Politique sur les langues officielles pour la gestion des ressources humaines
(Also published in English as Policy on Official Languages for Human Resources Management)
Table des matières
Date d’entrée en vigueur
Contexte
Énoncé
Champ d’application
Directives connexes
Exigences
Imputabilité
Résultats attendus
Suivi et rapport
Conséquences
Demandes de renseignements
Définitions et notes au lecteur

Date d’entrée en vigueur
La présente politique entre en vigueur le 1er  avril 2004 et remplace les politiques suivantes:
•	Politique sur l’identification des fonctions ou postes
•	Politique concernant les exigences linguistiques pour les membres du groupe de la direction
•	Politique sur la dotation des postes bilingues
•	Politique sur la formation linguistique
•	Politique sur la Participation des Canadiens d’expression française et d’expression anglaise
Contexte
Énoncé
Les exigences linguistiques des postes ou fonctions sont établies objectivement. Elles correspondent au travail des employés ou de leurs unités de travail et tiennent compte des obligations relatives au service au public et à la langue de travail en vertu de la Loi sur les langues officielles (LLO). Les postes ou fonctions de cadres au niveau de sous-ministre adjoint ou comparable sont désignés bilingues au niveau supérieur partout au Canada. Les postes ou fonctions des autres niveaux de cadre de direction dans les régions désignées bilingues aux fins de la langue de travail sont également désignés bilingues tel que précisé dans les exigences de la présente politique.
Les postes ou fonctions désignés bilingues sont dotés par des candidats qui satisfont aux exigences linguistiques du poste. Exceptionnellement, un poste ou des fonctions peuvent être dotés par un employé n’ayant pas les compétences linguistiques requises. L’institution offre alors de la formation linguistique pour permettre au candidat de les acquérir et s’assure que les fonctions bilingues du poste sont remplies dans l’intérim.
Les institutions s’assurent que les Canadiens d’expression française et ceux d’expression anglaise ont des chances égales d’emploi et d’avancement, tout en respectant le principe du mérite. Elles mettent en place des mesures de recrutement qui permettent d’assurer la participation équitable des deux collectivités de langue officielle.
Champ d’application
La présente politique s’applique à toutes les institutions assujetties aux parties IV, V, VI et à l’article 91 de la LLO, à l’exception du Sénat, de la Chambre des communes et de la Bibliothèque du Parlement.
Directives connexes
Les institutions visées doivent également appliquer les directives suivantes :
•	Directive sur l’identification linguistique des postes ou des fonctions – pour les institutions assujetties à la partie I de l’annexe I de la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique;
•	Directive sur la dotation des postes bilingues – pour les institutions assujetties à la Loi sur l’emploi dans la fonction publique;
•	Directive sur la formation linguistique et le maintien de l’acquis – pour les institutions assujetties à la partie I de l’annexe I de la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique ou aux annexes I.1 et II de la Loi sur la gestion des finances publiques.
Exigences
Imputabilité
L’administrateur général est imputable de la mise en œuvre de la présente politique dans son institution.
Résultats attendus
Identification des exigences linguistiques
Étape 1 : Déterminer les obligations en matière de langues officielles
L’institution détermine les obligations en matière de service au public et de langue de travail (parties IV, V de la LLO et le Règlement sur les langues officielles—communications avec le public et prestation des services) qui s’appliquent à ses opérations.
Étape 2 : Déterminer les exigences linguistiques des postes ou des fonctions
L’institution détermine les exigences linguistiques des postes ou des fonctions afin de respecter ses obligations en matière de langues officielles.
Les gestionnaires revoient les exigences linguistiques des postes ou fonctions lors d’une dotation ou lorsque les postes ou fonctions changent de manière significative pour s’assurer qu’elles reflètent toujours les obligations de l’institution.
Si des changements sont apportés aux exigences linguistiques d’un poste ou d’une fonction, le titulaire en est alors informé par écrit dans les meilleurs délais. L’institution vise à s’assurer que les changements respectent les conditions d’emploi du titulaire.
