Table des matières

• Sommaire
• Introduction
• Processus relié au Plan d’investissement en GI-TI du Ministère
• Plans, priorités et catalyseurs
• Stratégie d'investissement en matière de GI-TI
• Itérations futures
• Annexe A – Description des critères
• Annexe B – Critères pour l’établissement des priorités
• Annexe C – Activités prioritaires de Transports Canada
• Annexe D – Définitions du Profil des dépenses en GI-TI 2003-2004 de TC
• Annexe E – Financement de la GI-TI du Ministère pour l’exercice 2003-2004
• Annexe F – Besoins en immobilisations - initiatives ministérielles en GI-TI
• Annexe G – Possibilités d’économies en GI-TI

Sommaire

La méthode de gestion des avoirs du Ministère, y compris la GI/TI, doit changer, compte tenu des priorités économiques et politiques actuelles qui touchent TC et l’ensemble des ministères. La nouvelle situation du gouvernement a amené Transports Canada à reconnaître les faits suivants :

• On doit gérer l’information et la technologie du Ministère d’une manière plus transparente dans l’ensemble et brosser un tableau précis des dépenses y étant associées.
• On doit faire cadrer le profil des dépenses associées à la GI/TI avec les priorités et les réalités financières du Ministère.
• On doit évaluer le rendement des investissements du Ministère en GI/TI et valider les retombées qui se soldent par une responsabilité accrue en matière de résultats et de rendement.
• On doit comprendre à fond les investissements actuels et futurs en GI/TI pour mener à bien l’initiative d’examen des dépenses.
• Transports Canada doit se préparer activement aux initiatives du gouvernement du Canada comme celles qui concernent les services partagés et l’infrastructure commune.
• On ne dispose pas de suffisamment de fonds pour mener à bien toutes les activités prévues.

Axé sur les programmes, le plan d’investissement en GI/TI vise à gérer les placements du Ministère en GI/TI et à en optimiser le rendement tout en respectant les principes directeurs essentiels qui consistent à investir dans la GI/TI d’une manière transparente, judicieuse et responsable.

La méthode suivie pour élaborer le plan ministériel pluriannuel d’investissement en GI/TI est grandement axée sur la consultation et mise sur le travail qui a été fait.  Le profil des dépenses de l’exercice 2003-2004 est un élément particulier qui a permis de façonner ce plan.  Ce profil présente de l’information critique qu’on a utilisée pour mieux comprendre les dépenses courantes et pour établir un modèle d’investissements futurs en GI/TI.

Le plan ministériel d’investissement en GI/TI examine l’investissement continu et les nouveaux placements en fonction des possibilités d’exploitation efficiente.  Le tableau suivant illustre la demande possible des investissements en GI/TI qui débutent à l’exercice 2005-2006 ou des investissements qui ont été faits au cours d’exercices antérieurs et se poursuivent en 2005-2006.

* Approuvés et reportés des exercices antérieurs.
** Se reporter à l’annexe F pour connaître la liste des projets. Les chiffres des investissements « prioritaires » et « faisant l’objet d’un examen » ne représentent que les projets de GI/TI qu’on prévoit réaliser en 2005-2006 et leurs répercussions financières progressives. Les projets de GI/TI qu’on pourrait entreprendre en 2006-2007 et en 2007-2008 peuvent être précisés lorsqu’on mettra à jour le plan ministériel d’investissement en GI/TI dans le cadre du processus de planification opérationnelle du Ministère.

On a établi une série de dix (10) possibilités d’exploitation efficiente pour favoriser la limitation des coûts associés à la GI/TI, principalement dans le domaine de l’infrastructure de base (se reporter à la page 17 et à l’annexe G – Possibilités d’exploitation efficiente des ressources de la GI/TI).

L’approbation du plan ministériel d’investissement en GI/TI pour les exercices 2005 à 2008 par le Comité de gestion exécutif (CGX) se traduira par ce qui suit :

• *L’obtention d’un financement pour donner suite aux recommandations du Comité d’investissement en GI/TI concernant les nouveaux investissements au cours de l’exercice 2005-2006.
• L’obtention d’un financement pour effectuer une analyse approfondie visant à déterminer s’il faut mettre en œuvre les possibilités d’exploitation efficiente des ressources de la GI/TI.
• *L’élargissement du rôle des comités chargés de la gestion de l’information et de la technologie de l’information qui consiste à surveiller et à évaluer le rendement et les résultats du plan d'investissement en GI/TI, ainsi qu’à présenter des exposés et des rapports annuels au CGX.
• L’établissement d’un cadre des dépenses liées à la GI/TI et de mécanismes de contrôle convenables pour limiter les coûts et les dépenses discrétionnaires qui ne sont pas précisées dans le plan ministériel d’investissement en GI/TI approuvé.

Le plan d’investissement en GI/TI n’est pas un document ponctuel mais plutôt une approche de gestion de l’investissement globale du Ministère en GI/TI.  Les itérations futures du plan d’investissement en GI/TI :

• respecteront un processus reproductible puisque le plan est régulièrement mis à jour dans le cadre du processus de planification intégrée;
• assureront la gestion judicieuse et efficace d’investissements en GI/TI qui cadrent avec les priorités du Ministère et celles des programmes.

En examinant régulièrement la GI/TI dans l’optique de son effet sur l’ensemble du Ministère, TC est bien placé pour assurer l’harmonisation de ses ressources limitées avec les activités et les priorités gouvernementales.

Introduction

Le CGX a approuvé le Plan stratégique de GI-TI du Ministère pour la période de 2004 à 2007. Ce plan définit la vision et établit le fondement des orientations en GI-TI en vue d’offrir les services reliés à la GI-TI ainsi que le soutien et les outils nécessaires à la prestation des programmes du Ministère. La prochaine étape de la réalisation de la vision est l’élaboration d’un Plan d’investissement pluriannuel en GI-TI. Un tel plan offre un moyen de gérer et de surveiller les investissements du Ministère en GI-TI tout en répondant aux besoins de cohérence et de responsabilisation associés à la prise de décisions judicieuses en matière d’investissements en GI-TI. Ces décisions doivent correspondre aux objectifs et aux priorités stratégiques du Ministère, y compris le soutien à ses efforts pour atteindre les cibles d’efficiences de 12 millions de dollars du Ministère, telles que fixées par le Comité d’examen des dépenses (CED), au plus tard lors de l’exercice 2007-2008.

Le Plan d’investissement en GI-TI du Ministère se fonde sur les principes qui suivent :

• Transparence – Meilleure transparence générale des dépenses d’investissement en GI-TI pour l’ensemble des secteurs d’activités.
• Programme de gestion efficient et efficace – Les investissements en GI-TI du Ministère sont judicieux et bien gérés, répondant aux priorités et aux réalités fiscales du Ministère, y compris la mesure des résultats des investissements effectués.
• Régie – Une structure de régie de la GI-TI rationalisée, y compris la planification, doit être mise sur pied pour assurer une prestation plus efficace des services de GI-TI sur les plans stratégique et opérationnel et pour améliorer la gestion générale de la GI-TI du Ministère.
• Correspondance avec les priorités des programmes – Lesinvestissements et les activités en GI-TI doivent correspondre à l’orientation stratégique pour en arriver à une efficacité et une efficience plus grandes.

Ce Plan d’investissement en GI-TI de Transports Canada (TC) relève plusieurs initiatives et efficiences qu’il faut considérer pour les exercices de 2005 à 2008. Il faut évidemment s’attendre à ce que la liste des initiatives en GI-TI s’allonge et change au fil du temps, en réponse aux changements dans les programmes et aux exigences du gouvernement du Canada, et à ce que les prochaines versions de ce plan traitent de nouvelles initiatives en GI-TI à mesure qu’elles seront identifiées. Ces initiatives soutiendront et permettront des solutions commerciales et contribueront à offrir des services, des applications, des renseignements et des outils robustes et fiables reliés à la GI-TI qui entraîneront une prestation efficace et efficiente des programmes. Elles constituent un plan directeur à partir duquel l’équipe de direction du Ministère (CGX) peut prendre des décisions sur les priorités et les niveaux d’investissement dans le contexte des exercices généraux de planification des activités et d’affectation des ressources.

