Politique sur l'embauche des étudiants
En vigueur le 1er janvier 1999
(Also published in English as Student Employment Policy)
Table des matières
1.	Date d’entrée en vigueur
2.	Objectifs de la politique
3.	Énoncé de la politique
4.	Application
5.	Exigences de la politique
5.1	Admissibilité
5.2	Responsabilités des ministères
5.3	Régime de rémunération
5.4	Affectations non rémunérées
6.	Responsabilités
7.	Surveillance
8.	Références
8.1	Pouvoirs
8.2	Lois
8.3	Publications du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada et site Web
8.4	Publications de la Commission de la fonction publique du Canada et site Web
8.5	Organismes qui coordonnent le Programme d’échanges internationaux
9.	Demandes de renseignements
Appendice A – Glossaire
Appendice B – Modèle de plan d’apprentissage (étudiants des écoles secondaires)
Appendice C – Modèle de plan (étudiants de niveau postsecondaire)

1.	Date d’entrée en vigueur
La présente politique entre en vigueur le 1er janvier 1999 et remplace la version antérieure du 1er janvier 1998.
2.	Objectifs de la politique
Encourager les institutions fédérales à embaucher des étudiants afin de constituer un bassin de candidats qualifiés pour pourvoir les postes de la fonction publique de demain.
Fournir aux étudiants canadiens des débouchés d’emploi qui :
–	enrichiront leurs programmes d’études;
–	les aideront à payer leurs études et les inciteront à terminer leurs études;
–	développeront leurs compétences relatives à l’employabilité et amélioreront leur capacité à trouver de bons emplois au terme de leurs études;
–	leur donneront un aperçu des possibilités d’emploi futures;
–	les aideront à évaluer leurs choix de carrière dans la fonction publique fédérale.
3.	Énoncé de la politique
La fonction publique fédérale s’est engagée à offrir aux étudiants des affectations d’apprentissage valables et structurées qui servent à assurer la transition de l’école au marché du travail. En dépit du fait que l’on ne doit pas avoir recours aux étudiants parce qu’ils entraînent des coûts de main-d’œuvre moins élevés que les employés réguliers, ils ont le statut de stagiaire et n’ont pas droit aux mêmes avantages que les employés en titre.
4.	Application
La présente politique s’applique aux ministères et organismes énumérés à l’annexe I, partie I de la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique.
5.	Exigences de la politique
5.1	Admissibilité
Pour être admissible à une affectation dans le cadre de l’un des programmes d’emploi pour les étudiants, le candidat doit répondre aux critères définis à l’appendice A.
La fonction publique fédérale appuie les affectations d’apprentissage pour les étudiants étrangers de niveau postsecondaire qui ont le droit de travailler au Canada, lorsqu’il existe une entente de réciprocité permettant à un nombre équivalent d’étudiants canadiens d’étudier à l’étranger. Toutefois, les étudiants étrangers ne doivent pas prendre la place des étudiants canadiens, et la durée de leur affectation ne peut dépasser l’équivalent de 12 mois de travail à temps plein.
5.2	Responsabilités des ministères
a)	Les administrateurs généraux ou leurs délégués doivent :
(i)	trouver les affectations d’apprentissage appropriées et créer un milieu de travail permettant aux étudiants d’aider l’organisation à répondre à ses exigences opérationnelles tout en acquérant et en améliorant leurs compétences relatives à l’employabilité;
(ii)	veiller à ce que tous les étudiants embauchés dans le ministère soient en affectation dans le cadre de l’un des programmes décrits dans le document intitulé Programmes d’emploi pour les étudiants dans l’administration fédérale ou nommés à un poste classifié;
(iii)	établir la stratégie ministérielle de rémunération conformément à la politique actuelle et aux Conditions d’emploi pour les étudiants, ou obtenir l’autorisation préalable du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, pour rémunérer les étudiants selon un autre mode. Cette stratégie détermine les pratiques ministérielles à suivre ou autorise les gestionnaires délégués à déterminer les taux de rémunération spécifiques pour chacun des cas.
b)	Pour chaque affectation, les gestionnaires doivent :
(i)	élaborer un plan d’apprentissage structuré définissant ce que l’étudiant devrait faire et apprendre (voir l’appendice B et l’appendice C pour des modèles de plan d’apprentissage) ou, utiliser le plan générique fourni par l’établissement d’enseignement et l’assortir d’une description de l’affectation en question;
(ii)	évaluer les progrès de chaque étudiant à la fin de l’affectation; 
(iii)	rémunérer les étudiants conformément à la stratégie ministérielle de rémunération.
5.3	Régime de rémunération
a)	La rémunération des étudiants ne doit pas être différente pour le programme coopératif et pour le programme non coopératif. La rémunération des étudiants est établi en fonction de leur niveau d’études et est proportionnelle aux taux applicables aux diplômés qui seraient recrutés à la fonction publique fédérale.
b)	Les gestionnaires ne doivent pas envisager de faire appel aux étudiants parce qu’ils entraînent des coûts de main‑d’œuvre moins élevés que les employés réguliers. Ils doivent plutôt veiller à embaucher des étudiants pour faire exécuter le travail, dans l’optique d’améliorer leurs possibilités futures d’obtenir un emploi rémunérateur et de développer leurs compétences relatives à l’employabilité. Voilà ce à quoi ils doivent s’engager lorsque cette main‑d’œuvre leur permet de répondre aux exigences opérationnelles à moindre coût.
