Assurance-emploi (a.-e.) et comment remplir le formulaire de relevé d'emploi (RE)

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Importance du RE
Quand doit-on émettre un RE
Description des cases 1 à 19 du RE
Tableau résumé pour la rémunération et les heures assurables
Foire aux questions
Renseignements sur l'assurabilité
Pour commander des formulaires de RE
Liens Internet utiles
Assistance pour remplir le RE
Information supplémentaire pour les conseils scolaires Nouveau

Importance du RE 

Le RE est le document le plus important de l’assurance-emploi (a.-e.). Service Canada utilise les renseignements qui y sont inscrits pour déterminer le droit aux prestations, le taux et la durée des périodes de prestations. Le RE joue aussi un rôle important pour le contrôle des fonds de l’a.-e. Un RE doit être émis même si l’employé n’a pas l’intention de présenter une demande de prestations.

Relevé d'emploi sur le Web (RE Web)

RE Web est la réponse de Service Canada à une demande pressante des employeurs qui souhaitent que le mode de production de RE soit plus facile. Chaque année, plus d'un million d'employeurs canadiens produisent, à grands frais, huit millions de formulaires de RE à parties multiples. Un employeur doit compléter un formulaire de RE dès que survient un arrêt de rémunération. RE Web est une série d'applications qui permet aux employeurs, à l'aide de la technologie d'Internet, de créer, imprimer et envoyer électroniquement des RE. Pour en savoir davantage...

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Quand doit-on émettre un RE

En général, un RE devrait être émis dans les cinq (5) jours qui suivent un arrêt de rémunération ou à la date à laquelle l'employeur sait qu'il y aura un arrêt de rémunération.

À quel moment un arrêt de rémunération se produit-il ?

Lorsqu'un employé:

Exceptions : la règle des sept (7) jours ne s'applique pas aux deux cas suivants:

• Agents immobiliers: l'arrêt de rémunération se produit seulement lorsque leur permis de travail est suspendu, révoqué ou renoncé.
   
• Employés principalement payés à commission: l'arrêt de rémunération se produit lorsque l'emploi prend fin.

Il y a aussi un arrêt de rémunération lorsque le salaire devient inférieur à 60 % de la rémunération hebdomadaire normale en raison d’une maladie, d’une blessure, d’une quarantaine, d’une grossesse, lorsqu’un parent doit s’absenter pour prendre soin d’un nouveau-né ou d’un enfant adopté ou pour prodiguer des soins ou fournir de l’aide à un membre de la famille gravement malade qui risque de mourir.

Un relevé d’emploi doit toujours être émis lorsque Service Canada en fait la demande.

Situations particulières:

Le RE peut ne pas être émis dans les cinq (5) jours:

1. Si l'entreprise change de propriétaire:

Bien que cette situation représente un arrêt de rémunération pour les employés concernés, il n'est pas obligatoire de remplir un RE lorsque les deux (2) conditions suivantes s'appliquent :

• il n'y a pas eu d'interruption réelle dans le versement de la rémunération ou du salaire des employés entre le départ de l'ancien employeur et la prise en charge par le nouvel employeur; et
• le nouvel employeur conserve les dossiers de paie de son prédécesseur    et accepte d'émettre un RE unique pour les deux périodes d'emploi, le cas échéant.

2. Pour les employés à temps partiel, sur appel et occasionnels:
 
Le RE peut ne pas être émis à chaque arrêt de rémunération, mais doit l'être dans les circonstances suivantes:

• le RE est demandé par l'employé et un arrêt de rémunération a eu lieu;
• l'employé n'est plus à l'emploi de l'employeur;
• le RE est demandé par Service Canada;
• aucun travail n'est effectué durant 30 jours et aucune rémunération assurable n'est versée pour cette période. 

