seulement en assistant aux cérémonies de remise des prix, mais en diffusant périodiquement des énoncés de principe.
9.29 Deux importants programmes qui relèvent des responsabilités déléguées aux ministères ont surtout retenu notre attention, soit le Programme des primes à l'initiative et le Programme des primes au mérite.
9.31 En 1987-1988, seulement 34 des quelque 140 ministères et organismes admissibles ont participé au Programme des primes à l'initiative. (En pratique, le Secrétariat du Conseil du Trésor est en relation avec une cinquantaine de ministères et d'organismes.) Le taux de participation de leurs employés a été de 1,1 suggestion par centaine d'employés. Le taux moyen pour les cinq dernières années est d'environ 0,9 p. 100.
9.32 La National Association of Suggestion Systems, organisme qui appuie les programmes encourageant la participation des employés, publie des statistiques annuelles sur les activités de ses organismes membres, tant du secteur public que du secteur privé en Amérique du Nord.
9.33 Selon cette association, le taux de participation dans la fonction publique américaine en 1987 a été de 3,9 suggestions par centaine d'employés. Dans ce même rapport, on note que d'autres administrations publiques, dont certaines au Canada, avaient reçu en moyenne 1,0 suggestion par 100 employés. Voici le nombre de suggestions par groupes de 100 employés dans divers secteurs en Amérique du Nord :
|
Finances et commerce
|
13
|
|
Compagnies d'assurances
|
17
|
|
Biens de consommation
|
14
|
|
Transports en commun
|
5
|
9.34 La participation au Programme des primes au mérite était également faible. Au cours de chacun des exercices financiers se terminant en 1987 et en 1988, sur quelque 50 ministères et organismes, 17 et 18 respectivement ont participé à ce programme ou à certains aspects du programme. Au cours des deux dernières années, quatre des six ministères examinés avaient décerné des primes à 317 employés, engageant des déboursés d'environ 170 000 $.
9.35 En d'autres termes, l'on utilise peu l'un des deux moyens permettant de récompenser financièrement et directement les employés et les gestionnaires.
9.36 Il est difficile de déterminer avec exactitude les causes du faible taux de participation. L'une d'elles pourrait être le peu de ressources aux niveaux institutionnel et ministériel. En effet, le Secrétariat du Conseil du Trésor compte deux employés et un maigre budget pour l'ensemble des activités liées au Programme. Les ressources affectées à ce poste dans les divers ministères varient. Aussi, un certain nombre de questions se posent sur la gestion de ce programme qui n'a pas fait l'objet d'une évaluation formelle depuis plus de dix ans, à savoir :
9.38 Les organismes dont les programmes fonctionnent bien et remportent beaucoup de succès observent en général des principes de gestion mettant l'accent sur l'importance des employés. Ils bénéficient d'un soutien considérable de la part de leurs sous- ministres, qui participent activement aux programmes. En outre, ces organismes font preuve d'initiative et dépassent les exigences prévues par la politique. Enfin, le taux de participation aux programmes est supérieur.
(La pièce 9.3 n'est pas disponible)
9.39 En mars 1989, le Centre canadien de gestion a publié un document intitulé Un modèle de gestion, une étude ayant fait l'objet d'un accord consensuel sur la gestion, telle qu'envisagée dans la perspective d'un sous-ministre. Quatre des sept éléments jugés essentiels à une saine gestion ont trait au personnel, à savoir :
9.40 À titre d'exemple de leadership dans ce domaine, Emploi et Immigration Canada a mis sur pied un programme de primes d'encouragement dynamique. Il vaut la peine de souligner certaines de ses particularités pour comprendre la raison du succès remarquable de ce programme. (Voir les paragraphes 9.60 à 9.72)
9.41 Souvent, dans les ministères et organismes où la participation était faible, peu de ressources étaient consacrées au Programme. À notre avis, l'importance des ressources est représentative de l'appui que les gestionnaires supérieurs apportent au Programme. Toutefois, même dans les ministères où la participation est faible, les employés et les gestionnaires conviennent de l'importance des programmes de primes d'encouragement destinés à leurs employés.
9.42 Le faible montant des récompenses est l'une des raisons citées, expliquant le manque d'intérêt pour le Programme des primes à l'initiative. Les récompenses pécuniaires sont modestes et assujetties à l'impôt. Dans la plupart des cas, le gain net est faible. Toutefois, la « reconnaissance » du travail accompli n'est pas un facteur négligeable.
9.43 Les coordonnateurs au sein des ministères, qui assument en majeure partie les responsabilités immédiates liées à l'administration du Programme, exercent leur fonction diligemment, compte tenu du peu de temps et de ressources dont ils disposent, ainsi que de l'appui qu'ils reçoivent des gestionnaires. Nous n'avons relevé aucun manquement grave de conformité à la politique. Dans tous les organismes examinés, les dossiers étaient à jour, complets et prévoyaient un suivi, le cas échéant.
