La gestion de la photocopie

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Introduction

4.1 Les photocopieurs sont devenus un outil omniprésent et essentiel aux opérations du gouvernement. En novembre 1980, les ministères et organismes du gouvernement fédéral ont acheté ou loué environ 6250 photocopieurs et ont produit quelque 75 millions de photocopies. Sur une base annuelle, cela constitue environ 900 millions de photocopies. Même si le coût de la photocopie dans un seul ministère ou organisme peut ne pas sembler important, l'on estime au bas mot que le coût, y compris la main-d'oeuvre, pour l'ensemble du gouvernement, dépasse vraisemblablement $ 50 millions par année.

4.2 En plus des avantages et du coût plus directs, la photocopie a d'autres caractéristiques qui en font une ressource importante nécessitant une bonne gestion, si l'on veut atteindre une optimisation des ressources. La photocopie peut notamment engendrer des coûts indirects considérables en permettant de reproduire l'information d'une manière facilement accessible et peu coûteuse. Même si, dans la plupart des cas, la photocopie facilite indiscutablement la communication, elle peut également faire perdre un temps précieux à manipuler, lire, classer ou disposer du texte photocopié. Dans la mesure où les photocopies sont produites et distribuées inutilement, ce coût indirect n'est compensé en aucune façon.

4.3 Notre vérification de la gestion de la photocopie au sein du gouvernement avait pour but de déterminer si les politiques, la procédure et les pratiques actuelles en ce qui concerne l'acquisition et l'utilisation du matériel et des services tenaient compte de l'économie et de l'efficience.

4.4 Nous reconnaissons que l'importance de la photocopie dans les communications au sein des ministères, son caractère décentralisé, ainsi que la facilité d'accès aux photocopieurs rendent difficile la mise en oeuvre de contrôles coût-efficacité. Selon le Conseil du Trésor, la photocopie est l'un des domaines où une restriction administrative doit s'appliquer; et il semble que les dépenses de photocopie dans tout le gouvernement se sont stabilisées au cours des dernières années. Néanmoins, nous croyons, d'après les résultats de notre vérification, qu'il est possible et justifié d'améliorer le contrôle et la direction aussi bien au niveau de l'administration centrale qu'aux niveaux ministériels.

Expansion et coût de la photocopie

4.5 Un photocopieur se définit généralement comme un appareil destiné à produire des exemplaires de documents directement d'un original, par opposition à un duplicateur qui utilise un intermédiaire. Les photocopieurs qu'utilisent les ministères et organismes vont des petits modèles de bureau à de gros appareils hautement perfectionnés qui peuvent, dans certains cas, faire concurrence aux duplicateurs en ce qui a trait au volume et au coût de production.

4.6 Le ministère des Approvisionnements et Services - administration des Approvisionnements (MAS-Approvisionnements) publie annuellement un Recueil de renseignements sur les photocopieurs pour aider les ministères et organismes à acquérir et à gérer le matériel de photocopie. Ce document divise les besoins de photocopie selon deux grandes catégories: des photocopieurs d'appoint qui produisent jusqu'à 40 000 photocopies par mois et des photocopieurs à grand débit qui fournissent plus de 40 000 photocopies par mois.

4.7 La plupart des photocopieurs d'appoint sont utilisés selon la méthode du premier arrivé, premier servi. Bien qu'ils soient destinés à produire chaque fois un nombre relativement peu élevé de photocopies, ils sont facilement accessibles et fournissent un service rapide à un nombre limité d'utilisateurs locaux. Les photocopieurs à grand débit sont habituellement centralisés, mis en marche par des opérateurs à plein temps et sont utilisés pour des travaux à tirage élevé. On en tire généralement des copies de moindre coût mais ils n'offrent pas le même degré de commodité aux utilisateurs. Une des questions clés de la gestion de la photocopie est d'en arriver à un équilibre satisfaisant entre la commodité et le coût.

4.8 Au cours de la dernière décennie, il y a eu une augmentation importante dans la gamme du matériel disponible et ses possibilités de rendement. Selon des données du secrétariat du Conseil du Trésor, le coût annuel de location des appareils de photocopie au gouvernement fédéral est passé, entre 1972-1973 et 1975-1976, de $ 7,3 millions a environ $ 24 millions. Bien que nous n'ayons pu évaluer dans quelle proportion l'inflation a joué dans cette augmentation, il est peu probable que cette proportion eût été importante. Au cours des trois années suivantes, le coût a augmenté beaucoup plus lentement et est passé à $ 26 millions en 1978-1979, ce que l'on peut probablement attribuer aux restrictions administratives alliées à une meilleure prise de conscience du coût de la photocopie à une réduction des coûts de location provenant d'une plus forte concurrence entre les fournisseurs et, peut-être, à une certaine saturation du marché.