Transports Canada, à titre de Ministère, tirera avantage de ce plan, car il aura désormais un portrait plus complet des dépenses en GI-TI, sans égard à la source de financement. Le fait de gérer les investissements en GI-TI comme tout autre avoir du Ministère qui exige une planification pour soutenir adéquatement les activités assurera que la GI-TI correspondra davantage aux initiatives opérationnelles et les soutiendra mieux. De plus, la planification associée à l’identification et à la justification des investissements en GI-TI offrira de plus grandes possibilités de gérer les coûts reliés à la GI-TI et évitera le chevauchement inutile des systèmes ou de la fonctionnalité, ou les deux.

Voici les quatre (4) postulats principaux qui ont présidé à l’élaboration de ce plan :

• Le Ministère, en tant qu’entité, reconnaît le besoin d’un plan d’investissement ministériel en GI-TI et soutient les efforts consacrés à son élaboration.
• Le Plan d’investissement en GI-TI du Ministère se fonde sur le Plan stratégique 2004-2007 de TC en matière de GI-TI approuvé par le CGX.
• Le Plan d’investissement en GI-TI du Ministère n’est pas une liste d’initiatives fixée dans le temps, mais évolue dans le cadre d’une démarche permanente et régulière  pour gérer et planifier l’investissement du Ministère en GI-TI.
• Les futures versions du Plan d’investissement en GI-TI du Ministère découleront de l’évolution du processus de planification intégrée du Ministère.

Ce plan d’investissement en GI-TI du Ministère comporte une validation et l’établissement des initiatives prioritaires reliées à la GI-TI qui sont identifiées et documentées actuellement par les secteurs d’activités et la GI-TI. Pour aider à la validation des scénarios d’investissement en GI-TI pour 2005-2006, l’élaboration du plan d’investissement pluriannuel en GI-TI s’est appuyée sur le Profil des dépenses en GI-TI 2003-2004 de TC. Ce plan d’investissement ne comprend pas l’élaboration d’un processus de gestion du portefeuille qui créerait ou validerait des analyses de rentabilisation pour toutes les initiatives en GI-TI destinées à une approbation de financement, ou qui définirait de nouvelles possibilités à considérer en vue d’un financement.

Ce document comprend quatre (4) parties :

Processus relié au Plan d’investissement en GI-TI du Ministère – Cette partie donne un aperçu du processus qui a été suivi pour élaborer le premier Plan d’investissement en GI-TI de Transports Canada et le processus qui présidera aux prochaines versions.

Plans, priorités et catalyseurs – Cette partie résume les opérations et les priorités en GI-TI qui ont été identifiées et validées durant les séances de consultation nationales des secteurs de services et qui ont été révisées.

Stratégie d’investissement en GI-TI du Ministère – Cette partie énonce les initiatives d’investissement du Ministère en GI-TI qui ont été identifiées et comprend des options pour relever les défis et saisir les occasions que comporte la gestion des investissements pluriannuels en GI-TI à court et à long terme.

Versions futures – Cette partie présente des recommandations au sujet des processus de planification et d’établissement des priorités.

Processus relié au Plan d’investissement en GI-TI du Ministère

Bien que ce plan ait été élaboré en l’absence d’un cycle de planification intégrée des activités du Ministère, des consultations intensives ont eu lieu et la structure de régie révisée de la GI-TI du Ministère a servi à valider toutes les initiatives et les priorités en GI-TI. Le diagramme qui suit présente un aperçu du processus qui a été suivi pour élaborer ce Plan d’investissement en GI-TI du Ministère.

Aucune démarche de planification ne peut s’effectuer en vase clos, particulièrement lorsqu’elle porte sur un domaine aussi étendu que la planification des investissements en GI-TI du Ministère. Il était donc extrêmement crucial que tous les secteurs d’activités et les régions soient consultés pour s’assurer d’identifier et de valider les priorités opérationnelles avant de tenter d’établir les initiatives prioritaires en GI-TI pour l’ensemble du Ministère. Il fallait établir un équilibre entre le besoin de consultation et le besoin d’agir rapidement pour obtenir un plan ministériel qui pourrait servir pour l’exercice financier 2005-2006.  La série de consultation initiale a servi à revoir les priorités d’activités des classes de service du plan stratégique en GI-TI de 2004-2007 ainsi qu’à identifier une liste provisoire de projets afin à inclure dans le plan.

Le processus a tiré pleinement parti de nombreuses initiatives connexes pour étoffer ce plan, y compris les propositions d’investissement en GI-TI recommandées par le Comité des activités d’investissement en GI-TI, le Profil des dépenses en GI-TI 2003-2004 de TC, le Plan stratégique de GI-TI 2004-2007 de TC, les ateliers de planification en matière de GI-TI, les plans du GED, les plans des secteurs de services et la documentation de l’examen des dépenses. Ces renseignements ont fourni la matière de base pour établir les priorités opérationnelles, les orientations, les possibilités et les initiatives en GI-TI identifiées, qui devaient être examinées et validées lors de séances de consultation avec des représentants de chaque secteur de services de la région de la capitale nationale et des régions.

Chaque initiative en GI-TI identifiée s’est vu accorder un des quatre (4) degrés de priorité qui suivent par le secteur de services qui en était à l’origine – critique, élevée, moyenne, faible (voir l’annexe A – Descriptions des critères). Ces quatre (4) degrés ont été décrits en se servant des lignes directrices définies dans le Plan d’investissement à long terme (PILT) et de considérations additionnelles relatives à la GI-TI, puisque les catégories du PILT ne reflétaient pas exactement les activités prioritaires à des fins de comparaisons relatives. Cette démarche d’établissement des priorités a offert une base commune pour envisager les initiatives en GI-TI dans le contexte de l’ensemble du Ministère. Quand les initiatives en GI-TI eurent été identifiées et eurent reçu une priorité dans chaque secteur de services, les résultats furent regroupés pour qu’ils soient examinés au palier des secteurs d’activités.

Des séances de consultation additionnelles ont été tenues avec les comités de gestion de la RCN et des régions pour valider les priorités identifiées par les secteurs de services et pour assurer que les degrés de priorité attribués étaient reflétés adéquatement par rapport aux priorités particulières des secteurs d’activités et des régions.  Les commentaires reçus lors de ces séances ont été considérées dans la préparation de la rencontre du Comité d’investissement des activités en GI-TI, dans l’élaboration de la liste de projets en GI-TI à être considérée, dans l’exercice du suivi et l’évaluation des mesures de résultats des projets ce qui a permis de structurer le début des approches pour la présentation du Comité d’investissement des activités en GI-TI.

Après la tenue de toutes les séances de consultation, le Comité des activités d’investissement en GI-TI s’est réuni pour examiner les initiatives prioritaires en GI-TI établies par les secteurs d’activités en vue d’établir les priorités pour toutes les initiatives en GI-TI au palier du Ministère, pour examiner les possibilités d’économies en GI-TI et pour discuter des options de financement pour les investissements possibles du Ministère en GI-TI. Voir l’annexe B  – Critères pour l’établissement des priorités.

Les recommandations du Comité des activités d’investissement en GI-TI dans les domaines qui suivent ont été examinées et acceptées par le Conseil des activités de la GI-TI :

• investissements en GI-TI commençant au cours de l’exercice  2005-2006;
• possibilités d’économies en GI-TI;
• critères de mesure des investissements en GI-TI.

Les commentaires des membres du Conseil des activités en GI-TI en ce qui à trait au modèle d’investissement, des niveaux potentials en investissement et de la présentation du profil des dépenses en GI-TI ont été incorporés dans le document de présentation et le plan d’investissement avant l’examen final du CGX.

Le Sous-ministre adjoint, Services généraux à revu et approuvé le plan d’investissement en GI-TI de TC. Par la suite, il y a eu une dernière série de consultation  avec tous les comités exécutifs régionaux et de l’administration centrale afin de s’assurer que les recommandations révisées étaient bien comprises et que tous les questions soulevées avaient été répondues afin de bien positionner le plan au CGX pour examen et discussion.

