25.5 Constatations faites lors de l'ÉGCF de 1987. À la lumière de l'examen de neuf ministères, l'étude concluait que la gestion financière présentait d'importantes lacunes. Elle préconisait l'amélioration des systèmes de gestion financière et d'obligation de rendre compte et le renforcement des mécanismes d'affectation des ressources et de contrôle des activités des ministères. L'étude signalait d'importantes améliorations en ce qui concerne les contrôles financiers fondamentaux depuis notre ÉGCF originelle de 1975, tout en faisant remarquer qu'il restait des problèmes à résoudre.
25.6 Les auteurs de cette étude ont formulé des recommandations à l'intention des ministères et des organismes centraux (le Secrétariat du Conseil du Trésor et le Bureau du contrôleur général). Chaque ministère a répondu officiellement aux recommandations qui le concernaient. Les organismes centraux n'ont pas exprimé de désaccords face aux résultats de l'étude et ils ont témoigné aux audiences du Comité permanent des comptes publics (CCP).
25.7 Après la publication de l'étude de 1987. Six ministères et les organismes centraux ont témoigné devant le CCP. Les organismes centraux ont donné les grandes lignes d'initiatives en réponse aux préoccupations exprimées dans l'ÉGCF. Se fondant sur les témoignages et l'information qui lui ont été présentés, le CCP a émis, en juin 1988, un rapport à l'intention de la Chambre des communes, dans lequel il formule d'autres observations et fait des recommandations précises au gouvernement. Le gouvernement n'avait pas donné suite à ce rapport avant la dissolution du 33e Parlement.
25.8 Dans la perspective d'une amélioration de la productivité, le CCP a suggéré, entre autres, que le gouvernement demande à tous les ministères de mettre en oeuvre des plans d'évaluation de la productivité et de faire état des progrès accomplis, au plus tard le 31 mars 1989. On nous fait savoir que les organismes centraux n'ont pas accepté cette recommandation particulière.
25.9 Étendue du suivi et façon de procéder. Étant donné les constatations de l'étude et les pressions croissantes exercées sur les ministères pour qu'ils gèrent les ressources avec efficacité, en tenant compte des coûts, nous avons effectué un suivi entre novembre 1988 et avril 1989, mais nous avons aussi tenu compte de l'information que l'on nous avait fournie après cette période. Notre approche s'est faite en trois volets. Nous avons d'abord passé en revue les activités des organismes centraux; nous nous sommes concentrés sur les progrès de l'initiative appelée le régime d'Accroissement des pouvoirs et des responsabilités ministériels (APRM) et sur les activités du Bureau du contrôleur général. En deuxième lieu, nous avons réexaminé huit des ministères qui étaient compris dans l'étude. Enfin, nous avons analysé les résultats de nos vérifications continues en ce qui concerne la gestion et le contrôle financiers. Les résultats de notre suivi sont présentés en deux volets : Activités des organismes centraux et Progrès réalisés par les ministères.
25.13 Cette réponse découle de notre suivi. Nous avons examiné les activités des organismes centraux en prenant en considération leur réponse. La pièce 25.1 donne un sommaire des résultats de notre suivi en rapport avec les recommandations de l'ÉGCF qui s'adressaient directement au Secrétariat du Conseil du Trésor et au Bureau du contrôleur général. Nous donnons, au cours des lignes qui suivent, le détail de nos constatations.
(Cette pièce n'est pas disponible)
25.15 Depuis 1986, les organismes centraux ont consacré beaucoup d'efforts à l'instauration de ce concept à l'échelle du gouvernement et dans chacun des ministères.
25.16 Au cours de notre suivi, nous avons constaté qu'il n'y avait pas de jalon ou de but qui auraient pu servir de points de référence pour mesurer ou pour prévoir les progrès de l'APRM et la transition dans le domaine de la gestion et du contrôle financiers. Malgré les nombreuses réalisations, il nous a été impossible de déterminer de quelle façon les résultats obtenus jusqu'à maintenant se comparent aux plans ou aux intentions.
25.17 Les progrès de l'APRM semblent avoir été plus lents que l'on ne s'y attendait tout d'abord. En mars 1989, c'est-à-dire trois ans après l'introduction du régime de l'APRM, trois des quelque 30 grands ministères avaient signé une entente. Ces trois ministères représentent 8 p. 100 environ de toutes les dépenses du gouvernement fédéral au titre des programmes. En mai 1989, trois autres ententes avaient été signées, pour un total de six. On nous a fait savoir que sept autres ententes étaient en bonne voie de conclusion. Les deux premiers rapports annuels ont été envoyés au Conseil du Trésor, en 1988. Les premiers examens de l'obligation de rendre compte devraient être entrepris au printemps 1990, dernière année d'application des premières ententes.
