Les Cotisations syndicales - Mise en oeuvre de la décision de la CRTFP

le 13 février 2004

Les Cotisations syndicales - Mise en oeuvre de la décision de la CRTFP

Le présent bulletin fait suite à celui envoyé aux directeurs du personnel par Brent DiBartolo, Secrétaire adjoint, Relations de travail et opérations de rémunération, le 9 février dernier, au sujet de la décision rendue par la Commission des relations de travail dans la fonction publique (CRTFP) (dossiers 169-2-660 à 665), le 11 décembre 2003, relativement à une plainte déposée par l'Institut professionnel de la fonction publique du Canada (IPFPC) au sujet des clauses de précompte dans les six conventions collectives.

Mise en oeuvre de la décision de la CRTFP

La décision susmentionnée de la CRTFP exige que toutes les cotisations syndicales à l'IPFPC pour la période comprise entre le mois où elle aurait dû commencer à être retenues (en fonction de la date réelle de la nomination) et le mois où elles ont réellement commencé (et ce, rétroactivement à partir du 1^er mai 2001) soient versées à l'Institut dans les 90 jours civils qui suivent la décision.

Afin de faciliter la détermination du montant qui doit lui être payé à la suite de cette décision, l'IPFPC a fourni un chiffrier Excel indiquant les détails pour les employés touchés par la décision. Vous en trouverez une copie ci-jointe pour votre organisation.

Le chiffrier comprend le bureau de paye, la liste de paye, le nom, le numéro individuel de l'organisme (NIO), classification, une colonne pour la date de la nomination ou de l'affectation (à un poste représenté par l'IPFPC), une pour la date à laquelle les retenues auraient dû commencer à être retenues, une pour la date à laquelle les retenues ont réellement commencé, une qui indique le nombre de mois entre ces dates, une qui indique le montant dû pour cette période, ainsi qu'une pour les remarques. Ce chiffrier n'est disponible que pour Excel.

Nota : Pour l'ensemble de la période de mai 2001 à maintenant, le taux des cotisations à l'IPFPC est de 47 $ par mois.

Les dossiers des ministères constituent la seule façon d'établir le montant des cotisations dues à l'IPFPC. Ces sommes ne peuvent être obtenues du système de paye de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) ni du système d'information des titulaires du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT).

Comment remplir le chiffrier Excel

À l'aide des dossiers ministériels, vous devez indiquer les renseignements suivants dans le chiffrier Excel ci-joint :

1. Lorsque le champ « classification » est vide, il faut y inscrire la classification de l'employé à la date de sa nomination à un poste représenté par l'IPFPC (soit une nomination initiale à la fonction publique ou d'un poste représenté par un autre agent négociateur). La valeur dans ce champ est exprimée ainsi : XXXXX99 (p. ex. MDMOF02).
     
2. La date de la nomination ou de l'affectation à un poste représenté par l'IPFPC. La date doit être présentée ainsi : JJ-MM-AAAA.

   Nota : Dans le cas d'affectations intérimaires multiples, insérer la date de l'intérim initial à un poste représenté par l'IPFPC après le 30 avril 2001 (voir le point 6 et l'exemple 3 ci-dessous).

   Dans les cas où la date de la nomination est antérieure au 1^er mai 2001, indiquer la date exacte de la nomination.

3. Déterminer et insérer le mois et l'année auxquels les cotisations à l'IPFPC auraient dû commencer à être retenues, dans l'ordre suivant : MM-AAAA.

   Lors d'une nomination initiale à la fonction publique (en vertu de la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique, annexe 1, partie I), vous devez consulter les clauses de précompte de la convention collective pertinente. Les conventions collectives stipulent que les cotisations syndicales doivent commencer le premier mois complet ou le premier mois civil complet d'emploi. Lors des nominations ou des affectations subséquentes, le changement dans les retenues doit entrer en vigueur le premier du mois suivant la date de la nomination, en vertu de la décision de la CRTFP.

   Lorsque la date à laquelle les cotisations syndicales auraient dû commencer à être retenues est antérieure au 1^er mai 2001, indiquer 05-2001 (mai 2001) dans le chiffrier.