c)	À la différence des taux applicables à des postes classifiés, les taux applicables aux étudiants ne correspondent pas directement aux tâches exécutées. Par conséquent, les gestionnaires qui désirent confier à des étudiants une gamme complète des fonctions d’un poste classifié devraient plutôt les nommer à un tel poste en appliquant le processus de dotation usuel et en les rémunérant au taux correspondant aux postes classifiés.
d)	Les taux de rémunération et les autres conditions d’emploi figurent dans le document Conditions d’emploi pour les étudiants. Dans n’importe quelle autre situation, la rémunération doit correspondre à celle des employés nommés pour des périodes déterminées de moins de trois mois.
5.4	Affectations non rémunérées
La fonction publique fédérale est signataire du Guide d’éthique du Conference Board du Canada pour le partenariat affaires‑enseignement. Conformément à l’esprit de ces lignes directrices, les gestionnaires ne doivent pas faire appel aux services d’étudiants sans les rémunérer, sauf lorsque leurs programmes d’études, surtout dans le cadre du Programme d’enseignement coopératif des écoles secondaires, interdit le versement d’un traitement, d’une allocation, d’appointements ou d’honoraires.
6.	Responsabilités
a)	Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada fournira des directives aux ministères, en sa qualité d’organisme employeur, afin que la fonction publique fédérale s’acquitte de son engagement envers les étudiants. Par conséquent, le secrétaire du Conseil du Trésor, ou son mandataire, est autorisé à élaborer et à mettre en œuvre certaines pratiques de gestion ou à prendre certaines mesures, dont les suivantes :
–	les modifications aux Conditions d’emploi pour les étudiants conformément aux objectifs et principes directeurs de la présente politique;
–	les dérogations aux Conditions d’emploi pour les étudiants conformément aux objectifs et principes directeurs de la présente politique, quand les exigences opérationnelles le justifient;
–	la diffusion aux ministères des pratiques exemplaires;
–	la conclusion d’un protocole d’entente avec la Commission de la fonction publique du Canada qui précise les responsabilités, les conditions et les critères de responsabilisation;
–	la représentation de la fonction publique fédérale lors de réunions traitant de questions relatives aux étudiants et autres sujets connexes qui intéressent les employeurs.
b)	En vertu de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique (LEFP), la Commission de la fonction publique du Canada est responsable du recrutement et de la présentation de tous les candidats aux programmes d’emploi pour les étudiants désignés par le Conseil du Trésor, y compris le réemploi, à moins d’indication contraire dans la description du programme. En vertu de cette Loi, la Commission de la fonction publique du Canada peut déléguer une partie ou la totalité de ces responsabilités aux ministères.
c)	Travaux publics et Services gouvernementaux Canada met au point et exploite les systèmes d’administration de la paye des divers programmes.
7.	Surveillance
a)	Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada surveillera le rendement des ministères en :
–	recueillant régulièrement les données sur l’administration de la paye directement dans le système de rémunération;
–	examinant périodiquement la façon dont les ministères appliquent la politique;
–	prenant connaissance des rapports de vérification et d’évaluation sur l’application de la politique.
b)	La Commission de la fonction publique du Canada mène, au besoin, des activités de surveillance et de vérification pour assurer le respect de la politique et du Décret concernant les programmes d’embauche des étudiants.
8.	Références
8.1	Pouvoirs
La présente politique est émise conformément aux paragraphes 7(1) et 11(2) de la Loi sur la gestion des finances publiques.
8.2	Lois
Loi sur la gestion des finances publiques
Loi sur l’emploi dans la fonction publique (Décret concernant les programmes d’embauche des étudiants)
Loi sur les relations de travail dans la fonction publique
Loi sur la pension de la fonction publique
8.3	Publications du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada et site Web
Programmes d’emploi pour les étudiants dans l’administration fédérale (janvier 1999)
Conditions d’emploi pour les étudiants (janvier 1999)
http://www.tbs-sct.gc.ca/
8.4	Publications de la Commission de la fonction publique du Canada et site Web
Des options de choix
Programme fédéral d’expérience du travail étudiant - Guide du gestionnaire
Programme fédéral d’expérience de travail étudiant - Guide de l’étudiant
http://www.psc-cfp.gc.ca/
8.5	Organismes qui coordonnent le Programme d’échanges internationaux
Toute démarche à entreprendre afin de bénéficier du Programme d’échanges internationaux doit se faire auprès des organismes suivants :
–	IAESTE Canada
Canada@iaeste.org ou www.queensu.ca/iaeste
–	AIESEC Canada 
info@ca.aiesec.org ou http://www.ca.aiesec.org
9.	Demandes de renseignements
Les demandes de renseignements au sujet de la présente politique devraient être adressées aux agents responsables à l’administration centrale des ministères qui, à leur tour, peuvent acheminer les questions au sujet de l’interprétation de la politique à l’adresse suivante :
Embauche des étudiants
Bureau de la gestion des ressources humaines
Secrétariat du Conseil du Trésor
Téléphone :  (613) 946-7721
Télécopieur : (613) 946-9313
Courriel : student.etudiant@tbs-sct.gc.ca