25.18 Toutefois, les chiffres ne peuvent être considérés comme les seuls critères pour évaluer les progrès de la mise en oeuvre de l'APRM.
25.19 Important résultat du processus, un dialogue s'est établi entre les organismes centraux et les ministères, et l'information sur l'APRM est désormais accessible à tous. Au mois de mars 1989, 21 ministères avaient entamé des négociations avec le Secrétariat du Conseil du Trésor. Six d'entre eux se préparaient à signer un protocole d'entente avant le mois de mai 1989 tandis que d'autres en étaient au dernier stade des négociations. Un guide sur l'APRM a été préparé; le Conseil a dressé un rapport sur les progrès réalisés et on vient d'ébaucher des lignes directrices pour la préparation des rapports ministériels.
25.20 L'APRM a pour but d'accroître les pouvoirs ministériels. La délégation accrue de pouvoirs vise à procurer une plus grande souplesse dans la gestion et l'administration et de réduire l'intervention des organismes centraux. Des pouvoirs seront transmis aux ministères, ce qui aura pour effet de réduire le volume de rapports vers les organismes centraux. Ce processus suppose la diminution ou la suppression de contraintes qui ont été imposées depuis un certain temps et l'élimination ou la réduction des exigences liées à l'information sur la planification des ressources. L'APRM n'a pas pour but de créer des pouvoirs ou de les redonner au Conseil du Trésor.
25.21 Le déplacement des pouvoirs. Au mois d'octobre 1988, selon des données du Conseil du Trésor, six ministères avaient proposé quelque 114 répartitions des pouvoirs. Quatre-vingt-sept de ces propositions ont été soumises à l'approbation du Conseil du Trésor et 36 ont été acceptées; par exemple, le pouvoir de définir les modalités d'octroi de subventions et de contributions, le pouvoir d'utiliser des fonds non destinés à la rémunération pour payer des employés à temps partiel, l'aptitude à conserver les économies internes et l'aptitude à prévoir la dotation en ressources pour plusieurs années. Le nombre de délégations de pouvoir croîtra à mesure que de nouveaux protocoles d'ententes seront signés.
25.22 Selon les données du Conseil, au mois de juillet 1989, 72 p. 100 des propositions de délégation de pouvoir (pour les six ministères qui avaient signé un protocole d'entente) ont été approuvées, en tout ou en partie. Ce ratio comprend des questions en rapport avec les examens de politiques du Conseil à l'échelle de l'administration fédérale. Les propositions approuvées touchaient les secteurs suivants :
25.24 Nous ne nous proposions pas de déterminer quelles étaient les modifications à apporter à la répartition des pouvoirs. En raison du nombre limité de ministères qui ont négocié un protocole d'entente et du nombre et de la nature des modifications de pouvoirs approuvées jusqu'à maintenant, nous n'avons pas vu de déplacement étendu des pouvoirs en ce qui concerne la gestion financière. On adopte une approche graduelle de façon à maintenir l'équilibre entre les pouvoirs et l'obligation de rendre compte et à permettre aux organismes centraux d'assumer leurs responsabilités tout en laissant plus de liberté aux ministères.
25.26 Lorsque le régime d'APRM a été annoncé en 1986, il était accompagné de mesures d'assouplissement des exigences administratives. Celles-ci comprenaient le relèvement du plafond des marchés par adjudication que les ministères peuvent négocier eux-mêmes et l'élimination, pour le Conseil, de la nécessité de donner son approbation dans certains domaines de l'administration.
25.27 Les exigences concernant les rapports à fournir sont également moins strictes. Par exemple, les ministères ne sont tenus de soumettre des plans en technologie de l'information que tous les trois ans plutôt qu'une fois par année; ils doivent fournir des plans pluriannuels visant les ressources humaines tous les trois ans, en vertu de l'APRM, accompagnés de mises à jour au moyen d'un rapport annuel de gestion et ils n'ont plus à mettre à jour leurs plans opérationnels pluriannuels aussi souvent. D'autres exigences et directives en matière de rapports devraient être supprimées sous peu. En avril 1989, le Conseil a accepté d'éliminer six autres exigences et 174 directives dans ce domaine.
