26.10 Nous avons constaté que les progrès accomplis dans la prise de mesures correctives variaient d'un ministère à l'autre. Les progrès accomplis sont, dans certains cas, considérables et dans d'autres, modestes. Toutefois, nous croyons que les suivis, qui, en général, s'effectuent deux ans après la publication des résultats de vérification dans le Rapport annuel, sont utiles et permettent de tenir le Comité des comptes publics et le Parlement au courant des mesures prises pour combler les lacunes relevées.
26.11 Les résultats du suivi qui portent sur la protection civile (chapitre sur les vérifications spéciales) et sur les vérifications sur le ministère des Approvisionnements et Services, sont présentés dans le présent Rapport, aux chapitres 27 et 21, respectivement.
26.12 Les résultats du suivi de l'Étude de la gestion et du contrôle financiers de 1987 apparaissent au chapitre 25.
26.13 Étant donné le nombre élevé et l'étendue des constatations que comportait le suivi des questions dont traitait le chapitre sur la Catégorie de la gestion présenté en 1987, ces constatations sont présentées séparément, au chapitre 8.
26.14 Les résultats du suivi relatif à la vérification consacrée, en 1987, aux grands projets d'immobilisations du ministère de la Défense nationale seront présentés ultérieurement parce que ces questions font partie de travaux de vérification en cours dont les résultats devraient être publiés en 1991.
26.15 Le suivi de la vérification du ministère de la Santé nationale et du Bien-être social effectué en 1987 a été reporté à 1990, alors que notre vérification sera axée sur les points dont traitait le chapitre de 1987.
26.18 Nous avons cherché à déterminer si les efforts déployés par le ministère pour appliquer nos recommandations de 1986 lui avaient permis de réaliser des progrès raisonnables et de respecter ses engagements auprès du Comité des comptes publics. Nous n'avons pas tenté d'évaluer dans quelle mesure le ministère a réussi dans ses efforts pour remédier aux problèmes que nous avons relevés en 1986.
26.19 Nos présentes constatations sont fondées sur un compte rendu de gestion que nous avons demandé au sous-ministre de l'Agriculture et qui décrit les mesures prises par le ministère jusqu'en décembre 1988 en rapport avec chacune de nos recommandations de 1986, mesures que nous avons vérifiées en examinant les preuves documentaires citées par le ministère. En outre, nous avons mené des entrevues succinctes auprès des gestionnaires de programme.
26.21 Pour ce qui est du soutien du revenu agricole, au moment du suivi, bon nombre des problèmes structurels liés à nos recommandations n'étaient pas résolus, malgré les progrès accomplis à ce chapitre. Cependant, une révision en profondeur de la politique touchant tous les programmes dans ce domaine est en cours. Cette révision, qui a été entreprise à l'instigation du ministre, touche presque tous les points concernant ces programmes que nous avions soulevés dans notre Rapport. Il faudra attendre, pour que toutes les questions soient finalement résolues, que les résultats de la révision et les recommandations qui en découleront soient présentés au ministre.
26.25 Fonction financière. La fonction financière joue maintenant un plus grand rôle à Douanes et Accise, comme permettent de le constater, entre autres, l'amélioration du cadre de mesure du rendement dans le Régime de responsabilités du ministère, l'amélioration de l'information présentée à la Partie III du Budget des dépenses et le nouveau Guide du gestionnaire de projet.
26.26 Gestion des initiatives. Le ministère a pris des mesures pour améliorer la qualité des analyses financières effectuées pour appuyer ses initiatives. Le nouveau Guide du gestionnaire de projet, qui a paru au début de 1989, comprend des lignes directrices améliorées pour la préparation des études de faisabilité et des analyses coûts-avantages. Nous n'avons pas eu la possibilité d'examiner les analyses financières à l'appui des initiatives préparées depuis la parution du Guide.
26.27 Vérification interne. La Direction de la vérification interne a intensifié ses activités dans les domaines de la planification et de la vérification dans un cadre informatique. Le plan de vérification interne à long terme est maintenant structuré en fonction du Cadre du plan opérationnel. Le nombre de vérifications de systèmes informatisés a augmenté. Le ministère a commencé à accroître ses capacités dans ce domaine en embauchant du personnel et en dispensant la formation nécessaire et il poursuit ses efforts dans ce domaine.
26.28 Information fournie au Parlement au sujet des programmes de remises. Le gouvernement a pris des mesures en vue d'améliorer l'information sur les programmes de remises fournie au Parlement. Toutefois, il existe peu d'information sur les résultats obtenus. Le Parlement exige maintenant que soient déposés des rapports semestriels sur de nouveaux décrets de remises et les détails concernant tous les décrets pour lesquels les remises excèdent 20 millions de dollars. La présentation des décrets de remises dans les Comptes publics a été modifiée. Dans les Comptes publics de 1988-1989, les ministères feront état des remises consenties par décret du Conseil plutôt que de présenter celles de plus de 1 000 $ par bénéficiaire. Le ministère du Revenu national, Douanes et Accise a inclus de l'information sur les remises, dans sa Partie III du Budget des dépenses de 1989-1990.
