Guide sur les subventions, contributions et autres paiements de transfert
(Also published in English as Guide on Grants, Contributions and Other Transfer Payments)
Table des matières
1	Avant‑propos
2	Introduction
2.1	Objectif du guide
2.2	Contenu lié à la Politique sur les paiements de transfert
2.3	Conventions et définitions
3	Choix du mécanisme adéquat
3.1	Choix entre un marché et des accords de transfert
3.2	Annexes et outils
4	Création d’un programme de transfert
4.1	Choix du mécanisme de financement d’un nouveau programme de paiements de transfert
4.2	Définition des objectifs des nouveaux programmes de paiements de transfert
4.3	Définition du cadre d’exécution des programmes de paiements de transfert
4.4	Définition des conditions des paiements de transfert
4.5	Approbation et signature du CT
4.6	Annexes et outils
5	Plans et cadres obligatoires
5.1	Cadre de gestion et de responsabilisation axé sur les résultats
5.2	Plan de vérification interne et cadre de vérification axé sur le risque
6	Communications
6.1	Buts d’une stratégie ou d’un plan
6.2	Éléments d’un plan ou d’une stratégie de communication
6.3	Éléments influant sur la stratégie ou le plan de communication
6.4	Mesure et évaluation des stratégies et des plans de communication
6.5	Produits et activités de communication
7	Gestion du risque
7.1	Détection du risque
7.2	Évaluation du risque
7.3	La réponse au risque
7.4	Auto‑évaluation
8	Gestion des accords
8.1	Sélection et approbation de nouveaux accords
8.2	Accords
8.3	Surveillance
8.4	Décaissements
8.5	Annexes et outils
9	Surveillance et vérification des programmes et des accords
9.1	Vérification interne
9.2	Surveillance et vérification des accords particuliers de contribution
9.3	Surveillance et vérification des accords de transfert inconditionnel
9.4	Surveillance et vérification des accords de prestation de transfert par des organisations non gouvernementales (tierce partie)
10	Rapports
10.1	Information de gestion
10.2	Rapports au Conseil du Trésor
11	Exigences de la politique — annotations
11.1	Admissibilité des sociétés d’état — sous-section 7.2.2 de la Politique sur les paiements de transfert
11.2	Approbation des conditions — sous-section 7.3.7 de la Politique sur les paiements de transfert
11.3	Politique de gestion de trésorerie — sous-section 7.6 de la Politique sur les paiements de transfert
11.4	Propriété intellectuelle (PI) — sous-section 7.10 de la Politique sur les paiements de transfert
11.5	Participation des ministères à des comités ou conseils consultatifs — sous-section 7.11.4 de la Politique sur les paiements de transfert
11.6	Langues officielles — sous-section 8.6 de la Politique sur les paiements de transfert
12	Annexe des pratiques exemplaires
·	Appendice A APECA – Taxe sur les produits et services et taxe de vente harmonisée — subventions et contributions
·	Appendice B DEO — Compte d’attente des autres ministères du gouvernement
·	Appendice C DEO – Processus de budget supplémentaire des dépenses
·	Appendice D APECA – Fraude externe soupçonnée
·	Appendice E DEO – Examen de l’assurance de la qualité (EAQ), étape III : outils de gestion des dossiers de projet de subventions et de contributions
Appendice A
APECA – Taxe sur les produits et services et taxe de vente harmonisée — subventions et contributions
2031 (c) TPS/TVH – Subventions et contributions
APPLICATION DE LA TAXE SUR LES PRODUITS ET SERVICES ET DE LA TAXE DE VENTE HARMONISÉE AUX SUBVENTIONS ET AUX CONTRIBUTIONS
APERÇU
POLITIQUE ET LIGNES DIRECTRICES
Appendice B
Diversification de l’économie de l’Ouest Canada (DEO)  Compte d’attente des autres ministères
Article 1, Objet :
Article 2, Mandat :
Article 3, Pouvoir financier délégué :
Article 4, Financement :
Article 5, Administration :
Article 6, Comptabilité et rapports :
Article 7, Prévisions de trésorerie :
Article 8, Rapports sur le rendement :
Article 9, Période du PE :
Article 10, Modifications :
Article 11, Signatures :
Appendice C
DEO — Processus du budget supplémentaire des dépenses
Appendice D
APECA – Fraude externe soupçonnée
2031 (g) Procédures à suivre en cas de fraude présumée
APERÇU
POLITIQUE [P]
ANNEXE A
ANNEXE B
Appendice E
DEO – Examen de l’assurance de la qualité (EAQ), étape III : outils de gestion des dossiers de subventions et de contributions
Examen de l’assurance de la qualité,
Étape III :
Dossier des outils de gestion des S&C
Contexte
Objectif et portée de l’initiative EAQ
Objectif
Portée
Questions et méthodologie de l’EAQ
Étape Trois de l’EAQ
Où en sommes nous maintenant?
Listes de contrôle EAQ
Prochaines étapes
Appendice un – Approche générale de l’initiative EAQ
Appendice deux – Questions liées à la liste de contrôle EAQ
Appendice trois – Guide pour le contenu des dossiers
Appendice quatre – Liste de contrôle finale EAQ

1	Avant‑propos
À propos du guide
Le présent guide est le résultat des efforts concertés de fonctionnaires provenant de plus de 15 ministères et organismes fédéraux ayant contribué à sa conception et à son contenu. Il explique les principaux attributs communs de la gestion des paiements de transfert.
On trouvera, dans certaines sections, des annexes, des références, des exemples et des outils fournissant de plus amples précisions sur un sujet et rendant ainsi le guide plus facile à consulter.
−	Les annexes fournissent de plus amples renseignements sur des sujets précis. Elles se trouvent à la fin de chaque section (par exemple, des analyses de cas).
−	Les exemples illustrent des questions complexes et se retrouvent dans le corps des sections.
−	Les références renvoient à d’autres documents qui traitent de vastes sujets de gestion (par exemple, la prise de risque, la responsabilisation). On les retrouve dans le corps du texte et à la fin de quelques sections.
−	Les outils sont des documents utiles aux fins de l’administration des paiements de transfert (listes de contrôle, arbres de décision, guides de surveillance, accords types). Ils se trouvent à la fin de certaines sections.
−	Dans l’Annexe des pratiques exemplaires, on trouvera des documents fournis par les ministères et qui comprennent des modèles d’accords de contributions, des listes de contrôle, des formulaires et des procédures. L’Annexe suit la section 11.
Les pratiques exemplaires actuelles comme les outils et les études cas seront mises à jour ou ajoutées au guide au fur et à mesure de leur élaboration par les ministères.
2	Introduction
2.1	Objectif du guide
Le présent guide a pour but d’aider les gestionnaires et les employés à prendre des décisions éclairées en matière de création et de gestion de programmes de paiements de transfert au sein du gouvernement fédéral. Bien qu’il s’adresse principalement aux fonctionnaires qui gèrent quotidiennement les paiements de transfert, le guide vise également les employés qui doivent choisir entre l’adjudication de marchés et le versement de paiements de transfert, qui conçoivent des programmes de paiements de transfert et demandent leur approbation, qui voient à la communication efficace des programmes nouveaux et courants aux bénéficiaires éventuels, qui gèrent les paiements de transfert ou rendent des comptes à leur égard et qui présentent des rapports à la direction et au Parlement.
Fondé sur une approche du cycle de vie mise au point par le Bureau du vérificateur général (BVG), le guide précise les principaux attributs de la saine gestion des paiements de transfert. Cette approche désigne le cycle normal d’un programme de paiements de transfert, depuis sa création et sa mise en œuvre jusqu’à son évaluation. Voici les attributs de la gestion des paiements de transfert :
−	choisir le bon mécanisme de financement ;
−	établir des attentes claires en matière de rendement ;
−	veiller à l’établissement de critères précis d’admissibilité au programme et d’évaluation de ce dernier ;
−	assurer l’équité du programme de sorte que tous les Canadiens admissibles puissent présenter des demandes ;
−	faire preuve de diligence raisonnable ;
−	choisir des projets valables ;
−	verser les fonds aux fins convenues ;
−	régler rapidement les problèmes liés au rendement du projet et du programme ;
−	présenter à la direction des rapports qui font état d’une bonne connaissance du rendement du programme ; et,
−	recueillir promptement les sommes dues à l’État.
Référence : Cadre d’évaluation des risques pour les programmes de subventions et de contributions (document en PDF sur le site Web du BVG) http://www.oag-bvg.gc.ca/domino/autres.nsf/html/00g&c_f.html	

2.2	Contenu lié à la Politique sur les paiements de transfert
Il convient de lire le présent guide conjointement avec la Politique sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor. Même s’il ne fournit pas de nouvelles directives en matière de politique, le guide donne toutefois plus de précisions ainsi que des interprétations sur les exigences de la politique et les procédures*. L’utilisation des formes « doit » et « doivent » dans le présent guide n’exprime pas une nouvelle obligation mais plutôt une obligation déjà prévue dans la politique.

Le guide traite également des exigences d’autres politiques et guides du CT qui se rapportent à la gestion des paiements de transfert, ce qui comprend des sujets tels que l’évaluation, la vérification interne et la responsabilisation aux fins de la gestion financière.
*Font toutefois exception la section 11 et la sous section 8.5.4; cette dernière ajoute un certain nombre de nouvelles dispositions à inclure dans un accord de contribution.	

2.3	Conventions et définitions
2.3.1	Conventions
Dans le présent guide, les expressions « paiements de transfert » et « accords de transfert » sont des expressions génériques décrivant les subventions, contributions et autres transferts lorsqu’il n’est pas nécessaire d’établir de distinction entre ces termes. 
Le terme ministère, à moins d’indication contraire, désigne également les agences versant des paiements de transfert fédéraux.
Dans le présent guide, l’expression programme de transfert désigne les programmes qui sont entièrement consacrés aux paiements de transfert. Cette expression et le guide s’appliquent également aux programmes comportant au moins une composante de paiement de transfert.
2.3.2	Définitions
Les définitions qui suivent s’appliquent au présent guide. (D’autres documents ou publications donnent parfois à ces expressions un sens légèrement différent).
Guide	Définition	Commentaires et exemples	
Accord auxiliaire
(sub-agreement)	Accord entre un destinataire et le destinataire final.	Exemple : Un conseil tribal a conclu des accords dans le cadre desquels une bande indienne est le destinataire final en vue de la prestation des services aux membres de la bande (bénéficiaires).	
Bénéficiaire
(beneficiary)	Un particulier ou une organisation qui profite directement des activités d’un destinataire mais qui n’est pas partie à un accord avec ce dernier ou avec le destinataire final.	Exemple : Des chômeurs à qui un destinataire a montré un nouveau métier dans le cadre d’un accord de transfert.	
Conséquences
(outcome)	Conséquence externe attribuée à une organisation, à un programme, etc., qui est réputée importante par rapport aux engagements. Les conséquences peuvent être immédiates, intermédiaires ou finales, directes ou indirectes, prévues ou imprévues.	Exemples : réduction du taux de chômage, amélioration de la santé d’un groupe ciblé, augmentation des activités industrielles ou de la productivité, relance du commerce international.	
Destinataire
(recipient)	Particulier ou organisation ayant conclu un accord de paiement de transfert avec un ministère.	Exemples :
a)	Une entreprise a conclu un accord de contribution avec un ministère en vue de l’embauche de 15 chômeurs non qualifiés à qui elle enseignera un métier. En échange, le ministère rembourse la moitié des salaires versés pendant six mois.
b)	Un travailleur social reçoit une subvention de 10 000 $ à l’appui de la recherche sur l’augmentation de la violence chez les étudiants du secondaire.	
Destinataire final
(ultimate recipient)	Particulier ou organisation ayant conclu un accord avec un destinataire en vue de la réalisation des objectifs de l’accord initial de paiement de transfert.	Voir l’exemple fourni à la rubrique Accord auxiliaire.	
Extrant (opérationnel)
(output — operational)	Résultat d’un processus opérationnel.	Exemples : la production d’un rapport de surveillance, la conclusion d’un accord, la sortie de paiements.	
Extrant (programme)
(output — program)	Produits ou services directs obtenus grâce aux activités de programme et fournis à un groupe ou à une population cible.	Exemples : nouveaux emplois, refuges pour les sans‑abri, rapports de recherche, séminaires, soutien direct aux activités sociales ou économiques.	
Participant
(participant)	Terme générique désignant une personne, un groupe ou une organisation qui demande ou reçoit des fonds de transfert ou bénéficie directement de ces fonds.	Il peut s’agir de requérants, de destinataires, de bénéficiaires et de tiers (voir les définitions données à ces termes dans le présent tableau).	
Requérant
(applicant)	Un particulier ou une organisation qui cherche à conclure un accord de transfert avec un ministère.	Exemple : Une organisation à but non lucratif demandant un financement sous forme de contribution pour construire un refuge pour les sans‑abri.	
Résultat
(result)	Dans le présent guide, ce terme comprend à la fois les extrants et les conséquences lorsqu’il n’est pas nécessaire d’établir de distinction entre ces deux termes.		
Surveillance
(monitoring)	Surveillance se rapporte au contrôle financier et opérationnel que les agents de programme exercent sur les destinataires des contributions pour la durée de l’accord.	La surveillance financière et opérationnelle est abordée à la section 9 du présent guide.	
Tiers ou tierce partie
(third party)	Aux termes de la politique, un tiers est le destinataire initial d’un accord de paiement de transfert qui remet les fonds à un destinataire final*.	Cependant, la définition juridique de « tiers » est celle retenue par le Black’s Law Dictionary, à savoir une personne qui n’est pas partie à un accord ou à une transaction mais qui pourrait avoir des droits en vertu de ces derniers.	
Vérification
(audit)	Un outil de gestion qui fournit une évaluation indépendante et objective liée aux résultats.	Une vérification de gestion évalue la gestion et les activités globales d’un programme ou de parties d’un programme.
Une vérification financière peut évaluer la justesse des états financiers ou comprendre tous les aspects d’un accord de transfert précis.	

*Outre la définition qui précède, la Politique sur les paiements de transfert donne au terme « tierce partie » le sens d’agent qui administre un programme au nom d’un ministère par l’entremise d’un marché de l’État et qui, par exemple, fait preuve de diligence raisonnable. L’agent ne dépense habituellement pas de fonds, ce qui relève du ministère. Le fait d’inclure les agents à titre de tiers est toutefois source de conflit inhérent parce que, dans ce cas, à la fois l’agent et le destinataire sont réputés être des tiers.
Dans le présent guide, la terminologie utilisée pour identifier les diverses parties des accords de paiements de transfert diffère de celle utilisée dans la politique étant donné que cette dernière traite de rapports plus complexes. Le tableau qui suit illustre l’utilisation de ces expressions.
Parties en cause 	Ministère	p. ex., université	p. ex., chercheur	
Terminologie de la Politique sur les paiements de transfert		tierce partie ou destinataire initial lorsque les fonds sont remis au destinataire final	destinataire final ou bénéficiaire final	
Terminologie du guide		Destinataire	destinataire final 	

Parties en cause 	Ministère	p. ex., université	p. ex., chercheur	
Terminologie de la Politique sur les paiements de transfert		destinataire final lorsque les fonds ne sont pas remis à une autre partie 	aucune mention dans la politique	
Terminologie du guide		destinataire	bénéficiaire (des fonds ne sont pas reçus directement, mais un avantage est conféré au tiers)	

Parties en cause	Ministère	p. ex., entreprise	
Terminologie de la Politique sur les paiements de transfert		destinataire initial ou final	
Terminologie du guide		destinataire	

Parties en cause	Ministère	p. ex., conseil tribal	p. ex., bande indienne	p. ex., membres de la bande	
Terminologie de la Politique sur les paiements de transfert		tierce partie ou destinataire initial	destinataire final ou bénéficiaire final	aucune mention	
Terminologie du guide		destinataire	destinataire final	bénéficiaire	

3	Choix du mécanisme adéquat
La présente section indique quand un marché devrait être octroyé et quand un accord de transfert devrait être conclu.
3.1	Choix entre un marché et des accords de transfert
Le marché est utilisé pour obtenir des biens ou des services. Il s’agit d’une entente entre une autorité contractante du gouvernement fédéral et une tierce partie pour l’achat de biens, la fourniture d’un service ou la location d’un bien immobilier. La plupart du temps, la partie de l’extérieur est choisie par l’entremise d’un processus concurrentiel, comme le décrit le Règlement sur les marchés de l’État.
Un accord de (paiement de) transfert sert à virer des sommes ou des contributions en nature du gouvernement fédéral à des particuliers, des organisations ou d’autres paliers de gouvernement (par exemple, des gouvernements provinciaux) pour promouvoir la politique gouvernementale et l’atteinte des objectifs du ministère. Bien que les paiements de transfert servent principalement dans le cadre de projets, ils sont également utilisés dans une large mesure pour offrir en permanence des services essentiels de base. 
Tenez compte des principes qui suivent lorsque vous décidez qu’il convient de recourir à un marché ou à un accord de transfert :
Principe 1 : Un ministère ne devrait pas profiter directement de l’octroi d’un accord de transfert. 
Le ministère qui « profite directement » reçoit ou acquiert un bien ou service dont il a besoin pour appuyer ses opérations. Les éventuels avantages indirects dont un ministère peut bénéficier devraient être accessoires à, ou découler de, l’objectif principal.
Principe 2 : Un service fondamental que le ministère est chargé d’offrir directement ne devrait pas être financé par un paiement de transfert.
Des biens ou services sont fournis à la population canadienne par l’entremise soit d’opérations ministérielles, soit de paiements de transfert. En fin d’analyse, il incombe au Parlement de décider des services ou biens fondamentaux qu’un ministère fournira directement.
Un ministère chargé de fournir directement des biens ou services doit le faire par l’entremise de ses propres employés ou par l’adjudication de marchés à des tiers pour entreprendre les taches. Quel que soit le cas, le ministère doit s’acquitter de ses obligations. Parce que le ministère est tenu d’offrir directement les biens ou les services, les paiements de transfert ne peuvent être utilisés pour l’acquitter de ses responsabilités ministérielles.
Principe 3 : Un particulier ou une organisation qui reçoit un paiement de transfert n’agit pas au nom du gouvernement.
Un paiement de transfert est décerné à un destinataire pour aider à réaliser le mandat du ministère ou du gouvernement. Toutefois, le destinataire n’agit pas au nom du gouvernement.
En revanche, si le gouvernement octroie un marché à une organisation ou à un particulier pour la prestation d’un service ou la fourniture d’un bien, on peut alors considérer que cette organisation ou ce particulier agit au nom du gouvernement.
Principe 4 : Un accord de transfert ne prévoit pas l’octroi de dommages‑intérêts en cas de non‑conformité.
Dans le cadre d’une contribution, l’État n’acquiert rien. Le ministère doit rembourser l’autre partie de ses dépenses admissibles, tel qu’établies dans l’accord. Si les dépenses n’ont pas été effectuées ou si elles ne sont pas admissibles, la partie n’a pas droit au paiement de la contribution, et le ministère peut recouvrer les sommes qu’il a déjà versées. Toutefois, en pareil cas, le ministère n’aurait pas droit à des dommages‑intérêts étant donné qu’il ne peut être lésé si le destinataire ne se conforme pas à l’accord. Par conséquent, le recours à une subvention ou à une contribution présente donc certains risques si le ministère s’attend à utiliser les résultats obtenus par un projet ainsi financé, sans égard au caractère non approprié de cette utilisation des paiements de transfert. 
Il importe, pour prendre des décisions éclairées, de tenir compte de ces principes collectivement et non isolément l’un de l’autre.
3.2	Annexes et outils
3.2.1	Étude de cas — marchés ou accords de transfert 
Un ministère cherche la manière optimale d’organiser et de présenter un symposium sur la capacité de recherche du Canada concernant « la mémoire dans le vieillissement normal et la démence ». Il s’agit d’un dossier essentiel du ministère puisque le ministre prévoit annoncer sous peu une politique publique sur la question.
La crème des scientifiques nationaux et internationaux devrait se retrouver au symposium pour faire part de ses impressions sur le sujet et signaler le résultat des recherches menées dans cet important domaine. Le ministère prévoit se servir de l’information obtenue lors du symposium à titre d’intrant parmi de nombreux autres pour formuler un énoncé de politique et rédiger son éventuel plan d’action. Le symposium sera également d’une très grande utilité à la collectivité de la recherche sur la santé, à l’industrie pharmaceutique et aux responsables de l’élaboration des politiques publiques, puisque l’information qui y sera présentée mettra au jour une vaste gamme de réflexions actuelles sur le sujet.
L’organisation du symposium suppose des tâches telles que la confirmation des conférenciers, la location des installations, l’obtention de services de traduction simultanée, le choix des présidents, la publicité et la promotion ainsi que la rédaction et la publication des délibérations.
Il existe deux possibilités pour le financement et l’organisation de ce symposium :
Marché de service : Certaines entreprises se chargent de l’organisation de conférences et de réunions. Un marché pourrait être conclu avec l’une de ces entreprises pour éviter de surcharger des employés déjà passablement débordés. Le budget de fonctionnement contient assez de fonds à cette fin.
Subvention ou contribution : La Société ABC du Canada s’intéresse à ce symposium qui peut faire avancer ses travaux dans le domaine. Elle pourrait, si une subvention ou une contribution lui était offerte, assumer l’entière responsabilité de l’organisation du symposium. Selon les conditions existantes du programme de subventions et de contributions dans le domaine de la santé, le ministère a le pouvoir de faire des paiements de transfert, que la Société ABC a le droit de recevoir. En raison de la péremption probable des fonds du budget des subventions et des contributions, il pourrait s’agir d’une utilisation productive de ces fonds. 
Qu’en pensez‑vous ?
Analyse du cas 
Les décideurs doivent tenir compte des quatre principes fondamentaux permettant de distinguer les marchés des paiements de transfert afin de déterminer l’instrument convenant le mieux à la situation.
Selon les faits et les hypothèses formulées, il existe deux possibilités. Premièrement, si l’on détermine que le but de l’événement est d’apporter profit à des organisations non gouvernementales et à des parties intéressées et que la tenue d’un symposium ne constitue pas une façon normale pour les employés du ministère d’élaborer des politiques, il y aurait alors lieu de songer à recourir à un accord de paiements de transfert. En revanche, si l’intention du symposium est d’élaborer une politique publique et que le parrainage de ce genre d’événements est une pratique courante des employés aux fins de l’élaboration des politiques, alors il serait préférable de conclure un marché.
Tenez compte du principe 1 : Un ministère ne devrait pas profiter directement de l’octroi d’un accord de transfert.
Voici les questions qu’il faut absolument se poser : Qui profitera de la tenue du symposium ? Quelle sera l’étendue des avantages obtenus ? En d’autres termes, le ministère obtiendra‑t‑il un avantage direct en acquérant l’information requise ou l’avantage qu’il tirera constitue‑t‑il un simple dérivé de l’activité ?
Dans le cas qui nous occupe, le symposium ne semble pas être essentiel à l’élaboration de la politique publique du ministère. Il ressort plutôt que l’information obtenue dans le cadre du symposium servira à titre d’intrant parmi d’autres en vue de l’élaboration de la politique. On pourrait alors prétendre que le symposium n’est pas essentiel à l’élaboration de la politique du ministère.
Il convient de se poser une deuxième question : Quel avantage direct sera conféré aux autres parties et aux autres intérêts ? On prétend que le symposium « sera également d’une très grande utilité à la collectivité de la recherche sur la santé, à l’industrie pharmaceutique et aux responsables de l’élaboration des politiques publiques ». De plus, la Société ABC « s’intéresse à ce symposium pour faire avancer ses travaux dans le domaine ». On pourrait en déduire que le symposium profitera à des organisations non gouvernementales et que l’information à laquelle le ministère aura accès constitue un simple résultat dérivé du financement (c’est‑à‑dire accessoire à l’élaboration de la politique).
Tenez compte du principe 2 : Un service fondamental que le ministère est chargé d’offrir directement ne devrait pas être financé par un paiement de transfert.
On peut se demander si l’élaboration de la politique publique par l’entremise de l’organisation d’événements tels que le symposium constitue une exigence professionnelle des employés du ministère ou si elle déborde de leur responsabilité.
Le cas nous indique que « le ministère cherche la manière optimale d’organiser et de présenter un symposium » et qu’il songe à confier le travail à un tiers de l’extérieur « pour éviter de surcharger des employés déjà passablement débordés ». Ces deux faits appuient la proposition selon laquelle un marché devrait être octroyé.
En revanche, un événement du genre pourrait ne pas constituer une activité ministérielle permanente et fondamentale. Bien que les employés du ministère puissent avoir la compétence voulue pour s’acquitter de cette activité, rien ne prouve qu’il s’agit d’un service fondamental. Le ministère peut estimer que le symposium est une méthode valable de favoriser le débat et la recherche dans le domaine de la démence et du vieillissement, mais les employés n’organisent et ne tiennent habituellement pas des symposiums pour arriver à cette fin.
Malheureusement, il est impossible d’évaluer exactement ce principe sans un complément d’information sur le mandat du ministère.
Tenez compte du principe 3 : Un particulier ou une organisation qui reçoit un paiement de transfert n’agit pas au nom du gouvernement.
Dans l’information qui précède, rien ne laisse croire que la Société ABC agirait au nom du ministère si une subvention ou une contribution lui était octroyée.
Tenez compte du principe 4 : Un accord de transfert ne prévoit pas l’octroi de dommages‑intérêts en cas de non‑conformité.
Aucune information concernant ce point n’est fournie. Supposons que l’option de dommages‑intérêts n’est pas essentielle.
Résumé
Comme l’évaluation au moyen du principe 2 est sans résultat concluant, la décision doit être prise en fonction des principes 1, 3 et 4. 
Les faits présentés pour le principe 1 indiquent que le ministère tient le symposium pour faire avancer la politique publique et non pour l’élaborer. Le principal objectif du symposium est d’appuyer les intérêts et activités d’organisations telles que la Société ABC et, ainsi, les éventuels avantages que tirera le ministère sont fortuits. Selon le principe 3, rien ne montre que la Société ABC agirait au nom du ministère ou serait perçue comme agissant en son nom. Enfin, conformément au principe 4, l’octroi de dommages‑intérêts si l’activité ne devait pas avoir lieu n’est pas perçu comme un problème.
En de telles circonstances, le ministère aurait raison d’autoriser un paiement de transfert. 
3.2.2	Liste de contrôle —marchés par rapport aux accords de transfert
La liste de contrôle qui suit vous permet de déterminer si vous devriez choisir un marché ou un paiement de transfert. Plus le nombre d’oui est élevé, plus il y a de chance qu’un marché convienne mieux qu’un paiement de transfert.
Principe	OUI	NON	
1.	Le ministère acquiert un bien ou un service.			
2.	Le ministère profite directement d’une manière quelconque de l’arrangement.			
3.	Il incombe aux employés du ministère de fournir directement le bien ou le service au public (p. ex., l’inspection des aliments).			
4.	Une partie indépendante agit au nom du ministère (p. ex., un agent).			
5.	Le ministère songerait à demander des dommages‑intérêts (c’est‑à‑dire le recouvrement de sommes supérieures au montant initial du paiement) à un tribunal si les objectifs du projet ou de l’initiative n’étaient pas atteints.			

