DATE : le 7 juillet 2004

OBJET : Les Cotisations syndicales

L'objectif du présent bulletin est d'orienter les ministères quant à la mise en oeuvre de la décision rendue le 26 avril 2004 par la Commission des relations de travail dans la fonction publique (CRTFP) (dossiers 169-2-669 à 674), relativement à une plainte déposée par l'Institut professionnel de la fonction publique du Canada (IPFPC) au sujet des clauses de précompte dans ses six conventions collectives.

Contexte

Vous trouverez des renseignements généraux sur cette question dans nos bulletins du 9 février, du 13 février et du 5 mai 2004. Ces bulletins sont diffusés sur le site Web du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) par le REG.

Mise en oeuvre des décisions de la CRTFP

Depuis la décision rendue par le CRTFP le 11 décembre 2003, l'employeur ne peut plus tenir compte de la date de la lettre d'offre lorsqu'il fixe la date de modification des retenues syndicales. Les ministères ont été informés qu'ils devaient, à compter du 9 février 2004, se servir de la date d'entrée en vigueur de la nomination ou du changement pour établir la date à laquelle les cotisations syndicales doivent commencer ou être modifiées, sauf en cas de reclassification et de transposition.

Comme l'indiquait le bulletin du 5 mai dernier, le SCT s'est acquitté de l'une des obligations découlant de la décision du 11 décembre 2003 de la CRTFP en remettant à l'IPFPC, le 11 mars 2004, le montant qu'il lui devait. Les bureaux ministériels de la rémunération recevront un fichier Excel faisant état des paiements effectués à l'IPFPC pour le compte de leurs employés. Les conseillers en rémunération auront besoin de ces renseignements pour accomplir la tâche exposée ci-dessous.

La décision rendue par la CRTFP le 26 avril 2004 concerne les retards survenus dans la remise des cotisations syndicales à l'agent négociateur, retards dont s'est plaint l'IPFPC.

Comme vous le savez, depuis septembre 2001, les ministères ont consacré beaucoup de temps et de ressources salariales au règlement des problèmes signalés par l'IPFPC. Malgré tous les efforts déployés, à l'automne 2003, l'Institut a indiqué que le montant qui lui était dû s'était accru considérablement.

La CRTFP a jugé, le 26 avril 2004, que l'employeur avait manqué à l'obligation que lui imposent les conventions collectives de verser les cotisations à l'IPFPC et qu'il était donc responsable des pertes que l'IPFPC a subies par suite de ce manquement, et ce rétroactivement au 1^er mai 2001.

Les ministères trouveront dans le présent bulletin l'information dont ils ont besoin pour calculer le montant exact qu'ils devront remettre à l'Institut pour la période du 1^er mai 2001 au 31 juillet 2004. Comme l'Institut doit recevoir la somme en question d'ici le 24 août 2004, les ministères doivent faire parvenir à mon bureau au plus tard le 6 août 2004 les sommes qu'ils doivent à l'Institut.

Les ministères seront informés dans un futur bulletin des nouvelles procédures à suivre pour traiter les retenues syndicales à la suite de la décision rendue par la CRTFP le 26 avril 2004.

La décision de la CRTFP s'explique par le fait que des ministères n'ont pas commencé à retenir ou cessé de retenir des cotisations au moment opportun. Elle découle aussi de la gestion des cotisations des employés nommés par intérim. Par conséquent, le SCT calculera le montant dû pour la période du 1^er mai 2001 au 31 juillet 2004 en appliquant les procédures décrites ci-dessous. Il paiera le montant au nom de chaque organisation, et ensuite, les sommes seront facturées aux ministères et organismes concernés. Les ministères seront informés des montants en question avant que ne soient prises les mesures de recouvrement.

Calcul de la somme à remettre à l'IPFPC

L'Institut nous a fait parvenir un rapport pour les 52 organisations touchées, de même qu'un chiffrier Excel contenant l'information. Le rapport et les fichiers Excel seront envoyés par messager au gestionnaire ministériel de la rémunération de l'organisation concernée.

Les conseillers en rémunération devront calculer le montant total des cotisations syndicales auxquelles a droit l'Institut pour la période du 1^er mai 2001 au 31 juillet 2004. Ils devront aussi examiner les dossiers de paye de tous les employés figurant dans le rapport de l'Institut.

