28.8 Enregistrement de la citoyenneté et promotion du civisme. L'objectif de l'Enregistrement de la citoyenneté et promotion du civisme est de fournir les services relatifs à l'acquisition de la citoyenneté canadienne et aux preuves de citoyenneté, ainsi que d'autres services prévus par la Loi sur la citoyenneté .
28.9 Sous l'autorité de la Registraire, l'administration centrale à Hull s'occupe de la gestion générale des opérations alors que le centre d'enregistrement de Sydney, en Nouvelle-Écosse, inscrit les nouveaux citoyens au registre de la citoyenneté, prépare les certificats, émet les preuves de citoyenneté pour les résidents canadiens et effectue d'autres travaux qui s'y rattachent.
28.10 En 1989-1990, les coûts directs de l'enregistrement de la citoyenneté, y compris les opérations régionales, se sont élevés à quelque 20 millions de dollars et 366 années-personnes ont été affectées à ce service.
28.11 Développement de la citoyenneté. L'objectif de cette activité est de favoriser l'accès et la participation à part entière des différents groupes clients à tous les aspects de la vie sociale et culturelle de la société canadienne et d'accroître la connaissance et l'appréciation de la diversité de la société canadienne et de ses institutions.
28.12 Certains programmes sont gérés par les agents de développement de la citoyenneté de l'administration centrale du Secrétariat d'État. D'autres sont décentralisés et offerts par l'entremise des opérations régionales.
28.13 Le ministère accorde soit des subventions, soit des contributions, selon le degré de contrôle exigé par le projet financé. Pour 1989-1990, les dépenses prévues sont de l'ordre de 78,3 millions de dollars, soit 48,7 millions en subventions et 29,6 millions en contributions. Les frais d'exploitation directs, y compris les opérations régionales, étaient estimés à environ 16 millions de dollars.
28.14 Création d'un nouveau ministère. En mai 1989, le projet de loi C-18 qui proposait la création du ministère d'État - Multiculturalisme et citoyenneté (MEC) a été déposé à la Chambre des communes. Bien qu'au 1er avril 1990, la Loi relative à la création de ce nouveau ministère n'ait pas encore été approuvée par le Parlement, il était prévu que, sous la nouvelle structure, l'activité de l'Enregistrement de la citoyenneté et promotion du civisme serait transférée à ce nouveau ministère et que le Secrétariat d'État (SÉ) fournirait les services de soutien et la réalisation des programmes du nouveau ministère par l'intermédiaire de ses opérations régionales.
28.15 Lors de notre vérification, les programmes étaient gérés sans qu'il y ait eu de modification apportée à la structure administrative et opérationnelle, quoiqu'une Partie III du Budget des dépenses ait été préparée pour le futur MEC, pour les exercices 1989-1990 et 1990-1991.
28.16 Notre vérification de l'activité Citoyenneté coïncide avec celle du secteur Immigration de la Commission de l'emploi et de l'immigration du Canada dont il est question aux chapitres 12 à 15 du présent Rapport. L'enregistrement au registre de la citoyenneté canadienne des résidents permanents qui se qualifient complète le cycle de l'immigration.
28.18 Notre vérification a couvert les opérations de l'enregistrement de la citoyenneté, sauf l'aspect promotion, ainsi que la gestion et le contrôle des subventions et des contributions du Développement de la citoyenneté. Nous avons également examiné l'information destinée au Parlement dans la Partie III du Budget des dépenses, en ce qui a trait à ces deux activités.
28.19 Durant cette vérification, nous avons visité l'administration centrale, trois bureaux régionaux, six bureaux et cours de la citoyenneté ainsi que le centre d'enregistrement de la citoyenneté, situé à Sydney, en Nouvelle-Écosse.
28.21 La pièce 28.1 montre le cheminement d'une demande d'attribution et d'une demande de preuve de citoyenneté canadienne et la pièce 28.2 présente certaines données statistiques sur le nombre de demandes traitées depuis 1985-1986, les coûts ainsi que les années-personnes utilisées.
Les pièces ne sont pas disponibles
28.23 Depuis 1985, le ministère s'interroge sur les modifications à apporter à la Loi sur la citoyenneté . En 1987, le Secrétariat d'État demandait l'opinion de la population sur divers aspects de cette loi, par le biais du document «Citoyenneté '87 - Notre fierté nationale», en vue d'y proposer des modifications.
