Le ministère des Services aux collectivités, aux Autochtones et aux femmes (le MSCAF) devrait s'assurer que tous les dossiers de l'ingénieur se rapportant à une évaluation de projet sont mis à jour et sont versés dans le dossier principal de projet ou bien renferment des correspondances avec le dossier principal de projet .

Autant qu'il est possible, le MSCAF s'efforce de s'assurer que tous les rapports des consultants et documents semblables sont versés dans les dossiers de programme. Dans certains cas, en raison de la taille des documents, ils sont stockés séparément.

MSCAF

Date d'achèvement prévue:
En cours jusqu'au 30 juin 2005 (date limite de l'approbation des projets fixée pour le programme)

Le MSCAF devrait veiller à ce que tous les dossiers de projet renferment une copie du formulaire de classement prioritaire composé.

Pour les futurs programmes d'infrastructures, le ministère des Petites entreprises et du Développement économique (le MPEDE) et le MSCAF devraient fonder leur classement sur le même barème afin d'éviter les éventuels malentendus concernant le classement des projets.

Les classements prioritaires composés sont conservés sur un fichier électronique auquel peut accéder tout le personnel. Ils sont imprimés et versés dans le dossier lorsque le processus technique de classement est terminé et que le projet est choisi pour examen par le secrétariat mixte.

Les projets écologiques sont notés sur 100, et il est donc facile de comprendre la pondération pertinente des critères du programme. La notation des projets « non écologiques » a été récemment modifiée, de telle sorte qu'ils sont eux aussi notés sur 100.

MSCAF et MPEDE

Date d'achèvement prévue:
Les dossiers complétés pour février 2004 sont mis à jour tel que requis et tous les projets classés « autres » ont été reclassifiés sur 100 à l'aide du formulaire révisé.

Le comité de gestion devrait tout mettre en oeuvre pour réduire le délai qui s'écoule entre la date de la proposition et la date de son approbation par le comité de gestion.

S'il y a eu un délai entre la réception des propositions et la première approbation des projets, c'est en raison d'un changement de gouvernement provincial, et parce qu'un examen essentiel ministère par ministère doit avoir lieu avant toute approbation de projet. La plupart des propositions ne sont pas complètes, ce qui oblige le personnel, durant le contrôle préalable, à communiquer avec le promoteur pour obtenir des renseignements additionnels.

MSCAF, DEO et MPEDE

Date d'achèvement prévue:
On encourage constamment les participants a fournir des informations complètes; un plus grand nombre d'employés a été affecté à court terme pour accélérer l'évaluation des projets, le processus se poursuivra jusqu'à ce que tous les fonds du programme soient entièrement engagés (prévu pour l'été 2004).

Le comité de gestion et le MPEDE devraient s'assurer que toutes les décisions concernant les projets de la catégorie « autres » sont suffisamment étayées dans les dossiers de projet et les procès-verbaux des réunions.

Le comité de gestion devrait s'assurer que seuls les projets qui répondent aux critères de présentation sont proposés et approuvés comme projets admissibles.

Tous les projets qui sont présentés par les coprésidents fédéral et provincial répondent aux critères de présentation. Les projets approuvés pour un financement dans la catégorie « autres » sont tous des priorités fédérales et provinciales et répondent aux exigences du programme. À mesure qu'évolue le programme, on s'efforce de s'assurer que les décisions de financement sont saisies avec exactitude dans les dossiers de projet ainsi que dans les procès-verbaux du secrétariat mixte et du comité de gestion.

MSCAF, MPEDE et DEO

Date d'achèvement prévue:
En cours jusqu'au 30 juin 2005 (date limite de l'approbation des projets).

Le MPEDE devrait s'assurer que chaque dossier de projet renferme une copie du rapport sommaire du dossier de synthèse du comité de gestion, avec les signatures d'approbation.

Le MPEDE est d'accord. Tous les dossiers des projets approuvés de la catégorie « autres » renferment maintenant une copie du rapport sommaire du dossier de synthèse, dûment signée.

MPEDE

Date d'achèvement prévue:
Janvier 2004

L'attestation de l'approbation du Conseil du Trésor élargi devrait figurer dans les dossiers de projet provinciaux.

La province se fonde sur les déclarations de nos collègues fédéraux à DEO pour s'assurer qu'ils se sont conformés à toutes les procédures fédérales applicables pour l'approbation des projets en vue d'un financement.

La base de données du SPGII donne le détail de la date des approbations du Conseil du Trésor élargi pour les projets qui requièrent cette approbation.