26.29 Évaluation des programmes de remises. La Loi sur l'exonération de droits, qui regroupait cinq grands programmes de remises, a été abrogée et remplacée par des articles dans le Tarif des douanes promulgué au mois de janvier 1988. Le ministère des Finances a mentionné le fait que l'Accord de libre-échange entre les États-Unis et le Canada aura pour effet d'éliminer plusieurs autres décrets de remises. Comme conséquence, selon eux, on aura mis fin ou on mettra fin aux programmes de remises; la valeur des remises de tarif sera réduite d'un milliard à quelque 50 ou 100 millions de dollars par année, ce, avant 1998; ce total annuel subira des coupures par suite d'une conversion continue des remises en provisions législatives. Le ministère des Finances a fait savoir qu'en raison des ressources limitées, qui étaient consacrées à l'évaluation, il entend utiliser ces ressources pour l'examen des autres mesures fiscales à caractère continu, qui ont une grande importance. À notre avis, même si bon nombre de programmes de remises font partie du Tarif des douanes, on devrait continuer d'évaluer de temps à autre des remises comme le programme de la machinerie et d'autres décrets de remises pour s'assurer qu'ils donnent les résultats escomptés.
26.30 Lourdeur du processus de remises. Le gouvernement a simplifié le processus d'exemption tarifaire. L'article 101 du nouveau Tarif des douanes autorise le gouverneur en conseil, sur recommandation du ministre des Finances ou du ministre du Revenu national, à remettre des taxes par voie de décret. Il n'est plus nécessaire que le président du Conseil du Trésor recommande la remise. Le ministère nous a fait savoir qu'il est en voie d'élaborer des règles internes pour l'utilisation de son répertoire des dispositions législatives afin d'améliorer l'efficience et l'efficacité du traitement des décrets du Conseil.
26.31 Dans le budget fédéral d'avril 1989, le ministre des Finances annonçait la conversion de plusieurs décrets de remises qui ont un caractère à plus long terme en dispositions législatives. Les documents budgétaires indiquaient que, grâce à cette conversion, le milieu des affaires serait davantage fixé sur les exemptions tarifaires et que le fardeau administratif que les décrets de remises imposent aux importateurs serait allégé.
26.32 Remises spéciales pour entrée temporaire. Le ministère du Revenu national, Douanes et Accise a préparé un règlement sur les remises spéciales pour entrée temporaire, qui a été publié dans la Gazette du Canada, le 4 février 1989. Le ministère nous a informés que ce règlement devrait éliminer la nécessité de plus de 80 p. 100 des décrets du Conseil relatifs aux entrées temporaires.
26.34 Notre vérification de 1987 portait principalement sur six grandes questions. Cinq d'entre elles ont fait l'objet d'un suivi cette année. Nous effectuerons l'an prochain un suivi de l'information présentée à la Partie III du Budget des dépenses.
Les progrès étaient satisfaisants dans trois domaines :
26.36 Le ministère n'a pas établi de lignes directrices pour la planification, la gestion et l'établissement de rapports en ce qui concerne les nouvelles initiatives. La qualité de l'information à ces fins, pour ce qui est de deux projets dont il était question dans notre Rapport de 1987, présente toujours un manque de cohérence.
26.37 Les processus mis en oeuvre pour planifier, gérer et contrôler les travaux dans les directions - que nous avons trouvés, dans l'ensemble, satisfaisants - sont demeurés sensiblement les mêmes, depuis notre dernière vérification. Toutefois, l'information rassemblée et présentée - qu'il s'agisse de l'information sur chaque projet ou concernant toute une direction - devrait comporter plus de données sur le rendement.
26.38 Des carences dans les contrôles financiers, que nous avions signalées comme exemples précis, dans notre Rapport de 1987, ont été corrigées. Toutefois, le mode d'évaluation de l'actif et le système qui sert à rendre compte des éléments d'actif ont grandement besoin d'être restructurés. Par suite d'une vérification interne récente, la gestion du matériel a élaboré un plan de mise en oeuvre afin de remédier aux carences.
26.39 Les services de technologie de l'information à l'échelle du ministère ont été restructurés et sont maintenant fournis par une direction, ce qui contribuera à centraliser la planification et la surveillance dans ce domaine au sein du ministère.
26.44 Nous avons constaté que ces modifications se faisaient lentement. Au moment de notre suivi, le ministère envisageait d'incorporer un système intégré d'information et de planification de la charge de travail au processus de planification opérationnelle de l'Administration centrale et des missions. Ce système devrait être en place en 1991 et permettre la communication de l'information, conformément au régime d'Accroissement des pouvoirs et des responsabilités ministériels (APRM).