3. Lors d'une mise à pied massive :

Lorsqu'un grand nombre d'employés sont mis à pied, notamment lors d'une fermeture d'usine, des dispositions particulières peuvent être prises pour l'émission des RE. Communiquez avec le Centre Service Canada de votre localité pour obtenir plus de renseignements.

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Description des cases 1 à 19 du RE  

Pour commander des formulaires de RE... 

Case 1 - Numéro de série

Chaque RE porte un numéro de série unique et préimprimé. Dans les RE Web, les numéros de série sont attribués quand les RE Web sont émis. Il est important que l'employeur fasse le suivi des numéros de série des RE qu'il a remplis pour une période de six (6) ans.

Case 2 - Numéro de série du RE modifié ou remplacé

Remplir cette partie lorsqu’un RE est émis pour modifier ou corriger des renseignements fournis sur un RE antérieur. Si un RE modifié est émis, toutes les cases doivent être remplies,  même celles dont l'information initiale demeure inchangée.

Case 4 - Nom et adresse de l'employeur

Inscrire le nom et l’adresse de l’employeur tels qu’ils apparaissent sur le relevé de compte des retenues à la source courante — PD7A — de l’Agence du revenu du Canada (ARC).

Case 5 - Numéro d'entreprise (NE) attribué par l'Agence du revenu du Canada (ARC)

Inscrire le NE utilisé pour déclarer les cotisations d’assurance-emploi de l’employé à l’ARC. Lorsqu’il existe plus d’un numéro d'entreprise (NE) pour déclarer les retenues à la source, s’assurer que le bon NE est utilisé. Votre NE comporte 9 chiffres suivis de RP et 4 autres chiffres. Vous devez indiquer les 15 caractères.

Case 6 - Genre de période de paye

Inscrire votre genre de période de paie selon les tableaux qui figurent au verso du formulaire RE. Pour les employés qui sont payés uniquement à commission ou qui reçoivent un salaire et des commissions payées de façon irrégulière, inscrire «hebdomadaire». Pour les employés à contrat qui sont payés sur un nombre de périodes de paie ne couvrant pas entièrement la période du contrat, par ex., les enseignants, inscrire « hebdomadaire ».

Case 10 - Premier jour de travail

Inscrire le premier jour de travail. Si un RE a déjà été émis antérieurement pour l'employé en raison d'une cessation d'emploi, inscrire la date de retour au travail ou de début du nouveau contrat de travail, à moins que le RE actuel ne modifie un RE antérieur et que la case 2 ne soit remplie.

Case 11 - Dernier jour payé

Inscrire le dernier jour pour lequel l’employé est payé. Il s’agit habituellement du dernier jour de travail. Toutefois, il arrive que la relation de travail se poursuive après le dernier jour de travail. Par exemple:

• Dernier jour travaillé: 9 janvier 2004
• Semaine de vacances prévue et payée — congé pris: Du 12 au 16 janvier 2004
• Dernier jour payé: 16 janvier 2004

Dans ce cas, le 16 janvier 2004 est le dernier jour payé, case 11, car la relation employeur-employé s'est poursuivie après le dernier jour travaillé.

Lorsqu'un salaire non payé est dû à un employé à la fin de l'emploi, inscrire le dernier jour pour lequel cette rémunération est due.

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Case 12 - Date de fin de la dernière période de paye

Inscrire la date de fin de la période de paie comprenant le dernier jour payé, case 11. Les dates inscrites dans les cases 11 et 12 seront généralement différentes, sauf lorsque le dernier jour payé correspond au dernier jour de la dernière période de paie.

Case 14 - Date prévue de rappel

Si vous connaissez la date où l'employé sera de retour dans votre entreprise, inscrivez-la. Sinon, cochez la case « date non connue » ou la case « retour non prévu ».

