Le ministère des Approvisionnements et Services

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Le ministère

16.1 Le ministère des Approvisionnements et Services (MAS) a été créé en 1969 dans le cadre d'une réorganisation administrative générale qui visait à rationaliser les dépenses publiques et à réaliser des économies.

16.2 Le mandat du ministère découle de la Loi sur le ministère des Approvisionnements et Services, de la Loi sur l'administration financière, de la Loi sur la production de défense, de nombreux décrets et plusieurs politiques administratives du Conseil du Trésor. Le MAS a aussi plusieurs protocoles d'entente régissant ses relations avec les différents ministères et organismes.

16.3 Dans la partie III du Budget des dépenses de 1988-1989, l'objectif du programme du ministère est décrit dans les termes suivants :

Assurer l'exécution des programmes du receveur général dans des domaines comme les services de paiement et de gestion bancaire et la tenue de la comptabilité fiscale centrale du gouvernement et des rapports qui s'y rattachent; fournir certains services au chapitre de la rémunération et dans le domaine de l'administration du personnel, enfin offrir selon un régime d'autofinancement des services communs relativement à la fourniture de biens et de certains services aux ministères et organismes, et à l'aliénation de matériel appartenant à l'État. La conduite de ces activités visera non seulement à améliorer l'efficacité, l'efficience et la rentabilité de l'administration gouvernementale, mais contribuera également à la réalisation des objectifs nationaux.
16.4 Au sein du gouvernement, le MAS est connu comme un organisme de services communs qui fournit des biens et des services à pratiquement tous les ministères et organismes fédéraux. Il les fournit dans le cadre de politiques arrêtées par le Conseil du Trésor, tout en tenant compte d'objectifs stratégiques plus vastes comme ceux du développement industriel ou régional. Conformément à ces politiques, le rôle premier des organismes de services communs est la prestation de services aux clients tout en visant à optimaliser les ressources. Outre les politiques et les procédures du Conseil du Trésor, d'autres autorités, comme le ministre des Finances, les lois et les politiques en vigueur régissant chaque ministère et organisme desservi par le MAS, orientent ou limitent maintes activités du ministère. De ce fait, le MAS doit oeuvrer dans un milieu complexe où les objectifs liés aux services, au contrôle et à l'optimisation peuvent s'opposer.

16.5 Pour assurer les différents services, le ministère emploie environ 9 500 personnes et est organisé en cinq grands secteurs (voir la pièce 16.1).

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16.6 Le Secteur des approvisionnements gère et dirige les activités d'achat basées sur le principe de la rémunération des services; il s'occupe de l'attribution des marchés de biens et services pour les autres ministères et organismes fédéraux et de la gestion des grands projets de la Couronne.

16.7 Le Secteur des services opérationnels et de gestion assure la gestion d'ensemble et la direction fonctionnelle des services comptables, des services informatiques et des services connexes pour les autres ministères fédéraux.

16.8 Les directions générales des Opérations régionales assurent la prestation des services courants par l'entremise d'un réseau national de bureaux de district des approvisionnements et services.

16.9 Le Secteur des finances et de l'administration assure les services intégrés de soutien financier et administratif au ministère.

16.10 Le Secteur de la politique et de la planification ministérielle assure la planification, l'application et l'évaluation des programmes, l'élaboration et l'examen des politiques ainsi que des services de vérification interne pour le ministère.

Étendue de l'examen

16.11 Le chapitre sur le MAS dans notre Rapport de 1987 abordait les mécanismes de contrôle de gestion au sein des services informatiques communs assurés aux autres ministères et organismes fédéraux et gérés par le Secteur des services opérationnels et de gestion.

16.12 Cette année l'objectif de notre examen était d'évaluer la pertinence des procédés utilisés par le MAS pour s'assurer que les fournisseurs de biens et de services respectent les conditions stipulées dans les contrats attribués. À cette fin, nous avons retenu un certain nombre de conditions essentielles, dont l'admissibilité des coûts, la vérification des marchés, la qualité des produits et le respect des dates de livraison, les dispositions à l'égard de la teneur en éléments canadiens.

16.13 La valeur des marchés passés par l'État représente des sommes énormes. En 1986-1987, le Secteur des approvisionnements du MAS a attribué, sur la base de la rémunération des services, quelque 8,8 milliards de dollars en marchés de biens et services pour les différents ministères et organismes fédéraux (voir la pièce 16.2). Les plans actuels du gouvernement prévoient d'importants achats de matériel militaire dans un avenir prochain.

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16.14 Dans la première section du chapitre, nous évaluons dans quelle mesure les activités de vérification des marchés du MAS sont adéquates. Le ministère utilise ce mécanisme de contrôle essentiel pour s'assurer que les entrepreneurs respectent certaines conditions des marchés.

16.15 Dans la deuxième section, nous examinons les procédés utilisés par le MAS pour vérifier dans quelle mesure certaines conditions précises des marchés de réparation et de révision du matériel militaire sont respectées. La dernière section traite du même sujet dans le cadre de deux grands projets de la Couronne.

La vérification des marchés du ministère

16.16 Les marchés de l'État sont souvent complexes et portent fréquemment sur des projets de valeur considérable. Les marchés sont exécutés par un entrepreneur principal et plusieurs sous-traitants, lesquels peuvent tous participer individuellement à différents marchés de l'État tout en travaillant dans le secteur privé. Dans une telle situation, il est essentiel de pouvoir déterminer les coûts admissibles afin qu'eux seuls puissent être facturés au contrat pertinent du gouvernement.

16.17 Dans ces conditions, l'État peut se voir imputer des frais inclus en raison d'une erreur ou d'une interprétation erronée, ce qui peut se traduire par d'importants paiements en trop. Les politiques du MAS, les marchés de l'État et la Loi sur la production de défense donnent au ministère le pouvoir et l'autorité de vérifier si les coûts défrayés et les bénéfices versés aux entrepreneurs sont justes et raisonnables. Par exemple, l'article 19(2) de la Loi sur la production de défense stipule que :

Lorsque le ministre (des Approvisionnements et Services), avant ou après l'exécution, complète ou partielle, d'un contrat de défense ..., est convaincu que le montant global payé ou à payer à une personne, en vertu dudit contrat, dépasse le coût juste et raisonnable, il peut, par arrêté, réduire le montant que cette personne a le droit de retenir ou de recevoir de ce chef au montant qu'il établit comme représentant le coût juste et raisonnable d'exécution du contrat, plus un bénéfice juste et raisonnable en l'espèce, et le ministre peut ordonner à cette personne de verser immédiatement au receveur général tout montant qu'elle a reçu en vertu du contrat, au-delà de la somme ainsi fixée.
16.18 Pour s'assurer que les prix payés sont justes et raisonnables dans chaque cas, le ministère vérifie les coûts et les marges bénéficiaires des entrepreneurs. Afin de s'acquitter de cette responsabilité, le MAS confie au Bureau des services de vérification (BSV) la tâche de procéder à une vérification indépendante des marchés.

16.19 L'objectif global de la vérification des marchés est d'évaluer dans quelle mesure les coûts et les marges bénéficiaires réclamés par l'entrepreneur :

16.20 L'objectif de notre examen était d'évaluer la pertinence de la méthode de vérification des marchés du ministère grâce à l'examen :

16.21 Dans le cadre de l'examen d'une autre compétence, nous avons comparé les méthodes en vigueur au ministère avec celles du Defense Contract Audit Agency (DCAA), organisme indépendant du département de la Défense des États-Unis. Nous ne voulons pas laisser entendre par là que les méthodes employées ailleurs conviennent au contexte canadien. Cependant, nous croyons qu'une telle comparaison est pour l'instant très pertinente, compte tenu des préoccupations soulevées ces dernières années aux États-Unis à l'égard de l'attribution des marchés publics.

