Document d'orientation : divulgation proactive des contrats de plus de 10 000 $

1. Contexte 

Le gouvernement a annoncé, dans le budget de 2004 déposé le 23 mars, que les institutions fédérales devront « divulguer au public tous leurs contrats s'élevant à plus de 10 000 $, sauf en de très rares exceptions ayant trait à la sécurité nationale. Ces nouvelles exigences seront instaurées graduellement et s'appliqueront en premier lieu aux achats de biens et de services. »

Le présent document a pour but de conseiller les institutions pour faire en sorte que l'information sur les contrats soit recueillie et présentée de manière uniforme dans toute l'administration publique et de façon à promouvoir la transparence et à améliorer l'accès du public à cette information.

2. Date d'entrée en vigueur et portée

Les nouvelles exigences sont entrées en vigueur le 1^er avril 2004 et s'appliquent à tous les ministères et organismes énumérés aux annexes I, I.1 et II de la Loi sur la gestion des finances publiques.

Les institutions doivent publier leurs propres données sur leur site Web, même lorsque Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) a octroyé le contrat en leur nom. 

L'obligation de divulguer l'information sur les contrats entrera en vigueur par étape, de manière à ce que les institutions puissent apporter les adaptations nécessaires à leurs méthodes. Pour l'instant, seuls les contrats de biens et services sont visés. Les contrats pour services juridiques et les transactions immobilières^[1] sont soustraits à cette exigence, tout comme le sont les subventions et contributions, les accords sur les niveaux de services conclus entre institutions fédérales et les protocoles d'entente signés avec d'autres paliers de gouvernement et des gouvernements étrangers. 

Pour le moment, les institutions ne sont pas tenues de soumettre des rapports sur les modifications. Bien que les modifications soient souvent nécessaires et dans l'intérêt du gouvernement, les institutions doivent tout de même exercer une surveillance pour s'assurer qu'on ne commence pas à profiter des modifications pour se soustraire aux obligations de divulgation.

Les commandes faites en vertu d'offres à commandes, les assignations de tâche et les contrats conclus en vertu d'arrangements en matière d'approvisionnement doivent être divulgués dans le trimestre au cours duquel chaque contrat a été conclu^[2]. 

Les rapports doivent être produits tous les trimestres et correspondre aux trimestres de l'exercice financier du gouvernement. L'information sur les contrats doit être affichée sur les sites Web dans les 30 jours suivant la fin de chaque période de rapport : 

Notes générales 

• Lorsque les dates de production de rapport ci-dessus tombent un week-end ou un jour férié, les institutions doivent afficher l'information sur leur site le dernier jour ouvrable précédant le week-end ou le jour férié en question. 
• Les contrats qui n'ont pas été affichés dans la période au cours de laquelle ils ont été accordés doivent être divulgués dans la période de rapport suivante ou dès qu'il est possible de le faire. 
• L'information affichée pour une période de rapport peut être modifiée dans une période de rapport ultérieure seulement si une erreur importante a été commise dans les données divulguées au départ. Toute information modifiée doit être clairement indiquée comme telle (voir la section 3.7). 
• Lorsqu'un contrat est accordé et ensuite résilié, l'information initiale sur le contrat ne doit pas être modifiée. 
• Lorsque plusieurs institutions financent le contrat, l'institution signataire, c'est-à-dire l'autorité qui parraine le contrat, doit afficher le rapport sur le contrat. 
• L'agent financier supérieur (AFS) de l'institution doit s'assurer que les données divulguées sont attestées comme il convient, qu'elles sont complètes et qu'elles sont produites dans les délais. Les institutions doivent signaler clairement sur leur site les limites inhérentes aux données produites.

3. Données à divulguer 

Le tableau suivant résume les éléments de données à produire : 

Voici des indications précises sur chacun des éléments : 

3.1. Champ d'information : nom du fournisseur 

Raison sociale de l'entreprise figurant dans le contrat. 

3.2. Champ d'information : numéro de référence 

Numéro utilisé dans le système financier de l'institution pour consigner l'opération, par exemple, numéro de commande, numéro d'engagement ou numéro de contrat. 