3.2.3	Tableau récapitulatif— comparaison entre marchés et accords de transfert
Choix entre un marché et un accord de transfert	
ÉLÉMENT	MARCHÉ	ACCORD DE TRANSFERT	
Objet	Acquisition de biens ou de services par le ministère ou en son nom.	Permet au participant d’exécuter une activité qui fait progresser la politique du gouvernement et l’atteinte des objectifs du ministère.	
Qui en profite ?	Le ministère lui‑même et les entrepreneurs qui demanderont le remboursement des coûts et tireront des bénéfices. 	Un secteur, un groupe ou un ou plusieurs particuliers précis de la population canadienne qui pourront seulement demander le remboursement de leurs coûts (et ne tireront pas de bénéfices).	
Pouvoirs	Assujettis aux pouvoirs juridiques ou législatifs du ministère ou du ministre; des fonds suffisants doivent être disponibles dans le budget de fonctionnement.
Voir aussi la Politique sur les marchés du CT.	Assujettis aux pouvoirs juridiques ou législatifs du ministère ou du ministre et à la suffisance des fonds dans le budget des subventions ou des contributions; dans le cas des subventions, l’approbation du parlement est requise dans le budget des dépenses.
Voir aussi la Politique sur les paiements de transfert du CT.	
Évaluation des risques	Peu ou pas de risque que le service ne soit pas exécuté ou que le bien ne soit pas reçu en raison de la nature légale de l’accord.	Influence le genre d’instrument choisi (p. ex., subvention ou contribution) ainsi que selon les modalités du programme, entre autres la nature des bénéficiaires.	
Reddition de comptes	Les résultats sont surveillés conformément à la portée de chaque accord particulier.	Les résultats sont surveillés pour chaque projet et par l’entremise de l’évaluation des programmes.	

4	Création d’un programme de transfert
La création d’un nouveau programme de transfert est une tâche très complexe qui doit prendre en compte plusieurs facteurs internes et externes. Le succès de l’élaboration d’un programme de transfert repose sur la consultation des parties intéressées, ainsi que sur l’échange de communications avec eux et entre eux. Il convient de consulter les employés opérationnels et fonctionnels de même que les membres de la direction qui ont une expérience de la gestion et de la prestation de programmes de transfert semblables.
4.1	Choix du mécanisme de financement d’un nouveau programme de paiements de transfert
4.1.1	Types de paiements de transfert
Parmi les différents types de paiements de transfert, on retrouve les contributions, les subventions, les paiements de transfert souples (PTS), les modes optionnels de financement (MOF) ainsi que les autres paiements de transfert (APT).
Voici certains des principaux attributs des paiements de transfert :
−	Contribution — transfert conditionnel qui prévoit le respect de conditions précises par le destinataire avant que les coûts ne soient remboursés.
−	Subvention — paiement de transfert inconditionnel à l’égard duquel le respect des critères d’admissibilité et la présentation préalable d’une demande de paiement suffisent à assurer l’atteinte des objectifs du paiement.
−	Autre paiement de transfert (APT) — paiement de transfert prévu par une loi ou un accord qui, habituellement, comprend une formule ou un calendrier à titre d’un élément servant à déterminer le montant des dépenses.
−	Modes optionnels de financement (MOF) et paiements de transfert souples (PTS) — transferts propres à Affaires indiennes et du Nord canadien (AINC). Les caractéristiques de ces mécanismes sont semblables à celles des APT et des contributions. Les MOF et les PTS ressemblent aux contributions en ce sens qu’il existe une entente écrite énonçant les obligations des deux parties ainsi que les dispositions relatives pour la vérification. Les PTS représentent des paiements de transfert conditionnels et peuvent inclure des dispositions pour la retenue des balances non dépensées, dans la mesure où les conditions du programme sont satisfaites.
Référence : Le Guide des dispositions financières et des modes de financement traite en détail des différents types de paiements de transfert. On peut le consulter à l’adresse http://www.tbs-sct.gc.ca/Pubs_pol/dcgpubs/TBM_133/arra_f.html	

4.1.2	Facteurs influant sur le choix du paiement de transfert
Le choix du mécanisme de financement permettant d’atteindre les objectifs stratégiques du ministère est un élément important à prendre en compte lors de la conception des programmes. Il est essentiel de choisir le bon mécanisme pour réaliser les objectifs et combler les attentes des gestionnaires de programme, des éventuels destinataires et du Parlement. 
Les facteurs suivants doivent être pris en compte dans le choix du mécanisme de paiement :
−	juridiques — lois, règlements et politiques
−	financiers et économiques — gestion du risque, rentabilité
−	sociaux — par exemple, catastrophe naturelle
Veuillez vous reporter à la sous section 4.6.2 qui traite en détail les facteurs influant sur le choix du paiement de transfert.	

4.2	Définition des objectifs des nouveaux programmes de paiements de transfert
4.2.1	Liens entre les objectifs d’un programme de paiements de transfert et les priorités et objectifs nationaux et ministériels
Lorsqu’un nouveau programme de paiements de transfert est créé, ses buts et objectifs doivent appuyer le mandat et les objectifs stratégiques du ministère et en assurer l’avancement. Même si au fil des ans le mandat d’un ministère évolue, son mandat fondamental demeure généralement inchangé. Si le lien unissant le programme et le mandat du ministère ou du secteur d’activité n’est pas évident, il y a alors lieu de repenser le programme.
Par exemple, un ministère ayant pour mandat de promouvoir la santé des Canadiens et des Canadiennes pourrait élaborer un programme qui encouragerait ceux ci à consommer des aliments nutritifs. On ne s’attend pas à ce que le même ministère ait pour mandat d’encourager les agriculteurs ou les entreprises au Canada à produire ou à transformer de tels aliments nutritifs. Il serait donc discutable que le même ministère recourt aux paiements de transfert pour aider les entreprises à transformer les aliments.	

4.2.2	Bénéficiaires
L’établissement des objectifs de programme de transfert suppose nécessairement que l’on définisse un groupe ou des particuliers cibles qui bénéficieront du programme. Les bénéficiaires peuvent être désignés par leur nom ou à titre de groupe ou de catégorie.
Dans ce dernier cas par exemple les bénéficiaires peuvent être nommés de façon restreinte comme les hommes célibataires des Premières nations du Nord de la Saskatchewan ou plus vaste comme les membres des Premières nations du Canada.	

4.2.3	Avantages et conséquences escomptés
Lorsque les principales parties intéressées (par exemple, les gestionnaires de projet, les représentants sectoriels, les éventuels destinataires et le Parlement) se sont entendus sur le but et les objectifs d’un programme, le travail préparatoire pour la conception du programme est complété.
Très souvent, les objectifs de programme sont des énoncés généraux qui fournissent une orientation et une portée aux intervenants. Toutefois, pour mettre en œuvre ces objectifs, les ministères doivent les reformuler à titre de résultats et de conséquences escomptés (résultats attendus pour les Canadiens). La définition des résultats escomptés permettra aux intervenants de savoir, notamment, ce qui devrait se produire pour les bénéficiaires grâce au financement fourni et si le projet a réussi à contribuer aux résultats et objectifs escomptés du programme. 
En définissant les résultats et conséquences escomptés, les dirigeants peuvent procéder aux autres étapes de la définition du programme, dont le choix du paiement de transfert (subvention ou contribution), la détermination des critères d’évaluation, l’établissement des processus de sélection, la conclusion d’accords de paiements de transfert, la mise en place des systèmes de surveillance et de paiement ainsi que la rédaction de rapports.
La section 5 explique en détail la définition, l’évaluation et la mesure des résultats escomptés d’un programme.
4.3	Définition du cadre d’exécution des programmes de paiements de transfert 
Les ministères devraient songer à choisir un mécanisme de prestation approprié pour tous les programmes nouveaux et révisés de paiements de transfert.
4.3.1	Programme centralisé ou décentralisé
La nature centralisée ou décentralisée de l’exécution d’un programme peut influer sur la mesure dans laquelle il atteint ses objectifs. Les programmes peuvent être gérés par des bureaux centraux, régionaux, locaux ou par une combinaison de ceux‑ci. La répartition des fonctions de gestion précises entre les bureaux centraux et régionaux permet mieux d’atteindre les objectifs des programmes. À titre d’exemple, la prise de décision peut être centralisée, tandis que d’autres fonctions, comme la surveillance et les paiements, peuvent être exécutées dans les régions. 
Voici certains facteurs à prendre en compte :
−	le degré de contrôle nécessaire,
−	la nature et la dispersion des bénéficiaires éventuels,
−	la dispersion des ressources humaines du ministère,
−	la rentabilité,
−	les circonstances critiques ou exceptionnelles (par exemple, des mesures d’urgence s’imposent).
Veuillez vous reporter à la sous section 4.6.2 qui traite de manière plus détaillée des facteurs relatifs à la centralisation et à la décentralisation.	

4.3.2	Prestation directe par opposition à la prestation dans le cadre d’un accord auxiliaire
Les ministères peuvent exécuter un programme par l’entremise de leurs propres ressources humaines ou par le biais d’un accord auxiliaire. S’ils envisagent cette dernière option, ils doivent décider s’il convient mieux de passer un marché ou d’octroyer un accord de transfert. 
Voici certains des facteurs que doivent prendre en compte les ministères lorsqu’ils choisissent entre la prestation directe et la prestation par un tiers :
−	l’expertise du ministère, 
−	la durée du programme,
−	le coût,
−	les éléments sensibles, comme le fait d’avoir une présence fédérale,
−	les besoins et attentes du groupe ciblé et
−	la dispersion du groupe ciblé.
Veuillez consulter la sous section 4.6.2 qui traite de manière plus détaillée des facteurs relatifs à la prestation directe et à la prestation par un tiers.	

4.4	Définition des conditions des paiements de transfert 
4.4.1	Subventions à des catégories de destinataires et contributions
La présentation demandant au Conseil du Trésor l’approbation d’un programme de subvention et de contribution doit comprendre l’ensemble des conditions de ce programme. Ces dernières servent de fondement aux prochains accords avec les destinataires. La présente sous-section décrit chacune des composantes requises des conditions et explique pourquoi elle est essentielle au programme. Les gestionnaires et les conseillers qui comprennent bien les motifs d’une composante donnée sont plus en mesure de gérer selon les conditions.
Bien que la politique ne précise pas explicitement les exigences relatives aux conditions pour les « autres paiements de transfert » et les « subventions désignées », il faut prendre en compte un certain nombre d’exigences au moment d’approuver ces paiements de transfert. Pour de plus amples précisions, veuillez vous reporter à la sous-section 4.4.3.
La sous-section 7.3.7 de la politique fait état d’une exigence préalable aux fins du renouvellement des conditions. On y précise que « les ministères doivent évaluer l’actuel programme de paiements de transfert au moyen d’une évaluation officielle de programme ou d’un examen semblable et rendre compte de l’efficacité des transferts au cours d’une demande de renouvellement des conditions. »
4.4.2	Les exigences
La Politique sur les paiements de transfert précise clairement les exigences minimales quant au contenu des conditions d’un programme. Une justification doit être fournie chaque fois qu’une exigence ne s’applique pas à un programme donné. Par exemple, le cumul ne s’applique pas aux paiements de transfert versés aux provinces et aux territoires.
Exigences de la politique
(sous-section 8.1 de la Politique sur les paiements de transfert)	Commentaires	
Sommaire
−	Un bref résumé du programme ou du projet;	
Les conditions deviendront un document indépendant à l’usage du personnel du ministère. Le document leur sera utile aux fins des négociations avec des destinataires potentiels et pour bien situer le contexte du programme lors de la rédaction d’ententes.	
Objectifs et résultats
−	Un énoncé clair des objectifs du programme de transfert;
−	Un énoncé clair de la manière dont les transferts favorisent la réalisation des objectifs du programme, dont la mention des résultats et conséquences prévus;	
Le gestionnaire doit justifier comment l’accord de transfert particulier se rattache aux objectifs énoncés dans les conditions du programme de transfert et contribuera à l’atteinte de ces objectifs.
Cet énoncé doit être lié au cadre de responsabilisation axé sur les résultats dont il est question à la sous-section 5.1.
L’autorité de programme ou législative relative à l’élaboration ou au renouvellement d’un programme de paiements de transfert doit également être indiquée dans cette sous-section, ce qui permet de s’assurer qu’elle est conforme au mandat du ministère.	
Destinataires admissibles
−	Une définition claire du bénéficiaire ou de la catégorie de bénéficiaires admissibles. Lorsqu’on prévoit inclure les sociétés d’État au nombre des bénéficiaires admissibles, il faut faire mention expresse de leur admissibilité;	
Cette composante exige une attention spéciale si une ou plusieurs catégories de destinataires admissibles sont visées. Une catégorie peut comprendre des particuliers, des organisations à but lucratif et des organisations à but non lucratif.
Des paiements de transfert ne peuvent être versés à d’autres ministères, car cela contournerait l’approbation du Parlement et le processus des prévisions budgétaires. 	
Dispositions relatives au cumul
−	Les limites proposées, soit les limites de l’aide gouvernementale totale (p. ex., 50 % des dépenses admissibles au titre du projet);	
Les conditions doivent démontrer que l’on a donné la considération due au cumul. Les gestionnaires peuvent s’attendre à ce que d’autres entités gouvernementales veuillent participer au financement d’un projet donné.
Le pourcentage de l’aide gouvernementale totale (AGT) doit être clairement indiqué dans les conditions. Veuillez vous reporter à la définition du Total de l’aide gouvernementale à l’appendice A de la Politique sur les paiements de transfert.
Pour veiller à ce que les ministères n’octroient que le montant nécessaire à la réussite du projet, il faut tenir compte des fonds que le destinataire reçoit : 
−	d’autres ministères fédéraux,
−	d’autres sources gouvernementales (provinciales, municipales) et
−	qu’il contribue lui‑même au projet.	
−	La méthode à employer pour déterminer les montants à rembourser par le bénéficiaire dans les cas où cette aide dépasse le niveau de financement prévu;	Veuillez vous reporter à la sous-section 4.6.4 qui explique le cumul et fournit un exemple du libellé des conditions.
−	Les ministères devraient indiquer brièvement qu’ils disposent d’un mécanisme de surveillance aux fins du recouvrement des paiements versés au‑delà de la limite permise. À tout le moins, ils devraient indiquer le nom du mécanisme ou du système interne.	
Exigences de la demande
−	Une description des documents justificatifs qui doivent accompagner la demande d’un bénéficiaire éventuel, description qui doit mentionner la nécessité de divulguer la participation d’anciens fonctionnaires visés par le Code régissant les conflits d’intérêt et l’après‑mandat;	
Les fonctionnaires ministériels ont besoin de ces détails pour l’application de la diligence raisonnable : p. ex. pour déterminer l’admissibilité, évaluer le bien fondé du projet, réviser la description du travail à exécuter.	
Dépenses admissibles
−	Une désignation du type et de la nature des dépenses considérées admissibles dans le cadre du programme de contribution;	
La désignation des coûts admissibles donne aux gestionnaires et aux employés des conseils essentiels aux fins de l’élaboration et de l’autorisation des projets et des accords.
L’alinéa 8.4.3. établit une distinction entre les dépenses admissibles et les dépenses permises.	
Somme maximale payable
−	La somme maximale payable à chaque bénéficiaire. Une justification doit être fournie s’il est impossible d’indiquer la somme maximale;	
La somme maximale payable restreint la somme qu’un ministère peut approuver à l’égard d’un programme pour un destinataire. Tout excédent doit être approuvé par le CT et faire l’objet d’une présentation distincte.	
Permission d’approuver, de signer et de modifier
−	Les postes organisationnels, le cas échéant, auxquels le ministre accordera des pouvoirs pour approuver, signer ou modifier les accords de contribution et les paramètres établis pour exercer ces pouvoirs;	

Les ministères peuvent référer à un instrument de délégation qui est utilisé dans le cadre du programme ou qui le sera. Il n’est pas obligatoire de joindre ces instruments à la présentation, mais ils doivent être en vigueur au moment où elle est soumise.
Ne laissez pas échapper le besoin d’équilibrer le contrôle avec l’efficacité en déléguant les pouvoirs. Même un accord ponctuel signé par le ministre peut devoir être modifié.	
Permission d’autoriser des paiements
−	À moins d’avis contraire stipulé dans la délégation des pouvoirs de signer des documents financiers, les postes organisationnels auxquels le ministre déléguera les pouvoirs d’approuver des paiements;	

La délégation du pouvoir d’effectuer des paiements doit être précisée dans les conditions et s’ajoute aux approbations et aux modifications dont il a été question ci‑dessus. Les ministères peuvent renvoyer à un instrument de délégation qui est utilisé dans le cadre du programme ou qui le sera.	
Base du calcul et moment des paiements
−	La base de calcul et le moment des paiements (dont les précisions concernant un calendrier des avances et des paiements réguliers ainsi que les dispositions applicables concernant les retenues);
−	Lorsque les paiements anticipés s’écartent des lignes directrices énoncées dans la politique, leur justification et les frais connexes d’intérêt théorique pour l’État (cet intérêt étant calculé au nombre et à la somme des avances versées plus tôt par rapport au moment fixé dans les directives, à la durée de la période que le paiement est avancé et au taux d’intérêt correspondant au taux des bons du Trésor pour 90 jours);	

Si des paiements anticipés seront versés, les ministères doivent indiquer qu’ils respecteront la Politique sur la gestion de la trésorerie (veuillez vous reporter à la sous-section 7.6 et à l’appendice B de la Politique sur les paiements de transfert.) Si tel est le cas, aucune autre précision ne s’impose. 
L’approbation des ministres du TB doit être obtenue, par une présentation au Conseil du Trésor, pour n’importe quels paiements anticipés qui ne rencontrent pas les disposions de la politique. Les ministères doivent préciser le calendrier des flux de trésorerie, calculer l’intérêt théorique et indiquer aussi s’ils demandent l’autorisation du Conseil du Trésor de garder l’intérêt théorique dans les fonds affectés au programme.
Veuillez vous reporter à la sous-section 11.3 pour plus de détails au sujet de la Politique sur la gestion de la trésorerie.	
Contributions remboursables
−	Dans le cas d’une contribution remboursable, les conditions de remboursement total ou partiel, une description du processus qui sera utilisé pour contrôler le remboursement possible, la perception des sommes exigibles et l’application des frais d’intérêt sur les remboursements exigibles;	
Cette sous-section traite des contributions qui doivent être remboursées et non des paiements en trop de contributions. Veuillez vous reporter à la sous-section 7.8 de la Politique sur les paiements de transfert, qui contient les éléments éventuels à prendre en considération.
Un des principaux éléments de cette exigence est qu’il faut préciser les conditions ou les événements du remboursement ainsi que décrire brièvement le processus de surveillance des comptes.	
Durée
−	Le nombre d’années pendant lesquelles les conditions sont censées s’appliquer et pendant lesquelles des paiements seront effectués, de même que la nature de tout examen de programme à effectuer visant à évaluer l’efficacité du programme de transfert avant de proposer son renouvellement;	
Les conditions ne s’appliquent pas au‑delà de la durée du programme et ne sont donc pas requises pour la période de rapport et de vérification qui suit l’achèvement d’un projet. Par exemple, si le financement d’un projet prend fin le 31 mars 2003, mais que les rapports de vérification du projet doivent couvrir les cinq prochaines années, la durée des conditions s’étend jusqu’au 31 mars 2003 et non jusqu’au 31 mars 2008.
Pour en savoir davantage sur la durée des conditions et leur rapport avec les accords et paiements pluriannuels, veuillez vous reporter à la rubrique Durée des conditions — accords et paiements pluriannuels à l’annexe des pratiques exemplaires
Le délai prévu des paiements doit être indiqué dans les conditions. Si les demandes de paiement seront acceptées « x »mois après l’achèvement du programme (à l’exclusion des créditeurs à la fin de l’exercice - CAFE), traitez de la question avec l’analyste des programmes du SCT du ministère. Habituellement, les paiements autres que les CAFE devront être effectués dans le délai prévu par les conditions du programme.	
Prudence raisonnable dans la gestion et l’administration du programme de transfert
−	L’assurance que le ministère dispose des systèmes, des procédures et des ressources nécessaires pour assurer la diligence raisonnable dans l’approbation des transferts et la vérification de leur admissibilité, ainsi que la gestion et l’administration des programmes;	

Les ministères doivent faire preuve de la diligence raisonnable pouvant soutenir un examen public.
Une description des éléments essentiels à l’exercice de la diligence raisonnable dans la gestion et l’administration des programmes de transfert est reproduite à la sous-section 4.6.3. Ces éléments sont essentiels à l’application du cadre de vérification axé sur les risques dont il est question ci‑dessous ainsi qu’à la représentation des éléments principaux qui seront inclus dans une vérification type.
Lorsqu’il s’agit du renouvellement d’un programme, les analystes du Conseil du Trésor peuvent demander les rapports antérieurs de vérification interne qui font la preuve que le ministère a exercé une diligence raisonnable. Si les rapports de vérification antérieurs d’un ministère font état de lacunes, l’analyste de programme du CT peut demander des preuves que des mesures correctives ont été prises. 
Veuillez vous reporter à la section des définitions de la politique pour une explication de la diligence raisonnable ainsi qu’à la sous-section 5.2 du présent guide qui traite du cadre de vérification axé sur les résultats. 	
Cadre de responsabilisation et évaluation
−	Un cadre de gestion et de responsabilisation fondé sur les résultats, y compris les indicateurs de rendement, les résultats et conséquences prévus, les méthodes servant à établir un rapport sur le rendement et les critères d’évaluation servant à l’évaluation de l’efficacité des paiements de transfert;	

La sous-section 5.1 contient des précisions sur le cadre de responsabilisation axé sur les résultats.
Le ministère doit démontrer comment il entend mesurer l’efficacité du programme de paiements de transfert. Toutes les dépenses publiques sont assujetties à une évaluation, mais l’efficacité des paiements de transfert, qui ne comportent habituellement pas de la réception de biens ou de services précis, peut être ou sembler plus difficile à prouver. Concevez le cadre de responsabilisation de manière à ce que le gestionnaire de programme puisse avoir accès et analyser tous les indicateurs de rendement et mesurer l’efficacité du programme à s’acquitter des engagements en matière de résultats.	
Cadre de vérification
−	Un cadre fondé sur les risques servant à la vérification des bénéficiaires des contributions, un plan de vérification interne et un plan d’évaluation du programme de paiement de transfert ainsi que les fonds à budgéter pour les coûts relatifs à ces exigences;	
Chaque programme peut faire l’objet d’une vérification même si tous les programmes n’y sont pas forcément soumis. Un cadre de vérification axé sur les risques constitue une approche cohérente et rigoureuse qui permet d’établir une stratégie de vérification intégrée à un plan de vérification.
Veuillez vous reporter à la section 5 pour obtenir des conseils relatifs au cadre de vérification axé sur les risques, au plan de vérification interne et au plan d’évaluation du programme. 	
Autres conditions
−	Les coûts supplémentaires pour la gestion et l’administration du programme ainsi que la source du financement;	
Les ministères doivent indiquer qu’ils ont la capacité d’exécuter le programme conformément aux niveaux de références actuels.
Outre le calcul de la valeur totale des paiements de transfert annuels à effectuer dans le cadre du programme, assurez‑vous que les fonds nécessaires à la gestion et à l’administration du programme de paiements de transfert sont pris en compte et indiqués. Certains programmes exigent beaucoup plus de ressources que d’autres pour leur gestion, par exemple, les programmes où de fortes sommes sont en jeu et qui exigent un degré élevé de surveillance ou les programmes qui reçoivent un grand nombre de propositions et en font le tri initial.	
−	Lorsque la législation prévoit l’approbation des conditions par le gouverneur en conseil, une ébauche du décret visé;
−	Une explication de toute dérogation, le cas échéant, aux exigences de la Politique sur les paiements de transfert;
−	Tout autre facteur jugé pertinent selon les circonstances.	Demandez au conseiller juridique si la loi régissant votre ministère exige la prise de décrets (Comité spécial du Conseil) pour le genre d’activités à exécuter dans le cadre du programme de paiements de transfert.	

Il n’est pas nécessaire de commenter le rôle des députés dans les conditions
−	Tout rôle officiel d’un député dans l’exécution et l’administration d’un programme de paiements de transfert.	Les députés ne devraient pas exercer de rôle en matière d’exécution ou d’administration d’un paiement de transfert. Aucun commentaire n’est donc nécessaire.
Si tel n’est pas le cas, veuillez informer l’analyste de programme du SCT du rôle du député.
Le pouvoir d’un ministre de signer des accords et d’approuver les paiements est sous‑entendu et n’a pas à être abordé ici. La délégation, par un ministre, des pouvoirs de signer et de modifier les accords ainsi que d’autoriser les paiements est traitée dans une autre sous-section des conditions.	

4.4.3	Autres paiements de transfert (APT) et subventions désignées
Le tableau qui suit fournit des conseils aux analystes de programmes du SCT et aux fonctionnaires des ministères qui demandent l’approbation d’autres paiements de transfert et de subventions désignées dans des présentations au CT. Les subventions désignées sont versées à des personnes ou autres entités dont le nom apparaît en toutes lettres dans le budget des dépenses, par opposition aux subventions octroyées à une catégorie de destinataires.
La Politique sur les paiements de transfert ne contient pas de conditions précises pour les autres paiements de transfert ou les subventions désignées lorsque l’approbation d’une présentation au CT est demandée. Quoi qu’il en soit, la Politique renferme des exigences dont il faudrait tenir compte pour ces types de paiements de transfert.
Renvoi à la politique	Exigence de la politique	APT — Inclusion	Subventions désignées — Inclusion	
7.1	L’établissement d’un cadre de gestion et de responsabilisation axé sur les résultats et prévoyant des mécanismes appropriés de mesure et de présentation des résultats, en rapport avec l’objectif.	La nature du cadre de gestion et de responsabilisation axé sur les résultats est établie au cas par cas après consultation avec la Division de la gestion et de la responsabilisation axées sur les résultats (GRAR) du SCT.	Même chose que pour les APT.	
7.3.7	Examiner la nécessité de renouveler les conditions : Les ministères doivent évaluer au moyen d’une évaluation officielle de programme ou d’un examen semblable et rendre compte de l’efficacité des transferts. 	Une évaluation s’impose si un cadre de gestion et de responsabilisation axé sur les résultats a été élaboré. Dans le cas de programmes ou de projets courants ne comportant pas un tel cadre, les ministères devraient communiquer avec le SCT au moins un an avant l’éventuel renouvellement pour déterminer les exigences. 	Même chose que pour les APT.	
7.13	Cumul de l’aide	Oui, mais comme les APT sont habituellement des transferts aux provinces et aux territoires, il n’y a habituellement pas d’autres sources de financement. 	Oui	
7.6.4	Lorsque des versements et des paiements anticipés sont nécessaires pour répondre aux objectifs du programme, les ministères doivent suivre les dispositions de l’Appendice B.	Oui	Oui — les versements s’y appliquent	
7.7	Aide relative aux dépenses d’immobilisations* d’un bénéficiaire 	Oui	Non — ni les subventions désignées, ni les subventions à une catégorie de destinataires ne doivent servir aux fins de projets d’immobilisations.	
7.11.1	Entente écrite	Oui. Elle doit recevoir une approbation intégrale ou de principe du CT.	Même chose que pour les APT.	
7.11.3 et 7.12	−	Disposition relative au paiement en trop et 
−	disposition relative à l’intérêt 
dans l’accord.	Oui	Non. Toutefois, les sommes versées lorsque l’admissibilité a pris fin ou versées à l’égard d’une demande frauduleuse ou inexacte ou en raison d’une erreur peuvent faire l’objet de recouvrements.	
8.6	Application de la Politique sur les langues officielles	Non	Oui, si la subvention est versée à des organisations non gouvernementales desservant des membres des deux langues officielles.	