25.28 Nous avons remarqué que le nombre de demandes de financement et autres approbations soumises par les ministères au Conseil du Trésor continuaient de décliner. Ce nombre a diminué de 23 p. 100 environ au cours des deux dernières années. Un guide de soumissions au Conseil du Trésor a été distribué sous forme d'ébauche à tous les ministères, au mois de juin 1989.
25.29 Le Conseil a aussi amélioré l'orientation de gestion qu'il donne aux ministères en publiant la première édition du «guide du gestionnaire» de façon à communiquer les éléments essentiels des politiques du Conseil du Trésor. Le Conseil a aussi l'intention de revoir toutes ses politiques et de les réunir dans une série unique de manuels, avant 1991.
25.31 Lorsqu'un protocole d'entente est conclu en vertu de l'APRM, les parties s'entendent sur les niveaux de ressources et les circonstances dans lesquelles ceux-ci peuvent être modifiés. Des pièces jointes aux ententes exposent les cadres d'obligation de rendre compte dans lesquels sont fixés des objectifs de rendement quantitatifs pour certains secteurs, mais dans d'autres, elles donnent les grandes lignes des normes génériques ou des attentes. Les protocoles d'entente n'englobent pas les économies ou les gains d'efficience que doivent réaliser les ministères, bien qu'elles comprennent des mesures du rendement en rapport avec l'efficience et l'efficacité. Il n'y a pas de politique globale sur les buts fixés pour réaliser l'économie ou l'efficience, ce qui reflète le point de vue des organismes centraux sur les plans d'évaluation de la productivité dont il est question au paragraphe 25.8. Si l'on vise à se servir des protocoles d'entente pour encourager la productivité, nous ne sommes pas certains de la façon dont cela va fonctionner. Ce sont les ministères qui en seront chargés, avec l'encouragement des organismes centraux; à cela s'ajoute la possibilité de retenir des ressources associées à toutes efficiences générées au sein de l'entité.
25.32 Toutefois, outre le processus de l'APRM, les ministères réduisent leurs ressources dans le cadre de la politique de compression qu'administre le Conseil. Selon de l'information diffusée par le Conseil du Trésor, le plan quinquennal de «réduction» de la fonction publique a engendré une diminution nette de 11 596 années-personnes (environ 5 p. 100) autorisées depuis 1985 dans l'ensemble des ministères et organismes du gouvernement. Une autre donnée du Conseil indique une réduction réelle nette d'environ 369 millions de dollars (5,7 p. 100) des salaires annuels et des budgets de fonctionnement dans les ministères et organismes. Ces chiffres émanent d'une comparaison entre 1984-1985 et 1987-1988.
25.33 Les trois protocoles d'entente signés en vertu de l'APRM ont un élément en commun à savoir que des systèmes appropriés de planification, de surveillance, de contrôle, de vérification interne et d'évaluation des programmes seront en place ou bien qu'un accord sera conclu pour qu'ils le soient. Ils sous-tendent que des agents du ministère et du Conseil du Trésor doivent collaborer étroitement pour veiller à ce que ces systèmes soient maintenus et améliorés. Ils reconnaissent aussi la nécessité de trouver et de mettre en application des indicateurs de rendement améliorés. Ce dernier point est important si l'on tient compte du fait que dans notre suivi auprès des ministères, nous concluons qu'il n'y a toujours pas de données significatives sur les coûts et sur la mesure du rendement. Comme l'ont mentionné bon nombre d'études menées depuis les années 70, cette information est importante, non seulement pour assurer le succès de programmes comme l'APRM, mais aussi pour améliorer la gestion et le contrôle financiers dans les ministères et la surveillance qu'exerce le Parlement.
25.34 En ce qui concerne l'obligation de rendre compte, le régime d'APRM en est à notre avis à un point critique. D'autres changements et une certaine expérience à acquérir restent à venir à mesure que des rapports qui attireront l'attention au plan ministériel sur la mise en oeuvre des programmes et sur les politiques du Conseil seront examinés. Si l'on se fonde sur ces expériences, il sera nécessaire que les organismes centraux :
25.36 Comme le recommandait l'ÉGCF de 1987, la politique relative aux CPO a été révisée. Au 31 mars 1989, une ébauche de la politique, qui doit être incluse au chapitre 5 du Guide du système de gestion des secteurs de dépenses, était prête.