26.45 Cependant, les mesures déjà prises par le ministère n'avaient pas amélioré énormément les procédés de planification, de contrôle et d'affectation des ressources. La qualité des plans de travail annuels des missions variait en ce qui concerne certaines activités. Les niveaux de service n'étaient pas toujours définis avec clarté. Le ministère produisait une quantité considérable de données à l'aide de ses divers systèmes et évaluait leur utilité pour la planification et le contrôle. Les méthodes de collecte des données semblaient répondre aux exigences du Conseil du Trésor et d'autres organismes du gouvernement qui demandent davantage d'information quantitative sur la charge de travail. Pour ce qui est d'activités comme le programme consulaire et la fonction commerciale, l'exactitude, l'intégralité et la concordance des données rassemblées n'avaient pas fait l'objet d'une vérification indépendante. Le processus budgétaire continuait à dépendre largement de l'effectif en place et des besoins en personnel perçus plutôt que sur une analyse, moins subjective, du type et de l'étendue des services qui seront fournis dans les missions à l'étranger pour ces activités. Le processus de planification n'a pas changé beaucoup en dépit de l'accroissement des données disponibles. On nous indique que les changements proposés, dans le cadre de l'APRM, fourniront une meilleure base pour la planification et pour le contrôle. Le ministère a répondu qu'il a pris, autant que faire se peut, des mesures pour améliorer les systèmes de planification de façon à lui permettre une meilleure gestion de ses programmes, dans l'environnement imprévisible dans lequel se déroulent ses opérations. La haute direction a donné son accord aux échéances fixées pour l'instauration des améliorations, et il faudra réattribuer les ressources nécessaires pour s'assurer que l'on répond à ces échéances.
26.46 La mise en place de systèmes d'information financière se poursuit. Nous nous inquiétions du fait que l'information du ministère était produite par trois systèmes, ce qui engendrait des problèmes d'incompatibilité, de répétitions et de regroupement des données. Le ministère est toujours en voie de mettre en place son nouveau système informatisé de renseignements financiers (FINEX), à Ottawa et à l'étranger. Il est donc trop tôt pour faire des commentaires à ce sujet. La conception des rapports qui vont être produits pour la direction n'est pas encore au point, et la mise en place du système dans les missions est tributaire du système COSICS. On continuera donc d'avoir recours à des systèmes manuels à Ottawa et dans les missions jusqu'à ce que la mise en place du nouveau système soit terminée et que les utilisateurs apprennent à s'y fier.
26.47 La méthode de ventilation des coûts des services de passeports a été modifiée. Nous recommandions au ministère, en 1987, de veiller à ce que les coûts des services de passeports dans les missions soient évalués et comptabilisés de façon appropriée dans le Fonds renouvelable du Bureau des passeports. La formule d'établissement des coûts a maintenant été modifiée.
26.48 L'information sur les dépenses en capital a été améliorée, mais elle n'est pas complète. Nous avions fait remarquer, en 1987, que l'information sur les dépenses en capital présentée dans la Partie III du Budget des dépenses n'était pas complète et ne permettait pas d'établir des comparaisons avec l'information présentée les exercices précédents. Bien qu'un tableau de ventilation des dépenses en capital ait été ajouté et qu'un lien avec l'information, pour les exercices précédents, soit établi dans le Budget des dépenses de 1988-1989, les données ne sont toujours pas complètes puisque seulement 62,2 millions de dollars sur les 94,8 millions de dollars budgétisés sont justifiés, et que l'information sur les dépenses en capital secondaires n'y est pas incluse.
26.49 Des progrès acceptables ont été réalisés pour ce qui est du contrôle de l'actif monétaire. Nous avions constaté la nécessité que le ministère améliore la surveillance et la comptabilisation des éléments d'actif monétaires de sorte que les registres soient complets et que les liquidités soient réduites au minimum. Des progrès acceptables ont été faits en ce qui concerne le contrôle des avances du Fonds de roulement des missions, les prêts consentis aux employés pour des motifs médicaux, les dépôts de garantie, ainsi que la préparation d'un registre central des obligations non garanties, comme nous l'avions suggéré.
26.50 Il reste encore à assurer le contrôle du matériel excédentaire. Nous avions recommandé au ministère de veiller à ce que le matériel excédentaire soit correctement contrôlé et à ce que des registres appropriés du matériel soient tenus. Nous continuons de nous inquiéter du fait que des registres d'inventaire ne sont pas tenus et gardés à jour dans toutes les missions. Les pratiques de contrôle du matériel excédentaire dans les missions n'ont pas vraiment changé. Par exemple, il arrive souvent que ce matériel ne soit pas enregistré, et que les registres d'inventaire n'indiquent pas l'âge du matériel et ce, même si cette information est nécessaire pour justifier le remplacement du matériel. Il faudrait que l'Administration centrale établisse des procédés pour vérifier si les missions se conforment aux règles du ministère en matière d'alinéation.
