Les Cotisations syndicales

le 15 septembre 2003

Conformément aux conventions collectives entre le Conseil du Trésor, en tant qu'Employeur, et les agents négociateurs de la fonction publique, l'employeur doit retenir à la source les cotisations syndicales pour tous les employées de l'unité de négociation pertinente et les remettre à l'agent négociateur approprié.

Ce bulletin rappelle cette obligation aux ministères et clarifie les procédures à suivre à cet égard.

Des cotisations syndicales doivent être retenues sur la rémunération de tout fonctionnaire, à moins :

• qu'il ne soit titulaire d'un poste exclu d'une unité de négociation en vertu de la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique (LRTFP);
• qu'il ne soit exempté de payer des cotisations syndicales en raison de son appartenance religieuse, conformément aux dispositions en ce sens prévues dans la convention collective; ou
• qu'il ne fasse partie d'un groupe professionnel qui n'est pas représenté par un agent négociateur.

La politique sur la retenue des cotisations syndicales est en cours de révision et sous peu un exemplaire vous sera soumis pour consultation. Entre-temps, les procédures suivantes s'appliquent.

Nomination pour une période déterminée

Moins de trois mois:

Les personnes nommées pour une période de moins de trois mois ne paient pas de cotisations. Il faut prendre garde de ne pas confondre les nominations temporaires prévues au paragraphe 21.2 de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LEFP) et les nominations pour une période déterminée. En vertu du paragraphe 21.2 et sans égard à la durée de leur emploi, les employés temporaires ne sont pas assujettis à une convention collective et par conséquent n'ont pas à payer de cotisations tant qu'ils occupent un emploi temporaire. De plus, les périodes d'emploi temporaire (en vertu du paragraphe 21.2 de la LEFP) ne font pas partie du calcul de la période requise pour être assujetti à la convention collective.

Exemple :

• première nomination à un poste temporaire en vertu du paragraphe 21.2 de la LEFP (< 90 jours) : 14 avril au 27 juin 2003;
• cessation d'emploi le 28 juin 2003;
• nomination pour une période déterminée dans un groupe couvert par la convention collective des Services et des programmes (PA) : 30 juin au 19 septembre 2003;
• employé non assujetti à une convention collective ou au précompte des cotisations. L'emploi temporaire ne compte pas dans l'établissement de la date à laquelle la personne est assujettie à la convention collective.

Nomination ultérieure pour une période de moins de trois mois :

Les employés nommés pour une période de moins de trois mois et dont la nomination est portée à trois mois ou plus versent des cotisations à compter du premier du mois qui suit la date à laquelle ces personnes ont commencé leur emploi d'une durée de trois mois.

Remarque : Cette disposition annule les directives antérieures données au Conseil du Trésor en 1993 et en 1997. Ces directives précisaient que l'employé est assujetti à la convention collective « dès que l'on sait » que la période d'emploi totale sera égale ou supérieure à trois mois. Toutefois, la LRTFP précise que la personne qui a été employée pour une durée déterminée de moins de trois mois n'est assujettie à la Loi que si elle travaille à ce titre depuis au moins trois mois. Cette disposition de la Loi doit s'appliquer.

Exemple :

• première nomination pour une durée déterminée de deux mois, du 10 mars au 9 mai 2003 inclusivement;
• nomination ultérieure pour une période déterminée de deux mois à compter du 12 mai 2003;
• document d'autorisation signé par le fonctionnaire désigné du ministère le 30 avril 2003;
• l'employé est assujetti à la convention collective pertinente à compter du 10 juin 2003;
• le précompte des cotisations commence le 1^er juillet 2003.

Période de plus de trois mois :

Conformément à la LRTFP, les personnes nommées pour une période de trois mois ou plus sont couvertes par la convention collective à compter de la date de leur nomination. En général, le prélèvement des cotisations commence le premier mois complet suivant la nomination. Toutefois, les conseillers en rémunération doivent consulter l'article de la convention collective appropriée traitant du précompte pour s'assurer que le précompte commence à la bonne date. Certaines conventions collectives stipulent que le précompte des cotisations commence le premier mois civil complet suivant la date d'emploi dans la mesure où il existe une rémunération.