Versions futures du Plan d’investissement en GI-TI du Ministère

Le Plan d’investissement en GI-TI du Ministère n’est pas un document fixé dans le temps, mais il sera continuellement mis à jour pour refléter l’évolution des orientations des activités, des priorités et des percées technologiques. Il constitue plus qu’une liste de projets auxquels on a attribué des priorités à des fins de financement. En plus d’établir les initiatives prioritaires en GI-TI du Ministère, il tient compte de l’enveloppe générale des dépenses et des possibilités d’économies en GI-TI par la gestion des investissements du Ministère en ce domaine.

Le processus d’élaboration et de tenue à jour d’un plan d’investissement en GI-TI est un processus cyclique de planification, de surveillance et d’évaluation des progrès; la régie, le processus et les normes offrent le cadre pour soutenir la gestion financière et la prestation d’un ensemble d’investissements en GI-TI dont les priorités, l’approbation et, à la fin, la mise en œuvre relèvent du Ministère. Ce processus est illustré dans le schéma ci-dessous.

La structure de régie pour soutenir ce processus existe déjà. Les investissements en GI-TI du Ministère sont examinés, validés et se voient attribuer des priorités par le Comité des activités d’investissement en GI-TI, le Conseil des activités de la GI-TI, le Sous-comité des investissement du CGX (qui établit le montant du fonds d’investissement disponible pour les priorités du Ministère et des fonds qui pourraient être utilisés pour la GI-TI) et le SMA SG. Le Comité des activités d’investissement en GI-TI examine toutes les initiatives indiquées pour évaluer et attribuer une priorité ministérielle en se fondant sur les critères structurés d’établissement des priorités (voir l’annexe B – Critères pour l’établissement des priorités) qui tiennent compte du type d’initiative, de la correspondance avec les priorités stratégiques, des possibilités de transformation des activités, des possibilités de partenariats, des considérations techniques, des considérations coûts-avantages et des risques.

Les gestionnaires du portefeuille de la GI-TI, les conseillers en gestion financière (CGF), les conseillers en ressources humaines (CRH), les secteurs d’activités, le Comité des activités d’investissement en GI-TI et le Conseil des activités de la GI-TI ont tous défini les rôles qu’ils ont à jouer dans l’élaboration des versions futures du Plan d’investissement en GI-TI du Ministère. Le poste de gestionnaire, portefeuille en GI-TI, dans la DSGTI facilitera les interactions entre les domaines de programme et les activités en GI-TI entre autres comme la préparation et l’examen de la documentation a être présentée au Comité d’investissement des activités en GI-TI et des documents d’approbation de projets.  Le processus de réunion avec les secteurs d’activités et les régions sur une base permanente pour demeurer informé de l’évolution des exigences et des besoins est un élément crucial du processus d’établissement des priorités. Les versions futures du Plan d’investissement en GI-TI du Ministère devront être incorporées au processus de planification intégrée des activités pour veiller à ce que les initiatives soient identifiées, validées, se voient attribuer des priorités et soient approuvées en temps opportun pour recevoir les affectations budgétaires.

Plans, priorités et catalyseurs

Il y a plusieurs catalyseurs et influences qui touchent les secteurs d’activités de Transports Canada et les plans de la GI-TI, dont certains ne sont pas sous le contrôle du Ministère. Les discours du Trône, les budgets annuels et les programmes politiques changeants influeront toujours sur les plans d’activités de manière à avoir des répercussions sur les plans de dépenses en GI-TI du Ministère. En outre, les initiatives de l’ensemble du gouvernement, comme le Comité d’examen des dépenses (CED), le Cadre de responsabilisation de gestion (CRG), le Gouvernement en direct (GED) et les services partagés, continuent de présenter des défis en matière de planification, de gestion des budgets et de prestation des programmes.

Les activités prioritaires qui ont été retenues dans le budget de 2005 et qui touchent et soutiennent le Plan d’investissement en GI-TI du Ministère sont : l’amélioration de la gestion des dépenses, principalement par l’intermédiaire du CED, ce qui comprend les cibles d’efficiences et les réaffectations, ainsi que l’amélioration de la responsabilisation.

Le Comité d’examen des dépenses (CED) a établi une cible d’économies.  Ces économies seront réalisées au moyen d’efficiences générales qui viseront à en arriver à une planification plus complète et intégrée des activités, à une amélioration de l’accès aux systèmes axés sur la technologie et à leur utilisation, à un meilleur partage des services communs et à l’adoption de pratiques administratives exemplaires. Le Plan d’investissement en GI-TI du Ministère soutient ces efforts de façon inhérente et en signalant les possibilités d’économies dans la façon d’assurer la prestation des services de la GI-TI et d’en assurer le soutien au sein du Ministère.

Ces priorités établies à l’externe et les priorités-clés du Ministère telles que définies dans le RPP intitulé Droit devant et dans différents plans d’activités (en ce qui concerne leur relation avec la planification des investissements en GI-TI) sont transmises en aval dans les secteurs d’activités et les secteurs de services. Cela produit des initiatives en GI-TI qui contribueront à atteindre les objectifs-clés en matière d’activités.

En plus des plans et des priorités pour les activités, qui constituent des catalyseurs, il y a aussi des priorités qui découlent du besoin croissant d’accéder à l’information et de l’échanger, des attentes croissantes parmi les Canadiennes et les Canadiens et au sein du Ministère, ce qui accroît les besoins en matière de potentiel et de capacité, de l’évolution de la technologie et des inquiétudes qui y sont associées au sujet de la sécurité et de la protection de la vie privée. Tous ces facteurs influent, annuellement, sur le portefeuille des initiatives en GI-TI qui sont présentées pour fin d’approbation et de financement. Un défi important en matière de planification des investissements en GI-TI du Ministère consiste à assurer un équilibre entre le besoin de contenir les coûts et le désir d’améliorer la prestation des services tout en réalisant les priorités ministérielles.

Voici les priorités-clés en ce qui concerne les activités prioritaires du Ministère (voir l’annexe C – Activités prioritaires de Transport Canada définies durant le processus de consultation) :

Transport sûr et sécuritaire

1. Politiques et programmes nouveaux en matière de sécurité.
2. Réglementation intelligente
3. Systèmes de gestion de la sécurité et de la sûreté.

Efficience

4. Cadre stratégique axé sur le marché.
5. Infrastructure, points d’accès et corridors commerciaux.
6. Innovation.

7. Changement climatique.
8. Évaluation de l’environnement
9. Prévention et atténuation des dommages causés à l’environnement

La démarche actuelle de gestion des investissements en GI-TI ne peut se poursuivre, car elle ne traite pas, au palier du Ministère, des questions de transparence, de gestion efficiente et efficace, de régie et de prise de décision éclairée. Le processus actuel n’envisage pas les initiatives sur un plan ministériel. Les décisions sont plutôt prises sur la base des sources de financement disponibles et du budget discrétionnaire que chaque secteur d’activités peut affecter à ses besoins en GI-TI, une situation qui peut faire en sorte que TC ait des niveaux de dépenses en GI-TI qui varient considérablement d’une année à l’autre.  Bien que du progrès a été fait dans les dernières années du côté de l’approche ministérielle de la planification stratégique en GI-TI, il y a encore beaucoup à faire afin de parvenir à établir et enraciner le processus et la pratique approuvé faisant partis du plan d’investissement en GI-TI afin de gérer les dépenses ministérielles en GI-TI.

La gestion des investissements en GI-TI au palier du Ministère impose d’assurer un équilibre entre les plans, les priorités et les catalyseurs, d’une part, et, d’autre part, les besoins de contenir les coûts et d’assurer la prestation des services.

Stratégie d'investissement en matière de GI-TI

Lien avec le Plan stratégique de GI-TI 2004-2007 de TC

Durant la phase de consultation associée à l’élaboration de ce plan, les activités prioritaires indiquées dans le Plan stratégique de GI-TI 2004-2007 de TC ont été mises à jour. De plus, les cinq (5) objectifs-clés du plan stratégique qui suivent ont été validés.

• Information – accès, gestion et stockage.
• Renouvellement de l’infrastructure de TI.
• Services de GI-TI favorisant les affaires.
• Gestion de la GI-TI.
• Personnes.

Les projets prioritaires de la GI-TI que contient ce plan d’investissement ont été reliés à ces cinq objectifs-clés, comme suit. (vous trouverez plus de détails concernant la priorisation des projets à la page 17 (Voir l’annexe F, Besoins en immobilisations – Initiatives ministérielles en GI-TI, pour obtenir une liste complète des initiatives relevées.)

