Directive sur l’utilisation des langues officielles pour les communications électroniques
(Also published in English as Directive on the Use of Official Languages in Electronic Communications)
Table des matières
Date d’entrée en vigueur
Énoncé
Application
Politiques connexes
Exigences
Imputabilité
Résultats attendus
Communications avec le public et prestation des services
Langue de travail
Modalités de mise en œuvre
Suivi et rapport
Conséquences
Demandes de renseignements

Date d’entrée en vigueur
La présente directive entre en vigueur le 15 juillet 2005. Celle-ci ainsi que la Directive sur l’utilisation des langues officielles sur les sites Web remplacent la politique suivante :
•	Politique concernant l’utilisation des langues officielles sur les réseaux informatiques
Énoncé
L’institution se conforme à ses obligations linguistiques en matière de communications avec le public et prestation des services, ainsi que de langue de travail, lorsqu’elle utilise des communications électroniques. Les communications électroniques diffusées par l’institution reflètent l’égalité de statut du français et de l’anglais. Les versions française et anglaise des communications électroniques sont de qualité égale et disponibles simultanément. Selon les exigences établies dans la présente directive, les communications électroniques sont soit dans les deux langues officielles, soit dans une seule langue officielle.
Application
La présente directive s’applique à toutes les institutions assujetties aux parties IV ou V de la Loi sur les langues officielles (LLO), à l’exception du Sénat, de la Chambre des communes, de la Bibliothèque du Parlement, du Bureau du Conseiller sénatorial en éthique et du Commissariat à l’éthique.
Politiques connexes
Les institutions visées doivent également appliquer les politiques suivantes : 
•	La Politique sur l’utilisation des langues officielles dans les communications avec le public et la prestation des services – pour les institutions assujetties à la partie IV de la Loi sur les langues officielles.
•	La Politique sur la langue de travail – pour les institutions assujetties à la partie V de la Loi sur les langues officielles.
Les institutions doivent aussi se conformer aux obligations en matière de langues officielles énumérées dans la liste des instruments de politiques connexes.
Exigences
Imputabilité
L’administrateur général est imputable de la mise en œuvre de la présente directive dans son institution.
Résultats attendus
Communications avec le public et prestation des services
L’institution se conforme à ses obligations linguistiques lorsqu’elle communique électroniquement avec le public.
Obligations d’un bureau désigné bilingue
Un bureau désigné bilingue respecte le droit du public de communiquer et de recevoir ses services dans la langue officielle de son choix, conformément aux exigences énumérées dans la Politique sur l’utilisation des langues officielles dans les communications avec le public et la prestation des services. Les communications électroniques diffusées par un bureau désigné bilingue sont disponibles simultanément dans les deux langues officielles.
Un bureau désigné bilingue s’assure qu’un tiers qui agit pour son compte respecte les droits linguistiques du public. Le marché ou l’accord conclu avec un tiers comprend des clauses qui énoncent les obligations linguistiques du bureau auxquelles le tiers doit se conformer. Le bureau désigné bilingue veille à ce que les deux langues officielles soient de qualité égale dans les communications et services offerts par un tiers pour son compte.
Un bureau désigné bilingue peut diffuser des communications électroniques dans une seule langue officielle lorsqu’il utilise la langue officielle préférée:
•	d’un membre du public; 
•	des membres du public qui partagent la même préférence linguistique. 
Circonstances particulières
Sous certaines conditions, un bureau désigné bilingue peut, à titre gracieux, mettre à la disposition du public :
•	de l’information dans une seule langue officielle, sans en modifier le contenu, lorsque cette information est fournie par des entités non assujetties à la LLO;
•	des commentaires du public dans la langue dans laquelle ils ont été reçus, à condition de n’y apporter aucune modification et de ne pas demander de rétroaction sur ces commentaires; 
•	un hyperlien vers un site Web unilingue d’une entité non assujettie à la LLO. Le bureau n’est alors pas responsable du fait que le contenu de ce site n’est pas dans les deux langues officielles.