9.44 Toutefois, nous avons constaté que la plupart des organismes ne pouvaient analyser les résultats de leur programme par région, organisme, niveau d'emploi, type de suggestion, etc., ni établir de profils des résultats. Ainsi, d'importantes données sur la gestion du Programme n'étaient pas disponibles. En général, un rapport annuel contenant l'information demandée par le Secrétariat du Conseil du Trésor est préparé à l'intention des gestionnaires, sans plus d'analyse habituellement.
9.46 Reflet de la politique de décentralisation et des mesures de restriction, les ressources affectées au Régime par le Secrétariat se limitent à deux années-personnes et à un budget d'exploitation direct de 119 000 $ pour 1988-1989, comparativement à cinq années-personnes en 1984-1985.
9.47 Le Secrétariat reçoit des avis du Conseil des primes d'encouragement, comité de hauts fonctionnaires de ministères et d'organismes centraux qui contribue également aux échanges sur les problèmes. Le Secrétariat répond souvent à des demandes téléphoniques de renseignements sur le Régime émanant des ministères et, afin de promouvoir le Régime et les réalisations des employés, il a distribué deux productions vidéo à l'ensemble de la fonction publique. Enfin, le Secrétariat vient de recevoir deux prix pour son matériel publicitaire.
9.48 Toutefois, il y a certaines lacunes dans le rôle que joue le Secrétariat du Conseil du Trésor au chapitre de la coordination et peut-être au chapitre du soutien. En effet, aucun cours n'est prévu pour les coordonnateurs ou les gestionnaires des ministères. Aussi, le personnel des ministères que nous avons examinés trouve que le rôle joué par le Secrétariat est secondaire et de peu d'utilité. Les commentaires suivants ont également été recueillis :
9.49 Le Secrétariat du Conseil du Trésor devrait tirer profit des rencontres et des cours organisés par la National Association of Suggestion Systems, dont le gouvernement du Canada est membre. Certains coordonnateurs au sein des ministères ont assisté à de telles réunions.
9.50 Peu de données statistiques permettent de jeter la lumière sur certains aspects des programmes, notamment le Programme des primes à l'initiative. Des données sont recueillies pour donner au Secrétariat les statistiques globales dont cet organisme a besoin. On ne peut obtenir de précisions sur l'origine des suggestions, les groupes organisationnels en cause et leur emplacement, la catégorie et le niveau des employés ou les questions de fond liées aux suggestions. Ces données seraient utiles pour planifier et promouvoir les programmes. En outre, il serait possible d'identifier des problèmes et des solutions qui s'appliquent à l'ensemble des activités gouvernementales.
9.51 Le Secrétariat du Conseil du Trésor est tenu de surveiller et d'évaluer périodiquement le Régime des primes d'encouragement, l'efficacité de ses conditions générales ainsi que sa conformité aux règlements. Aucune évaluation formelle n'a été effectuée depuis dix ans.
9.53 On ne profite peut-être pas de certaines occasions d'accroître la productivité et de réaliser des économies importantes. Citons le Programme des primes à l'initiative à titre d'exemple. Dans l'éventualité où le nombre de suggestions approuvées et les économies brutes augmentent en proportion du nombre de suggestions reçues et, compte tenu du faible taux d'activité à l'heure actuelle, si le nombre de suggestions présentées, soit actuellement 1,1 par 100 employés dans les 34 ministères et organismes participants, doublait, les possibilités d'économies brutes doubleraient aussi et s'élèveraient à environ 14,5 millions de dollars. Si le taux de participation équivaut à celui atteint par Emploi et Immigration Canada, soit 3,2 suggestions par centaine d'employés, les économies brutes pourraient atteindre 21 millions de dollars. La plupart de ces économies seraient réalisées chaque année.
9.54 Bien que seulement 34 organismes participent activement au Programme, environ 140 autres organismes de la fonction publique pourraient en tirer profit. Voilà une façon d'évaluer l'importance des possibilités qui s'offrent dans le cadre de ce programme.
9.55 Au cours de notre vérification, bon nombre de gestionnaires et d'employés ont reconnu qu'il fallait trouver d'autres moyens en guise de récompense et de marque d'appréciation de la contribution des employés. Les bénéfices tangibles et non tangibles devraient représenter une certaine importance et il faut encourager les employés à faire part de leurs idées. Les programmes de récompense et d'appréciation qui s'adressent aux employés et qui relèvent des gestionnaires peuvent y contribuer.
9.56 D'autres personnes ont déclaré qu'il est probablement impossible de parvenir à la libre circulation des idées d'un ordre hiérarchique à un autre. Les employés ont tendance à faire preuve de prudence lorsqu'il s'agit d'avancer des idées qui pourraient remettre en question les pratiques actuelles qui semblent bénéficier de l'assentiment implicite des gestionnaires. Néanmoins, on voyait, en général, le Programme d'un bon oeil. Plusieurs estiment qu'un bon régime de primes d'encouragement est synonyme d'un organisme sain.
9.57 Il n'existe pas de solution facile pour améliorer le fonctionnement du Régime et des programmes. Toutefois, nous proposons les recommandations suivantes, dans l'espoir que leur adoption contribuera à accroître la participation aux programmes, à les faire connaître davantage et ainsi à stimuler l'esprit créateur et l'enthousiasme des fonctionnaires.
