DESCRIPTION |
OBSERVATIONS |
RECOMMANDATIONS |
RÉPONSE DE LA DIRECTION |
Délégation des pouvoirs financiers |
La délégation des pouvoirs financiers a été approuvée pour la dernière fois en 1997. La politique du CT requiert au minimum un examen et une mise à jour annuels de tous les pouvoirs délégués. |
Présenter à la première occasion le document approprié relatif à la délégation des pouvoirs financiers à la SM et au Ministre pour approbation. |
Un tableau de délégation des pouvoirs révisé et approuvé a été émis le 8 mars 2004.
SUIVI : Directeur général, Finances
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Comité d'examen des marchés (CEM) |
Établissement par la SM et le Comité exécutif d'un Comité d'examen des marchés sous la présidence de la SMA d'Ottawa – considéré comme une meilleure pratique. |
Obtenir des clarifications quant aux exigences du CT voulant que le comité soit présidé par un agent financier principal ainsi que sur les recommandations relatives à sa composition. |
Comité d'examen des marchés composé de la SMA, Ottawa, du DG, Finances et du DG, Services ministériels.
SUIVI : SM et Comité exécutif
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Mandat du CEM et rapport au Comité exécutif |
Mandat du CEM non corroboré par une évaluation des risques des activités de passation des marchés de DEO, ni par un examen du processus de passation des marchés. |
Nommer un analyste du CEM qui fournira au CEM les analyses et le soutien nécessaires.
Rapport régulier du CEM au Comité exécutif.
Réaliser une évaluation des risques des activités de passation des marchés qui sera examinée par le CEM et le Comité exécutif. |
Le directeur, Administration intégrée examine toutes les propositions de marché non concurrentielles, soumet des recommandations au CEM et maintient un registre pour les rapports au Comité exécutif.
Le CEM adoptera une démarche axée sur le risque pour l'examen des marchés et les rapports au Comité exécutif.
Une Direction de la vérification et de l'évaluation, actuellement responsable de l'évaluation du risque pour le Ministère.
SUIVI : Directeur général, Services ministériels
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Communication du mandat du CEM et conseils sur la passation des marchés |
Plusieurs membres du personnel ignorent le mandat du CEM.
Fournir aux employés davantage de renseignements qui font autorité sur le processus de passation des marchés. |
Créer une section « Contrats et approvisionnement » sur le site intranet de DEO.
Séance de travail annuelle pour les administrateurs des marchés en vue de partager les meilleures pratiques et d'informer sur les enjeux actuels quant à la passation des marchés. |
Section « Contrats » disponible sur le site intranet de DEO mais nécessite une mise à jour. Sera mise à jour d'ici au 1 er juin 2004.
SUIVI : Directeur général, Services ministériels
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Formation |
Une formation sur l'administration des marchés a été offerte à DEO en 2002, par FPC, mais les vérificateurs sont incapables d'évaluer si la formation a été appropriée et si elle a été reçue par les personnes concernées. |
Fournir en temps utile une formation à tous ceux impliqués dans le processus de passation des marchés.
Envisager de limiter l'exercice des pouvoirs de passation des marchés tant qu'une formation appropriée n'a pas été reçue. |
Cours sur la passation des marchés pour les autorités contractantes, les agents de révision des contrats et tous les membres de la direction et du personnel impliqués dans le processus de passation des marchés. Matériel didactique fourni à tous les participants.
Un suivi des délégations sera effectué et des restrictions imposées au besoin.
SUIVI : Directeur général, Services ministériels
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Suivi des rapports de vérification interne antérieurs |
La politique du CT requiert des administrateurs généraux la mise en place de systèmes de contrôle afin de s'assurer que les plans d'action de la direction établis en réponse aux observations de la vérification interne sont mis en oeuvre de façon réussie. |
S'assurer qu'un système de contrôle a été mis en place pour vérifier la réussite de la mise en oeuvre des plans d'action de la direction en réponse aux observations de vérification. Le plan d'action devrait inclure des recommandations relatives à la vérification interne de 1997. |
Les recommandations ont été mises en place.
La Vérification et l'évaluation de DEO mettra en place au cours des prochains 18 mois un examen des systèmes de suivi des réponses et des actions de la direction.
SUIVI : Directeur général, Services ministériels
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Intégrer les plans de passation des marchés aux priorités ministérielles et au cadre de planification |
La planification des futures passations de marché devrait être intégrée au processus de planification ministériel en vue de faciliter la réalisation des buts et des objectifs du programme. |
Établir des normes de service ministérielles pour diverses options de contrats, définir les rôles et responsabilités des clients et des fournisseurs de services, et communiquer ces informations.
Une copie de ce document sera remise au CEM. |
Accepté – sera fait d'ici au 1 er juin 2004.
Sera inclus dans le « Manuel à l'intention des gestionnaires » qui devrait être finalisé d'ici l'automne 2004.
SUIVI : Directeur général, Services ministériels
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Offres à commande/ Accords d'approvisionnement |
L'offre à commande consiste en une offre d'un fournisseur pour fournir des biens ou des services à un prix prédéterminé conformément à des modalités préétablies.
L'accord d'approvisionnement consiste en une entente entre TPSGC et des fournisseurs pour fournir une gamme de biens ou de services soumissionnables selon les besoins des divers ministères. |
Revoir les activités de passation des marchés de DEO sur une période suffisamment longue afin de déterminer s'il existe des possibilités quant à l'établissement d'accords d'approvisionnement ou d'offres à commande. |
Un accord d'approvisionnement a été mis en place pour la Direction de la vérification et de l'évaluation et pour la Direction générale de la politique ministérielle – considérés comme des « meilleures pratiques ».