16.22 Notre examen n'a pas porté sur les méthodes ou les techniques de vérification spécifiques utilisées par le Bureau des services de vérification pour compléter ses travaux. Cette question sera traitée dans une vérification ultérieure.

Étendue de la vérification des marchés

16.23 Pour être efficace et protéger les intérêts de la Couronne, la vérification contractuelle doit être suffisamment étendue.

16.24 À notre avis, certains aspects de la vérification au MAS comportent des lacunes et, par conséquent, la Couronne n'est pas dûment protégée, ni à l'heure actuelle, ni à l'avenir. La pièce 16.3 présente une évaluation de l'étendue actuelle de la vérification exécutée par le MAS. La pièce 16.4 établit une comparaison entre l'étendue de la vérification des marchés publics au Canada et aux États-Unis.

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16.25 Les paragraphes suivants présentent une analyse, par catégorie de marchés, de l'étendue de la vérification contractuelle.

16.26 Marchés à frais remboursables. Les marchés à frais remboursables sont ceux où l'on rembourse à l'entrepreneur tous les coûts admissibles afférents à l'exécution des marchés de biens et services prévus. Ce genre de marché prévoit habituellement le paiement de bénéfices à l'entrepreneur. Il peut être soumis à une vérification de coûts, ce qui permet au vérificateur de juger si les sommes réclamées par l'entrepreneur en vertu d'un marché à frais remboursables sont justes, raisonnables et conformes aux conditions contractuelles.

16.27 D'après les statistiques publiées par le MAS, les marchés à frais remboursables s'élèvent annuellement à environ 2,1 milliards de dollars. Selon les pratiques en vigueur au MAS, seuls la partie des frais remboursables des grands projets de la Couronne et un échantillon des autres marchés font l'objet d'une vérification de coûts. Sont exclus les contrats en sous-traitance attribués en régime concurrentiel par les principaux entrepreneurs. La valeur globale de ces contrats en sous-traitance n'était pas facile à obtenir.

16.28 Au moment de notre étude, l'information sur le pourcentage des marchés à frais remboursables attribués au cours d'une année et soumis à une telle vérification n'était pas disponible au MAS.

16.29 En l'absence de cette information, nous avons évalué que l'étendue de la vérification annuelle des marchés à frais remboursables représente quelque 35 p. 100 de la valeur des marchés, exception faite de la partie des coûts remboursables des grands projets de la Couronne qui sont tous vérifiés, conformément aux pratiques du MAS.

16.30 Aux États-Unis par contre, il est d'usage pour le Defense Contract Audit Agency de vérifier les coûts de tous les marchés à frais remboursables avant que l'entrepreneur puisse recevoir le paiement final. De plus, dans le cas des marchés à prix négociés, on vérifie le bien-fondé des prix d'un échantillon de contrats (et tous les contrats supérieurs à 50 millions de dollars), habituellement un an après leur attribution, excepté si le prix négocié est fondé sur une juste concurrence, tiré d'un catalogue officiel ou établi sur la valeur marchande d'articles commerciaux vendus en grandes quantités au grand public ou fondé sur des prix légaux ou réglementaires. Par les vérifications du bien-fondé des prix, on veut s'assurer que l'entrepreneur a fourni des données financières exactes, complètes et à jour au moment de la négociation du prix du marché. Lorsque la vérification révèle que le gouvernement s'est basé sur des données inexactes, incomplètes ou dépassées pour négocier le prix d'un marché, le prix en est réduit et l'entrepreneur est tenu de verser des intérêts et des dédommagements appropriés.

16.31 Marchés à taux fixe par période. Il s'agit de marchés en vertu desquels le gouvernement paie à l'entrepreneur les heures réelles afférentes au travail multipliées par le taux fixe, habituellement horaire, indiqué dans le contrat. Par exemple, la Couronne paie à un entrepreneur XX fois le montant de dollars à l'heure pour réparer et réviser un navire ou un aéronef.

16.32 En 1986-1987, le MAS a attribué des marchés à taux fixe par période évalués à près de 700 millions de dollars, dont la plus grande partie touchait des travaux de réparation et des révisions de matériel militaire. Dans le cadre de notre étude, nous avons relevé qu'au cours des dernières années, le Bureau des services de vérification n'a exécuté pratiquement aucune vérification indépendante de ce type de marché, même si d'autres procédés de contrôle ont été utilisés comme il est précisé aux paragraphes 16.102 à 16.104.

16.33 Aux États-Unis, les marchés à taux fixe par période sont classés parmi les marchés à frais remboursables et, de ce fait, ils font tous l'objet d'une vérification des coûts. De plus, ils sont également soumis à une vérification du bien-fondé des prix aux mêmes conditions que celles décrites pour les marchés à frais remboursables.

16.34 Marchés à prix ferme non concurrentiels. Les marchés à prix ferme pour l'achat de biens et de services à prix fixe peuvent être attribués sans soumission pour une foule de raisons, par exemple la présence d'un seul fournisseur ayant la compétence nécessaire. Les politiques du MAS prévoient l'examen de ces marchés afin de s'assurer que les bénéfices moyens réalisés par l'entrepreneur pour tous les marchés applicables au cours d'une période déterminée, habituellement cinq ans, ne sont pas excessifs. Ces examens sont appelés «vérifications des bénéfices contractuels».

16.35 Le MAS n'est pas en mesure de fournir facilement l'information sur la valeur des marchés pouvant faire l'objet d'une vérification des bénéfices. Nous évaluons ceux-ci à environ 2,4 milliards de dollars chaque année. Malgré l'importance de cette somme, nous avons constaté qu'au cours des cinq dernières années, le MAS a vérifié les bénéfices de cinq entrepreneurs seulement; ces vérifications étaient toutes en cours au moment de notre étude.

16.36 Nous croyons que la pratique en vigueur au ministère de vérifier des bénéfices réalisés par un entrepreneur au cours d'une période de cinq ans coûte cher et qu'elle devrait être révisée. Nous pensons qu'il serait plus économique de procéder par échantillonnage et de vérifier les bénéfices réalisés pour chaque marché.

16.37 Aux États-Unis, le DCAA ne vérifie pas les marges bénéficiaires. Cependant, il procède à une vérification du bien-fondé des prix pour ce type de marché (voir les explications du paragraphe 16.30).

16.38 Marchés à prix ferme concurrentiels. Cette expression désigne les marchés d'achat où le prix payé à l'entrepreneur est établi en fonction des conditions du marché. Ainsi plusieurs entrepreneurs soumissionnent pour un marché précis et le contrat est attribué à celui qui fait la meilleure proposition, compte tenu du prix et d'autres facteurs.

16.39 Nous avons noté que le ministère attribue chaque année quelque 3,6 milliards de dollars au titre des marchés à prix ferme concurrentiels, les excluant ainsi du processus de vérification conformément à sa pratique actuelle. Nous sommes inquiets du fait que certains marchés classés dans cette catégorie n'ont pas été attribués à strictement parler dans le cadre de marchés concurrentiels, par exemple, lorsque la négociation de certains aspects du prix a lieu une fois le processus de soumission terminé. Dans ces cas, la concurrence et les influences du marché ne peuvent jouer et, par conséquent, garantir des prix et des bénéfices justes et raisonnables. Nous pensons qu'on devrait envisager la vérification de ces marchés. Nous ne pouvons préciser l'étendue de cette pratique parce que le ministère n'avait pas l'information requise.

