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Le présent bulletin donne aux ministères des directives sur la procédure à suivre pour assurer l'indemnisation intégrale
des employés par suite des deux décisions rendues par la Commission des relations de travail dans la fonction publique (CRTFP) -
le 11 décembre 2003 dans le cas des dossiers no 169-2-660 à 665 et le 26 avril 2004 dans le cas des dossiers no
169-2-669 à 674 - en réponse aux plaintes présentées par l'Institut professionnel de la Fonction publique du Canada (IPFPC) en
ce qui concerne les dispositions des six conventions collectives de l'IPFPC relatives au précompte des cotisations syndicales.
Contexte
La décision prise par la CRTFP le 11 décembre 2003 a réglé la question de la date à retenir pour la modification des
cotisations syndicales en vue des nominations subséquentes.
La décision prévoyait également le paiement des cotisations dues à l'IPFPC afin d'indemniser intégralement l'agent
négociateur pour la période allant de mai 2001 à février 2004.
Le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) a payé le montant dû à l'Institut par suite de la décision de la CRTFP puisque
cette décision a exigé une modification de sa politique.
La décision prise le 26 avril 2004 par la CRTFP requiert le versement des cotisations dues à l'IPFPC pour la période
s'étendant de mai 2001 à juillet 2004, en raison de problèmes administratifs au sein des ministères et organismes. Le SCT
remettra les sommes dues à l'IPFPC d'ici le 24 août 2004 au nom des ministères et organismes concernés (voir notre bulletin du
7 juillet 2004).
Indemnisation intégrale des employés
Les mesures prises à ce jour pour donner suite à ces deux décisions de la CRTFP ne règlent pas la question des retenues
syndicales insuffisantes ou excessives sur les versements salariaux réguliers des employés.
Les cotisations retenues sur la paye des employés ne doivent être ni insuffisantes ni excessives. On doit indemniser
intégralement les employés en leur remboursant les cotisations retenues en trop ou en récupérant auprès d'eux la partie des
cotisations non retenue sur leur salaire.
Veuillez noter que la feuille de calcul Excel fournie aux 52 bureaux de rémunération touchés le 8 juillet 2004, qui listait
tous les employés au nom desquels le SCT versait des cotisations à l'IPFPC, doit être vérifiée pour s'assurer que le montant
des cotisations effectivement payées par les employés n'est ni inférieur ni supérieur à 47 $ par mois.
La période visée par cet exercice s'étend de mai 2001 à février 2004.
Situations couvertes par la décision de la CRTFP du 11 décembre 2003
Dans les cas où le SCT a versé des cotisations à l'IPFPC au nom de l'employé pour la période allant de la date de
nomination effective à la date de délivrance du document d'autorisation, il faut prendre les mesures suivantes :
Les conseillers en rémunération doivent déterminer le montant des cotisations réellement payées par l'employé durant
cette période. Si ce montant est supérieur au taux de 47 $ par mois, le ministère doit rembourser directement à l'employé,
à même les fonds ministériels, la différence entre le montant payé et le taux de 47 $ par mois.
Le système de paye de TPSGC ne peut pas être utilisé pour rembourser les cotisations syndicales retenues en trop. Les
ministères doivent verser le remboursement par l'entremise de leur section des finances jusqu'à ce que le système de paye de
TPSGC soit modifié.
Il est à noter qu'il y a une possibilité que les anciens agents négociateurs n'autorisent pas le remboursement des
cotisations qui leur ont été versées pour la période écoulée entre le mois de nomination et le mois de la lettre d'offre
précédant février 2004.
Exemple 1 :
Un employé a été affecté à un poste représenté par l'IPFPC le 1er avril 2003. La lettre d'offre est
datée du 20 mai 2003. L'employé payait des cotisations syndicales au taux de 50 $ par mois à l'ancien agent négociateur.
Les cotisations syndicales destinées à l'ancien agent négociateur ont pris fin le 1er juin 2003, et celles
destinées à l'IPFPC ont commencé à 47 $ par mois le 1er juin 2003.
Par suite de la décision prise par la CRTFP le 11 décembre 2003, les cotisations de l'IPFPC auraient dû commencer le 1er
mai 2003 (premier du mois suivant la date d'entrée en vigueur de la mutation).
Aucun remboursement des cotisations pour mai 2003 ne peut être obtenu auprès de l'ancien agent négociateur.
On a retenu 3 $ de trop sur la paye de l'employé au titre des cotisations syndicales pour mai 2003. Le ministère
rembourse 3 $, prélevés sur les fonds ministériels, directement à l'employé (par l'entremise de sa section des finances).