DEO

Date d'achèvement prévue:
DEO a fourni au MSCAF les copies de la documentation fédérale du Conseil du Trésor pour les dossiers du projet.

Le comité de gestion devrait suivre et documenter les décisions entraînant des attributions de financement qui diffèrent des cibles fondées sur la population.

Le comité de gestion devrait développer et appliquer un processus permettant d'approuver davantage de projets de la catégorie « autres » et de s'assurer que ces projets sont commencés dans un délai raisonnable.

En vertu de l'accord, les améliorations écologiques du rendement énergétique et des réseaux d'égout et d'adduction d'eau qui seront apportées aux édifices des administrations locales sont la priorité du programme. En conséquence, l'objectif du programme est d'approuver ces projets d'abord. Depuis la période visée par l'examen, des progrès ont été accomplis dans la catégorie « autres ».

MPEDE

Date d'achèvement prévue:
Des progrès continus sont réalisés et les décisions de financement pour la catégorie des projets « autres » devraient être terminées (fonds entièrement engagés ) d'ici l'été 2004.

Le Comité de gestion devrait documenter le processus décisionnel pour valider le financement attribué aux diverses priorités prévues par l'accord, surtout lorsque des fonds n'ont pas été approuvés pour une catégorie particulière.

L'accord prévoit qu'au moins 75 p. 100 des crédits seront alloués à la catégorie écologique. Par conséquent, un maximum de 25 p. 100 des fonds sera alloué à la catégorie « autres ». Ces pourcentages sont constamment suivis, et sont commentés à chaque réunion du comité de gestion.

MPEDE

Date d'achèvement prévue:
Des rapports suivis sont présentés à l'égard des objectifs ruraux et écologiques à chaque réunion du comité de gestion.

Les réunions du comité de gestion devraient avoir lieu régulièrement pour que les projets soient approuvés en temps opportun.

Les réunions du comité de gestion ont lieu lorsque des ensembles de projets sont prêts à être examinés.

MPEDE et DEO

Date d'achèvement prévue:
S/O

Le MSCAF et le MPEDE devraient élaborer et appliquer un processus permettant le suivi des projets approuvés et préciser un délai de signature des contrats après l'approbation donnée par le comité de gestion et l'exécution satisfaisante de l'évaluation environnementale. Ce délai devrait être communiqué au bénéficiaire dans la lettre d'adjudication, afin que les marchés puissent être finalisés rapidement. Si le bénéficiaire ne peut respecter la date limite, les fonds devraient être reprofilés et retournés au Programme pour attribution à un autre projet.

Il y a des délais entre les approbations et les annonces, lesquelles sont le moyen principal d'informer le bénéficiaire du financement. Aucun marché n'est conclu tant que l'annonce publique n'a pas été faite. Les coprésidents du comité de gestion examinent aujourd'hui cette politique administrative.

Le MPEDE exige du bénéficiaire qu'il signe d'abord, ce qui garantit la conclusion rapide du marché.

Les marchés portant sur les projets écologiques sont conclus aussitôt que possible après la réception des mesures d'atténuation environnementale, ou confirmation que le projet figure sur la liste d'exclusion. La préparation du marché demande du temps, et d'autres détails, par exemple les conditions imposées au niveau provincial, doivent aussi figurer dans le marché, en plus des mesures d'atténuation environnementale. Le MSCAF compte un employé qui s'occupe de la préparation des marchés, et cet employé exerce aussi d'autres fonctions rattachées au programme.

La section 1c du contrat entre le promoteur et le MSCAF oblige le promoteur à assurer la vérification du début de la construction physique d'un projet avant une date précise. Cette date doit en général tomber au moins six mois après la date indiquée dans la section 1a (le début de la construction physique). La date indiquée dans la section 1(a) est arrêtée après discussion avec le promoteur, afin qu'elle concorde à la fois avec les lignes directrices du programme et avec le calendrier de construction du promoteur. Le MSCAF surveille la vérification de la date et assure le suivi auprès des administrations locales qui n'ont pas débuté les travaux de construction, afin d'en connaître la cause.

MPEDE et DEO

Date d'achèvement prévue:
La demande d'informer les bénéficiaires de l'approbation des projets avant d'en faire l'annonce publique est actuellement examinée par les ministres.

Le MSCAF et le MPEDE devraient songer à envoyer une lettre de suivi aux bénéficiaires afin de préciser les procédures qui devraient être observées pour les modifications apportées à l'étendue d'un projet, aux frais, aux dates, aux mouvements de trésorerie et autres ajustements.