4.9 Pour obtenir des renseignements plus complets et plus actuels sur l'expansion et sur le coût de la photocopie au sein du gouvernement, nous avons mené une étude dans les ministères et organismes qui figurent dans les annexes A et B de la Loi sur l'administration financière et dans les directions plus importantes désignées comme ministères aux termes de la Loi. Comme nous n'avons pu obtenir de certains ministères et organismes des renseignements complets, nous avons fait une estimation prudente.

4.10 Notre estimation basée sur cette étude démontre qu'en novembre 1980 le gouvernement possédait ou louait environ 6 250 photocopieurs. La plupart (98 p. 100) étaient des appareils d'appoint. La majorité des photocopies (75 p. 100) provenaient de photocopieurs d'appoint et représentaient par conséquent des travaux relativement courts sur le plan de la quantité des originaux et des photocopies par original. Le 25 p. 100 restant représentait une production à grande échelle de photocopieurs à grand débit. Une proportion importante de ce taux comprenait la production de photocopieurs à grand débit exploités par le MAS-Approvisionnements dans ses succursales d'imprimerie.

4.11 Le tableau suivant montre les éléments les plus importants du coût de la photocopie. En nous basant sur les renseignements extraits de l'étude et sur les hypothèses démontrées dans le tableau, nous estimons que le coût de la photocopie s'élevait au gouvernement à plus de $ 50 millions par année. Il y a d'autres coûts rattachés à la photocopie, tels que l'achat des services de photocopie du secteur privé et l'énergie consommée par le matériel de photocopie, pour lesquels nous ne possédions aucune base d'estimation.

Coût annuel de la photocopie au gouvernement fédéral (estimation)

Types de coût

Montant
(en milliers de dollars)

Photocopieurs loués
- y compris la location et les fournitures

$ 24 240

Photocopieurs achetés
- y compris l'amortissement (linéaire, 60 mois),
l'entretien et les fournitures

$ 2 300

Opérateurs à plein temps
- en supposant un traitement annuel de $ 20 000
par opérateur

$ 3 400

Utilisateurs-opérateurs (photocopieurs auxiliaires)
- en supposant une production de 10 photocopies et
2 minutes par voyage plus un traitement annuel de
$ 15 000

$ 18 530

Espace
- en supposant 5 mètres carrés par machine à
$ 100 le mètre carré

$ 3 120

     Total $ 51 590

4.12 Quant aux coûts unitaires, nous avons constaté que le coût, par photocopie, de la location et des fournitures pour les photocopieurs d'appoint utilisés dans les ministères et organismes (3,6 cents) se comparait avantageusement aux renseignements similaires provenant de certains grands utilisateurs de ces photocopieurs dans le secteur privé et dans un gouvernement provincial. Quant aux photocopieurs à grand débit, le coût unitaire était de 1,8 cent. Il est à noter qu'aucun de ces coûts unitaires n'est totalement complet puisqu'on ne tient pas compte des coûts indirects et des coûts de main-d'oeuvre. Toutefois, le coût par photocopie n'est pas un indice d'économie entièrement fiable. En effet, le coût de location d'un photocopieur d'appoint se calcule sur un taux de base mensuel et sur un coût supplémentaire pour chaque photocopie. En d'autres termes, plus le volume de photocopies est élevé, moindre sera le coût par copie; par contre, le coût total de location mensuelle sera plus élevé. Lors de notre vérification, nous n'avons pas essayé de déterminer dans quelle mesure les photocopies étaient, en fait, nécessaires.

Portée de la vérification

4.13 Nous avons évalué les fonctions suivantes en nous servant de critères découlant de ceux qui ont été définis lors de la vérification de la gestion du matériel, au chapitre 2 du Rapport annuel de 1980:

4.14 Lors de l'évaluation de ces fonctions nous avons examiné les politiques et directives élaborées par le Conseil du Trésor relativement à la photocopie et la façon dont leur mise en oeuvre était contrôlée. Nous avons également examiné le rôle et les activités du MAS-Approvisionnements qui fournit des conseils et de l'aide aux ministères et organismes sur la manière de gérer l'acquisition et l'utilisation du matériel de photocopie par l'intermédiaire du Centre de produits techniques, de bureau et de construction. De plus, le MAS-Approvisionnements fournit des services de photocopie par l'intermédiaire de la direction des Succursales de l'Imprimerie du gouvernement canadien.

4.15 Nous avons examiné la gestion de la photocopie principalement dans les administrations centrales (région de la Capitale nationale) des six ministères suivants:

Emploi et Immigration;
Environnement;
Industrie et Commerce;
Santé nationale et Bien-être social;
Revenu Canada Impôt;
Secrétariat d'État.
Pour le mois de novembre 1980, ces six ministères étaient responsables de l'utilisation d'environ 24 p. 100 des photocopieurs et 19 p. 100 des photocopies produites par les ministères et organismes.