26.52 Les progrès dans ce domaine ont également été lents. Au mois de mars 1989, le ministère a entamé un examen et une évaluation détaillés de la gestion des logements et des locaux, y compris de son Programme d'acquisition à long terme. L'étendue et les objectifs de cette étude englobent les questions soulevées dans notre Rapport de 1987, y compris celles qui portent sur la définition plus précise et la diffusion plus claire des rôles et des responsabilités pour la gestion des biens immobiliers à l'étranger. Le ministère ne modifiera pas la répartition des pouvoirs avant la fin de l'étude, qui était prévue pour septembre 1989.
26.53 On procède encore au cas par cas pour gérer les biens à l'étranger. Nous avions remarqué, en 1987, que la direction n'avait pas atteint son objectif d'acquérir plus de logements à l'étranger et de réduire ses coûts de location. Nous avions recommandé au ministère d'améliorer son processus de planification des logements en veillant à ce que les données de base du Programme d'acquisition à long terme découlent d'un examen systématique des biens actuellement détenus, des besoins et des coûts en matière de logement. La situation n'a pas vraiment changé. Le rôle joué par les missions dans le processus d'acquisition de logements n'a pas été important. On nous a dit que, même si le processus de définition des besoins et un examen des logements achetés a été entrepris, une planification appropriée ne sera pas possible tant qu'il n'y aura pas un profil des logements pour chaque mission.
26.54 La tendance à gérer le programme de dépenses en capital au cas par cas s'est maintenue. L'information sur les besoins en logements des missions, censée aider à l'établissement des priorités, ne s'est pas sensiblement améliorée. Les régions prioritaires, en ce qui concerne l'acquisition de logements pour les employés, ont été déterminées, mais en règle générale, aucune mesure n'a été prise. En outre, on n'utilise toujours pas le coût du cycle de vie ou d'autres renseignements utiles au moment de déterminer s'il est nécessaire de remplacer des logements ou d'en acquérir d'autres.
26.55 Nous avions recommandé au ministère d'élaborer, avec le Conseil du Trésor, de meilleures ententes, en ce qui concerne les plans de réserve, pour que les fonds affectés aux projets d'immobilisations soient utilisés de façon optimale et d'obtenir le pouvoir d'utiliser les fonds qui proviennent de la liquidation de biens pour l'acquisition de propriétés destinées aux mêmes fins. Nous craignions qu'en raison des faiblesses du système, le ministère perde des occasions lorsqu'il acquiert ou liquide des biens. On nous a fait savoir que des procédés avaient été mis au point, mais qu'ils ne pourraient être mis en application tant que l'accord visant l'Accroissement des pouvoirs et des responsabilités ministériels n'aura pas été entériné.
26.56 Nous avions recommandé au ministère de négocier avec le Conseil du Trésor des normes pour les logements du personnel et de veiller à ce que les missions les respectent. Le ministère a passé en revue les normes pour les logements des employés, comme nous l'avions recommandé, et après avoir obtenu l'approbation du Conseil du Trésor, a diffusé dans les missions, au mois d'août 1988, les «Nouvelles lignes directrices sur les logements du personnel et procédures en matière d'inventaire des locaux». Les méthodes de surveillance du respect des normes seront appliquées lorsque les missions auront envoyé tous les renseignements demandés par l'Administration centrale.
26.57 Dans notre Rapport de 1982, nous avions observé le fait que le Manuel de gestion des biens des missions, publié au début des années soixante-dix, était périmé. En 1985, un nouveau guide avait été préparé, sans toutefois être publié. Au mois de novembre 1988, le ministère a déclaré qu'un examen spécial allait être terminé au plus tard en février 1989. Cependant, ce document n'est qu'à moitié fini, et les sections terminées n'ont pas circulé à l'extérieur de la section de la gestion des biens immobiliers de l'Administration centrale aux fins de commentaires, d'information ou d'assentiment. Au rythme actuel, les gestionnaires et le personnel des missions ne recevront pas cet important guide avant longtemps. La Direction des finances et de l'administration a accepté de faire de cette question une priorité pour 1989-1990.
26.59 L'examen des directives sur le service extérieur a été reporté. Nous avions soulevé un grand nombre de questions au sujet des directives sur le service extérieur et nous avions recommandé au ministère de comparer les coûts réels aux coûts prévus des modifications apportées aux directives et de déterminer les causes des écarts. On nous a informé que cet examen et cette comparaison ne pourront être effectués tant que le nouveau système d'information financière (FINEX) ne sera pas entièrement fonctionnel, ce qui reporte cette opération à 1990.