9.58 Le Secrétariat du Conseil du Trésor devrait :
9.61 Ce ministère a cherché à accroître la qualité et l'efficience de ses opérations tout en maintenant un excellent service. En 1986, à la suite d'ateliers de gestion tenus partout au Canada, il propose une philosophie de la gestion, actuellement la pierre angulaire de la gestion dans ce ministère. Le principe selon lequel les employés sont la ressource la plus précieuse de l'organisme est à la base de cette philosophie, à laquelle souscrit la haute direction.
9.62 En 1987, le ministère a créé trois groupes d'étude pour actualiser cette philosophie. L'un des groupes s'est penché sur les marques d'appréciation et les récompenses. Le ministère a publié les résultats de ces travaux et les a distribués à tous les employés. Les programmes actuels de primes d'encouragement du ministère sont le résultat de ces travaux.
9.63 Une assise solide. Les programmes de primes d'encouragement administrés par le ministère s'articulent autour de trois éléments :
9.65 Présence dans les régions. Dans certains ministères, les suggestions sont évaluées uniquement à l'administration centrale. À Emploi et Immigration Canada, des comités régionaux évaluent et approuvent les suggestions propres à une région, ce qui contribue à établir un lien direct entre le processus de gestion et tous les employés.
9.66 Souplesse dans l'attribution des primes au mérite. En 1988-1989, Emploi et Immigration Canada a décerné 89 primes au mérite, dont 57 certificats et récompenses non monétaires d'une valeur pouvant atteindre 100 $, ainsi que 32 autres primes, soit des certificats, de l'argent et des épingles de primes au mérite, en reconnaissance d'un rendement exceptionnel. En accord avec le Secrétariat du Conseil du Trésor, le pouvoir d'approuver les primes de 1 000 $ et moins a été délégué; il relève de l'administration centrale et des bureaux régionaux. Le pouvoir d'approuver les prix non monétaires d'une valeur maximum de 100 $ a été accordé au niveau local à titre d'essai. Ainsi, les gestionnaires de tous les niveaux peuvent jouer un rôle, et les réalisations modestes, mais véritables, sont récompensées fréquemment et en temps opportun.
(La photo n'est pas disponible)
9.67 Le travail d'équipe doit aussi être souligné - Prix d'excellence pour le travail en équipe. En 1988, le ministère a créé un prix, destiné au travail d'équipe exceptionnel dans les Centres d'emploi et d'immigration du Canada, ainsi qu'à l'administration centrale et dans les bureaux régionaux. Une somme non renouvelable de 15 000 $ a été affectée aux dépenses de fonctionnement et d'entretien. Les équipes croyant satisfaire aux critères de sélection posaient leur candidature, évaluée par le jury d'un comité national de sélection regroupant onze directeurs régionaux et un membre de l'extérieur du ministère. La participation de chaque membre de toutes les équipes participantes a été soulignée et le sous-ministre a remis lui-même les prix à l'endroit où travaillent les équipes gagnantes.
9.68 Épingle pour long service. Outre les plaques et les médailles habituellement décernées aux personnes comptant de nombreuses années de service, le ministère de l'Emploi et de l'Immigration remet une épingle. Il étudie actuellement la possibilité d'offrir d'autres récompenses aux employés à son service depuis longtemps.
9.69 À la recherche d'autres moyens. Outre ces programmes officiels, la haute direction est appelée à rencontrer les employés pour discuter des programmes de marques d'appréciation et de récompenses axés sur les valeurs d'une grande importance pour les équipes dans leur milieu de travail. À Emploi et Immigration Canada, les gestionnaires doivent rendre compte de leurs activités dans ce domaine au moment de l'évaluation de leur rendement.
9.70 Parfois, un simple merci est tellement apprécié. Le ministère considère les programmes officiels comme faisant partie d'un cadre de gestion beaucoup plus vaste qui encourage les marques d'appréciation et les récompenses. Le ministère vient de terminer une évaluation indiquant que plusieurs moyens peuvent servir à souligner la contribution des employés, y compris les récompenses non monétaires. Certains gestionnaires se sont aperçus que les employés apprécient des marques d'appréciation aussi simples qu'une note de remerciement pour un effort particulier.
9.71 La publicité attire les regards. La visibilité de ces programmes est très élevée au ministère, qui fournit une brochure à ce sujet et communique avec les employés de diverses façons : notes de service, feuillets accompagnant les chèques de paye ou relevés de virement direct, affiches, bulletins, bandes vidéo et rappels constants de la part des gestionnaires supérieurs, soulignant qu'ils endossent les programmes. Le ministère prévoit instituer une journée de sensibilisation pour mieux faire connaître ces programmes.
9.72 Sommaire. Emploi et Immigration Canada a fait preuve d'efforts concertés pour créer un climat propice à l'appréciation de la valeur des employés. L'équipe de la haute direction reconnaît qu'un élément important pour créer ce climat réside dans les marques d'appréciation à l'endroit des employés pour leur contribution à l'atteinte des objectifs de l'organisme. Les pratiques actuelles de ce ministère démontrent que ce dernier a réalisé des progrès considérables à ce chapitre.