Exemple 1 :

• première nomination à compter du 1^er mai 2003 pour une période déterminée de quatre mois (1^er mai au 30 août 2003 inclusivement);
• la convention collective pertinente précise que le précompte des cotisations se fait à partir du premier mois civil complet d'emploi dans la mesure où il existe une rémunération;
• l'employé est assujetti à la convention collective pertinente à compter du 1^er mai 2003;
• le précompte commence le 1^er mai 2003.

Exemple 2 :

• première nomination pour une période déterminée de cinq mois, du 20 janvier au 20 juin 2003 inclusivement;
• l'employé est assujetti à la convention collective pertinente à compter du 20 janvier 2003;
• le précompte des cotisations commence le 1^er février 2003.

Exemple 3 :

• première nomination pour une période déterminée de deux mois, du 14 avril au 13 juin 2003 inclusivement;
• nomination ultérieure pour une période déterminée de cinq mois à compter du 16 juin 2003;
• document d'autorisation signé par un fonctionnaire désigné du ministère le 30 mai 2003;
• l'employé est assujetti à la convention collective pertinente à compter du 16 juin 2003;
• le précompte des cotisations commence le 1^er juillet 2003.

Affectations intérimaires

Dès que la période d'attente est terminée conformément à la convention collective pertinente, le précompte des cotisations devrait se faire en fonction du poste intérimaire.

Exemple :

• un AS 03 (Alliance de la fonction publique du Canada – AFPC) reçoit une affectation intérimaire de PG 03 (Institut professionnel de la fonction publique du Canada – IPFPC) pour la période du 27 janvier au 31 mars 2003 inclusivement;
• le document d'autorisation est signé par le fonctionnaire désigné du ministère le 6 février 2003;
• le précompte des cotisations à l'AFPC cesse le 1^er mars 2003;
• le précompte des cotisations à l'IPFPC commence le 1^er mars 2003;
• le formulaire d'Avis de modification de l'affiliation syndicale (TBS/SCT 340-8) doit être rempli et transmis aux deux agents négociateurs;
• avant d'envoyer une copie du formulaire à l'ancien agent négociateur, le NIO pour le nouvel agent négociateur doit être masqué sur la copie de l'ancien agent négociateur.
• Si l'affectation intérimaire n'est pas prolongée, le précompte des cotisations de l'IPFPC cesse le 1^er avril 2003;
• le précompte des cotisations de l'AFPC commencerait le 1^er avril 2003;
• le formulaire d'Avis de modification de l'affiliation syndicale (TBS/SCT 340-8) doit être rempli et transmis aux deux agents négociateurs lorsque l'employé retourne à son poste d'attache.

La politique sur la retenue des cotisations syndicales précise qu'aucune modification ne doit être apportée aux cotisations si l'affectation intérimaire se termine avant l'entrée dans le système de paie. Cette disposition visait les cas isolés où les ressources humaines ne sont pas informées d'une affectation ou d'une nomination intérimaire avant qu'elle soit terminée ou lorsque la nomination intérimaire de courte durée est de moins d'un mois. Le traitement des affectations intérimaires d'une durée d'un mois ou plus ne devrait pas être retardé afin d'être entrée dans le système de paie de TPSGC comme période d'application afin de générer l'émission d'un chèque supplémentaire, ce qui évite de modifier la cotisation syndicale.

L'agent négociateur ne perd pas son droit aux cotisations même si, par « inadvertance », la retenue des cotisations n'est pas signalée. Des correctifs doivent alors être apportés pour effectuer les déductions et les remettre à l'agent négociateur approprié.

Les rajustements rétroactifs de cotisations sont problématiques et les agents négociateurs n'acceptent pas toujours de rembourser les sommes. En conséquence, il faudrait éviter ces situations en s'assurant que les cotisations appropriées sont prélevées dès le départ.