Le bureau émet un avis expliquant que l’information n’est pas dans les deux langues officielles puisque la source de l’information n’est pas assujettie à la LLO.
Les circonstances énumérées ci-dessus n’exemptent pas l’institution de son obligation de servir le public dans les deux langues officielles.
Obligations d’un bureau unilingue
Un bureau unilingue communique électroniquement avec le public dans la langue officielle de la majorité de la population de la province ou du territoire où le bureau est situé lorsque la communication s’adresse exclusivement au public desservi par ce bureau. Les mêmes obligations s’appliquent à un tiers qui agit pour le compte d’un bureau unilingue.
Langue de travail
L’institution se conforme à ses obligations linguistiques lorsqu’elle communique avec les employés. 
Responsabilités institutionnelles
Obligations relatives aux communications électroniques destinées aux employés situés dans les régions désignées bilingues aux fins de la langue de travail
Il incombe à l’institution de créer et maintenir un milieu de travail propice à l’usage effectif des deux langues officielles en permettant à son personnel d’utiliser l’une ou l’autre. L’institution respecte le droit des employés de travailler et de communiquer avec elle dans la langue officielle de leur choix, conformément aux exigences énumérées dans la Politique sur la langue de travail. Elle veille à ce que les communications électroniques destinées aux employés et les services qui leur sont offerts sont dans les deux langues officielles simultanément, peu importe à qui cette responsabilité est confiée.
L’institution peut émettre une communication électronique dans une seule langue officielle lorsqu’elle utilise la langue officielle préférée:
•	d’un employé;
•	des employés qui partagent la même préférence pour la langue officielle de travail. 
Les agences centrales et de services communs respectent les droits de langue de travail du personnel des institutions sur lesquelles elles ont autorité ou qu’elles desservent.
Circonstances particulières
Sous certaines conditions, l’institution peut, à titre gracieux, mettre à la disposition des 
employés :
•	de l’information dans une seule langue officielle, sans en modifier le contenu, lorsque cette information est fournie par des entités non assujetties à la LLO; 
•	des commentaires des employés dans la langue dans laquelle ils ont été reçus, à condition de n’y apporter aucune modification et de ne pas demander de rétroaction sur ces commentaires; 
•	un hyperlien vers un site Web unilingue d’une entité non assujettie à la LLO. L’institution n’est alors pas responsable du fait que le contenu de ce site n’est pas dans les deux langues officielles. 
L’institution émet un avis expliquant que l’information n’est pas dans les deux langues officielles puisque la source de l’information n’est pas assujettie à la LLO.
Les circonstances énumérées ci-dessus n’exemptent pas l’institution de son obligation de communiquer avec les employés dans les deux langues officielles.
Obligations relatives aux communications électroniques destinées aux employés situés dans les régions unilingues aux fins de la langue de travail
Sous réserve des exigences établies dans la Politique sur la langue de travail, l’institution communique avec les employés situés dans les régions unilingues aux fins de la langue de travail dans la langue officielle qui prédomine dans la province ou le territoire où sont situés les employés lorsque la communication s’adresse exclusivement à eux.
L’institution peut donner accès à des instruments de travail ou à des services bilingues à ses employés situés en régions unilingues aux fins de la langue de travail. Cette mesure doit cependant être prise de manière à ce que le traitement des deux langues officielles soit comparable entre les régions où l’une ou l’autre langue prédomine.
Les fournisseurs de services qui agissent pour le compte de l’institution communiquent électroniquement avec les employés situés en régions unilingues aux fins de la langue de travail dans la langue officielle qui prédomine dans la province ou le territoire où sont situés les employés.
L’institution communique avec des employés situés dans des régions unilingues dont la langue de travail diffère en choisissant l’une des options suivantes :
•	diffuser une communication dans les deux langues officielles à l’intention de tous les employés visés;
•	diffuser simultanément deux communications unilingues distinctes et équivalentes en transmettant aux employés la version appropriée selon la langue officielle qui prédomine dans les provinces ou territoires où ils sont situés.