28.24 Le groupe d'Évaluation de programmes rapportait, dans son rapport de février 1988 sur l'enregistrement de la citoyenneté : (traduction) «Il y a des raisons sérieuses d'apporter des améliorations à certains articles de la Loi et du Règlement sur la citoyenneté . Cette situation existe depuis longtemps et à ce jour n'a pas été traitée en temps opportun».
28.25 Ainsi, notre vérification a démontré qu'à cause des difficultés d'interprétation du terme «résidence», la notion originale du terme résidence a été élargie pour l'attribution de la citoyenneté.
28.26 Au 1er avril 1990, aucun projet de modification de cette loi n'avait encore été présenté à la Chambre des communes.
28.27 Le ministère devrait proposer que les modifications qui s'imposent à la Loi sur la citoyenneté soient déposées dans les plus brefs délais
Commentaire du ministère : Le ministère demeure convaincu de la nécessité de modifier la Loi sur la citoyenneté. En 1988, le Cabinet a approuvé un ensemble de modifications fondées sur les consultations menées et les mémoires reçus, modifications qui n'ont pas été déposées devant le Parlement, celui-ci ayant été dissous. Le gouvernement, qui n'en demeure pas moins résolu à apporter des modifications à la Loi, a réitéré dans le discours du Trône de 1989 son intention de déposer «une nouvelle loi sur la citoyenneté». En juin 1990, le Cabinet a donné son aval au dépôt, cette année, d'une loi nouvelle et élargie sur la citoyenneté.
28.30 Par exemple, les objectifs à atteindre n'étaient ni quantifiés ni établis par ordre de priorité afin de permettre la liaison entre les processus de planification stratégique et opérationnelle. Nous n'avons relevé aucune référence à l'augmentation anticipée des demandes de citoyenneté ni au déplacement géographique des résidents permanents, au cours des prochaines années. De plus, la planification des services informatiques n'était pas intégrée au processus de planification stratégique des programmes. Il s'en est suivi un manque d'utilité de cette information pour la répartition des ressources entre les différents secteurs, selon une stratégie approuvée.
28.31 Notre vérification a relevé plusieurs situations qui auraient pu être évitées ou corrigées si une planification appropriée avait été effectuée, soit :
28.33 Le ministère devrait :
Pour ce qui est du traitement des demandes de citoyenneté, les niveaux de service assurés par des organismes externes tels que le Service canadien du renseignement de sécurité (SCRS) et la Gendarmerie royale du Canada (GRC) - sur lesquels le ministère n'exerce aucun contrôle - jouent un rôle déterminant dans la longueur du délai exigé.
En 1987-1988, le SCRS, sans donner de préavis, a informé le ministère de son intention de ne plus faire d'enquêtes de sécurité sur les candidats à la citoyenneté en raison de la modification de l'ordre des priorités du gouvernement en cette matière. Résultat direct de cette décision, jusqu'à la mise en oeuvre des nouvelles modalités d'enquête en janvier 1989, les demandes de citoyenneté n'ont pas été traitées, ce qui a occasionné l'accumulation rapide d'un arriéré. Au cours de 1989-1990, on a pris des mesures stratégiques soigneusement planifiées sans pouvoir compter sur des ressources supplémentaires. Cependant, au cours des six ou huit derniers mois, du fait surtout de l'absence, non prévue, de délivrance de certificats de police par la GRC, l'arriéré n'a pas vraiment diminué. Il n'en reste pas moins qu'environ 102 000 demandes de citoyenneté et 53 000 demandes de certificats de citoyenneté ont été traitées en 1989-1990.
Ces problèmes ont été abordés dans le cadre de la planification pour 1990-1991, ce qui fait qu'avec la réaffectation des ressources et l'amélioration de la gestion, l'arriéré devrait être ramené à moins de 25 000 d'ici la fin de l'exercice. D'où une amélioration sensible du délai de traitement des demandes.
De plus, en 1989-1990, on a mis au point le Plan stratégique de gestion de l'information 1990-1995, qui porte notamment sur les solutions de rechange éventuelles au système actuel de traitement des données.
28.36 En 1986, environ 91 p. 100 des demandes de preuve de citoyenneté étaient traitées en moins de 9 semaines alors qu'en 1989, on en traitait seulement 30 p. 100 dans ce même délai. Le ministère reconnaît que le délai dans le traitement des demandes de preuve de citoyenneté est une cause majeure d'insatisfactions de la part du public. En ce qui a trait aux demandes d'attribution de la citoyenneté, le temps moyen de traitement est passé de 30 à 40 semaines au cours de cette même période. Ce temps ne comprend pas les périodes d'attente pour obtenir un rendez-vous avec un agent de la citoyenneté, qui variaient de une à 24 semaines. Les données sur les périodes d'attente ne sont pas recueillies par le système d'information de gestion. Les pièces 28.3 et 28.4 montrent l'augmentation du temps de traitement applicable au centre d'enregistrement.