De manière générale, il y a des cas limités où la province est disposée à envisager d'importantes modifications à l'étendue d'un projet approuvé. Des projets ont été retenus pour un financement au moyen de la matrice prioritaire composite, qui tient compte des priorités de la province au chapitre de son financement du programme. Le MSCAF croit que le projet devrait être exécuté tel qu'il a été approuvé, afin de régler le problème défini dans la proposition.

Les demandes de modifications mineures à l'étendue du projet et de modifications des échéances et de la trésorerie sont étudiées au cas par cas à mesure qu'elles sont reçues par le personnel du MSCAF.

Les modifications qui visent l'étendue d'un projet sont examinées minutieusement pour faire en sorte que les volets d'un projet qui présentent une priorité provinciale élevée soient achevés avant les volets dont la priorité provinciale est faible. Les modifications qui concernent la trésorerie ne seront apportées que si elles s'accordent avec l'allocation budgétaire annuelle du ministère et avec les échéances du programme.

Nous avons élaboré une procédure d'ajustement des projets, qui permet de résumer les modifications demandées et de les transmettre au MPEDE et à DEO.

MPEDE, MSCAF et DEO

Date d'achèvement prévue:
Le processus d'ajustement des projets est continuellement raffiné pour tout le programme.

Le PICC-B devrait s'assurer que les demandes de règlement sont vérifiées aussitôt que possible dans la procédure de demande de règlement, afin que les bénéficiaires ne soient remboursés que des coûts admissibles, étant donné que des pièces justificatives détaillées (factures) ne sont pas présentées avec chaque demande de règlement.

Ni le MPEDE ni le MSCAF n'ont la capacité de revoir et de stocker des factures. Le nombre de factures se rapportant à un projet de plusieurs millions de dollars peut être considérable, et il n'existe pas assez de ressources permettant d'entreprendre l'examen d'un tel nombre de documents. Le MPEDE et le MSCAF ont besoin de feuilles de grand livre indiquant le type de dépenses et les dates d'engagement et de paiement. On examine ces documents pour savoir si la dépense est admissible. Le formulaire de demande de règlement requiert la signature autorisée du bénéficiaire, attestant que la demande est conforme. Tous les contrats signés renferment une clause qui précise que les bénéficiaires d'un financement peuvent faire l'objet d'une vérification.

Le financement des projets écologiques est versé uniquement aux administrations locales de la Colombie-Britannique. Selon le Local Government Act et l'imminente Charte communautaire, les administrations locales sont sujettes à une vérification annuelle. Les demandes de règlement sont certifiées par deux fonctionnaires responsables de l'administration locale, à savoir le directeur financier et le chef de projet; les demandes de règlement doivent aussi être appuyées par un sommaire des factures réclamées.

Le plan annuel de vérification comprendra des vérifications individuelles, et c'est alors qu'aura lieu un examen de toutes les pièces et factures. De plus, au cours d'inspections sur place des projets, les factures sont passées en revue avec le bénéficiaire.

MPEDE, MSCAF et DEO

Date d'achèvement prévue:
Problème permanent pour toute la partie du programme administrant les risques et prenant en considération que le bénéficiaire principal du financement est un autre palier de gouvernement.

Le MSCAF et le MPEDE devraient élaborer et appliquer un processus permettant d'assurer le suivi des demandes trimestrielles de règlement des bénéficiaires qui ont signé des contrats.

En Colombie-Britannique, les administrations locales constituent un ordre distinct de gouvernement, et le personnel du programme ne peut forcer une administration locale à soumettre une demande de règlement si elle n'est pas disposée à le faire.

Les administrations locales sont priées de soumettre des demandes trimestrielles de règlement en même temps que les rapports trimestriels d'étape.

MSCAF et DEO

Date d'achèvement prévue:

Des paiements anticipés ont été faits par le MSCAF, sans l'approbation du comité de gestion. Le MSCAF devrait s'abstenir d'effectuer d'autres paiements anticipés, sans qu'il existe une politique ayant reçu l'approbation du comité de gestion.

Les pièces justificatives de ces paiements anticipés devraient être versées dans chaque dossier officiel de projet, au MSCAF.

Les paiements anticipés devraient être comptabilisés sous la rubrique du projet pertinent, dans les livres et registres provinciaux, afin que l'avance ainsi consentie soit déduite des demandes futures de règlement.

Il a été difficile pour le MSCAF de respecter les cibles de trésorerie fixées dans l'accord conclu entre le Canada et la Colombie-Britannique.

