le 25 février 2005
AUX : Gestionnaires de la rémunération
Congé d'accident du travail - Modification du T4 et du Relevé 1
Le but de ce bulletin est d'informer les ministères du processus pour
obtenir des T4 ou des Relevés-1 modifiés pour les employés en congé
rémunéré pour un accident de travail. Ce processus ne s'applique pas
aux employés qui reçoivent des prestations directement des Commissions
provinciales d'Accident au travail (CAT) pendant leur congé non
rémunéré pour un accident de travail.
Depuis janvier 2003, les Gestionnaires ministériels de la
rémunération de chacun des ministères sont responsables d'autoriser
Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) à produire le T4 et
le Relevé 1 modifié pour un employé en congé rémunéré suite à un
accident de travail.
Les renseignements suivants aideront les gestionnaires ministériels de la
rémunération à traiter avec les CAT provinciales et TPSGC.
Contexte
En vertu de certaines lois provinciales sur les CAT, un employé en congé
rémunéré par suite d'un accident de travail a le droit de recevoir un
crédit d'impôt correspondant au montant qu'il aurait reçu si la CAT
provinciale avait payé directement le demandeur.
Il incombe à chaque CAT provinciale d'émettre un T5007 ou un Relevé 5
(de la Commission de la santé et sécurité au travail (CSST)) au nom de l'employé
aux fins de l'impôt sur le revenu. La CAT provinciale et la CSST font
également connaître à l'employeur la valeur de la prestation (valeur
réputée du salaire perdu) versée dans l'année à des fins de déclaration
sur le T4 et le Relevé 1 de l'employé.
TPSGC déclare le montant dans la case 77 du T4. Pour le Relevé 1, TPSGC
réduira le montant de la case A, pour l'année dans laquelle les prestations
sont applicables. TPSGC imprimera également au centre du Relevé 1 la note qui
suit : "Indemnité remboursée par la CSST, non incluse dans la case A"
suivie du montant remboursé.
En vertu des règlements fédéraux de l'impôt, l'employeur est tenu de
déclarer le revenu dans l'année où il est payé. Dans le cas d'un
employé en congé rémunéré d'accident de travail, le montant
accordé (salaire réputé perdu) doit être traité aux fins de l'impôt sur
le revenu comme si le paiement était effectué dans l'année approuvée par
la CAT provinciale.
Dans le cas de montants accordés par la CSST (valeur réputée du salaire
perdu), le règlement de Revenu Québec exige que l'employeur déclare le
montant accordé comme si le paiement était effectué dans l'année où les
prestations sont applicables, peu importe à quel moment la décision de la CSST
est rendue.
Chaque année, l'employeur reçoit des fichiers de données des CAT
provinciales. Ces fichiers renferment des renseignements sur :
- les employés en congé
rémunéré qui ont reçu des prestations (valeur réputée du salaire
perdu) l'année civile précédente,
- les employés dont les demandes
ont été classées dans les dossiers d'une année antérieure et les
décisions n'ont été rendues par la CAT que dans l'année de
déclaration en cours.
Le montant déclaré dans le dernier cas inclura la valeur réputée du
salaire perdu jusqu'à la date de la décision dans l'année de déclaration
en cours et les autres montants versés pendant l'année de déclaration en
cours. Par exemple, la CAT provinciale peut rendre une décision en 2002 au
sujet d'une demande relative à un accident survenu avant 2002. La valeur du
montant accordé qui couvre la période complète de l'absence, sera
déclarée sur le T4 de 2002.
Le fichier de données des employés couverts par la CSST renferme des
renseignements sur les employés en congé rémunéré qui ont reçu des
prestations (valeur réputée du salaire perdu) les années civiles
précédentes et fait état de l'année civile dans laquelle les prestations
sont applicables.
Processus initial
Les provinces énumérées ci-après permettent que le montant reçu pour un
accident de travail (valeur réputée du salaire perdu) soit crédité. Au
début de chaque année civile, le SCT obtient des fichiers de données des CAT
provinciales qui suivent :
Nouvelle‑Écosse, Québec, Ontario, Manitoba, Saskatchewan, Alberta,
Colombie‑Britannique
Dès réception des fichiers de données, le groupe de l'Administration de
la paye du SCT examine, formate et envoie les fichiers à TPSGC pour qu'ils y
soient traités. Les dossiers contenus dans les fichiers sont associés au
fichier‑maître de la paye de TPSGC afin d'établir dans quel bureau de
paye et liste de paye l'employé doit être classé.
