Politique du programme Échanges Canada
(Also published in English as Interchange Canada Policy)
Table des matières
1.	Introduction	1
2.	Objectifs du programme	1
3.	Autorisations	1
4.	Admissibilité	2
5.	Affectations	2
6.	Salaire et avantages sociaux du participant	3
7.	Réinstallation, y compris les affectations internationales	4
8.	Conflits d’intérêts, après‑mandat, sécurité	5
9.	Surveillance	5
10.	Rôles et responsabilités	5
11.	Références	7
12.	Demandes de renseignements	7

1.	Introduction
a)	Échanges Canada est un programme de perfectionnement qui encourage et facilite, au moyen d’affectations temporaires, l’échange de personnel entre la fonction publique fédérale, départements et agences (listés sous RTFP, Schedule I, Partie I) et tous les autres secteurs, tant au Canada qu’à l’échelle internationale.
b)	Le programme est parrainé par le Conseil du Trésor, en tant qu’employeur, et administré par la Commission de la fonction publique (CFP) et les ministères.
2.	Objectifs du programme
a)	Promouvoir une meilleure compréhension entre la fonction publique fédérale et d’autres secteurs, au Canada et à l’échelle internationale, en ce qui a trait à la création et au soutien à l’élaboration de politiques plus éclairées, à l’amélioration du service et au renforcement des relations des partenariats du Canada sur le plan national et international.
b)	Appuyer le perfectionnement des employés.
c)	Contribuer à l’atteinte des objectifs de la politique étrangère et de la politique socio‑économique du Canada.
d)	Accroître l’accès de la fonction publique aux connaissances spécialisées, aux diverses compétences, à l’expertise, à la technologie et aux pratiques exemplaires, et favoriser leur acquisition.
3.	Autorisations
a)	Les administrateurs généraux ont le pouvoir délégué d’administrer le programme dans leur ministère pour les employés de tous les niveaux à l’exception de celui de la direction. Ils ont aussi le pouvoir d’approuver des prolongations des affectations au‑delà de la durée normale aussi bien pour les groupes exclus que non exclus, ainsi que d’approuver des exceptions à la politique concernant la rémunération. Les lignes directrices du programme donne un aperçu des points à considérer lorsque l’on envisage de faire des exceptions à la politique.
b)	La CFP est responsable de l’administration du programme au niveau du Groupe de la direction.
c)	Le dirigeant principal des ressources humaines du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) doit approuver les exceptions à la politique pour le niveau du Groupe de la direction, sauf indications contraires dans cette politique.
d)	Pour toutes les affectations, le dirigeant principal des ressources humaines du SCT doit approuver les exceptions aux dispositions de la Directive sur la réinstallation du SCT.
4.	Admissibilité
Le programme Échanges Canada est offert à tous les employés des ministères et organismes de la fonction publique fédérale (mentionnés à l’annexe I, partie I, de la LRTFP); aux autres paliers de gouvernement; au secteur privé; aux syndicats; aux établissements d’enseignement supérieur; aux organismes sans but lucratif et aux organismes mentionnés à l’annexe I, partie II, de la LRTFP. Comme il s’agit d’un programme qui vise à faciliter les échanges entre les organisations, les participants doivent démontrer clairement qu’ils ont un lien effectif avec leur organisation d’origine, avoir l’appui de leur organisation d’origine, demeurer des employés de cette organisation et revenir à leur organisation d’origine au terme de l’affectation, à moins que toutes les parties en cause s’entendent sur d’autres dispositions.
5.	Affectations
a)	Les affectations peuvent être prolongées au‑delà de la durée normale de deux ans pour inclure une troisième année. Les affectations au‑delà de la troisième année optionnelle doivent être autorisées par l’administrateur général dans le cas des employés de tous les niveaux à l’exception du Groupe de la direction ou par le dirigeant principal des ressources humaines, Secrétariat du Conseil du Trésor (DPRH, SCT), dans le cas des employés du Groupe de la direction.
b)	Les affectations de trois mois ou plus doivent faire l’objet d’une entente officielle. Une annexe à l’entente originale doit accompagner les prolongations de trois mois ou plus.
c)	Les affectations peuvent être interrompues plutôt que prévu au moyen d’un avis écrit donné par l’une ou l’autre des parties concernées. La période de préavis fait partie du protocole d’entente et elle doit être normalement de trois mois pour les affectations d’un an ou plus et d’un mois pour les affectations de moins d’un an ou, sous réserve de l’accord de toutes les parties, une période moindre.
d)	Les ententes sont normalement signées par un administrateur général ou par un cadre investi du pouvoir délégué, par un cadre de niveau équivalent à l’organisme extérieur et par le participant. La Commission de la fonction publique (CFP) doit en outre signer l’entente lorsque le participant fait partie du Groupe de la direction ou est assigné à un poste de ce groupe.