*Selon le BVG, un projet d’immobilisations désigne un projet visant à acquérir ou à améliorer une immobilisation et dont l’acquisition peut se faire par construction, achat ou location. Les immobilisations (conformément à la Norme comptable du Conseil du Trésor 3.1 - Immobilisations) sont celles qui, au départ, ont une valeur de 10 000 $ ou plus.
Il convient de signaler qu’en dépit des nombreuses autres exigences de la politique s’appliquant à ces genres de paiements de transfert, vous n’êtes pas forcément tenu de les prendre en compte dans une présentation au CT à moins que vous ne demandiez une dérogation.
4.5	Approbation et signature du CT
Les ministères devraient consulter le Guide pour la préparation des présentations au Conseil du Trésor avant de préparer une présentation au CT.
Le Guide offre un bref aperçu de ce qu’est une présentation au Conseil du Trésor ainsi que des exemples de différents types de présentation, incluant celles concernant les paiements de transfert. Il se trouve sur le réseau Publiservice, à l’adresse http://publiservice.tbs-sct.gc.ca/Pubs_pol/opepubs/TBM_162/gptbs-gppct_f.html.
4.6	Annexes et outils 
4.6.1	Facteurs influant sur le choix du paiement de transfert
Juridiques — lois, règlements et politiques
−	Pouvoirs — Les ministères doivent avoir le pouvoir d’exécuter certaines activités. Les lois adoptées par le Parlement déterminent les pouvoirs conférés aux ministères pour l’exécution de leurs programmes et activités. Il peut s’agir de lois constituant le ministère ou de lois précises autorisant l’établissement d’un programme particulier pour satisfaire à un besoin précis. En outre, le Cabinet fournit souvent des directives générales relatives à une initiative ou à un programme.
−	Reddition de comptes — Les destinataires de subventions ne sont pas tenus responsables de l’utilisation des fonds qu’ils ont reçus, mais ils doivent demeurer admissibles pour continuer à recevoir les acomptes prévus. Par contre, les destinataires de contributions doivent rendre compte de l’utilisation des fonds.
−	Souplesse souhaitée — Le contrôle parlementaire restreint habituellement plus les subventions que les contributions. Les programmes de subvention ne peuvent être augmentés ou ré-acheminés sans l’autorisation du Parlement. Le Conseil du Trésor peut autoriser de nouvelles contributions et des changements du montant versé sans obtenir d’autres approbations du Parlement, tout en respectant l’objet, les limites monétaires et les restrictions prescrites par le Parlement.
−	Exigences de la politique
•	Les ministères doivent choisir les contributions remboursables comme mécanisme de financement lorsque les transferts sont versés à une entreprise aux fins de la production de bénéfices ou de l’augmentation de sa valeur. Des exemptions peuvent être demandées si des avantages systémiques sont conférés.
•	Où le financement est destiné à aider des projets de capital de destinataires, les ministères doivent employer des contributions. Ils ne peuvent verser de subventions à cette fin.
Financières et économiques 
−	Gestion du risque — Le choix entre une subvention et une contribution dépend de la détermination des périls éventuels, des facteurs et des genres de risques auxquels sont exposés les éléments d’actif, les activités de programme et les intérêts ministériels. Plus le risque augmente, plus il y a de chances qu’une contribution convienne. Les contributions permettent aux ministères d’exercer un plus grand contrôle sur l’utilisation qui est faite des paiements de transfert.
−	Les risques autres que financiers doivent également être pris en compte. Les ministères doivent se demander s’il peut y avoir une incidence sur l’intérêt national. Par exemple, est‑il réaliste de supposer une atteinte à la réputation, nationale ou internationale, si les objectifs des paiements de transfert ne sont pas réalisés ? Il se peut qu’un paiement de transfert (contribution non remboursable de moins de 100 000 $) versé à de nombreuses entreprises d’une industrie pour qu’elles deviennent plus concurrentielles à l’échelle internationale attire, par inadvertance, des mesures relatives aux droits compensateurs. En pareil cas, une contribution remboursable permettrait mieux d’atteindre l’objectif.
−	Rentabilité — Pour déterminer le moyen le plus rentable d’atteindre les objectifs d’un programme, les ministères doivent prendre en compte les coûts supplémentaires de l’administration des contributions par rapport à ceux des subventions.
Sociaux et autres
−	Des considérations sociales peuvent également entrer en jeu au moment de choisir un instrument. En cas d’urgence régionale ou nationale, comme les inondations de la rivière Rouge, il peut être impératif d’accélérer les secours. Il convient alors de faire preuve d’un maximum de souplesse pour venir en aide aux victimes.
4.6.2	Modes de prestation des paiements de transfert
Centralisation ou décentralisation
Facteurs à prendre en compte :
−	Degré de contrôle nécessaire — Si l’uniformité du traitement est un élément important du programme, notamment à la section de la désignation des projets admissibles, il pourrait alors convenir de prendre des décisions centralisées. À titre d’exemple, il peut être important de fournir de l’aide financière aux seules entreprises au Canada qui ne se trouvent pas en situation de concurrence au pays. Il serait plus difficile, mais tout de même possible, d’assurer l’uniformité grâce à une structure décentralisée. 
−	Nature des bénéficiaires — Il peut être profitable de faire la distinction entre les éventuels bénéficiaires d’un programme de manière à en centraliser ou à en décentraliser la gestion. Par exemple, supposons des paiements de transfert ciblant à la fois les grandes entreprises et les petites et moyennes entreprises (PME), pour lesquels les grandes entreprises auraient tendance à demander des contributions plus élevées. Pour maximiser le contrôle et minimiser le risque, un mécanisme de prestation centralisé peut convenir dans le cas des grandes entreprises qui, en général, demanderaient des contributions plus élevées, tandis qu’un mécanisme de prestation décentralisé conviendrait dans le cas des PME.
−	Dispersion — L’expertise et les ressources disponibles aux fins de la gestion d’un programme et l’emplacement des éventuels bénéficiaires sont d’importants facteurs à prendre en compte au moment de déterminer si une organisation centralisée ou décentralisée est requise. Si les ressources et l’expertise sont situées dans les régions et que le groupe cible l’est lui aussi, quelles que soient les autres questions, il est évident qu’une approche décentralisée s’impose. Si l’expertise technique est plutôt centrale tandis que les agents de programme sont situés dans les régions, les communications électroniques peuvent permettre une décentralisation.
−	Coûts administratifs — Les dépenses reliées aux activités administratives, tel que les voyages, le courrier, l’entretien des bureaux, doivent aussi être considérées.
−	Circonstances critiques — Dans certains cas, comme une catastrophe naturelle, il convient de centraliser les opérations parce qu’il est absolument nécessaire d’agir rapidement. En pareil cas, la prise de décision et l’exécution centralisées ou décentralisées pourraient même ne pas entrer en ligne de compte.
Prestation directe ou prestation par un tiers
Facteurs à prendre en compte :
−	Expertise — Le ministère est‑il doté d’employés ayant les connaissances et les habiletés nécessaires pour l’exécution du programme et faire preuve de la diligence raisonnable lors de la sélection des requérants, la surveillance, le recouvrement, et ainsi de suite ? Dans certains cas, les connaissances qui se trouvent au sein d’autres ministères pour s’engager dans des activités, comme les évaluations techniques ou l’analyse financière, peuvent être partagées pour renforcer la gestion de programme. Dans d’autres cas, il est plus efficace de demander l’expertise de tiers.
−	Durée du programme — Un ministère pourrait ne pas avoir l’effectif nécessaire pour l’exécution d’un programme et ne pas disposer suffisamment de temps pour engager et former des employés dans un délai raisonnable. Le temps de mise en oeuvre et les exigences de conclusion d’un contrat compétitif doivent être considérés dans à la durée.
−	Coût — Il faut tenir compte de ce facteur lorsqu’il existe une différence appréciable entre la prestation directe et la prestation par un tiers.
−	Situations délicates — Il peut exister de nombreuses situations importantes pour l’intérêt national ou pour les éventuels bénéficiaires et il convient d’en tenir compte.
Par exemple, s’il importe pour un ministère ou un programme donné d’afficher une présence fédérale aux fins de l’atteinte des objectifs du programme, il conviendrait peut être alors de recourir à la prestation directe. À titre d’exemple, il pourrait être important que le gouvernement fédéral démontre publiquement son leadership dans la promotion d’une initiative importante.	

−	Besoins et attentes du groupe cible — Compte tenu de la nature d’un programme, son efficacité pourrait être supérieure s’il est exécuté par l’entremise d’un accord auxiliaire. Par exemple, les programmes communautaires dans une région peuvent dépendre dans une large mesure des rapports étroits établis entre le groupe cible et l’agent de prestation. S’il importe, pour donner de l’aide, de connaître personnellement les bénéficiaires éventuels, alors la prestation directe pourrait ne pas se révéler aussi efficace que la prestation locale par le truchement d’un accord auxiliaire.
−	Dispersion — Si le groupe cible est très dispersé et que le ministère n’a pas d’employés à proximité, il conviendrait alors d’envisager la prestation par le truchement d’un accord auxiliaire.
4.6.3	Diligence raisonnable dans la gestion et l’administration des programmes de transfert
La Politique sur les paiements de transfert stipule que les présentations aux fins de l’approbation des conditions des subventions octroyées à une catégorie de bénéficiaires ou des contributions doivent comprendre l’assurance que l’on a mis en œuvre les systèmes, les procédures et les ressources ministériels pour accorder une diligence raisonnable dans l’approbation des transferts et la vérification de leur admissibilité ainsi que la gestion et l’administration des programmes.
Ce paragraphe fait ressortir que la diligence raisonnable en matière de gestion et d’administration des programmes de transfert est tout aussi importante que l’obtention des résultats escomptés. 
La diligence raisonnable en matière de gestion et d’administration des programmes de transfert bénéficie de la mise en œuvre des systèmes, procédures, ressources et contrôles pertinents. Ces éléments sont souvent intégrés au cadre de gestion et de contrôle.
Que les programmes de transfert fassent partie d’un cadre ou qu’ils aient été élaborés séparément, ils devraient toujours être assortis des systèmes, procédures, ressources et contrôles qui assureront et favoriseront :
−	la conformité aux lois, politiques et procédures applicables; 
−	l’efficience, l’efficacité et l’économie en matière d’utilisation des ressources; 
−	l’intégrité financière.
Plus précisément, le programme de transfert devrait comprendre les composantes suivantes :
−	Une indication claire des lois et politiques essentielles à respecter, des procédures à suivre, du niveau de qualité, d’efficience opérationnelle et d’économie à atteindre en matière d’administration du programme ainsi que de l’efficacité prévue au niveau de son exécution.
−	Une série d’indicateurs opérationnels relatifs aux exigences qui précèdent.
−	Des contrôles internes permettant d’atteindre les objectifs administratifs de conformité et de qualité, les objectifs opérationnels en terme d’efficience et d’économie ainsi que les objectifs du programme en terme d’efficacité.
−	Un processus d’établissement de rapports qui fournit aux gestionnaires de programme des données actuelles, fiables et complètes sur ce qui précède.
Indicateurs opérationnels
Les indicateurs de conformité démontrent si les exigences législatives et procédurales obligatoires ont été respectées. Les indicateurs de qualité traduisent le degré de respect des normes de qualité opérationnelle et administrative. 
Les indicateurs d’efficience opérationnelle mesurent le rapport entre le coût des ressources consacrées à une opération et la valeur de ses extrants. Les indicateurs économiques permettent de déterminer si la solution la plus économique a été retenue, le cas échéant.
Les indicateurs d’efficacité révèlent si un processus donné produit les extrants opérationnels prévus.
Exemples d’indicateurs :
Conformité : les demandes de remboursement sont approuvées par un agent autorisé.
Qualité : la raison d’être de l’approbation du projet est bien documentée.
Rendement (efficacité) : les grands problèmes liés à l’accord sont décelés lors des visites de suivi.
Rendement (efficience) : les étapes administratives superflues ont été supprimées. 
Rendement (économie) : dans la mesure du possible, les agents de programme ont recours à des conférences téléphoniques pour éviter les coûts élevés des déplacements.	

Il existe plusieurs cadres de gestion et de contrôle qui peuvent être utilisés directement ou adaptés aux besoins des ministères et organismes qui n’en ont pas encore élaboré. 
Annexe des pratiques exemplaires – Diversification de l’économie de l’Ouest (DEO) a élaboré un outil complet (Examen de l’assurance de la qualité — outils de gestion des dossiers de projets de subvention et de contribution) pour veiller à la diligence raisonnable en matière de gestion et d’administration des subventions et des contributions. 	

4.6.4	Cumul et limite de l’aide
La limite de l’aide désigne le total cumulatif de l’ensemble de l’aide gouvernementale en pourcentage des coûts admissibles. L’aide gouvernementale totale (AGT) désigne la somme de l’aide fédérale, provinciale et municipale. Les coûts admissibles sont décrits dans les conditions du programme. La limite de l’aide peut se calculer comme suit : l’AGT correspond à ___ % des coûts de programme admissibles. Tout montant en sus de la limite de l’AGT(cumul) fera l’objet de recouvrement.
L’appendice A de la Politique sur les paiements de transfert décrit diverses formes d’aide gouvernementale comme les prêts‑subventions les subventions implicites et les garanties d’emprunt.	

La politique sur le cumul tient compte du fait que le gouvernement fédéral doit établir le niveau approprié de soutien gouvernemental total à l’égard de projets et d’initiatives précis. Les ministères doivent respecter le principe directeur suivant : « … l’aide au transfert est offerte dans le cas de projets seulement à un niveau minimal pour favoriser l’atteinte des objectifs du programme de transfert et des résultats attendus » (alinéa 7.5.1(i) de la Politique sur les paiements de transfert). En offrant de l’aide au niveau minimal, les ministères avec des ressources limitées peuvent financer un plus grand nombre de projets méritoires.
Quel est le bon niveau d’aide financière à fournir à un bénéficiaire ? En théorie, l’aide devrait suffire à intéresser une partie à entreprendre le projet ou l’initiative et à atteindre les objectifs du programme. Cependant, l’aide gouvernementale totale ne doit jamais dépasser 100 %.
Dans le calcul de ce niveau minimal, les ministères devraient tenir compte de nombreuses variables, dont celles qui suivent :
−	Statut du projet ou de l’initiative : les dépenses sont‑elles facultatives ou s’agit-il d’une obligation prévue dans une loi ?
−	Ressources disponibles : quels éléments d’actif financiers et non financiers les destinataires éventuels (particuliers, organisations à but lucratif, organisations à but non lucratif) peuvent‑ils appliquer en vue du financement d’une partie du projet ?
−	Nature des activités et des coûts : certains coûts admissibles peuvent exiger un soutien à différents niveaux selon les avantages qui seront fournis aux destinataires. Par exemple, les immobilisations, s’ils sont retenus par un destinataire, peuvent faire l’objet d’un niveau inférieur de soutien parce que la durée utile dépasse la durée du projet et que ce bien peut servir de garantie pour appuyer le financement du projet.
−	Risque : Quels sont les risques d’échec du projet ? Les programmes qui incitent les destinataires à assumer davantage de risques (par exemple, l’expansion des marchés dans un pays du Tiers monde plutôt qu’aux États‑Unis) peuvent justifier un niveau plus élevé d’aide gouvernementale.
Même si les ministères fixent un plafond de l’aide fournie dans les conditions du programme, ils pourraient ne pas nécessairement vouloir contribuer à ce niveau. Par exemple, lorsqu’un bénéficiaire éventuel peut financer l’acquisition de matériel à un niveau supérieur à celui d’un autre bénéficiaire, les gestionnaires de programme peuvent choisir de lui fournir un niveau moins élevé d’aide. De plus, le ministère peut fixer une « norme » de financement en deçà de la limite de l’aide. Les destinataires ou les bénéficiaires peuvent demander l’aide d’autres ministères ou d’autres paliers de gouvernement pour « compléter » la contribution. Les ministères avec des ressources financières restreintes peuvent ainsi appuyer un plus grand nombre de projets. 
Quoi qu’il en soit, les ministères devraient se réserver le droit de fournir du soutien au‑delà de la norme, jusqu’à concurrence du niveau maximal d’aide fixé pour le programme lorsqu’un projet mérite d’obtenir des fonds mais que d’autres fonds publics ne sont pas disponibles et que le destinataire ou le bénéficiaire ne peut contribuer de ressources supplémentaires. Les ministères pourraient donc vouloir indiquer dans les conditions de programme que, bien qu’en temps normal ils contribuent à un niveau donné, le montant maximal qu’ils peuvent fournir correspond au cumul de l’aide.
Exemple hypothétique de normes et de limite cumulative de l’aide
Activité	Norme ministérielle	Autre aide gouvernementale	Limite cumulative	
Programme social (p. ex., financement de base)	90 %	10 %	100 %	
Programme social (p. ex., formation)	75 %	15 %	90 %	
Programme économique (p. ex., recherche-développement)	50 %	25 %	75 %	

Dans le cas d’un programme de contribution à une catégorie de bénéficiaires (comme le programme économique susmentionné), un ministère pourrait vouloir contribuer la moitié des coûts de projet admissibles. Toutefois, il peut vouloir préciser que l’aide gouvernementale totale (la limite de l’aide) ne doit pas dépasser 75 % des coûts admissibles pour :
−	permettre au destinataire d’obtenir une aide supplémentaire d’autres ministères fédéraux ou d’autres ordres de gouvernement et 
−	veiller à ce que le destinataire contribue au moins 25 % des coûts admissibles. 
Le ministère doit s’assurer que le bénéficiaire fournit continuellement de l’information financière lui permettant de déterminer si la limite cumulative a été dépassée. Si l’aide fournie dépasse la limite de l’aide, le ministère doit définir les cas de paiements en trop et les recouvrer.
Libellé du cumul de l’aide gouvernementale dans les conditions des programmes
« La limite cumulative de l’aide gouvernementale (aide fédérale, provinciale et municipale pour les mêmes dépenses admissibles) à l’égard du présent programme ne peut dépasser _____ % des dépenses admissibles.*
La limite cumulative doit être respectée lorsque l’aide est donné.
Si l’aide gouvernementale totale que reçoit un destinataire dépasse cette limite, le ministère devra rajuster son niveau d’aide (et, au besoin, demander un remboursement) de sorte que la limite de l’aide ne soit pas excédée.
Le programme exige de tous les destinataires éventuels qu’ils signalent l’ensemble des sources de financement pour un projet avant son commencement et à son achèvement. »
La disposition qui suit est facultative et s’ajoute à ce qui précède :
« Le niveau normal ou ciblé d’aide offerte par le ministère dans le cadre du programme représente ______ % des dépenses admissibles.* »	

* REMARQUE : Le premier alinéa et la disposition facultative doivent être modifiés si les ministères ont fixé des niveaux de cumul différents pour divers coûts et activités.
L’exemple qui suit illustre le cumul de l’aide en vertu du programme et les rajustements qui sont apportés à l’aide en cas de dépassement de la limite.
Scénario du cumul dans le cadre d’un projet
Exemple : Un ministère conclut un accord dans le cadre d’un programme de paiements de transfert.
Ensemble du financement (gouvernemental et non gouvernemental) : 1 000 $	(1)
Autre financement gouvernemental	(2)
Part du ministère	(3)
(1 + 2)
cumul	(4)
Part du destinataire	
Approuvé dans un accord écrit 	15 %
(150 $)	75 %
(750 $)	90 %
(900 $)	10 %
(100 $)	
Réel, établis pendant le projet ou après son achèvement 	25 %
(250 $)	75 %
(750 $)	100 %
(1 000 $)	0 %
(0 $)	
Correctif 1 : 
Rajuster en réduisant la part du ministère	25 %
(250 $)	65 %
(650 $)	90 %
(900 $)	10 %
(100 $)	
Correctif 2 : 
Rajuster en calculant proportionnellement l’aide des deux sources gouvernementales 	23.3 %
(233 $)	66.7 %
(667 $)	90 %
(900 $)	10 %
(100 $)	

Correctif 1 : Le scénario présume que l’aide supplémentaire imprévue (autre financement gouvernemental) de 100 $ n’est pas remboursée ou ne doit pas être remboursée, en tout ou en partie, au fournisseur initial de ces fonds.
Correctif 2 : Le calcul proportionnel des fonds varie selon le nombre d’organisations fournissant de l’aide et la nature des fonds fournis (par exemple, droit au financement dans certains cas et assujetti au recouvrement dans d’autres). Dans l’exemple ci‑dessus, on suppose qu’il y aura une « autre source de financement gouvernemental. (Par exemple, voici une méthode de calcul : Ministère – 75%  90% @ 100 $ = 83 $; puis 750 $ - 83 $ = 667 $ ou 66,7 %; autre source de financement gouvernemental – 15%  90% @ 100 $ = 17 $; puis 250 $ - 17 $ = 233 $ ou 23,3 %). Il existe d’autres méthodes valables de calcul proportionnel.
4.6.5	Durée des conditions — accords et paiements pluriannuels
Tous les programmes actifs de paiements de transfert doivent comporter une série de conditions en vigueur au moment où les activités du programme se déroulent. Dans le cas d’accords pluriannuels concernant une contribution comportant des dates au‑delà des conditions actuelles, le ministère devrait tenter par tous les moyens de faire approuver les nouvelles conditions par le Conseil du Trésor avant la date à laquelle prennent fin les conditions actuelles. 
Un ministre peut établir la durée d’un accord pluriannuel concernant une contribution, mais il doit suivre toute directive particulière dictée soit par le Cabinet, soit par le Conseil du Trésor.
Le ministre qui opte pour un accord pluriannuel de contribution doit obtenir l’accord du Cabinet quant à la nature permanente du programme et s’attendre à ce que le Conseil du Trésor étende le programme et en approuve les nouvelles conditions. En de telles situations, le ministère assume un élément de risque qui se rapporte à l’incertitude quant au prolongement du programme et au fait que les conditions demeureront les mêmes. Pour atténuer ce risque, ces accords doivent prévoir la résiliation non motivée, de manière à se conformer à toute décision ultérieure du Conseil du Trésor. La disposition de résiliation doit se distinguer expressément de la disposition « sous réserve de l’approbation des crédits par le Parlement ». De plus, les ministères doivent soigneusement planifier le renouvellement des conditions. 
En ce qui concerne les créditeurs à la fin de l’exercice, une dépense au titre d’une contribution est passée en charges au crédit de l’ancien exercice si, au le 31 mars, le paiement est dû et exigible conformément à l’accord de contribution. Si un paiement est dû et exigible et qu’un CAFE est établi pendant la durée des conditions, le paiement qui est effectué au cours d’un exercice ultérieur est autorisé conformément aux conditions. 
5	Plans et cadres obligatoires
La présente section cherche à préciser les exigences du CT quant aux présentations relatives à des programmes de paiements de transfert nouveaux ou renouvelés. Il s’adresse principalement aux gestionnaires de programme qui élaborent de nouveaux programmes de transfert ou qui gèrent des programmes en cours ainsi qu’aux analystes de programmes du Conseil du Trésor qui approuvent ces programmes. Cette section ne fournissant qu’une vue d’ensemble, il y a donc lieu de consulter les professionnels de l’évaluation dans les ministères pour obtenir des conseils plus précis.
La Politique sur les paiements de transfert porte que les présentations au Conseil du Trésor visant l’approbation des conditions d’un programme de subventions pour une catégorie de destinataires ou pour des contributions doivent comprendre un cadre de gestion et de responsabilisation axé sur les résultats et un cadre de vérification axé sur le risque qui traitent les plans de vérification et d’évaluation.
On s’attend à ce que la plupart des ministères aient instauré quelques‑uns des éléments exigés par les cadres susmentionnés. Les cadres ou plans ministériels peuvent déjà comporter des sections traitant spécifiquement des programmes de transfert actuels, à moins qu’il ne s’agisse du premier programme du genre offert par le ministère.
En pareil cas, il faut rajuster le cadre pertinent pour le rendre conforme au programme nouveau ou modifié et le mettre à jour pour qu’il tienne compte des exigences courantes de la politique. Si un tel cadre n’existe pas pour le programme envisagé, le ministère devra l’élaborer avant que la présentation ne soit soumise à l’approbation du CT.
5.1	Cadre de gestion et de responsabilisation axé sur les résultats
Aux termes de la Politique sur les paiements de transfert, chaque présentation au Conseil du Trésor relative à des programmes ou des initiatives comportant des paiements de transfert doit comprendre un cadre de gestion et de responsabilisation axé sur les résultats traitant les exigences en matière de responsabilisation, d’évaluation et de rapport. Le cadre devrait permettre la réalisation d’un certain nombre d’objectifs liés au programme de la gestion axée sur les résultats, soit :
−	établir clairement les rôles et responsabilités des principaux partenaires participant à l’exécution du programme ou de l’initiative (une saine structure de gouvernance);
−	assurer une conception claire et logique qui établit des liens entre les ressources et les résultats escomptés (un modèle logique axé sur les résultats démontrant une séquence logique des ressources, des activités, des extrants et des résultats clés du programme ou de l’initiative);
−	appliquer une solide stratégie de mesure du rendement qui permet aux gestionnaires de suivre les progrès, de mesurer les résultats, d’appuyer les travaux d’évaluation ultérieurs, d’apprendre et d’apporter en permanence des rajustements pour des fins d’amélioration;
−	déterminer les travaux d’évaluation qui devront être exécutés au cours du cycle de vie du programme; 
−	veiller à ce que des rapports satisfaisants soient présentés sur les résultats.
Un cadre bien élaboré représente :
−	une entente entre les partenaires sur les buts qu’ils cherchent à atteindre, sur les travaux qu’ils prévoient mener ensemble pour le faire et sur la manière dont ils mesureront les résultats et présenteront des rapports à cet égard;
−	un outil permettant d’améliorer la gestion, l’apprentissage et la responsabilisation tout au cours du cycle de vie du programme ou de l’initiative;
−	une indication précoce du caractère logique du programme ou de l’initiative, qui comporte un engagement solide en vue de l’atteinte des résultats escomptés et qui a une bonne chance de réussir.

