1. Généralités
Le parrainage des conférences et la participation aux conférences devraient être directement liés aux objectifs du gouvernement.
Le parrainage des conférences doit se faire dans un esprit de probité et de mesure; la participation aux conférences doit se limiter
au minimum nécessaire pour atteindre les objectifs. Dans la mesure du possible, il convient de songer à coordonner la participation
aux conférences pour éviter que le gouvernement du Canada soit surreprésenté et, en conséquence, prête flanc à la critique du
public. Les dispositions de la politique du Conseil du Trésor sur l'accueil et celles de la Directive du Conseil du Trésor sur les
voyages continuent de s'appliquer aux conférences parrainées par les ministères et organismes.
2. Parrainage des conférences
Les ministres sont investis, à l'intérieur de leur sphère de responsabilité, du pouvoir de parrainer les conférences et ils sont
tenus de rendre compte de toute subdélégation de ce pouvoir.
En outre, les ministres, les sous-ministres et les administrateurs généraux sont tenus de respecter la Directive du Cabinet no 47
(ainsi que ses modifications ultérieures, le cas échéant) lorsqu'il est projeté de parrainer une conférence internationale ou des
conférences ayant de vastes répercussions internationales, de nature financière ou autres. Il faut prendre soin d'obtenir
l'approbation du Cabinet et l'assentiment du ministère des Affaires étrangères et du Commerce international, le cas échéant.
Il pourra être nécessaire de mener des consultations avec le Bureau des relations fédérales-provinciales (BRFP) et peut-être
d'obtenir l'approbation du Cabinet dans les cas où le parrainage d'une conférence fédérale-provinciale ou la participation d'agents
à une conférence de ce genre risque d'avoir d'importantes répercussions en matière de politique pour le gouvernement ou de donner
lieu à des discussions de questions importantes de politique.
3. Participation aux conférences
Les ministres sont investis, à l'intérieur de leur sphère de responsabilité, du pouvoir d'approuver la participation aux
conférences tenues au Canada ou à l'étranger et ils sont tenus de rendre compte de toute subdélégation de ce pouvoir.
4. Coûts et utilisation des installations
Il convient que les conférences parrainées par le gouvernement fédéral aient lieu dans l'endroit le plus économique possible et
de préférence dans les installations actuelles du gouvernement. Il est recommandé d'obtenir l'approbation du sous-ministre ou du
dirigeant de l'organisme lorsque l'on songe à utiliser des installations n'appartenant pas au gouvernement.
5. Financement et administration
Outre l'utilisation de crédits, divers autres modes de financement sont offerts pour parrainer des conférences. Les ministères
sont encouragés à consulter le Bulletin d'information (du 1er novembre 1995) sur la question, publié par la Division des pouvoirs
financiers du Secteur de la gestion des finances et des marchés (SCT).
6. Suivi
Les ministères doivent mettre en place des contrôles pour assurer que toutes les demandes de parrainage de conférence et de
participation à une conférence respectent les exigences de leur politique sur les conférences. Les ministères doivent évaluer de
temps à autre l'efficacité et le bien-fondé de la politique ainsi que la mesure dans laquelle elle est
respectée.
|