6.	Salaire et avantages sociaux du participant
a)	Au cours de leur affectation, les participants continuent de toucher l’intégralité de leur salaire et de leurs avantages sociaux, selon leur niveau de titularisation de leurs organisations d’origine, y compris les augmentations qui seraient normalement touchées au cours de la période d’affectation. Les augmentations basées sur le rendement sont déterminées au moyen d’évaluations du rendement effectuées par l’organisme d’accueil en collaboration avec l’organisme parrain.
b)	Les fonctionnaires fédéraux en affectation dans des organisations de l’extérieur ne touchent ni rémunération ni avantages sociaux autres que ceux auxquels ils ont normalement droit dans leur organisme d’attache. (Nota : dans le cas d’affectations internationales, les Directives sur le service extérieur (DSE) peuvent s’appliquer.)
c)	Toutes les conditions d’emploi, à l’exception du statut d’exemption associé au poste quitté temporairement, continueront de s’appliquer. Toutefois, les participants sont normalement assujettis aux conditions de travail de l’organisation d’accueil et ils doivent, pour prendre des congés annuels, se plier aux exigences opérationnelles de l’organisme d’accueil.
d)	Aucuns frais d’administration ne seront exigés par les organisations participantes.
e)	L’organisme d’accueil rembourse normalement l’intégralité des salaires et des avantages sociaux des participants. Les exceptions suivantes doivent être approuvées par l’administrateur général ou la personne investie de ses pouvoirs :
(i)	Dans le cas du secteur privé, lorsqu’il est déterminé, au cas par cas, que le remboursement ou le recouvrement d’un montant moindre constitue le moyen le plus approprié de réaliser les objectifs du gouvernement.
(ii)	Dans les cas où les organismes de l’extérieur sans but lucratif (p. ex. universités, gouvernements provinciaux, municipalités, hôpitaux, associations de bienfaisance) sont incapables de rembourser la totalité des coûts du salaire ou des avantages sociaux des fonctionnaires ou les deux, ou lorsque les deux organismes partageront les résultats du travail, le ministère d’origine peut accepter le remboursement ou le recouvrement partiels des coûts.
iii)	Dans le cas des participants qui viennent occuper un poste dans la fonction publique fédérale et qui, dans leur organisation d’origine, touchent un salaire plus élevé que le salaire maximal du poste, la formule de calcul du remboursement maximal à l’organisation d’origine est la suivante :
−	Remboursement maximal = [(Salaire maximal du poste + valeur des avantages sociaux) + montant jusqu’à concurrence de 25 p. 100].
(iv)	Pour les personnes en affectation dans la fonction publique fédérale, et qui, dans leur organisme d’attache, gagnent moins que le salaire minimum du poste, la formule pour calculer la différence de salaire à payer est la suivante :
−	Différence à payer = (salaire minimum du poste dans la fonction publique fédérale – (valeur du régime de rémunération de l’organisation d’attache + valeur du programme de réinstallation à court terme)).
Remarque :
Cette différence est payée par l’organisation d’attache et remboursée par le ministère d’accueil.
7.	Réinstallation, y compris les affectations internationales
a)	Les frais de réinstallation sont normalement partagés entre l’organisme d’accueil et l’organisme d’attache et ne doivent pas excéder ce qui est prévu dans les dispositions applicables de la directive du Conseil du Trésor concernant la réinstallation. Dans les cas d’exception où il y va de l’intérêt du ministère, l’administrateur général peut autoriser le paiement d’une part plus grande ou plus petite des dépenses de réinstallation.
b)	Les organismes d’accueil sont normalement responsables de toutes les autres dépenses reliées à l’affectation, y compris les dépenses d’entrevue, telles que les dépenses de voyage.
c)	Étant donné les objectifs et la nature temporaire des affectations du programme Échanges Canada, les coûts liés à la vente et à l’achat d’une résidence principale ne sont pas remboursés, malgré le fait que, dans certaines circonstances exceptionnelles, la durée de l’affectation puisse déborder au‑delà d’une troisième année.
d)	Dans les cas des affectations des employés de la fonction publique fédérale à l’échelle internationale, les Directives sur le service extérieur (DSE) ne s’appliquent pas automatiquement. En outre, pour faciliter son accessibilité aux affectations internationales, un fonctionnaire fédéral peut, avec le consentement écrit de l’agent de négociation compétent, renoncer à une quelconque disposition ou à la totalité des dispositions des DSE. Dans le cas des avantages partiels, il est recommandé de consulter le spécialiste des DSE, au SCT, afin de s’assurer que les employés soient traités d’une manière uniforme et appropriée.
8.	Conflits d’intérêts, après‑mandat, sécurité
a)	L’administrateur général doit acquérir la certitude que les lignes directrices sur les conflits d’intérêts, l’après‑mandat et la sécurité sont respectées.
b)	Pour les participants qui viennent en affectation à la fonction publique fédérale, l’affectation est considérée comme un emploi aux fins de la Loi sur les secrets officiels et les participants sont liés par l’article 4 de cette Loi qui traite de communication illicite de données, etc.