Une fois ce processus terminé, un rapport est produit pour tous les dossiers
associés et précise le code d'identification de dossier personnel de
l'employé, le bureau de paye, la liste de paye et le montant à déclarer dans
la case 77 du T4 et, s'il y a lieu, le montant à déduire de la case A
du Relevé 1 pour chaque année où les prestations sont applicables. Ces
rapports sont ensuite envoyés aux bureaux de paye concernés avant la
production du T4 et du Relevé 1. Si TPSGC reçoit les fichiers de données
après la production annuelle du T4 et du Relevé 1, le même processus est
observé, sauf que les bureaux de paye de TPSGC ont comme directive de produire
des T4 et des Relevés1 modifiés.
Demande de T4 et de Relevé 1 modifiés
Il existe deux situations pour lesquelles un ministère doit enquêter et
adopter des mesures. La première survient lorsque le montant des prestations
versées par la CAT provinciale déclaré sur le T4 et le Relevé 1 original ou
modifié diffère du montant des prestations qui aurait dû être déclaré
selon l'employé. La deuxième situation survient quand aucun montant n'est
soumis à TPSGC aux fins de traitement. Dans les deux cas, le gestionnaire
ministériel de la rémunération doit communiquer avec la CAT provinciale
concernée afin d'obtenir le montant à déclarer sur le T4 et le Relevé 1.
Vous trouverez ci‑joint une liste des personnes ressources des CAT
provinciales qui devraient pouvoir répondre à vos demandes de renseignements.
Il est préférable d'envoyer vos demandes de renseignements par courriel.
Les numéros de téléphone des personnes ressources des CAT provinciales / de
la CSST sont fournis pour vous permettre d'assurer le suivi de vos demandes de
renseignements.
Par souci de protection de la vie privée, vous ne devez pas indiquer le
numéro d'assurance sociale dans votre demande présentée par courriel. Vous
devez toujours utiliser le numéro de demande de la CAT provinciale / de la CSST.
Ce numéro figure sur le T5007 ou sur le Relevé 5 émis par la CAT provinciale
/la CSST. Si vous n'avez pas de copie du T5007 ou du Relevé 5 de l'employé,
vous devez en obtenir une auprès de ce dernier. Vous ne devez pas indiquer le
montant déclaré sur le T5007 ou le Relevé 5 de l'employé, étant donné qu'il
peut différer de celui qui est précisé par la CAT provinciale / la CSST à
titre de salaire perdu pendant le congé rémunéré. Le montant
déclaré sur le T5007 ou le Relevé 5 peut inclure des prestations versées
directement par la CAT provinciale ou la CSST à l'employé.
Parmi les renseignements de base figurant dans votre courriel, doivent
inclure le nom de l'employé, le numéro de la demande, l'année de la
demande et le montant, si vous le connaissez. Vous devez également fournir
votre numéro de téléphone au cas où la CAT provinciale / la CSST aurait
besoin de renseignements additionnels. La CAT provinciale / la CSST vous
précisera le montant de la valeur réputée du salaire perdu pendant le congé
rémunéré et l'année civile dans laquelle le montant a été approuvé
(réputé avoir été payé).
Comme précisé, la CSST vous fera connaître le montant et l'année civile
dans laquelle les prestations s'appliquent, ainsi que l'année civile dans
laquelle les prestations sont réputées avoir été versées.
Une fois que vous avez obtenu une confirmation écrite de la CAT provinciale
ou de la CSST, vous devez rédiger une lettre autorisant le bureau de la paye à
modifier le T4 ou le Relevé 1, ou les deux. Afin de vous aider, nous avons
joint à la présente des modèles de lettres qui couvrent les situations où le
plein montant a été crédité dans l'année civile et les situations où le
montant ou un montant partiel a été crédité l'année civile suivante.
Les gestionnaires en rémunération et des relations de travail des
ministères doivent adresser leurs questions à leurs agents ministériels
compétents qui, si nécessaire, peuvent communiquer avec la Section de l'administration
de la paye.
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