Les pièces ne sont pas disponibles
28.38 En janvier 1990, ce groupe proposait que l'attribution de la citoyenneté se fasse dans un délai maximum de 40 semaines et que le service pour les preuves de citoyenneté se fasse, à court terme, en 14 semaines pour le ramener, à moyen terme, à six semaines, y compris un temps d'attente maximum de quatre semaines pour obtenir un rendez-vous avec un agent de citoyenneté. Le groupe d'étude mentionne que le niveau de service de six semaines exigera des modifications importantes au processus actuel d'émission d'une preuve de citoyenneté. Au 1er avril 1990, aucune norme de rapidité de service n'avait été adoptée par le ministère, par suite du rapport du groupe d'étude.
28.39 Nous reconnaissons les efforts de la gestion en ce qui a trait à la prise en considération de l'établissement de normes de services. Cependant, les normes proposées reposent principalement sur les résultats atteints en 1986. Ces normes n'ont pas été revues en tenant compte des attentes des utilisateurs et de l'automatisation possible du processus d'enregistrement de la citoyenneté.
28.40 Afin d'améliorer le service au public, le ministère devrait établir des normes de rapidité de service qui comprennent le temps d'attente et le temps de traitement des demandes de citoyenneté et de preuve de citoyenneté et surveiller dans quelle mesure on satisfait à ces normes.
Commentaire du ministère : Par suite des recommandations formulées par le groupe d'étude dont il est fait état au paragraphe 28.38, le ministère a entrepris un projet (Système et méthodes d'enregistrement de la citoyenneté) visant à élaborer un système automatisé de traitement des demandes et à apporter les ajustements nécessaires au déroulement des opérations et aux procédés manuels d'appui au système automatisé.
Entreront en ligne de compte, des facteurs tels que l'économie, le respect des normes de service (délais de traitement des demandes) et la conformité aux exigences d'ordre sécuritaire et législatif.
28.42 En fait, nous avons observé qu'il y avait des écarts qui allaient jusqu'à 92 p. 100 dans les ratios des volumes de demandes prévus par rapport aux années-personnes allouées entre les 19 bureaux/cours de citoyenneté qui prévoyaient traiter 2 000 demandes et plus durant l'exercice 1989-1990.
28.43 Voici quelques exemples qui illustrent l'absence de liens entre la répartition des années-personnes et le volume de demandes prévues pour 1989-1990 :
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PRÉVISIONS POUR 1989-1990
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Bureaux de
citoyenneté
|
Volume (Note 1)
|
Années-personnes
|
Volume/A-P
|
|
North York
|
4 969
|
8,0
|
621
|
|
Edmonton
|
5 898
|
9,0
|
655
|
|
Surrey
|
3 486
|
5,0
|
697
|
|
Calgary
|
6 182
|
8,5
|
727
|
|
Vancouver
|
13 162
|
18,0
|
731
|
|
Waterloo
|
3 598
|
3,5
|
1 028
|
|
Oshawa
|
3 238
|
3,0
|
1 079
|
|
Scarborough
|
9 580
|
8,0
|
1 198
|
|
Note 1 Comprend les demandes prévues d'attribution et de preuve de citoyenneté.
|
|||
28.45 Afin de mieux répartir les ressources en personnel et d'améliorer le service au public, le ministère devrait établir et utiliser des normes de productivité.
Commentaire du ministère : Le ministère continue de chercher à améliorer la répartition des ressources et s'est toujours soucié de l'amélioration du service au public. Nous avons pris un certain nombre de mesures pour rationaliser l'utilisation des ressources et la productivité et nous avons entrepris une étude de faisabilité sur l'automatisation des processus relatifs à la citoyenneté et à l'amélioration du service au public.
28.47 Les agents des cours de la citoyenneté convoquent les candidats qui ont obtenu les visas d'intégrité à une entrevue individuelle avec un juge de la citoyenneté, au cours de laquelle celui-ci procède à l'audition des demandeurs. Il s'assure, entre autres, que les candidats ont les connaissances nécessaires au sujet du Canada et de l'une des deux langues officielles et qu'ils satisfont aux conditions en matière de résidence au Canada. Dans la plupart des cas, les juges acceptent les demandes, mais ce sont toutefois les agents de la citoyenneté qui, par la suite, ont le pouvoir d'attribuer la citoyenneté canadienne. Une cérémonie de remise de certificat a ensuite lieu dans la cour de la citoyenneté où chacun des participants prête et signe le serment de citoyenneté et se voit remettre son certificat de citoyenneté canadienne.