Étape 3 : Déterminer les niveaux de compétences nécessaires dans les deux langues officielles
Pour un poste ou des fonctions identifiés bilingues, le gestionnaire détermine les niveaux de compétences linguistiques requis pour s’acquitter pleinement de ses obligations.
Le poste ou les fonctions d’un cadre au niveau de sous-ministre adjoint ou comparable sont désignés bilingues au niveau supérieur partout au Canada.
Pour les cadres de direction, un niveau de bilinguisme supérieur est requis afin qu’ils s’acquittent de leurs fonctions et assument leur responsabilité de créer un milieu de travail propice à l’usage effectif des deux langues officielles dans les régions désignées bilingues aux fins de la langue de travail, si le poste ou les fonctions incluent un ou plusieurs des éléments suivants:
•	la supervision d’employés occupant un poste bilingue ou dont les exigences linguistiques diffèrent;
•	une participation attitrée à l’équipe responsable de la gestion de l’institution;
•	un rôle significatif dans le cadre des relations d’une institution fédérale avec d’autres institutions fédérales sur lesquelles elle a autorité ou qu’elle dessert;
•	des fonctions importantes de représentation auprès du public ou des employés de l’institution;
•	un rôle important de coordination de programmes ou d’activités d’employés dans les régions désignées bilingues aux fins de la langue de travail.
Dotation des postes bilingues
Dans les cas suivants, les postes bilingues sont dotés par des candidats qui satisfont aux exigences linguistiques du poste :
•	lorsqu’un poste est de durée limitée;
•	lorsqu’un poste bilingue exige une compétence linguistique technique ou spécialisée;
•	lorsqu’un poste ou fonction bilingue est indispensable pour assurer le service au public ou aux employés dans les deux langues officielles.
Exceptionnellement, un poste ou des fonctions peuvent être dotés par un candidat n’ayant pas les compétences linguistiques requises. L’institution offre alors à l’employé de la formation linguistique pour lui permettre de les acquérir avant d’occuper les fonctions du poste ou, à défaut, dans les plus brefs délais. Dans l’intérim, l’institution met en place les mesures administratives appropriées pour assurer les fonctions bilingues du poste.
Formation linguistique
L’institution offre de la formation linguistique aux titulaires de postes bilingues qui nécessitent l’acquisition de compétences pour satisfaire aux exigences linguistiques du poste. Les employés qui reçoivent alors la formation linguistique s’engagent à obtenir le niveau de compétence requis dans les plus brefs délais.
L’institution offre de la formation linguistique aux employés désireux de développer leurs compétences en langue seconde en vue de progresser dans leur carrière et d’occuper éventuellement un poste bilingue. Les modalités de formation sont négociées entre l’employé et son gestionnaire; elles tiennent compte des besoins respectifs de l’employé et de l’institution ainsi que des ressources disponibles.
L’institution est responsable de maintenir une capacité linguistique suffisante pour continuer de remplir ses obligations linguistiques en matière de services au public et de langue de travail. Pour ce faire, elle assure des conditions de travail propices à l’utilisation et au perfectionnement des compétences en langue seconde des employés de retour de formation linguistique et leur fournit à cette fin toute aide raisonnable. Les employés ayant reçu de la formation linguistique s’engagent à maintenir et à utiliser les compétences acquises.
L’institution prend les mesures nécessaires pour accommoder une personne ayant un handicap ou un trouble d’apprentissage identifié pouvant nuire à l’apprentissage de l’autre langue officielle.
Participation équitable des deux collectivités de langue officielle
L’institution s’assure, en tenant compte de son mandat, de son public et de l’emplacement de ses bureaux :
•	que le mode de sélection des employés repose sur leur mérite;
•	que les Canadiens d’expression française et ceux d’expression anglaise ont des chances égales d’emploi et d’avancement en leur sein, tout en respectant le principe du mérite;
•	de mettre en place des mesures de recrutement qui permettent d’assurer la participation équitable des deux collectivités de langue officielle;
•	que son effectif tende à refléter la présence au Canada des deux collectivités de langue officielle.
