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Appendice A - Lignes directrices
L'objet de la présente politique est de faciliter l'établissement et la gestion des programmes relatifs aux bénévoles, c'est-à-dire :
Le gouvernement a pour politique de recourir à la gestion des risques pour protéger les bénévoles et l'État contre les dangers auxquels ils sont exposés.
La présente politique s'applique :
Lors de l'évaluation de l'opportunité de recruter des bénévoles, les ministères doivent :
Les ministères peuvent avoir recours à l'auto-souscription pour assurer les bénévoles contre les risques aux tiers, y compris les obligations pouvant résulter de leur usage de matériel gouvernemental et de matériel loué. Cependant, avant qu'un ministère puisse auto-souscrire de tels risques, les conditions suivantes doivent être remplies : efficace gestion des risques; accord, de préférence écrit, entre le ministère et les bénévoles; contrôle ministériel des risques; bénévoles qualifiés et bien formés; et s'il le faut, un environnement de travail répondant aux normes de santé et de sécurité.
Dans le cas des blessures corporelles, un ministère doit prouver qu'il a une expérience d'au moins cinq ans en gestion efficace des risques encourus par les bénévoles durant leurs activités avant que le Conseil du Trésor examine la possibilité d'auto-souscrire de tels risques.
Le Secrétariat du Conseil du Trésor coordonnera les consultations inter-ministérielles, selon les besoins, pour promouvoir les meilleures pratiques possibles et pour favoriser dans l'ensemble du gouvernement l'uniformité, l'économie et l'efficacité en ce qui concerne la gestion des risques des bénévoles.
Le Secrétariat du Conseil du Trésor évaluera l'efficacité de la présente politique lorsqu'elle est appliquée par les ministères pour faciliter la gestion des risques auxquels sont exposés les ministères et les bénévoles. Les effets de l'application de cette politique sur les opérations et la performance des ministères seront jaugés par ces critères : mesure dans laquelle les risques ont été définis et minimisés et opportunité des mesures prises pour dédommager, remettre en état et rétablir les biens et les services.
La rétroaction sur l'efficacité et l'application de la présente politique proviendra de ces sources : activités de surveillance, vérifications internes, évaluations des programmes des ministères; et données disponibles dans d'autres rapports et dans d'autres établissements publics.
La présente politique est émise en vertu de l'article 7 de la Loi sur la gestion des finances publiques et elle annulle la lettre circulaire 1990-3. Elle doit être appliquée conjointement avec la politique du Conseil du Trésor sur la gestion des risques.
Les demandes d'information concernant cette politique doivent être adressées à l'agent responsable désigné à l'administration centrale du ministère ou de l'organisme qui, à son tour, pourra transmettre les questions d'interprétation à la Direction des ressources humaines du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.
Pour les demandes de renseignements fondamentales ou très complexes, il faudra tout d'abord effectuer une analyse de gestion des risques (voir l'appendice A de la politique du Conseil du Trésor sur la gestion des risques).
Pour donner suite à l'exigence selon laquelle les bénévoles évoluent efficacement dans un cadre approprié de gestion des risques, les ministères doivent s'assurer d'une part que la politique relative à la gestion des risques est appliquée et d'autre part que les bénévoles (seuls ou en groupes) :
a) sont protégés contre les risques au même titre que les fonctionnaires exposés à des risques comparables;
b) ont la formation ou la compétence voulue pour le bénévolat;
c) peuvent recourir aux ressources des ministères et, s'il le faut, utiliser des véhicules gouvernementaux, en plus de puiser dans leurs propres ressources;
d) ont conclu avec un ministère un accord écrit qui stipule leurs activités, les modalités de la gestion des risques (y compris l'assurance) et les conditions d'accès aux ressources ministérielles et, ce, sauf dans des situations imprévues ou en cas d'urgence. Par ailleurs, les ministères veilleront à ce que des préparatifs soient faits lorsque des bénévoles devront intervenir rapidement dans des situations d'urgence sans avoir l'aide d'une documentation préalable.
Pour s'assurer que la meilleure option sera retenue, il faut préalablement effectuer une analyse des risques, prendre des mesures pour les minimiser et déterminer les expositions aux risques nécessitant une souscription. Les expositions aux risques sont généralement l'endommagement des effets personnels et les blessures, et la responsabilité civile.
La souscription comprend diverses options permettant d'élaborer la protection financière requise pour affronter les conséquences éventuelles des risques. Voici les options pouvant être adoptées individuellement ou ensemble : vérifier si une assurance appropriée est souscrite, couvrir les dépenses engagées pour l'assurance; acheter une police d'assurance; et se prévaloir de l'auto-souscription.