Profil des dépenses en GI-TI 2003-2004 de TC

Toutes les dépenses en GI-TI peuvent être considérées comme un investissement, qu’il s’agisse de la dépense nécessaire pour entretenir l’infrastructure à celles qui sont faites pour le développement de nouveaux systèmes pour les activités. Cependant, avant d’entreprendre l’élaboration d’un plan d’investissement en GI-TI, il est essentiel d’avoir le portrait actuel de l’investissement de TC en cette matière. Le Profil des dépenses en GI-TI 2003-2004 de TC a été conçu et chargé en vue d’obtenir une meilleure compréhension des dépenses actuelles du Ministère en GI-TI. Il a fourni des données précieuses pour aider à reconnaître les différents domaines d’investissement et les profils des dépenses actuelles.

Le Profil des dépenses 2003-2004 de TC comprend huit (8) catégories principales – matériel, logiciels, réseau étendu, téléphonie, systèmes d’applications, services de l’ordinateur central, planification stratégique et opérations de sécurité de la GI-TI, gestion de l’information. (Voir l’annexe D – Définitions du Profil des dépenses en GI-TI 2003-2004 de TC pour chaque catégorie.) Chacun des secteurs d’activités avait la responsabilité de catégoriser ses dépenses en GI-TI en fonction de ces catégories. Les totaux de contrôle pour le Profil des dépenses ont été établis en se servant des chiffres de la GI-TI de 2003-2004, tirés des RAGR. C’est la première fois que TC recueille des données catégorisées sur ses dépenses en GI-TI pour aider à se donner un portrait des dépenses ministérielles en ce domaine et pour se servir des données pour en faire le fondement de la prise de décision.

Les chiffres définitifs tirés du Profil des dépenses en GI-TI 2003-2004 de TC révèlent que TC a dépensé approximativement à 11,5 p. 100 du budget brut d’opérations et d’investissement de TC. Ces fonds proviennent d’une variété de sources, dont les Services généraux pour le financement nécessaire dans l’ensemble du Ministère, les budgets opérationnels des secteurs d’activités, le budget ministériel en immobilisation et le financement spécial. (Voir l’annexe E, Financement de la GI-TI du Ministère pour l’exercice 2003-2004, pour obtenir des répartitions additionnelles des dépenses en GI-TI.) En se servant de l’exercice 2003-2004 comme année de référence, les dépenses en GI-TI peuvent se répartir comme les figures ci-dessous le montrent. (Remarquez que la catégorie AM (adm. du Ministère) comprend, sans en exclure d’autres, les éléments qui soutiennent les initiatives et l’infrastructure du Ministère, comme le matériel, l’ordinateur central, la téléphonie, le soutien au réseau local, le réseau étendu, le système vocal ainsi que les salaires et traitements.)

AM :  Administration ministériel inclus les Services généraux, les services légaux et les communications

Matériel = matériel, services de l’ordinateur central     Source : DDPI, 2003-2004.
Logiciels = logiciels, systèmes d’applications.
Données = données.
Serv. prof. = services professionnels, planification stratégique.

Lorsqu’on compare le profil des dépenses en TI du gouvernement du Canada (GC) et celui de TC, il ressort que l’écart pour la majorité des catégories est comparable, seuls le matériel et les salaires et traitements affichant un écart plus important. L’écart pour la catégorie du matériel peut être attribué, partiellement, à des processus qui ont été adoptés pour gérer le renouvellement de l’infrastructure au palier national. L’écart pour la catégorie des salaires et des traitements peut être attribué, partiellement, à des pratiques d’impartition sélectives, qui peuvent aussi avoir contribué à la légère augmentation dans les services professionnels.

À partir de ce point de vue historique et de la répartition en dix (10) catégories (matériel, logiciels, réseau étendu, téléphonie, services d’ordinateur central, systèmes d’applications, planification stratégique, gestion de l’information, salaires et traitements, services professionnels), il est difficile d’établir quels éléments de chacune des catégories ont été attribués aux catégories typiques d’investissement en GI-TI dans les nouveaux projets, les améliorations importantes, les activités de mise à jour en continu et de soutien. Cependant, cela indique où les dépenses les plus importantes ont lieu et, par conséquent, les domaines qui pourraient être ciblés, en premier lieu, pour les possibilités d’économies en GI-TI.

Les autres conclusions-clés tirées du Profil des dépenses 2003-2004 de TC sont que les coûts de la GI sont difficiles à définir même s’ils sont importants; les services professionnels servent à offrir des activités permanentes de soutien et de maintenance (actuellement, les données sur les services professionnels ne sont pas saisies dans les RAGR de manière à fournir une indication claire du montant qui a été attribué au nouvel investissement ou au maintien de l’infrastructure ou des systèmes existants); et les domaines de dépenses importants se retrouvent dans les services de production, l’acquisition et la gestion du matériel et des logiciels, les télécommunications et les services professionnels.

Gestion de l’investissement en GI-TI

Il y a trois (3) phases principales pour tout processus de gestion de l’investissement en GI-TI – la planification; la mise en œuvre et la surveillance; l’évaluation.

Planifier

La planification consiste à reconnaître et à choisir les initiatives en matière de GI-TI qu’il faut considérer en vue d’un financement, ce sur quoi se concentre le Plan d’investissement en GI-TI. Lors de l’identification et du choix de ces initiatives, il faut tenir compte de l’équilibre à assurer entre le portefeuille des besoins reliés aux activités centrales, d’une part, et, d’autre part, les initiatives stratégiques (plutôt qu’opérationnelles) et s’étendant sur une année (plutôt que sur plusieurs années). Après la planification, vient la mise en œuvre et, donc, la mise sur pied d’un mécanisme pour surveiller les progrès au regard des plans des projets en matière de GI-TI. La phase finale est l’évaluation, qui est une possibilité, après la mise en œuvre, d’examiner les objectifs de l’investissement pour établir s’ils ont été atteints et de valider que les coûts et les avantages planifiés correspondent aux coûts et avantages réels.

Investissement en GI-TI – Planification

Chaque année, on cerne de nouvelles initiatives pour répondre aux nouveaux besoins opérationnels, aux priorités et aux progrès de la technologie qui peuvent permettre au Ministère d’améliorer ses services ou de réduire ses coûts. Il faut assurer un équilibre entre ces nouvelles initiatives et les besoins reliés aux initiatives pluriannuelles approuvées antérieurement. À l’issue de la consultation, des initiatives en GI-TI ont été relevées et se sont vu attribuer une priorité par chacun des secteurs d’activités. Ces initiatives ont été de nouveau examinées et se sont vu attribuer une priorité par le Comité des activités d’investissement en GI-TI et le Conseil des activités de la GI-TI pour qu’elles reflètent adéquatement les priorités du Ministère.

Durant le processus de consultation, des possibilités de soutien de la GI-TI ont été identifiées à la DSGTI pour soutenir les activités en effectuant des études de faisabilité, en développant de nouveaux systèmes ou en concevant des améliorations importantes aux systèmes existants. On a aussi relevé, au cours du processus de consultation, des possibilités et des thèmes communs qui soutenaient les objectifs-clés énoncés dans le Plan stratégique de GI-TI 2004-2007 de TC. Ce sont des initiatives ou des domaines qui aideront ou soutiendront les activités en améliorant l’infrastructure ou le potentiel en ligne ou automatisé pour en arriver à une meilleure prestation des programmes-services.

Des possibilités et des initiatives en GI-TI ont été relevées durant le processus national de consultation et par l’intermédiaire des CGF. (Voir l’annexe F, Besoins en immobilisations – Initiatives ministérielles en GI-TI, pour obtenir une liste complète des initiatives relevées.) Le Comité des activités d’investissement en GI-TI a classé les initiatives en trois (3) catégories – permanentes, prioritaires, sous examen. Les initiatives permanentes sont celles qui ont reçu un financement les années précédentes et qui n’ont pas été considérées comme étant prioritaires. Les initiatives prioritaires sont celles qui ont fait l’objet de discussions à l’issue desquelles on leur a accordé une priorité. Les initiatives sous examen sont celles pour lesquelles le comité a demandé plus de renseignements avant d’être en mesure de leur accorder une priorité, ou dont le commencement a été prévu au cours de l’exercice 2006-2007 ou plus tard.