28.48 Le nombre de demandes à examiner par juge variait, entre les cours, de 200 à plus de 2 500 en 1988-1989. Nous avons observé le fait que la nomination des juges de la citoyenneté n'était pas toujours faite de façon à assurer que leur répartition entre les cours soit la plus efficiente possible. Quoique ces dernières années il y ait eu une tendance à nommer des juges à temps partiel, nous considérons qu'il y a encore place pour de l'amélioration. Par exemple, trois cours qui traitent moins de 750 demandes chaque année ont chacune un juge à temps partiel alors que trois autres cours, qui reçoivent des volumes de demandes équivalents, ont chacune un juge à temps plein.
28.49 Selon le système en vigueur, les demandeurs de citoyenneté doivent se présenter au moins trois fois à la cour de citoyenneté, après avoir obtenu la documentation nécessaire et pris un rendez-vous. La première entrevue demande l'intervention d'un agent de la citoyenneté, les deux autres, celle d'un juge de la citoyenneté. Ce processus, tel que mentionné au paragraphe 28.36, est long et lourd autant pour le ministère que pour le demandeur lorsque ce dernier doit s'absenter de son travail à plusieurs reprises.
28.50 Nous croyons que le processus d'attribution de la citoyenneté pourrait être simplifié. Par exemple, l'entrevue avec le juge pourrait se faire immédiatement après celle avec l'agent, ou certaines tâches effectuées par le juge pourraient être transférées à l'agent. En fait, le Groupe de travail Nielsen recommandait, en 1985, qu'une bonne partie du travail effectué par les juges de la citoyenneté le soit par les agents de la citoyenneté, ce qui se traduirait par des économies importantes. Jusqu'à maintenant, cependant, aucune redéfinition des tâches des juges n'a été effectuée. Toutefois, ces changements nécessiteraient des modifications à la Loi sur la citoyenneté .
28.51 Le ministère devrait :
La question de la réaffectation de certaines des fonctions des juges à des agents de la citoyenneté a été étudiée et débattue par le passé. Par exemple, dans une étude indépendante, M.S. Sutherland, de l'Université Carleton, a signalé que certaines des fonctions clés des juges, notamment celle qui consiste à encourager l'intégration et l'engagement des candidats à la citoyenneté canadienne, seraient perdues. L'important projet auquel on fait allusion au paragraphe 28.40 donnera l'occasion d'examiner tous les aspects du processus d'accès à la citoyenneté afin de le rendre plus efficace.
28.53 Nous avons observé qu'en effet, le niveau des demandes de preuve en mains n'a pas baissé lorsque le traitement des demandes d'attribution était au ralenti à cause des retards causés par la vérification de la sécurité et de la mise en oeuvre, en 1988-1989, du nouveau processus de vérification à l'Immigration (voir la pièce 28.5). À notre avis, un cheminement distinct pour les demandes d'attribution et de preuve de citoyenneté, qui sont deux opérations distinctes, devrait permettre un meilleur contrôle sur la production et la rapidité de ces deux services.
La pièce n'est pas disponible
28.54 La détérioration dans la rapidité du service a eu pour effet de créer une augmentation de 33 p. 100 des demandes de lettre de confirmation de la citoyenneté canadienne, au cours des quatre dernières années. Ces lettres sont émises, sans frais, lorsque le demandeur démontre qu'il a un besoin urgent de cette confirmation, par exemple, pour l'obtention d'un passeport. Elles confirment que la personne qui y est nommée est devenue citoyenne canadienne à une certaine date. Plus de 10 000 lettres ont été émises en 1989-1990.
28.55 L'émission de telles lettres nous préoccupe. Une lettre de confirmation exige une double vérification du dossier du demandeur soit, lors de l'émission de la lettre et, par la suite, lors de l'émission de la preuve de citoyenneté. Notons que cette vérification est effectuée par l'unité de traitement qui représente le point de congestion le plus important du centre d'enregistrement et qu'elle réduit l'efficience des opérations.