9.	Surveillance
a)	Le STC exercera une surveillance en ce qui concerne l’application et l’efficacité du Programme Échanges Canada grâce à l’information fournie par la CFP et par l’entremise d’évaluations périodiques du programme.
b)	Sur demande, les ministères fournissent à la CFP de l’information concernant les affectations qu’ils administrent.
10.	Rôles et responsabilités
SCT et CFP conjointement :
a)	en accord avec les ministères, établir des lignes directrices et des modalités de fonctionnement, y compris un protocole d’entente normalisé pour les affectations, afin que les objectifs du programme soient atteints dans le respect des principes de fonctionnement; et
b)	déterminer comment seront mesurés les résultats du programme de manière à garantir l’atteinte des objectifs.
SCT :
a)	responsable de la politique relative au programme Échanges Canada, y compris de conseiller les ministères quant à l’interprétation de la politique, sa teneur et son objectif;
b)	en collaboration avec la CFP et les ministères, établir les objectifs du programme et ses principes de fonctionnement, évaluer périodiquement le programme et revoir le programme en fonction de l’évolution des besoins;
c)	traiter les demandes de dérogation à la politique en provenance du Groupe de la direction.
CFP :
a)	promouvoir le programme à l’intérieur et à l’extérieur de la fonction publique;
b)	joindre ses efforts à ceux des ministères pour négocier des ententes d’affectation pour les participants du Groupe de la direction ou assignés à de tels postes;
c)	conseiller les ministères en ce qui a trait aux dispositions à prendre pour les affectations internationales;
d)	donner aux agents de liaison du Programme Échanges Canada une formation en administration de programme;
e)	offrir, sur demande, des conseils sur des questions d’ordre opérationnel et de l’aide à toutes les parties pour l’organisation des affectations, y compris en faisant office d’intermédiaire entre les organismes parrains et les organisations d’accueil;
f)	tenir une base d’information de gestion sur tous les aspects du programme, y compris des statistiques sur l’ensemble des affectations;
g)	remettre chaque année au SCT des données sur les niveaux d’activités du programme.
Centre canadien de gestion (CCG) :
a)	avec l’avis des ministères, de la Commission de la fonction publique et du Secrétariat du Conseil du Trésor, mettre au point et dispenser le cours « Vue d’ensemble sur l’appareil gouvernemental » afin de permettre aux participants seniors de l’extérieur d’obtenir une meilleure compréhension du milieu, de la structure et des rouages de la fonction publique fédérale;
b)	examiner périodiquement le cours pour s’assurer qu’il continue de répondre aux besoins des participants.
Ministères :
a)	administrer la politique en fonction de leur pouvoir de délégation;
b)	désigner une personne qui sera l’agent de liaison avec Échanges Canada;
c)	inciter les participants à consulter le bureau d’Échanges Canada, à la CFP, pour obtenir des conseils sur les affectations internationales;
d)	négocier les ententes d’affectation pour les participants de tous les niveaux à l’exception du Groupe de la direction;
e)	informer la CFP lorsqu’on envisage des affectations à des postes de cadre du Groupe de la direction ou lorsque les participants sont de ce niveau;
f)	encourager les participants de l’extérieur à participer à un cours d’orientation sur le ministère, et, dans le cas des cadres de direction de niveaux équivalents de l’extérieur de la fonction publique, les inciter à participer au cours d’une semaine intitulé « Vue d’ensemble sur l’appareil gouvernemental » donné par le Centre canadien de gestion (CCG). Le cours du CCG vise à aider les participants venant de l’extérieur à mieux comprendre le milieu, la structure et les rouages de la fonction publique fédérale;
g)	pour chacune des affectations et dès que toutes les parties ont signé l’entente, communiquer à la Commission de la fonction publique les données sur l’affectation et le participant, comme il est précisé dans les lignes directrices de fonctionnement;
h)	obtenir les autorisations nécessaires en cas de remboursement extraordinaire de la rémunération ou de prolongation d’une affectation de niveau du Groupe de la direction;
i)	fournir l’information demandée sur les affectations administrées par le ministère.
Participants :
a)	voir à ce que les responsabilités qui leur sont confiées soient conformes au protocole d’entente;
b)	demeurer en communication avec leur organisme d’attache et, dans le cas des participants de niveau du Groupe de la direction, avec le bureau d’Échanges Canada de la Commission de la fonction publique;
c)	remettre un rapport d’étape annuel sur la situation de l’affectation et un rapport d’après‑affectation au gestionnaire concerné du ministère parrain.
11.	Références
La présente politique remplace la politique sur Échanges Canada, chapitre 1‑10 du Manuel du Conseil du Trésor, datée du 9 février 1994.
12.	Demandes de renseignements
Les demandes d’information concernant cette politique doivent être adressées à l’agent responsable désigné à l’administration centrale du ministère ou de l’organisme qui, à son tour, pourra transmettre les questions d’interprétation à la Direction des ressources humaines du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.