Le tableau qui suit indique le potentiel de demandes pour le financement d’investissements en GI-TI à ce moment-ci pour l’ensemble des catégories.

* Report de ce qui existait antérieurement approuvé.

** Veuillez vous référer à l’annexe F pour la liste complète des projets.

Les données “priorités” et “sous examen” représentent les projets potentiels en GI-TI connus pour 2005-2006 ainsi que leurs implications financières en cours.

Les projets potentiels en GI-TI  pour 2006-2007 et 2007-2008 seraient identifiés par le biais d’un nouvel exercice du plan d’investissement ministériel en GI-TI  suite au processus de planification ministériel des activités

Ce qui suit est une liste des initiatives classées prioritaires, reconnues à ce jour, par le Comité des activités d’investissement en GI-TI pour fin d’examen pour l’exercice 2005-2006.  (Voir l’annexe F, Besoins en immobilisations – Initiatives ministérielles en GI-TI, pour obtenir une liste complète de toutes les initiatives relevées, y compris celles qui ont été approuvées antérieurement et celles qui ne se sont pas vu attribuer une priorité ou qui n’ont pas été incluses dans cette version du Plan d’investissement en GI-TI.)

Une décision d’investir dans des projets permanents pluriannuels (projets de 2004-2005 reportés) et dans le commencement de nouveaux projets en 2005-2006 a des implications permanentes en matière de financement dont il faut tenir compte. Les tableaux qui suivent relèvent les considérations permanentes, pour les exercices 2005-2006 à 2008-2009 pour les projets approuvés antérieurement et les considérations permanentes pour les exercices 2006-2007 à 2008-2009 pour les projets qui commenceront au cours de l’exercice 2005-2006 et une liste des initiatives classées par priorités identifiés à ce jour par le Comité d’investissement des activités en GI-TI pour étude de 2005-2006.  Cette liste devrait constituer le fondement pour déterminer quels investissements devraient être approuvés à fin de financement, selon le montant affecté par le Ministère pour les nouveaux investissements en GI-TI.  (Veuillez vous référer à l’annexe F – besoins  en immobilisation – liste complète des initiatives ministérielles en GI-TI identifiés incluant les initiatives qui n’ont pas été priorisées ou inclues dans le plan d’investissement en GI-TI ministériel.

La mise en œuvre de la LFMP exige des renseignements additionnels pour que celle-ci soit inscrite dans l’ordre des priorités, mais le Comité des activités d’investissement en GI-TI a pensé qu’elle méritait tout de même d’être considérée pour l’exercice 2005-2006.

Il est sous-entendu que la liste des projets prioritaires fera l’objet d’examen et de révision lorsque de nouvelles initiatives seront identifiées et devront être considérées pour du financement, par exemple, le système d’information environnemental qui est anticipé à démarré dans la période de  2006-2007 alors l’information de ce projet devra être présentée au comité d’investissement des activités en GI-TI assez tôt afin de le revoir, le prioriser et le considérer pour l’année fiscale 2006-2007.

Gestion des coûts

Les exigences croissantes pour gérer les coûts de la GI-TI et pour fournir une comptabilité détaillée sur les dépenses en GI-TI engendrent le besoin de reconsidérer la manière dont les investissements en en ce domaine sont gérés. On ne peut plus présumer que tous les investissements en GI-TI qui seront proposés seront financés.

Le climat économique et les priorités politiques du jour ont conduit le Ministère à examiner les possibilités internes de réduire les coûts. La GI-TI est un domaine duquel on attend une contribution aux cibles totales d’économies du Ministère en raison de la démarche du CED qui vise les possibilités d’économies dans l’ensemble du gouvernement et celles de chaque Ministère. Les années antérieures, il y a eu assez d’argent pour assurer qu’en majorité, les initiatives en GI-TI recevaient un financement suffisant. Compte tenu des circonstances actuelles, il faut cependant s’attendre à ce qu’il y ait moins d’argent disponible pour les investissements futurs en GI-TI et que la concurrence pour obtenir cet argent augmentera à mesure que TC répondra aux demandes pour accroître la transparence et la responsabilisation et pour améliorer la gestion des dépenses.

Le Conseil des activités de la GI-TI a recommandé une série de possibilités d’économies en GI-TI qui pourraient produire des économies considérables et aider à financer des investissements futurs en ce domaine. Ces possibilités en sont encore aux étapes préliminaires du développement des projets et exigent des recherches et des analyses additionnelles pour valider les premières estimations. (Voir l’annexe G, Possibilités d’économies en GI-TI, pour obtenir des descriptions complètes de chaque domaine où il y a des possibilités.) Plusieurs de ces possibilités d’économies en GI-TI sont beaucoup plus que de simples projets qui offrent un avantage net mesuré en termes d’économies au plan des coûts. Ces possibilités ont le potentiel pour susciter et produire un changement fondamental à TC, car plusieurs d’entre elles se fondent sur des changements aux processus ou sur des réaffectations budgétaires pour maximiser les bénéfices attendus. Cette façon d’aborder les possibilités d’économies correspond aux principes du CED qui veulent que l’adoption d’une démarche plus intégrée puisse réduire les options de la gestion, mais semble justifiée au vu des économies possibles.

La démarche proposée relativement à ces possibilités est de mettre en œuvre les sept premières au cours de l’exercice 2005-2006. et les autres au cours de l’exercice 2006-2007. Les projets restants seront évalués dans la période de 2006-2007 afin des les aligner avec les initiatives gouvernementales qui détermineront si ces projets sont considérés comme faisant partis des possibilités d’économie de la période 2006-2007 ou s’ils doivent être remis.

* Nota : Ce sont des estimations d’un ordre de grandeur qui exige plus de recherches et d’analyses pour en arriver à des projections plus exactes des coûts et des économies. Certaines de ces possibilités d’économies peuvent avoir d’autres portées-plans de mise en œuvre. C’est la démarche qui produit les économies maximales qui sont décrites dans ces prévisions.

Scénarios d’investissement

Il est nécessaire de différencier les différentes catégories d’investissement lorsqu’un montant pour un investissement est déterminé.  Les investissement en GI-TI ministérielles pourraient être divisés en six (6) catégories : Services professionnels, Systèmes d’applications, Gestion de l’information (GI), Infrastructure, Traitements et salaires, et Investissements.  L’infrastructure inclus le matériel, les logiciels, le réseau étendu (WAN), la téléphonie, l’ordinateur central et la planification stratégique.   Ces éléments couvrent la majorité des coûts associés dans le budget central de l’infrastructure ministérielles. Les données tirées du Profil des dépenses en GI-TI 2003-2004 de TC serviront d’année de référence pour la modélisation et pour établir les projections des dépenses en GI-TI pour les prochaines années.

Au cours des prochaines années, il sera possible de diminuer le niveau d’investissement en GI-TI du Ministère au moyen des possibilités d’économies et des réductions des investissements du Ministère.

Surveillance et évaluation des investissements en GI-TI

Durant l’étape de la planification du cycle, toutes les initiatives seront passées au crible en fonction des activités prioritaires et seront assujetties à l’établissement des priorités du Ministère. Une fois que l’étape de la planification est terminée et que l’approbation pour le financement a été reçue, le Comité des activités d’investissement en GI-TI a des responsabilités permanentes à l’égard du Ministère, notamment la surveillance des rapports d’étape des gestionnaires de projets et des mesures rigoureuses des résultats de chaque projet. Cette surveillance permanente est nécessaire pour assurer que les dépenses sont judicieuses et pour fournir les renseignements nécessaires à des moments pré-établis pour envisager s’il faut continuer ou prendre des mesures correctives ou d’autres actions (ex. nouveau profil du financement). Ces mesures serviraient aux gestionnaires de projet, aux commanditaires de projets, aux groupes d’affaires, au Comité des activités d’investissement en GI-TI, au Conseil des activités de la GI-TI et au CGX pour surveiller la situation d’un projet, pour offrir des commentaires sur les décisions reliées aux projets et pour aider à évaluer la valeur de l’investissement dans les projets au jour donné.