Appendice A – Glossaire
Compétences relatives à l'employabilité (employability skills) — D’après le Conference Board du Canada, ce sont les aptitudes, attitudes et comportements génériques exigés de la main-d’œuvre canadienne, que l’on acquiert à l’école ou au fil de diverses expériences à l’extérieur du cadre académique, comme au travail. Il s’agit notamment :
–	des compétences académiques (capacité de communiquer, de réfléchir et d’apprendre);
–	des qualités personnelles (attitudes et comportements positifs, sens des responsabilités et capacité d’adaptation au milieu de travail); 
–	de l’esprit d’équipe (capacité de travailler avec d’autres personnes).
Droit de travailler au Canada (Entitled to work in Canada) — Ont droit de travailler au Canada, les étudiants canadiens et les étudiants étrangers détenant le permis de travail canadien.
Étudiant (student) — Pour être admissible à un emploi dans la fonction publique fédérale dans le cadre de l’un des programmes d’emploi pour les étudiants, une personne doit :
–	être inscrite à plein temps dans une institution reconnue d’enseignement secondaire ou postsecondaire;
–	être reconnue actuellement par l’institution d’enseignement comme ayant le statut d’étudiant à temps plein; 
–	reprendre ses études à temps plein au semestre suivant.
Les étudiants qui terminent la dernière année de leur programme et qui n’ont pas l’intention de reprendre leurs études à temps plein sont admissibles à un emploi à temps partiel jusqu’à ce qu’ils soient diplômés. Les gestionnaires doivent veiller à ne pas prolonger l’emploi des étudiants qui en sont à leur dernière année d’études une fois qu’ils sont diplômés.
Deux catégories d’étudiants sont visés :
–	les étudiants qui étudient à temps plein, mais qui sont jugés par l’institution d’enseignement comme ayant des handicaps physiques ou affectifs; 
–	les adultes qui participent à un programme d’études et de recyclage du niveau secondaire offert par une administration scolaire.
Les étudiants de ces deux catégories, même s’ils n’étudient pas à plein temps, sont admissibles aux programmes d’emploi pour les étudiants qui sont assujettis à la présente politique et on encourage leur placement lorsqu’il existe un emploi approprié.
Institution reconnue d’enseignement (Accredited academic institution) — C’est toute institution autorisée par une province ou un territoire à accorder des diplômes ou des grades.
Niveau d’études (Academic level) — C’est le programme d’études postsecondaires que l’étudiant poursuit, c’est-à-dire les études collégiales, universitaires de premier cycle, maîtrise et doctorat. Le niveau d’études est donc différent d’année d’études (ex. année universitaire 1, année universitaire 2…)