4. Insérer le mois et l'année auxquels les cotisations syndicales ont réellement commencé à être retenues, dans l'ordre suivant : MM-AAAA.

   Lorsque la date à laquelle les cotisations syndicales ont réellement commencé est antérieure au 1^er mai 2001, indiquer 05-2001 (mai 2001) dans le champ pertinent du chiffrier.

   Lorsque les cotisations n'ont pas encore commencé à être retenues, mais qu'elles auraient dû l'être, indiquer le mois où elles commenceront (c.-à-d. mars 2004), puis exécuter immédiatement un mouvement de paye dans le système de paye de TPSGC afin que les cotisations commencent à être retenues ce mois-là. Débuter immédiatement le recouvrement des arrérages selon la nouvelle procédure ci-dessous. Indiquer le mois et l'année dans le chiffrier en tenant compte du nombre de mois d'arrérages que vous devrez récupérer.

   Lorsque les cotisations ont commencé et les arrérages ont été récupérés pendant un certain nombre de mois, déterminer le mois que ces arrérages représentent et ensuite insérer le premier mois de ces arrérages.

   Exemple

   Le 3 mars 2003, un employé est promu d'un poste représenté par l'Alliance de la fonction publique du Canada (AFPC) à un poste représenté par l'IPFPC. La lettre d'offre est émise le 15 mai 2003. Les cotisations syndicales actuelles pour l'IPFPC commencent le 1^er août 2003. Les arrérages de deux (2) mois, soit les cotisations de juin et juillet 2003, sont récupérés en août et en septembre 2003. La date à inscrire dans le chiffrier est juin 2003.

5. Le chiffrier calculera automatiquement le nombre de mois et le montant dû pour la période.

   Nota : Lorsque les cotisations ont commencé le bon mois, le nombre de mois et le montant dû seront automatiquement à zéro.

   Dans les situations d'intérim, lorsqu'il y a des périodes interrompues, annuler le calcul automatique et insérer le nombre réel de mois de cotisations dues à l'IPFPC.

6. Dans la colonne « remarques », inscrire :
     
   1. « Intérims multiples », si l'employé a occupé un poste par intérim au cours de différentes périodes;
   2. Si l'employé ne travaille plus pour votre ministère (c.-à-d. qu'il a été transféré dans un autre ministère ou a été rayé de l'effectif -RE), insérer la date et la raison (p. ex. RE 20-12-2003);
   3. Insérer « aucun dossier » s'il n'y a aucun dossier au nom de cette personne dans votre ministère.

Nota : Il n'est pas nécessaire de déterminer si l'agent négociateur précédent a effectué un remboursement pour la période susmentionnée.

Exemple 1

Un employé représenté par l'AFPC est nommé à un poste représenté par l'IPFPC à compter du 4 juin 2001. La lettre d'offre est émise le 5 novembre 2001. Les cotisations ont commencé à être versées à l'IPFPC le 1^er décembre 2001. Les cotisations à l'AFPC ont cessé à cette date.

Renseignements à inscrire dans le chiffrier :

• Mois auquel les cotisations devraient avoir commencé : 07-2001 (juillet 2001).
• Mois auquel les cotisations ont réellement commencé : 12-2001 (décembre 2001).

Dans la colonne du mois, le chiffre cinq (5) apparaîtra automatiquement et, dans la colonne du montant, 235 $.

Exemple 2

Un employé représenté par l'AFPC est nommé à un poste représenté par l'IPFPC à compter du 4 juin 2001. La lettre d'offre est émise le 5 novembre 2001. À cause d'une erreur administrative, les cotisations syndicales n'ont commencé à être versées à l'IPFPC que le 1^er mai 2003. Les cotisations à l'AFPC ont cessé à cette date. L'AFPC a autorisé un remboursement de douze (12) mois et le conseiller en rémunération a récupéré douze (12) mois d'arrérages (de mai 2002 à avril 2003) du salaire de l'employé pour l'IPFPC.

Indiquer les renseignements suivants dans le chiffrier :

• Mois auquel les cotisations auraient dû commencer : 07-2001 (juillet 2001).
• Mois auquel les cotisations ont réellement commencé : 05-2002 (mai 2002).