26.60 Nous avions recommandé que le Secrétariat du Conseil du Trésor évalue la mesure dans laquelle les directives sur le service extérieur atteignaient leur objectif et fasse rapport à ce sujet de façon régulière. L'application de cette recommandation a également été reportée jusqu'à l'examen du Secrétariat du Conseil du trésor, au début de 1989. On nous a en outre signalé que les moyens de simplifier les directives et d'en faciliter l'application n'avaient pas été examinés par le ministère en raison du report à 1989 de la participation du Secrétariat du Conseil du Trésor. Le sous-ministre considère que la simplification des directives sur le service extérieur mérite que l'on s'y penche sérieusement.
26.61 Les procédés d'enregistrement des congés sont en voie d'être renforcés. Le ministère a récemment donné suite à notre recommandation à l'effet que soient renforcés les procédés d'enregistrement et de contrôle des congés. On étudie actuellement les procédés qu'utilisent d'autres ministères ainsi que l'avis d'experts-conseils afin de voir comment l'on pourrait apporter des améliorations et obtenir des suggestions sous ce rapport.
26.63 L'estimation révisée du coût du système informatique de bureau COSICS dépassait de 41 millions de dollars l'estimation initiale parce qu'il n'y avait pas eu d'analyse détaillée des besoins des utilisateurs, ni de prévisions sur le volume des communications dans la soumission initiale. D'autres hausses de coût étaient attribuables à des articles qui n'avaient pas été inclus dans les estimations originelles, notamment les systèmes d'alarme et d'établissement de rapports pour les chancelleries ainsi que la préparation de l'emplacement nécessaire à l'installation des systèmes. Le contrat d'élaboration et de mise en oeuvre de la première phase du projet a été signé au mois d'août 1988.
26.64 Les coûts risquent encore d'augmenter. Étant donné qu'il n'y avait pas de spécifications sur le rendement dans le contrat du système d'Acheminement automatisé des messages COSICS, à mesure que la conception avance, les coûts pourraient monter. De plus, au moment de notre suivi, la conception du système d'Emmagasinement de textes automatisé COSICS n'était pas terminée. La configuration finale pourrait entraîner des coûts supplémentaires.
26.65 Les besoins opérationnels supplémentaires pourraient compromettre une partie des économies en années-personnes escomptées, ce qui pourrait avoir pour conséquence de réduire les économies internes de 81 millions de dollars que l'on prévoyait et qui étaient censées aider au financement des coûts. Nous nous proposons d'effectuer une vérification exhaustive de la mise en place du système COSICS, une fois la première phase achevée aux États-Unis.
26.66 Des normes n'ont pas été élaborées pour la gestion des dossiers. Nous avions recommandé au ministère d'élaborer des normes pour la gestion des dossiers, dans le but d'améliorer la productivité. Les résultats auxquels ont abouti des groupes d'étude formés récemment pour étudier les problèmes d'évaluation de la productivité n'ont pas encore fait l'objet d'un rapport. Comme la mise en place du système COSICS s'avère plus longue que prévu, il faudra du temps avant que des normes appropriées puissent être appliquées à la gestion des dossiers.
26.68 L'évaluation de l'efficacité pourrait être améliorée. La Direction de l'évaluation des programmes et des ressources consacre temps et efforts à l'examen des ressources et à l'évaluation des programmes. Ces activités, dans le cadre desquelles l'on réduit les coûts et l'on fait des économies d'années-personnes, sont essentielles au ministère. La Direction a effectué quelques études en rapport avec l'évaluation de l'efficacité des activités de programme énumérées à la Partie III du Budget des dépenses. Selon ce que l'on nous a dit, d'autres études sont en cours d'après un programme approuvé par le Bureau du contrôleur général. Ces études comprennent l'évaluation de certains aspects des activités d'aide au développement à l'étranger, notamment leur décentralisation. Elles pourraient mettre à contribution une part croissante des ressources de la Direction. Il est important qu'elles se concentrent davantage sur la mesure de l'efficacité et moins sur l'efficience administrative, puisque ce dernier volet est déjà du ressort de la vérification interne, autrement, la contribution de la Direction à l'évaluation de l'efficacité pourrait encore s'amenuiser.
26.70 Le présent rapport porte sur les recommandations que nous avions formulées au chapitre 10 de notre Rapport de 1987, qui traitait de l'appui matériel au ministère ainsi que sur les principales recommandations que renferme notre Rapport de 1984. Nous n'avons pas examiné les progrès accomplis en ce qui concerne la gestion des ressources humaines et les grands projets d'immobilisations. Ces questions seront examinées dans le cadre de vérifications intégrées, qui sont déjà en cours ou dans la phase de planification.