3.3. Champ d'information : date du contrat

Date ferme de l'engagement (la date de l'engagement financier est consignée dans le système financier de l'institution). Correspond normalement à la date où le gouvernement a signé le contrat. 

Notes

• Dans le cas des contrats accordés par TPSGC pour le compte d'une institution, cette date est celle qui figure à la première page du contrat. 
• Les dates sont écrites numériquement suivant la convention normalisée :

2004-05-10
(Année-mois-jour) 

3.4. Champ d'information : devis descriptif 

Le code d'article économique et sa description. L'article économique est une composante du système gouvernemental de classification des opérations financières aux fins des Comptes publics du Canada. Dans le cas des dépenses budgétaires, l'article économique classe les dépenses selon le type des ressources (biens et services) acquises. 

On trouvera sur le site Web de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada une liste d'articles économiques assortis de descriptions : http://www.tpsgc.gc.ca/recgen/gw-coa/0304/text/objA-7-3-f.html. 

Notes 

• Les institutions ont la possibilité d'ajouter un complément d'information sur l'article économique. 
• Lorsqu'un contrat porte sur plus d'un article économique, il faut utiliser celui qui correspond à la valeur monétaire la plus élevée. 

3.5. Champ d'information : Durée du contrat/date de livraison

Lorsqu'il s'agit de biens, la date de livraison. Si le contrat porte sur des articles divers, il faut employer la date de la dernière livraison. 

Lorsqu'il s'agit de contrats, il faut indiquer le période pendant laquelle les services doivent être assurés, par exemple du 1^er avril au 31 août 2004. 

3.6. Champ d'information : valeur du contrat

Le montant de l'engagement ferme est consigné dans le système financier de l'institution au moment de la signature du contrat. Il devrait représenter l'obligation totale de l'État au moment de la signature. À signaler que les options ne sont pas considérées comme un passif avant que le gouvernement ne s'en prévale. 

Notes 

• Les montants doivent être libellés en dollars canadiens et comprendre la TPS/TVH, la taxe sur la valeur ajoutée (TVA), la taxe de vente de l'État et toute autre taxe qui s'applique. 
• Les institutions qui ne tiennent pas compte de la TPS/TVH ni d'autres taxes analogues dans le montant du contrat consigné dans leur système financier doivent divulguer les contrats dont le montant dépasserait 10 000 $ si les taxes étaient ajoutées. Ainsi, les contrats de 9 346 $ à 9 999 $ dépasseraient 10 000 $ si la TPS de 7 % y était ajoutée. Le site Web de l'institution doit comprendre une note expliquant comment l'institution consigne l'information. 
• Le montant ne doit pas englober les coûts des options, par exemple les années d'option, les articles ou les quantités optionnels. 
• Dans le cas des contrats pluriannuels, le montant total pour l'ensemble des années doit être indiqué. 

3.7. Champ d'information : observations (facultatif) 

Champ facultatif que les institutions peuvent remplir si elles estiment que la description du contexte peut éclairer davantage les données produites. Par exemple, si un contrat de recherche est accordé par Ressources naturelles Canada, mais financé conjointement avec Environnement Canada, on pourrait indiquer dans le champ réservé aux observations que le contrat en cause porte sur un projet de recherche conjoint de Ressources naturelles Canada et d'Environnement Canada. 

Notes

• Lorsque les données déclarées pendant une période sont corrigées dans une période de rapport ultérieure, il faut l'indiquer clairement dans le champ réservé aux observations.

4. Contrats de nature délicate 

• Les contrats de nature délicate, qui contiennent des renseignements relevant des exemptions aux articles 13 à 23 de la Loi sur l'accès à l'information, comme ceux concernant le maintien de l'ordre ou les services de renseignement de sécurité, ne devraient pas être affichés. Dans ces cas, les institutions peuvent obtenir l'avis de leurs coordinateurs de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels.