Remboursement des cotisations syndicales

Actuellement, le ministère doit obtenir l'approbation des agents négociateurs ci-dessous pour le remboursement des cotisations syndicales avant d'en faire la demande par l'entremise du système de paie de TPSGC. Toutes les autres retenues syndicales peuvent être remboursées ou rajustées sans qu'il soit nécessaire d'obtenir l'approbation de l'agent négociateur.

• Alliance de la fonction publique du Canada (AFPC)
• Association des gestionnaires financiers de la fonction publique (AGFFPC) pour le remboursement des cotisations syndicales pour six (6) mois ou plus
• Association professionnelle des agents du service extérieur (APASE).

Les ministères et agences doivent utiliser le formulaire « Demande de remboursement des cotisations syndicales » (TBS/SCT 340-50) à cette fin.

Remboursements des déductions effectuées dans l'année courante:

Le remboursement de toutes les cotisations syndicales pour l'exercice en cours doit s'effectuer par l'entremise du bureau de la paie de TPSGC, qui réduit l'élément contribution des cotisations syndicales dans le système de paie relativement à l'exercice en cours pour l'employé. Une correction correspondant au montant du remboursement des cotisations syndicales sera indiquée sur le T-4 de l'employé et, s'il y a lieu, sur le Relevé 1.

Remboursements pour des déductions effectuées au cours d'années antérieures :

Le remboursement de toutes les cotisations syndicales pour les exercices antérieurs doit s'effectuer par l'entremise du système de paie de TPSGC. Le bureau régional de la paie émet le remboursement et modifie automatiquement le T-4 et le Relevé 1 pertinents. Les employés doivent être informés que ces documents seront soumis à l'Agence des douanes et du revenu du Canada (ADRC) et au ministère du Revenu du Québec (MRQ) en vue du redressement de la cotisation relative à l'impôt pour l'exercice visé.

Vous trouverez ci-joint un modèle de lettre que les conseillers en rémunération ou les agents des ressources humaines devraient remettre aux employés lorsqu'ils demandent un redressement de la cotisation.

Pour aider les conseillers en rémunération, nous avons préparé une lettre type qui peut être utilisée pour accompagner le T-4 / Relevé 1 modifié et la lettre ci-dessus qui sont remis à l'employé.

Les gestionnaires de la rémunération et les chefs des relations de travail du Ministère doivent adresser leurs questions aux résponsables corporatives du ministère qui, le cas échéant, communiqueront avec la Section de l'administration de la paye.

Directeur, Administration de la paye
Division des relations de travail et de la rémunération
Bureau de la gestion des ressources humaines

Thomas A. Smith

Annexe A

Modèle de lettre de demande de redressement de la cotisation établie pour l'impôt

À : Bureau de district régional
(Agence des douanes et du revenu du Canada /
Ministère du Revenu du Québec)

De : Nom et adresse de l'employé

À qui de droit :

Mon employeur m'a envoyé un T-4/Relevé 1 modifié pour l'année /les années ______________. Ce document / Ces documents a été modifié/ont été modifiés à la suite de l'émission par mon Employeur d'un remboursement de cotisations syndicales pour l'année / les années indiquées ci-dessus. Le motif du remboursement est (le conseiller en rémunération ou l'agent des ressources humaines du ministère fournit le texte à insérer).

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Veuillez trouver ci-joint le / les T-4 / le Relevé 1 modifiés afin que votre bureau puisse redresser ma cotisation relative à l'impôt pour cette année / ces années.

Je comprends que des pénalités et des frais d'intérêts peuvent être associés aux remboursements effectués cette année pour des années d'imposition antérieures. Je comprends aussi que le règlement comporte une disposition d'équité permettant de déroger à ces pénalités et frais d'intérêts. Par les présentes, je demande l'application de la disposition d'équité à mon cas puisque je n'avais aucun contrôle sur le délai de déclaration des revenus supplémentaires.

Veuillez agréer l'expression de mes sentiments distingués.