Appendice B – Modèle de plan d’apprentissage (étudiants des écoles secondaires)
Nom de l’étudiant : ____________________________________________
Nom du superviseur : __________________________________________
Titre du poste de l’étudiant : _____________________________________
L’étudiant acquerra ou améliorera les compétences suivantes relatives à l’employabilité :	Attentes	
Communiquer, réfléchir et apprendre	Ne répond pas	Répond	Dépasse	
–	communiquer efficacement verbalement, en ayant recours aux moyens et aux styles appropriés selon le public visé				
–	communiquer efficacement par écrit, en ayant recours aux moyens et aux styles appropriés selon le public visé				
–	lire, comprendre et utiliser la documentation pertinente au travail				
				
Esprit d’équipe	Ne répond pas	Répond	Dépasse	
–	comprendre les buts organisationnels et contribuer à leur atteinte 				
–	comprendre la culture du ministère et travailler dans cet esprit				
–	pouvoir collaborer avec d’autres à l’atteinte des résultats fixés				

Qualités personnelles	Ne répond pas	Répond	Dépasse	
–	afficher des attitudes et des comportements positifs (comme la confiance en soi, l’intégrité, l’initiative et la volonté d’apprendre)				
–	capacité de fixer des buts et des priorités et d’être capable de planifier et de gérer le temps et les ressources pour les atteindre				
–	capacité d’entreprendre des nouvelles tâches appropriées et démontrer l’énergie et la persévérance nécessaires pour compléter le travail				
–	reconnaître et respecter la diversité et les différences individuelles dans le milieu de travail				
–	proposer des idées et des stratégies novatrices pour exécuter le travail, si cela est justifié				
–	assumer la responsabilité de ses actions et de ses décisions				
–	être capable de s’adapter aux nouvelles priorités et circonstances dans le milieu de travail				
–	comprendre les normes du milieu de travail et travailler pour les atteindre de façon responsable et en toute sécurité pour soi et les autres				

Examiné au début de l’affectation de l’étudiant, en parallèle avec la description de tâches (annexée)	
________________________________
Signature de l’étudiant	________________________________
Signature du superviseur	
Date : ________________________	
Examiné à la fin de l’affectation de l’étudiant, en parallèle avec la description de tâches (annexée)	
________________________________
Signature de l’étudiant	________________________________
Signature du superviseur	
Date : ________________________	

Appendice C – Modèle de plan (étudiants de niveau postsecondaire)
Nom de l’étudiant : ____________________________________________
Nom du superviseur : __________________________________________
Titre du poste de l’étudiant : ____________________________________
L’étudiant acquerra ou améliorera les compétences suivantes relatives à l’employabilité :	Attentes	
Communiquer, réfléchir et apprendre	Ne répond pas	Répond	Dépasse	
–	communiquer efficacement, en ayant recours aux moyens et aux styles appropriés selon le public visé				
–	mettre au point et animer des séances de formation à l’intention de groupes d’étudiants et de jeunes				
–	recueillir et analyser des données relatives au marché de la main‑d’œuvre étudiante				
–	évaluer les besoins des étudiants et des jeunes, et offrir conseils et avis				
–	utiliser efficacement les technologies et les systèmes d’information				

Qualités personnelles	Ne répond pas	Répond	Dépasse	
–	afficher des attitudes et des comportements positifs (comme la confiance en soi, l’intégrité, l’initiative et la volonté d’apprendre)				
–	être capable de fixer des buts et des priorités				
–	être capable de planifier et de gérer le temps et les ressources				
–	reconnaître et respecter la diversité et les différences individuelles dans le milieu de travail				
–	proposer des idées et des stratégies novatrices pour exécuter les programmes				
–	assumer la responsabilité de ses actions et de ses décisions				
–	être capable de s’adapter aux nouvelles priorités et circonstances dans le milieu de travail				
				
Esprit d’équipe	Ne répond pas 	Répond	Dépasse	
–	planifier les activités de programme du bureau et prendre des décisions avec d’autres				
–	comprendre les buts organisationnels et contribuer à leur atteinte 				
–	comprendre la culture du ministère et travailler dans cet esprit				
–	pouvoir collaborer avec d’autres à l’atteinte des résultats fixés				
–	diriger d’autres personnes, au besoin (ne s’applique qu’aux chefs d’équipe)				
–	orienter d’autres personnes, coordonner et influencer le travail d’autres personnes (ne s’applique qu’aux chefs d’équipe)				

Examiné au début de l’affectation de l’étudiant, en parallèle avec la description de tâches (annexée)	
________________________________
Signature de l’étudiant	________________________________
Signature du superviseur	
Date : ________________________	
Examiné à la fin de l’affectation de l’étudiant, en parallèle avec la description de tâches (annexée)	
________________________________
Signature de l’étudiant	________________________________
Signature du superviseur	
Date : ________________________