16.40 Comme il a été mentionné au paragraphe 16.30, aux États-Unis le DCAA effectue des vérifications du bien-fondé des prix chaque fois que la valeur d'un marché a été négociée et ce, lorsque la concurrence des prix est jugée suffisante.

16.41 Comme l'indique la pièce 16.4, les méthodes de vérification des marchés utilisées par le DCAA sont beaucoup plus exhaustives que celles du MAS. Il conviendrait que le ministère détermine un équilibre idéal entre les méthodes canadiennes et américaines pour englober le plus de marchés possibles et l'emploie à la condition que son coût ne soit pas supérieur aux avantages escomptés.

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16.42 Au moment où nous avons commencé notre examen, le ministère a formé un groupe d'étude chargé d'évaluer la pertinence du champ de la vérification des marchés. Lorsque nous avons terminé notre travail et jusqu'au 26 juillet 1988, le MAS nous faisait savoir que son evaluation était toujours en cours. Cependant, les premières constatations de cette étude indiquent que «l'orientation de la vérification pose un problème et qu'il y a lieu de choisir une combinaison de méthodes pour la vérification annuelle en vue d'optimaliser cette activité». Nous avons noté que le ministère a augmenté récemment son budget de vérification des marchés.

Information de gestion

16.43 Pour prendre des décisions eclairées sur la nature et l'étendue de la vérification des marchés, la haute direction a besoin d'une information de gestion centralisée, récapitulative et présentée régulièrement.

16.44 Au moment de notre étude, bien que certaines informations de base sur les marchés aient été disponibles, le MAS ne pouvait facilement fournir de renseignements sommaires clés sur des sujets tels l'étendue de la vérification des marchés et les solutions apportees aux constatations. En général, il n'a pas été possible d'obtenir de données sur le rendement de la vérification des marchés, telles les économies réalisées grâce aux résultats des vérifications par rapport au coût d'exécution de ces activités et le coût des erreurs relevées dans les constatations, exprimées sous forme d'un pourcentage du montant total des marchés vérifiés. En l'absence de cette information récapitulative, la haute direction du MAS n'a pu évaluer le rapport coûts-avantages du processus de vérification, ni déterminer si la vérification des marchés est assez étendue pour protéger dûment la Couronne. À notre avis, les études ponctuelles ne peuvent en aucun cas remplacer la présentation régulière d'informations sommaires clés nécessaires au processus décisionnel de la haute direction.

16.45 Nous avons constaté qu'aux États-Unis, l'organisme de vérification conserve des informations à jour sur le sujet. Une fois résumées, celles-ci sont utilisées par la haute direction pour justifier les ressources nécessaires à la vérification des marchés et planifier les vérifications essentielles.

16.46 Pendant que nous procédions à l'étude de cette question, le MAS a pris certaines mesures pour améliorer la présentation d'informations de gestion sur la vérification des marchés.

Étude des rapports de vérification des marchés

16.47 Un suivi rapide et des solutions mises en oeuvre promptement en réponse aux constatations des rapports de vérification constituent une étape importante pour bien protéger les intérêts de la Couronne.

16.48 Nous avons choisi quelques rapports de vérification préparés par le MAS au cours des trente derniers mois pour vérifier si l'on avait rapidement donné suite aux recommandations et si l'on avait rédigé des rapports au sujet des mesures prises. Nous avons constaté qu'une solution avait été apportée dans environ 70 p. 100 des rapports examinés. Dans les autres cas, soit que l'on n'ait pas trouvé de solution, soit que son application ait été retardée de un à trois ans. Vous trouverez ci-après l'analyse que nous avons effectuée de certains rapports étudiés ainsi que des cas types pour les illustrer.

16.49 Interprétation des contrats. L'un des principes fondamentaux de la gestion des marchés, c'est que toutes les conditions du contrat doivent être clairement énoncées et traduire avec précision l'intention des parties contractantes.

16.50 Nous avons relevé certains désaccords entre les vérificateurs du BSV, les agents de négociation des marchés et l'entrepreneur au sujet de certains résultats du rapport de vérification. Ces différends tenaient en grande partie à la définition trop vague des conditions contractuelles liées à l'établissement des coûts, laquelle pouvait donner lieu à diverses interprétations des coûts admissibles; ils sont aussi attribuables aux marchés qui ne traduisent pas de façon précise le but des négociations. Vous trouverez ci-après un exemple de ce type de différend.

16.51 Cas 1. Le contrat des frégates canadiennes de patrouille (FCP), signé en juillet 1983, établit en termes généraux les catégories de coûts admissibles au remboursement, les coûts expressément exclus et les coûts qui peuvent faire partie des frais généraux. En janvier 1985, le MAS négociait avec l'entrepreneur un accord sur les frais généraux supplémentaires. Cet accord comprenait un tableau détaillé sur la façon dont ces frais devaient être fixés et alloués pendant la période allant de la signature du contrat, en juillet 1983, au début des travaux de construction des frégates, en juin 1985.

16.52 À la suite de la parution du rapport de vérification du BSV en novembre 1987, les agents de négociation des marchés du MAS et les vérificateurs du BSV ne s'entendaient pas sur la façon dont les frais généraux avaient été établis et imputés au projet FCP pendant la période précédant la production. Au moment de notre étude, le différend persistait; on voulait encore savoir si cet accord devait servir de base pour déterminer les frais généraux, ce qui obligerait la Couronne à verser à l'entrepreneur environ 10 millions de dollars. Or, cela n'était pas conforme au coût prévu dans le contrat original.

16.53 Le MAS est d'avis que l'accord sur les frais généraux supplémentaires ne modifiait pas la base de paiement; il n'a fait que préciser certains aspects des négociations originales du marché.

16.54 En outre, le 20 juillet 1988 le ministère a soutenu que selon lui les modalités de coûts des FCP constituaient un élargissement de la politique de comptabilité analytique du MAS. Le ministère applique cette politique pour définir les coûts qui peuvent être inclus dans ses contrats et sur lesquels l'accord relatif aux frais généraux est plus explicite. Le ministère avait plein pouvoir, comme le prévoyait le contrat FCP, de rembourser les frais engagés par l'entrepreneur pour préparer le chantier à la construction des navires avant même le début des travaux.

16.55 Nous jugeons qu'il y a une lacune inacceptable dans le système de contrôle interne lorsque le libellé des conditions liées aux coûts d'un important marché de la Couronne permet une interprétation différente des coûts admissibles, interprétation qui représente un écart de 10 millions de dollars.

16.56 Ce genre de différend pourrait être évité si le MAS remplaçait la politique actuelle de comptabilité analytique par une politique plus détaillée qui obligerait également les entrepreneurs et les sous-traitants à présenter à l'autorité contractante un énoncé de leurs méthodes de comptabilité analytique. L'autorité contractante ou les vérificateurs pourraient alors examiner cette présentation; il serait possible de remédier à tout différend ou de reformuler le contrat de façon à traduire précisément l'intention des parties.

16.57 Documents comptables et autres de l'entrepreneur. La Loi sur la production de défense, les politiques du MAS et les conditions des marchés stipulent que les entrepreneurs doivent tenir à jour des documents comptables adéquats et fournir l'information demandée par le MAS.

16.58 Le BSV a noté, entre autres, les problèmes suivants à ce sujet :

Les cas suivants illustrent ces problèmes.