26.73 Des mesures importantes ont été prises, notamment la création de deux unités organisationnelles, le Chef - Planification opérationnelle et développement des forces et le Chef - Services d'examen, l'élaboration du Plan de développement des Forces canadiennes (PDFC), approuvé à titre provisoire, et le développement du Système d'efficacité et d'état de préparation opérationnelle (SEEPO). L'effet de ces mesures se fera sentir à long terme.
26.75 Nous avions conclu que ni le système d'appui matériel ni le cadre logistique n'étaient suffisamment développés pour appuyer les combats prolongés et que, souvent pour les mêmes raisons, le système d'approvisionnement présentait des problèmes d'économie et d'efficience en temps de paix. Le Comité des comptes publics s'est réuni deux fois pour discuter de ce chapitre.
26.76 L'une des démarches les plus importantes qu'a faite le ministère en matière d'appui matériel est le lancement du Projet d'amélioration du Système d'approvisionnement des Forces canadiennes (SAFC), qui en est actuellement au stade de la définition. On avait prévu qu'il serait achevé à la fin des années quatre-vingts. L'échéance a maintenant été fixée à 1997. Si ce projet est mené conformément aux propositions, il contribuera à régler bon nombre des questions que nous avions soulevées.
26.77 Cadre d'appui matériel. Nous avions recommandé au ministère de définir clairement les responsabilités en matière d'appui matériel, d'un bout à l'autre de la chaîne de commandement, et de mettre à jour la doctrine et les concepts des opérations pour répondre aux besoins courants. Le ministère a entamé des travaux à ce chapitre dans le cadre des grandes initiatives décrites ci-dessus et dans le cadre d'autres initiatives, notamment les Études sur l'adaptation des Forces terrestres et la création d'une commission de doctrine aérospatiale.
26.78 Acquisition, gestion des stocks et distribution. Nous avions remarqué des lacunes dans la formation des gestionnaires de l'approvisionnement. Le ministère est en voie de prendre des mesures dans ce domaine. Nous avions fait remarquer la nécessité d'accroître l'exactitude des données qui servent à déterminer la quantité des achats. Des travaux ont été amorcés, mais il faudra leur donner une plus grande portée. Nous avions aussi remarqué des hausses de coûts attribuables à la façon dont les achats étaient effectués, en vertu de l'Accord de cologistique (COLOG) conclu avec la Défense américaine. Les ministères de la Défense nationale et des Approvisionnements et Services ont énoncé de nouvelles instructions pour que des achats soient effectués en vertu du COLOG à des prix avantageux pour la Couronne, et ils les font respecter. Il s'en est suivi que la valeur des achats par l'entremise du COLOG a augmenté et est passée de 34 millions de dollars, en 1986-1987, à environ 80 millions de dollars, en 1988-1989.
26.79 Certaines questions connexes soulevées dans notre Rapport de 1987, qui pourraient nécessiter des mesures temporaires en attendant que le Projet d'amélioration du SAFC soit achevé, englobent la réévaluation des formules de calcul par ordinateur des quantités à acheter, l'examen systématique des niveaux maximaux actuels de chaque article et l'amélioration du procédé d'évaluation des besoins et des décisions d'achat qui en découlent.
26.80 En réponse à nos observations sur les stocks excédentaires par rapport aux besoins, le ministère passe maintenant en revue 4 000 articles chaque mois.
26.81 Une question qu'il faudrait régler concerne la gestion du réseau de distribution et l'amélioration de l'information qui s'y rapporte. Le ministère nous a informés que des études préliminaires ont été effectuées et qu'il doit poursuivre ses efforts dans ce domaine.
26.82 Information de gestion et mécanismes de rétroaction. Nous avions recommandé que soit élaboré un ensemble complet de mesures de l'efficacité de l'appui matériel qui couvre toutes les responsabilités du Quartier général et des commandements en matière d'appui matériel. Nous avions également recommandé des exercices canadiens réguliers de grande envergure pour évaluer le système d'appui matériel en entier.
26.83 Le ministère a prévu, dans le Système d'efficacité et d'état de préparation opérationnelle (SEEPO), qu'il est en voie d'élaborer, des activités relatives à l'appui matériel. Nous ne pouvons tirer de conclusion pour le moment, à savoir si le système couvrira toutes les responsabilités en matière d'appui matériel ou permettra d'établir des rapports appropriés sur les répercussions qu'a l'approvisionnement sur l'état de préparation du matériel. Si le Plan de développement des Forces canadiennes (PDFC) est approuvé comme prévu, le SEEPO serait entièrement opérationnel en 1990. Le ministère n'a encore rien fait pour évaluer le système d'appui matériel en entier, dans le cadre d'exercices canadiens réguliers de grande envergure.
26.85 Nous avons examiné les mesures qu'a prises EIC à la suite de nos recommandations et de nos observations. Notre suivi a comporté des entrevues avec des membres de la direction et du personnel ainsi qu'un examen des documents pertinents. Nous n'avons cependant pas effectué de sondages exhaustifs dans les régions et dans les bureaux locaux pour confirmer les affirmations des gestionnaires.