Obligations relatives aux communications électroniques destinées à la fois aux employés situés dans les régions bilingues et unilingues aux fins de la langue de travail
L’institution communique avec des employés situés dans des régions bilingues et unilingues aux fins de la langue de travail en choisissant l’une des options suivantes :
•	diffuser une communication dans les deux langues officielles à l’intention de tous les employés visés;
•	pour les employés en régions bilingues dont la préférence linguistique individuelle est connue, diffuser simultanément deux communications unilingues distinctes et équivalentes en respectant leur préférence linguistique;
•	pour les employés en régions unilingues, diffuser simultanément deux communications unilingues distinctes et équivalentes en transmettant la version appropriée selon la langue officielle qui prédomine dans les provinces ou territoires où ils sont situés.
Responsabilités individuelles 
Sous réserve des responsabilités institutionnelles énumérées précédemment, les employés appliquent les principes établis sous responsabilités individuelles lorsqu’ils communiquent électroniquement entre eux.
Modalités de mise en œuvre
Modalités relatives aux communications électroniques tenues d’être dans les deux langues officielles
•	L’objet de la communication électronique est dans les deux langues officielles et figure selon l’ordre prévu.
•	Le contenu de la communication électronique bilingue, écrite ou orale, notamment pour un courriel, un message automatique ou une boîte vocale, figure selon l’ordre prévu et chacune des versions est intégrale. Le message automatique d’un employé qui occupe un poste bilingue reflète les exigences linguistiques du poste et est dans les deux langues officielles.
­	Pour un message écrit tel un courriel ou un message automatique :
o	les versions française et anglaise sont disponibles simultanément. Une note précède le contenu du message pour informer le lecteur de l’ordre de parution des deux langues;
o	la totalité du message, y compris toute pièce jointe, est diffusée simultanément dans les deux langues officielles.
­	Les textes sont de qualité égale dans les deux langues officielles.
•	Le mécanisme de codage et les voies d’accès acceptent les signes diacritiques.
•	L’information diffusée à l’intention des employés et qui doit être dans les deux langues officielles inclut notamment :
­	la documentation et les instruments de travail d’usage courant et généralisé destinés aux employés situés dans les régions désignées bilingues aux fins de la langue de travail; 
­	l’information communiquée par la direction à l’ensemble des employés.
•	Dans un bloc-signature, l’information paraît dans les deux langues officielles selon l’ordre prévu. 
•	Lorsqu’en plus des deux langues officielles l’institution utilise d’autres langues pour diffuser un message électronique :
­	l’information est dans les deux langues officielles et figure selon l’ordre prévu;
­	le statut d’égalité du français et de l’anglais est respecté;
­	les langues officielles paraissent selon l’ordre prévu. 
Modalités relatives aux communications électroniques qui ne sont pas tenues d’être dans les deux langues officielles 
•	Le mécanisme de codage et les voies d’accès acceptent les signes diacritiques.
•	Dans un bloc-signature, le nom de l’institution paraît dans les deux langues officielles selon l’ordre prévu.
•	Le contenu de la communication électronique, écrite ou orale, notamment pour un courriel, un message automatique ou une boîte vocale, est dans la langue du poste d’un employé qui occupe un poste unilingue ou réversible.
•	Lorsque l’institution utilise une communication électronique pour distribuer de la documentation et des instruments de travail d’usage courant et généralisé, ils sont dans les deux langues officielles quand ils s’adressent aux employés situés en régions unilingues aux fins de la langue de travail qui offrent des services bilingues.
Modalités relatives aux communications électroniques émises par le biais d’un site Web
Lorsque l’institution communique avec le public ou les employés par un moyen de communication électronique qui nécessite l’utilisation d’un site Web, tel un babillard électronique, elle se conforme aux obligations définies dans la Directive sur l’utilisation des langues officielles sur les sites Web.
Suivi et rapport
L’Agence de gestion des ressources humaines de la fonction publique du Canada (AGRHFPC) a la responsabilité de déterminer la façon d’évaluer le rendement et de suivre la mise en œuvre de la présente directive dans les institutions.