28.56 De plus, puisqu'aucune identification du détenteur n'est possible ou prévue pour ces lettres (c'est-à-dire qu'il n'y a aucune photo), et que l'information peut être altérée, cette pratique constitue, à notre avis, un élément de risque d'utilisation frauduleuse. D'ailleurs, le ministère nous a avisés que l'Immigration and Naturalization Service des États-Unis a cessé d'accepter ces lettres comme seule preuve de citoyenneté canadienne.
28.57 Le ministère devrait :
Une nouvelle politique destinée à répondre aux préoccupations concernant l'émission et la sécurité des lettres de confirmation a été élaborée et communiquée aux autres ministères fédéraux compétents pour observations. On prévoit que cette nouvelle politique entrera en vigueur en 1990-1991.
28.59 Afin de maximiser le rendement, il est nécessaire de définir les besoins des utilisateurs, et l'équipement requis, de rationaliser l'entrée des données, d'améliorer les communications et d'évaluer des solutions de rechange de manière à satisfaire ces exigences.
28.60 Avant 1983, les données de base sur les citoyens canadiens inscrits au Registre de la citoyenneté canadienne étaient écrites à la main sur des cartes. Depuis, toutes ces cartes ont été converties en microfiches et le Registre de la citoyenneté a été informatisé. Les documents de support qui proviennent des demandeurs sont toujours microfilmés. En ce qui concerne les bureaux de la citoyenneté des opérations régionales, ces derniers n'ont aucun équipement informatique; tous les travaux doivent être dactylographiés. Toutes les demandes de renseignements auprès du centre d'enregistrement, relatives à un dossier, se font généralement par téléphone puisque les bureaux ne sont pas dotés d'un système à accès direct.
28.61 Nous avons observé que des coûts importants en salaires et entretien du système sont engagés sur une base continue pour consulter les microfiches. Nous estimons ces coûts à environ 200 000 dollars par année. De plus, l'existence de ces microfiches empêche actuellement la mise en oeuvre d'autres améliorations qui pourraient être envisagées, tel que la décentralisation de l'accès au répertoire de la Citoyenneté, ce qui pourrait améliorer le temps de traitement.
28.62 Nous comprenons que le ministère envisage la possibilité d'acquérir de l'équipement informatique et de convertir intégralement le système actuel dans un nouveau langage informatique, sans définir les besoins des utilisateurs et sans évaluer des solutions de rechange telles que l'utilisation conjointe de la banque de données de l'immigration.
28.63 La conversion du système actuel, qui est dépassé, exigera environ 12 années-personnes et plusieurs années pour la mise au point, la mise en oeuvre et la formation. À notre avis, ceci s'avère une option coûteuse et de courte durée, si l'on considère l'accroissement du niveau d'immigration qui se traduira par le traitement d'un plus grand nombre de demandes d'attribution de la citoyenneté.
28.64 Le ministère devrait :
28.66 De plus, les résultats sont sujets à une revue semestrielle par la direction de l'enregistrement de la citoyenneté afin de les comparer aux prévisions incluses dans le protocole d'entente entre l'Enregistrement de la citoyenneté et les Opérations régionales du Secrétariat d'État. Nous avons constaté que cette revue décelait des écarts importants, mais qu'aucune explication de la part des Opérations régionales n'était exigée afin de s'assurer que des mesures correctives soient prises, lorsque cela est nécessaire.
28.67 Le ministère devrait :
En avril 1990 également, un nouveau protocole d'entente a été conclu entre la Direction de l'enregistrement et de la promotion de la citoyenneté et les Opérations régionales. Cette entente globale prévoit une amélioration de l'analyse des écarts et de la responsabilité.
28.69 Chaque année, le ministère doit remplacer environ 24 000 cartes de citoyenneté déclarées perdues ou volées, soit presque 50 p. 100 des demandes de preuve de citoyenneté. Depuis plusieurs années, le secteur de Citoyenneté est avisé que des cartes de citoyenneté obtenues de façon frauduleuse sont repérées. Les cartes actuelles présentent un risque élevé de falsification. Au 31 mars 1990, des mesures correctives n'étaient pas encore en place.
28.70 Le ministère devrait :
Le ministère poursuivra les mesures actuellement en cours pour améliorer la sécurité de la carte de citoyenneté. De plus, bien que des tentatives aient déjà été faites en ce sens par le passé, le ministère essaiera de rétablir avec le Bureau des passeports et d'établir avec Douanes et Accise le processus de communication des numéros des cartes de citoyenneté déclarées perdues ou volées.