25.37 Au cours des deux dernières années, le Bureau du contrôleur général a évalué les cadres de 24 ministères de la part du Secrétariat du Conseil du Trésor et de l'APRM. Au moment de notre suivi, les résultats sommaires consignés des évaluations n'étaient pas disponibles. Toutefois, nous comprenons qu'une analyse des CPO des ministères constituait le fondement de la révision de la politique maintenant sous forme d'ébauche.
25.38 L'évaluation des CPO a reposé sur le jugement d'agents du Conseil du Trésor et d'un groupe de révision des CPO. Il ne fait aucun doute que ces évaluations ont contribué à l'amélioration des CPO, mais le fait qu'il y avait absence de critères communs d'évaluation ou d'analyse sommaire nous empêche de commenter l'uniformité et l'état complet de ces travaux. À moins de reproduire les évaluations ou d'examiner en détail les dossiers, nous ne pouvons signaler si, dans l'ensemble, les objectifs des programmes sont à l'heure actuelle suffisamment clairs maintenant, si le partage de l'obligation de rendre compte a bien été défini et si l'utilisation des ressources est, dans la mesure du possible, liée aux résultats obtenus. Les organismes centraux ne considéraient pas la production d'analyses sommaires comme importante du fait que l'on procède ministère par ministère et que chacun de ces cadres est unique. Au cours de nos vérifications, à l'avenir, nous évaluerons la mise en place des CPO ainsi que la nouvelle politique lorsqu'elle aura été émise sous sa forme finale.
25.39 On nous a informé que la qualité des cadres a nécessité, pour certains, des modifications substantielles et pour d'autres, des modifications mineures. Il n'est pas rare de constater qu'il y a peu d'indicateurs de rendement significatifs qui sont produits. Il serait possible d'apporter d'autres améliorations à la forme et au contenu des CPO à condition que les ministères se voient donner une orientation précise de façon à augmenter la politique révisée sous ce rapport. Cette orientation pourrait porter sur la façon d'éviter les collectes coûteuses d'information qui servent à produire des données qui n'offrent qu'un apport différentiel.
25.40 Plus de cinq ans d'efforts intenses de la part d'un grand nombre de personnes ont permis la création et l'élaboration des CPO. Il reste maintenant à les intégrer à la gestion des programmes et à l'obligation de rendre compte.
25.42 Nous envisageons de réexaminer le régime d'APRM, en particulier à mesure que des ententes seront conclues ou renouvelées Leur contribution à la gestion et au contrôle financiers fera l'objet d'une évaluation dans chaque cas.
25.44 Nous relevons le fait que les responsabilités du contrôleur général, énoncées en 1978 par le président du Conseil du Trésor, n'ont pas été mises à jour par le biais d'une politique officielle du Conseil et d'une délégation de pouvoir. Les contrôleurs généraux qui se sont succédé ont été nommés par décrets du Conseil, mais ces décrets n'ont pas été utilisés comme moyen pour définir les pouvoirs du BCG ni pour définir l'obligation de rendre compte qui lui est faite, conformément à la Loi sur la gestion des finances publiques . Néanmoins, son rôle et ses responsabilités sont généralement connus et reconfirmés au moment de la présentation annuelle du Budget des dépenses et d'un témoignage devant le Comité des comptes publics.
25.45 Bien que les soumissions que l'on retrouve à la Partie III du Budget des dépenses ne constituent pas en elles-mêmes un document d'autorisation, elles servent à faire connaître les responsabilités du contrôleur général et de son bureau. Elles ont une autorité implicite puisqu'elles ont été déposées par les présidents du Conseil du Trésor qui se sont succédé. L'objectif du programme du BCG y est habituellement énoncé comme suit :
voir à l'établissement et au maintien, au sein de l'administration fédérale, de pratiques de gestion valablesIl s'acquitte de cette tâche :
par l'élaboration de politiques et de normes... et par la promotion et le contrôle des perfectionnements apportés par les ministères et organismes dans leur pratique de gestion financière et opérationnelle25.46 Le BCG a subi des changements depuis juillet 1987. Un nouveau contrôleur général a été nommé en juin 1988. De nouvelles orientations ont été adoptées et le Bureau a été réorganisé. Ses liens avec le Secrétariat du Conseil du Trésor ont été resserrés, le contrôleur général étant devenu membre d'office du Comité de direction du Secrétariat. En outre, son Bureau aide à la mise en oeuvre de l'APRM et appuie les centres de décision du Conseil du Trésor. Son mandat de base n'a pas changé. Toutefois, ses activités et sa structure ont été sujets à des changements.