Dans la colonne du mois, le chiffre dix (10) apparaîtra automatiquement et, dans la colonne du montant, 470 $.

Exemple 3

Un employé représenté par l'AFPC occupe un poste par intérim représenté par l'IPFPC du 4 juin au 31 juillet 2001. Le document d'autorisation est émis le 10 août 2001. Aucune cotisation syndicale n'est retenue pour l'IPFPC pendant cette période.

Le même employé occupe un autre poste par intérim représenté par l'IPFPC du 15 avril au 31 décembre 2002. La lettre d'offre est émise le 5 juillet 2002. Les cotisations à l'IPFPC pour cette période d'intérim commencent le 1^er août 2002.

Les cotisations syndicales sont encore dues à 'IPFPC pour le mois de juillet 2001 pour cet employé ainsi que pour la période comprise entre mai 2002 et juillet 2002, soit quatre (4) mois à raison de 47 $ par mois.

Indiquer les renseignements suivants dans le chiffrier :

• Mois auquel les cotisations auraient dû commencer : 07-2001 (juillet 2001).
• Mois auquel les cotisations ont réellement commencé : 08-2002 (août 2002).

Dans la colonne du mois, le chiffre treize (13) apparaîtra automatiquement.

• Changer le nombre de mois pour quatre (4).

Il n'est pas nécessaire de modifier la colonne du montant, qui indiquera automatiquement 188 $.

Vous devez nous retourner le chiffrier dûment rempli au plus tard le 1 mars 2004.

L'achèvement du chiffrier est la seule chose que nous exigeons du personnel des ministères. De plus amples renseignements sur les arrérages dus à l'IPFPC feront l'objet d'un autre bulletin du SCT.

Modification des procédures

En vigueur immédiatement :

1. Ce n'est plus la lettre d'offre qui sert à établir la date à laquelle les cotisations syndicales commencent ou changent et cela vaut pour tous les agents négociateurs. Cette date sera déterminée à partir de la date réelle de la nomination/du changement, sauf dans les cas de reclassification ou de transposition, où on utilisera la date du document d'autorisation.
     
2. Les processus internes des ministères devront être modifiés afin de veiller à ce que les conseillers en rémunération prennent immédiatement les mesures nécessaires en égard aux cotisations syndicales, aussitôt qu'ils seront officiellement avisés. On doit réduire le plus possible des ajustements rétroactifs des cotisations syndicales.
     
3. Lorsqu'il y a un changement d'agent négociateur, le ministère doit immédiatement prendre les mesures appropriées afin de :

• Cesser la retenue des cotisations syndicales à l'ancien agent négociateur;
• Commencer à retenir les cotisations pour le nouvel agent négociateur;
• Commencer à récupérer les arrérages dus au nouvel agent négociateur; et
• Entreprendre le processus de remboursement des cotisations versées par erreur à l'ancien agent négociateur.

4. Pour les nominations intérimaires d'une période fermée de plus d'un mois civil au cours duquel il y a changement d'agent négociateur et qui se terminent avant que le changement ne soit effectué dans le système de paye :

• Les cotisations syndicales à l'agent négociateur représentant le poste par intérim doivent être récupérées; et
• On doit demander un remboursement pour les cotisations versées par erreur à l'agent négociateur du poste d'attache.

Exemple

Un employé représenté par l'IPFPC occupe un poste par intérim représenté par l'AFPC, du 10 février au 31 mars 2004. La Section de la rémunération en est avisée par écrit le 12 mars 2004.

Les cotisations syndicales de mars 2004 auraient dû être versées à l'AFPC pour le poste par intérim.

Mesures à prendre :

• Retenir un mois (mars 2004) à 40 $ pour l'AFPC;
• Rembourser un mois (mars 2004) de cotisations à l'IPFPC;
• Aviser les deux agents négociateurs des mesures prises et de la raison pour laquelle elles ont été prises.

5. Dès maintenant, lorsque l'ancien agent négociateur n'autorise pas le remboursement des cotisations qui lui ont été versées par erreur, le ministère doit payer les cotisations syndicales directement au nouvel agent négociateur pour la période qui n'est pas remboursée par l'ancien agent. Le nouvel agent négociateur a le droit de toucher les cotisations pour toute la période d'arrérages.