16.59 Cas 2. Un entrepreneur s'est vu attribuer plusieurs marchés annuels pour acheter les pièces de rechange nécessaires à la réparation et à la révision de certains aéronefs appartenant à l'État. Conformément aux dispositions de ces contrats, le coût des pièces de rechange achetées pour exécuter un marché est remboursé à l'entrepreneur selon les conditions du contrat d'achat.

16.60 Dans un rapport d'avril 1986, le BSV signalait que l'entrepreneur avait incorrectement imputé quelque 970 000 dollars de pièces de rechange à d'autres marchés. En examinant les dossiers du MAS, nous avons constaté que les documents comptables de l'entrepreneur ne permettaient pas un contrôle suffisant des engagements pour les marchés de pièces de rechange et que l'entrepreneur n'avait pas remis au ministère, comme le prévoyaient les contrats, la liste des achats en souffrance requise à la fin de chaque marché. De ce fait, l'entrepreneur commandait des pièces dont la valeur dépassait les limites financières d'un certain nombre de marchés et réclamait le coût de celles-ci dans le cadre de marchés ultérieurs. Notre examen d'autres marchés de pièces de rechange avec le même fournisseur a indiqué les mêmes lacunes.

16.61 Au cours de notre examen, nous avons porté le cas à l'attention de l'agent contractuel concerné du MAS. Après une étude de la situation, il a conclu finalement, dans les notes de service datées du 31 mars et du 7 avril 1988, que même si les coûts avaient été dûment engagés par l'entrepreneur, ils avaient parfois été imputés aux mauvais contrats. Des modifications aux contrats apportées en juin 1988 par le MAS ont permis l'imputation des montants mal facturés. L'agent de négociation des contrats a affirmé que ces méthodes de facturation boîteuses ont cessé avec les contrats de 1987-1988, en raison d'améliorations récentes apportées au système de comptabilité de l'entrepreneur.

16.62 Cas 3. Un marché de réparation et de révision, valable du mois de juillet 1983 au mois de juin 1984, a été attribué à un entrepreneur. Les paiements totaux en vertu de ce marché s'élevaient à 424 000 dollars.

16.63 D'après les dossiers du MAS, nous avons constaté que l'entrepreneur ne tenait pas convenablement les documents comptables requis conformément aux conditions du marché et qu'il ne le faisait pas depuis bon nombre d'années, soit depuis 1981 au moins. Au moment où s'achevait notre examen, le MAS nous avisait que ce problème avait été résolu en juin 1984.

16.64 Cependant, en janvier 1987 le BSV signalait qu'il n'avait pas réussi à retrouver la documentation relative aux coûts, et que les coûts réclamés étaient basés, à tort, sur des montants estimatifs. On a par conséquent réclamé 46 000 dollars en trop. Pendant notre étude, nous en avons fait part aux cadres du MAS qui, le 16 mars 1988, ont demandé à l'entrepreneur concerné de régler la question. Le ministère nous a par la suite informés que l'entrepreneur avait justifié des coûts de 29 000 dollars et avait accepté de rembourser les 17 000 dollars payés en trop. Comme ce règlement est intervenu une fois notre étude terminée, il ne nous a pas été possible d'en vérifier le fondement.

16.65 Rapports de vérification des marchés relatifs au Programme de productivité de l'industrie du matériel de défense (PPIMD). Le ministère de l'Expansion industrielle régionale (MEIR) administre le PPIMD pour développer et maintenir dans tout le Canada, des industries canadiennes fortes oeuvrant dans le domaine de la défense.

16.66 Le MAS participe à certains aspects de l'administration du programme. Son rôle est régi par un protocole d'entente établi en 1981 entre le MAS et le prédécesseur du MEIR, le ministère de l'Industrie et du Commerce, par les politiques écrites du MAS, la directive interne du MEIR relative au programme, par certaines clauses de contrats et l'intervention du Bureau des services de vérification.

16.67 Le MAS est chargé, entre autres choses, de préparer et de signer les accords de contribution, de s'assurer que les entrepreneurs respectent ces accords, d'organiser la vérification, par le BSV, des coûts réclamés, et d'attester les demandes d'acompte.

16.68 Nous avons demandé aux cadres du MEIR quel rôle ce ministère doit jouer dans le règlement des questions de vérification contenues dans les rapports du BSV. On nous a dit que son rôle est expliqué dans la directive interne du PPIMD relative au programme stipulant que le MEIR doit donner suite à toutes les réserves de vérification soulevées par le MAS.

16.69 Nous avons étudié un échantillon de rapports de vérification des marchés du BSV, relatifs au PPIMD. Le BSV les avaient transmis au MAS et des copies avaient été envoyées au MEIR. Nous avons noté que le suivi, dans 50 p. 100 des cas, avait été reporté ou n'avait pas été assuré au moment de notre étude, même si certains de ces rapports dataient de décembre 1985. L'exemple suivant illustre le cas de deux entrepreneurs dont avaient fait mention plusieurs rapports de vérification des marchés pour lesquels aucune solution n'avait encore été apportée au moment de notre vérification.

16.70 Cas 4. Un entrepreneur lié par trois contrats devait se voir rembourser par le ministère de l'Expansion industrielle régionale une partie des dépenses engagées pour la mise au point de matériel de formation destiné à l'équipage.

16.71 L'entrepreneur n'a pas pu bien détailler les coûts d'élaboration, admissibles à un remboursement de l'État.

16.72 Dans ses rapports de vérification provisoires de décembre 1985, le BSV estimait que le gouvernement avait payé à l'entrepreneur environ 1 million de dollars en trop. L'entrepreneur considérait que cette estimation n'était pas raisonnable. En janvier 1986, le BSV demandait au MEIR d'approuver la méthode avec laquelle il avait fondé ses estimations. En mars 1988, au moment de notre étude, le différend avec l'entrepreneur n'avait pas été réglé.

16.73 Le MEIR nous a informés que les montants réclamés ne sont pas normalement recouvrés s'ils sont fondés sur des vérifications provisoires et si l'on croit qu'il ne sera plus fait mention de la réclamation trop élevée dans le rapport de la vérification finale. Après notre vérification, soit en juillet 1988, le MEIR nous a informés qu'à la suite d'intenses discussions avec l'entrepreneur, les points litigieux avaient été résolus. Le MEIR nous a laissé savoir que le montant estimatif en trop sur ces contrats, qui s'élevait à 366 000 dollars, a été facturé à l'entrepreneur en juin 1988.

16.74 Nous nous préoccupons du fait que plus de deux ans se sont écoulés avant que ces problèmes soient réglés. Pendant ce temps, l'entrepreneur gardait le montant estimatif de 366 000 dollars réclamé en trop. Nous mettons en doute l'utilité des vérifications effectuées si les importantes mesures proposées dans les rapports ne sont pas appliquées dans les plus brefs délais.

16.75 Le MEIR a indiqué que, dans un cas semblable avec un autre entrepreneur, il avait demandé au MAS de régler les différends sur les frais généraux qui avaient entraîné la réclamation de montants en trop. Bien que ces problèmes aient été mentionnés dans les rapports du BSV de juillet 1986, janvier 1987 et mars 1987, ils n'étaient toujours pas résolus vers la fin de notre étude. Le MEIR nous a dit qu'il s'attendait à ce que ces problèmes soient réglés et que la vérification finale soit terminée avant le mois d'octobre 1988.

16.76 Aussi, nous nous inquiétons du fait que, dans le cas des marchés relatifs au PPIMD, qui représentent environ 15 p. 100 des activités de vérification de marchés du BSV, le MAS et le MEIR ne prennent pas de mesures appropriées pour remettre en oeuvre les recommandations présentées dans les rapports de vérification du BSV dans les plus brefs délais.