25.48 Le BCG a publié de nouveaux documents d'information et d'orientation révisés (voir la photo), y compris un document qui renferme des critères communs pour l'évaluation des systèmes financiers, des normes de travail pour l'évaluation de programme, le Guide pour l'établissement des coûts des extrants et la première consolidation des plans de vérification interne des ministères. Il a également fait partie de comités ministériels sur la mise en oeuvre de système, consulté les ministères relativement à l'acquisition d'un progiciel de systèmes financiers déjà sur le marché et a envoyé des représentants dans des groupes de ministères utilisateurs.
(La photo n'est pas disponible)
25.49 Dans les ÉGCF réalisées en 1975, et de nouveau en 1987, on a exprimé des inquiétudes au sujet des systèmes d'information financière. Ceci comprend le manque d'intégration des données financières et opérationnelles, le chevauchement dans la mise au point de systèmes et de données et le manque d'information utile. Bien que les initiatives prises par le BCG aient leur mérite, leur résultat escompté semble en être retardé. L'utilité des données, la gestion médiocre des projets, les dépassements de coûts et les doubles emplois posent toujours certains problèmes. Ces problèmes sont exposés plus en détail aux paragraphes 25.73 et 25.74.
25.50 Simplification des contrôles financiers. Des projets visant à accroître le rapport coût-efficacité des contrôles financiers sont en cours ou sont prévus. Par exemple, à partir de 1989-1990, l'utilisation de l'échantillonnage statistique est encouragée dans la vérification des comptes qui précèdent un paiement. Cette mesure vise à donner une idée du niveau de travail exigé, de prévenir ou de détecter un plus grand nombre d'erreurs et, conjointement avec d'autres contrôles, de s'assurer du respect du Règlement sur les réquisitions de paiements du Conseil du Trésor. Il ne s'agit là que d'un des 70 projets en cours de la Direction de la politique de comptabilité et d'attribution des coûts qui portent sur des fonctions financières de base comme les modes de paiement, les mouvements et les prévisions de la trésorerie, les accords bancaires, le contrôle des recettes et des sommes à recevoir et la comptabilité.
25.51 Dans une optique à long terme, le BCG a présenté, en avril 1989, un projet de stratégie dans le but de créer, pour l'ensemble du gouvernement, une nouvelle structure de comptabilité et d'information financière pour les années quatre-vingt-dix. Cette mesure faisait suite à l'enquête qu'il a menée en 1987 afin de déterminer de quelle information financière les organismes centraux avaient besoin pour s'acquitter de leurs responsabilités, y compris pour l'APRM.
25.52 Dans le cadre de cette enquête, on a demandé l'avis de cadres supérieurs sur le type d'information nécessaire, mais non disponible. On a mentionné, entre autres, des données consolidées sur les dépenses pour les fonctions communes, des données financières récapitulatives sur les initiatives spéciales et les avoirs financiers, de l'information plus à jour pour la surveillance du rendement et une analyse des écarts et de l'information plus à jour sur les dépenses, par groupe économique ou par groupe visé. Pour l'heure, les organismes centraux et le Parlement ne peuvent obtenir rapidement ce type d'information. Celle-ci serait utile pour relever des possibilités d'économies et d'accroissement de l'efficience, d'améliorer les décisions en matière de gestion financière et enfin, de favoriser une meilleure compréhension des dépenses du gouvernement. Toutefois, il y a un prix à payer.
25.53 L'approbation de cette stratégie pourrait influer fortement sur le rôle du Secrétariat du Conseil du Trésor et du Bureau du contrôleur général. Il s'agirait là d'une initiative stratégique importante prise en plusieurs phases qui appuieraient plusieurs projets, lesquels exigeraient une gestion efficace des projets et un accroissement de la capacité des ministères. Si l'on en juge par les carences que nous avons signalées dans les systèmes des ministères, il sera important que leur capacité en matière de gestion de l'information financière soit améliorée. On ne pourra disposer de données fiables sur les coûts pour ce projet tant que les priorités n'auront pas été fixées, que les particularités du système n'auront pas été définies et que les répercussions du remplacement ou de l'amélioration des systèmes, y compris du système central de comptabilité, ne seront pas connues. Le BCG n'a fait à ce stade-ci qu'une estimation sommaire du total des coûts supplémentaires. Il s'attend à recevoir une estimation plus exacte une fois qu'il aura fait une analyse d'incidence. Selon le BCG, on consacre actuellement quelque 600 millions de dollars par année aux systèmes d'information financière pour les ministères et les organismes du gouvernement fédéral.