Les lignes directrices pour les mesures des résultats préliminaires sont simples, faciles à obtenir et conviviales lorsqu’il s’agit de préparer des rapports. Initialement, toutes les initiatives examinées et priorisées par le Comité d’investissement des activités en GI-TI qui recevront le financement feront l’objet de suivi en utilisant les mesures de rendement suivantes :

Mesures proposées pour l’étape du contrôle (au cours de la mise en œuvre d’un projet)

Tous les rapports de mesure du rendement sont produits à l’aide d’un modèle de rapport d’évolution de projet et sont envoyés au Comité des activités d’investissement en GI-TI une fois par trimestre.   Plusieurs de ces mesures sont déjà inclus dans les rapports de situation réguliers et demanderont  qu’un rapport trimestriel soit envoyé au Comité d’investissement en GI-TI pour examen et pour discussion.

Un projet peut être « étiqueté » s’il a déjà fait l’objet de rapports de contrôle « jaunes » ou « rouges »; projet pluriannuel; coût estimatif total > 500 000 $.   Ces critères devront être discutés et entendus par le Conseil des activités en GI-TI et par la suite distribué par les gestionnaires de projet. Le commanditaire du projet et le gestionnaire du projet participent à toute discussion sur un projet désigné « rouge. »

Suite aux discussions de projets désignés « rouges » , le comité d’investissement des activités en GI-TI devra avoir la compétence d’intensifier les questions avec le Conseil des activités en GI-TI en ce qui a trait aux recommandations pour structurer davantage ou annuler les projets identifier d’un rendement faible ou qui doivent être réviser leur coût et bénéfices dans le cycle de vie.  Pendant cette étape du cycle, le Comité des activités d’investissement en GI-TI devrait avoir le pouvoir de recommander l’abandon d’un projet en raison du faible rendement ou du réexamen des coûts-avantages.  Au cours de l’étape finale du cycle, c.-à-d., l’évaluation, le commanditaire du projet ou le gestionnaire du projet doivent rendre compte au Comité des activités d’investissement en GI-TI pour lui permettre de déterminer si les avantages prévus lors de l’approbation du financement du projet se sont matérialisés.

Mesures proposées pour l’étape de l’évaluation (après la réalisation d’un projet)

Tout bénéfice, tangible ou non tangible, pour un investissement en particulier doit être identifié en incluant une approche qui pourra mesurer les bénéfices dans la documentation qui sera fournie au comité d’investissement des activités en GI-TI au moment que le projet sera considéré pour approbation et pour être priorisé par ce comité.  Une fois que le projet complété, ces bénéfices devront être mesurés et comparés contre le plan de base original afin de déterminer si les bénéfices  attendus ont été réalisés.  On constate qu’il sera difficile de mesurer les réalisations de toutes les bénéfices, particulièrement les économies à long terme dans la période de mesure ou il sera peut être impossible de fournir une estimation précise des coûts d’élaboration des mesures de résultats.

* Ce ne seront pas tous les projets qu’ils auront un élément d’évitement de coût, en cas de non conformité ou ayant des bénéfices qui n’entraîne pas des économies, ceux-ci pourront être mesuré en terme d’accomplissements ou de bénéfices réalisés.

Tous les rapports de mesure du rendement (rapports d’évaluation des projets produits à l’aide d’un modèle standard) doivent être envoyés au Comité des activités d’investissement en GI-TI dans les six mois suivant la date d’achèvement du projet ou à une échéance fixe aux fins de discussion.  Le commanditaire du projet et le gestionnaire du projet doivent participer à toute discussion sur un projet désigné « rouge. »  Si le Comité des activités d’investissement en GI-TI juge que les résultats sont préoccupants, la révision peut être envoyée au Conseil des activités de la GI-TI.

Itérations futures

Les recommandations pour les itérations futures d’un plan annuel d’investissement en GI-TI du Ministère sont :

• Relier le plan au cycle de planification des activités de façon à pouvoir élaborer un plan bien équilibré avec un effort supplémentaire minime
• Confier au Comité des activités d’investissement en GI-TI, en plus du pouvoir d’établir les priorités et de recommander l’approbation des initiatives, la responsabilité d’établir un calendrier de révision et d’examiner tous les investissements en GI-TI approuvés, de contrôler les progrès des initiatives en cours, de faire des recommandations sur les initiatives qui doivent être abandonnées, modifiées ou accélérées et de vérifier les avantages obtenus
• Élargir le plan de façon à comprendre les initiatives en GI-TI financées avec les fonds des ACE des secteurs d’activité et du budget en immobilisation
• Effectuer chaque année la collecte et l’analyse des données du Profil des dépenses en GI-TI de TC afin d’évaluer les niveaux de dépenses par rapport au plan d’investissement en GI-TI du Ministère
• Effectuer plusieurs vérifications au cours du cycle de planification des initiatives en GI-TI dont le processus d’établissement des priorités a été reporté pour cette itération ou de nouvelles initiatives qui sont retenues et seront prises en considération après avoir obtenu des renseignements supplémentaires à des échéances fixes

Annexe A – Description des critères

Les quatre (4) critères suivants ont été élaborés à partir de critères existants afin de simplifier et faciliter le soutien à tous les secteurs de service lors de l’établissement des priorités de leurs initiatives en GI-TI. Ces critères se fondent sur le classement des priorités de projet du PILT et sur les critères utilisés par le Comité des activités d’investissement en GI-TI pour établir les priorités des initiatives en GI-TI.

Annexe B – Critères pour l’établissement des priorités

Critères de sélection des projets de la GI-TI
(approuvés par le Comité des activités d’investissement en GI-TI)
Tableau 1.0  Critères de sélection des projets de la GI-TI

Règles administratives

1.0 Classement des présentations de projets

Les présentations de la GI-TI sont classées selon leur type et le centre d’intérêt de l’utilisateur. L’objectif de ce classement est double :

• Déterminer les projets qui auront les incidences les plus importantes (positives ou négatives) sur l’infrastructure de l’information
• Veiller à maintenir un équilibre entre les divers types de propositions externes et internes et l’amélioration des services, la transformation des activités afin que l’on puisse établir les priorités et les recommander

Le classement est effectué au début du processus de sélection et constitue un facteur déterminant dans la pondération des critères.

Classement

• Études de faisabilité – Projet à court terme entrepris pour déterminer la faisabilité d’une entreprise d’envergure. Un projet de faisabilité comprend ordinairement l’historique du projet, une analyse de sa raison d’être, une étude technique, une analyse financière, une étude de gestion, les aspects juridiques du projet, les risques et les résultats attendus.
• Nouveau projet pilote – Petit projet (comme le projet sur la validation de principes) entrepris dans des milieux contrôlés, comme les régions, les secteurs des services et les programmes, avant le lancement de l’initiative. Un projet pilote est un essai unique conduisant au perfectionnement de la conception, puis à la mise en œuvre d’un projet d’envergure.
• Nouveau projet–Projet d’envergure ayant éventuellement dépassé le stade du projet pilote ou de l’étude de faisabilité. Il se peut que la faisabilité des nouveaux projets ait déjà été démontrée ailleurs dans l’industrie ou au gouvernement. Le résultat de ces projets peut être une transformation déjà terminée de la fonction de gestion ou de la restructuration de la prestation de service.
• Amélioration - Importante amélioration des outils, des applications et d’autres biens de la GI-TI définie comme une nouvelle présentation dans laquelle cette amélioration dépasserait celle qui a été envisagée dans le cadre des O&M. Les mises à niveau d’infrastructure sont exclues.

2.0 Pondérations

Le processus de sélection a pour but de quantifier la valeur potentielle de chaque projet en regard d’une série de critères concrets et d’établir les priorités parmi les propositions de projet selon le total des points obtenus. Le système de pondération est la clé de l’établissement d’un processus de sélection transparent.

L’échelle de pondération a deux niveaux : la répartition par pourcentage entre les types de critères stratégiques et opérationnels et le poids de chaque critère dans chacune des deux catégories. Les pourcentages sont déterminés par l’examen de l’importance relative des types de critères dans la catégorie du projet proposé.