4.16 Lors de la vérification, nous avons obtenu des renseignements sur les pratiques de gestion dans d'autres organismes qui se servent du matériel de photocopie. Nous avons eu des discussions avec un certain nombre d'entreprises du secteur privé qui font un très grand usage des photocopieurs, et nous avons interviewé des fournisseurs commerciaux des services de photocopie afin de connaître les autres possibilités de services disponibles aux ministères et organismes du gouvernement.

Sommaire des observations des vérificateurs

4.17 Attribution des responsabilités. En 1976, selon le Conseil du Trésor, la photocopie était l'un des domaines où l'on devait appliquer des restrictions administratives dans tout le gouvernement. Ce programme exigeait du MAS-Approvisionnements qu'il exerce un contrôle, par un examen antérieur à l'achat, sur les acquisitions de matériel de photocopie par les ministères. Le MAS-Approvisionnements ayant perçu une incompatibilité entre ce contrôle et son rôle premier de fournisseur de services, il n'effectue plus d'examens préalable à l'acquisition pour s'assurer que les ministères achètent le matériel approprié à moindre coût.

4.18 En ce qui concerne les photocopieurs à grand débit, le MAS-Approvisionnements a fourni des conseils et de l'aide aux ministères pour qu'ils puissent acheter le matériel le plus rentable. Dans le cas des photocopieurs d'appoint, la MAS-Approvisionnements produit et publie annuellement un Recueil de renseignements sur les photocopieurs pour permettre aux usagers de choisir et de demander au MAS-Approvisionnements l'équipement le moins dispendieux et qui réponde à leurs besoins. Le MAS-Approvisionnements accepte toutes les demandes dûment autorisées. Toutefois, il avise le Conseil du Trésor de toute sélection, par un ministère, d'un équipement dont le coût de location n'est pas en deçà de $ 25 par mois par rapport au coût le moins élevé, tel que précisé dans le recueil. Ces rapports démontrent que les ministères n'ont pas toujours choisi de louer des photocopieurs au moindre coût.

4.19 Définition des besoins et des exigences. Les ministères ont généralement préféré louer ou acheter leur propre matériel plutôt que d'utiliser les services de photocopie du MAS-Approvisionnements ou du secteur privé. Lorsque nous avons examiné les processus de définition des besoins et des exigences, nous avons constaté que souvent, les ministères n'évaluaient pas leur niveau réel de besoin des services de photocopie ou n'évaluaient pas les coûts et avantages des autres moyens de satisfaire leurs besoins. La direction des Succursales du MAS-Approvisionnements n'avait pas maintenu dans tous les cas des normes de service et les ministères n'avaient pas toujours une perception très claire du niveau de service auquel ils pouvaient s'attendre de la part des centres de photocopie du MAS, pour satisfaire les demandes de grandes quantités de photocopies.

4.20 Acquisition. La méthode habituelle d'acquérir des photocopieurs a consisté à les louer plutôt qu'à les acheter. Même si nous reconnaissons qu'au point de vue administratif, il est plus simple de les louer, nous avons constaté que les ministères n'avaient pas évalué de façon systématique les avantages relatifs d'achat et de location pouvant les aider à prendre des décisions adéquates relativement à l'acquisition du matériel. En nous fondant sur des hypothèses prudentes, nous avons analysé un certain nombre de décisions de location, et dans une grande proportion de ces cas, on aurait pu réaliser des économies en achetant le matériel. Évidemment, en pratique, toute économie réalisable doit être considérée en tenant compte des autres facteurs pouvant jouer dans la décision d'acquisition telles que les considérations d'entretien et de réparation et les répercussions éventuelles de changements technologiques et des conditions du marché.

4.21 Le Conseil du Trésor n'a pas exigé des ministères et organismes qu'ils évaluent le coût-efficacité des diverses méthodes d'acquisition de photocopieurs. Au moment de notre vérification, cependant, on établissait une politique de l'acquisition rentable de biens mobiliers.

4.22 Contrôle. Quelques-uns des ministères dont nous avons fait la vérification avaient introduit des procédés et des pratiques visant à diminuer le gaspillage dans l'utilisation du matériel de photocopie. Dans d'autres ministères, il existait peu de pratiques de ce genre. Dans tous les ministères, il y avait lieu d'apporter des améliorations dans certains domaines, par exemple, la mise en oeuvre des mesures pour rendre les employés plus conscients du coût de la photocopie et pour promouvoir des pratiques saines en rapport avec la photocopie.

4.23 Le Recueil de renseignements sur les photocopieurs , est axé principalement sur l'acquisition de photocopieurs d'appoint. Bien qu'il soit un guide utile pour les ministères et organismes qui sont contraints de choisir parmi un éventail d'équipement et de barèmes de prix complexes, ce document ne renferme qu'une brève section sur la gestion de la photocopie. Il faudrait améliorer cette section afin d'aider les ministères et organismes a élaborer des techniques pratiques de gestion de la photocopie, lesquelles doivent être adaptées à leurs propres besoins.