Dans la gestion du budget provincial du programme, le MSCAF est tenu d'atteindre deux objectifs différents : d'abord, s'assurer que les lignes directrices budgétaires provinciales et les cibles budgétaires du ministère sont observées et, deuxièmement, s'assurer que les dépenses du programme s'accordent avec les objectifs globaux du programme et avec nos obligations contractuelles.

Nombre des retards survenus dans les annonces et les approbations de projets étaient dus à des facteurs qui ne dépendaient pas de la volonté du MSCAF. Nous considérons que certains éléments de ce programme, en particulier en ce qui a trait au processus fédéral d'approbation, doivent être revus.

MSCAF et DEO

Date d'achèvement prévue:
En avril 2004 DEO a noté dans le SPGII les avances du MSCAF pour les projets approuvés.

Aucune politique requise puisque le MSCAF ne prévoit pas avancer des fonds pour les projets approuvés.

Le gouvernement provincial de la Colombie-Britannique devrait établir sa feuille de devis pour les coûts administratifs, obtenir l'approbation du comité de gestion et présenter dès que possible au gouvernement fédéral des demandes mises à jour.

Le gouvernement provincial est d'accord et il établira la feuille de devis avant la fin de l'exercice actuel.

MPEDE

Date d'achèvement prévue:
Février 2004

Le MSCAF et le MPEDE devraient élaborer et appliquer un processus formel permettant de donner suite rapidement aux modifications des exigences de trésorerie imposées aux bénéficiaires, avant l'approbation du projet et tout au long de son exécution.

Le MSCAF et le MPEDE sont d'accord et, en concertation avec DEO, ils ont élaboré un formulaire d'ajustement de projet qui sera utilisé lorsqu'il faudra modifier la trésorerie approuvée par le CG, soit parce qu'elle a expiré soit parce que le promoteur en a fait la demande.

MPEDE, MSCAF et DEO

Date d'achèvement prévue:
Affinage constant du formulaire et améliorations pour accélérer le processus.

Le MSCAF et le MPEDE devraient s'assurer que, pour chaque projet qui figure sur la liste d'exclusion en matière d'évaluation environnementale, une attestation est versée dans le dossier du projet en question.

Tous les dossiers contiennent une copie du document de synthèse qui a été approuvé par le comité de gestion. Ce document indique si un projet figurait sur la liste d'exclusion en matière d'évaluation environnementale. Si le document de synthèse dit qu'une évaluation environnementale est incomplète, les dossiers du MSCAF contiendront une copie du compte rendu de décision finale d'évaluation environnementale et/ou une confirmation de l'exclusion.

Nous nous en remettons aux déclarations de nos collègues fédéraux à DEO afin de nous assurer qu'ils se sont conformés à toutes les procédures fédérales applicables pour faire approuver des projets en vue d'un financement et pour nous informer des exigences de l'Agence canadienne d'évaluation environnementale (ACEE) pour un projet particulier.

La base de données du SPGII renferme le détail des exclusions dans la section « Évaluation environnementale ».

Des retards de mise en place du SPGII ont entraîné des doutes sur l'intégrité des données.

DEO

Date d'achèvement prévue:
Dès que les EE sont terminées, DEO en avise les ministères chefs de file (les décisions ne sont pas communiquées).

Le PICC-B devrait développer et appliquer un processus permettant de vérifier et de garantir la complétude et l'exactitude de toutes les données du SPGII.

Toute l'information du SPGII a été mise à jour et vérifiée en ce qui a trait aux propositions écologiques qui sont retenues pour des recommandations de financement.

Pour les autres propositions écologiques, il en est plusieurs dont seulement les grandes lignes ont été introduites dans le SPGII, pour les raisons indiquées dans le rapport de Conseils et Vérification Canada (CVC). Cette information est mise à jour au gré des circonstances, en fonction des ressources humaines à disposition.

MPEDE, MSCAF and DEO

Date d'achèvement prévue:
L'information sur les projets approuvés est mise à jour de façon continue.

Le gouvernement provincial devrait s'efforcer de trouver une solution offrant à tous les utilisateurs du MSCAF et MPEDE la pleine fonctionnalité du SPGII.

Nous avons travaillé avec la Direction générale des systèmes d'information, au MSCAF, pour trouver le moyen de rendre le SPGII plus utile pour les usagers du MSCAF. Nous avons aujourd'hui accès aux rapports spéciaux de l'Entrepôt de données, et un employé du MSCAF a été formé à la préparation de rapports spéciaux.