3.0 Répartition des facteurs de pondération entre les catégories :

Étude de faisabilité Critères stratégiques 90 %. Critères opérationnels 10 %

Accent plus marqué sur les critères stratégiques que sur les critères opérationnels, la raison d’être de l’étude de faisabilité étant de tester la viabilité opérationnelle d’un projet.

Projet pilote : Critères stratégiques 40 %. Critères opérationnels 60 %

Accent plus marqué sur les critères opérationnels que sur les critères stratégiques en raison de la nécessité de déterminer la viabilité opérationnelle du projet.

Nouveau projet :  Critères stratégiques 25 %. Critères opérationnels 75 %

Accent plus marqué sur les critères opérationnels en raison de la nécessité de déterminer la viabilité à long terme du projet.

Amélioration : Critères stratégiques 50 %. Critères opérationnels 50 %

Les investissements dans les nouvelles initiatives de développement doivent montrer clairement les avantages stratégiques qu’ils apporteront au groupe et au département visés. Les critères opérationnels ont un poids très élevé, parce que les nouvelles présentations ne doivent pas infliger aux groupes ni aux infrastructures de GI et de TI du Ministère une charge opérationnelle supplémentaire.

4.0 Critères chiffrés

Les critères chiffrés fournissent aux évaluateurs un moyen de donner une valeur quantitative aux projets présentés. Les cotes permettent au Comité des activités d’investissement en GI-TI d’établir des priorités dans les investissements en GI-TI. Les directives concernant la cotation des critères stratégiques et opérationnels figurent ci-après.

4.1 Critères stratégiques

Les critères stratégiques permettent de déterminer dans quelle mesure le projet appuiera le plan d’activités du Ministère et ses efforts pour tirer un meilleur profit de ses investissements stratégiques. L’importance de cette série de critères varie selon le type de projet.

R1 Alignement sur les priorités stratégiques du Ministère
Le projet proposé doit être en harmonie avec les activités prioritaires stratégiques du Ministère, notamment sur celles-ci :

• Nouveaux programmes et politiques en matière de sécurité
• Réglementation intelligente
• Systèmes de gestion de la sûreté et de la sécurité
• Cadre stratégique axé sur le marché
• Infrastructure, points d’accès et corridors commerciaux
• Innovation,
• Changements climatiques
• Évaluation de l’environnement
• Prévention et atténuation des dommages à l’environnement

R2 Les exigences réglementées ou prescrites du gouvernement

R3 Potentiel de transformation des activités menant à des acquis mesurables dans l’efficacité des procédés, la productivité, l’amélioration des services et autres avantages tangibles; indique les coûts qu’entraînerait le non-investissement dans la proposition.

Le projet révèle son potentiel de quatre façons :

• Améliore l’efficacité administrative, la productivité des employés, le RCI, l’évitement des coûts, etc. (à l’échelle du Ministère, du secteur d’activité et du secteur de services)
• Améliore le travail opérationnel et réglementaire
• Renforce la prise de décision
• Service commun/horizontal (solution à l’échelle du Ministère)
• Meilleure exploitation des applications et systèmes existants

R4 Évalue les possibilités de collaboration/partenariat, y compris une meilleure exploitation des outils existants et le partage des coûts de développement.

La proposition de projet doit mentionner les partenariats et possibilités de collaboration ainsi que les moyens de mieux exploiter les outils existants.

4.2 Critères opérationnels

Les critères opérationnels chiffrés permettent de déterminer l’efficacité d’exécution du projet et comment il peut devenir opérationnel. Ces critères couvrent les risques, les coûts, l’approche à l’égard de la gestion de projet et l’impact qu’il aura sur le milieu de GI-TI.

R5 Intégration technique

La proposition doit montrer comment l’exécution du projet s’imbriquera dans le milieu de GI-TI de TC :

• L’intégration technique se fait de trois façons :
  • S’intègre avec les politiques et les normes architecturales existantes, le cas échéant;
  • Établit de nouvelles normes là où il n’y en avait pas (dans l’architecture de GI-TI);.
  • Tire un meilleur parti des outils utilisés dans le cadre de l’architecture existante..

R6 Analyse des coûts opérationnels

La proposition doit comprendre une analyse des coûts de mise en œuvre et des coûts nécessaires pour rendre le système opérationnel, y compris :

• Les coûts initiaux (TEC), comme ::
  • Achats de matériel et de logiciels;
  • Conception et développement
  • Gestion de projet:
  • Frais d’installation
  • Frais de consultation
  • Coûts de transition
  • Fournitures
  • Déplacements, salaires et formation directement reliés à la mise en service du système proposé.
• Coûts permanents, comme :
  • Salaires
  • Prévisions des coûts opérationnels et des frais d’entretien.
• Coûts indirects, comme :
  • Formation des utilisateurs et déplacements connexes
  • Pertes de productivité initiales
  • Soutien à la GI-TI (gestion du réseau, administration des données, lignes de dépannage), etc.
• Avantages opérationnels
  • Économies directes ou dépenses différées
  • Amélioration des services ou de l’efficacité
• Évaluation des avantages
  • Méthode proposée pour mesurer les avantages notamment les éléments d’information qui seront saisis et analysés
  • Calendrier du projet pour la réalisation des avantages

R7 Évaluation des risques

La proposition doit contenir une analyse des risques et déterminer les risques qui relèvent de la responsabilité de Transports Canada, les possibilités que ceux-ci se produisent et les stratégies d’atténuation des risques

Annexe C – Activités prioritaires de Transports Canada

À l’échelle de l’administration fédérale

Les activités prioritaires à l’échelle de l’administration fédérale qui concernent Transports Canada sont énoncées dans le Discours de Trône, les exposés budgétaires et les initiatives en cours telles que le Cadre de gestion et de responsabilisation, ainsi que d’autres initiatives telles que le Gouvernement en direct (GED) et les Services partagés.  Certaines de ces initiatives ne touchent pas tous les secteurs d’activité de Transports Canada, mais d’autres ont une incidence directe ou indirecte sur le processus de planification de la GI-TI du Ministère.

Les priorités précisées dans le discours du Trône (reliées à TC et au plan d’investissement en GI-TI du Ministère) sont :

• Examiner les dépenses
• Se concentrer sur la commercialisation et les technologies habilitantes, s’il y a lieu
• Mettre à jour le cadre législatif
• Gérer l’expansion tentaculaire et investir dans l’infrastructure
• Encourager la sensibilisation à l’environnement
• Adopter une politique de sécurité nationale
• Maintenir et améliorer les relations internationales

Les priorités énoncées dans le Budget de 2005 (reliées à TC et au plan d’investissement en GI-TI du Ministère) sont :

• Établir et maintenir un cadre fiscal sain, y compris les objectifs d’efficience et d’économies du Comité d’examen des dépenses (CED)
• Améliorer la responsabilisation et la gestion financière et reconnaître que cela peut signifier une réaffectation de fonds, quand il y a lieu, afin d’atteindre les objectifs d’économies ou réduire la souplesse administrative
• Consolider les achats à l’échelle du gouvernement
• Améliorer la qualité et l’efficacité du service
• Renforcer la gouvernance et la responsabilisation
• Gérer efficacement les ressources publiques
• Adopter un plus grand nombre de systèmes partagés et simplifier et normaliser les processus des activités administratives

Les priorités énoncées dans le Cadre de gestion et de responsabilisation (CGR) sont :

• Élaborer un cadre pour la préparation des rapports ministériels
• Établir des liens avec les gens, la prestation de services axée sur les citoyens, la gérance, la responsabilité, les éléments de rendement et de résultats

Les priorités précisées par le Gouvernement en direct (GED) sont :

• Continuer à évoluer et à faire des progrès et élargir l’utilisation du GED pour les intervenants externes
• Se concentrer sur l’information, la transaction et la collaboration

Pour Transports Canada l’expression « priorités stratégiques » désigne des secteurs d’intervention qui ont priorité à moyen terme (c.-à-d., 3 ans) afin de soutenir les résultats stratégiques  Au cours de l’exercice 2005-2006, les activités clés du Ministère seront harmonisées avec neuf priorités stratégiques :

Sûr et sécuritaire

1. Nouveaux programmes et nouvelles politiques en matière de sécurité
2. Réglementation intelligente et
3. systèmes de gestion de la sûreté et de la sécurité

Efficace

4. Cadre stratégique axé sur le marché
5. Infrastructure, points d’accès et corridors commerciaux
6. Innovation,

Écologique

7. Changements climatiques
8. Évaluation de l’environnement
9. Prévention et atténuation des dommages à l’environnement

Annexe D – Définitions du Profil des dépenses en GI-TI 2003-2004 de TC

Les définitions de chaque catégorie et des méthodes pour répartir entre les secteurs d’activité les dépenses GI-TI pour les immobilisations, les ACE, les salaires et traitements et les services professionnels pour chaque catégorie sont expliquées ci-dessous.