Case 15A - Heures assurables totales

Inscrire le total des heures assurables travaillées ou rémunérées au cours de la période requise. Déterminer d'abord, selon votre genre de période de paie, le nombre de périodes de paie consécutives à utiliser pour établir ce total. Consulter à cet effet le tableau 1 — ou le tableau au verso du formulaire de RE. Puis, inscrire le total des heures assurables de la période requise en débutant par la plus récente période de paie — celle qui inclut la date inscrite à la case 11. Par exemple, pour un genre de période de paie « hebdomadaire », inscrire le total des 53 dernières périodes de paie, ou moins si la période d'emploi est plus courte.

Attention:

Assurez-vous que le total comprend, en plus des heures travaillées, les congés payés et les congés compensatoires qui représentent aussi des heures assurables rémunérées — voir le tableau résumé pour la rémunération et les heures assurables.

Une heure de disponibilité n'est pas une heure de travail. Par conséquent, elle n'est habituellement pas considérée comme étant assurable, sauf dans les cas suivants:

• le taux de rémunération des heures de disponibilité est égal ou supérieur au taux de rémunération habituel de l’employé; ou
• l’employeur exige que l’employé soit présent sur les lieux de travail en attendant que ses services soient requis, et ce, pourvu que l’employé soit rémunéré, peu importe le taux de rémunération.

Case 15B - Rémunération assurable totale

Inscrire la rémunération assurable totale de la période requise. Déterminer d'abord, selon votre genre de période de paie, le nombre de périodes de paie consécutives à utiliser pour établir ce total. Consulter à cet effet le tableau 2 — ou le tableau au verso du formulaire de RE. Puis, inscrire la rémunération assurable totale de la période requise en débutant par la plus récente période de paie — celle qui inclut la date inscrite à la case 11. Par exemple, pour un genre de période de paie « hebdomadaire », inscrire le total des 27 dernières périodes de paie, ou moins si la période d'emploi est plus courte.

Nota:

• Ajouter au total toute rémunération assurable additionnelle indiquée à la case 17 du RE, comme un paiement de préavis ou une paie de vacances. 
• Bien que la rémunération assurable pour les fins de cotisations soit limitée à 39 000 $ par année, il n'y a pas un tel maximum pour la case 15B. Par exemple, si la rémunération assurable pour la période d'emploi couverte par le RE est de 56 345,02 $, ce montant doit être inscrit dans la case 15B.
• Toujours déclarer le montant brut — avant toutes déductions salariales. Ne jamais déclarer un montant net.

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Attention:  

• Le nombre maximal de périodes de paie à utiliser pour établir le total de la case 15B, Rémunération, sera différent du nombre à utiliser pour établir le total de la case 15A, Heures. Par exemple, pour une période de paie « hebdomadaire », il faut inscrire le total des 27 dernières périodes de paie, et non pas le total des 53 dernières périodes de paie comme à la case 15A.  
• Inscrire les dollars et les sous. Ne pas arrondir.

Case 15C - Rémunération assurable détaillée par période de paie

Remplir la case 15C uniquement s'il y a une ou plusieurs périodes de paie sans rémunération assurable. Pour établir le nombre de périodes de paie consécutives à inscrire dans la case 15C, consulter le tableau 2. Commencer par la rémunération assurable de la plus récente période de paie — celle qui inclut la date inscrite à la case 11 — et inscrire le montant versé dans la case 15C PP1. Inclure aussi dans la case 15C PP1 toute rémunération assurable payée/payable à la cessation d'emploi — paie de vacances, préavis, etc — inscrite à la case 17. Puis, rapporter chaque période de paie consécutivement, en inscrivant 0,00 — ce qui représente néant — pour toute période de paie sans travail ni rémunération, jusqu'au nombre requis selon votre genre de période de paie. Enfin, additionner les montants inscrits pour chaque période de paie et inscrire la rémunération assurable totale dans la case 15B.

Attention:

• La rémunération assurable déclarée pour la dernière période de paie, 15C PP1, doit toujours inclure toutes les rémunérations assurables figurant à la case 17. Veuillez noter que la PP1 ne peut être 0,00 — ce qui représente néant.
     