Chaque institution est responsable de garder à jour ses dossiers et ses systèmes d’information et d’évaluer l’atteinte de ses résultats pour, sur demande, en faire rapport à l’AGRHFPC. Tout au moins, l’institution évalue :
•	l’efficacité des mesures prises pour assurer la disponibilité simultanée et la qualité des communications électroniques transmises au public dans les deux langues officielles par les bureaux désignés bilingues;
•	l’efficacité des mesures prises pour assurer la disponibilité simultanée et la qualité des communications électroniques transmises dans les deux langues officielles aux employés qui travaillent dans des régions désignées bilingues aux fins de la langue de travail;
•	l’efficacité des mesures prises pour s’assurer qu’un tiers qui agit pour le compte d’un bureau désigné bilingue se conforme aux obligations linguistiques de ce bureau;
•	le nombre de plaintes concernant l’utilisation des langues officielles dans les communications électroniques que le Commissariat aux langues officielles a jugé fondées.
Lorsqu’un cas de non-respect de la directive est identifié, l’institution en fait part à l’AGRHFPC et prend les mesures correctives appropriées.
Conséquences
Demandes de renseignements 
Si vous souhaitez obtenir des renseignements, veuillez vous adresser à la personne responsable des langues officielles de votre institution.

Définitions et notes au lecteur
A
Administrateur général : Ce terme est équivalent à « sous-ministre », « président-directeur général » ou à un autre titre qui correspond à ce niveau de responsabilité.
Agences centrales et de services communs : Les organismes ayant l’obligation de respecter l’usage des langues officielles fait par le personnel des institutions sur lesquelles elles ont autorité ou qu’elles desservent. Ces institutions comprennent le Bureau du conseil privé, le Secrétariat du Conseil du Trésor, le ministère des Finances, la Commission de la fonction publique, le ministère de la Justice, l’École de la fonction publique du Canada, l’Agence de gestion des ressources humaines de la fonction publique du Canada ainsi que Travaux publics et Services gouvernementaux Canada.
Avis : L’avis est disponible dans les deux langues officielles. Voici un exemple d’avis utilisé lorsque l’information est dans une seule langue officielle à titre graçieux :
Veuillez noter que l’accès à la section suivante est offert à titre gracieux seulement. Ainsi, les commentaires sont dans la langue dans laquelle ils nous ont été transmis.
Please note that access to this section is provided as a courtesy only. Therefore, comments are in the language in which they were communicated to us.
B
Bureau désigné bilingue : Un bureau est désigné bilingue s’il répond aux critères prévus dans : 
•	la Loi sur les langues officielles (LLO), tel
que :
–	le siège ou l’administration centrale d’une institution;
–	un bureau dans la région de la capitale nationale;
–	un bureau d’une institution tenue de rendre compte directement au Parlement,
OU
–	le Règlement sur les langues officielles - communications avec le public et prestation des services (le Règlement)
Un bureau peut se présenter sous différentes formes, par exemple :
•	un bureau de poste;
•	un point d’entrée à la frontière du Canada;
•	un comptoir de renseignements;
•	un service d’appels interurbains sans frais;
•	un train, un traversier ou un aéronef qui offre des services sur un trajet tel que prescrit dans le Règlement.
Une liste des bureaux désignés bilingues est disponible dans Burolis à l’adresse suivante :  http://www.tbs-sct.gc.ca/burolis/home-accueil_f.asp. Burolis fournit les coordonnées de chacun des bureaux des institutions assujetties à la LLO. Vous trouverez aussi dans Burolis la justification quant à l’obligation de fournir les services dans les deux langues officielles, sous la section « Plus d’info », sous « Disposition ». Les codes dans cette section se réfèrent aux articles de la LLO ou du Règlement.
Bureau unilingue : Un bureau qui n’est pas tenu de communiquer avec le public ou de lui offrir l’ensemble de ses services dans les deux langues officielles en vertu de la Loi sur les langues officielles ou du Règlement sur les langues officielles - communications avec le public et prestation des services. Le bureau unilingue doit cependant se conformer à certaines obligations linguistiques, telles qu’établies dans la section « Obligations d’une institution et de ses bureaux » dans la Politique sur l’utilisation des langues officielles pour les communications avec le public et la prestation des services.