16.77 À la fin de notre vérification, en juillet 1988, le MEIR nous a signalé qu'il avait instauré un système de suivi pour s'assurer que l'on donne suite avec diligence aux constatations de vérification des rapports finaux et que le MAS est informé des mesures prises. En outre, le MEIR a déclaré que la responsabilité de donner suite aux constatations de vérification à l'égard du Programme PPMID lui incombe mais que la pratique n'est pas bien établie à l'égard des dispositions sur les coûts contenues dans les Principes des coûts contractuels du MAS (MAS 1031-1). Afin de clarifier ces responsabilités, des représentants des deux ministères se sont réunis et dans une déclaration écrite datée du 7 juillet 1988, ont confirmé qu'il incombait au MAS de résoudre les questions de vérification exigeant une interprétation des principes des coûts contractuels, puisque ces interprétations de coûts s'appliquent à d'autres marchés publics et qu'il faut tenir compte du besoin d'assurer l'uniformité et les précédents.

Contexte de la vérification des marchés

16.78 À l'étude du contexte de la vérification des marchés, nous avons constaté que le BSV fait face à des problèmes dans le domaine des ressources humaines. Des documents récents sur la planification stratégique du BSV indiquent que ce dernier a continuellement réduit ses effectifs depuis 1974 et qu'il doit stabiliser et rajeunir son organisation.

16.79 Bien que la valeur des marchés de l'État attribués par le MAS au cours des dix dernières années ait augmenté de façon significative, comme le démontre la pièce 16.5, le temps consacré à la vérification de marchés exprimé en heures de vérification consignées est demeuré le même pendant cette période. De plus, on a réduit les budgets du BSV alloués à la formation et à la recherche. On n'a donc pas complètement mis à jour les méthodes de vérification de marchés élaborées par l'organisation au début des années 70. Nous avons appris que le MAS s'occupe en ce moment de régler les problèmes de ressources humaines du BSV.

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16.80 Le ministère doit s'assurer que la vérification des marchés couvre un champ d'application et des sujets pertinents et que les coûts n'en dépassent pas les avantages.

16.81 Le ministère devrait élaborer un système centralisé d'information de gestion qui résume et transmette régulièrement à la haute direction les informations sommaires clés sur les vérifications des marchés, y compris les renseignements sur l'étendue et les résultats généraux de ces vérifications, les analyses de rentabilité et les autres mesures d'évaluation de rendement du processus de la vérification des marchés.

16.82 On doit traiter rapidement les résultats des vérifications de marchés et les réserves exprimées au sujet des vérifications et communiquer au Bureau des services de vérification et à la haute direction du ministère les mesures prises à l'égard des résultats.

16.83 Afin de prévenir une mauvaise interprétation des dispositions relatives aux coûts des marchés, le MAS devrait élaborer une politique de comptabilité analytique plus explicite, plus particulièrement en ce qui concerne les projets plus importants et plus complexes. Le MAS devrait demander aux entrepreneurs concernés d'énoncer, dans les conditions du contrat, leurs pratiques en matière de comptabilité analytique.

16.84 Au cours de notre étude, nous avons fait part des questions qui précèdent aux divers cadres supérieurs du MAS. Le 30 juin 1988, le MAS faisait savoir qu'il examinait nombre de ces questions dans le cadre d'études ministérielles qui devaient être terminées au plus tard en 1988.

Réparation et révision

16.85 Le ministère des Approvisionnements et Services est chargé d'acquérir des services de réparation et de révision des avions, des navires, de l'armement et des systèmes connexes. En 1986-1987, le MAS a attribué des marchés d'une valeur approximative de 577 millions de dollars pour ces services.

16.86 Notre étude avait pour but d'évaluer la pertinence des méthodes utilisées par le MAS pour s'assurer que les entrepreneurs respectent les conditions particulières des marchés de services de réparation et de révision militaires.

16.87 Nos travaux se rapportaient principalement aux marchés de services de réparation et de révision militaires attribués au cours des quatre dernières années et qui s'élevaient en tout à 218 millions de dollars.

Rapports sur le respect des conditions contractuelles par les entrepreneurs

16.88 Les cadres supérieurs du MAS se fient énormément aux agents de négociation des marchés pour s'assurer que les entrepreneurs respectent les conditions contractuelles et pour résoudre les cas problèmes. Bien que le travail de ces agents soit nécessaire, on ne leur demande pas de fournir systématiquement aux cadres supérieurs les résultats sommaires de leurs contrôles. Ce type de rapport pourrait comprendre un résumé faisant état de la fréquence et de l'incidence du non-respect des conditions contractuelles par l'entrepreneur dans des domaines précis comme les normes de qualité technique et le contrôle des coûts. Il pourrait aider le MAS à tenir un relevé des précédents et à formuler ou améliorer les conditions des marchés ou les politiques et les méthodes s'y rapportant.

Assurance de la qualité technique du matériel et des services

16.89 Il existe une politique officielle établissant le partage des responsabilités entre le ministère de la Défense nationale (MDN) et le MAS, pour ce qui est de l'assurance de la qualité technique des services de réparation et de révision militaires acquis au nom du MDN. Les responsabilités relatives à l'élaboration de spécifications techniques et à la qualité des produits incombent d'abord au MDN. La politique du MAS à ce sujet lui demande expressément de s'assurer que les entrepreneurs choisis ont des systèmes d'assurance de la qualité et d'inspection adéquats. Le MAS est également chargé de l'attribution et de la gestion des marchés. Même si le partage des responsabilités est consigné, il est essentiel que le MDN et le MAS travaillent en étroite collaboration pendant toute la durée des projets relatifs à la réparation et la révision.

16.90 Nous avons étudié 15 marchés, d'une valeur de 166 millions de dollars, pour vérifier le respect des spécifications contractuelles relatives à la qualité technique. Dans les deux cas décrits ci-après, nous avons noté, en consultant les dossiers du MAS, des écarts importants par rapport aux normes techniques relatives aux exigences en matière de sécurité ou d'exploitation. Les marchés pour lesquels ces écarts ont été notés s'élèvent à 38 millions de dollars. Comme il incombe au MDN de faire respecter les normes techniques et, par conséquent, d'assurer la qualité des produits, notre étude a surtout porté sur la gestion des marchés au sein du MAS.

16.91 Comme nous l'avons déjà mentionné, le MAS ne possède pas de système d'information sommaire qui lui permette de déterminer la fréquence et la nature des irrégularités relativement à la qualité technique. Il ne peut donc évaluer facilement la portée globale de ces irrégularités. À notre avis cependant, ces cas démontrent que, lorsque l'entrepreneur ne respecte pas les normes de qualité technique, les conséquences peuvent être importantes.

16.92 Cas 5. Au cours des 15 dernières années, la réparation et la révision des pièces d'avion Buffalo ont été confiées à un entrepreneur donné. En janvier 1987, le MAS concluait un marché de 4,7 millions de dollars avec cet entrepreneur pour qu'il assure la réparation et la révision des pièces de systèmes hydrauliques de divers avions, conformément aux commandes techniques approuvées par le MDN. Les paiements, en mars 1988, s'élevaient à 1,7 million de dollars.

16.93 Notre étude des dossiers du MAS a révélé des problèmes liés au non-respect des exigences techniques par l'entrepreneur.