25.54 Entre temps, des travaux effectués dans des secteurs importants seront achevés à plus court terme. En voici des exemples.
25.57 On trouvera à la pièce 25.2 les progrès enregistrés en rapport avec les principales conclusions de l'ÉGCF de 1987, tel qu'on envisageait leur application dans tous les ministères. Cela indique surtout qu'il y a eu jusqu'à maintenant des progrès raisonnables dans à peu près la moitié des points qu'il nous a été possible d'évaluer. Les progrès accomplis par chaque ministère que comprenait l'étude et qui faisait l'objet d'un suivi sont décrits aux paragraphes 25.58 à 25.68.
(Cette pièce n'est pas disponible)
25.58 Résultats variables. Comme l'on pourrait s'y attendre, les améliorations dans les domaines complexes sont les plus longues à venir. Les progrès ont été plus lents en ce qui concerne la planification des ressources et l'établissement du budget, les analyses coûts-avantages et la mise en place de systèmes d'évaluation du rendement et d'établissement des coûts.
25.59 Les progrès ou l'absence de progrès varient d'un ministère et d'un secteur à l'autre, ce qui ressort aux paragraphes suivants dans lesquels nous présentons un sommaire des résultats du suivi dans chaque ministère. De plus amples détails sur ceux-ci sont fournis au chapitre 26. On trouvera un exposé plus long du suivi du ministère des Approvisionnements et Services au chapitre 21.
25.60 Le ministère de l'Agriculture a fait des progrès en ce qui concerne la révision de son cadre de planification opérationnelle et de ses indicateurs de rendement, le renforcement du rôle de sa fonction financière, l'établissement d'un processus qui améliore la gestion des ressources en matière d'information, la réduction des créances de longue date et l'introduction d'un nouveau système d'information financière et ce, en respectant pratiquement le budget établi et dans un délai plus court que prévu. Ces mesures lui ont permis de faire un très grand pas pour ce qui est de la gestion et du contrôle financiers. Toutefois, au moment de notre suivi, les améliorations à la gestion des stocks et des immobilisations n'étaient pas très avancées.
25.61 La mise en place d'un cadre de planification est en cours, avec des indicateurs de rendement pour appuyer la planification, l'établissement du budget et l'obligation de rendre compte. Il reste cependant à produire systématiquement ces indicateurs. Le ministère s'y mettra en 1989-1990. Pareillement, l'intégration de l'information opérationnelle et de l'information financière aux fins d'analyse et d'évaluation du rendement constitue, pour l'avenir, un défi que le ministère compte relever.
25.62 Le ministère des Approvisionnements et Services a pris des mesures en vue d'améliorer sa productivité; la plupart sont en cours de réalisation. Ces mesures englobent la planification stratégique et l'utilisation de moyens technologiques pour réduire le coût de ses activités. Le ministère évalue divers moyens de fournir les services, grâce à la mise au point d'un nouveau Système de rémunération de la fonction publique, au coût de 55 millions de dollars, qui devrait entraîner une réduction pouvant atteindre 23 millions de dollars des frais de fonctionnement annuels. En outre, il continue de rationaliser et d'introduire des innovations technologiques dans ses services informatiques où l'effectif a été réduit de 65 personnes. Il a également l'intention de remplacer les chèques par des virements électroniques directs dans les comptes bancaires des bénéficiaires. Il est en voie de mettre sur pied un système qui permet d'évaluer le rendement dans les régions et il a commencé à communiquer le coût intégral de ses gammes de services. Cependant, il est trop tôt pour déterminer les répercussions de ces mesures sur la gestion des activités et le contrôle des coûts. Nous ne nous attendions pas à ce que certaines des questions plus importantes touchant la productivité, que nous avions soulevées dans notre Rapport de 1987, soient réglées immédiatement. Il faudra du temps. Il y a quand même eu des améliorations.
25.63 À Emploi et Immigration, nous avions constaté en 1987 qu'une analyse en bonne et due forme des répercussions financières probables de méthodes de rechange en ce qui concerne le Programme de la planification de l'emploi n'avait pas été effectuée. Nous avons également signalé quelques lacunes dans les systèmes de gestion et de contrôle financiers. On a accompli des progrès satisfaisants dans le secteur des systèmes d'information financière. Toutefois, on n'a mis en place aucune politique sur l'analyse financière de nouveaux programmes. Il y a eu peu de progrès dans le secteur de l'information à l'appui des décisions d'affectation en ce qui concerne le Programme de la planification de l'emploi et le Service national de placement.