4.24 Information. Les ministères vérifiés n'avaient pas élaboré de moyens suffisants pour évaluer leur efficacité en ce qui concerne la gestion et le contrôle des ressources de photocopie. À quelques exceptions près, ces ministères n'avaient pas établi de procédés pour contrôler les coûts de la photocopie et l'utilisation des photocopieurs, ni élaboré de rapports visant à informer les gestionnaires des coûts et des orientations. L'absence d'information dans les ministères augmente le risque de prolifération de photocopieurs et de gaspillage dans le domaine de la photocopie.

4.25 Au moment de la vérification, les politiques du Conseil du Trésor sur l'utilisation du matériel ont été élargies de manière à englober les politiques de contrôle en matière de consommation. Ces politiques seront axées, entre autres, sur le besoin qu'ont les ministères et organismes de contrôler les coûts de l'équipement et les taux d'utilisation.

Observations et recommandations

L'attribution des responsabilités

4.26 Dans sa circulaire No 1976-2, émise en janvier 1976, le Conseil du Trésor a défini un certain nombre de domaines où il devait y avoir des restrictions fiscales et des réductions au niveau des dépenses administratives. Le matériel de photocopie était clairement défini comme l'un de ces domaines. Le MAS-Approvisionnements était chargé d'examiner toutes les demandes concernant l'achat ou la location du matériel de photocopie afin de permettre:

de faire des recommandations plus explicites aux ministères et organismes clients sur les économies maximales qu'il est possible de réaliser, par exemple, en utilisant un type de machine différent ou en mettant en commun le matériel dont le ministère dispose.
4.27 La tâche qu'avait le MAS-Approvisionnements d'examiner toutes les demandes des ministères et organismes équivalait, de fait, à un contrôle de la sélection et de l'acquisition du matériel de photocopie et était considérée ainsi. Ce contrôle, par le MAS-Approvisionnements, a provoqué une forte réticence de la part des ministères qui estimaient qu'on leur refusait la quantité ou le type d'équipement qu'ils croyaient nécessaire. De son côté, le MAS-Approvisionnements percevait que son rôle de fournisseur de services était compromis par le besoin d'établir un contrôle sur le matériel acquis par les ministères.

4.28 Au mois de juillet 1980, le MAS-Approvisionnements a cessé d'effectuer l'examen préalable à l'acquisition et il a remis au Conseil du Trésor un avis écrit concernant sa décision. Quant aux photocopieurs à grand débit, le MAS-Approvisionnements fournit des conseils et de l'aide aux ministères pour chaque cas particulier afin que ceux-ci acquièrent l'équipement le plus rentable. En ce qui concerne les photocopieurs d'appoint, le MAS-Approvisionnements publie annuellement le Recueil de renseignements sur les photocopieurs qui renferme des précisions techniques sur la plupart des photocopieurs d'appoint et sur l'équipement auxiliaire disponibles, des renseignements sur le prix de location, les conditions fondées sur des offres annuelles permanentes qui sont négociées avec les fournisseurs, et le prix d'achat pour l'équipement, les accessoires et les fournitures. Le Recueil de renseignements sur les photocopieurs est une publication de grande valeur largement utilisée par les ministères et organismes qui sont contraints de choisir parmi un éventail d'équipement et des barèmes de prix de plus en plus complexes.

4.29 À l'exception de certaines régions éloignées où toutes les demandes de photocopieurs sont traitées par le MAS-Approvisionnements sur une base individuelle, le recueil fournit la base selon laquelle les ministères et organismes doivent soumettre leurs demandes au MAS-Approvisionnements pour les photocopieurs d'appoint. De son côté, le MAS-Approvisionnements accepte toutes les demandes ministérielles de photocopieurs d'appoint:

4.30 Depuis novembre 1980, un rapport d'exceptions mensuel, dans lequel figurent les demandes de photocopieurs qui sont traitées par le MAS-Approvisionnements et qui dépassent le coût moindre par plus de $ 25 par mois, est envoyé au Conseil du Trésor. Les rapports compris entre le 1er novembre 1980 et le 31 mars 1981 ont montré que lorsque les ministères ne louaient pas de photocopieurs d'appoint à moindre coût (ou en deçà de $ 25 par mois de l'équipement le moins cher), le gouvernement a encouru des coûts supplémentaires d'environ $ 580 000. Ce chiffre représentait presque 6 p. 100 de la valeur totale des contrats de photocopieurs d'appoint négociés au cours de la même période. Le Conseil du Trésor a alors accepté d'exercer un contrôle et, au moment de notre vérification, il était en voie d'élaborer un plan d'action exigeant que les ministères lui fournissent des explications écrites lorsque ces contrats dépassent le coût moindre.