16.94 Le MAS savait, avant l'entrée en vigueur du marché, que l'entrepreneur ne pourrait pas toujours se conformer aux commandes techniques du MDN. Nous avons appris que cette non-conformité était en partie attribuable au fait que l'entrepreneur utilisait de l'équipement inadéquat pour assurer les services requis.

16.95 De plus, les délais constants pour obtenir les pièces appropriées ont empêché certains avions de décoller et parfois ont entraîné le vol de pièces d'avions. On nous a dit que ces avions, qui datent d'il y a quinze ou vingt ans, étaient désignés pour remplir des missions de recherche et de sauvetage militaires et civiles. En juillet 1988, le MDN nous informait que même sans ces avions, aucune mission de recherche et de sauvetage n'avait été décommandée.

16.96 Nous avons aussi constaté, en consultant les dossiers du MAS, que ce ministère avait attribué une partie des travaux non terminés à un autre entrepreneur pour répondre à un besoin essentiel.

16.97 Dans le cas d'un autre avion, l'Aurora, la livraison en retard de pièces d'assemblage du train d'atterrissage par le premier entrepreneur a entraîné des réclamations pour temps improductif de la part d'un autre entrepreneur. Les dossiers du MAS indiquaient que le coût de ce temps improductif s'élevait à 75 000 dollars tandis que ceux du MDN, une fois notre vérification terminée, indiquaient qu'ils étaient de 41 000 dollars.

16.98 Les cadres du MAS nous ont indiqué que les difficultés éprouvées dans ce cas étaient en partie imputables à la concurrence insuffisante dans le domaine de l'achat de services de réparation et de révision, et que le ministère tente d'accroître la concurrence dans ce domaine.

16.99 Cas 6. D'avril 1984 à mars 1986, un entrepreneur a été lié par contrat au MAS pour inspecter et réparer les hélicoptères Sea King. La valeur de ce marché, prolongé par la suite jusqu'en mars 1989, est de 33,9 millions de dollars. Les travaux comprenaient au besoin la peinture des hélicoptères.

16.100 En février 1985, le MDN a décelé un problème d'adhésion de la peinture sur deux hélicoptères. Il a jugé que la situation était suffisamment grave pour compromettre la sécurité de vol. Pendant qu'on vérifiait les échantillons de peinture dont on mettait en doute la qualité, on a demandé à l'entrepreneur de repeindre les hélicoptères. Les résultats des vérifications de décembre 1985 étaient peu concluants et en mars 1986, on n'avait toujours pas clairement élucider le problème.

16.101 Même si ce cas était en suspens depuis plus d'un an, le MAS a accepté de payer le coût total réclamé pour repeindre l'hélicoptère. Cela a entraîné un paiement additionnel de 162 000 dollars, même si le MAS n'avait pas déterminé, au moment de notre étude, qui devait être tenu responsable du problème.

Vérifications de temps et de coûts

16.102 La politique du MAS prévoit des procédés de vérification de temps et de coûts obligatoires pour tous les marchés à taux fixe par période, pendant toute la durée du contrat et avant le traitement de la demande d'acompte finale pour paiement. Ces méthodes comprennent la vérification des réclamations de temps pour s'assurer de leur admissibilité et de l'exactitude des inscriptions. Elles exigent en outre que l'analyste des coûts et le gestionnaire des marchés versent aux dossiers une attestation écrite selon laquelle l'étude effectuée a permis de déterminer que les méthodes de comptabilisation des heures de travail de l'entrepreneur sont acceptables et que les heures indiquées pour l'exécution du contrat sont raisonnables.

16.103 Nous avons étudié 14 dossiers relatifs à des marchés d'une valeur de 164 millions de dollars, dont la partie se rapportant au taux fixe par période représente approximativement 92 millions de dollars. Un seul dossier contenait l'attestation requise. Nous avons noté qu'environ la moitié de ces marchés avaient pris fin et que les autres avaient été prolongés.

16.104 La documentation fournie par le MAS révèle que, de juillet 1986 à décembre 1987, on ne s'est servi des méthodes de vérification de temps que dans le cas de 17 marchés d'une valeur de 6,5 millions de dollars. Le MAS nous a par la suite indiqué que le taux d'erreur, dans ces 17 cas, était négligeable et que, de toute façon, le ministère ne tient pas de dossiers détaillés sur le nombre total de vérifications. Nous n'avons pas vérifié le taux d'erreur signalé. Nous avons cependant constaté, en lisant des notes de service internes datées de novembre 1987 et de mars 1988, que les cadres supérieurs du MAS se préoccupent de l'insuffisance des procédés de vérification de temps. Les questions soulevées dans ces notes de service internes ne semblaient pas cadrer avec les taux d'erreur peu élevés signalés par le MAS.

16.105 De plus, comme nous l'avons déjà indiqué aux paragraphes 16.31 et 16.32, nous avons noté que pratiquement aucune vérification indépendante n'a été effectuée des marchés à taux fixe par période qui s'élèvent à 700 millions de dollars et se rapportent surtout à des contrats de réparation et de révision.

16.106 Afin d'améliorer la gestion des marchés de services de réparation et de révision, le MAS devrait utiliser ses ressources informatiques pour saisir les données sommaires sur le non-respect par les fournisseurs des conditions clés des marchés et en faire rapport à la haute direction.

16.107 Le MAS devrait étudier et mettre en oeuvre des politiques et des méthodes à l'égard de la vérification des coûts des marchés à taux fixe par période.

Les grands projets de la Couronne

16.108 Nous avons étudié deux grands projets de la Couronne, le projet de révision et de modernisation des navires de la classe Tribal (MNCT) - connu aussi sous le sigle TRUMP - et le projet relatif à la Frégate canadienne de patrouille (FCP), qui font tous deux partie du programme de modernisation de la marine du ministère de la Défense nationale.

16.109 Chaque projet est régi par un marché à prix plafond avec mesures incitatives, assujetti aux clauses d'indexation. Le tableau suivant présente les informations clés relatives aux marchés.

MNCT

FCP

Prix plafond

946 millions de dollars

6,2 milliards de dollars

Coût visé

841 millions de dollars

4,6 milliards de dollars

Paiements effectués jusqu'au mois de janvier 1988

283 millions de dollars

1,9 milliard de dollars

Date de signature du contrat

mai 1986

juillet 1983

Date de livraison finale

1992

1996


16.110 Notre étude portait sur les méthodes utilisées par le ministère pour vérifier le respect de certaines conditions des marchés par les entrepreneurs, y compris la vérification des coûts réclamés, le déroulement des projets et le respect des exigences sur les retombées économiques pour l'industrie.

Vérification des coûts

16.111 Ce sont les agents de projet du ministère qui appliquent les méthodes de vérification des coûts. Ces méthodes permettent de s'assurer que les demandes d'acompte présentées par l'entrepreneur se fondent sur la preuve de coûts admissibles engagés en vertu du contrat. Elles nécessitent l'étude des demandes d'acompte et de la documentation à l'appui pour s'assurer que les données arithmétiques sont exactes et pour faire approuver les coûts, en plus de visites et d'enquêtes sur les lieux. Dans le cas des réclamations relatives aux acomptes versés en vertu d'une étape franchie, on doit effectuer une étude de la qualité technique pour s'assurer que les étapes ont été franchies de façon satisfaisante.

16.112 Malgré leur utilité, ces méthodes ne peuvent dûment remplacer la vérification indépendante des coûts et des bénéfices des entrepreneurs. C'est pourquoi les politiques du MAS prévoient une vérification indépendante des grands projets de la Couronne.