25.64 Le ministère de l'Énergie, des Mines et des Ressources a réalisé des progrès satisfaisants au chapitre de la gestion financière au niveau des directions, des contrôles financiers et de la gestion des systèmes informatiques. Il y a eu certains progrès en ce qui concerne l'information au niveau du ministère; nous ne pouvons toutefois en conclure que la direction remet en question chaque année la base sur laquelle se fondent les ressources du ministère. La qualité de l'information en rapport avec la planification, la gestion et la présentation de rapports, en ce qui concerne de nouveaux projets, n'est toujours pas égale. Le système de contrôle financier pour établir la responsabilité en ce qui concerne les biens nécessite une révision.
25.65 Il a fallu beaucoup de temps aux Affaires extérieures pour instaurer dans ses procédés et ses systèmes les grands changements nécessaires pour s'occuper des questions que nous avions relevées en 1987. Il y a eu des retards dans la mise en place du réseau d'information et de communication protégées à accès direct de plusieurs millions de dollars, dans celle du système d'information financière FINEX, en particulier dans les missions, dans l'amélioration de la planification et de la surveillance des activités menées dans les missions, ainsi que dans le système d'information sur le personnel (PERNET). La gestion des biens immobiliers à l'étranger et la simplification des Directives au service extérieur sont d'autres secteurs où le ministère n'a pas fini d'apporter des améliorations. Nous nous soucions toujours du fait que la Division de la vérification interne ne se soit pas acquittée entièrement de son mandat de vérification intégrée et qu'il y ait eu peu d'études d'importance qui mesurent l'efficacité des activités liées aux programmes des Affaires extérieures énumérées à la Partie III du Budget des dépenses.
25.66 Le ministère du Revenu national, Douanes et Accise a donné suite à la plupart des recommandations que nous avions formulées dans notre Rapport de 1987. Toutefois, certaines questions n'ont pas été entièrement résolues. Le rôle de sa fonction financière a été renforcé, et des mesures ont été prises pour améliorer la qualité de l'analyse financière de façon à appuyer les initiatives. Des travaux de mise à jour du régime de responsabilités du ministère ont été entrepris, y compris l'établissement d'un cadre révisé de planification opérationnelle. On a élaboré et mis en place certains nouveaux indicateurs de rendement des programmes, et l'on poursuit l'élaboration d'indicateurs de l'efficacité des programmes ainsi que celle des indicateurs de rendement qualitatif sur les répercussions des initiatives de simplification et sur les niveaux de service.
25.67 Le ministère des Affaires des anciens combattants a rehaussé le rôle de sa fonction financière aux chapitres de l'affectation des ressources et de la préparation du budget et il a amélioré ses contrôles financiers. Toutefois, il ne peut, pour le moment, se fier au nouveau système d'information financière ni pour obtenir de l'information de gestion ni pour préparer les comptes de fin d'exercice. Le ministère devra continuer d'utiliser parallèlement, pendant plus longtemps que prévu, le système de rapports.
25.68 Le ministère des Transports n'a accompli que des progrès limités en ce qui concerne le respect des délais qu'il a établis pour la mise en oeuvre des grandes initiatives qui ont été signalées au Parlement comme étant importantes pour améliorer la gestion et le contrôle financiers (voir la pièce 25.3). La mise en oeuvre de la moitié des initiatives a été retardée, dans certains cas, de plus de trois ans. On nous a informé que les dates d'achèvement initiales étaient par trop optimistes et qu'elles ne tenaient pas compte de la complexité de la mise en oeuvre, des modifications qu'il fallait apporter à la politique ou de la disponibilité des ressources. À l'heure actuelle, il est impossible d'évaluer les nouvelles dates d'achèvement. Nous devrons procéder à un autre suivi.
(Cette pièce n'est pas disponible)
25.69 Les vérifications que nous avons menées depuis 1987 montrent que la nécessité continue d'améliorer la gestion et le contrôle financiers demeure. Dans notre Rapport de 1988, nous relevions diverses possibilités d'amélioration de la gestion des ressources et en 1989, nous continuons de signaler des points de gestion et de contrôle financiers qui sont source de préoccupation comme une absence d'analyse des coûts et d'information pour orienter l'affectation des ressources.