Suivi et rapport
Le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) a la responsabilité de déterminer la façon d’évaluer le rendement et de suivre la mise en œuvre de la politique dans les institutions.
Chaque institution est responsable de garder à jour ses dossiers et ses systèmes d’information et d’évaluer l’atteinte de ses résultats pour, sur demande, en faire rapport au SCT. Au minimum, l’institution doit utiliser les indicateurs suivants pour évaluer sa situation :
•	taux de conformité aux exigences linguistiques des postes;
•	laps de temps écoulé entre la nomination et le début de la formation linguistique lorsqu’un candidat est nommé à un poste pour lequel il ne satisfait pas aux exigences linguistiques;
•	nombre d’employés ayant suivi une formation linguistique pour satisfaire aux exigences linguistiques d’un poste et :
-	ayant atteint le niveau requis de compétence en langue seconde
-	n’ayant pas atteint le niveau requis de compétence en langue seconde;
•	heures de formation linguistique utilisées:
-	dans le cadre d’une dotation
-	dans le cadre du développement de carrière;
•	ratio des postes identifiés bilingues et de ceux dont les exigences linguistiques sont identifiées à un niveau supérieur pour les catégories suivantes :
-	postes de service au public
-	postes de services personnels et centraux
-	postes de supervision;
•	efficacité des mesures administratives mises en place pour assurer les fonctions bilingues du poste s’il n’est pas occupé par un employé bilingue.
Lorsqu’un cas de non-respect de la politique est identifié, l’institution en fait part au SCT et prend les mesures correctives appropriées.
Conséquences
Demandes de renseignements
Si vous souhaitez obtenir des renseignements, veuillez vous adresser à la personne responsable des langues officielles de votre institution.

Définitions et notes au lecteur
Contexte : http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/hrpubs/OffLang/olpf-cplo_f.asp
Loi sur les langues officielles : http://lois.justice.gc.ca/fr/O-3.01/index.html
Comparables :
•	Dans les institutions énumérées à la partie I de l’annexe I de la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique, «comparable» fait allusion aux fonctions ou postes approuvés par le Conseil du Trésor comme étant équivalents aux fonctions ou postes de sous-ministre adjoint, même si le titre ne comporte pas le terme «sous-ministre adjoint».
•	Dans les institutions qui ne figurent pas à cette annexe, «comparable» fait allusion aux postes ou fonctions de cadre dont le niveau d’autorité exercée et le rôle au sein de l’organisme sont semblables à ceux d’un poste de sous-ministre adjoint (par exemple les fonctions d’un vice-président dans une société d’État), compte tenu des structures administratives et opérationnelles individuelles de ces institutions.
Régions désignées bilingues aux fins de la langue de travail : 
http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/hrpubs/offlang/chap5_1_f.asp
Institution :
Toute institution  assujettie aux parties IV, V, VI et à l’article 91 de la Loi sur les langues officielles. (Note : Pour une définition formelle voir l’article 3 de la Loi sur les langues officielles.) Sont assujetties à la LLO d’autres institutions qui ne sont pas mentionnées à l’article 3 mais dont la loi constitutive prévoit l’application de la LLO (p. ex. Air Canada et NavCanada).
Loi sur les langues officielles : http://lois.justice.gc.ca/fr/O-3.01/index.html
Directive sur l’identification des postes ou des fonction : 
http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/hrpubs/OffLang/dlipf-dilpf_f.asp
Loi sur les relations de travail dans la fonction publique : 
http://lois.justice.gc.ca/fr/P-35/index.html
Directive sur la dotation des postes bilingues : 
http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/hrpubs/OffLang/dsbp-ddpb_f.asp
Loi sur l’emploi dans la fonction publique : http://lois.justice.gc.ca/fr/P-33/index.html
Directive sur la formation linguistique et le maintien de l’acquis : 
http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/hrpubs/OffLang/dltlr-dflma_f.asp
Loi sur les relations de travail dans la fonction publique : 
http://lois.justice.gc.ca/fr/P-35/index.html
Loi sur la gestion des finances publiques : http://lois.justice.gc.ca/fr/F-11/index.html
Administrateur général : 
Ce terme est équivalent à « sous-ministre », « président-directeur général » ou à un autre titre qui correspond à ce niveau de responsabilité.