Vérification des marchés relatifs aux grands projets de la Couronne

16.113 Les marchés relatifs au projet MNCT et à la FCP prévoient tous deux des vérifications indépendantes. En vertu de la pratique actuelle du MAS, on vérifie les marchés à frais remboursables relatifs aux grands projets de la Couronne. Les marchés attribués par l'entrepreneur aux sous-traitants et aux fournisseurs en régime de concurrence sont étudiés et approuvés par les représentants du MAS mais ils ne font pas l'objet d'une vérification indépendante.

16.114 Notre étude a révélé des retards dans la mise en oeuvre des vérifications relatives aux entrepreneurs principaux et à leurs sous-traitants. De plus, les vérificateurs du MAS qui effectuent des vérifications indépendantes de marchés n'étudient pas les méthodes utilisées par les entrepreneurs principaux pour attribuer les marchés de sous-traitance importants.

16.115 En ce qui concerne le projet MNCT, le MAS a demandé au BSV d'effectuer deux vérifications en septembre 1986 et trois autres en janvier 1988. Le MAS nous a fait savoir que dans le cas des marchés à prix ferme concurrentiels confiés en sous-traitance, on ne prévoit aucune vérification, sauf si un sous-traitant abandonne les travaux. Ainsi, des 283 millions de dollars payés aux entrepreneurs de mai 1986 à janvier 1988, environ 213 millions ne sont pas admissibles à une vérification de marché, en vertu de la pratique actuelle du MAS à cet égard. Des 70 millions de dollars qui restent, on n'a fait rapport que sur une seule vérification, portant sur des dépenses d'environ un demi-million de dollars. Les autres vérifications étaient toujours en cours au moment de notre étude.

16.116 Pour ce qui est du projet de la FCP, la vérification des montants versés a l'entrepreneur principal de 1983 à 1985 n'a été terminée par le BSV qu'en novembre 1987. Le rapport de vérification indiquait qu'un montant d'environ 100 millions de dollars versé par l'entrepreneur principal aux sous-traitants, n'avait pas été vérifié par le BSV. Ce dernier ne savait pas si les marchés de sous-traitance avaient été attribués en régime de concurrence et a demandé des précisions au MAS. Au moment de notre étude, aucune indication n'avait été obtenue.

16.117 Dans le même ordre d'idées, un rapport du BSV en date du mois de février 1987, qui portait sur les coûts du sous-traitant de classe 1, fournisseur du matériel des systèmes de combat, indiquait que des dépenses de 260 millions de dollars versés à des sous-traitants et des fournisseurs non inscrits pendant la période de juillet 1983 à mars 1986 n'avaient pas été vérifiées. Les vérificateurs du BSV ne sont pas certains que ces marchés aient été attribués en régime de concurrence et ils ont demandé des précisions au MAS. Au moment de notre étude, aucun éclaircissement n'avait été obtenu.

16.118 Quant aux montants versés à des sociétés américaines affiliées, le BSV a demandé au Defense Contract Audit Agency de les vérifier. Jusqu'ici, on a reçu un seul rapport de vérification couvrant 50 p. 100 des montants. Les autres vérifications sont toujours en cours.

16.119 Les cadres du MAS déclaraient, le 30 juin 1988, qu'ils étaient en train d'étudier les marchés de sous-traitance mentionnés aux paragraphes 16.116 et 16.117 afin de déterminer s'ils devaient faire l'objet d'une vérification.

Vérification des retombées économiques pour l'industrie canadienne

16.120 Les entrepreneurs doivent assurer des retombées économiques pour l'industrie canadienne, pendant la durée des projets, sous forme de «teneur en éléments canadiens» et de «dispositions de compensation». Les contrats contiennent des critères et des définitions qui permettent de calculer les retombées économiques pour l'industrie et de déterminer où on doit les répartir. Par exemple, en vertu du marché MNCT, on demande à l'entrepreneur d'assurer à l'industrie canadienne des retombées économiques de 100 p. 100 (841 millions de dollars) du prix du marché visé. Le contrat prévoit en outre des pénalités représentant 10 p. 100 du montant pour tout écart négatif quant aux retombées économiques. On demande à l'entrepreneur principal de fournir régulièrement des rapports au MAS prouvant qu'il a assuré des retombées économiques à l'industrie.

16.121 Le ministère de l'Expansion industrielle régionale (MEIR) étudie et vérifie les allégations relatives aux retombées économiques contenues dans ces rapports. Dans le cas du projet MNCT, le MEIR a accordé au BSV, à l'automne 1987, des marchés pour la vérification d'allégations pour la période de mai 1986, marquant le début du projet, à mars 1987. On a revendiqué la responsabilité de retombées économiques s'élevant à 59,3 millions de dollars pour cette période. L'étendue de la vérification du BSV se limitait à l'examen des allégations du principal fournisseur. Ce dernier affirmait avoir entraîné des retombées pour l'industrie s'élevant à 16,3 millions de dollars. Le BSV a signalé une erreur mineure dans ses allégations. Par ailleurs, il exprimait de nombreuses réserves au sujet des allégations en général. Ces réserves se rapportaient aux points suivants :

16.122 À notre avis, l'étendue restreinte des travaux du BSV et les réserves signalées sont assez sérieuses pour empêcher de tirer des conclusions positives sur les retombées économiques pour l'industrie canadienne pendant la période visée. Le MEIR nous a informés que, par suite des travaux du BSV, on a demandé à l'entrepreneur principal de modifier son système de comptabilité analytique. De plus, à la suite de notre vérification, le MEIR a inclus dans son plan de vérification de 1988-1989 un échantillon de contrats en sous-traitance qui doivent être vérifiés par le BSV.

16.123 De plus, les représentants du MAS et ceux du MEIR ont soulevé de nombreuses questions, en 1987 et en 1988, quant au caractère vérifiable des retombées économiques déclarées par l'entrepreneur principal. Certains des renseignements fournis pour appuyer les réalisations alléguées étaient incomplets ou inexacts. En outre, l'étude de documents internes du MAS a révélé que l'entrepreneur principal n'a pu retracer le contenu canadien contrairement à ce qu'exigeait le contrat et que le MAS mettait en doute le pourcentage de retombées économiques indiqué. Le MEIR a fait savoir que depuis l'on avait résolu ces questions.

Déroulement des travaux

16.124 Le rôle du MAS, en ce qui concerne la gestion des grands projets de la Couronne consiste à contrôler le déroulement des travaux exécutés en vertu des marchés attribués, à s'assurer que les conditions des marchés, stipulées dans les contrats, sont respectées et à régler les problèmes qui se présentent. Le MAS utilise diverses méthodes pour contrôler le rendement de l'entrepreneur: il effectue régulièrement des études afin de déterminer et de contrôler les progrès signalés par l'entrepreneur; il demande au besoin aux entrepreneurs d'élaborer des plans pour rattraper les retards par rapport au calendrier des clauses contractuelles; il retient le paiement des demandes d'acompte et des réclamations relatives aux étapes franchies. De plus, le MAS demande aux entrepreneurs de respecter un système d'établissement de calendriers détaillés avec des informations sur tous les aspects des projets. Ce système doit aider l'entrepreneur et la direction du MAS à contrôler le déroulement des travaux.