C
Circonstances particulières : Les circonstances selon lesquelles la Loi sur les langues officielles permet l’utilisation d’une seule langue officielle.
Communications électroniques : Communications effectuées par différents moyens de communications électroniques tant sur le plan de l’écrit que de l’oral, en ligne (en direct) ou hors ligne (en différé), tels les babillards électroniques, les courriels, les forums de discussion, les salons de clavardage et les boîtes vocales.
•	Babillard électronique
Centre de messages informatisé, accessible par modem, répondant aux besoins d’un groupe d’utilisateurs particuliers.*
* Source : Termium
•	Courriel
Correspondance sous forme de message électronique transmise entre des postes de travail, serveurs ou terminaux par l’entremise d’un réseau de télécommunications électroniques.
•	Forum de discussion
Groupe de discussion électronique basé sur l’échange de messages écrits portant sur un sujet donné et affichés sur un serveur. Ces messages sont ensuite redistribués à d’autres participants ou mis à leur disposition. Aussi appelé forum Internet ou groupe de discussion. 
•	Salon de clavardage
Un lieu de rencontre virtuel où des internautes peuvent tenir des conversations en temps réel sur un sujet donné. Aussi appelé salon de bavardage.
•	Boîte vocale
En messagerie électronique, fonctionnalité du téléphone qui permet le dépôt et la réception de messages parlés, sans répondeur.*
* Source : Termium
Conditions : Pour que de l’information puisse être publiée dans une seule langue officielle à titre gracieux, les trois conditions suivantes doivent être respectées :
•	l’information provient d’une institution non assujettie à la Loi sur les langues officielles (LLO) et n’est pas produite pour le compte d’une institution assujettie à la LLO. L’institution assujettie à la LLO s’assure qu’un message indique clairement que cette information n’est pas celle de l’institution en question, telle de l’information provenant d’autres paliers de gouvernement;
•	il ne s’agit pas d’information qui est un outil de travail d’usage courant et généralisé ou de services personnels et centraux fournis aux employés d’une institution assujettie à la LLO; 
•	l’information ne relève pas des responsabilités de l’institution en ce qui a trait aux communications et à la prestation des services au public ou aux employés.
Conséquences : Cadre de politiques en matière de langues officielles
http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/hrpubs/OffLang/olpf-cplo_f.asp.
D
D’autres langues : La Loi sur les langues officielles stipule :
83. (1) « La présente loi n’a pas pour effet de porter atteinte aux droits –antérieurs ou postérieurs à son entrée en vigueur et découlant de la loi ou de la coutume – des langues autres que le français et l’anglais. »
83. (2) « La présente loi ne fait pas obstacle au maintien et à la valorisation des langues autres que le français ou l’anglais. »
Directive sur l’utilisation des langues officielles sur les sites Web : www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/hrpubs/OffLang/duolw-dulow_f.html.
I
Instruments de travail d’usage courant et généralisé : À titre d’exemple, les outils ou instruments de travail suivants sont disponibles dans les deux langues officielles dans les régions désignées bilingues aux fins de la langue de travail :
•	les recueils de politiques et directives, guides et manuels de procédures;
•	les guides et la documentation nécessaires à la prestation des services au public ou aux employés;
•	les répertoires terminologiques, les publications officielles de l’institution que les employés consultent et d’autres outils semblables qu’ils utilisent dans leurs fonctions.
À noter que cette liste n’est pas limitative. L’institution est responsable de déterminer au cas par cas si les instruments de travail utilisés répondent au concept « d’usage courant et généralisé ». Cette obligation s’applique peu importe le format utilisé pour les rendre disponibles aux employés (papier, électronique, etc.).
En ce qui a trait aux systèmes informatiques, ceux qui sont offerts aux employés comme source d’information ou comme outil de travail doivent permettre la navigation et l’accès à l’information dans l’une ou l’autre langue officielle; l’information doit aussi être disponible dans la langue officielle choisie par l’utilisateur. Comme c’est le cas pour les instruments de travail, l’institution est responsable de déterminer au cas par cas si les systèmes informatiques utilisés répondent au concept « d’usage courant et généralisé ».