5. Affichage de l'information sur les sites Web des institutions 

L'information sur les contrats doit être affichée sur les sites Web des institutions conformément à la Normalisation des sites Internet imposée par le Conseil du Trésor. Pour faciliter la navigation et assurer l'uniformité, le Secrétariat du Conseil du Trésor a conçu un nouveau site intranet de divulgation proactive qui expliquera comment afficher l'information sur les contrats. Il comprendra aussi une foire aux questions et il sera mis à jour périodiquement au fur et à mesure que la situation évoluera. En voici l'adresse : http://publiservice.tbs-sct.gc.ca/pd-cp/index_f.asp. 

Dans l'immédiat, les sites Web des institutions doivent être structurés de la façon suivante : 

Page d'information sur les contrats 

La page d'accueil de chaque institution devrait inclure un bouton qui amène les utilisateurs à une page ou se trouvent des liens concernant les renseignements sur les contrats, classés par période de rapport et date du contrat. 

Cette page doit fournir de l'information sur le contexte et des avis importants, ainsi que les hyperliens voulus, de la façon suivante : 

« Le 23 mars 2004, le gouvernement a annoncé une nouvelle politique sur la publication obligatoire des contrats de plus de 10 000 $.

Le présent site Web offre des renseignements sur les contrats conclus par ou au nom de cette institution. Tous les trois mois, nous produirons un rapport sur les contrats accordés par le ministère au cours du trimestre précédent.

À compter du 31 octobre 2004 et tous les trois mois par la suite, le site Web sera mis à jour pour fournir de l'information sur les nouveaux contrats accordés.

Les règles et principes qui régissent les contrats de l'État sont décrits dans la Politique des contrats du Conseil du Trésor, à l'adresse http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/dcgpubs/Contracting/contractingpol_f.asp. L'objectif des contrats de l'État est d'acquérir des biens et services, y compris des services de construction, d'une manière qui améliore l'accès, renforce la concurrence et garantit la meilleure valeur au Canada. 

Prière de prendre note que l'information qui doit être exemptée en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels ne figure pas sur le site Web. »

Notes 

• Lorsque des institutions ont leur propre politique sur les contrats (p. ex., l'Agence du revenu du Canada), elles doivent fournir des renvois à ces politiques sur cette page en ajoutant les liens voulus. 
• Pour faciliter au public l'accès à l'information sur les contrats dans toute l'administration publique, le Secrétariat du Conseil du Trésor proposera sur sa page Web des liens avec les URL de la page de divulgation des contrats de chaque institution. Les institutions doivent fournir cet URL à la section des communications ministérielles du SCT, à tbsweb@tbs-sct.gc.ca.

6. Contrôle 

Il incombe aux institutions de veiller à ce que l'information sur les contrats soit exacte et à jour et à ce qu'elle soit affichée conformément aux présentes lignes directrices.

7. Références 

Loi sur l'accès à l'information

Loi sur la gestion des finances publiques

Plan comptable de 2003-2004

Normalisation des sites Internet

Politique du Conseil du Trésor sur les contrats 

Politique du Conseil du Trésor sur la classification et codage des opérations financières

8. Personnes à contacter pour obtenir de plus amples renseignements 

Pour toute question sur les systèmes financiers, les systèmes d'approvisionnement ou l'accès à l'information, relativement au présent document, il faut s'adresser à l'autorité fonctionnelle compétente de l'institution. 

Les questions portant sur les articles économiques doivent être adressées à Anik Lapointe, à Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, à anik.lapointe@pwgsc.gc.ca ou au (819) 956-1879. 

Pour de plus amples renseignements sur la nouvelle politique relative à la divulgation obligatoire des contrats, communiquer avec Susanna Riggs, de la Direction de la politique sur les acquisitions et la gestion des projets, au SCT, à riggs.susanna@tbs-sct.gc.ca ou au (613) 957-2513. 

[1] Opérations portant sur l'acquisition ou la cession de biens immobiliers en vertu de la Loi sur les immeubles fédéraux et les biens réels fédéraux.

[2] Pour l'instant, l'information sur l'offre à commandes initiale, le contrat sur l'assignation de tâches, l'arrangement en matière d'approvisionnement n'a pas à être divulguée.