Annexe E – Financement de la GI-TI du Ministère pour l’exercice 2003-2004

Annexe F – Besoins en immobilisations - initiatives ministérielles en GI-TI

Description des nouveaux projets priorisés en 2005-2006

1. Remplacement des équipements de sécurité des communications (COMSEC)

Le gouvernement du Canada a lancé, sous la direction du Centre de la sécurité des télécommunications (CST), le « Programme canadien de modernisation des équipements cryptographiques », qui vise à remplacer tous les équipements cryptographiques vieillissants actuellement utilisés au gouvernement fédéral. La première phase de ce projet prévoit le remplacement des équipements téléphoniques protégés d’ici septembre 2007. Dans le cadre de cette initiative gouvernementale et en raison de l’obsolescence de ses équipements, TC doit remplacer tout son inventaire de téléphones protégés d’ici le mois de septembre 2007.

2. Collecte électronique de statistiques sur le transport aérien, Phase II – Document d’approbation de projet (DAP)

La Phase I de l’initiative Collecte électronique de statistiques sur le transport aérien (CESTA), qui s’est terminée en mars 2005, visait à recueillir des données opérationnelles auprès de tous les transporteurs aériens commerciaux canadiens et étrangers ayant des activités au Canada. La Phase II du programme élargira l’initiative pour englober la collecte électronique de statistiques sur le fret aérien, de données opérationnelles sur l’aviation générale et de renseignements financiers auprès des transporteurs aériens commerciaux et des exploitants de l’aviation générale.

3. Outils de développement d’applications ministérielles

Cette présentation de projet a pour objet de demander des fonds pour l’acquisition d’outils de productivité à l’appui des activités quotidiennes des développeurs d’applications ministérielles (à l’AC et dans les régions, s’il y a lieu). Les outils spécifiquement visés par ce projet appartiennent à trois catégories : outils de tests et de mise au point de la performance (QACentre), outils de modélisation des processus et des données (AllFusion), et outils d’intergiciels (BizTalk).

Les catégories (et marques) d’outils précitées ont été identifiées au cours de la dernière année, à la suite d’une série d’analyses des besoins réalisées par la DGSGTI en collaboration les développeurs, et à l’aide de données extraites du Plan stratégique de GI/TI du Ministère.

4. Système de gestion des données sur les voies navigables

Le Système de gestion des données sur les voies navigables (SGDVN), qui a récemment été transféré à TC par le MPO, présente plusieurs problèmes techniques qui nécessitent le développement et la mise en œuvre d’une nouvelle version. La réalisation immédiate de ce projet améliorera la capacité du système de fournir des informations optimales pour la planification, la production de rapports et la prise de décisions, tout en favorisant la prestation cohérente du programme.

5. Système d’information CANUTEC (CIS)

Le système d’information CANUTEC (SIC) proposé sera composé de 8 sous-systèmes intégrés qui permettront au Centre canadien d’urgence transport – CANUTEC – de gérer l’information sur les produits chimiques, les entreprises, les lignes directrices et les règles en matière d’intervention d’urgence, etc.

Le SIC proposé, qui remplacera plusieurs applications existantes, constituera un guichet unique permettant d’accéder à des ressources d’information qui sont actuellement accessibles au moyen de plusieurs interfaces différentes.

6. Amélioration du système de gestion des plaintes du public

L’actuel système de gestion des plaintes du public (une application basée sur MS Access) permet aux enquêteurs sur les défauts des véhicules automobiles d’enregistrer les plaintes reçues du grand public. Ce projet consistera à améliorer l’application existante, par exemple : (1) en la transformant en une application basée sur navigateur, accessible aux enquêteurs, aux entrepreneurs régionaux et au grand public; (2) en concevant l’application et son modèle de sécurité de manière à accorder des droits d’accès distincts aux données et aux fonctionnalités, selon les différents groupes d’utilisateurs; (3) en ajoutant une fonction d’archivage accessible aux utilisateurs, etc.

7. Système d’information médicale de l’aviation civile (SIMAC) : (A3H137-8446)

Le SIMAC est une base de données non discrétionnaire qui contient des renseignements médicaux sur tous les pilotes canadiens. Il faut améliorer ce système afin de permettre à la Médecine aéronautique civile de transmettre des documents médicaux « protégés B » dans tout le Canada et à l’étranger. Ces améliorations comprennent : la création de nouveaux rapports, l’addition de modules permettant de saisir les cas spéciaux et d’entrer des détails sur la formation des examinateurs médicaux de l’aviation civile, l’intégration de tables d’administration et de fonctions de sécurité.

8. Amélioration de la base de données sur les rappels

L’actuelle base de données sur les rappels de véhicules (une application basée sur MS Access) est utilisée par la Division des enquêtes sur les défauts des véhicules et les rappels, Direction de la sécurité routière et de la réglementation automobile. Ce projet consistera à améliorer l’application existante (1) en la transformant en une application basée sur navigateur, accessible au personnel de la division et au grand public; (2) en concevant l’application et son modèle de sécurité de manière à accorder des droits d’accès distincts aux données et aux fonctionnalités, selon les différents groupes d’utilisateurs; (3) en améliorant le mécanisme de recherche grâce à l’inclusion d’un moteur de recherche en langage naturel et à la mise en oeuvre d’une fonction de recherche approximative, etc.

9. Portail des transports

Le développement d’un Portail des transports s’inscrit dans la vision de collaboration et de transformation des services du Gouvernement en direct, de même que dans le mandat de prestation de services externes du site Web de Transports Canada.

Le Groupe Communications de Transports Canada a donc commandé une étude de faisabilité d’un Portail des transports. Selon les données recueillies, il existe une demande d’information sur les transports, présentée dans un format personnalisé et complet. Le Portail des transports renfermerait des renseignements provenant de toutes les provinces et de tous les territoires, et permettrait aux Canadiens d’accéder, de façon transparente, à de l’information sur les transports, en fonction de sujets et de thèmes.

10. Plate-forme de serveurs Web (optimisation des licences de logiciels)

Cette présentation de projet a pour objet de demander des fonds pour la mise en oeuvre d’une solution matérielle qui rationalisera les coûts de licences associés à plusieurs logiciels Web du Ministère, comme l’outil de production de rapports Crystal Enterprise et le logiciel cartographique MapInfo. À la suite de changements apportés récemment aux contrats de licences visant ces logiciels, TC est passé des licences basées sur serveur aux licences basées sur chaque unité centrale de traitement (UCT). Il y a environ deux ans, les serveurs Web de TC ont été achetés et configurés de manière à assurer évolutivité, performance et redondance, ce qui signifie qu’ils ont été configurés avec le maximum autorisé de 4 UCT. Pour respecter les nouveaux contrats de licence, cela implique qu’il faudrait quadrupler les coûts initiaux d’acquisition de licences et de soutien continu, compte tenu des configurations actuelles qui sont de 4 UCT par serveur.

11. Système de gestion de l’information sur la sécurité des aérodromes et de la navigation aérienne

La Direction des aérodromes et de la navigation aérienne possède actuellement plusieurs dépôts de données, électroniques ou non, qui ont été conçus pour répondre aux besoins des différentes sections ou divisions. Par suite d’une récente fusion de directions, il faut maintenant moderniser les bases de données et les outils de gestion des données, et les intégrer dans un système commun de gestion des données répondant à tous les besoins opérationnels de la nouvelle direction et incorporant les bases de données et sources de données d’autres autres secteurs de Transports Canada, d’autres ministères fédéraux et d’organisations non gouvernementales.

Annexe G – Possibilités d’économies en GI-TI