Le cadre de gestion et de responsabilisation doit démontrer de manière convaincante l’intention et la capacité du ministère de comparer le rendement aux principaux engagements en matière de résultats, de façon continue (mesure du rendement permanente) et périodique par l’entremise de l’évaluation des programmes. Une stratégie bien étayée de mesure du rendement porte sur les éléments suivants :
−	principales activités du programme (qu’est‑ce qui sera fait ?)
−	clients ou populations ciblées (qui en profitera ?)
−	résultats escomptés (qu’est‑ce qui sera réalisé ?)
−	indicateurs de rendement (comment le saurons‑nous objectivement ?)
−	sources de données (où obtiendrons‑nous l’information ?)
−	considérations méthodologiques (comment procéderons‑nous pour les mesures et l’analyse et quels seront les coûts ?)
D’autres renseignements et conseils sur l’élaboration de cadres de gestion et de responsabilisation axés sur les résultats sont disponible au http://www.tbs-sct.gc.ca/eval/tools_outils/rmaf_crgar_f.asp
Références : Attentes et approches sur la responsabilisation (SCT http://www.tbs-sct.gc.ca/rma/account/account-f.html); Modèle de responsabilisation de l’ECUS 2000 http://www.tbs-sct.gc.ca/rma/account/sufa_f.asp	

5.2	Plan de vérification interne et cadre de vérification axé sur le risque
Le contenu du plan de vérification dépend de nombreux facteurs tels que les demandes de la direction, les obligations légales, les cycles déjà établis ainsi que les besoins et les attentes des organismes centraux et d’autres partenaires. Pour appliquer les ressources de vérification interne là où elles sont le plus nécessaires, il faut que le risque influe sur la planification. Un cadre de vérification axé sur le risque représente une approche cohérente et rigoureuse permettant de déceler, d’évaluer et de traiter le risque.
Lors de l’examen des programmes de transfert, les vérificateurs examineront les procédures et les contrôles qui ont été adoptés et évalueront les risques, puis décideront d’une stratégie de vérification pour le programme visé. Cette stratégie est reproduite dans le plan de vérification annuel ou dans un document distinct si le programme nouveau ou renouvelé a été élaboré après la publication du plan annuel de vérification. La gestion du risque est abordée à la section 7.
Il convient de se rappeler que la fonction de vérification cherche principalement à fournir l’assurance de la gestion et de l’administration saine des programmes. Cette constatation s’applique tant aux programmes de transfert conditionnels qu’aux programmes de transfert inconditionnels, qu’ils soient nouveaux ou renouvelés.
Dans certaines circonstances, la vérification interne peut porter sur des accords de contribution particuliers. C’est généralement ce qui se produit lorsque les gestionnaires de programme demandent la tenue d’une vérification interne parce qu’ils soupçonnent l’existence d’un problème, parce que les contrôles internes du programme comme la surveillance financière et opérationnelle ont échoué ou parce que les agents de programme disponibles n’ont pas la capacité ou le savoir‑faire pour traiter de la question ou font eux‑mêmes partie du problème.
Le plan de vérification interne compris dans une présentation au CT devrait donc surtout traiter de la manière et du moment où la vérification interne déterminera si le programme de transfert est bien géré et administré. Il peut également indiquer quand et comment certains accords de contribution particuliers seront vérifiés si l’on considère nécessaire de compléter la surveillance du programme ou d’en évaluer l’efficacité.
La section 9 traite de la vérification des programmes et des accords de transfert.
Il convient de signaler que la vérification des accords ne libère pas les gestionnaires de programme de leurs responsabilités d’assurer la surveillance efficace des accords de contribution qui relèvent de leur responsabilité.
6	Communications
La stratégie de communication décrit les stratégies optimales et les moyens de communication qui permettront d’atteindre les auditoires ciblés (c’est‑à‑dire les éventuels destinataires ou bénéficiaires des services) le plus rapidement et avec la plus grande rentabilité. 
6.1	Buts d’une stratégie ou d’un plan
−	Susciter un intérêt marqué de la part des participants éventuels et actuels pour le programme de paiements de transfert et le leur faire bien connaître.
−	Rejoindre le plus grand nombre possible de participants admissibles éventuels.
6.2	Éléments d’un plan ou d’une stratégie de communication
Identifier et discuter les éléments suivants dans votre plan :
Environnement public — Grandes questions liées à l’initiative qui sont bien en vue dans les médias et dans le grand public : que pensent le public canadien, les médias et les principaux intervenants de la question et des sujets connexes ?
Auditoires visés — Les personnes ou les groupes que vous ciblerez lorsque vous élaborerez et transmettrez vos messages et exécuterez vos activités de communications par exemple, les éventuels destinataires de paiements, l’industrie, les groupes d’intérêt, les lobbyistes, etc.
Considérations stratégiques — Cette section décrit comment l’initiative sera vraisemblablement reçue, ce qui comprend les éléments susceptibles d’attirer des réactions positives ou négatives. Elle traite également des moyens et moments optimaux pour présenter l’initiative et d’autres grandes questions qui pourraient influer sur l’initiative (par exemple, élections complémentaires, considérations économiques, enjeux locaux, opposants, etc.).
Principaux messages — Trois ou quatre points de discussion dont se serviront les porte‑parole désignés pour discuter publiquement de l’initiative. Ils énoncent les buts généraux et les points saillants de l’initiative.
Liens avec d’autres ministères — Les questions délicates touchant les provinces, territoires ou régions ou les partenariats, les partenariats interministériels ou les partenariats entre les tiers et les intervenants.
6.3	Éléments influant sur la stratégie ou le plan de communication
La présente sous-section décrit les divers éléments qui influent sur la complexité et le niveau d’effort requis pour élaborer une stratégie ou un plan de communication efficace. 
Connaissance des clients éventuels : Existe‑t‑il déjà une base de données des bénéficiaires éventuels ou une grande quantité de recherche s’impose‑t‑elle ?
Connaissance du programme : L’auditoire cible attend‑il avec beaucoup d’impatience le programme ou ce dernier est‑il relativement inconnu ?
S’agit‑il d’un programme nouveau ou renouvelé : La stratégie de communication sera vraisemblablement différente selon qu’il s’agit d’un programme nouveau ou renouvelé (par exemple, connaissance des clients éventuels).
Expérience et connaissance des bénéficiaires : Les auditoires cibles connaissent‑ils des programmes semblables (antérieurs) ou en ont‑il fait l’expérience ?
Accès à l’information : Les clients ou les destinataires sont‑ils défavorisés et ont‑ils facilement accès au matériel promotionnel sur le programme ?
Ressources : Quelles ressources ont été mises à la disposition du programme (paiements de transfert, coûts de gestion) ? De quelles ressources (humaines et financières) le ministère dispose‑t‑il pour promouvoir le programme ? (Par exemple, une contribution versée à une catégorie de bénéficiaires exigera vraisemblablement beaucoup plus de ressources qu’un transfert à un autre palier de gouvernement. De même, il existe des différences entre les programmes nationaux et régionaux. Les ressources en personnel affectées aux activités liées aux communications sont vraisemblablement supérieures dans le cas de programmes coordonnés par une AC).
6.4	Mesure et évaluation des stratégies et des plans de communication
Les stratégies et les plans de communication devraient faire l’objet d’évaluations périodiques et constantes pour en établir l’efficacité et l’efficience. Les ministères devraient fixer des cibles et des objectifs mesurables (par exemple, « x » requérants informés du programme d’ici le « y » [date]; matériel promotionnel envoyé à « x » requérants d’ici le « y » [date], etc.) et établir des indicateurs de rendement au stade de l’élaboration du programme. Idéalement, un expert en communications faisant partie du programme devrait s’acquitter de cette exigence. 
6.5	Produits et activités de communication
La présente sous-section décrit les outils et les moyens qui seront utilisés pour transmettre les messages aux auditoires cibles. Les produits tels que les communiqués et les brochures devraient renvoyer aux éléments suivants : l’objet du programme, les conditions du soutien, la manière de présenter une demande de soutien ainsi que toute exigence éventuelle en matière d’admissibilité et de surveillance.
Produits
−	Un communiqué qui sera diffusé aux journaux et aux revues donnant des précisions sur le projet et sur le programme dans son ensemble.
−	Un site Web qui fournit de l’information sur le programme et permet aux auditoires cibles de poser des questions et de faire des commentaires.
−	Des brochures, des dépliants et des affiches qui peuvent être remis aux membres des auditoires cibles.
Activités
−	Trouver les porte‑parole qui donneront des séminaires d’information publique dans des locaux à l’extérieur du ministère (par exemple, bibliothèques publiques, hôtels de ville).
−	Prendre des dispositions pour diffuser des entrevues préenregistrées ou en direct dans le cadre d’émissions‑débats ou d’émissions d’affaires publiques à la télévision et à la radio locales.
Pour un supplément d’information sur la sous-section et pour obtenir de l’aide, veuillez communiquer avec votre conseiller en communications dans votre ministère.
7	Gestion du risque
La présente section s’applique à l’ensemble du cycle d’un programme de transfert et aux accords qui s’y rapportent. Songer aux risques éventuels aux premières étapes de l’élaboration d’un nouveau programme de transfert assure que les contrôles ainsi que les mécanismes d’équilibre sont intégrés dans sa conception. La gestion du risque devrait faire partie intégrante de la gestion et de l’administration de l’ensemble du programme et influer sur la conception des contrôles internes administratifs, opérationnels et financiers.
Le principe de gestion du risque dans son entier fait actuellement l’objet d’un examen dans les secteurs public et privé. On encourage la direction à adopter une approche proactive en matière de risque et à le voir comme une possibilité. La présente section se limite aux éléments fondamentaux de la gestion du risque.
Référence : Le SCT a mis au point la publication Cadre de gestion intégrée du risque qui peut être consultée à l’adresse http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/dcgpubs/RiskManagement/rmf-cgr_f.html	

La plupart des activités comportent certains risques et cela est également le cas de programmes tels que les paiements de transfert. Dans de rares cas, le risque peut être éliminé complètement mais, en général, cette option ne peut être réalisée ou est trop coûteuse. Le risque existera toujours et doit être géré. La gestion du risque comporte les activités suivantes :
−	détection du risque,
−	évaluation du risque et
−	réponse au risque.
La gestion du risque devrait permettre à une main d’œuvre dynamique de prendre et accepter des risques tout en sachant où ils se trouvent et en connaissant leur gravité, puis d’assurer le contrôle. L’atténuation ou l’élimination du risque peut avoir des effets négatifs comme la perte de souplesse d’un programme ou la diminution de la créativité ou de l’initiative des personnes. Le risque peut également représenter le revers d’une occasion. Par exemple, sur le marché boursier, le risque est généralement associé à un rendement supérieur.
Aux fins du présent guide, le côté négatif du risque seulement sera envisagé - la possibilité qu’une circonstance non désirée se produise ou qu’une circonstance désiré ne se réalise pas. Nous verrons les mesures à prendre pour obtenir un avertissement hâtif, nous évaluerons la probabilité que l’événement non désiré se produise ou que l’événement désiré ne se produise pas, ainsi que les conséquences de cet état de chose, et nous verrons comment réagir en pareil cas.
7.1	Détection du risque
Il est fondamental de déceler le risque. Toutes choses étant par ailleurs égales, un risque connu est beaucoup moins menaçant qu’un risque inconnu. Plusieurs outils et processus permettent de déceler le risque.
7.1.1	Analyse des processus opérationnels
Un processus opérationnel est une séquence intégrée d’opérations, de mesures et de décisions qui mènent à un résultat escompté. Autrement dit, c’est le traitement d’intrants pour produire les extrants désirés. Parmi les exemples de processus opérationnels, mentionnons la préparation d’une présentation au CT relative à un nouveau programme de transfert, l’approbation d’un nouvel accord ou la tenue d’une visite de suivi sur place. 
Pour déceler les risques associés à un processus opérationnel, un examinateur se penche sur chaque opération, mesure et décision importantes. Dans chaque cas, il détermine s’il est possible que survienne un pépin et, dans l’affirmative, quelles pourraient en être les répercussions sur les étapes subséquentes ou sur les extrants ou les conséquences finales. 
Par exemple, si l’opération est un calcul, l’examinateur détermine s’il est effectué par une machine ou à la main. S’il est effectué par une machine, est‑il possible que la routine de calcul connaisse une défaillance ou que des données erronées soient utilisées ? S’il est effectué à la main, alors il faut tenir compte du risque d’erreur humaine. Quelle sera l’incidence d’une erreur de calcul sur le résultat ou le produit final ? À la fin, l’examinateur effectue une analyse globale de tous les risques décelés et documente l’incidence éventuelle, collective ou individuelle, sur le succès ou l’échec du processus. 
7.1.2	Analyse de l’information et des données
Dans bien des cas, il est possible de déceler le risque grâce à l’information et aux données existantes. Des écarts excessifs en ce qui concerne les indicateurs de la qualité ou du rendement peuvent refléter une perte de contrôle et un risque d’effondrement du processus. Si les indicateurs de rendement montrent une augmentation importante de la productivité sans une augmentation connexe des ressources, il faut alors songer à la possibilité d’une hausse du taux d’erreur. 
7.1.3	Entrevues
Les entrevues auprès de groupes ou les entrevues individuelles représentent un moyen très efficace de déceler le risque. Très souvent, les gestionnaires et les employés qui participent à un processus ont une bonne connaissance des risques auxquels ils sont confrontés. Ils peuvent avoir choisi d’accepter le risque mais, en général, ils sont au moins conscients de son existence. Pour déceler efficacement le risque, l’interviewer et les participants doivent bien connaître les programmes et processus, et les personnes interrogées doivent vouloir divulguer toute l’information pertinente, même si elle peut les mettre dans une situation compromettante ou embarrassante. 
7.2	Évaluation du risque
Après avoir décelé le risque, il faut l’évaluer. Deux facteurs caractérisent le risque : la probabilité qu’il se matérialise et les conséquences dans un tel cas.
7.2.1	Estimation de la probabilité de matérialisation
Il est impossible de toujours mesurer avec précision la probabilité qu’un risque se matérialise mais, dans la plupart des cas, il est possible au moins de l’estimer de manière objective. Pour ce faire, vous devez passer en revue les tendances historiques ou théoriques de l’occurrence, puis rajuster tous les facteurs connus susceptibles d’influer, de manière positive ou négative, sur ces tendances. 
Par exemple, le risque de vol d’un dossier de projet ordinaire est très faible, car qui serait intéressé d’acquérir frauduleusement un tel dossier ? Le risque peut toutefois augmenter si le projet est très controversé, suscite beaucoup d’intérêt public et pourrait être utilisé par des particuliers ou des groupes pour faire avancer leur position. La probabilité qu’un dossier de projet soit perdu n’est pas vraiment fonction du contenu mais de la fréquence de telles pertes dans le passé, des changements apportés au système de classement, de la discipline des agents de projet et des d’événements précis comme un changement dans le lieu de travail. 
Il arrive que la matérialisation du risque puisse être calculée à partir d’instruments probabilistes et statistiques. Tel serait le cas, par exemple, d’un programme de transfert qui accorde un soutien financier à des chômeurs qui acceptent de suivre une formation à titre de teneurs de livres. Si les statistiques du marché au moment de la création du programme montrent que, pour ce métier, trois personnes sur quatre possédant les titres de compétence nécessaires trouvent un emploi dans un délai de six mois, alors il existe un risque de 25% que le particulier qui a pris part au programme ne trouve pas d’emploi dans un délai de six mois. Ce risque peut être réputé acceptable, mais s’il devient évident plus tard qu’en raison de changements du marché du travail, la probabilité de trouver un emploi chute à une personne sur quatre, alors le risque d’échec peut devenir inacceptable et la poursuite du programme pourrait être remise en question. 
7.2.2	Estimation de l’incidence
La plupart des gestionnaires ou des employés connaissent au moins « intuitivement » les conséquences probables de la matérialisation d’un risque. En ce qui concerne les paiements de transfert, les gestionnaires responsables prendraient en considération la taille du transfert, la visibilité du programme ainsi que le contexte social, économique et politique. 
La perte financière associée à la matérialisation d’un risque peut en général être estimée avec plus de précision et même parfois être mesurée avec exactitude. Par exemple, une subvention de 10 000 $ octroyée à un particulier pour qu’il s’adonne à un nouveau métier ou à une organisation non gouvernementale (ONG) pour qu’elle construise une école constitue une perte nette si le particulier ne fait rien pour trouver un emploi ou si les représentants de l’ONG empochent l’argent à des fins personnelles. Mais, si le particulier se sert de l’argent pour se réinstaller dans un endroit où il peut trouver un emploi dans son métier ou si l’ONG utilise l’argent pour engager de nouveaux enseignants, faut‑il en déduire que tout l’argent a été mal utilisé ? 
7.2.3	Évaluation du risque en fonction de la probabilité et des conséquences 
On évalue le risque en combinant la probabilité et les conséquences de sa matérialisation. Un risque dont la probabilité de matérialisation est élevée et qui comporte des conséquences limitées pourrait être considéré équivalent, aux termes de l’évaluation, à un risque présentant une faible probabilité d’occurrence mais des conséquences dévastatrices. Toutefois, l’évaluation finale est basée en fonction du contexte du projet : au bout du compte, c’est un appel au jugement.
La grille qui suit illustre ce concept.
Grille de classement des risques
Le contenue des cases est indicatif. La décision sur l’action à prendre appartient à la gestion.
RÉPERCUSSIONS	Importantes	3	Le risque doit être géré et suivi	Le risque doit être suivi et géré de près	Le risque doit être suivi et géré en priorité	
	Modérées	2	Le risque peut être accepté s’il y a un suivi	Le risque doit être géré	Le risque doit être suivi et géré de près	
	Mineures	1	Le risque peut être accepté	Le risque peut être accepté s’il y a un suivi	Le risque doit être géré et suivi	
			Faible
(1)	Moyenne
(2)	Élevée
(3)	
			RISQUE	

7.3	La réponse au risque
Comme nous l’avons déjà indiqué, il est rare qu’un risque non souhaité puisse être complètement évité. Il peut parfois être transféré, par exemple en l’assujettissant à une assurance contre les risques, mais plus le risque est élevé, plus la prime est élevée. Par ailleurs, le risque peut être atténué grâce à des changements opérationnels ou à l’instauration de contrôles nouveaux ou améliorés. Toutefois, comme nous l’avons aussi précisé, une réduction considérable du risque peut entraîner des effets négatifs sur le milieu de travail. La direction peut décider, après avoir pris en compte toutes les solutions de rechange, « d’accepter le risque » au lieu de l’atténuer ou de l’éliminer. Elle peut en outre décider que le risque est lié à une occasion dont le bénéfice dépasse largement l’éventuelle incidence négative de sa matérialisation.
Cependant, chaque organisation a sa propre limite de tolérance au risque. Si cette limite est dépassée, le risque doit être atténué ou, avec le temps, éliminé. Le niveau de tolérance varie avec le temps, les changements de l’environnement, voire un changement de direction. Les outils ou stratégies qui suivent peuvent être utilisés pour atténuer ou réduire le risque. 
7.3.1	Contrôles préventifs ou correctifs
Les contrôles sont des outils de base dont se servent les gestionnaires pour garder les risques à un niveau approprié. Ils sont dits préventifs s’ils visent à éviter la matérialisation du risque et correctifs s’ils ont pour objet d’informer après coup de la matérialisation du risque, ce qui devrait entraîner la prise de mesures pour corriger la situation et éviter qu’elle ne se reproduise à l’avenir.
Des exemples de contrôles préventifs en ce qui a trait aux paiements de transfert, mentionnons l’examen, par un superviseur, d’un accord avant qu’il ne soit conclu, la vérification des dépenses et des coûts demandés conformément à un accord avant qu’un paiement ne soit versé ou le recours à une liste de contrôle pour veiller à ce qu’aucune étape importante d’un processus ne soit omise. Parmi des exemples de contrôles correctifs se trouvent les visites de suivi pour examiner les extrants opérationnels et la validité des demandes financières qui ont déjà été remboursées ainsi que l’évaluation des conséquences du programme de transfert. 	

7.3.2	Efficacité, efficience et économie des contrôles
Les contrôles entraînent des coûts : ils utilisent des ressources et, en général, ralentissent les processus. Ces inconvénients peuvent être atténués si les contrôles sont conçus de manière à assurer un maximum d’efficience et d’économie. 
L’efficacité d’un contrôle désigne la probabilité qu’il empêchera ou décèlera la matérialisation du risque qu’il doit couvrir. Elle peut être optimisée grâce à une bonne conception et à une application assidue. 
En règle générale, un compromis doit être fait entre l’efficacité, d’une part, et l’efficience et l’économie, d’autre part. S’il est possible de présumer de l’efficience et de l’économie à partir de la conception d’un contrôle et de les mesurer par la suite, l’efficacité ne peut habituellement pas être présumée avant d’avoir fait l’objet d’essais indépendants. 
Exemple : Un contrôle peut se faire par le biais d’une visite de suivi chez un commanditaire. L’économie peut être réalisée en empruntant le moyen de transport le plus économique pour s’y rendre et en jumelant la visite à d’autres visites pour minimiser encore plus les frais de déplacement. L’efficience peut être réalisée en prenant soin d’informer au préalable le commanditaire de la visite pour qu’il ait à portée de main tous les documents nécessaires et tous les employés compétents. Une condition pour assurer l’efficacité est d’avoir un personnel bien formé qui possède les outils de surveillance adéquats. Autres facteurs entrent également en ligne de compte, dont la diligence raisonnable de l’agent et son impartialité. 	

7.4	Auto‑évaluation
7.4.1	Auto‑évaluation du risque
En dépit du nom qui lui est donné, l’auto‑évaluation du risque est un processus qui traite en général tous les aspects de la gestion du risque : la détection, l’évaluation et la réponse. Elle est dirigée par les gestionnaires et les employés et non pas par des ressources externes, comme des vérificateurs ou des spécialistes des contrôles internes. 
Elle s’applique habituellement à un programme ou à une ou plusieurs de ses composantes plutôt qu’à un seul accord. Des groupes de gestionnaires ou d’employés concertent leurs efforts dans le cadre d’une séance dirigée par un animateur au cours de laquelle ils cernent et évaluent les risques de leurs secteurs de responsabilité ou d’expertise et sont invités à proposer des plans d’action.
La séance comporte habituellement un ou plusieurs exercices de remue‑méninges dans le cadre desquels les participants font état de tous les risques qu’ils connaissent. À la suite de chaque remue‑méninges, le groupe tient un vote pour répartir les risques selon la probabilité et l’incidence. Les membres peuvent ensuite discuter des mesures à prendre ou voter sur diverses options.
Les animateurs peuvent être des agents ou des gestionnaires de programme, des spécialistes des ressources humaines, des vérificateurs internes ou des professionnels des secteurs publics ou privés, embauchés à cette fin. Dans certains cas, l’auto‑évaluation du risque comporte une certaine mesure de validation des constatations par une partie indépendante, en général les vérificateurs internes du ministère.
7.4.2	Auto‑évaluation des contrôles
Les mêmes approches et techniques que celles utilisées pour l’auto‑évaluation du risque peuvent être retenues pour la détermination et l’évaluation des contrôles. L’exercice auto‑évaluation des contrôles peut fournir de l’information utile concernant la présence de contrôles ainsi que leur conception, leur coût et leur incidence sur les opérations. Toutefois, elle comporte une grande limite : à moins que les résultats ne soient validés de manière indépendante, elle ne peut fournir de preuves concluantes de l’efficacité des contrôles.
8	Gestion des accords
La présente section vise à aider les agents de programme et leurs superviseurs au niveau opérationnel qui participent directement à la gestion et à l’administration des accords de transfert. Il fournit des conseils sur de bons principes de gestion et de diligence raisonnable dans l’exécution des activités quotidiennes. Il traite de presque tous les paiements de transfert, conditionnels et inconditionnels, mais il ne vise pas à remplacer les lignes directrices ministérielles au sujet de programmes précis. 
La section s’applique à presque tous les programmes de transfert, mais il convient néanmoins de faire preuve de discernement au moment de l’appliquer à des programmes ayant été conçus pour offrir un maximum de souplesse aux destinataires avec un minimum de gestion directe de la part du ministère. Toutefois, même dans le cas de ces programmes, la nécessité de faire preuve de diligence raisonnable demeure. 
Annexe des pratiques exemplaires : Diversification de l’économie de l’Ouest (DEO) a mis au point des processus pour assurer la diligence raisonnable dans les projets ce qui comprend l’établissement d’une liste de contrôle.	