4.31 Lorsque nous avons examiné l'attribution des responsabilités dans les ministères, nous avons constaté que tous les ministères avaient des employés désignés pour remplir les fonctions liées à la gestion de la photocopie. Toutefois, dans certains ministères, cette responsabilité faisait partie des tâches générales de gestion du matériel et les fonctions particulières à la gestion de la photocopie n'étaient pas clairement définies. Dans certains cas, il était évident que les gestionnaires du matériel n'étaient pas capables d'accorder le temps et l'attention nécessaires à la gestion adéquate d'un grand nombre de photocopieurs et d'un volume important de photocopies.

La définition des besoins et des exigences

4.32 Il incombe aux ministères et organismes de déterminer leurs besoins de services de photocopies ainsi que leurs besoins de photocopieurs d'appoint parmi la gamme choisie par le MAS-Approvisionnements. Nous avons vu des exemples où, par le passé, des analyses approfondie des besoins avaient été effectuées avec l'aide du MAS-Approvisionnements, mais nous avons remarqué que les ministères examinés ne faisaient généralement pas de telles évaluations. De façon générale, bien que le Recueil de renseignements sur les photocopieurs établisse les démarches relatives à la détermination des besoins et exigences en matière de photocopie, il n'établit pas les renseignements de base nécessaires aux analyses détaillées des besoins en matière de photocopie.

4.33 Les ministères et organismes peuvent répondre de plusieurs façons à leurs besoins de photocopie. Ils peuvent faire un seul choix ou en combiner plusieurs:

4.34 Nous avons constaté que, lorsqu'il s'agissait de satisfaire leurs besoins de photocopie, certains ministères n'examinaient pas adéquatement les coûts et avantages des solutions de rechange notamment en ce qui concerne des facteurs tels la commodité, la qualité de la photocopie et le besoin de sécurité. Par exemple, nous avons relevé des cas où les personnes qui prenaient les décisions n'étaient pas conscientes des coûts des services de photocopie fournis par le MAS-Approvisionnements ou par les centres commerciaux de photocopie. En pratique, les ministères et organismes répondent à la plupart de leurs besoins de photocopie en louant ou en achetant leur propre équipement. En novembre 1980, environ 85 p. 100 de tous les travaux de photocopie ont été faits à l'aide d'équipement loué ou acheté par les ministères et organismes et la majeure partie du reste a été effectuée par les 61 centres de photocopie du MAS-Approvisionnements dans la région de la Capitale nationale et au Canada. Là où les centres de photocopie du MAS ne sont pas facilement accessibles dans la région de la Capitale nationale, l'Imprimerie du gouvernement canadien a convenu d'offres permanentes de services de photocopie par le secteur privé.

4.35 Nous avons mené une étude sur sept bâtiments à l'extérieur de la région de la Capitale nationale, lesquels étaient occupés par un certain nombre de ministères et d'organismes. Cette étude a démontré qu'il existait peu de partage d'équipement au niveau des ministères et des organismes. De la même façon, nous avons constaté que d'importantes divisions administratives au sein des ministères avaient tendance à agir de façon autonome pour l'acquisition et l'utilisation des photocopieurs d'appoint.

4.36 Les ministères et organismes devraient mettre en oeuvre des procédures adéquates pour déterminer leurs besoins de services de photocopie et devraient évaluer d'autres moyens de satisfaire leurs besoins déterminés.

4.37 Les centres de photocopie du MAS-Approvisionnements ont pour but essentiel d'aider à satisfaire les besoins de photocopies en grande quantité provenant des ministères et organismes. Il est évident, cependant, que les ministères avaient différentes perceptions de ce qui constituait un service adéquat de la part des centres de photocopie du MAS, ou qu'ils avaient en fait connu différentes qualités de service. Par exemple, certains ministères nous ont indiqué qu'ils préféraient employer leur propre équipement car le temps d'exécution aux centre de photocopie du MAS était trop long. D'autres se sont montrés satisfaits de tous les aspects du service reçu des centres de photocopie du MAS. On nous a communiqué, à ce sujet, que bien que la direction des Succursales du MAS avait, dans le passé, élaboré et mis en pratique, dans certains centres, des normes de services, celles-ci sont tombées dans l'oubli. Il était donc difficile pour les ministères de connaître la qualité de service à laquelle ils pouvaient s'attendre de la part de certains centres de photocopie du MAS et, par conséquent, d'analyser plus objectivement les coûts et avantages relatifs des autres moyens de satisfaire leurs besoins de photocopie.

4.38 Le MAS-Approvisionnements devrait établir et publier des normes de service pour ses centres de photocopie.

L'acquisition

4.39 Sauf quelques exceptions notables, les ministères examinés ont généralement choisi de louer l'équipement sans effectuer d'analyses objectives sur l'achat comme autre moyen d'acquisition. Des 6 250 photocopieurs utilisés dans les ministères et organismes en novembre 1980, moins de 10 p. 100 avaient été achetés; ce qui démontre bien l'ampleur de l'utilisation de l'équipement loué.