• Indiquer uniquement le nombre de périodes de paie consécutives correspondant à votre genre de période de paie. Un genre de période de paie « hebdomadaire » — 27 PP — nécessite plus de périodes de paie qu'un genre « quinzaine » — 14 PP — ou un genre « mensuel » —7 PP.
     
• Il est très important lorsque vous inscrivez l'information de vos registres de paie d'indiquer 0,00 — ce qui représente néant — pour les périodes de paie sans travail ni rémunération. Vous ne devez pas passer par-dessus ces périodes de paie.
     
• Indiquer les dollars et les sous. Ne pas arrondir.

Situations particulières pour les cases 15B et 15C:

• Utilisez la formule d'étalement pour calculer la rémunération assurable des enseignants.  
   
• Pour les employés contractuels qui sont payés durant une période autre que celle du contrat, il faut utiliser la méthode suivante pour déclarer la rémunération assurable à la case 15B :  

Établir la moyenne de la rémunération assurable totale de ce contrat en la divisant par le nombre de semaines — ou parties de semaines — couvertes par la période du contrat. Ensuite, multiplier ce montant par 27, ou moins — si la période d'emploi est plus courte — tel qu'indiqué pour un genre de période de paie « hebdomadaire » au tableau 2.

• Pour les employés payés uniquement à commission ou touchant un salaire et des commissions payées de façon irrégulière, il faut utiliser la méthode suivante pour déclarer la rémunération assurable à la case 15B :

Établir la moyenne de la rémunération assurable des 52 dernières semaines civiles, ou moins — si la période d'emploi est plus courte — en divisant la rémunération par 52 ou par le nombre réel de semaines travaillées s'il est moindre. Le montant obtenu sera multiplié par 27, ou moins — selon la période d'emploi — tel qu'indiqué pour un genre de période de paie « hebdomadaire » au tableau 2.

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Case 16 - Raison du présent relevé

Inscrire un des codes du tableau situé sur le côté droit détachable du RE correspondant au motif de l'arrêt de travail. Ce tableau apparaît aussi à l'endos des copies 1 et 3 du relevé d'emploi. Si aucune des raisons dans le tableau ne s'applique, utiliser le code « K » — autre. Pour la raison « K » — autre — veuillez fournir des précisions dans la case 18 « Observations », ce qui contribuera à réduire le nombre d'appels de nos agents.

Nota: Il y a un nouveau code « Z », pour les prestations de compassion.

Conseil utile : Dans le cas où la raison du présent RE est une fin de contrat, une fin de saison ou un arrêt temporaire des opérations, ou tout autre motif équivalent à un « manque de travail », inscrire la raison « A ».

Case 17 - Paiements ou avantages — autres que le salaire habituel —  payés au cours de, en prévision de, ou après la dernière période de paie pendant l'arrêt de rémunération, permanent ou non, peu importe que ces montants soient assurables ou non — voir le tableau résumé pour la rémunération et les heures assurables.

17A : Paie de vacances : Inscrire toute paie de vacances qui répond aux critères indiqués ci-dessus.

17B : Jour(s) férié(s) : Inscrire les dates de tous les jours fériés rémunérés qui surviennent après la date inscrite à la case 11 ainsi que les montants dus ou versés à l'employé pour ces congés.

17C : Autres sommes : Inscrire tous les autres paiements, assurables ou non, ou montants dus à un employé à la suite d'un arrêt de rémunération, comme les paiements de pension, les indemnités de cessation d'emploi ou allocation de retraite — versement unique ou continu — les primes, la rémunération tenant lieu de préavis, les augmentations rétroactives de salaire, etc.

N'oubliez pas :

Les montants assurables — et uniquement les montants assurables — indiqués à la case 17 doivent aussi être ajoutés aux totaux de 15B et de 15C PP1, si applicable. Par exemple, un montant de paie de vacances versé à la cessation d'emploi sera ajouté aux totaux de 15B et 15C PP1, si applicable, alors qu'une allocation de retraite, bien que devant être inscrite à la case 17C, ne devra pas être additionnée aux totaux de 15B et 15C PP1, car ce n'est pas une rémunération assurable.