25.70 Outre les questions dont traitent nos rapports annuels, une analyse de nos vérifications financières continues révèle qu'il y a encore des lacunes dans les fonctions de base, comme l'enregistrement, le traitement des paiements, le respect des textes réglementaires, les conciliations et la protection des éléments d'actif. Notre attention a été attirée sur les points énumérés à la pièce 25.4, lors de sondages de vérification conçus principalement pour nous permettre de nous former une opinion sur les états financiers. On ne devrait pas se servir des incidences qui sont signalées dans la pièce pour faire une estimation de l'ensemble des erreur ou des faiblesses de contrôle dans les systèmes financiers dans toute l'administration fédérale. Quoique les données ne soient pas suffisantes pour tirer une conclusion sur la qualité des contrôles internes, le type et la fréquence des erreurs laissent à penser qu'il faudrait faire preuve de diligence lorsqu'on les met en application. Les observations qui suivent soulignent bien cette nécessité.
(Cette pièce n'est pas disponible)
25.72 Le BCG se préoccupe aussi de la gestion et du contrôle des stocks. Une étude menée en son nom à l'échelle de l'administration fédérale a révélé la présence de certains stocks de matériel inutilement excessifs. Cette étude souligne que le contrôle des stocks laissait grandement à désirer; qu'il n'y avait pas suffisamment de politiques et de normes, que les pratiques d'achat et d'entreposage étaient coûteuses, que les registres étaient mal tenus et que l'on ne comptabilisait pas toutes les sommes dépensées pour conserver ces stocks. L'étude concluait qu'il fallait prendre plus de mesures avant de pouvoir instaurer des pratiques de gestion plus perfectionnées. Ces études constituent des moyens positifs de procurer au Conseil du Trésor de l'information utile sur les conditions qui prévalaient, particulièrement là où on avait exprimé des préoccupations et où on avait mis en lumière de nombreuses possibilités d'amélioration des politiques et des pratiques. Nous effectuerons un suivi des mesures prises pour donner suite aux recommandations qui découlent de l'étude.
25.73 Les problèmes de systèmes informatisés persistent. En 1987, nous signalions une succession d'échecs de projets, des dépassements de coûts, un faible rendement et des doubles emplois. Depuis lors, le Comité consultatif sur la gestion de l'information, qui relève du Conseil du Trésor, a pris des mesures. Il a recommandé l'amélioration substantielle des normes qu'utilisent les ministères en matière de gestion de projets et de développement de systèmes. On peut s'attendre à ce que la gestion de ces activités complexes s'améliore une fois les normes approuvées et observées. Entre temps, certains ministères ont pris des mesures correctives; par contre, d'autres éprouvent encore les mêmes problèmes qu'en 1987. En voici des exemples.
25.75 Évaluations de rendement et formation. En 1987, nous avions observé qu'il était rarement question de rendement dans les domaines de la gestion et des contrôles financiers, dans les évaluations des gestionnaires de programme, et que ces derniers recevaient un minimum de formation. Notre suivi de la vérification de la Catégorie de la gestion révèle qu'il n'y a pas de lien clair perçu entre les systèmes d'évaluation du rendement et la rétribution au rendement. Par conséquent, il est nécessaire de chercher d'autres moyens d'encourager les gestionnaires à modifier leur attitude et leurs pratiques. Le Secrétariat du Conseil du Trésor en est à examiner sa politique d'évaluation du rendement et de la prime au rendement.
25.76 Le suivi qui porte sur la Commission de la Fonction publique indique qu'il y a eu progrès en ce qui concerne la formation offerte en matière de gestion financière.
25.77 Sommaire. À la lumière des résultats de ce suivi, nous concluons que les ministères ont répondu de façon positive à l'Étude de 1987, ce qui est encourageant. Toutefois, les progrès n'ont pas été égaux et il reste des améliorations à apporter dans plusieurs domaines. Les organismes centraux doivent continuer de faire preuve de leadership dans l'amélioration de la gestion financière et les ministères doivent être vigilants dans la mise en application des contrôles internes.
25.78 Nous examinerons les pratiques de gestion et de contrôle financiers des ministères dans le cadre de nos vérifications habituelles. Nous effectuerons également, de temps à autre, des examens approfondis dans des secteurs précis, notamment les systèmes d'information financière, le recouvrement des coûts, les recettes non fiscales et les sommes à recevoir, la gestion des stocks et les pratiques financières dans l'adjudication des marchés.