26.88 En dépit du fait qu'aucun nouveau programme n'ait été élaboré depuis notre vérification, nous nous attendions à ce qu'EIC ait établi une politique ou des directives à suivre quant à l'analyse financière des options envisagées, lors de l'élaboration de nouveaux programmes. Nous n'avons cependant pas trouvé de politiques ou directives à ce sujet. Bien qu'EIC soit d'avis que des analyses financières ne seraient pas significatives étant donné la multitude des variables incontrôlables dans la prise de décisions socio-politiques, nous croyons que des données sur la relation entre les coûts et les avantages d'une nouvelle initiative devraient être fournies aux décideurs.
26.89 Conformité des projets avec les directives du programme. Lors de notre examen de 1986-1987 de la Planification de l'emploi, plus précisément du programme Développement de l'emploi, nous avions constaté qu'une proportion importante des dossiers de projets examinés ne renfermaient pas tous les renseignements nécessaires sur les possibilités d'emploi à long terme, sur les besoins du marché du travail local ou sur les plans de formation. Par conséquent, EIC ne pouvait donner l'assurance que les projets de Développement de l'emploi avaient tous été choisis et approuvés conformément aux objectifs du programme ou que tous les participants étaient admissibles.
26.90 Nous avons constaté qu'un nouveau guide a été publié et mis en oeuvre en juillet 1988. Le guide clarifie les responsabilités et établit les procédés à suivre par les divers intervenants en ce qui a trait aux besoins du marché du travail et aux plans de formation. Nous n'avons pas vérifié si ces procédés étaient effectivement mis en oeuvre, mais notre prochaine vérification du programme de la Planification de l'emploi englobera cet aspect.
26.91 Nous avions aussi recommandé que des méthodes formelles devraient être établies afin de définir à qui incombe l'autorité de déterminer et de suivre l'admissibilité des participants, particulièrement lorsque d'autres organismes qu'EIC participent à ces fonctions. Nous avons constaté que l'autorité a maintenant été définie entre EIC et les autres intervenants.
26.92 Enfin, nous avions recommandé de modifier le formulaire de renseignements sur le client pour que, par sa signature, chaque participant atteste de son admissibilité au moment de son admission au programme. Nous avons constaté que le formulaire a été modifié pour exiger du participant d'attester des renseignements fournis à son sujet.
26.93 Cibles de participation. Au moment de la mise en oeuvre de la Planification de l'emploi, EIC a incorporé dans ses plans des cibles de participation en ce qui a trait à la population visée par ses mesures d'équité en matière d'emploi (par exemple les femmes, les autochtones, les minorités visibles). Nous avions constaté alors que les cibles établies n'étaient pas réalistes à court terme. Depuis lors, EIC a mis sur pied un système qui précise deux types d'objectifs, les objectifs à long terme et les objectifs opérationnels.
26.94 Les objectifs opérationnels sont établis par les bureaux régionaux, mais il n'existe aucune uniformité dans la façon de les élaborer. Chaque région a sa propre stratégie et établit ses objectifs en fonction de cette stratégie et des objectifs à long terme fixés par l'administration centrale.
26.95 Les objectifs à long terme sont dans certains cas irréalistes, particulièrement dans les programmes de Pénurie de main-d'oeuvre et d'Acquisition des compétences en ce qui a trait aux handicapés et aux minorités visibles. Pour la même population visée, certaines régions sont loin d'atteindre les objectifs fixés alors que dans d'autres, les objectifs à long terme sont déjà largement dépassés.
26.96 EIC a reconnu cette situation et est présentement en voie de réviser ses objectifs à l'aide des données du recensement de 1986. De nouveaux objectifs devraient être en vigueur pour 1990-1991.
26.98 Notre vérification de suivi nous a permis de constater que, bien que des efforts aient été faits, les améliorations ne se reflètent pas encore dans les résultats opérationnels. Dans le cadre de l'Entente sur l'accroissement des pouvoirs et des responsabilités ministériels (APRM) signée avec le Conseil du Trésor, en juillet 1988, EIC a refait les chapitres de son cadre de planification opérationnelle qui touchent la Mise en valeur des ressources humaines et l'Assurance-chômage; on travaille actuellement aux chapitres qui concernent les Services corporatifs et spéciaux, la Gestion des programmes et les Services de placement. Notre examen a démontré que les objectifs sont toujours les mêmes et les indicateurs de rendement du programme d'Assurance-chômage ne sont toujours pas liés à la croissance et à l'adaptation de l'économie. De plus, le Service national de placement n'a pas encore complété la sélection de ses indicateurs de rendement, tel que mentionné dans le chapitre 24 de ce rapport. Enfin, aucun changement n'a été apporté aux analyses faites dans les rapports présentés au Comité exécutif national en ce qui a trait à la Planification de l'emploi, bien que deux nouveaux indicateurs, qui font le lien entre les résultats financiers et opérationnels, aient été élaborés dans le cadre de l'APRM.