Case 18 - Observations - Ajouter tout renseignement ou observation qui pourrait éviter que Service Canada communique avec vous. Toutefois, cette case doit être utilisée en cas d'exception seulement.

Exemples de renseignements supplémentaires :

• Des détails sur la raison de départ ou de cessation d'emploi;
• Des détails pour préciser la raison de l'émission du relevé d'emploi, ex., à la demande de Service Canada;
• Des détails sur un régime de prestations supplémentaires de chômage.

Case 19 - À remplir seulement si l'employé reçoit l'une de ces indemnités — congé de maladie, maternité, parental — ou une indemnité d'assurance-salaire après le dernier jour physique travaillé. Si l'employé reçoit une de ces indemnités, soit de l'employeur, soit d'une tierce partie, inscrire la date du début des paiements ainsi que le taux quotidien ou hebdomadaire. Inscrire toute information additionnelle dans la case 18 « Observations ».

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Notes:

1. Attribuez la rémunération que vous versez à un employé à la période de paie au cours de laquelle il l'a gagnée.
     
2. Attribuez la rémunération à la période de paie au cours de laquelle elle est effectivement payée.
     
3. Attribuez la rémunération à la dernière période de paie pour laquelle vous avez versé un salaire, un traitement ou des commissions sur une base régulière.
     
4. Lorsqu'on ne connaît pas les heures de travail réelles des employés payés à commission ou quand l'employé et l'employeur ne se sont pas mis d'accord sur le nombre d'heures assurables, les heures de travail sont déterminées en divisant la moyenne de la rémunération assurable des 52 dernières semaines civiles par le salaire minimum horaire provincial en vigueur le 1^er janvier. Lorsque les 52 semaines chevauchent deux années civiles, il faut faire deux calculs si le salaire minimum a changé. Le résultat ne peut excéder 35 heures par semaine.
      
5. La plupart des gains non-imposables ne sont pas assurables, p. ex., les indemnités de voyage. Pour de plus amples renseignements, communiquez avec l'Agence du revenu du Canada.
       
6. Lorsque des heures supplémentaires sont travaillées un jour de congé payé, les heures assurables correspondent au nombre le plus élevé entre les heures réellement travaillées ou les heures normales de travail. Par exemple, lorsqu'un employé travaille habituellement 7.5 heures par jour et travaille 4 heures durant un congé férié, il y a 7.5 heures assurables. Si l'employé travaille 10 heures durant son congé férié, les 10 heures seront assurables.
    
7. Lorsque les heures supplémentaires sont rémunérées, les heures assurables sont égales au nombre d'heures travaillées. Les heures supplémentaires accumulées sont les heures réelles de congés pris. Lorsqu'elles sont rémunérées et versées à la cessation d'emploi ou après, seule la rémunération est assurable et elle doit être répartie dans la dernière période de paie pour laquelle un salaire a été versé.
       
8. Les ajustements de paie se produisent généralement lorsqu’une période de temps s'est écoulée avant de reconnaître, d'effectuer ou de traiter un changement dans la paie de l’employé. Par exemple, une augmentation de salaire à la suite de la signature d’une convention collective échue depuis quelques mois donnera lieu à un ajustement de la paie. Par ailleurs, des corrections apportées à la paie découlent généralement d’erreurs commises. Il peut s'agir d'heures de travail qui n'ont pas été comptabilisées lors d'une période de paie précédente, ou d'arrérages de salaire versés à un employé qui a fait l'objet d'un congédiement injustifié.
    
9. À la cessation d'emploi signifie: payées au cours de, en prévision de, ou après la dernière période de paie pendant l'arrêt de rénumération, permanent ou non.
      