4.40 Parmi les raisons de rejet de l'option d'achat, certains ministères ont mentionné le coût, l'évolution rapide de la technologie et les frais élevés des contrats d'entretien. Nous avons également constaté que certains gestionnaires étaient peu disposés à envisager l'achat de photocopieurs car il est plus facile, au point de vue administratif, de louer l'équipement. Les achats de photocopieurs sont financés par le budget d'immobilisations et requièrent normalement une planification à long terme et des justifications plus détaillées que les locations qui sont imputées aux budgets de fonctionnement. De plus, on a laissé supposer que les photocopieurs achetés prendraient davantage le temps des gestionnaires. Par exemple, il faut tenir l'inventaire des photocopieurs achetés, mais très rarement des photocopieurs loués.

4.41 Nous avons examiné 65 décisions de location et dans un grand nombre de ces cas, en se basant sur des hypothèses prudentes concernant des facteurs tels que les taux d'intérêts, la durée économique de l'équipement et les crédits de location accumulés, notre analyse indiquait qu'il aurait été plus économique d'acheter l'équipement. Notre objectif ici n'est ni de promouvoir l'achat ni la location comme moyen le plus approprié d'obtenir des photocopieurs mais plutôt de mettre l'accent sur la nécessité qu'il y a de faire des comparaisons de coûts afin de s'arrêter sur une méthode d'acquisition. Il est clair que les ministères doivent tenir compte des contraintes administratives et autres, sans oublier le temps pris par le personnel pour effectuer des examens des avantages d'achat face aux avantages de location. Cependant, une prise de conscience concernant les répercussions du coût complet de leurs décisions devrait être un facteur essentiel lorsqu'ils font leurs choix.

4.42 Le Conseil du Trésor nous a communiqué à ce sujet que l'on établissait une politique visant à favoriser davantage l'acquisition plus rentable de tous les biens immobiliers, y compris l'équipement de photocopie, par l'amélioration des méthodes d'analyse de la location par rapport à l'achat. Cette nouvelle politique se voudra un guide auprès des gestionnaires-utilisateurs, au sujet de la méthodologie à utiliser pour effectuer de telles évaluations.

Le contrôle

4.43 Dans les ministères et organismes, ce sont les utilisateurs eux-mêmes qui font fonctionner la plupart des photocopieurs d'appoint; c'est donc un système basé sur la confiance. Même s'il est probable que, dans la plupart des cas, ce soit l'approche la plus pratique et la plus rentable, il s'ensuit quelquefois un usage impropre, abusif et un gaspillage inévitable. Voici les cas les plus fréquents:

4.44 Une fois que l'acquisition d'un photocopieur a été justifiée et que celui-ci a été acquis et mis en marche, il y a une tendance à l'utiliser plus que prévu. Par exemple, un photocopieur qui provoque de longues files d'attente à cause de sa lenteur pourrait être modernisé. Dès que les utilisateurs s'aperçoivent qu'ils peuvent faire plus de photocopies dans le même temps, le nombre de photocopies augmente. Cela peut s'expliquer notamment par le fait que l'on n'utilise plus de papier carbone pour le matériel dactylographié, ou que l'on n'utilise plus des listes de distribution pour diffuser l'information. De plus, il peut y avoir un changement dans l'utilisation des appareils; c'est-à-dire que l'on emploie un nouvel appareil de préférence à des photocopieurs plus lents et plus anciens, ou à l'envoi de matériel aux centres de photocopie. Comme le nouvel appareil sert de plus en plus, le gestionnaire peut commencer de nouveau le cycle en modernisant davantage.

4.45 Lors de notre vérification, nous n'avons pas essayé d'évaluer la mesure dans laquelle les photocopieurs sont mal utilisés. Toutefois, nous nous sommes demandé s'il existait des procédures ou pratiques dans les ministères et organismes pour gérer les coûts de la photocopie et exercer un contrôle raisonnable sur le gaspillage.

4.46 Prise de conscience de l'utilisateur. Enfin, le coût de la photocopie, doit être contrôlé par l'utilisateur. La prise de conscience et l'attitude de l'utilisateur sont donc des facteurs essentiels pour ce contrôle. Voici des renseignements qui pourraient aider l'utilisateur à prendre des décisions adéquates:

4.47 Dans bon nombre de ministères, il y avait des affiches indiquant les règles d'emploi des photocopieurs et l'endroit où sont situés les autres appareils. Toutefois, nous n'avons trouvé aucune affiche donnant des renseignements sur le coût de chaque photocopie ou le coût global d'exploitation. En effet, on ne semblait pas trop s'efforcer d'accroître la prise de conscience des employés relativement au coût de la photocopie et ce, à l'aide de campagnes pour accroître cette prise de conscience ou à l'aide d'avis soulignant le coût de la photocopie et décrivant les pratiques adéquates de l'utilisateur pour aider à en contrôler le coût.