8.1	Sélection et approbation de nouveaux accords 
8.1.1	Contrôle financier et opérationnel préalable 
Au cours de cette évaluation préalable, l’agent de programme devrait vérifier ce qui suit :
−	Le requérant est‑il admissible au programme ? 
−	La demande satisfait‑elle aux conditions fondamentales du programme ?
−	Existe‑t‑il des questions non réglées, comme une dette non remboursée ou un mauvais dossier d’exécution, dont il faut tenir compte dans le cadre du processus de sélection et d’approbation ? 
−	Le requérant reçoit‑il déjà des fonds publics pour les activités à l’égard desquelles il demande des paiements de transfert ? (Il pourrait être nécessaire d’examiner le cumul de l’aide.)
Si le requérant fait partie d’une grande organisation, comme la faculté d’une université, le contrôle préalable devrait aussi être effectué au niveau auquel l’accord sera signé, par exemple au niveau de la faculté ou de l’université. 
8.1.2	Distinction entre fonctions et conflits d’intérêts
Dans la mesure du possible, on devrait éviter de confier à une même personne la sélection et l’approbation d’un nouvel accord concernant une subvention ou une contribution ou le renouvellement d’un accord. La plupart du temps, la décision d’approuver un tel accord comporte un élément de jugement personnel et suppose le versement d’importantes sommes d’argent à des groupes ou à des particuliers. La possibilité d’un parti pris ou d’un conflit d’intérêts existe donc. Un comité d’examen comporte de nombreux avantages, mais il n’est pas pratique au‑delà d’un certain volume ou en présence de contraintes temporelles. En pareil cas, un examen par les pairs pourrait constituer une solution de rechange valable. 
Il est essentiel, pour garantir l’impartialité et l’objectivité des accords de subvention ou de contribution, d’établir des relations d’affaires sans lien de dépendance avec les participants éventuels et présents. Les superviseurs doivent être à l’affût de tout indice que les agents relevant d’eux ne s’y conforment pas. Un agent qui estime être en situation de conflit d’intérêts avec un requérant devrait en informer son superviseur et s’abstenir d’exercer son influence sur l’issue de la demande. 
8.1.3	Consultation interne et externe
Quelques programmes exigent que certains particuliers, groupes ou organisations soient consultés dans le processus d’approbation. En pareil cas, toutes les consultations obligatoires doivent être menées avant de finaliser le processus de sélection et d’approbation. Les résultats de cette consultation, qu’ils soient favorables ou non, sont ensuite versés au dossier de projet. 
Même si le programme ne prévoit pas de consultation obligatoire, il y a lieu d’en mener une si le ou les agents de projet qui s’occupent du processus de sélection et d’approbation estiment qu’elle permettrait de prendre une décision ou de formuler une recommandation plus informée ou impartiale. Tel pourrait être le cas si l’agent n’a pas encore eu de rapports directs avec le requérant, mais qu’il sait que ce dernier a déjà conclu des accords de transfert avec le ministère ou si la demande comporte des éléments techniques ou juridiques que l’agent connaît mal. 
8.1.4	Justification de la recommandation
Renvoi aux objectifs du ministère et du programme
La justification invoquée pour recommander ou accepter l’accord de transfert doit être exposée dans le dossier. Les facteurs qui ont été pris en compte doivent être décrits et la façon dont le transfert favorisera la mission et les objectifs de ce programme précis doit être indiquée. Dans le cas de projets simples et relativement peu coûteux, un énoncé simple mais clair pourrait suffire, tandis que dans le cas de grands projets complexes, le dossier devrait contenir des preuves attestant que tous les facteurs importants ont été pris en compte et dûment pesés. Ce faisant, les agents de projet et les ministères se protègent contre d’éventuelles contestations de leurs décisions.
Exemple de justification d’un accord de contribution :
Le requérant a présenté un plan d’activités complet et possède plusieurs années d’expérience en matière de gestion des refuges pour sans‑abri. Le projet prévoit la création d’un refuge pour sans‑abri dans un quartier ne comportant pas de tels refuges. Le service accordera de nombreux avantages aux bénéficiaires ciblés. Le besoin d’un tel refuge a été établi par suite d’un sondage mené auprès des clients éventuels, et le budget opérationnel joint à la demande permettrait d’embaucher quatre professionnels de base, auxquels viendront s’ajouter des bénévoles. La municipalité fournira sans frais les installations. 	

Analyse coûts‑avantages
Dans la mesure du possible, l’évaluation des coûts et avantages prévus d’un accord de transfert devrait faire partie du processus de sélection et d’approbation. De telles évaluations sont menées automatiquement dans le cas des accords avec l’industrie. En revanche, les facteurs d’évaluation comme l’apport différentiel et la probabilité de réussite pourraient ne pas convenir à certains programmes, dont ceux ayant manifestement un caractère social. Toutefois, un genre quelconque d’analyse coûts‑avantages devrait être effectuée dans la mesure du possible, même si cela suppose un jugement personnel, afin d’assurer l’utilisation prudente et favorable des fonds du transfert.
Apport différentiel
Bien que cette exigence ne soit pas spécifiée dans la Politique sur les paiements de transfert, il convient, à titre de saine pratique commerciale, de tenir dûment compte de l’apport différentiel pour la plupart des programmes. Le cas échéant, la justification de la recommandation devrait indiquer que l’agent de programme a tenu compte de tous les avantages directs et indirects escomptés du paiement de transfert par rapport à la valeur du transfert. L’agent de projet devrait également déterminer dans quelle mesure le résultat attendu se produirait en l’absence du transfert. 
Exemples de questions à poser concernant l’apport différentiel :
−	Devrions‑nous dépenser 50 000 $ à titre de paiements de transfert pour créer des emplois qui, selon toute vraisemblance, ne produiront pas plus de 40 000 $ en salaires et disparaîtront lorsque cessera le financement ?
−	L’aide accordée à un propriétaire d’entreprise pour qu’il prenne de l’expansion dans un marché concurrentiel fermé pourrait‑elle causer des pertes d’emplois chez d’autres entreprises semblables ?
−	Une entreprise florissante en rapide expansion continuerait‑elle de créer de nouveaux emplois sans un accord de transfert ?	

Probabilité de réussite
Relevant plutôt d’une question politique, l’évaluation de la probabilité de réussite est une excellente pratique lors de la sélection et de l’approbation des demandes de paiements de transfert. Il n’est pas toujours possible d’effectuer une analyse de faisabilité pour chaque projet, mais une certaine confrontation avec la réalité est de mise avant de recommander un nouveau projet, surtout si aucun précédant n’existe. La recommandation devrait indiquer comment la réussite sera mesurée en termes d’extrants ou de conséquences, de même que les chances que cela se produise. 
Exemples de questions à poser concernant les chances de réussite :
−	Si les subventions doivent servir à promouvoir la lecture auprès d’un groupe ciblé, comment allons‑nous mesurer le succès ? Quantitativement, en comptant le nombre de livres lus ? Qualitativement, en mesurant les progrès à l’école ? 
−	Comment cette information sera‑t‑elle recueillie et qui se chargera de le faire ? 
−	Quel degré d’avancement constitue un succès ? 
−	Le succès peut‑il être atteint sur la durée du projet ?	

8.2	Accords
8.2.1	Subventions
Aux termes de la Politique sur les paiements de transfert, un accord écrit doit être conclu entre le ministère et le destinataire ou le commanditaire sauf dans le cas de subventions comportant de faibles risques et de moindre importance, auquel cas l’accord peut prendre la forme d’une demande et de la correspondance connexe. 
La politique ne définit pas les cas de faibles risques et de moindre importance et laisse aux agents de programme le soin de les déterminer. La sous-section 8.5 de la présente section, intitulée « Risque — accord écrit à l’égard des subventions », et la section 7 du présent guide traitent de la gestion du risque.
Qu’un accord écrit officiel existe ou non, le dossier devrait contenir des preuves vérifiables que le destinataire satisfait aux exigences d’admissibilité au moment du transfert ou qu’il continue d’y être admissible, si la subvention est versée par acomptes.
8.2.2	Contributions 
Les paiements de contribution doivent être étayés par un accord écrit entre le ministère et le destinataire. La plupart des accords contiennent deux sections : une section générique qui se rapporte principalement aux conditions générales du programme et une section propre à l’accord, qui a trait aux conditions de l’accord particulier. Cette dernière section prend souvent la forme d’une ou de plusieurs annexes. 
8.2.3	Délégation du pouvoir de signer
La « délégation des pouvoirs de signer » est le document officiel en vertu duquel chaque ministre délègue le pouvoir de signer à des fonctionnaires ministériels. Ce document comporte habituellement une grille qui donne le titre des postes génériques ainsi que les niveaux de pouvoir correspondants. Dans le cas d’accords concernant une subvention et une contribution, il indique généralement la fourchette financière à l’intérieur de laquelle un agent ou un gestionnaire peut approuver ou modifier un accord ou autoriser un paiement. Il faut toujours respecter non seulement le libellé mais l’intention de la délégation du pouvoir. 
Exemples de pratiques de signature inacceptables :
−	Un gestionnaire dont la limite du pouvoir de signer est fixée à 50 000 $ signe un accord d’une valeur de 49 000 $, puis le modifie pour que le commanditaire puisse demander 10 000 $ de plus.
−	Un agent de projet dont le pouvoir de signer s’établit à 20 000 $ signe deux accords d’une valeur de 20 000 $ avec un seul commanditaire pour la prestation de services semblables au cours de la même période. 	

8.2.4	Compréhension mutuelle des conditions de l’accord
Avant de procéder à la signature de l’accord, l’agent de projet devrait passer en revue l’accord avec le destinataire de sorte qu’ils interprètent et comprennent de la même façon les conditions. 
8.2.5	Signature de l’accord
Toutes les parties devraient signer une entente écrite avant la date prévue pour le début du projet et, plus important encore, avant que des dépenses soient engagées. Lorsque des dépenses admissibles sont engagées avant la ratification formelle de l’entente, les deux parties, le ministère et le demandeur, doivent comprendre les risques auxquels ils s’exposent.
Lorsque des dépenses admissibles doivent être engagées avant la ratification formelle, il faut bien expliquer au demandeur que le ministère ne remboursera pas ces dépenses si l’entente écrite n’est pas formellement ratifiée (c.-à-d. signée). En outre, si l’agent de projet n’a pas informé le demandeur du risque encouru, le demandeur pourrait faire valoir qu’il existe une entente verbale puisque l’agent de projet savait (ou donnait l’impression qu’il savait) que des dépenses étaient engagées et qu’un remboursement était prévu. Si un tel argument est reçu légalement, le ministère pourrait être obligé de rembourser le demandeur même si le ministère n’a jamais officiellement approuvé ou signé l’entente.
De plus, l’agent de projet devrait s’assurer que l’appellation légale du demandeur apparaît sur l’entente et que le demandeur lui-même, ou son représentant autorisé, l’a signée.
8.3	Surveillance
8.3.1	Supervision
La supervision consiste à dispenser une orientation et du soutien aux employés. Dans le cadre des programmes de transfert, elle constitue également un élément clé d’un bon cadre de gestion et de contrôle. Les agents de programme exécutent des activités qui comprennent l’attribution d’importantes sommes d’argent à des organisations ou à des particuliers. Les superviseurs devraient veiller à ce que les fonds publics soient utilisés efficacement et conformément aux fins prévues dans les conditions du programme.
8.3.2	Tenue des dossiers
Un dossier d’accord de transfert sert à de nombreuses fins. Il s’agit notamment :
−	d’un outil de travail et de référence pour les agents de projet qui traitent le dossier;
−	d’un outil de supervision et de contrôle;
−	d’un endroit central où se trouvent tous les documents et toute l’information liés à un accord; 
−	d’un important élément de la piste de vérification. 
Pour ces raisons, le dossier doit être bien documenté et tenu à jour. 
Le dossier d’une subvention ou d’une contribution doit contenir :
−	la demande initiale, 
−	suffisamment de documentation pour appuyer l’approbation de la demande, 
−	l’accord initial (sauf si la demande est réputée être l’accord, comme le permet la Politique sur les paiements de transfert dans le cas de subventions comportant de faibles risques) et toute modification ultérieure;
−	un enregistrement de toutes les communications importantes, écrites ou verbales, qui ont eu lieu entre le destinataire et l’agent de programme.
Le dossier d’un accord de contribution devrait également contenir ce qui suit :
−	toutes les demandes de remboursement originales présentées par le destinataire, ainsi que tout document justificatif (à moins que celles-ci soient retenues par les finances) et 
−	les rapports de surveillances et d’état de la situation.
8.3.3	Surveillance opérationnelle et financière des accords de contribution
La surveillance des accords de contribution est la pierre d’angle d’un cadre efficace de gestion et de contrôle. La surveillance financière procure l’assurance permanente que les remboursements demandés par le destinataire sont fondés sur des dépenses légitimes qu’il a vraiment engagées dans le cadre des activités prévues à l’accord. La surveillance opérationnelle garantit pour sa part que le destinataire satisfait aux conditions de l’accord. La section 9 traite de la surveillance.
8.4	Décaissements
8.4.1	Contrôles financiers
L’importance des crédits budgétaires accordés aux programmes de contribution varie d’un ministère à l’autre, mais ils représentent souvent plusieurs millions de dollars. Il convient de bien protéger ces fonds publics contre les erreurs, contre l’utilisation non appropriée ou abusive ainsi que contre la fraude. 
Les deux contrôles financiers universels, à savoir l’examen par un supérieur et la séparation des responsabilités, s’appliquent aux programmes de contributions. La supervision est une exigence continue et l’examen devrait être mené périodiquement par une personne qui connaît suffisamment le volet financier du programme de transfert et qui dispose d’un accès indépendant à l’information requise pour établir le caractère légitime des décaissements des comptes de transfert. 
La séparation des responsabilités consiste à ce qu’au moins deux personnes participent indépendamment à l’émission d’un paiement de transfert relatif à une subvention, à un paiement anticipé ou au remboursement des dépenses ou des coûts liés à la contribution. 
Les paiements supposent un accès aux systèmes financiers qui devrait être strictement réservé aux employés qui en ont besoin dans l’exercice de leurs fonctions légitimes et limité aux exigences de leurs fonctions. Aucun employé ne devrait, à lui seul, avoir accès simultanément à des fonctions financières qui doivent être divisées, comme l’entrée et l’approbation d’un paiement. Il incombe à la direction de veiller à ce que le profil d’accès des employés corresponde uniquement à celui dont ils ont besoin à un moment donné. L’employé est responsable de protéger la confidentialité de son mot de passe.
8.4.2	Gestion de la trésorerie
Calcul du coût d’intérêt théorique
Dans certaines circonstances, un paiement anticipé versé à un destinataire peut ne pas être immédiatement dépensé, et ce, pour diverses raisons. En pareil cas, si le destinataire est autorisé à conserver l’argent, les sommes inutilisées devraient être déposées dans un compte portant intérêt. Le montant d’intérêt qui a couru, ou qui aurait dû courir, est déduis du montant de l’avance versée pour les périodes ultérieures. (Le montant du revenu en intérêt devrait à tout le moins couvrir le coût et les efforts pour le calculer et l’imputer.) La politique ne stipule pas le taux d’intérêt à utiliser en l’occurrence, mais on peut se servir du taux des bons du Trésor à 90 jours ou une autre approximation du genre, comme le taux d’escompte bancaire. 
Établir le calendrier des paiements
Fréquence des paiements
Les subventions peuvent être versées en un seul ou plusieurs paiements réguliers, tandis que les contributions sont habituellement versées une fois par mois ou par trimestre.
Lorsque les subventions sont versées en plusieurs versements, le nombre minimal de ces derniers dépend de la valeur totale de la subvention, comme l’indique l’appendice B de la Politique sur les paiements de transfert. L’agent de programme peut décider d’effectuer plus de versements, lorsque le risque, l’importance, la qualité et la quantité d’information financière ainsi que les antécédents du destinataire appuient la décision.
L’agent de programme devrait s’inspirer des mêmes facteurs lorsqu’il décide de la fréquence à laquelle le destinataire d’une contribution doit présenter des rapports d’étape et demander des remboursements.
Il convient de signaler que le calendrier des rapports et des paiements diffère du calendrier des avances. S’il a été convenu que le destinataire présentera une demande trimestrielle de remboursement, cela ne signifie pas qu’il a automatiquement droit à une avance de trois mois au début de chaque trimestre.
Exigences relatives aux paiements anticipés
La Politique sur les paiements de transfert stipule qu’un paiement anticipé ne doit être fait que s’il est nécessaire. Les paiements types au titre d’une contribution concernent essentiellement le remboursement des dépenses ou des coûts subis par le participant qui doit faire le décaissement puis demander un remboursement. 
S’il est évident que cette approche entraînera de sérieux problèmes de trésorerie pour le destinataire, des paiements anticipés peuvent alors être faits. Il incombe au requérant de faire la preuve ouvertement que les paiements anticipés sont essentiels à l’exécution de l’accord. Pour ce faire, il produit habituellement une prévision détaillée des flux de trésorerie pour la durée de l’accord. Des avances seront le plus vraisemblablement requises dans le cas des programmes de transfert sociaux où le destinataire est une petite organisation à but non lucratif. En pareil cas, toutefois, le montant de l’avance ne devrait pas dépasser le montant nécessaire pour combler l’écart temporel entre les revenus et les dépenses. La justification de l’attribution de paiements anticipés doit être consignée au dossier, qui fera l’objet d’un examen par un supérieur.
Exemples d’avances justifiées :
Le destinataire, une organisation à but non lucratif n’ayant aucune encaisse ni aucune autre source de revenu, doit louer un bureau pour pouvoir commencer à exécuter les activités prévues à l’accord. Il doit verser au préalable les loyers pour le premier et le dernier mois. Une avance lui permettant de payer le loyer de ces deux mois serait vraisemblablement justifiée. D’autres dépenses, comme les salaires payables au cours de la période, peuvent également faire l’objet d’une avance. En revanche, tel ne devrait pas être le cas des factures payables au cours de la prochaine période.	

Comptabilisation des avances en fin d’exercice
Il faut utiliser beaucoup de prudence lorsque des avances entraînent le transfert de fonds d’un exercice à l’exercice suivant. La règle stricte et essentielle en matière de contributions est que les dépenses engagées au cours d’un exercice devront être remboursées au moyen de fonds alloués dans le même exercice. Dans des circonstances exceptionnelles, des avances versées au cours d’un exercice peuvent couvrir des dépenses engagées au cours de l’exercice suivant, mais la période qui se trouve dans le nouvel exercice ne peut dépasser un mois. 
Les avances en fin d’exercice ne doivent pas constituer un moyen d’éviter ou de réduire la péremption des fonds de transfert. Les agents de programme et les agents financiers devraient surveiller de près l’utilisation des fonds de transfert dans les derniers mois de l’exercice. 
Exemples de motifs valables du report au prochain exercice : 
Un projet commence vers la fin de l’exercice d’un ministère (situation qui, dans la mesure du possible, devrait être évitée) et a besoin d’une avance relative à des dépenses qui seront engagées avant et après le 31 mars. Il ne serait pas pratique de répartir l’avance en deux montants, l’un pour la période préalable au 1er avril (imputé à l’exercice précédent), l’autre pour la période qui reste (imputé au nouvel exercice). L’avance couvre donc les dépenses encourues en mars et en avril. 
Un paiement anticipé a été fait pour couvrir des dépenses engagées à la fin d’un exercice. Le projet s’étale sur deux exercices, et l’avance n’a pas été complètement utilisée avant le 31 mars. Le ministère, au lieu de demander le remboursement de la fraction inutilisée de l’avance et d’émettre une nouvelle avance pour le nouvel exercice, peut permettre au destinataire de conserver l’argent et de l’appliquer aux dépenses du nouvel exercice dans la mesure où l’argent est dépensé avant le 30 avril. 	

Des paiements anticipés ne sont pas émis pour les subventions et la comptabilisation des avances en fin d’exercice ne pose donc pas de problème. Toutefois, les subventions peuvent être versées sous forme de paiements anticipés s’étalant sur deux exercices. En pareil cas, chaque paiement doit être attribué à l’exercice au cours duquel il a été versé. 
8.4.3	Paiements
Exigences prévues à l’article 34
Conformément à l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP), aucun paiement n’est fait à moins qu’une personne détenant des pouvoirs délégués satisfaisants n’atteste que le bénéficiaire est admissible au paiement ou y a droit. Cela s’applique aux paiements de transfert. Dans le cas des subventions, l’agent autorisant le paiement aux termes de l’article 34 doit être convaincu que le bon montant est attribué à la bonne personne. 
Dans le cas des contributions, l’agent autorisant le paiement doit être convaincu que le remboursement demandé par le destinataire est fondé sur des dépenses admissibles ou des coûts qui ont été réellement acquittés conformément aux conditions d’un accord valide. Pour s’assurer directement que tel est le cas, l’agent devrait examiner les pièces justificatives de la demande de remboursement. (Aucune disposition de la Politique sur les paiements de transfert n’empêche l’agent de projet de demander des preuves documentaires à l’appui d’une demande de remboursement telles que des reçus, des feuilles de paie et des chèques traités par la banque.) Pour s’assurer indirectement de la conformité aux exigences de l’article 34, on effectuera périodiquement des visites de suivi ou une vérification financière postérieure.
Dans le cas des paiements anticipés, l’agent autorisant le paiement devrait s’assurer que le paiement est justifié et ne dépasse pas les limites établies dans l’accord.
Budget autorisé
Les paiements aux destinataires ne doivent pas dépasser le budget total autorisé dans l’accord initial ou modifié.
Dépenses
Les faits, en fonction de la nature et le contenu de l’accord, déterminent l’admissibilité des dépenses. Comme nous l’avons déjà expliqué, un accord de contribution devrait clairement indiquer les coûts et dépenses remboursables et la limite du remboursement. Par conséquent, toute dépense qui n’est pas autorisée par l’accord ou qui dépasse le maximum autorisé ne donne pas droit au remboursement. Le degré de détail ou de regroupement (ce qui assure une plus grande souplesse) des dépenses prévues au budget d’un accord, relève de la gestion du risque. À titre d’exemple, dans le cas d’un projet présentant des risques élevés, il pourrait être justifié de préciser le niveau maximum de soutien accordé aux dépenses d’un article d’exécution précis (par exemple, les salaires). En ce qui concerne les projets présentant des risques faibles, le regroupement des salaires sous une catégorie plus grande (par exemple, la catégorie recherche‑développement qui comprend les salaires, les avantages, les frais généraux, les fournitures) assurerait une plus grande souplesse pour ces articles d’exécution.
Dépenses admises et refusées
L’acceptation de dépenses est une question de crédibilité et de preuve. En règle générale, quand les coûts et les dépenses rencontrent l’essai d’admissibilité décrit ci-dessus et l’officier est satisfait qu’ils ont été en réalité encourus pour des activités indiquées dans l’accord, on permet le remboursement. Des méthodes d’échantillonnage statistique basées sur une approche de gestion du risque peuvent être employées pour la vérification des demandes de remboursement. Le degré de vérification exigée peut être basé sur des critères comme le profil de risque de destinataires, l’expérience de personnel administrant le programme, la sensibilité ou la matérialité des demandes de remboursement. Les officiers qui ont la responsabilité de la vérification des comptes doivent se référer à la politique sur la Vérification des comptes.
Dépenses et remboursements au titre de la TPS
Les destinataires de subvention et de contribution ne rendent pas des services et ne fournissent pas de marchandises et, donc, ne chargent pas de TPS ou de TVH aux ministères. 
Si le destinataire doit payer la TPS ou la TVH sur les fournitures qu’il achète conformément à un accord de subvention ou de contribution, le ministère peut lui rembourser le montant si le destinataire n’a pas droit à un crédit de taxe sur les intrants ou à un remboursement de TPS offert par l’Agence des douanes et du revenu du Canada (ADRC). 
Les destinataires inscrivent aux fins de la TPS peuvent avoir droit à des crédits de taxe sur les intrants de l’ADRC à l’égard de la taxe qu’il ont payée si certaines conditions sont remplies. S’ils ne sont pas inscrits, ils peuvent quand même avoir droit à un remboursement partiel de toute taxe payée. Les organismes publics suivants peuvent demander des remboursements aux pourcentages indiqués : hôpitaux, 83 %; écoles, 68 %; universités ou collèges publics, 67 %; municipalités, 57,14 %; organismes de bienfaisance et organisations à but non lucratif admissibles, 50 %.
Annexe des pratiques exemplaires : L’Agence de promotion économique du Canada atlantique (APECA) a traité en profondeur de la TPS relativement aux subventions et aux contributions.	

Comptabilité de caisse et comptabilité d’exercice
Nombre d’organisations se servent de la comptabilité d’exercice, ce qui suppose qu’un achat effectué un jour donné est passé en charges ce jour‑là, même si le paiement n’est effectué qu’à une date ultérieure. En général, les avances devraient couvrir les besoins réels d’encaisse, et les demandes de remboursement devraient se fonder sur les décaissements réels. Toutefois, si l’achat d’un bien ou d’un service doit être payé après l’achèvement du projet ou au cours du prochain exercice, alors le remboursement de la dépense peut être demandé avant que le paiement final ne soit effectué.
Dépenses avec effet rétroactif
Les dépenses avec effet rétroactif sont des dépenses encourues avant le début du projet. À moins d’être autorisées, les dépenses encourues avant le début du projet ne sont pas admissibles pour remboursement.
Occasionnellement, un cas peut être fait pour autoriser des dépenses avec effet rétroactif.
Si les dépenses avec effet rétroactif ne sont pas encourues avant la soumission de la demande d’aide, mais, pour des raisons opérationnelles, doivent être encourues avant la date de début (référez-vous à l’exemple ci-dessous), le requérant doit demander leur inclusion dans les dépenses admissibles. Une fois qu’une demande incluant des dépenses avec effet rétroactif est soumise, le requérant devrait être avisé par écrit du risque étant assumé. C’est-à-dire, le requérant doit comprendre que le financement du projet et/ou des dépenses avec effet rétroactif peuvent être approuvés ou niés par les agents ministériels autorisés.
Si les dépenses rétroactives ont été encourues avant la demande d’aide et avant la date de début et que le requérant veut recevoir le remboursement des dépenses avec effet rétroactif, encore ici, le demandeur doit demander leur inclusion dans les dépenses admissibles pendant le processus d’application. Cependant, pour que de telles dépenses soient approuvées par les agents ministériels autorisés, les circonstances entourant les l’admissibilité des dépenses avec effet rétroactif devraient être exceptionnelles et le raisonnement devrait être très irrésistible.
Exemple : Un permis de construction du gouvernement municipal est exigé « avant » de procéder avec des activités de construction. 	