•	Cette exigence vise les logiciels, telle que la suite logicielle de bureautiques (ex. traitement de texte, gestion de documents électroniques, chiffrier, courriel, etc.), mis à la disposition des employés pour qu’ils s’acquittent de leurs fonctions.
•	En général, elle exclut les logiciels spécialisés comme ceux que les gestionnaires de systèmes et les assistants techniques utilisent pour installer, configurer, entretenir et gérer les logiciels sous-jacents et l’infrastructure matérielle qui permet à l’institution de mettre cette suite à la disposition des employés.
•	Les systèmes informatiques d’usage courant et généralisé, y compris les progiciels, acquis ou produits par l’institution ou pour son compte, à partir du 1er janvier 1991, sont disponibles dans les deux langues officielles.
L
L’ordre prévu : L’ordre des langues officielles est conforme aux principes émis à l’annexe A de la Politique sur le programme de coordination de l’image de marque (PCIM) http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/sipubs/tb_fip/fip-pcim2_f.asp#Appendice%20A. 
À titre d’exemple, ces principes s’appliquent à l’ordre des langues officielles dans la signature institutionnelle, un nom de domaine, un bloc signature ou un message écrit et oral : 
Signature institutionnelle : Les deux langues officielles sont utilisées côte à côte et elles paraissent dans l’ordre suivant : le français à gauche pour un bureau situé au Québec et l’anglais à gauche pour un bureau situé ailleurs au Canada.
Par exemple :
	Français – Anglais :

Anglais – Français :

À noter : sur un site Web, la signature Français-Anglais apparaît sur une page en français, et la signature Anglais-Français apparaît sur une page en anglais.

Nom de domaine : Lorsque les deux langues officielles doivent être utilisées ensemble, elles paraissent dans l’ordre suivant : le français en premier pour un bureau situé au Québec et l’anglais en premier pour un bureau situé ailleurs au Canada. 
Par exemple :
Français – Anglais : http://www.ainc-inac.gc.ca/
Anglais – Français : http://www.hrma-agrh.gc.ca 
Bloc signature : Lorsque les deux langues officielles doivent être utilisées ensemble, elles paraissent dans l’ordre suivant : le français en premier pour un employé d’un bureau situé au Québec et l’anglais en premier pour un employé d’un bureau situé ailleurs au Canada. 
Par exemple :
•	Français – Anglais :
John Smith
Conseiller, Planification stratégique / Advisor, Strategic Planning
Patrimoine canadien / Canadian Heritage
Gatineau, Canada
•	Anglais – Français :
Jean Tremblay
Advisor, Strategic Planning / Conseiller, Planification stratégique
Treasury Board Secretariat / Secrétariat du Conseil du Trésor
Ottawa, Canada
Message écrit ou oral : Lorsqu’un message bilingue est envoyé à plusieurs destinataires, la première langue utilisée dans le message est le français pour une communication provenant d’un bureau situé au Québec et l’anglais pour une communication provenant d’un bureau situé ailleurs au Canada. Les messages écrits côte à côte sont à éviter puisqu’ils causent des problèmes d’accessibilité, par exemple, lors de l’utilisation de logiciel de synthèse vocale (un logiciel souvent utilisé par des personnes ayant une déficience visuelle).
L’usage effectif : Utilisation réelle et courante de l’une ou l’autre langue officielle dans un milieu de travail où les employés peuvent travailler dans la langue officielle de leur choix.
Liste des instruments de politiques connexes : 
•	Normes et lignes directrices de la Normalisation des sites Internet (Partie 7 – Langues officielles) http://www.tbs-sct.gc.ca/clf-nsi/inter/inter-07-tb_f.asp – pour les institutions énumérées aux annexes I, I.1 et II de la Loi sur la gestion des finances publiques http://lois.justice.gc.ca/fr/f-11/45405.html.