L'employé se trouve ainsi intégralement indemnisé.
Dans la situation décrite plus haute, si l'employé a payé un montant inférieur à l'ancien agent négociateur (p. ex. 35 $
par mois), il doit au ministère la différence entre le montant payé par retenue salariale et 47 $ par mois. Dans l'exemple
précité, l'employé devrait 12 $ (47 $ moins 35 $) pour mai 2003. Il doit alors être avisé que le ministère doit récupérer
les 12 $ sur son salaire à titre de dette envers la Couronne (code 540).
La méthode normale de recouvrement des cotisations syndicales par le système de paye de TPSGC ne peut pas être employée,
car l'Institut serait payé deux fois pour la même période.
Exemple 2 :
Une employée était en affectation intérimaire dans un poste représenté par l'IPFPC entre le 24 novembre 2003 et le 31
août 2004. La lettre d'offre est datée du 16 avril 2004.
L'employée payait à l'ancien agent négociateur des cotisations syndicales de 85 $ par mois. Les cotisations syndicales
destinées à l'ancien agent négociateur ont pris fin le 1er mai 2004, et celles destinées à l'IPFPC ont commencé
le 1er mai 2004.
Par suite de la modification apportée à la politique du SCT le 9 février 2004, le changement de cotisations aurait dû
entrer en vigueur le 1er décembre 2003.
Le ministère a demandé l'autorisation de rembourser les cotisations payées par erreur à l'ancien agent négociateur.
L'ancien agent négociateur ayant autorisé le remboursement des cotisations pour mars et avril 2004 seulement, le ministère a
remboursé l'employée pour ces deux mois.
Le ministère a récupéré sur le salaire de l'employée les cotisations en retard dues à l'IPFPC pour mars et avril 2004. Il
a également remis un chèque à l'Institut pour les cotisations du 1er décembre 2003 au 29 février 2004.
Afin d'indemniser intégralement l'employée, le ministère doit rembourser, à même les fonds ministériels,
la différence entre les 85 $ par mois retenus sur la paye de l'employée entre décembre 2003 et février 2004 (au nom de
l'ancien agent négociateur) et les 47 $ par mois que l'employée aurait dû payer au nouvel agent négociateur. Le remboursement
équivaudrait à 85 $ moins 47 $ fois trois (3) mois. Le remboursement est versé par l'entremise de la section des finances du
ministère.
Situations couvertes par la décision de la CRTFP du 26 avril 2004
Dans les cas où l'employé a payé des cotisations syndicales au mauvais agent négociateur pendant un certain temps et où
l'ancien agent négociateur n'a pas autorisé le remboursement de la totalité ou d'une partie des cotisations versées par erreur
à cet agent négociateur, l'employé doit également obtenir un remboursement intégral pour cette période.
Exemple :
Un employé est promu à un poste représenté par l'IPFPC le 15 octobre 2001. La lettre d'offre est datée du 30 septembre
2001. Les cotisations syndicales auraient dû changer le 1er novembre 2001. Cependant, en raison d'une erreur, on continue de
retenir les cotisations pour l'ancien agent négociateur jusqu'en décembre 2002. Les cotisations destinées à l'IPFPC ont
commencé le 1er janvier 2003, et celles destinées à l'ancien agent négociateur ont pris fin le 1er janvier 2003.
L'ancien agent négociateur autorise un remboursement pour douze mois (de janvier 2002 à décembre 2002), et le ministère
remet le remboursement à l'employé. Douze mois d'arriérés de cotisations dues à l'IPFPC ont été récupérés sur le salaire
de l'employé au cours de la période allant de février 2003 à janvier 2004.
Les cotisations dues à l'IPFPC pour la période allant du 1er novembre 2001 (premier du mois suivant la date de la promotion)
au 31 décembre 2001 seront indiquées dans le rapport du ministère au SCT pour le 6 août 2004, et le SCT paiera les cotisations
dues à l'IPFPC pour les deux mois au nom du ministère.
L'employé doit être intégralement indemnisé pour la période allant du 1er novembre 2001 au 31 décembre 2001. Si
l'employé a payé à l'ancien agent négociateur 80 $ par mois pour chacun des mois visés, il faut lui rembourser la différence
entre 80 $ et 47 $ par mois pour les deux mois. Le ministère rembourse ce montant (80 $ - 47 $ fois deux = 66 $), prélevé sur
un compte ministériel, directement à l'employé par l'entremise de sa section des finances.