28.72 Nous avons revu l'entente entre le SÉ et la GRC afin de nous assurer qu'elle tient compte des exigences de la Loi sur la citoyenneté et qu'elle spécifie le niveau de service que la GRC devrait fournir. Cependant, nous n'avons pas évalué la qualité du travail effectué par la GRC.
28.73 La présente entente date de plus de huit ans et elle ne spécifie aucun délai de service envers la Citoyenneté. Les délais requis par la GRC pour effectuer ses vérifications ont augmenté de façon importante au cours de l'exercice 1989-1990, passant, en moyenne, de quatre à 12 semaines.
28.74 Nous avons remarqué que la GRC exprime une réserve dans chacun de ses rapports sur les demandeurs de citoyenneté à l'effet que seule l'utilisation d'empreintes digitales permettrait de s'assurer avec certitude de l'identité du demandeur puisque les vérifications sont effectuées en se fondant sur le nom du demandeur, tel qu'il est inscrit sur le formulaire de demande d'attribution.
28.75 Lorsque la GRC décèle la possibilité qu'il y ait un dossier criminel pour un demandeur de citoyenneté canadienne, elle demande au bureau de la Citoyenneté concerné d'obtenir les empreintes digitales de ce demandeur afin d'effectuer une identification précise. Cette demande est alors transmise au demandeur par le bureau de la Citoyenneté. Si ce dernier ne reçoit pas de réponse après deux avis, la demande est considérée comme abandonnée. Le SÉ n'avise pas la GRC de ce type d'abandon de façon qu'elle puisse enquêter sur toute possibilité de fausse déclaration de la part du demandeur, ce qui pourrait amener des poursuites en vertu de la Loi sur la citoyenneté ou pour un acte criminel en vertu d'autres loi fédérales comme la Loi sur l'immigration . Le ministère estime le nombre de tels cas d'abandons à 65, pour 1988-1989.
28.76 Le ministère devrait :
Le ministère étudie en ce moment, dans le cadre de rencontres suivies avec la GRC, une proposition visant à exiger la prise d'empreintes digitales de tous les candidats à la citoyenneté canadienne.
La politique relative à l'abandon des demandes de citoyenneté a été examinée de concert avec la GRC qui sera informée des cas d'abandon, comme il en a été convenu.
La pièce n'est pas disponible
28.78 En décembre 1986, le Conseil du Trésor (CT) informait le ministère qu'il lui fixait comme objectif de percevoir des recettes supplémentaires de 2 millions de dollars par année, à compter de 1987-1988, pour le service d'enregistrement de la citoyenneté.
28.79 Il aura fallu plus de deux ans pour que de nouveaux droits soient mis en application, soit le 1er mai 1989. La pièce 28.6 donne une chronologie des événements.
La pièce n'est pas disponible
28.80 Le retard dans l'application des augmentations progressives des droits, soit à partir de mai 1989 au lieu d'avril 1988 (tel que proposé par le ministère et approuvé par le Conseil du Trésor) se sera traduit par un manque à gagner de l'ordre de 2,7 millions de dollars, pour la période de 1988-1989 à 1991-1992. Nous attribuons ce retard de 13 mois à la lenteur du ministère à soumettre son plan de recettes au CT et au fait que sa soumission de mars 1988 ne tenait pas compte des délais requis pour l'approbation et l'implantation des nouveaux droits.
28.81 De plus, afin de rencontrer le niveau de recettes fixé par le Conseil du Trésor, le nombre de demandes d'attribution de citoyenneté prévues dans la présentation de mars 1988 du ministère dépassait de 31 700 le nombre de demandes prévues par son système interne de prévision des demandes, pour les années 1988-1989 à 1991-1992. Ceci a eu pour effet de surévaluer les recettes pour chacune de ces années.
28.82 Le ministère devrait prévoir avant la prochaine révision des droits exigibles qui doivent être mis en application le 1er avril 1994, un délai raisonnable pour l'approbation et l'implantation de ceux-ci.
Commentaire du ministère : Le ministère a pris toutes les mesures nécessaires pour soumettre ses plans de recettes, mais des événements qui échappent à son contrôle l'en ont empêché. Les élections fédérales de 1988 et la nomination d'un nouveau ministre ont retardé la mise en application des nouveaux droits. Outre le fait qu'il doit accroître la fiabilité du système de prévision évoquée, le ministère doit, par l'entremise de ses gestionnaires, faire preuve de jugement dans ses prévisions.
L'écart de 31 700, auquel il est fait allusion dans le rapport, correspond à 7,3 p. 100 sur une période de quatre ans, pour une moyenne de 1,8 p. 100 par année, ce qui, de l'avis du ministère, est acceptable.