•	Politique sur le Programme de coordination de l’image de marque (PCIM) http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/sipubs/tb_fip/fip-pcim2_f.asp#Appendice%20A  – Annexe A – Langues officielles - pour les institutions énumérées aux annexes I, I.1, II et III de la Loi sur la gestion des finances publiques http://lois.justice.gc.ca/fr/f-11/45405.html.
•	Politique sur les différents modes de prestation de services – Annexe C – Langues officielles – Principes directeurs  http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/opepubs/TB_B4/asd-dmps1_f.asp#_Toc921243 – pour les institutions assujetties aux annexes I, I.1 et II de la Loi sur la gestion des finances publiques. Les autres institutions assujetties à la Loi sur les langues officielles doivent respecter les principes énoncés dans l’annexe C.
•	Politique de communication du gouvernement du Canada  http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/sipubs/comm/comm_f.asp – pour les institutions énumérées aux annexes I, I.1 et II de la Loi sur la gestion des finances publiques.
•	Politique sur les marchés – Annexe F  http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/dcgpubs/Contracting/contractingpol_f_f.asp – pour tous les ministères et organismes, y compris les établissements publics et les directions qui sont des ministères aux fins de la Loi sur la gestion des finances publiques.
Loi sur les langues officielles : http://lois.justice.gc.ca/fr/O-3.01/index.html. 
M
Marché ou un accord : Lorsqu’un bureau d’une institution assujettie à la partie IV de la Loi sur les langues officielles confie à un tiers la responsabilité d’offrir ses services ou de communiquer avec le public, il s’assure, au moyen d’un contrat ou d’un autre instrument juridique, que le tiers respecte les obligations linguistiques du bureau. Les marchés ou accords avec les tiers ne doivent pas être confondus avec les paiements de transfert (subventions et contributions). Pour obtenir de l’information concernant les paiements de transfert, voir http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/dcgpubs/TBM_142/ptp_f.asp.
Mécanisme de codage : La représentation de l’information qui circule dans le réseau nécessite l’utilisation d’un codage particulier. Le mécanisme utilisé doit permettre, entre autres, la représentation des caractères propres à chacune des deux langues officielles.
N
Note : À titre d’exemple, la note pourrait indiquer si la version anglaise précède la version française : « La version française suit le texte anglais », ou si la version française précède la version anglaise : « English version follows the French text ».
P
Personne responsable : http://www.hrma-agrh.gc.ca/ollo/common/Listinstitution_f.asp
Politique concernant l’utilisation des langues officielles sur les réseaux informatiques : http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/hrpubs/offlang/uoletoc_f.asp 
Politique sur l’utilisation des langues officielles pour les communications avec le public et la prestation des services : Politique sur l’utilisation des langues officielles pour les communications avec le public et la prestation des services. 
Politique sur la langue de travail : http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/hrpubs/OffLang/plw-plt1_f.asp.
Public : Toute personne, tout groupe de personnes (associations professionnelles ou autres) ou toute organisation ou entreprise (autre qu’une société d’État) au Canada ou à l’étranger, tout représentant d’un autre palier de gouvernement communiquant avec une institution ou recevant un service d’une institution, sauf les agents et employés des institutions assujetties à la Loi sur langues officielles lorsqu’ils s’acquittent de leurs fonctions.
R
Régions désignées bilingues aux fins de la langue de travail : http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/hrpubs/OffLang/chap5_1_f.asp.
Régions unilingues dont la langue de travail diffère : À titre d’exemple, les villes de Vancouver et de Québec sont situées dans des régions unilingues aux fins de la langue de travail dont la langue de travail diffère, soit l’anglais pour Vancouver et le français pour Québec.
Responsabilités individuelles :

Pour les communications entre employés de différentes régions, les principes suivants s’appliquent :
•	Lorsqu’un employé d’une région bilingue ou un employé d’une agence centrale et de services communs communique avec un employé d’une région unilingue anglaise, la communication se fait en anglais.
•	Lorsqu’un employé d’une région bilingue ou un employé d’une agence centrale et de services communs communique avec un employé d’une région unilingue française, la communication se fait en français.