16.125 Informations pour la gestion du projet. Pour le projet MNCT, la mise en oeuvre du système de contrôle des coûts et du calendrier par l'entrepreneur principal et certains sous-traitants a un an de retard. En dépit des moyens décrits au paragraphe 16.124, un rapport interne daté de mars 1988 concluait que les retards continuels dans le respect des exigences contractuelles pour la mise en oeuvre complète de ce système diminuent l'utilité des rapports provisoires et entraînent la présentation de rapports d'étapes et de plans incomplets. Le MAS s'inquiète du fait que les renseignements fournis actuellement par le système sont fragmentaires et ne brossent pas un tableau approprié des calendriers du projet. Par conséquent, ils rendent plus difficiles les décisions que la direction doit prendre.

16.126 Ces problèmes se sont présentés au début du projet de la FCP; ils sont maintenant réglés et la direction du projet est maintenant satisfaite des informations qu'elle reçoit.

16.127 Dans le cas de ces deux grands projets de la Couronne, il y a eu des écarts considérables par rapport aux étapes définies dans les contrats. Pour le projet MNCT, par exemple, on n'a signalé le respect de l'échéance fixée à la fin de février 1988 que pour quatre des huit étapes prévues. Pour ce qui est du projet de la FCP, on a apporté deux changements majeurs aux calendriers des étapes. En plus de faire ces changements, rendus nécessaires par la révision des techniques utilisées pour la construction des frégates, on a imposé des dommages-intérêts prédéterminés, à payer par l'entrepreneur en cas de retard dans le déroulement des travaux.

16.128 L'une des méthodes employées pour déterminer l'incidence de ces problèmes sur l'exécution du contrat est la comparaison des coûts estimatifs de réalisation des travaux et des coûts visés à l'origine. En janvier 1988, la MAS estimait que les coûts pour terminer les six premières frégates dépasseraient les coûts visés, mais non le prix plafond, d'environ 10 p. 100 ou 235 millions de dollars.

16.129 De la même manière, le rendement actuel, dans le cas du projet MNCT, indique des difficultés continuelles à respecter le calendrier prévu. Le MAS prévoit maintenant dans son rapport de projet de mars 1988 un dépassement possible des coûts visés, parce que l'entrepreneur utilise plus de ressources en tentant de compenser un retard de quatre à six mois par rapport à l'acceptation provisoire du premier navire. Cependant, le 20 juillet, le ministère nous a fait savoir que selon lui, l'entrepreneur ne dépasserait pas le prix plafond. L'écart entre le coût réel et le prix plafond équivaudrait à environ les deux-tiers de la différence entres les coûts visés et les prix plafonds.

16.130 Rapports sur les projets. Nous avons noté avec satisfaction que le MAS a mis en oeuvre des méthodes pour faire rapport à la haute direction sur l'état des projets. Les rapports de cette nature, dont le but est de signaler à la haute direction les problèmes ou les questions auxquels le MAS doit faire face, fournissent ce genre d'information. Bien que les cadres du MAS aient exprimé dans les rapports de nombreuses préoccupations relativement à la gestion de projet, ils nous ont indiqué qu'il s'agit de problèmes courants auxquels on doit remédier lorsqu'on s'occupe de grands projets de la Couronne, et qu'on y voit. Mais nous craignons que le genre de difficultés qui se sont manifestées jusqu'à présent peuvent facilement entraîner l'indexation ou le dépassement des coûts vers la fin du projet. Toutefois, le MAS nous a assurés que dans le cas des deux projets, soit MNCT et FCP, les travaux seront achevés bien en deçà du prix plafond.

16.131 Lorsque les entrepreneurs principaux de grands projets de la Couronne attribuent une partie importante des travaux à des sous-traitants, en régime de concurrence, le rôle des vérificateurs indépendants des marchés du MAS devrait comprendre l'étude des méthodes utilisées par l'entrepreneur principal afin de s'assurer que ces marchés de sous-traitance ont réellement été attribués en régime de concurrence.

16.132 Le MAS devrait effectuer sans délai les vérifications relatives aux marchés non concurrentiels et à frais remboursables, des grands projets de la Couronne, y compris les travaux exécutés en sous-traitance et les transactions importantes avec les fournisseurs.

16.133 Le MAS et le MEIR devraient s'assurer du respect complet des exigences contractuelles relatives aux retombées économiques pour l'industrie.

Commentaire du ministère

La vérification des marchés effectuée actuellement par le ministère continue de protéger l'État; elle fait en sorte que les coûts et les marges bénéficiaires des entrepreneurs soient justes et raisonnables. Dans le cadre de l'administration ordinaire des marchés, le ministère effectue un examen dont le but est d'évaluer l'étendue de la vérification et le champ d'application des travaux, et de déterminer si cela conviendra à l'avenir. Des changements suivront si l'étude montre qu'ils sont nécessaires.

Nous avons pu obtenir de l'information sur les résultats de la vérification des coûts, ce qui nous a aidés à prendre des décisions relativement à nos travaux de vérification. Il se fait, au ministère, une révision continuelle des systèmes d'information de gestion et, au fur et à mesure que ce système prendra de l'ampleur, nous y incorporerons les suggestions qu'a faites le vérificateur général.

Nous continuerons de mettre l'accent sur le besoin de donner promptement suite aux constatations des vérificateurs. Le Bureau des services de vérification recevra régulièrement l'information voulue.

Selon le ministère, la politique actuelle en matière de comptabilité analytique donne les lignes directrices à suivre relativement aux marchés au Canada. Le MAS exerce toujours une surveillance dans ce domaine et émet des bulletins d'interprétation à l'intention des agents des achats, selon les changements apportés. Ces lignes directrices permettent au ministère de refuser des coûts non fondés et très peu de fausses interprétations ont été faites au cours des années. Contrairement à ce qui se fait aux États-Unis, nous n'exigeons pas des entrepreneurs qu'ils dévoilent leurs méthodes de comptabilité analytique. Nous faisons un examen des systèmes de comptabilité analytique dans tous les cas de marchés non concurrentiels.

Pour ce qui est du domaine de la réparation et de la révision, le MAS a mis sur pied et à l'essai le Projet des systèmes de soutien des achats (SSA). Il examinera la possibilité de l'utiliser pour saisir l'information sommaire sur le rendement des entrepreneurs et en faire rapport. Il examinera également le secteur de la vérification des marchés à taux fixe par période, et modifiera, s'il y a lieu, la politique et les méthodes qui s'y rapportent.

Quant aux grands projets de la Couronne, le Bureau de projets chargé de gérer chaque projet examine, au besoin, afin de protéger les intérêts de l'État, les procédés de sous-traitance qu'utilise l'entrepreneur principal. Les personnes de l'extérieur qui effectuent une vérification des coûts ne sont pas en mesure de faire ce genre de travail; le MAS a donc recours à des agents des achats qui connaissent tous les aspects du travail ainsi que le milieu des fournisseurs. En outre, le Bureau de projets doit être d'accord avec les importants marchés de sous-traitance avant que ceux-ci ne soient attribués.

Lorque le MAS a recours au Defense Contract Audit Agency des États-Unis pour effectuer une vérification auprès de certains entrepreneurs, l'accumulation de travail au sein de cet organisme peut entraîner des retards pouvant aller jusqu'à trois ans. L'État est en mesure de recouvrer des trop-payés de plusieurs façons. La vérification de grands projets de la Couronne commence dès qu'il s'est écoulé suffisamment de temps pour permettre d'obtenir des résultats significatifs. Par exemple, la vérification du projet MNCT a débuté moins d'un an après la signature du marché. Le MAS continuera de voir à ce que toutes les vérifications nécessaires se fassent au moment voulu.

En ce qui concerne les exigences contractuelles relatives aux retombées économiques pour l'industrie, le ministère, conjointement avec le ministère de l'Expansion industrielle régionale, continuera de les faire respecter.