Règlement sur les langues officielles – communications avec le public et prestation des services : http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/hrpubs/offlang/dolr_f.asp
Régions désignées bilingues aux fins de la langue de travail : 
http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/hrpubs/offlang/chap5_1_f.asp
Indispensable :
Un bureau qui doit fournir des services dans les deux langues officielles au public ou aux employés doit être capable de le faire dans les deux langues en tout temps. Les gestionnaires sont chargés d’organiser leurs ressources humaines, ce qui inclut la dotation des postes, de façon à garantir cette capacité. Lorsqu’ils déterminent l’agencement particulier des postes ou des fonctions, ainsi que d’autres moyens d’offrir des services (p. ex. les messages enregistrés, les services automatisés, l’information sur les réseaux électroniques), ils doivent  doter certains postes bilingues par des candidats qui satisfont aux exigences linguistiques des postes. On procède ainsi lorsque les postes sont indispensables du point de vue linguistique, parce que la prestation de services dépend de la communication directe, orale ou écrite, entre les personnes, et lorsque la qualité et la disponibilité du service dans l’une ou l’autre des langues officielles sera inadéquate sans cette capacité. Voici quelques cas où les postes bilingues devraient être dotés par des candidats qui satisfont aux exigences linguistiques des postes (il ne s’agit pas d’une liste exhaustive) :
•	lorsque le poste bilingue est l’un des très peu nombreux dans un bureau offrant des services au public ou aux employés;
•	lorsque le poste bilingue est le seul offrant certains services;
•	lorsque le poste bilingue est l’un parmi plusieurs offrant des services similaires, mais qu’il n’y a pas assez de titulaires répondant aux exigences linguistiques pour garantir le service dans les deux langues officielles en tout temps;
•	lorsque les fonctions du poste requièrent la capacité de communiquer rapidement et précisément dans les deux langues lors de situations où la communication a des conséquences directes sur la santé ou la sécurité du public ou des occupants d’un bureau (p. ex. un poste dont le titulaire est chargé de communiquer des instructions dans le contexte de services de sécurité internes ou de la gestion des situations d’urgence).
Mesures administratives :
Dispositions prises par une institution pour répondre aux obligations linguistiques d’un poste ou fonction bilingue occupé par un titulaire qui ne répond pas à ces exigences linguistiques (par exemple, lorsque le titulaire suit une formation linguistique afin de répondre aux exigences linguistiques de son poste).
Accommoder :
Adapter notamment les méthodes d’enseignement et autres approches pédagogiques, ainsi que l’horaire ou la durée de formation, les méthodes d’évaluation, les locaux et le matériel reliés à la formation, aux besoins des personnes ayant un handicap ou d’un trouble d’apprentissage qui peut nuire à l’apprentissage d’une seconde langue officielle.
Mesures de recrutement :
Les institutions peuvent adopter entre autres les mesures suivantes :
•	Étendre les zones de concours, dans la mesure du possible, de façon à y inclure les candidats des deux groupes de langue officielle.
•	Adopter une stratégie de recrutement à l’égard d’un groupe de langue officielle lorsqu’il y a lieu d’améliorer leur participation aux concours.
•	S’assurer que la composition linguistique des jurys de sélection reflète celle de l’éventail des candidats.
Cependant, les mesures suivantes ne sont pas acceptables :
•	Établir ou mettre en oeuvre des quotas (des objectifs ou cibles numériques) qui indiquent le nombre de francophones ou d’anglophones, ou les deux, qui devront être nommés à un certain nombre de postes, pendant une période de temps déterminée.
•	Identifier arbitrairement les exigences linguistiques des postes afin de favoriser le recrutement des membres d’un seul groupe de langue officielle.
Conséquences : http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/hrpubs/OffLang/olpf-cplo_f.asp
Personne responsable :  http://www.tbs-sct.gc.ca/ollo/common/listinstitution_f.asp