10. Toute question relative aux allocations de retraite doit être dirigée à l’Agence du revenu du Canada.   

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Foire aux questions 

Q1 – Dois-je utiliser le même nombre de périodes de paie pour établir le total des heures assurables — case 15A que pour établir le total de la rémunération assurable — case 15B?

R1 – Non. Le tableau à utiliser pour déterminer le total des heures assurables est différent de celui à utiliser pour déterminer la rémunération assurable totale.

Q2 – Quelle est la différence entre le dernier jour physique de travail, le dernier jour payé — case 11— et la date de fin de la dernière période de paie —case 12?

R2 – Le dernier jour physique de travail est le dernier jour où l'employé a exercé ses fonctions dans votre entreprise. Le dernier jour payé est le dernier jour pour lequel vous verserez des cotisations d'assurance-emploi au nom de cet employé. La date de fin de la dernière période de paie est la date réelle de la fin de la dernière période habituelle de paie contenant le dernier jour payé.

Q3 – Dans quelles circonstances dois-je émettre un RE modifié?

R3 – Un RE modifié doit être émis quand l’information inscrite sur un RE déjà émis doit être modifiée ou corrigée ou lorsque Service Canada demande un RE modifié.

Q4  – Est-ce que je dois conserver une copie du RE?

R4  – Vous êtes obligés de conserver une copie du RE pour une période de 6 années. Les RE électroniques sont conservés pour une période de 11 années. Vous devez vous assurer que vos RE, remplis ou non, soient conservés de façon sécuritaire.

Q5  – J'ai toujours des doutes concernant ce que je dois faire avec les cases 15B, 15C et 17. Quand dois-je remplir la case 15C? Que dois-je faire avec les montants assurables inscrits à la case 17? Dois-je remplir la case 15B même si j'ai rempli la case 15C? 

R5  – Voir le tableau ci-dessous.

Q6 – Est-il nécessaire de faire parvenir une copie de chaque RE émis à Bathurst?

R6  – Vous devez vous assurer qu'une copie de tous les RE émis soit envoyée à Bathurst.
 
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Renseignements sur l'assurabilité

Ces demandes de renseignements doivent être faites auprès de  l'Agence du revenu du Canada (ARC) .  Leur numéro de téléphone se trouve dans les pages du Gouvernement du Canada de votre annuaire téléphonique.

Pour des renseignements concernant les déductions des cotisations de l’assurance-emploi, consultez les sources suivantes de l'ARC:

• — T4001— Guide de l'employeur - Renseignements de base sur les retenues sur la paie . Le chapitre 3 contient les détails sur la rémunération et les heures assurables, ainsi que sur le calcul des cotisations d’assurance-emploi.
• — T4130 — Guide de l'employeur - Avantages imposables.

Vous pouvez obtenir des exemplaires de ces documents dans les bureaux locaux des services fiscaux ou sur le site Internet de l'ARC mentionné plus haut.

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Pour commander des formulaires de RE

Veuillez noter que tous les bureaux n’offrent pas ce service en personne. Nous vous recommandons d’appeler avant de vous présenter.

Les entreprises canadiennes pouvent commander des formulaires de RE:  

• Par téléphone à leur Centre Service Canada — premièrement sélectionnez le bureau le plus près de vous dans votre région, puis choisissez «Services téléphoniques»; ou
• En remplissant le formulaire de commande de RE et en le faisant parvenir par la poste ou télécopieur au bureau le plus près de chez vous;

Pour plus de renseignements sur comment commander des formulaires de RE...

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Liens Internet utiles

• Renseignements sur l'assurance-emploi pour les employeurs
• Renseignements sur le RE Web
• Formulaire de Demande de renseignements — Registre de paye
• Publications pour les employeurs

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Assistance pour remplir le RE

Pour obtenir plus d'information sur la façon de remplir le RE vous pouvez communiquer avec un des conseillers du programme de RE dont les numéros apparaissent ci-dessous :