MPEDE and MSCAF

Date d'achèvement prévue:
En cours

Les ministères fédéral et provincial devraient élaborer une convention permettant de consigner dans la section « notes » du SPGII les constatations faites au cours de visites de chantiers. Lesdites constatations devraient être introduites dans le SPGII rapidement, à des fins de gestion des projets.

Le MSCAF et le MPEDE sont d'accord. Lors de la vérification, peu de projets avaient été approuvés et se trouvaient en marche. Les rapports des visites de chantier sont versés dans les dossiers des projets; ces rapports sont également partagés avec DEO, de même que les photographies disponibles.

MPEDE and MSCAF

Date d'achèvement prévue:
L'information est partagée et mise à jour régulièrement.

Le plan de communication devrait être finalisé et approuvé par le comité de gestion aussitôt que possible.

Le MSCAF et le MPEDE sont d'accord. Un plan de communication sera finalisé et approuvé avant la fin du présent exercice.

MPEDE, MSCAF et DEO

Date d'achèvement prévue:
Mars 2004

Le plan annuel de vérification devrait être finalisé et soumis à l'approbation du comité de gestion aussitôt que possible.

Les vérifications et visites de chantiers devraient être coordonnées entre le gouvernement fédéral et le gouvernement provincial afin de minimiser l'effet d'intrusion dans les affaires des bénéficiaires.

Le MSCAF et le MPEDE sont d'accord et finaliseront le projet de plan de vérification avant la fin du présent exercice.

MPEDE, MSCAF et DEO

Date d'achèvement prévue:
Février 2004

Pour des raisons de clarté, l'expression « date de début » devrait être définie dans la section « Définitions » du contrat passé avec le bénéficiaire.

La direction et le personnel du PICC-B devraient s'assurer que la bonne terminologie, accompagnée des définitions requises, est utilisée correctement afin d'éviter la confusion ou d'éventuels malentendus concernant l'admissibilité des frais réclamés.

Le MPEDE et le MSCAF sont d'accord et ont modifié le modèle de contrat pour y inclure la définition. Le modèle de contrat qui est utilisé est une norme qui a été approuvée par le CG. L'article 24 du contrat définit le délai à l'intérieur duquel les coûts qui sont admissibles à un remboursement avec les fonds du programme peuvent être engagés. La date qui est indiquée dans cet article est la date à laquelle le comité de gestion a approuvé le projet. Cette date sera toujours antérieure à la date à laquelle la construction débutera (la date de commencement selon l'article 1(a) du contrat), date qui est également définie dans le contrat.

MPEDE et MCASW

Date d'achèvement prévue:
Terminé en septembre 2004

La lettre d'accompagnement envoyée avec le contrat devrait indiquer la date à laquelle le document doit être signé et retourné au ministère provincial, à défaut de quoi le contrat expire.

Cette recommandation est très semblable à la recommandation 4.C.8. Nous ne sommes pas convaincus de la valeur ajoutée de cette mesure pour ce qui est de faire en sorte que les administrations locales commencent rapidement les travaux relatifs à un projet approuvé, mais le MSCAF consentira à insérer les mots « prière de signer et de retourner d'ici au (date) ».

MSCAF

Date d'achèvement prévue:
Terminé en septembre 2004

Les importantes modifications et révisions apportées à la proposition initiale devraient être clairement documentées dans le dossier du projet. Le dossier devrait également renfermer une attestation signée par le promoteur, attestation par laquelle il dit consentir aux modifications et révisions.

Le MSCAF et le MPEDE devraient utiliser dans leurs contrats des descriptions plus détaillées afin de fournir un cadre pour le suivi et la vérification des projets futurs.

Pour l'essentiel, la description du projet repose sur le document de synthèse, approuvé par le comité de gestion, avec quelques modifications mineures. Le personnel du programme se fonde sur les déclarations des promoteurs pour la description apparaissant dans le document de synthèse. À mesure que le programme évolue, des améliorations sont apportées à la qualité des descriptions de projet, grâce aux commentaires des membres du secrétariat mixte.

Les modifications de l'étendue des projets sont amorcées à la demande du promoteur. Une demande écrite est nécessaire pour que le processus soit engagé. Les modifications sont versées dans le dossier du projet.

Des modifications sont apportées à la description du projet, lorsque cela est nécessaire, une fois que les approbations sont reçues du secrétariat mixte (changements mineurs) ou des coprésidents du CG (changements importants).

MSCAF et MPEDE

Date d'achèvement prévue:
Des améliorations sont apportées au programme au fur et à mesure de son avancement.