Note : Une telle pratique ne doit pas servir à contourner la politique relative aux dépenses en fin d’exercice.
Cumul des dispositions d’aide
Il incombe au requérant d’indiquer dans sa demande tous les renseignements pertinents concernant les autres sources de financement prévues ou de participation en nature ou d’informer l’agent de projet lorsque de nouvelles sources de financement visant le même projet sont offertes au cours de la durée de l’accord. L’agent de projet a le droit et le devoir de poser des questions et d’effectuer les vérifications qui s’imposent pour éviter que les mêmes coûts et dépenses ne soit demandés et remboursés dans le cadre de différents accords. Par exemple, si le loyer est imputé intégralement à un programme, il ne peut être réclamé à titre de dépense d’un autre programme. La question du cumul est abordée de manière plus détaillée à la sous-section 4.6.4.
Contributions en nature
Incidences du cumul : Les contributions en nature désignent des opérations portant sur des éléments d’actif hors caisse (par exemple, des titres, des terrains, des immeubles, de l’équipement, l’utilisation d’installations, de la main‑d’œuvre, des marchandises) que des parties intéressées, comme les destinataires, les destinataires finals, les ministères et autres organismes gouvernementaux, fournissent à l’appui d’un projet ou d’une initiative à l’égard duquel des paiements de transfert fédéraux ont été approuvés. (Le terme « élément d’actif » désigne un avantage futur qui peut contribuer directement ou indirectement aux flux de trésorerie nets futurs).
Toutes les contributions, qu’elles soient en espèces ou en nature, visant les coûts admissibles d’un projet doivent être prises en compte au moment d’appliquer la politique relative au cumul et d’examiner les sources et les utilisations des fonds. Les contributions en nature réputées être des coûts inadmissibles qui sont toutefois liées au projet devraient être examinées au titre des sources et utilisations des fonds, mais non du calcul du cumul.
Aux termes de la politique, le seuil du cumul s’établit à 100 000 $ (le point à partir duquel les autres sources d’aide gouvernementale doivent être prises en compte aux fins de la détermination et de la surveillance du niveau approprié d’aide gouvernementale totale à l’égard d’un projet ou d’une initiative). Ce seuil englobe toutes les sources gouvernementales, qu’elles soient monétaires ou non monétaires. 
Admissibilité : Pour être admissible à titre de contribution en nature :
−	L’élément d’actif doit être essentiel au succès du projet ou de l’initiative et être admissible conformément aux conditions du programme. Par ailleurs, le destinataire doit l’avoir acheté et payé.
−	Il doit être appuyé par un engagement pris par le requérant (à moins qu’il ne s’agisse d’une contribution ministérielle) et sa valeur doit avoir été confirmée par des représentants du ministère lors de l’étape d’évaluation du projet.
−	Le soutien des contributions en nature doit être justifié et documenté lors de l’étape de l’approbation initiale ou de la modification.
−	L’élément d’actif doit être consigné à sa juste valeur dans l’accord de contribution du destinataire. Les contributions en nature des requérants ne devraient être reconnues que si leur juste valeur peut être raisonnablement estimée.
−	Pour établir la juste valeur, il faut utiliser soit la valeur marchande du bien soit une évaluation. Une évaluation selon la méthode du prix de revient peut être exigée si les forces du marché sont faibles ou absentes (par exemple, la valeur de « l’utilisation des installations » dans une agglomération d’une région éloignée du Nord lorsque des propriétés semblables n’existent pas).
−	Pour établir la juste valeur, veuillez vous reporter au chapitre 4410 du Manuel de l’ICCA (de l’Institut Canadien des Comptables agréés) concernant les organisations à but non lucratif et les contributions.
Remboursement des contributions en nature
En règle générale, les remboursements des contributions en nature devraient être adressés durant les négociations de l’accord. 
Remboursable
−	Les contributions en nature peuvent être réclamées pour remboursement si elles représentent des coûts éligibles encourus par le destinataire (ils ne font pas partie de la contribution du destinataire vers le projet). Par exemple, si le coût de soutien administratif était contribué à un projet et était approuvé comme coût éligible, il serait remboursable parce qu’un coût a été encouru par le destinataire. 
−	Utilisation des immobilisations - les immobilisations possédées par un destinataire et exigés pour le projet peuvent être remboursables. Par exemple, un destinataire utilise une propriété qu’il possède pour effectuer une activité de projet et réclame des dépenses de loyer basées sur la valeur marchande juste. Ce coût peut être remboursable si le destinataire encourt autrement une perte de revenu de la location de l’espace ou s’il y a un coût lié à utiliser les lieux pour le projet. Puisqu’il pourrait y avoir du “profit” produit de l’établissement par le destinataire après le coût d’impôts, d’intérêt, d’entretien, etc..), un remboursement de 100% des coûts est découragé même si le ministère a l’autorité de débourser jusqu’à 100% des coûts éligibles. 
Non remboursable
Il y a un certain nombre d’exemples où des contributions en nature ne peuvent être remboursées
−	les coûts relatifs ne sont pas éligibles;
−	le destinataire n’a pas encouru un coût: 
Par exemple: le remboursement des capitaux donnés par des individus ou des organismes tels que les matériaux ou le travail volontaires aurait comme conséquence un bénéfice au destinataire parce que la base de coût du destinataire est nulle ;
−	la contribution en nature est la part du projet du destinataire. 
Pour illustrer les contributions en nature, prenons un projet à l’égard duquel le destinataire a besoin de locaux à bureaux, de chauffage et d’électricité ainsi que de supervision pour exécuter les activités aidant les étudiants à obtenir de la formation en cours d’emploi. Supposons que les conditions du programme permettent ces coûts et activités et fixent à 50 % la limite du cumul. Supposons également que le ministère peut fournir les locaux à bureaux, le chauffage et l’électricité (dont la valeur s’établit à 100 000 $) à titre de contribution en nature. Le destinataire ne peut contribuer que les coûts de supervision (il a un effectif dont la contribution est évaluée à 100 000 $) à titre de contribution en nature. Même si un seul employé peut être requis pour assurer la supervision à un moment donné, différents employés sont retenus en fonction de l’expertise requise.
Dans cet exemple, si les contributions en nature du ministère et du destinataire n’étaient pas reconnues à titre de coûts admissibles, le projet ne pourrait être réalisé. Cependant, parce que les contributions en nature peuvent être reconnues à titre de coûts admissibles, la valeur des contributions de chaque partie, établie à 100 000 $ chacune, permet au projet de respecter la limite du cumul fixée à 50 %.
Si la limite du cumul avait été plus élevée, disons si elle représentait 75 %, une partie des coûts admissibles du destinataire aurait pu lui être remboursée (en présumant qu’ils avaient au préalable été jugés remboursables) parce que le destinataire aurait subi ce coût. En revanche, si de la main‑d’œuvre bénévole d’une valeur de 100 000 $ avait été donnée au projet plutôt que d’utiliser des employés en poste, la limite du cumul de 50 % ou de 75 % serait tout de même respectée, mais la main‑d’œuvre donnée ne serait pas remboursable.	

Transferts non monétaires
Aux termes de la Politique sur les paiements de transfert, le transfert de biens ou d’avantages non monétaires ayant une valeur totale d’au moins 100 000 $ doit être consigné et comptabilisé à titre de paiement de transfert conformément à la Politique du Conseil du Trésor sur la comptabilisation des opérations non monétaires et aux Normes comptables du Conseil du Trésor.
Cela ne signifie pas pour autant qu’un transfert non monétaire d’une valeur inférieure à 100 000 $ ne doive pas être comptabilisé dans le cadre de l’accord. Par exemple, supposons qu’un accord de transfert prévoie qu’en plus d’un certain montant en espèces, le destinataire recevra de l’équipement d’une valeur de 20 000 $. Cette personne devrait être tenue responsable de l’utilisation de l’équipement et, avec le temps, de son retour ou de son aliénation appropriée si les conditions de l’accord ne sont pas remplies ou si l’accord ne prévoit pas que le destinataire deviendra propriétaire de l’équipement à l’achèvement du projet. De même, si le transfert non monétaire prend la forme de main‑d’œuvre, c’est au destinataire qu’il incombe de rendre compte des travaux effectués dans le cadre de l’accord. L’accord devrait indiquer clairement la nature, la valeur ainsi que les conditions associées au transfert non monétaire. En outre, à l’achèvement de l’accord, le dossier devrait contenir des renseignements sur l’aliénation de ces éléments d’actif. 
8.4.4	Identification des paiements en trop
Il se peut qu’au cours de la durée d’un accord, le destinataire d’un paiement de transfert ne puisse rendre compte de l’argent qu’il a reçu sous forme d’avance, de remboursement ou de paiement anticipé. Une telle situation peut être décelée dans le cadre d’une visite de suivi sur place, au cours des mesures comptables de l’étape de clôture du projet ou dans le cadre d’une vérification effectuée à l’achèvement de l’accord. (La plupart des accords stipulent que le destinataire doit conserver tous les documents liés à des activités menées dans le cadre du projet pendant un certain nombre d’années et donne au ministère le droit d’effectuer une vérification du projet pendant cette période. Une telle vérification est habituellement menée lorsque le ministère a reçu une plainte ou des allégations de fautes). En ce qui concerne les subventions, il se peut que le bénéficiaire ait obtenu la subvention par suite de renseignements faux ou trompeurs. Pour ce qui est des contributions, cette situation se produit généralement après que l’on a constaté qu’une partie de l’avance reçue n’a pas été utilisée ou que les coûts et les dépenses qui ont déjà été demandés et remboursés n’étaient pas admissibles.
Cette situation ne donne pas forcément lieu à un paiement en trop, à l’ouverture d’un compte débiteur ou au déclenchement de procédures de recouvrement. 
Si l’accord n’a pas encore pris fin au moment où est constaté le paiement en trop, vous devriez faire enquête sur les circonstances qui ont mené au paiement en trop. S’il est le fait d’une simple erreur de l’une ou l’autre partie, comme une erreur de calcul ou une demande de remboursement excédentaire faite de bonne foi, il suffit de déduire le montant payé en trop des paiements futurs. S’il semble exister une fraude, demandez aux vérificateurs internes ou externes de mener une enquête approfondie sur la question. Par fraude, nous entendons la présentation de renseignements faux d’une manière qui trompe une autre personne et qui cherche délibérément à la tromper. Ce terme englobe tous les actes, les omissions et les dissimulations mettant en cause un manquement à un droit légal ou à une obligation morale qui entraînent des dommages pour d’autres personnes. Il peut comprendre le détournement de biens ou la présentation de faux renseignements financiers afin de dissimuler le détournement de biens ou à d’autres fins. Les tentatives de fraude constituent également un délit.
Si l’accord a pris fin et qu’il existe un solde en souffrance, la direction devrait entamer les procédures nécessaires pour demander au destinataire de rembourser l’argent. 
Si la négligence ou la fraude sont confirmées, le dossier doit être porté à l’attention de la direction du programme qui décidera si des mesures autres que le recouvrement du paiement en trop s’imposent. De telles mesures peuvent comprendre le renvoi du dossier à des services de police ou la prise d’une action en justice.
8.4.5	Remboursement des contributions (dans le cas des transferts remboursables seulement)
Aux termes de la Politique sur les paiements de transfert, « lorsqu’une contribution est versée à une entreprise et vise à lui permettre de faire des profits ou d’augmenter la valeur de l’entreprise, celle-ci doit repayer la contribution ou partager les avantages financiers qui en découlent avec le gouvernement, proportionnellement au niveau de risque qu’ils partagent ». Le terme entreprise est défini à l’appendice A de la Politique sur les paiements de transferts.
Font toutefois exception à l’exigence relative au remboursement les cas où le paiement de transfert vise principalement à accorder un soutien de revenu et la stabilisation du revenu dans le cas de particuliers, lorsque la contribution est versée à une organisation à but non lucratif, lorsque la valeur de la contribution est inférieure à 100 000 $ ou lorsque aucun avantage quantifiable ne revient au destinataire à titre de conséquence directe de la contribution.
L’un des principaux défis à relever en matière de gestion des paiements de transfert remboursables consiste à trouver un juste équilibre entre le mandat du programme et les exigences de recouvrer les investissements. La manière dont est élaborée la politique du programme influe directement sur les résultats en matière de recouvrement. Toutefois, plus les conditions et les contrôles de gestion sont renforcés afin de maximiser les résultats des mesures de recouvrement, plus le risque est élevé que les mesures prises aient un effet contre‑productif sur le mandat initial du programme. (Par exemple, une agence d’expansion économique pourrait opter pour une politique d’acceptation de garanties afin de minimiser les pertes, mais cette politique réduirait également l’accès des promoteurs au financement bancaire.) 
Au moment d’instaurer une disposition de remboursement dans un accord de transfert, il convient de tenir compte des facteurs suivants :
−	Au moment de faire preuve de diligence raisonnable, accordez plus d’attention aux questions qui se rapportent à la solvabilité et au service de la dette.
−	La structure des conditions de remboursement influe directement sur les résultats de la perception et du recouvrement.
−	Élaborez un cadre de gestion du risque pour minimiser ou contrôler les pertes et assurer le recouvrement rapide des fonds. Un tel cadre doit traiter des questions liées à l’évaluation du risque, à la cotation du risque ainsi qu’aux niveaux et fréquences pertinents des activités de surveillance et de rapports.
−	Élaborez une politique de perception pour veiller à l’uniformité des rapports entre les agents et les clients et pour faire en sorte que les agents traitent ceux-ci sur une base commerciale, juste et raisonnable. Il convient également de fournir des conseils sur le traitement des comptes qui posent problème.
−	Fixez des exigences en matière de rapports de l’entreprise sur les activités du portefeuille et sur le rendement pour assurer une surveillance appropriée des résultats.
−	Évaluez le caractère suffisant des ressources et de la formation pour veiller à ce que les régimes de gestion du risque et de surveillance soient bien mis en œuvre.
8.4.6	Modification des accords de transfert 
Les modifications peuvent influer sur le montant maximal à payer en vertu de l’accord, sur la date d’achèvement ainsi que sur les conditions, ce qui comprend la définition des dépenses admissibles et des résultats escomptés. Justifiez par écrit toutes les modifications et joignez cette justification à l’accord modifié qui est versé au dossier. S’il s’agit d’une modification mineure, comme une courte prorogation de la durée du projet et que le motif est évident, la demande de modification signée par le destinataire pourrait suffire à titre de justification, mais la modification devrait quand même être reconnue et approuvée par un représentant ministériel autorisé. Il ne faut pas modifier avec effet rétroactif un accord qui a déjà pris fin.
8.4.7	Renouvellement des accords de transfert
Accords pluriannuels
Chaque année, le Parlement vote les fonds destinés aux programmes. Les accords pluriannuels sont renouvelés automatiquement d’année en année jusqu’à ce que prenne fin la période visée, dans la mesure où les fonds requis ont été votés et où aucune circonstance ne justifie l’abrogation de l’accord. C’est pourquoi les accords pluriannuels doivent comporter une disposition qui assujettit leur prorogation à la disponibilité des fonds. Veuillez également vous reporter à la discussion sur le sujet à la sous-section 4.6.4. du présent guide. 
Accords d’un an
Il ne faut pas automatiquement renouveler les accords. Essentiellement, les critères qui s’appliquent au renouvellement d’un accord sont les mêmes que ceux utilisés lors de la sélection et de l’approbation d’un nouvel accord. Le fait qu’une initiative ait par le passé atteint ses objectifs ne signifie pas forcément qu’elle continuera de le faire dorénavant ou que les objectifs demeurent valides.
8.4.8	Clôture des accords de transfert
À l’achèvement d’un projet ou dans le cas d’un transfert remboursable, une fois les obligations de remboursement acquittées
Il s’agit de la manière « normale » pour qu’un accord prenne fin. Les accords de transfert peuvent ne durer qu’un jour dans le cas du versement d’une subvention à un particulier ou s’étaler sur plusieurs années (sous réserve de l’affectation de crédits). Des procédures de clôture s’appliquent aux accords de contribution, et il convient de les exécuter immédiatement avant la date de clôture. Conformément à la Politique sur les paiements de transfert, « une partie de la contribution devrait seulement être payée suivant le compte rendu final de la contribution par le bénéficiaire ». La partie de la contribution à retenir est une question de jugement, fondé sur les risques et sur les flux de trésorerie prévus. Toutefois, suivant la règle empirique, on peut retenir un montant correspondant au montant de la dernière demande de remboursement prévue. 
Dans le cas d’accords de très petite taille, les procédures de clôture devraient comprendre à tout le moins une surveillance financière de toutes les dépenses dont le remboursement a été demandé depuis la dernière surveillance financière du projet ainsi qu’une surveillance opérationnelle des produits livrables depuis la dernière surveillance opérationnelle du projet. En ce qui concerne les projets pluriannuels, il convient de mener un processus semblable une fois l’an ou, à tout le moins, à mi‑chemin du projet, selon le risque et l’importance. Notez : le contrôle financier et opérationnel est défini dans la sous-section 9.2.2.
L’accord relatif à un transfert remboursable prend fin lorsque le commanditaire ou le destinataire s’est acquitté de ses obligations financières envers le Canada, soit en remboursant le montant intégral indiqué dans l’accord, soit en concluant une entente avec le ministère.
Clôture pour motif
Manquement aux obligations contractuelles
Le destinataire doit s’acquitter de l’obligation contractuelle de donner un rendement conforme aux conditions de l’accord de contribution. En général, s’il omet de s’y conformer, il se place en position de rupture de contrat, ce qui peut entraîner la résiliation anticipée de l’accord. En pareil cas, le ministère demande le remboursement des fonds non comptabilisés. S’il s’agit d’une contribution remboursable, le montant intégral de la contribution versée doit être demandé sur‑le‑champ et recouvré.
Fausse déclaration
Toute partie à un accord de transfert qui obtient des avantages en espèces ou en nature par suite d’une fausse déclaration n’a plus droit à ces avantages. La relation de confiance est brisée, et des mesures pertinentes seront habituellement prises pour résilier l’accord et prendre les correctifs qui s’imposent. 
S’il soupçonne des actes illicites, le ministère doit immédiatement confier le dossier à la GRC pour qu’elle mène une enquête.
Par définition, la fraude désigne la présentation de renseignements faux d’une manière qui trompe une autre personne et qui cherche délibérément à la tromper. Ce terme englobe tous les actes, les omissions et les dissimulations mettant en cause un manquement à un droit légal ou à une obligation morale qui entraîne des dommages pour d’autres personnes. Il peut comprendre le détournement de biens ou la présentation de faux renseignements financiers afin de dissimuler le détournement de biens ou à d’autres fins, par suite :
(i)	de la manipulation, de la falsification ou de l’altération de dossiers ou de documents;
(ii)	de la suppression d’information, de transactions ou de documents;
(iii)	de l’inscription de transactions sans fondement;
(iv)	de la mauvaise application de principes comptables.
Les tentatives de fraude constituent également un délit, lorsque la présentation de renseignements faux cherche à tromper une autre personne. Elles contiennent les mêmes éléments que ceux indiqués ci‑dessus à l’égard de la fraude.
Outils : Veuillez consulter les listes de contrôle établies par l’APECA qui se trouvent à l’annexe des pratiques exemplaires et qui indiquent la marche à suivre lorsque l’on soupçonne les fraudes susmentionnées.	

Autres raisons
Retrait volontaire d’une des parties à l’accord
En général, les accords de contribution définissent les conditions de retrait volontaire d’une des parties. Normalement, la partie qui décide de se retirer donne aux autres parties un préavis écrit (habituellement de trois mois). 
Consentement mutuel
Les accords de contribution prévoient aussi en général la résiliation anticipée avec le consentement de toutes les parties. Il n’est pas nécessaire que l’accord précise des conditions spéciales étant donné que les parties sont, par définition, satisfaites de l’arrangement.
8.4.9	Exécution d’un programme de transfert par une autre organisation
Dans tout accord de transfert, on retrouve au moins deux parties, à savoir le ministère, qui fournit les fonds du transfert et gère le programme, et le destinataire, qui peut être un particulier, une organisation, une entreprise ou un autre palier de gouvernement. Certains accords peuvent avoir été conclus avec plus d’un destinataire, et chacun d’entre eux est responsable conjointement de l’exécution du projet. 
Dans certains cas, on s’attend à ce que le destinataire conclue des accords auxiliaires, sous l’égide de l’accord initial, avec d’autres particuliers ou organisations. Lorsque cela se produit, le destinataire devient essentiellement le gestionnaire des fonds du programme et l’administrateur des accords auxiliaires. Cette situation présente de nombreux avantages, mais elle pose des défis uniques en ce qui concerne la responsabilisation et la gestion et, parfois, le financement. La présente sous-section s’applique presque entièrement à ce genre d’exécution, mais les facteurs supplémentaires qui suivent doivent être pris en compte. La prochaine section traitera plus spécialement de la surveillance et de la vérification.
Responsabilité des parties à un accord auxiliaire
Lorsqu’un accord auxiliaire est conclu, les parties peuvent partager les risques et la responsabilité, mais il incombe toujours au ministère fédéral de veiller à ce que l’accord permette aux citoyens canadiens d’optimiser les ressources investies, à ce que des comptes soient rendus sur la dépense des fonds publics et à ce que des rapports soient soumis au Parlement. 
Veuillez consulter la liste de contrôle à la sous section 8.5 au sujet des exigences prévues à l’appendice C de la politique lorsque le projet est offert par un destinataire ou un destinataire final.	

Gestion de l’accord auxiliaire
Les ministères devraient faire preuve de diligence raisonnable dans la gestion de l’accord initial, mais ils devraient aussi instaurer des contrôles et des mécanismes de présentation de rapports pour démontrer que le fournisseur de l’accord auxiliaire gère avec de saines pratiques d’affaires. 
Financement de l’accord auxiliaire avec un autre ministère fédéral
Lorsqu’un ministère veut confier à un autre ministère (OMG) l’administration d’un programme, il peut recourir à l’un des deux mécanismes de financement suivants : 
−	déléguer ses pouvoirs à l’autre ministère par l’entremise du compte d’attente des autres ministères ; et, 
−	transférer ses pouvoirs à l’autre ministère par le processus du budget supplémentaire des dépenses. 
Suivant le mécanisme du compte d’attente des autres ministères, le ministère de financement délègue au ministère de dépenses son pouvoir de dépenser, mais le premier conserve l’entière responsabilité de l’exécution du programme. 
Suivant le mécanisme du budget supplémentaire des dépenses, le pouvoir de dépenser est délégué au ministère de dépenses, mais ce dernier assume l’entière responsabilité de l’exécution du programme. 
Les deux mécanismes prévoient que le pouvoir délégué ou transféré devient caduc à la fin de chaque exercice s’il n’est pas utilisé au complet.
La sous section 8.5 aborde en profondeur l’utilisation du compte d’attente des autres ministères et le protocole d’entente type relatif à un paiement de transfert entre deux ministères par le truchement du processus du budget supplémentaire des dépenses. 	

8.5	Annexes et outils
8.5.1	Liste de contrôle — destinataires qui distribuent des contributions
Autres dispositions à inclure dans les accords de contribution ou les ententes contractuelles avec des tiers ou des bénéficiaires qui participent à la distribution des montants des contributions (référence : Politique sur les paiements de transfert, appendice C, partie 2).
−	description du cadre de gestion et de responsabilité des destinataires initiaux; 
−	assurance que l’objet public du programme et la nécessité d’offrir un service transparent, juste et équitable ne soient pas compromis par la recherche d’efficacité accrue; 
−	attentes claires et convenues entre les parties; 
−	rôles et responsabilités clairs, dont les rôles et les responsabilités sur le plan financier; 
−	processus de prise de décisions clair, transparent et ouvert; 
−	assurance que les exigences ministérielles dans le choix et la gestion des projets sont respectées par les destinataires et les destinataires finals; 
−	disposition sur une évaluation continue par le ministère pour veiller à ce que le rendement réponde aux attentes et que le destinataire initial accorde une diligence raisonnable au choix et à la gestion des projets; 
−	disposition décrivant les exigences ministérielles relativement aux plans d’exploitation du destinataire initial, dont les attentes sur le rendement annuel et une description du processus utilisé pour sélectionner et approuver les projets; 
−	droit du ministère d’avoir accès aux documents pertinents et aux locaux des destinataires initiaux et, lorsque cela est nécessaire, à ceux des destinataires finals; 
−	disposition claire sur la vérification du rendement du programme et des destinataires; 
−	disposition pour que le ministère puisse recevoir des rapports de rendement et des rapports financiers périodiques (trimestriels ou annuels) de destinataires initiaux, approuvés par un agent de la société, y compris, le cas échéant, des états financiers annuels vérifiés, accompagnés du rapport du vérificateur externe et de son opinion, et toute autre évaluation finale financée en tout ou en partie par le programme de transfert; 
−	disposition visant à ce que le ministère puisse obtenir d’un destinataire initial une copie de toutes les ententes signées avec les destinataires finals ou y avoir rapidement accès; 
−	description des mesures de recours pour les destinataires finals visés par les décisions prises par un destinataire initial; 
−	disposition visant à effectuer des examens, des évaluations et des vérifications appropriés des programmes et précision sur les coûts administratifs admissibles qui peuvent être imputés par le destinataire initial à la contribution, en fonction d’une comptabilisation des dépenses.
8.5.2	Compte d’attente des autres ministères, modèle du protocole d’entente et budget supplémentaire des dépenses 
Le compte d’attente des autres ministères est un mécanisme instauré au début des années 80 conformément à l’alinéa 7c) (gestion financière) de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP). Lorsqu’il n’est ni pratique, ni efficace pour un ministère d’administrer un programme ou d’en effectuer directement les paiements, le ministère peut confier cette administration à d’autres ministères. En pareils cas, le ministère qui administre utilisera normalement le compte d’attente d’un autre ministère du gouvernement.
Le compte d’attente des autres ministères vise à accroître l’efficacité des éléments de l’exécution du programme. Il cherche à améliorer le processus décisionnel et l’utilisation des ressources. Dans les faits, la création d’un compte d’attente établit une « marge de crédit » qui permet au ministère de dépenses de passer en charges les dépenses au nom du ministère de financement.
Conformément au protocole d’entente, le ministère de financement délègue au ministère de dépenses son pouvoir de dépenser, à concurrence d’une certaine limite, mais demeure entièrement responsable de l’utilisation des ressources. Le crédit parlementaire du ministère de financement est imputé du montant avancé au compte d’attente du ministère de dépenses. Au cours de l’exercice, le ministère de dépenses impute au compte d’attente des autres ministères toutes les dépenses relatives au programme. À la fin de l’exercice (ou plus souvent selon les indications du protocole d’entente), tous les montants passés en charges conformément au protocole d’entente sont virés du compte d’attente des autres ministères du ministère de dépenses aux crédits du ministère de financement.
Plusieurs conditions préalables doivent être remplies pour qu’un compte d’attente d’un autre ministère ne puisse être créé et utilisé pour autoriser un paiement sur le Trésor :
−	Le ministère de financement doit posséder le pouvoir législatif de faire les paiements en vertu du programme. (Par exemple, les fonds sont prévus dans un crédit et la loi régissant le programme confère au ministère de financement le pouvoir d’exécuter les activités visées.)
−	Un protocole d’entente entre le ministère de financement et le ministère de dépenses dans lequel sont décrits le fondement du pouvoir, les responsabilités de chaque ministère, les activités ou programmes précis à administrer, les limites imposées aux dépenses ainsi que d’autres conditions pertinentes doit être en vigueur. Ce protocole d’entente doit déléguer explicitement le pouvoir au ministère de dépenses de gérer le programme et de faire les paiements au nom du ministère de financement jusqu’à concurrence d’un montant indiqué.
−	Les ministères constitutifs et délégués doivent s’assurer que la délégation ministérielle du pouvoir de signer des documents financiers, qui est approuvée par leur ministre, inclut des délégations de pouvoir de signer des protocoles reliés à l’administration d’un programme d’un autre ministère et, en vertu des paragraphes 32, 34 et 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP), d’autoriser les activités et les projets qui sont financés en vertu des comptes d’attente des autres ministères. En l’absence d’une telle délégation d’autorité, le ministère responsable du financement devra signer le protocole d’entente pour déléguer au ministère responsable des dépenses l’autorisation de dépenser en vertu de la LGFP
−	Un cadre de gestion approprié doit être instauré dans le ministère de dépenses pour entreprendre le programme et effectuer les paiements visés (par exemple, les conditions d’un programme de contribution approuvées par le Conseil du Trésor.)
−	Les ministères de dépenses et de financement doivent traiter les opérations comptables appropriées conformément au manuel de comptabilité selon la SIF.
−	Le ministère de dépenses ne peut passer en charges au compte d’attente des autres ministères des dépenses supérieures à la limite du pouvoir délégué ou au montant porté au crédit du compte (autrement dit, le compte ne peut avoir de solde débiteur).
−	Le ministère des dépenses doit présenter des rapports périodiques au ministère de financement, en respectant le calendrier établi, dans lesquels il fait état des opérations du compte d’attente des autres ministères et des résultats. 
−	Le compte d’attente des autres ministères (c’est‑à‑dire celui du ministère de dépenses) doit être arrêté à la fin de l’exercice, et toutes les dépenses imputées doivent être comptabilisées aux crédits du ministère de financement.
Annexe des pratiques exemplaires : L’annexe A mise au point par Diversification de l’économie de l’Ouest (DEO) illustre un protocole d’entente type relatif à des paiements de transfert entre deux ministères selon la méthode du compte d’attente des autres ministères. 	