La décision de la CRTFP du 26 avril 2004 ne touche pas le recouvrement des cotisations syndicales dues pour les périodes antérieures au 1^er mai 2001. Le recouvrement et la remise à l'IPFPC des arrérages pour toutes les périodes antérieures au 1^er mai 2001 doivent continuer. Comme indiqué dans notre bulletin du 13 février 2004, lorsque l'ancien négociateur n'autorise pas le remboursement des cotisations qui lui ont été versées par erreur, le ministère doit payer les cotisations syndicales directement au nouvel agent négociateur (par ex. l'IPFPC) pour la période qui n'est pas remboursée par l'ancien agent.

Afin d'être en mesure de justifier les données à la CRTFP, le personnel des ministères doit photocopier la lettre d'offre de chacun des employés nommés ou affectés à un poste représenté par l'IPFPC, selon le rapport de l'Institut, et à l'égard desquels il faut commencer à retenir des cotisations syndicales pour le compte de l'IPFPC. Dans les cas où on a cessé de retenir des cotisations syndicales pour l'IPFPC, il faut photocopier le document autorisant cette mesure. Le service de rémunération du ministère devra conserver cette information ainsi qu'une photocopie de la fiche personnelle de l'employé jusqu'au 31 décembre 2005.

La méthode à utiliser pour calculer la somme varie selon la situation. Les différentes méthodes sont exposées à l'appendice A.

Après avoir analysé les dossiers de paye des employés, les ministères devront mettre à jour le chiffrier Excel de l'IPFPC pour tous les employés qui y sont inscrits (y compris les anciens employés).

Les données dont le SCT a besoin pour effectuer le paiement forfaitaire à l'IPFPC le 24 août 2004 sont les suivantes :

• La classification au moment de la nomination à un poste représenté par l'IPFPC pour lequel il faut commencer à retenir des cotisations au nom de l'IPFPC.
• La date d'entrée en vigueur de la nomination à un poste représenté par l'IPFPC pour lequel on commence à retenir des cotisations destinées à l'IPFPC (soit une nouvelle nomination ou une nomination ou affectation subséquente).
• La date d'émission de la lettre d'offre relative à la nomination précitée.
• Le mois à partir duquel on a commencé à effectuer les retenues actuelles pour le compte de l'IPFPC.
• Le montant des arrérages dus à l'IPFPC qui ont été recouvrés (jusqu'au 31 juillet 2004).
• Le montant des cotisations qu'il reste à remettre à l'IPFPC (en date du 1^er août 2004).
• La somme que le SCT a déjà versée, le 11 mars 2004 (d'après le chiffrier Excel fourni séparément).

Afin d'éviter les malentendus en ce qui concerne les dates, le mois, le jour, et l'année seront indiqués dans des colonnes distinctes, comme dans le chiffrier (p. ex. 12/24/2004).

Servez-vous de la colonne réservée aux remarques pour fournir des explications (p. ex., reclassification ou conversion).

Lorsqu'il y a de multiples périodes d'affectation intérimaire à des postes représentés par l'IPFPC, utilisez une ligne distincte pour chaque période d'intérim lorsque cette période dépasse un mois civil complet qu'il s'est produit un changement d'agent négociateur ayant nécessité une modification des retenues syndicales.

Pour ce qui est des anciens employés, il faut non seulement fournir les données requises, mais aussi indiquer la date RE dans la colonne réservée aux remarques.

En ce qui concerne les employés mutés à un autre ministère ou organisme, veuillez indiquer sans tarder à Brian Jackson, par courrier électronique,

• le nom de la nouvelle organisation,
• la date de la mutation et
• le numéro d'identification de paye de la nouvelle organisation.

Nous communiquerons ensuite avec la nouvelle organisation pour obtenir les données requises.

Avant d'envoyer le chiffrier Excel dûment rempli au SCT, les agents ministériels de la rémunération sont demandé de vérifier l'exactitude et l'intégralité des données soumis par leur personnel régional.

Le gestionnaire ministériel de la rémunération doit retourner par courrier électronique, au plus tard le 6 août 2004, le chiffrier Excel dûment rempli de son organisation à Brian Jackson, dont voici l'adresse électronique : Jackson.brian@tbs-sct.gc.ca

Les gestionnaires en rémunération et des relations de travail des ministères doivent adresser leurs questions à leurs agents ministériels compétents qui, si nécessaire, peuvent communiquer avec la Section de l'administration de la paye.

Directeur, Administration de la paye
Politique de gestion et Relations de travail

Original signé par

Thomas A. Smith

Appendice A

Calcul du paiement forfaitaire découlant de la décision rendue par la CRTFP le 26 avril 2004