28.84 Notre vérification du Développement de la citoyenneté a été réalisée concurremment avec celle de la Direction de la vérification interne du ministère. Dans le cadre de notre examen des Centres d'accueil autochtones, certains sondages de vérification ont été effectués par la vérification interne afin d'éliminer le double emploi. Tel que démontré par la pièce 28.7, six programmes qui représentaient 78 p. 100 des subventions et des contributions octroyées ont été vérifiés.
La pièce n'est pas disponible
28.86 Selon les modalités approuvées par le Conseil du Trésor concernant les programmes des Centres d'accueil et de groupes représentatifs, les montants maximums octroyés sont déterminés par l'application d'une formule de base fondée sur l'importance de la population desservie, sur la situation géographique et sur les frais de déplacements.
28.87 Les montants octroyés aux Centres d'accueil et aux organisations représentatives autochtones ont été calculés, il y a plus de 10 ans, selon cette formule. Depuis, les augmentations ou les diminutions sont généralement réparties entre les groupes, selon un pourcentage identique, sans tenir compte des critères établis. Ces données de base ont changé au cours des ans, mais le ministère n'a pas revu ses calculs pour en tenir compte.
28.88 À titre d'exemple, les organisations représentatives autochtones (indiennes et inuit) vérifiées ont toutes subi, au cours de l'année 1989-1990, une diminution de 15 p. 100 de leur niveau de financement, soit l'équivalent de la diminution des crédits accordés au Secrétariat d'État. Nous n'avons pas trouvé de documents qui indiquent que les augmentations ou coupures dans le financement des organisations reposaient sur leurs mérites ou besoins respectifs.
28.89 Il nous a cependant été impossible de déterminer les écarts réels, pour chaque bénéficiaire, entre les sommes qui auraient été octroyées en appliquant la formule du programme et celles qui ont été versées, puisque les données nécessaires à cette analyse ne sont pas aux dossiers.
28.90 Le ministère devrait utiliser la formule mentionnée dans les modalités approuvées par le Conseil du Trésor pour calculer les montants maximums qui peuvent être accordés aux bénéficiaires ou revoir celle-ci, afin d'assurer une répartition juste et équitable des fonds entre tous les Centres d'accueil autochtones actuels ainsi qu'entre toutes les organisations autochtones représentatives.
Commentaire du ministère : L'application des formules, tant dans le cas du Programme d'aide aux organisations autochtones représentatives (PAOAR) que dans celui du Programme des centres d'accueil autochtones, doit tenir compte du fait que les niveaux de financement sont restés stables dans l'ensemble, de sorte qu'il n'est pas toujours possible de répondre aux besoins constatés. Le ministère travaille en ce moment au renouvellement du PAOAR; il s'occupera par la même occasion d'assurer la répartition équitable réclamée tout en modifiant les modalités du programme, au besoin.
28.92 Aucun des Centres d'accueil autochtones vérifiés ne mentionne, dans leur demande de financement, de plan afin d'accroître leur indépendance économique et leur autonomie. Les revenus autogénérés sont minimes, comme le démontre une analyse des sources de financement de 15 centres vérifiés sur les 99 financés qui donne les moyennes suivantes :
|
- Secrétariat d'État
|
38 %
|
|
- Autres ministères fédéraux
|
10 %
|
|
- Gouvernements provinciaux, territoriaux et
municipaux
|
36 %
|
|
- Dons, autres
|
11 %
|
|
- Revenus autogénérés
|
5 %
|
|
|
100 %
|
28.94 Nous avons également observé qu'un Centre d'accueil n'avait offert aucun service durant plus de sept mois, en 1988-1989; cependant, ce centre a continué de recevoir le montant global de la contribution de 116 573 $, même si les termes de l'Accord de contribution prévoyaient que celui-ci devait être résilié dans ces circonstances et que tout surplus devrait être remboursé. Cependant, ceci n'a pas été fait. Les représentants du ministère nous ont informés que le Centre a ouvert ses portes depuis. Nous nous interrogeons sur la nécessité d'effectuer les paiements au Centre alors que celui-ci ne fournissait aucun service.
28.95 Le ministère devrait élaborer des critères précis qui permettent l'évaluation des demandes en fonction de l'objectif d'accroître l'indépendance économique et l'autonomie des Centres d'accueil autochtones.
Commentaire du ministère : Les centres d'accueil se servent d'un formulaire de demande spécial qui a été conçu en consultation avec le service d'évaluation du ministère, pour aider celui-ci à évaluer l'efficacité globale du Programme, y compris la composante autonomie financière.