Par ailleurs, le ministère (de financement) qui veut confier à un autre ministère l’administration d’un programme peut demander que le pouvoir soit transféré au ministère de dépenses par l’entremise du processus du budget supplémentaire des dépenses. En pareil cas, le pouvoir est transféré et non délégué. Le ministère de dépenses détient tous les pouvoirs en matière d’exécution du programme. Il convient de souligner que, suivant cette option, le ministère de dépenses assume l’entière responsabilité de l’exécution du programme et rend compte de toutes les dépenses imputées à ses crédits.
Le pouvoir est assujetti à un protocole d’entente entre les deux ministres. Il n’est habituellement pas nécessaire de préparer une présentation distincte au Conseil du Trésor, cependant, une copie du protocole d’entente doit être transmise au Conseil du Trésor pour exécuter le transfert. Les changements éventuels seront indiqués dans les plaques du budget supplémentaire des dépenses que les deux ministres signeront au nom de chaque ministère. 
Annexe des pratiques exemplaires : L’annexe B mise au point par Diversification de l’économie de l’Ouest (DEO) contient le modèle d’une lettre d’entente concernant le processus budgétaire.	

8.5.3	Formulaire d’accord générique 
La sous-section relative à l’accord générique contient les éléments qui devraient figurer dans tous les accords de contribution, notamment le nom du programme de contribution et des parties, la date de début de l’accord et sa durée prévue ainsi que le nom et le titre des représentants des parties qui signeront l’accord. 
Quelques sections de l’accord générique contiennent des dispositions communes à plusieurs accords, mais pas tous. Une approbation pour modifier ou rayer les dispositions devrait être demandée avant de faire des changements.
Dans le cas de livraison de tiers, l’accord doit aussi spécifier la nature et le niveau de responsabilité des deux parties (partis) vis-à-vis l’exécution (performance) du tiers.
La section particulière à l’accord qui figure en annexe fait partie de l’accord et décrit dans le détail les droits et obligations des parties aux termes de l’accord. L’annexe de la plupart des accords devrait indiquer les produits livrables attendus, un budget, une liste des dépenses admissibles par catégorie ainsi que toutes les conditions qui ne sont pas précisées dans la section générique. 
8.5.4	Dispositions fondamentales à inclure dans un accord de contribution
La plupart des exigences indiquées ci‑après sont énumérées à l’appendice C de la politique. Quelques exigences ont été ajoutées parce qu’elles sont obligatoires aux termes de la politique ou de lois. Quelques exigences facultatives ont été ajoutées parce qu’elles facilitent la mise en œuvre des projets ou des initiatives de contribution. 
La liste a été répartie en exigences obligatoires, procédurales et facultatives. 
−	Les exigences obligatoires (politiques) et obligatoires (autres) désignent les exigences minimales à inclure dans un accord à moins que le CT n’ait accordé de dérogation dans les conditions. 
−	Les exigences procédurales devraient être incluses dans un accord mais peuvent être modifiées ou supprimées, notamment si elles ne sont pas pertinentes (par exemple, une déclaration de sommes dues à l’État par une province). Toute dérogation aux exigences procédurales doit être justifiée et étayée dans le dossier du programme. 
−	Les exigences facultatives sont présentées à titre de pratiques exemplaires ou lorsqu’elles ne s’appliquent qu’à certains cas précis. Leur inclusion dans un accord est laissée à la discrétion du ministère. 
Exigences obligatoires (politiques)
1.	La désignation du destinataire;
2.	L’objet de la contribution et les résultats prévus;
•	Indiquez bien clairement que la contribution vise à financer un projet et qu’elle ne constitue pas un paiement pour l’exécution d’un projet, étant donné que cet échange peut être perçu comme un marché de biens ou services.
Par exemple, à la rubrique « Objectif de la contribution » ou à une rubrique semblable, le cas échéant, indiquez que l’objet de la contribution est de financer, sous réserve des conditions de l’accord, le projet (que vous définirez) que le destinataire doit exécuter (ou faire exécuter) en son propre nom et non au nom de Sa Majesté. Cela n’empêche pas le ministère d’exiger dans les conditions du projet que ce dernier soit exécuté avec diligence et achevé avant une date donnée.
Évitez un libellé tel que : « Le destinataire accepte d’exécuter le projet. » 
•	L’accord devrait comprendre une description du projet, qui figure habituellement en annexe de l’accord. La description comprend les activités, les jalons et les coûts admissibles.
3.	La date d’entrée en vigueur, la date de la signature et la durée de l’accord;
4.	Les exigences en matière de rapport auxquelles doit se conformer le destinataire;
•	Renvois à la politique : sous-section 7.11.6 et sous-section 8.3.
5.	Les conditions financières ou non financières liées à la contribution et les conséquences advenant le non-respect de ces conditions;
6.	Dans le cas des contributions supérieures à 100 000 $, une exigence que le bénéficiaire déclare toute source de fonds proposée pour le projet avant ou peu après l’entrée en vigueur de l’accord ainsi qu’une fois le projet achevé; une disposition relative au remboursement doit être incluse au cas où l’aide gouvernementale totale excède les montants prévus;
•	La clause 7.13.1 prévoit que toutes les sources de financement doivent être déclarées avant que ne soit approuvée une contribution supérieure à 100 000 $ ou que ne soit fournie une subvention de plus de 100 000 $. Toutefois, l’alinéa (1)vi) de l’appendice C indique que, dans le cas des contributions de plus de 100 000 $, la déclaration peut être faite avant ou peu après l’entrée en vigueur de l’accord, ainsi qu’à l’achèvement du projet. (Cette incohérence de la politique sera éventuellement corrigée.)
•	Les déclarations faites peu de temps après le début d’un projet devraient être rares et exceptionnelles. Normalement, il s’agit de circonstances inhabituelles jugées essentielles à l’atteinte des objectifs du programme. La raison d’être de cette situation doit être fournie et entièrement documentée dans les dossiers de programme.
Remarque : Lorsque la déclaration est faite peu de temps après le début du projet, les responsables du programme doivent faire preuve de prudence au moment de rédiger l’accord afin de veiller à ce que le ministère ne soit pas tenu de débourser des fonds avant que toutes les sources de fonds aient été déclarées et vérifiées.
7.	Les coûts autorisés ou les types ou catégories de dépenses admissibles à un remboursement (les bénéfices du destinataire ne représentent pas un « coût » ni une « dépense », et ne peuvent donc être inclus);
8.	Les conditions à remplir avant d’effectuer un paiement et une base ou un calendrier de paiement;
9.	La somme maximale exigible et les dispositions convenables pour que le ministère puisse résilier l’accord et se retirer du projet si les objectifs initiaux n’ont pas été atteints;
•	Cette exigence comporte deux dispositions distinctes : 
o	le montant maximum payable à un destinataire et
o	la disposition relative à la résiliation. Cette exigence doit être précisée de manière détaillée (au lieu de dire « si les objectifs initiaux n’ont pas été atteints » dites « si les conditions ne sont pas remplies, l’accord sera résilié moyennant un préavis de « x » jours »). Conformément à cette disposition, le ministère peut également vouloir inclure une disposition relative à d’autres méthodes de règlement des différends à titre d’exigence facultative.
10.	Une clause visant à limiter la responsabilité du gouvernement dans le cas où le destinataire conclurait un prêt, un contrat de location-acquisition ou un autre contrat à long terme ayant trait au projet pour lequel une contribution est accordée;
•	Cette disposition demeure valide quel que soit le montant de l’engagement potentiel. 
11.	Le droit du ministre de mener une vérification de l’accord de contribution même si une vérification ne sera pas toujours effectuée;
12.	Une exigence selon laquelle tout paiement versé par le Canada en vertu de se fera sous réserve de l’attribution de crédits par le Parlement pour l’année financière durant laquelle le paiement doit être effectué (conformément à l’article 40 de la LGFP) et 
13.	Les dispositions relatives à l’annulation ou à la réduction des transferts advenant que les niveaux de financement ministériels seraient modifiés par le Parlement (conformément à l’article 40 de la LGFP);
•	Certains ministères peuvent se buter à une résistance de la part des destinataires éventuels lorsqu’ils tentent d’ajouter cette condition à un accord de paiement de transfert.
•	Bien que la clause 7.3.6 mentionne que « les conditions, la documentation rattachée aux programmes et les ententes doivent comprendre les dispositions d’annulation ou de réduction des paiements de transfert advenant que les niveaux de financement ministériels seraient modifiés par le Parlement », l’article 40 de la Loi sur la gestion des finances publiques stipule que chaque marché prévoit que le paiement est subordonné à l’existence d’un crédit (c’est‑à‑dire qu’un crédit doit exister pour le paiement visé). Par conséquent, tous les accords et marchés comprennent donc une telle clause.
•	Cependant, pour plus de certitude et aux fins de divulgation, les ministères doivent inclure la clause relative aux « niveaux de financement modifiés par le Parlement » dans tous les accords de paiements de transfert conformément à l’article 40. Lorsque le destinataire s’oppose pour une raison précise à l’inclusion de cette condition dans les documents sur le programme, les représentants ministériels doivent décider si cette opposition est justifiée et si l’exclusion de la condition s’impose. Pour exclure cette exigence (des documents sur les programmes mais non de l’accord), il faut demander une exemption au CT.
14.	Une clause d’indemnisation en faveur de la Couronne;
•	Concernant les activités financées par des accords de contribution, le Canada ne devrait pas être tenu responsable des demandes d’indemnisation faites par le destinataire ou des tiers à l’égard des activités exécutées par le destinataire ou en son nom. La clause vise à tenir compte du fait que le destinataire contrôle le risque associé aux activités financées et, par conséquent, est prêt à subir les conséquences qui s’y rattachent. 
15.	Une clause qui stipule que le bénéficiaire ne doit pas se représenter, y compris dans tout accord avec un entrepreneur, à titre de partenaire ou d’agent de la Couronne;
16.	L’exigence que le destinataire rembourse les paiements en trop, les soldes non dépensés ainsi que les dépenses non approuvées et une déclaration que ces sommes représentent des dettes envers la Couronne;
17.	L’exigence qu’aucun député de la Chambre des communes ne puisse bénéficier d’une quelconque manière de l’accord de financement ou des avantages qui en découlent;
•	Veuillez consulter l’article 34 de la Loi sur le Parlement, dont le libellé est assez vaste pour englober les accords de paiements de transfert.
18.	Une exigence incluse comme condition de l’accord de financement qu’aucun ancien titulaire de charge publique ou fonctionnaire qui contrevient au Code régissant la conduite des titulaires de charge publique en ce qui concerne les conflits d’intérêt et l’après-mandat ou au Code régissant les conflits d’intérêts et l’après-mandat s’appliquant à la fonction publique ne peut bénéficier d’un avantage direct de l’accord de financement;
19.	Une exigence selon laquelle toute personne qui fait du lobbying pour le compte d’un demandeur doit être enregistrée conformément à la Loi sur l’enregistrement des lobbyistes.
•	Aux termes de la clause 7.5.1 de la politique, les ministères doivent élaborer des politiques et des procédures afin de s’assurer que toute personne qui fait du lobbying pour le compte d’un demandeur est enregistrée conformément à la Loi sur l’enregistrement des lobbyistes. Les ministères devraient s’informer sur les dispositions d’exemption de cette loi. Les questions peuvent être adressées au Bureau du conseiller en éthique, à l’adresse : http://strategis.ic.gc.ca/SSG/oe00001f.html.
•	En général, la Loi sur l’enregistrement des lobbyistes (http://lois.justice.gc.ca/fr/L-12.4/texte.html), adoptée en 1985, exige que les personnes rémunérées par leurs clients pour influencer des politiciens fédéraux ou des responsables du gouvernement en vue d’obtenir des avantages financiers ou de faire modifier des lois et règlements, remettent à Industrie Canada un rapport détaillé dans lequel elles font état de leurs activités de lobbying et de leurs clients. De plus, l’appendice M de la Politique sur les marchés, intitulée « Les lobbyistes et la passation de marchés », stipule que les honoraires versés à un lobbyiste ne doivent pas être proportionnels au montant des subventions ou des contributions obtenues. Veuillez consulter l’appendice M à l’adresse http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/dcgpubs/contracting/contractingpol_m_f.html
•	Par conséquent, lorsque les activités relatives à un projet concernant des paiements de transfert peuvent comprendre des lobbyistes, les ministères peuvent exiger une attestation du destinataire lorsqu’il présente sa demande. Une approche fondée sur le risque est un moyen efficace de surveiller l’application de cette exigence.
20.	Une clause précisant la date à partir de laquelle l’intérêt commence à courir sur les paiements en trop 
•	La sous-section 7.12. stipule notamment qu’un intérêt doit être imputé aux paiements en trop et que « lorsqu’un remboursement des paiements en trop est requis, la date d’échéance doit correspondre au plus tard à la date à laquelle le bénéficiaire doit présenter un rapport au ministère sur les résultats atteints ou les dépenses engagées ».
Exigences obligatoires (autres) 
21.	Une exigence selon laquelle l’accord seul constitue l’ensemble de l’accord 
•	De cette façon, les destinataires ne pourraient remettre en question une déclaration — par exemple, invoquer une fausse assertion faite par le Canada — avant ou après la conclusion de l’accord.
22.	Une exigence de préciser la loi provinciale qui s’applique au projet mis en œuvre ou encore le nom de la province applicable.
•	Le fait de ne pas mentionner la loi provinciale applicable pourrait susciter un débat en cas de contestation devant les tribunaux; par exemple, si une partie signe dans une province et l’autre signe dans une autre province.
23.	Une disposition relative à la cession des paiements (créances) ;
•	L’article 67 de la LGFP interdit la cession des créances sur Sa Majesté. Cette clause empêche que les paiements ne soient cédés à des tiers.
Exigences procédurales
24.	Les mesures à suivre pour recouvrer les paiements si le destinataire ne respecte pas les dispositions de l’accord de contribution;
25.	Une clause qui décrit l’aliénation de biens obtenus avec des fonds de contribution;
•	Une disposition relative à l’aliénation des biens n’est pas une exigence légale mais les biens ne devraient pas être retournés à Sa Majesté, sinon la contribution deviendrait un marché en vue de l’acquisition de marchandises.
Libellé proposé
•	Le destinataire conserve tous les éléments d’actif acquis grâce à la contribution et à la contribution prévue à l’accord initial et s’en sert aux fins du projet pour la durée de ce dernier à moins que :
a)	le Canada n’autorise leur aliénation;
b)	les éléments d’actif usés ne doivent être remplacés;
c)	les éléments d’actif désuets ne doivent être remplacés.
•	Le destinataire convient, à la fin de la période du projet ou à l’achèvement du présent accord, si cet événement survient en premier, et sur demande du Canada, à l’égard des éléments qu’il a préservés, 
a)	de les vendre à leur juste valeur marchande et d’appliquer les fonds obtenus par suite de cette vente en déduction des coûts admissibles du projet pour compenser la contribution du Canada aux coûts admissibles du projet; 
b)	de les remettre à une autre personne ou organisation désignée ou approuvée par le Canada;
c)	de les aliéner d’une manière établie par le Canada.
26.	Une exigence visant à ce que le destinataire déclare toute somme exigible par le gouvernement fédéral conformément à la législation ou aux accords de contribution, et une reconnaissance que les sommes dues au destinataire peuvent être compensées par les montants exigibles par le gouvernement;
•	La Politique prévoit que les accords de contribution doivent contenir une clause exigeant que les destinataires déclarent les sommes exigibles par le gouvernement fédéral et reconnaissant que les sommes dues au destinataire peuvent être compensées *. Les « sommes exigibles » et les « sommes dues » désignent les dettes en souffrance et non les dettes en règle.
•	Cette exigence s’explique par le fait que les créances exigibles par la Couronne doivent être réglées avant que des paiements de transfert (qui constituent habituellement des fonds discrétionnaires) ne soient autorisés et versés aux destinataires éventuels.
•	Quoi qu’il en soit, les représentants ministériels peuvent se servir de leur pouvoir discrétionnaire pour choisir la ligne de conduite appropriée, dont les suivantes sont les plus susceptibles de se produire : 
A.	Le requérant n’est pas tenu de déclarer les sommes exigibles par la Couronne. En pareil cas, le ministère peut conclure qu’il est préférable, pour le bien public, d’autoriser le paiement de transfert en dépit de l’éventuelle créance du requérant envers la Couronne. De plus, les agents de programme estiment que la compensation du paiement de transfert peut compromettre le projet. Par conséquent, il faut s’attendre à ce que le ministre responsable n’approuve pas la compensation. 
B.	Le requérant est informé que si les paiements de transfert sont autorisés, les sommes exigibles peuvent être compensées. En pareil cas, le requérant est réputé mériter le soutien financier, même s’il a une créance due à la Couronne. Cependant, contrairement au scénario précédent, le ministre responsable approuverait la compensation du paiement de transfert si un autre ministère le lui demandait. On présume que le projet ou l’initiative ne serait pas compromis par la compensation de la créance.
C.	Le requérant est informé que la créance doit être réglée avant que sa demande ne puisse être approuvée. En pareil cas, le ministère ne peut justifier l’aide tant que la dette n’a pas été réglée.
*Compensation s’entend de l’application d’un remboursement du gouvernement ou d’un paiement dû à une personne ou à une société contre des sommes dues à Sa Majesté par cette même personne ou société. La compensation peut se faire à l’intérieur du ministère ou entre ministères.
Processus :
1.	Si l’on ne demande pas aux requérants de déclarer les sommes exigibles ou si le ministre responsable estime que le programme ne peut faire l’objet de compensation, le ministère doit dûment justifier la décision et la documenter dans le dossier du programme.
2.	Pour arriver à l’une des deux autres décisions (les options B ou C), le ministère devrait procéder comme suit :
•	Déterminer si le programme de paiements de transfert donne droit à la compensation (c’est‑à‑dire si le ministre responsable approuvera vraisemblablement la compensation).
•	Demander aux requérants de déclarer toutes les créances dues au gouvernement, la nature de la créance ainsi que le nom du ou des ministères créanciers.
•	Demander aux requérants la permission de partager cette information avec le ou les ministères visés.
•	Informer les requérants des conséquences du défaut de fournir l’information demandée (par exemple, la demande sera refusée).
•	Informer les requérants des conséquences éventuelles d’une créance échue (par exemple, les paiements de transfert peuvent faire l’objet d’une compensation ou la demande sera refusée).
•	Informer les requérants que la présentation d’information incorrecte ou trompeuse après l’autorisation d’une contribution constitue un manquement qui entraînera le recouvrement du paiement de transfert.
Remarque : Si le requérant est un particulier, toutes les demandes de renseignements personnels faites par le ministère doivent être conformes à la Loi sur la protection des renseignements personnels et aux politiques du CT en matière de protection des renseignements personnels.
27.	Une clause tenant compte de l’exigence relative aux langues officielles; 
•	Veuillez consulter la section 11.6 du présent guide et la sous-section 8.6 de la Politique pour déterminer les éléments à inclure dans un accord.
Exigences facultatives
28.	Une disposition relative à l’optimisation de la valeur dans l’exécution d’un projet;
•	Il est parfois prudent d’exiger qu’un processus concurrentiel soit suivi pour obtenir la valeur optimale et éviter les partis pris en faveur de la passation d’un marché (par exemple, achat d’immobilisations) auprès d’une personne ou d’une entité donnée. Cette disposition est sans doute plus pertinente lorsque l’aide du gouvernement est relativement élevée par rapport à la contribution du destinataire. 
29.	Une disposition prévoyant que le versement des fonds fournis par le Canada devrait être déposé à un compte bancaire distinct réservé exclusivement à la contribution;
•	Les comptes de banque distincts facilitent la surveillance du projet et, le cas échéant, la vérification. Il arrive que de grandes institutions, notamment des universités, dotées d’un système comptable et bancaire centralisé ne puissent se conformer à cette exigence. 
30.	Une clause prévoyant la résiliation et en vertu de laquelle le ministère peut, après un avis en bonne et due forme, mettre fin unilatéralement à l’accord;
•	une telle clause est exigée dans le cas des destinataires qui concluent des accords pluriannuels dont la durée dépasse les conditions approuvées du programme.
8.5.5	Risque — accord par écrit à l’égard des subventions
En règle générale, si le coût total de création d’un accord écrit est égal ou supérieur à la valeur de la subvention, cette dernière est réputée être « de faible importance ».
En revanche, le risque peut normalement être mesuré, du moins intuitivement, sur une échelle de 0 (ne se produira jamais) à 100 (se produira certainement dans un avenir prévisible). Une des manières d’envisager la question consiste à évaluer en premier le risque. S’il est élevé, un accord écrit s’impose, mais s’il est peu élevé, il faut alors se demander si le coût (en termes d’argent et de temps) de l’élaboration d’un accord par écrit est supérieur à la valeur de la subvention. Dans l’affirmative, il y a lieu de concevoir le programme de sorte qu’il permette la présentation d’une demande plutôt que la conclusion d’un accord par écrit. Pour en savoir davantage sur la gestion du risque, veuillez consulter la section 7.
8.5.6	Tableau — Sommaire des cadres de contrôle de la responsabilisation et de la gestion 
Pour gérer les transferts, on devrait :	Cadre de gestion et de responsabilisation axé sur les résultats	Cadre de gestion et de contrôle	
au niveau du ministère ou du secteur d’activités	un cadre de planification, de rapport et de responsabilisation (CPRR), axé sur les résultats; un plan d’évaluation ministériel	une évaluation du risque à l’échelle du ministère; un plan ministériel de vérification interne; un éventuel cadre de contrôle générique 	
au niveau de la politique, du programme ou de l’initiative	un cadre décrivant : les rôles et responsabilités; les ressources et les objectifs; un modèle logique axé sur les résultats, une stratégie de mesure du rendement (indicateurs de rendement, sources de données ainsi que méthodes et coûts); des dispositions relatives à l’évaluation (calendrier d’évaluation, collecte permanente de données); et des dispositions relatives aux rapports	une évaluation des risques du programme; des contrôles sur les processus et les finances; la surveillance des contrôles; des dispositions relatives à la vérification (prescrire dans les plans et identifier les ressources)	
au niveau du transfert	Des conditions qui procurent de l’information exacte aux fins de la responsabilisation (information sur les résultats)	des conditions qui procurent de l’information suffisante pour évaluer la conformité et assurer le contrôle (dossiers, droit de vérifier)	

