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Inscription comme fournisseur
En tant que fournisseur, vous avez deux moyens de vous renseigner sur les occasions de faire affaire avec le gouvernement fédéral. Vous pouvez vous tenir au courant des occasions qui sont affichées par le service électronique d'appels d'offres, le MERX. Vous pouvez également vous inscrire à des bases de données que les acheteurs utilisent pour trouver des sources d'approvisionnement pour les produits et services qu'ils achètent.
Pourquoi s'inscrire comme fournisseur?
En général, les acheteurs du gouvernement fédéral utilisent le MERX pour des besoins et des achats ayant une valeur monétaire élevée et assujettis à l'un ou l'autre des accords commerciaux (voir Accords commerciaux).
Pour les achats de faible valeur monétaire, ils utilisent les annuaires téléphoniques et les répertoires commerciaux ainsi que les bases de données développées par leurs ministères. En septembre 1999, toutefois, Accès entreprises Canada a lancé une nouvelle base de données sur les fournisseurs inscrits qui peut être utilisée par tous les acheteurs du gouvernement fédéral.
Le service de Données d'inscription des fournisseurs (DIF)
La nouvelle base de données, le service de Données d'inscription des fournisseurs (DIF), est un répertoire de fournisseurs qui veulent faire affaire avec le gouvernement fédéral. Avant la mise en place du service DIF, les fournisseurs devaient s'inscrire à diverses bases de données tenues par différents ministères ou organismes du gouvernement fédéral. Ils devaient remplir des formulaires qui leur étaient envoyés par fax ou par courrier. Avec DIF, ils peuvent s'inscrire par Internet sans devoir communiquer avec un représentant d'Accès entreprises Canada. Toutefois, les fournisseurs qui n'ont pas accès à Internet peuvent quand même contacter Accès entreprises Canada pour s'inscrire (voir ci-dessous).
DIF est une base de données pangouvernementale accessible à tous les acheteurs et les agents d'administration du gouvernement fédéral, de sorte que les fournisseurs n'ont qu'à s'inscrire une fois pour que les acheteurs puissent avoir accès à leur information.
Comment les systèmes de TPSGC sont-ils connectés au système DIF?
Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC), la plus importante organisation d'achat du gouvernement fédéral, utilise maintenant DIF comme lien avec ses propres bases de données. Lorsque vous vous inscrivez à DIF, l'information est disponible aux diverses bases de données utilisées par le Ministère, selon le type de produits ou de services que vous offrez :
- SIF (Système d'information sur les fournisseurs) : Cette base de données sert à déterminer les sources d'approvisionnement pour la plupart des produits et services. Les acheteurs peuvent utiliser le SIF pour produire des listes de fournisseurs qui seront invités à soumissionner certains marchés de biens ou de services de faible valeur monétaire.
Il est à noter que les services professionnels sont généralement achetés par chaque ministère, souvent par l'entremise du MERX. Pour en savoir davantage sur la façon de promouvoir des services professionnels, voir Comment promouvoir vos biens et services.
- SELECT contient une liste des entreprises du secteur immobilier présélectionnées (par exemple des entrepreneurs dans le domaine de l'architecture, de l'ingénierie et de la construction), classées selon leur domaine d'expertise et les services qu'elles offrent. Lorsqu'un besoin pour ce genre de services se présente, SELECT associe ce besoin aux entreprises qui possèdent l'expertise requise, qui sont situées dans un secteur géographique donné et qui ont le moins de points d'option. Selon la nature du besoin, une seule entreprise pourra accepter ou refuser d'exécuter les travaux, ou plusieurs entreprises pourront avoir l'occasion de soumissionner ce besoin.
Les entreprises et les personnes qui désirent s'inscrire à SELECT devront au préalable avoir un Numéro d'entreprise - approvisionnement (NEA), qu'elles peuvent obtenir en s'inscrivant au service Données d'inscription des fournisseurs (DIF).
Les bureaux régionaux de TPSGC utilisent le plus ces bases de données pour les besoins de faible valeur tandis que les services d'achat du Ministère à l'administration centrale les utilisent de moins en moins, puisqu'ils ont davantage recours au MERX.
Qu'en est-il des connections à d'autres bases de données du gouvernement?
Accès entreprises Canada collaborera avec d'autres ministères et organismes pour relier l'information comprise dans DIF aux listes et bases de données de ceux-ci. Entre-temps, leurs acheteurs peuvent utiliser DIF comme solution de rechange ou pour compléter leurs systèmes existants.
Que faut-il savoir sur l'inscription?
Il y a plusieurs choses que vous devez savoir lorsque vous vous inscrivez comme fournisseur auprès du gouvernement fédéral :
- Une fois inscrit à DIF, des renseignements supplémentaires peuvent être requis pour les autres systèmes. La quantité et le type de renseignements dépendront des besoins d'un ministère ou d'un service d'achat et de la nécessité ou non de préqualifier les entreprises avant que leur inscription soit considérée comme complète. Pour de nombreux produits et services, toutefois, l'information comprise dans DIF est suffisante.
- L'inscription à DIF et à d'autres bases de données n'est qu'une étape du processus. Ce n'est pas parce que vous êtes inscrit qu'on vous attribuera automatiquement un marché. Vous devez faire connaître votre entreprise ainsi que vos biens ou vos services auprès de personnes-ressources dans les ministères (voir Comment promouvoir vos biens et services). Celles-ci pourront vous proposer comme fournisseur, ce qui vous donnera peut-être l'occasion de déposer une soumission.
- Veillez à mettre à jour les renseignements que vous avez fournis. Si vous changez de raison sociale ou d'adresse ou que vous modifiez votre gamme de produits ou vos services, modifiez les renseignements dans DIF.
- Lorsque vous recevez une invitation à soumissionner, donnez-y suite. Vous n'êtes pas obligé de soumissionner, mais vous devriez faire connaître au ministère les raisons pour lesquelles vous ne le faites pas. De cette façon, vous ferez savoir à l'acheteur que vous pouvez toujours fournir les produits ou services en question mais que vous n'êtes pas en mesure de déposer une soumission à ce moment-ci.
Renseignements supplémentaires
Pour obtenir de plus amples renseignements sur les listes de fournisseurs, les bases de données ou le DIF, veuillez
communiquer avec le :
Accès entreprises Canada
Portage III, 6C1
Gatineau (Québec) K1A 0S5
Courriel : ncr.contractscanada@pwgsc.gc.ca
Téléphone : 1-800-811-1148
Télécopieur :(819) 956-6123
ou avec le bureau de TPSGC de votre localité.
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