•	Lorsqu’un employé d’une région bilingue communique avec un autre employé d’une région bilingue, la communication se fait en français ou en anglais, à leur choix.
•	Lorsqu’un employé d’une agence centrale et de services communs communique avec un employé d’une région bilingue, la communication se fait selon la langue de choix de l’employé en région bilingue.
•	Lorsqu’un employé d’une région unilingue française communique avec un employé d’une région unilingue anglaise ou d’une région unilingue française ou d’une région bilingue, la communication se fait en français, en se référant au principe qu’il est de la responsabilité de celui qui reçoit le message de le comprendre.
•	Lorsqu’un employé d’une région unilingue anglaise communique avec un employé d’une région unilingue française ou d’une région unilingue anglaise ou d’une région bilingue, la communication se fait en anglais, en se référant au principe qu’il est de la responsabilité de celui qui reçoit le message de le comprendre.
S
S’adresse exclusivement :
En matière de communications avec le public et prestation des services : l’information s’adresse exclusivement à l’intention du public desservi par le bureau unilingue. Si ce n’est pas le cas, veuillez noter que :
•	pour les communications et services au public :
–	le bureau identifie le public visé afin de déterminer s’il y a une obligation de fournir cette information dans les deux langues officielles. Si oui, l’institution s’assure que cette information est dans les deux langues officielles.
•	pour son site Web, le bureau choisit entre les deux options suivantes :
–	afficher l’information sur son site unilingue dans une seule langue officielle et fournir un message bilingue avec un hyperlien qui indique que l’information est aussi disponible dans les deux langues officielles sur un site Web bilingue; 
–	identifier le public visé afin de déterminer s’il y a une obligation de lui fournir l’information dans les deux langues officielles. Si oui, l’institution affiche cette information dans les deux langues officielles sur le site unilingue. Ceci ne veut pas dire que tout le site Web doit être bilingue.
En matière de langue de travail : l’information s’adresse exclusivement à l’intention des employés situés dans une ou des régions unilingues aux fins de la langue de travail et dont la langue de travail est la même. Si ce n’est pas le cas, veuillez noter que :
•	pour un site Web, l’institution choisit entre les deux options suivantes :
–	afficher l’information sur un site unilingue dans une seule langue officielle et fournir un message bilingue avec un hyperlien qui indique que l’information est aussi disponible dans les deux langues officielles sur un site Web bilingue;
–	identifier les employés visés afin de déterminer s’il y a une obligation de fournir l’information dans les deux langues officielles. Si oui, l’institution affiche cette information dans les deux langues officielles sur le site unilingue. Ceci ne veut pas dire que tout le site Web doit être bilingue.
•	pour les communications électroniques :
–	identifier les employés visés afin de déterminer s’il y a une obligation de leur fournir cette information dans les deux langues officielles. Si oui, l’institution s’assure que cette communication est dans les deux langues officielles.
Sans en modifier le contenu : À titre d’exemple, la reformulation, la production d’une version abrégée, la traduction partielle ou entière, l’ajout de texte ou d’illustrations modifient le contenu. Par contre, la mise en forme électronique d’un texte en vue de le diffuser n’est pas considérée comme une modification du contenu.
Signes diacritiques : Signe graphique (accent, cédille, etc.) dont le rôle est de modifier la prononciation d’une lettre.*
*Source : de Villers, Marie-Éva. Le Multidictionnaire de la langue française, 4e éd., Éditions Québec Amérique, 2003.
T
Tiers : En vertu de l’article 25 de la Loi sur les langues officielles, « Il incombe aux institutions fédérales de veiller à ce que, tant au Canada qu’à l’étranger, les services offerts au public par des tiers pour leur compte le soient, et à ce qu’il puisse communiquer avec ceux-ci, dans l’une ou l’autre des langues officielles dans le cas où, offrant elles-mêmes les services, elles seraient tenues […] à une telle obligation ». Les marchés ou accords avec les tiers ne doivent pas être confondus avec les paiements de transfert (subventions et contributions). Pour obtenir de l’information concernant les paiements de transfert, voir : http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/dcgpubs/TBM_142/ptp_f.asp.