4.48 Opérateurs principaux. Dans son Recueil de renseignements sur les photocopieurs , le MAS-Approvisionnements recommande de désigner un opérateur principal pour chaque appareil. Cette pratique est également encouragée par les fournisseurs d'équipement dont la plupart offrent gratuitement des cours de formation. Les opérateurs principaux sont normalement chargés de veiller à ce qu'il y ait des fournitures et que l'équipement fonctionne bien, de remédier aux problèmes de fonctionnement mineurs, et d'assurer la liaison entre le ministère et les fournisseurs pour ce qui est de l'entretien et des réparations. Le MAS-Approvisionnements possède une ligne téléphonique directe à laquelle les opérateurs principaux peuvent avoir recours si les fournisseurs n'offrent pas la qualité de service requise. De plus, les opérateurs principaux peuvent tenir un registre de la quantité produite et envoyer aux gestionnaires du matériel les données sur la performance. Lorsque, dans les endroits où sont situés les photocopieurs, l'on affiche le nom, le numéro de téléphone et le poste de travail des opérateurs principaux responsables, cela signifie que ceux-ci peuvent être facilement rejoints par les utilisateurs si des problèmes de fonctionnement surviennent.

4.49 Il y avait un opérateur principal dans tous les ministères examinés, même s'il y a des cas où ceux-ci n'étaient pas nommés ou formés. Un certain nombre de ministères ont formellement défini les responsabilités de l'opérateur principal dans une directive pour l'ensemble du ministère.

4.50 Toutefois, dans la majorité des ministères examinés, les noms des opérateurs principaux n'étaient pas affichés aux endroits où sont situés les photocopieurs d'appoint, et peu d'instructions avaient été affichées quant aux étapes à suivre dans le cas de défaillance d'un appareil. Lorsque cette situation se présente, on laisse aux utilisateurs le soin de résoudre tout problème d'équipement qu'ils pourraient rencontrer. Une réaction fréquente est de ne prendre aucune mesure pour résoudre le problème si ce n'est de chercher un autre photocopieur pour continuer le travail. Certains utilisateurs procèdent par tâtonnements, ce qui peut même causer d'autres dommages à l'appareil. Le fait est que l'on peut faire mieux que l'affiche que nous avons trouvée fixée sur un appareil où l'on pouvait y lire: Si l'appareil ne fonctionne pas, frappez ici.:

4.51 Contrôle d'accès aux photocopieurs. Dans les ministères examinés, le contrôle de l'accès aux photocopieurs était généralement adéquat. De façon générale, nous avons remarqué que l'on avait songé à placer les photocopieurs d'appoint loin des entrées afin d'interdire l'accès non autorisé et des serrures ont été installées pour empêcher l'utilisation des appareils après les heures de travail. Dans certains ministères, des mesures de contrôle telles que les cartes d'accès étaient utilisées.

4.52 Vérification des factures. Lorsque l'équipement est loué, les fournisseurs envoient des factures mensuelles basées, entre autres choses, sur le volume de photocopies produit dans le mois. Ce volume s'appuie habituellement sur des relevés de compteur qui sont signalés soit par les employés du ministère, soit par des représentants des fournisseurs. Toutefois, nous avons vu des cas où les compteurs n'étaient pas relevés durant de longues périodes et où les factures étaient basées sur une quantité approximative.

4.53 Lors du traitement d'une facture à régler, il doit y avoir une certification attestant que, selon l'article 27 de la Loi sur l'administration financière, les services et fournitures ont été obtenus de façon satisfaisante. Dans le cas de factures pour la location de photocopieurs, où une partie du montant à payer est basée sur le volume de matériel photocopié, il doit y avoir un moyen pour vérifier si ce volume facturé est exact. Lors de notre examen, il est arrivé souvent qu'il n'existait pas de renseignements sur le volume du matériel photocopié ou que de tels renseignements ne servaient pas à la vérification des factures.

4.54 Gestion des listes d'adresses et de distribution. Quant au contrôle du volume des photocopies, nous avons examiné les procédures adoptées par certaines divisions administratives, lesquelles procédures visent à tenir à jour les listes de distribution. Ces divisions sont chargées de distribuer des coupures de journaux, des bulletins d'information, des communiqués, etc. Nous avons constaté que, de façon générale, les divisions avaient adopté ou se proposaient d'adopter des moyens systématiques pour tenir à jour les listes de distribution.