Cependant, si l'employé a payé à l'ancien agent négociateur seulement 30 $ par mois pour novembre 2001 et décembre 2001,
le ministère doit l'aviser du montant dû (47 $ - 30 $ fois deux = 34 $), puis récupérer la différence auprès de l'employé
à titre de dette envers la Couronne (code 540).
Remarques :
- La méthode de recouvrement normale par le système de paye de TPSGC ne peut pas être employée, car l'Institut serait
payé deux fois pour la même période.
- Dans les cas où l'employé a reçu le remboursement des cotisations pour toute la période durant laquelle des cotisations
ont été payées par erreur à l'ancien agent négociateur (par l'agent négociateur ou par le ministère), aucune mesure
n'est requise pour indemniser intégralement l'employé, car l'employé a été intégralement indemnisé par le
remboursement.
- Dans les cas où le ministère a payé directement à l'IPFPC les cotisations dues pour la période non remboursée par
l'ancien agent négociateur, il doit quand même indemniser intégralement l'employé en lui remboursant les retenues
excessives ou en recouvrant sur sa paye les cotisations non retenues à titre de dette envers la Couronne (le code 540).
- Il peut y avoir des cas de nouvelle nomination dans lesquels les retenues syndicales n'ont pas été effectuées pour un
certain nombre de mois, entre le 1er mai 2001 et le 31 juillet 2004 (cotisations qui n'ont jamais été payées par erreur à
un autre agent négociateur). En l'occurrence, le ministère a payé les arriérés dus directement à l'IPFPC (ou le SCT
payera les arriérés pour le 24 août 2004). L'employé doit alors faire l'objet d'une indemnisation intégrale. Le
ministère doit récupérer, auprès de l'employé, le montant des arriérés payés en son nom à titre de dette envers la
Couronne (code 540).
Exemple :
Une employée engagée pour moins de trois mois dans un poste représenté par l'IPFPC voit sa période d'emploi prolongée de
six mois et est assujettie à la convention collective à compter du 25 février 2004. Les retenues syndicales auraient dû
commencer le 1er mars 2004. En juin 2004, il est déterminé que les retenues n'ont jamais commencé.
Mesures à prendre :
- Commencer à déduire les cotisations actuelles de l'IPFPC pour le mois d'août 2004;
- Ajouter l'employée à la feuille de calcul Excel pour le rapport requis par le SCT pour le 6 août 2004;
- Indiquer le montant des arriérés dus pour la période allant de mars 2004 à juillet 2004 (le SCT paiera ce montant à
l'IPFPC le 24 août 2004);
- Indemniser intégralement l'employée en récupérant auprès d'elle le montant indiqué dans le rapport du SCT à titre de
dette envers l'État;
- Demander à TPSGC de modifier le T4/Relevé 1 de manière à créditer le montant des retenues syndicales.
Incidences en matière d'impôt sur le revenu
Les exigences relatives à l'établissement des relevés aux fins d'impôt restent inchangées. Dans les cas où l'employé
reçoit un remboursement, le T4/Relevé 1 pour l'employé touché doit être modifié de manière à ce que le montant du
remboursement reflète la réduction des cotisations syndicales pour l'année d'imposition visée. Dans les cas où l'employé
doit des cotisations, les arriérés doivent être indiqués sur le T4/Relevé 1 pour l'année où les sommes dues sont déduites
de la paye de l'employé.
Lorsqu'un remboursement est versé à l'employé en vue de son indemnisation intégrale, le conseiller en rémunération envoie
au bureau de paye de TPSGC une lettre lui demandant d'ajuster manuellement le T4/Relevé 1 pour l'année ou les années visée(s)
par le remboursement.
Lorsque des cotisations salariales sont récupérées sur la paye de l'employé à l'aide du code 540 pour indemniser
intégralement l'employé, le conseiller en rémunération envoie au bureau de paye de TPSGC, après que le recouvrement est
complet, une lettre lui demandant d'ajuster manuellement le T4/Relevé 1 pour l'année durant laquelle les fonds ont été
récupérés.
Outre le T4/Relevé 1 modifié, pour que la disposition en matière d'équité de l'Agence du revenu du Canada (ARC) soit
demandée, l'employé doit recevoir la lettre type lorsqu'un T4/Relevé 1 modifié est émis à cause d'un remboursement des
cotisations syndicales. De plus, l'employé doit recevoir la lettre type mentionnée dans notre bulletin du 15 septembre 2003.
Les gestionnaires en rémunération et des relations de travail des ministères doivent adresser leurs questions à leurs
agents ministériels compétents qui, si nécessaire, peuvent communiquer avec la Section de l'administration de la paye.
Directeur, Administration de la paye
Politique de gestion et Relations de travail
Thomas A. Smith
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