Pour déterminer si les bénévoles ont besoin d'une protection supplémentaire, les ministères doivent tout d'abord évaluer l'ampleur de l'assurance protégeant les bénévoles (cette assurance peut comprendre une police personnelle et des régimes d'assurance publique - comme par exemple les assurances-maladie et les indemnités pour accidents du travail dans certaines provinces) afin de savoir si cette assurance est appropriée pour les risques encourus par les bénévoles au cours de leurs activités. Ce n'est qu'après cette évaluation préalable que les insuffisances de protection devraient être réglées au moyen des options indiquées ci-dessous.
L'achat d'une assurance supplémentaire par des bénévoles ne peut être remboursé que si le niveau de cette assurance est considéré comme étant raisonnable et que si la protection est limitée aux blessures et aux dommages pouvant résulter d'une activité de bénévole effectuée dans le cadre d'un projet défini. Cette option peut être utile aussi bien pour des bénévoles isolés ou très dispersés que pour des groupes de bénévoles bien organisés pouvant obtenir une assurance collective.
Les ministères peuvent acheter de l'assurance commerciale selon les dispositions de la politique relative aux marchés de l'état. (Voir le volume «Marchés» du Manuel du Conseil du Trésor).
Les ministères peuvent souscrire à des assurances collectives, pouvant être prises individuellement ou ensemble pour que les bénévoles aient des protections en cas de mort accidentelle, de perte de membre, d'invalidité en plus de l'assurance-vie et de l'assurance responsabilité-civile.
Les types et les limites d'assurance sont laissés à la discrétion des ministères qui doivent, cependant, s'assurer que les bénévoles ont une protection en matière d'assurance semblable à celle des fonctionnaires exposés à des risques comparables.
Les ministères peuvent recourir à cette option pour que les bénévoles soient assurés en ce qui concerne les risques de responsabilité civile, ce qui comprend les obligations pouvant résulter de leur utilisation de matériel appartenant à l'État ou d'équipement loué. Comme l'exige la politique, avant qu'un ministère puisse auto-souscrire de tels risques, il doit remplir les conditions suivantes :
a) établir des procédures efficaces pour la gestion des risques; et
b) s'assurer qu'un accord verbal ou écrit est conclu entre le ministère et les bénévoles; et
c) maintenir une collaboration bien gérée entre le ministère et les bénévoles pour que les risques soient minimisés; et
d) établir et certifier comme il faut les qualifications et la formation permettant aux bénévoles d'entreprendre des activités très spécialisées; et
e) s'assurer, quand il le faut, que l'environnement de travail des bénévoles répond aux normes de santé et de sécurité.
Dans le cas d'une réclamation relative à la responsabilité civile faite contre un bénévole, l'État doit s'assurer que ce bénévole ne subit aucune perte financière.
Si un ministère est incapable de remplir toutes les conditions susmentionnées, il peut se procurer une assurance commerciale collective. Si les circonstances sont exceptionnelles ou si des économies sont recherchées, le ministère devrait demander d'autres directives au Secrétariat du Conseil du Trésor.
Comme indiqué dans les exigences de la politique, dans le cas de blessures, le ministère doit prouver qu'il a géré efficacement, pendant au moins cinq ans, les risques des activités des bénévoles avant que le Conseil du Trésor examine la possibilité d'auto-souscrire ces risques.
Il peut y avoir des événements spéciaux au cours desquels les bénévoles sont exposés à des risques qu'ils n'encourent pas quand ils se livrent à leurs activités régulières. Dans ces cas-là, les ministères doivent s'assurer que des moyens additionnels sont mis en place pour protéger les intérêts des bénévoles.
Lorsque les ministères autorisent l'emploi d'un véhicule privé ou d'un autre moyen de transport ou l'emploi d'articles personnels pour exécuter des activités gratuites, ils doivent s'assurer que les bénévoles ont ou auront la même protection que les fonctionnaires se trouvant dans des circonstances semblables.
Les ministères doivent tenir à jour des registres où sont inscrits les
coûts réels des primes d'assurance, les franchises, les réclamations, les
dommages-intérêts payés par l'État ou à des tiers. Voici les données
minimales devant être inscrites au sujet des réclamations relatives à
l'assurance des activités des bénévoles : noms des bénévoles; noms des
autres parties impliquées; la langue officielle utilisée; le genre de la
réclamation (par exemple : blessure, responsabilité civile, perte de
matériel gouvernemental); date de l'accident; somme réclamée; date de
paiement; avis juridique; autorisation du paiement (si différente de celle
prévue par la présente politique); et toutes les données requises pour
enquêter sur les accidents et pour évaluer leurs conséquences. (Voir la
Politique sur la gestion des risques, Appendice B - Lignes
directrices, article 4.2).