Le directeur, Administration examinera les registres des contrats en vue de définir les tendances et les possibilités. Un rapport sera remis au CEM d'ici l'automne 2004.
SUIVI : Comité d'examen des marchés
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Fractionnement des marchés |
Les marchés et les modifications de marché ne doivent pas être fractionnés dans le but de contourner les règlements du CT régissant la passation de contrats. L'examen indique la présence éventuelle d'un certain niveau de fractionnement. |
Sous la direction du CEM, le directeur, Administration devra revoir tous les contrats afin de s'assurer que le Ministère respecte l'esprit et l'intention des règlements du CT régissant la passation de contrats en matière de fractionnement des marchés. |
Les gestionnaires régionaux, Finances et Services ministériels, recevront la consigne de respecter les directives du SCT et d'éviter le fractionnement des marchés.
SUIVI : Directeur général, Services ministériels
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Contrôle/suivi du processus d'examen des contrats |
Chaque région tient son propre registre de marchés (sous forme de chiffrier électronique) puisque cette fonction n'est pas disponible sur le GX.
Les agents administratifs utilisent les chiffriers électroniques pour enregistrer les données sur les marchés requises pour l'AIPRP, pour les rapports annuels aux organismes centraux et pour les rapports ad hoc.
Les chiffriers diffèrent d'une région à l'autre. |
Toutes les présentations au CEM devraient être acheminées à l'analyste du CEM, qui communiquera au bureau d'origine les décisions du CEM.
L'analyste du CEM devra maintenir un registre des décisions du CEM.
La Direction de la vérification et de l'évaluation devrait effectuer un suivi afin de s'assurer que le CEM reçoit tous les contrats à revoir dans le cadre de son mandat et que ses décisions sont mises en place. |
Le directeur, Administration revoit toutes les propositions de marché dans le cadre du mandat du CEM et soumet ses observations et recommandations au CEM. Le directeur est aussi responsable de communiquer les décisions et les observations au personnel affecté à la négociation des contrats.
La Direction générale tient un registre pour enregistrer les contrats et faire le suivi des processus; des mesures seront prises pour s'assurer que les registres respectent les exigences d'examen de Vérification et évaluation.
SUIVI : Comité d'examen des marchés
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Rapport annuel sur les achats |
Ce rapport est préparé par TPSGC en se basant sur les informations préparées et soumises par le Ministère. L'information utilisée par le Conseil du Trésor et d'autres entités n'est peut-être pas exacte. |
L'information contenue dans le rapport annuel sur les achats du Conseil du Trésor reflète adéquatement la situation de DEO. |
Un chiffrier électronique incluant toutes les données requises pour le rapport annuel sur les acquisitions a été créé et distribué à tous les bureaux de DEO afin d'être utilisé pour l'enregistrement des données sur les marchés à partir de l'A/C 2004.
SUIVI : Directeur général, Services ministériels
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Contrats verbaux |
Il existe un certain nombre de contrats pour lesquels l'agent contractuel a débuté le travail avant la date officielle de début du contrat. De tels contrats ont force obligatoire mais sont risqués.
Les règlements du CT régissant la passation de contrats requièrent que les conditions de tout contrat émis soient formulées par écrit et autorisées par une personne détenant les pouvoirs nécessaires. |
Des mesures doivent être prises afin d'encourager davantage le respect de la Politique des marchés, et des démarches doivent être entreprises auprès des personnes qui ne se conforment pas de façon répétée à ladite politique. |
Accepté.
Le président du CEM émettra une directive à l'intention des autorités contractantes les incitant à s'abstenir d'un tel comportement.
Une formation a en 2002 abordé spécifiquement le sujet de l'approbation « rétroactive » de contrats.
Le directeur, Administration effectuera un suivi et fera rapport au CEM. Le CEM recommandera des mesures appropriées selon les résultats.
SUIVI : Directeur général, Services ministériels
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Demandes d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels (AIPRP) |
DEO reçoit un certain nombre de demandes AIPRP relatives à ses contrats.
TPSGC publie la liste de tous les marchés de l'État sur le site Web de Contrats Canada. |
Examiner les options permettant de rendre accessibles les renseignements sur les activités de passation des marchés de DEO, p. ex.. afficher la liste de tous les contrats de DEO sur le site Web de Contrats Canada ou sur le site intranet du Ministère. |
DEO suivra l'exemple du CT et affichera tous les contrats de plus de 10 000 $.
SUIVI : Directeur général, Services ministériels
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Relations employeurs-employés |
L'existence de relations employeurs-employés peut être déterminée par l'application d'un certain nombre de tests définis par la common law.
Un grand nombre des contrats de DEO possèdent plusieurs des caractéristiques associées aux relations employeurs-employés. |
Les relations employeurs-employés potentielles devraient être identifiées et portées à l'attention des initiateurs des marchés en vue d'y apporter les mesures correctives nécessaires. |
Accepté.
Une formation a en 2002 porté spécifiquement sur le critère « employeur-employé ».
Des mesures ont été prises pour mettre fin aux contrats présentant une possibilité de relations employeurs-employés et recourir à une embauche pour une période déterminée ou temporaire lorsque nécessaire.
L'adresse de la page Web de l'Agence du revenu du Canada sur laquelle sont présentées les caractéristiques des relations employeurs-employés a été communiquée à tous les gestionnaires régionaux, Finances et Services ministériels. |