28.97 Nous n'avons relevé aucune modification, dans les dossiers vérifiés, entre le montant original recommandé par l'agent de Développement de la citoyenneté et le montant finalement octroyé.
28.98 La vérification interne a aussi relevé le fait qu'il pourrait être nécessaire de simplifier le formulaire de demande de subvention et les instructions y afférentes. Elle ajoute que les procédés d'examen des recommandations pour une subvention devraient être réévalués de façon à réduire les niveaux de révision qui sont excessifs ou qui manquent de cohérence. Ceci améliorerait le temps de traitement des projets subventionnés, qui approchait les 21 semaines en 1989-1990. Il n'y a pas de norme publiée concernant le temps de traitement.
28.99 En mai 1989, la Direction des finances a complété une étude sur le processus d'approbation des subventions et des contributions et elle concluait que l'efficience du processus serait améliorée par la délégation du pouvoir d'approbation à des niveaux plus bas de gestion ministérielle. Au 1er avril 1990, aucune délégation en ce sens n'avait encore été accordée.
28.100 Il nous est impossible de déterminer le coût de ces nombreuses révisions par rapport au montant octroyé, puisque le Secrétariat d'État n'accumule aucune donnée qui permette de le faire.
28.101 Le ministère devrait :
28.103 Selon la définition utilisée par Statistique Canada, une région urbaine désigne «une région bâtie en continu dont la concentration démographique est de 1 000 habitants ou plus et dont la densité est de 400 habitants ou plus au kilomètre carré».
28.104 Nous avons constaté qu'environ 20 p. 100 des Centres d'accueil actuels, qui représentent 19 p. 100 des montants octroyés, sont situés dans des localités qui ne répondent pas à ce critère. Ces centres ont reçu 16 millions de dollars au cours des cinq dernières années.
28.105 Le ministère devrait définir le terme «région urbaine» et s'assurer de la conformité à cette définition lors de l'évaluation des demandes de financement.
Commentaire du ministère : Dans le cadre d'une étude sur l'emplacement des nouveaux centres d'accueil, le ministère est en train d'examiner la notion de «région urbaine».
28.107 Nous avons examiné l'information destinée au Parlement en ce qui a trait à l'enregistrement et au développement de la citoyenneté. Nous avons constaté que cette information était fragmentée et incomplète.
28.108 Depuis 1989-1990, les budgets et les coûts réels de l'Enregistrement de la citoyenneté sont présentés séparément, d'une part, dans la Partie III du MEC (pour les opérations de l'administration centrale, qui comprennent le centre d'enregistrement de Sydney) et d'autre part, dans la Partie III du Secrétariat d'État (opérations régionales). À partir de 1990-1991, le MEC ne fait aucune distinction entre les coûts d'exploitation d'autres programmes soit : Alphabétisation, Action volontaire et Droits de la personne et les coûts d'exploitations concernant l'enregistrement de la citoyenneté. Ainsi, le Parlement et le grand public ne peuvent déterminer le coût total pour l'administration de l'Enregistrement de la citoyenneté.
28.109 De plus, les renseignements sur le rendement sont incomplets, pour l'Enregistrement de la citoyenneté et pour le Développement de la citoyenneté. Par exemple, aucun résultat n'est donné sur la productivité, la rapidité, et la qualité des services de l'Enregistrement de la citoyenneté, ni sur le nombre de dossiers en mains. Comme le démontre la pièce 28.5, ce nombre s'est grandement accru depuis 1986-1987. De plus, en ce qui concerne le Développement de la citoyenneté, on ne donne plus le temps de traitement des demandes tel qu'on le faisait dans la Partie III de 1984-1985.
La pièce n'est pas disponible
28.110 Le ministère du Secrétariat d'État et le ministère d'État-Multiculturalisme et citoyenneté devraient indiquer séparément, dans leur Partie III, tous les coûts reliés à l'Enregistrement de la citoyenneté afin que l'on puisse les additionner et obtenir le coût total et donner des renseignements sur le rendement en conformité avec la politique du Conseil du Trésor concernant la préparation de ce document.
Commentaire du ministère : Nous sommes d'accord. Nous avons fourni cette information par le passé et avons l'intention de la fournir à l'avenir. Aussitôt que le projet de loi C-18 proposant la création du nouveau ministère du Multiculturalisme et de la Citoyenneté aura été adopté, le ministère se propose de donner suite à la recommandation.