Éléments d'action recommandés |
Réponse de la direction |
Responsabilité première |
| 1. Uniformité d'une province à l'autre
-des examens officiels et fondés sur des documents des états financiers devraient avoir lieu dans toutes les provinces
-un examen officiel et fondé sur des documents des plans de fonctionnement devrait avoir lieu dans toutes les provinces
-il faudrait effectuer des visites dans chaque SADC à des fins de contrôle et de surveillance (d'après les évaluations des risques des SADC) | D'accord. Le Guide d'administration du Programme de développement des collectivités [CF Program Administration Handbook] a été distribué aux bureaux régionaux de DEO. Politique de DEO – Contributions aux SADC, IFE et OFVE deviendra le document de base pour assurer l'uniformité entre les Régions de DEO. Les meilleures pratiques des bureaux régionaux du Ministère seront adoptées, le cas échéant, dans l'ensemble de l'Ouest. |
DEO-Partenariats de services / DEO-Opérations régionales
Échéance :
En cours
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2. Rapport de conformité du vérificateur
-revoir l'utilisation des déclarations de conformité |
D'accord. Dans le cadre de l'examen des accords de contribution types existants, DEO discutera avec les représentants des SADC des diverses options possibles pour clarifier les déclarations de conformité et en améliorer l'utilisation. |
DEO-Partenariats de services
Échéance :
31 mars 2004
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3. Rapports trimestriels sur le rendement
-revoir l'objet et le contenu de ces rapports | D'accord. DEO examinera et renoncera pour le reste de l'exercice 2003-2004 aux exigences en matière de rapports pour certaines mesures de rendement précises (p. ex., estimation du nombre d'emplois créés grâce aux services aux entreprises, distinction entre les prêts aux nouvelles entreprises et aux entreprises déjà existantes, etc.). Cette mesure provisoire permettra de réduire les exigences imposées aux SADC en matière de rapports en attendant un examen plus complet des mesures de rendement. |
DEO-Partenariats de services
Échéance :
31 mars 2004 |
Par la suite, DEO examinera en collaboration avec les associations de SADC les mesures existantes, à l'aide d'un ensemble de critères, afin de déterminer la fréquence et le contenu des rapports exigés. Ce processus inclura l'examen de la logique du Programme, ainsi que de la mesure du rendement et du cadre de présentation des rapports de DEO, qui sont actuellement en cours d'élaboration. Cet examen aura lieu en même temps que le renouvellement des accords de contribution et permettra de s'assurer que les résultats visés (tels que décrit dans les accords et les plans d'activité annuels) s'harmonisent aux exigences en matière de rapports sur le rendement, comme il convient. |
DEO-Partenariats de services / DEO-Opérations régionales
Échéance :
31 mars 2004
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DEO examinera la faisabilité de l'automatisation des processus de rapports sur le rendement d'ici au 31 mars 2004. Si l'automatisation est mise en place, DEO travaillera en collaboration avec les réalisateurs du logiciel tiers de gestionnaire client utilisé par les SADC afin de s'assurer que le module de génération des rapports de rendement du logiciel est conforme aux exigences de DEO. |
DEO- Direction générale de la gestion de l'information et de la technologie
Échéance :
31 mars 2004 |
| L'utilisation de rapports trimestriels sur le rendement en tant qu'outil de suivi sera examinée, en tenant compte des meilleures pratiques régionales, telles que l'utilisation par la Région de la C.-B. d'un outil d'analyse des écarts. |
DEO-Partenariats de services / DEO-Opérations régionales
Échéance :
31 mars 2004 |
| 4. Politiques des SADC
-étant donné que toutes les ententes de DC se terminent le 31 mars 2004, il faut revoir les politiques de chaque SADC dans le cadre du processus de renouvellement
| D'accord. DEO, en consultation avec les associations de SADC, élabore des normes minimales pour les politiques des sociétés (protection des renseignements personnels et accès à l'information, RH, fonds d'investissement, conflits d'intérêt) permettant le plus de souplesse possible quant à leur mise en oeuvre au niveau local, dans les SADC. |
DEO-Partenariats de services / DEO-Opérations régionales
Échéance :
31 mars 2004
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Garantir le respect de normes minimales par chacune des SADC. |
DEO-Opérations régionales
Échéance :
En cours |
| 5. Amélioration des documents en dossier
-l'amélioration des documents en dossier permettrait aux personnes ayant des responsabilités en matière de surveillance de contrôler le travail des subalternes et de faciliter la transition si de nouveaux agents de projet sont affectés à la surveillance des SADC.
| D'accord. Les gestionnaires du programme régionaux de DEO discuteront de cette question avec le personnel et mettront immédiatement en place une nouvelle ligne de conduite. |
DEO-Opérations régionales Échéance :
30 septembre 2003 |