4.55 Lignes directrices. Nous avons constaté que le degré d'attention accordé à la gestion de la photocopie et au contrôle de son coût variait beaucoup parmi les ministères et même parmi les divisions administratives au sein de ceux-ci. Certains ministères avaient élaboré des procédures consignées pour la gestion des photocopieurs; d'autres n'avaient adopté qu'une approche ad hoc.

4.56 Le Recueil de renseignements sur les photocopieurs est axé principalement sur l'acquisition d'équipement de photocopie d'appoint et est en fait un catalogue de prix. Seule une très brève section traite de la gestion des photocopieurs d'appoint au sein des ministères. Si cette section était plus détaillée, les ministères s'en serviraient pour élaborer des procédures et des pratiques répondant à leurs besoins particuliers. Par exemple, cette publication ne contient pas de renseignements sur la gestion des photocopieurs à grand débit. Par conséquent, certains gestionnaires ont encore tendance à compter sur les fournisseurs pour qu'ils les aident à déterminer les possibilités de rendement de l'équipement, le meilleur endroit, s'il y a lieu d'engager un opérateur principal ou non, etc.

4.57 Les ministères et organismes devraient élaborer et mettre en oeuvre des procédures et pratiques adéquates et réalistes afin d'utiliser de façon économique et efficiente le matériel et les services de photocopie.

L'information

4.58 Le programme de restrictions administratives du gouvernement a été axé, entre autres types de matériel, sur les photocopieurs. Le Conseil du Trésor, n'avait pas, cependant, disposé des renseignements voulus pour exercer un contrôle sur l'application de sa politique de restriction en matière de photocopie. Comme dans d'autres domaines des principes directeurs, le Conseil du Trésor comptera sur les vérifications internes effectuées par les ministères pour contrôler l'adhésion à ses principes directeurs régissant la gestion du matériel et des fournitures de bureau. Le secrétariat du Conseil du Trésor a élaboré, à ce sujet, des questions de vérification portant sur tous les aspects de ses politiques de gestion du matériel afin que ces questions fassent éventuellement partie des programmes de vérification des ministères. De plus, le Bureau du contrôleur général du Canada a fait force de catalyseur pour l'établissement d'un comité interministériel qui met à jour un guide de vérification qui traitera de ces questions.

4.59 La gestion économique et efficiente du matériel dans les ministères et organismes dépend en grande partie de la disponibilité d'une information opportune, utile et fiable. Dans les cas de la photocopie, l'on pourrait s'attendre à ce que les gestionnaires, afin de bien tenir compte de l'économie et de l'efficience, aient au moins les renseignements suivants de façon régulière:

La circulaire 4.68 du Conseil du Trésor sur l'amélioration de la gestion demande explicitement aux ministères de tenir des registres afin de les utiliser dans l'analyse de la performance. Le chapitre 235 du Manuel de la politique administrative indique que les ministères souhaiteront peut-être conserver des données sur "les dépenses annuelles pour les achats, l'incidence de mise en commun de l'équipement et le coût de location d'équipement."

4.60 Dans les ministères examinés, nous avons constaté qu'il n'existait pas toujours l'information nécessaire pour prendre des décisions bien fondées au sujet d'autres moyens d'acquérir de l'équipement ou des services de photocopie et pour contrôler l'utilisation de l'équipement. Dans la plupart des cas, il n'y avait pas de système permettant de contrôler régulièrement l'utilisation de l'équipement, le volume et le coût des photocopies, même si ces renseignements pouvaient facilement se trouver sur les factures des fournisseurs. Dans un certain nombre de ministères, les renseignements sur la quantité et la performance de l'équipement étaient incomplets. Même là où des systèmes étaient en place et où des renseignements étaient accessibles, il n'y avait pas d'analyse régulière des indicateurs de rendement tels l'utilisation de l'équipement, le coût unitaire ou le nombre d'exemplaires.

4.61 Nous croyons que le manque d'information adéquate et le fait de ne pas utiliser les renseignements disponibles pour contrôler la performance reflètent l'opinion très répandue selon laquelle la photocopie est une chose banale et une dépense dérisoire qui ne justifie par une attention régulière de la part des gestionnaires. Toutefois, le coût de la photocopie n'est pas dérisoire et un contrôle inadéquat augmente le risque de gaspillage, d'emploi inapproprié et abusif.

4.62 Les ministères et organismes devraient rassembler et utiliser l'information aux niveaux de gestion appropriés afin d'aider à l'acquisition économique et à l'emploi efficient de l'équipement et des services de photocopie. Cela devrait comprendre le dénombrement des photocopieurs achetés ou loués ainsi que des renseignements sur le coût et le volume des photocopies.

4.63 Au moment de notre vérification, le Conseil du Trésor était en voie d'affermir les politiques d'utilisation du matériel afin d'y inclure un contrôle de la consommation. Ces procédures de contrôle pourront permettre aux ministères et organismes de détecter un éventuel gaspillage et une sous-utilisation et de prendre les mesures de rectification qui s'imposent.