On ne pénalisera pas les employés en leur exigeant de payer des cotisations à deux agents négociateurs à la fois.

Les ministères ne retiendront pas les arrérages de cotisations syndicales du salaire de l'employé pour la période qui n'est pas remboursée par l'ancien agent négociateur.

Exemple

Un employé représenté par l'AFPC est nommé à un poste représenté par l'IPFPC le 8 mars 2004. Le nouvel agent négociateur a le droit de toucher des cotisations syndicales de la part de l'employé à partir du 1^er avril 2004.

• La Section de la rémunération est officiellement avisée de la nouvelle nomination le 10 août 2004.
• À cause d'une erreur administrative, les cotisations dues à l'AFPC cessent et les cotisations à l'IPFPC commencent le 1^er juillet 2005.
• Le conseiller en rémunération commence à récupérer les arrérages d'une période de quinze (15) mois (d'avril 2004 à juin 2005).
• L'AFPC approuve le remboursement des cotisations dues pour une période de douze (12) mois. L'employé est remboursé.
• TPSGC émet un T-4 et/ou un Relevé 1 modifié pour 2004.
• Le ministère modifie le recouvrement des arrérages de l'employé en veillant à ce que les douze (12) mois soient recouvrés de son salaire.
• Le ministère rembourse directement à l'IPFPC les trois (3) mois d'arrérages auxquels il a droit. Cette mesure est prise aussitôt que l'on sait que l'ancien agent négociateur ne remboursera pas ces mois.
• Le ministère ajuste les cotisations syndicales de l'employé afin de tenir compte de la différence entre les taux des cotisations des deux agents négociateurs. Dans le présent exemple, la retenue pour l'AFPC est supérieure à celle pour l'IPFPC. Conséquemment, le ministère remboursera la différence directement à l'employé pour les trois (3) mois (p. ex. 80 $ - 47 $ = 33 $ x 3 mois = 99 $) et demandera à TPSGC de modifier le T-4 et/ou le Relevé 1 de l'année en question.

Nota :

Lorsqu'on demande à TPSGC de rembourser les cotisations syndicales d'une année civile antérieure, le T-4 et/ou le Relevé 1 de l'année en question sera automatiquement modifiée. Veuillez consulter notre bulletin du 15 septembre 2003 pour de plus amples renseignements sur ce processus.

Conditions d'emploi

Comme l'indiquait la lettre de M. DiBartolo du 9 février dernier, dès maintenant, pour tous les changements, sauf les cas de reclassification ou de transposition, les conditions d'emploi seront modifiées à la date réelle où l'employé commence à occuper son nouveau poste.

En plus d'avoir des répercussions sur les avantages sociaux (p. ex. les indemnités provisoires, les heures de travail, les congés) des nominations rétroactives et des affectations intérimaires continues, ce changement aura aussi des répercussions sur les affectations intérimaires en période fermée rétroactives. Veuillez prendre note que l'employé devient assujetti aux conditions d'emploi du poste intérimaire aussitôt que sa période d'admissibilité est terminée.

Les conseillers en rémunération devront examiner les avantages sociaux et les versements payés à un employé pendant la durée de l'affectation intérimaire rétroactive en période fermée après le 8 février 2004, afin de s'assurer qu'ils sont corrects.

Les gestionnaires en rémunération et des relations de travail des ministères doivent adresser leurs questions à leurs agents ministériels compétents qui, si nécessaire, peuvent communiquer avec la Section de l'administration de la paye.

Cette publication est disponible par le biais du site Web du Secrétariat du Conseil du Trésor sur le Publiservice et Internet. Pour accéder au site, entrez une des adresses suivantes dans votre logiciel de navigation W3 :

Publiservice : http://publiservice.tbs-sct.gc.ca

Accès Internet : http://www.tbs-sct.gc.ca

Veuillez sélectionner : Organisation / Bureau de la gestions des ressources humaines / Rémunération et administration de la paye

Directeur, Administration de la paye
Division des relations de travail et de la rémunération
Bureau de la gestion des ressources humaines

Thomas A. Smith