26.99 Contrôle financier. Nous faisions référence, en 1987, à une réserve exprimée dans notre opinion sur les états financiers du Compte d'assurance-chômage en rapport avec la validité de l'imputation en trop à la part du gouvernement dans les dépenses de prestations de 1985. Des mesures ont été prises par EIC à ce sujet et la réserve n'existe plus.
26.100 Système d'information financière. Lors de notre examen de 1987, nous avions relevé le fait que le système d'information d'emploi et immigration (SIEI) ne répondait pas, surtout à cause des délais, à tous les besoins des gestionnaires, particulièrement à ceux des bureaux de district et des bureaux locaux.
26.101 Depuis ce temps, EIC a mis en place un nouveau système décentralisé de comptabilité dans ses 400 Centres d'emploi du Canada (CEC) les plus importants. Selon certains gestionnaires de CEC, ce système répond en grande partie à leurs besoins d'information financière en temps opportun, et a éliminé la plupart des registres manuels qui étaient tenus auparavant dans les bureaux locaux. Quoiqu'il reste à implanter certains éléments du système et à installer ce dernier dans la centaine de Centres d'immigration du Canada, nous sommes néanmoins satisfaits des progrès réalisés jusqu'à maintenant.
26.104 L'étude réalisée en 1987 touchait cinq ministères :
26.107 Nous avons constaté que, depuis cette étude, les ministères qui ont fait l'objet de notre examen avaient acquis un nombre important de micro-ordinateurs. À Douanes et Accise, leur nombre est passé de 650 à 1 300 et à Statistique Canada, de 750 à 1 300. Énergie, Mines et Ressources (EMR) en compte approximativement 1 500, c'est-à-dire un environ pour trois employés.
26.108 En 1987, le Conseil du Trésor a publié un aperçu de sa politique dans un document intitulé «Orientation stratégique en matière de gestion de la technologie de l'information dans le gouvernement fédéral». Dans ce document, il déclarait qu'il fallait adapter les politiques actuelles de façon à tenir compte des nouvelles technologies de l'information, du facteur humain et des derniers progrès technologiques.
26.109 À cette fin, le Conseil du Trésor est en voie de réviser les politiques sur la technologie dans son Manuel de la politique administrative (chapitres de la série 400). On s'attend que de nouvelles politiques sur la gestion de la technologie de l'information soient publiées à la fin de 1989. Les ministères contribuent à l'élaboration de ces politiques par l'entremise d'un groupe d'étude du Comité consultatif sur la gestion de l'information.
26.110 L'environnement informatique des ministères est sur le point de changer complètement pour s'adapter au micro-ordinateur et aux technologies de communication. Bon nombre de nouvelles initiatives pour introduire ces technologies sont en cours, et les ministères s'efforcent d'exploiter toutes les possibilités qui leur sont offertes tout en poursuivant leurs activités quotidiennes liées à la réalisation de leurs programmes et en assumant leurs responsabilités en vertu de la loi.
26.111 Divers ministères mènent actuellement des études de grande envergure. ÉMR, par exemple, étudie la gestion des micro-ordinateurs au ministère; Statistique Canada est en voie de planifier une vérification du recours à la technologie des micro-ordinateurs dans tous ses services; Douanes et Accise est en train de procéder à une intégration de son cadre informatique et le Conseil du Trésor est à redéfinir toutes ses politiques relatives aux technologies de l'information pour tenir compte des progrès technologiques et des exigences des ministères.
26.112 Dans notre étude de 1987, nous recommandions que les ministères étudient la possibilité d'effectuer des achats en grande quantité ou d'obtenir un permis d'utilisation sur site au moment d'acheter un logiciel. Certains ministères ont examiné ces modalités d'achat de logiciels et, de fait, plusieurs détiennent un permis d'utilisation sur site pour divers progiciels, dont WordPerfect et Oracle. Nous avons remarqué, toutefois, que les ministères croient que la fonction publique fédérale pourrait avoir plus d'influence, et partant, obtenir plus pour son argent lorsqu'elle achète des logiciels de micro-ordinateurs si les négociations d'achats en grande quantité, d'obtention de permis d'utilisation sur site ou d'ententes de marchés pour un ministère étaient menées par le ministère des Approvisionnements et Services (MAS) au nom de tous les ministères. À l'heure actuelle, chaque ministère négocie lui-même ses marchés. Le MAS a émis récemment une série d'offres permanentes principales dans tout le pays en vue de l'acquisition de logiciels de micro-ordinateurs.