8.5.7	Guide sur les programmes à l’intention des gestionnaires et exemples d’accords concernant une subvention et une contribution
Ce guide concis, préparé par Environnement Canada (EC), intègre les conditions de programmes aux accords. EC procède à la mise à jour du document, qui sera disponible à une date ultérieure et joint à l’annexe des pratiques exemplaires.
9	Surveillance et vérification des programmes et des accords 
La présente section donne une vue d’ensemble et fournit aux agents de programme et à leurs superviseurs du soutien et des conseils concernant un contrôle essentiel, c’est-à-dire, la surveillance. Il vise à préciser quand et comment la fonction de vérification peut appuyer la saine gestion et administration des programmes de transfert. Veuillez consulter les professionnels de la vérification de votre ministère pour obtenir des conseils plus détaillés à l’égard de la section. 
La plupart des éléments mentionnés à la section 7 concernant la gestion du risque s’appliquent à la présente section.
L’accord de transfert suppose que des fonds publics seront transmis à des particuliers, à des groupes ou à des organisations. Les ministères sont tenus responsables de la manipulation adéquate de ces fonds par leurs employés et de leur utilisation à bon escient par le destinataire. Une surveillance efficace exercée par les agents de programme peut couvrir ce dernier élément, tandis que les vérifications fournissent des assurances sur les deux volets. 
9.1	Vérification interne
Bien que toutes les vérifications doivent respecter des normes fondamentales, les vérificateurs peuvent fournir deux niveaux élémentaires d’assurance dans leurs rapports. La profondeur et l’étendue des enquêtes varient d’une mission à l’autre.
−	On pourra disposer d’un niveau supérieur, quoique non absolu, d’assurance grâce à la conception de procédures qui ramènent, selon le jugement professionnel du vérificateur interne, le risque d’une conclusion inadéquate à un niveau inférieur par des procédures telles que l’inspection, l’observation, l’enquête, la confirmation, les calculs, l’analyse et les discussions. Ce niveau entraîne des coûts plus élevés et prolonge le temps d’exécution de la vérification. 
−	On pourra disposer d’un niveau modéré d’assurance grâce à la conception de procédures qui ramènent, selon le jugement professionnel du vérificateur interne, le risque d’une conclusion inadéquate à un niveau plus modéré par des procédures qui se limitent habituellement à l’enquête, à l’analyse et aux discussions. 
9.1.1	Évaluation de la gestion de programme
En ce qui a trait aux subventions, aux contributions ou aux autres genres de programmes de transfert, les vérifications visent principalement à formuler une opinion sur la gestion du programme et, avec le temps, à formuler des recommandations pour son amélioration. Pour ce faire, il convient d’examiner objectivement les preuves et d’évaluer indépendamment le cadre et les pratiques de contrôle de la gestion. Les vérificateurs peuvent aussi évaluer la gestion du risque et les pratiques à cet égard, l’information servant au processus décisionnel ainsi que les pratiques en matière d’établissement de rapports. 
Dans le cas de transferts inconditionnels, comme les subventions, la vérification porte uniquement sur le processus de sélection et d’approbation du destinataire ainsi que sur son admissibilité. Dans le cas de transferts conditionnels, comme les contributions, la vérification devrait également viser le respect des conditions de l’accord et des étapes clés par le destinataire. 
Les vérifications peuvent, dans certaines circonstances, être menées à l’égard de projets de contribution et de destinataires particuliers, mais elles ne devraient pas remplacer la surveillance financière et opérationnelle périodique. La vérification des destinataires, tout autant que la surveillance financière et opérationnelle, sont au nombre des responsabilités de la gestion du programme.
Essentiellement, la vérification d’un programme de transfert conditionnel ou inconditionnel évalue systématiquement le cadre de gestion et de contrôle du programme. De façon plus précise, les vérificateurs déterminent si :
−	les politiques et lignes directrices essentielles à respecter, les procédures à suivre, la qualité du travail, l’efficacité et l’efficience opérationnelles, les extrants attendus et les résultats du programme ont été bien définis et communiqués; 
−	des indicateurs régissant ce qui précède, comme des taux d’erreur, le coût unitaire et la vitesse du traitement, ont été instaurés;
−	la direction et les employés ont les connaissances et les habiletés nécessaires pour s’acquitter de leurs fonctions;
−	les contrôles administratifs, financiers et opérationnels essentiels ont été instaurés et sont efficaces; 
−	les gestionnaires de programme reçoivent de l’information récente, digne de foi et complète relativement à la gestion et l’administration des programmes.
9.2	Surveillance et vérification des accords particuliers de contribution 
9.2.1	Généralités
Du seul point de vue des processus, la surveillance et la vérification des accords particuliers de contribution ont beaucoup en commun. Dans les deux cas, elles veillent à ce que les conditions de l’accord soient respectées et à ce que les dépenses dont le remboursement est demandé soient admissibles et permises. 
Les principales différences se situent au niveau de la profondeur, de la couverture, de l’impartialité et du respect de normes professionnelles rigoureuses par les vérificateurs. C’est pour cette raison que le terme « vérification » devrait être réservé aux missions exécutées par des vérificateurs. 
La surveillance est habituellement effectuée par l’agent de programme chargé du projet et, par conséquent, elle ne traite que les activités du destinataire. En revanche, une vérification passe généralement en revue les activités de l’agent de projet et du destinataire. L’agent chargé du projet qui se voit confier la surveillance pourrait ne pas être aussi impartial qu’un vérificateur indépendant. Enfin, que les vérificateurs fournissent un niveau élevé ou modéré d’assurance, ils doivent respecter des normes comptables strictes qui pourraient ne pas être justifiées dans le cadre d’une surveillance opérationnelle ou financière.
9.2.2	Surveillance par les agents de programme
On s’attend à ce que les agents de programme surveillent périodiquement les progrès et les activités des destinataires de contributions ou d’autres transferts conditionnels. La surveillance est un élément essentiel du cadre de contrôle d’un programme de transfert. 
La surveillance peut être opérationnelle ou financière. Dans le premier cas, elle comporte la tenue d’entrevues et l’examen de documents afin d’assurer que le destinataire rencontre et continue à rencontrer les conditions et atteint les événements clés indiqués dans l’accord de contribution. Dans le deuxième cas, l’agent chargé de la surveillance examine les demandes pour s’assurer que les coûts et les dépenses dont le remboursement est demandé correspondent aux coûts et dépenses admissibles énumérés dans l’accord et ne dépassent pas le plafond autorisé pour chaque catégorie. L’agent examine les pièces justificatives des coûts et des dépenses, comme les factures et les listes de paie, pour s’assurer qu’ils ont de fait été engagés au cours de la période visée par la demande de remboursement et se rapportent directement à l’accord. Si le requérant est tenu de verser au projet une contribution en nature ou en espèces, cette contribution doit également être surveillée.
9.2.3	Vérification des accords de transfert particuliers
Les vérifications d’accords de transfert particuliers peuvent se faire aux deux niveaux déjà mentionnés, à savoir élevé et modéré. Dans le premier cas, les vérificateurs consacrent habituellement plusieurs jours à examiner et à analyser sur place les dossiers financiers et opérationnels du bénéficiaire pour savoir si toutes les conditions de l’accord ont été respectées. Dans le second cas, les vérificateurs peuvent limiter leur examen à un ou deux secteurs, notamment la qualité du service ou l’achat d’équipement ou à quelques demandes de remboursement choisies présentées par le destinataire.
−	Les vérifications d’attestation constituent un genre particulier de vérification qui font habituellement partie de la catégorie du niveau élevé d’assurance. Elles sont généralement menées par des vérificateurs externes qui appliquent des critères stricts de vérification financière afin de fournir une opinion sur les états financiers se rapportant à l’accord. Cette opinion, si elle est favorable, se résume généralement comme suit : « ces états financiers donnent, à tous les égards importants, une image fidèle de la situation financière de (commanditaire ou bénéficiaire) au (date) ». En règle générale, ces vérifications ne traitent pas de la pertinence des dépenses ni de leur conformité aux conditions de l’accord. 
−	Les vérifications judiciaires sont essentiellement des vérifications d’assurance élevée qui suivent des règles particulières de collecte de faits et de preuves et qui assurent que les constatations et les conclusions satisferont aux exigences d’un tribunal en cas de poursuites judiciaires. Les vérifications judiciaires sont généralement effectuées uniquement si l’on soupçonne une fraude. 
9.3	Surveillance et vérification des accords de transfert inconditionnel
Les accords de transfert inconditionnel, comme les subventions, n’exigent pas de surveillance parce qu’aucune condition ne doit être remplie après le versement. Les gestionnaires devraient toutefois assurer un contrôle satisfaisant sur le processus de sélection, d’approbation et de paiement. Les accords de subvention peuvent faire l’objet d’une vérification qui veille principalement à ce que les destinataires respectent les critères d’admissibilité qui s’appliquent. 
9.4	Surveillance et vérification des accords de prestation de transfert par des organisations non gouvernementales (tierce partie)
L’accord de transfert peut indiquer que le destinataire, pour sa part, conclura des accords auxiliaires avec une ou plusieurs organisations non gouvernementales pour la prestation des fonds et pour atteindre les événements clés indiqués dans le premier accord, appelé l’accord‑cadre. Ces accords‑cadres doivent autoriser le ministère à surveiller et à vérifier le destinataire. Dans la mesure du possible, le droit de vérifier le destinataire final devrait également être inclus dans les accords auxiliaires. 
Même si le ministère se réserve le droit de surveiller et de vérifier le destinataire final, il n’exercera pas nécessairement ce droit à moins d’avoir des raisons impérieuses de le faire, comme une augmentation du niveau de risque ou le fait que le destinataire n’ait pas agi avec la diligence raisonnable. Dans la mesure du possible, la responsabilité de surveiller et de vérifier le destinataire final doit incomber au destinataire, qui demeure responsable du respect des conditions des accords auxiliaires. 
Le destinataire devrait pouvoir faire la preuve à l’agent de projet du ministère qu’il a instauré un cadre de gestion et de contrôle assurant que le destinataire final respecte les conditions des accords auxiliaires. Il devrait appliquer à la gestion de ces accords auxiliaires la même diligence et responsabilité que celles auxquelles le ministère s’attend concernant son accord. 
Toutefois, on peut demander au groupe de vérification interne du ministère de vérifier le destinataire pourra fournir une assurance que tel est exactement ce qui se passe. Pour ce faire, le groupe devra avoir accès aux livres, dossiers et locaux du destinataire final et des bénéficiaires.
Annexe des pratiques exemplaires — Diversification de l’économie de l’Ouest (DEO) a dressé une liste de contrôle pour la vérification et l’examen des dossiers d’évaluation. 	

10	Rapports
La présente section traite brièvement des exigences fondamentales en matière de rapports de gestion dans les ministères et au CT.
10.1	Information de gestion
10.1.1	Information financière
Une information fiable et d’actualité sur la trésorerie est essentielle à la saine administration et gestion des programmes de paiements de transfert. Au cours de l’exercice, les gestionnaires et agents de programme doivent savoir si des fonds suffisants existent au compte des programmes de transfert pour permettre la conclusion de nouveaux accords. Étant donné que nombre d’accords durent un an ou plus, les gestionnaires et les agents doivent engager le montant intégral qu’ils s’attendent à débourser au cours de l’exercice. Dans bien des cas, plusieurs agents de projet travaillent à partir du même budget, et chacun doit savoir en temps réel quel en est le solde avant de recommander l’approbation de nouveaux accords. L’absence de projections fiables et d’actualité de la trésorerie pourrait entraîner la péremption des fonds ou des engagements excédentaires. 
L’information sur la trésorerie peut être obtenue directement des systèmes financiers de l’entité, mais si elle n’y figure pas, les centres de responsabilité devraient élaborer leur propre outil de prévision de la trésorerie. 
10.1.2	Information non financière
La politique fait ressortir l’importance d’une saine gestion et administration des programmes de transfert. Pour ce faire, les gestionnaires de programme doivent disposer d’information fiable et d’actualité sur les principaux paramètres de leurs programmes. Une partie de cette information devrait être recueillie périodiquement et faire l’objet de rapports. Par exemple, le cadre de gestion et de contrôle du programme peut comprendre des indicateurs de conformité, de qualité et de rendement interne qui procurent de l’information mensuelle ou trimestrielle à divers paliers de gestion. De même, les cadres de gestion et de responsabilisation axés sur les résultats mesurent les extrants d’un programme de transfert et présentent des rapports à leur égard, ce qu’ils font également en bout de ligne pour les résultats. 
L’information non financière peut être recueillie ponctuellement pour répondre à des demandes ou pour traiter des préoccupations précises. Les nouveaux programmes de transfert devraient être dotés d’une capacité intégrée de production, sur demande, du genre d’information qui n’est pas recueillie par le truchement d’indicateurs réguliers mais qui pourrait vraisemblablement être nécessaire pendant leur cycle de vie.
10.2	Rapports au Conseil du Trésor 
Aux termes de la politique, les ministères doivent comptabiliser les transferts dans les comptes publics comme il est stipulé dans le Manuel de procédures des comptes publics du receveur général. Pour chaque programme de transfert dont la somme excède cinq millions de dollars, les ministères doivent englober dans le Rapport ministériel sur le rendement (RMR) une preuve que les résultats obtenus se rattachent aux engagements en matière de résultats et aux résultats précis prévus dans les Rapports sur les plans et les priorités 
De l’information additionnelle sur les subventions, les contributions et les autres paiements de transferts est de mise seulement quand la valeur globale dans un secteur d’activités excède 5 millions de dollars. Les ministères devraient se reporter à la Partie III - Rapports sur les plans et priorités (RPP) de 2001-2002 et aux directives qui s’y trouvent. Le tableau 5.5 du RPP précise les exigences de la clause 7.4.7 de la Politique sur les paiements de transfert. Donc, on ne s’attend pas à ce que les ministères préparent une planification annuelle ou un rapport des résultats pour chaque transfert (d’importance).
Les directives des RMR complètent celles des RPP.
Les pages 28 à 30 des Lignes directrices pour la préparation des RPP de 2001‑2002 décrivent les exigences et fournissent un exemple.
Référence : Le document peut être consulté à l’adresse; http://www.tbs-sct.gc.ca/tb/estimate/p3a0102f.html ; cliquez ensuite sur Lignes directrices.	

11	Exigences de la politique — annotations
La présente section traite des exigences de la politique ou d’éléments précis d’une exigence de la politique qu’il convient de corriger ou d’aborder plus en profondeur. Il ne couvre pas l’ensemble des exigences de la politique étant donné que la plupart d’entre elles sont simples et n’ont pas besoin d’être annotées.
11.1	Admissibilité des sociétés d’état — sous-section 7.2.2 de la Politique sur les paiements de transfert
Voici, en partie, le libellé de cette sous-section : « Lorsqu’un ministère envisage l’octroi d’une subvention ou d’une contribution à une société d’état figurant à l’article 85 et à la partie I de l’annexe III de la Loi sur la gestion des finances publiques, il doit consulter le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada afin de déterminer s’il faut obtenir une approbation précise du Conseil du Trésor. »
Il faut remplacer la conjonction et par la conjonction ou, puisque l’article 85 de la LGFP ne fait nullement mention de sociétés énumérées à la partie I de l’annexe III.
11.2	Approbation des conditions — sous-section 7.3.7 de la Politique sur les paiements de transfert
Voici, en partie, le libellé de cette sous-section : « Les ministères doivent évaluer au moyen d’une évaluation officielle de programme ou d’un examen semblable et rendre compte de l’efficacité des transferts au cours d’une demande de renouvellement des conditions ».
Cette exigence, bien qu’elle ne soit pas nouvelle, est obligatoire et doit être prise en note par les ministères à qui il incombe de montrer que les enseignements tirés d’une saine évaluation de programme ont été pris en compte. 
En présence de circonstances atténuantes, les ministères devraient demander une exemption au CT pour faire reporter l’application de cette exigence. Toutefois, puisque cette exigence est essentielle à l’atteinte des résultats escomptés, ainsi qu’à la création des contrôles pertinents, tout report va à l’encontre d’une saine conception de programme.
11.3	Politique de gestion de trésorerie — sous-section 7.6 de la Politique sur les paiements de transfert
11.3.1	Avances relatives à de petites contributions
Un paiement anticipé représentant la totalité de la contribution peut‑il être versé si la valeur de celle‑ci est peu élevée ?
Un des principaux attributs d’une contribution est que, normalement, le paiement prend la forme d’un remboursement des coûts prescrits (c’est‑à‑dire seules les dépenses admissibles convenues sont remboursées). Puisque les paiements anticipés sont consentis en de rares cas, une disposition de retenue :
−	minimisera le risque que le destinataire n’utilise pas les fonds pour les motifs indiqués et 
−	servira à encourager le destinataire à rendre compte de toutes les dépenses engagées, ce qui réduira la charge de travail du ministère. 
Si les fonctionnaires chargés de gérer les programmes de paiements de transfert estiment qu’une dérogation à la disposition de retenue s’impose, ils doivent ajouter une exemption spéciale aux conditions du programme de paiements de transfert lorsqu’ils les soumettent au Conseil du Trésor en vue de leur approbation ou de leur renouvellement.
11.3.2	Versement de subventions et de paiements anticipés sur les contributions — sous-section 7.6 de la Politique sur les paiements de transfert
−	Aux termes de la clause 7.6.4, les ministères doivent être « guidés » par les dispositions de l’appendice B en ce qui concerne les acomptes et les paiements anticipés. Par « guidés », il faut entendre que les ministères doivent respecter l’annexe.
−	Dans la version anglaise de la politique, la clause 7.6.1 utilise le verbe should alors qu’elle devrait utiliser le verbe must.
−	Les clauses 7.6.1 et 7.6.3 renvoient à la nécessité pour les ministères de faire concorder le versement des paiements anticipés avec les besoins de trésorerie du destinataire. Une prévision d’encaisse, qu’elle soit effectuée au moment de la présentation de la demande relative à des projets de courte durée ou remise mensuellement dans le cas de projets de plus longue durée, est exigée pour qu’un paiement anticipé puisse être émis.
−	L’appendice B mentionne :
•	« un paiement anticipé …doit…ne pas excéder la fréquence de paiement suivante » (cette phrase renvoie au tableau à l’appendice). Les ministères peuvent prétendre que les termes ne pas excéder leur permettent de réduire la fréquence de versement des paiements anticipés, c’est‑à‑dire de faire des versements trimestriels plutôt que mensuels. Cette interprétation n’est pas exacte. Les avances versées trimestriellement entraînent des frais d’intérêt supérieurs pour l’État que celles qui sont versées et comptabilisées mensuellement. Les termes « ne pas excéder la fréquence de paiement suivante » signifient donc « à tout le moins à la fréquence de paiement suivante ». 
•	« Dans le cas des accords (de contribution) dont la durée est inférieure à 4 mois, le calendrier représente le pourcentage maximal qui peut être payé de façon initiale ». Cette phrase peut être source de confusion. Il convient de remplacer peut par « peut ou doit être payé » et de ne pas donner le choix de respecter ou non le calendrier.
11.4	Propriété intellectuelle (PI) — sous-section 7.10 de la Politique sur les paiements de transfert
La politique stipule que « le cas échéant, le potentiel de partage des droits de propriété intellectuelle devrait être défini dans les conditions du programme. »
Les ministères doivent être conscients des risques éventuels de l’acquisition de la PI par l’entremise des paiements de transfert. Elle peut entraîner la transformation d’un accord de contribution en un marché ou en un accord de licence assujettis au Règlement sur les marchés de l’État et aux accords commerciaux. Par exemple, des questions de licence peuvent être soulevées lorsque des ministères stipulent, dans les accords de transfert, qu’ils peuvent utiliser à leurs propres fins la PI élaborée par le destinataire.
Pour veiller à ce que les accords demeurent des accords de transfert au lieu de devenir des marchés ou des ententes de licence, les ministères devraient demander des conseils juridiques lorsque la PI est acquise ou visée dans un accord de transfert.
11.5	Participation des ministères à des comités ou conseils consultatifs — sous-section 7.11.4 de la Politique sur les paiements de transfert
La prudence est de mise lorsque des représentants du ministère ou du gouvernement participent à des comités consultatifs ou à des conseils d’administration.
Les destinataires de paiements de transfert doivent demeurer indépendants du contrôle des représentants du gouvernement. (Par exemple, le contrôle peut être exercé même si le gouvernement ne participe pas aux comités et aux conseils. Demandez des conseils juridiques pour vous assurer que des associations de partenariat avec le destinataire ne sont pas mises en place, implicitement ou explicitement, dans l’accord.) Par suite de leur participation à des comités consultatifs ou à des conseils d’administration, les représentants du ministère ou du gouvernement ne doivent par exercer de contrôle, ou donner l’impression d’exercer un contrôle. Une influence ou un contrôle indus sur les comités consultatifs ou les conseils d’administration peuvent entraîner des responsabilités financières ou juridiques pour la Couronne.
Les ministères qui participent à de tels comités consultatifs ou conseils d’administration devraient demander conseil à leur contentieux concernant l’existence d’éventuelles questions de contrôle.
11.6	Langues officielles — sous-section 8.6 de la Politique sur les paiements de transfert
Les ministères devraient connaître la section de la politique sur les langues officielles, intitulée « Subventions et contributions », qu’ils peuvent consulter à l’adresse : http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/hrpubs/OffLang/CHAP1_4_f.html.
12	Annexe des pratiques exemplaires
La présente annexe contient des documents que divers ministères ont nommés à l’appui du guide. Le contenu de ces documents peut avoir été reformaté pour le Guide. Ils restent la propriété des départements respectifs. 
Index
•	Appendice A APECA – Taxe sur les produits et services et taxe de vente harmonisée — subventions et contributions
•	Appendice B DEO — Compte d’attente des autres ministères du gouvernement
•	Appendice C DEO – Processus de budget supplémentaire des dépenses 
•	Appendice D APECA – Fraude externe soupçonnée
•	Appendice E DEO – Examen de l’assurance de la qualité (EAQ), étape III : outils de gestion des dossiers de projet de subventions et de contributions

Appendice A
APECA – Taxe sur les produits et services et taxe de vente harmonisée — subventions et contributions
2031 (c) TPS/TVH – Subventions et contributions
Table des matières
APERÇU
POLITIQUE ET LIGNES DIRECTRICES
A)	Autorisation
B)	Politique
C)	Renseignements généraux
D)	Programmes spéciaux
E)	Renseignements

APPLICATION DE LA TAXE SUR LES PRODUITS ET SERVICES ET DE LA TAXE DE VENTE HARMONISÉE AUX SUBVENTIONS ET AUX CONTRIBUTIONS
APERÇU
La taxe sur les produits et services (TPS), qui est entrée en vigueur le 1er janvier 1991, est une taxe multi-stades. Les entreprises de toutes les étapes de production et de distribution doivent prélever la TPS sur leurs ventes au Canada. Ces entreprises doivent demander un crédit pour tout montant de TPS versé sur leurs achats de biens et de services utilisés dans le cadre de leurs activités commerciales et remettre à l’Agence des douanes et du revenu du Canada (ADRC) la différence entre la TPS perçue sur leurs ventes et la TPS payée sur leurs achats. La taxe de vente provinciale (TVP) est appliquée au moment de la vente au détail (à tout client qui n’a pas de numéro provincial de TVP), et les sommes ainsi prélevées sont remises à la province. 
La taxe de vente harmonisée (TVH), en vigueur depuis le 1er avril 1997, s’applique aux transactions effectuées au Nouveau-Brunswick, en Nouvelle-Écosse et à Terre-Neuve. Elle comporte une composante de TPS de 7 % et une composante de taxe de vente provinciale de 8 %. Elle est administrée par l’ADRC et fonctionne essentiellement comme la TPS, qui s’applique toujours à l’Île-du-Prince-Édouard et dans les autres provinces. 
En principe, le bénéficiaire d’une subvention ou d’une contribution peut inclure dans les frais admissibles de son projet les taxes non remboursables qu’il paie dans le cadre de l’acquisition d’un élément d’actif admissible. Cependant, si le bénéficiaire a obtenu de l’ADRC un crédit de taxe sur les intrants ou un remboursement partiel de la taxe, l’Agence refuse d’inclure le montant dans les frais admissibles. Ce principe s’applique tant à la TPS à l’Île-du-Prince-Édouard qu’à la TVH dans les autres provinces de l’Atlantique. 
POLITIQUE ET LIGNES DIRECTRICES
A)	Autorisation
−	Loi sur la taxe d’accise et règlement d’application
−	Politique et lignes directrices sur l’administration financière relatives à l’application de la taxe sur les produits et services dans les ministères et organismes – OCG 4000‑029 (Différents documents et ébauches) 
−	Diverses fiches techniques de l’ADRC
−	Loi sur la gestion des finances publiques.
B)	Politique
1)	Application de la TPS/TVH aux subventions et aux contributions
En général, les paiements effectués à des fins d’intérêt public et pour lesquels aucun bien ou service n’est fourni en contrepartie sont considérés comme des subventions aux fins de l’application de la TPS/TVH et ne sont pas taxables. Par conséquent, les subventions et les contributions accordées par l’APECA ne sont normalement pas assujetties à la TPS/TVH. Cependant, il faut dans certains cas vérifier l’entente de contribution et le Bulletin d’information technique sur la TPS (B067 – Traitement des subventions et contributions), publié par l’ADRC le 24 août 1992. L’ADRC peut communiquer les décisions rendues sur l’application du bulletin B067 à toute entente de contribution.
De même, le remboursement d’une contribution, y compris les intérêts (le cas échéant), n’est pas assujetti à la TPS/TVH. 
2)	Inclusion de la TPS/TVH dans les frais admissibles 
Les requérants paient normalement la TVH ou la TPS sur les biens et les services dont le coût d’achat est prévu dans les frais admissibles aux termes d’une entente de contribution.
L’APECA approuve l’inclusion dans les frais admissibles des montants de TPS/TVH payés sur les biens et les services qui représentent des frais admissibles s’il est certain ou probable que l’ADRC ne remboursera ni ne créditera le montant de la taxe au requérant. 
En outre, les bénéficiaires qui ont seulement le droit de se faire rembourser ou créditer une partie de la TPS ou de la TVH payée sur des biens et des services inclus dans les frais admissibles ne peuvent déclarer que la partie non remboursée par l’ADRC.
3)	Responsabilités
Comme pour tous les autres frais admissibles, les agents d’affaires doivent s’assurer que les montants de TPS/TVH déclarés par les bénéficiaires représentent des frais admissibles valides.
Les agents d’affaires doivent informer les requérants de la non-admissibilité de la TPS/TVH comme frais admissibles, le cas échéant, et les informer de ce qui suit : 
−	les particuliers qui sont inscrits aux fins de la TPS/TVH peuvent avoir droit à un crédit de taxe sur les intrants;
−	certains organismes de services publics ont le droit de réclamer des remboursements partiels.
Pour vérifier s’ils ont droit à un crédit de taxe sur les intrants ou à un remboursement, les requérants doivent communiquer avec le Bureau des services fiscaux de leur région. 
C)	Renseignements généraux 
1)	Généralités 
Les renseignements généraux suivants servent de guide au personnel de l’APECA pour ce qui est de l’application générale de la TPS/TVH à divers genres d’entreprises et d’organismes qui reçoivent de l’aide financière de l’APECA. 
2)	Clients de l’APECA 
En général, la TPS ou la TVH n’est pas acceptée dans la catégorie des frais admissibles au moment de la vérification des demandes de paiement, parce que la majorité des entreprises commerciales (y compris les sociétés d’État, les sociétés de personnes et les particuliers en affaires) peuvent demander un crédit de taxe sur les intrants auprès de l’ADRC à l’égard de tous les montants de TPS et de TVH payés sur les biens et les services utilisés dans le cadre de leurs activités commerciales. Ainsi, dans le cas de ces entreprises, la TPS/TVH ne fait pas partie des frais admissibles.
3)	Exceptions
Certaines exceptions sont prévues aux règles énoncées ci-dessus, la plus courante visant les entreprises dont les ventes annuelles brutes s’établissent à au plus 30 000 $ (au plus 50 000 $ dans le cas des organismes publics) et qui ne sont pas inscrites après de l’ADRC. Les entreprises de cette catégorie peuvent choisir de ne pas s’inscrire aux fins de la perception de la TPS/TVH, mais, dans ce cas, elles ne peuvent pas percevoir la TPS/TVH sur leurs ventes et n’ont pas droit aux crédits de taxe sur les intrants. Dans de tels cas, les montants de TPS/TVH sont admis comme frais admissibles.
4)	Produits et services détaxés
Certaines entreprises vendent des produits et des services qui ne sont pas taxés. Le cas échéant, elles ne perçoivent pas de TPS/TVH, mais elles la paient sur tous les biens et services qu’elles achètent. De plus, ces entreprises ont droit au remboursement du montant intégral de la TPS de 7 % ou de la TVH de 15 % qu’elles paient sur les achats effectués pour la vente de produits et de services détaxés. 
Voici des exemples de biens et de services détaxés :
−	les produits alimentaires de base
−	la plupart des appareils médicaux
−	les lunettes et les médicaments sur ordonnance
−	les produits exportés
−	les services de transport vers l’extérieur du Canada (sauf que la portion fédérale de 7 % s’applique au transport aérien vers la partie continentale des États-Unis). 
En général, un requérant qui vend des biens et des services détaxés ne peut pas inclure la TPS/TVH dans les frais admissibles.
5)	Biens et services exemptés
Certains services et produits ne sont pas assujettis à la TPS/TVH. Cependant, l’entreprise qui en vend ne peut pas demander de crédit de taxe sur les intrants. En général, le requérant qui vend des produits et des services exemptés a le droit d’inclure la TPS/TVH dans les frais admissibles. Les organismes publics peuvent toutefois demander les remises décrites ci-dessous.
Voici quelques exemples de services exemptés :
−	la plupart des services financiers
−	la plupart des soins de santé et des soins dentaires
−	les services d’éducation (y compris les frais de scolarité)
−	les services d’aide juridique
−	les services de garde d’enfants et de soins personnels
−	de nombreux services fournis par les œuvres de bienfaisance, les organismes sans but lucratif, les gouvernements et d’autres organismes du secteur public.
6)	Organismes de services publics (municipalités, universités, écoles, hôpitaux, organismes sans but lucratif et œuvres de bienfaisance)
Ces organismes de services publics paient la TPS ou la TVH sur la plupart de leurs achats, au même titre que les entreprises et les consommateurs. S’ils pratiquent des activités qui font concurrence ou qui ressemblent à celles d’entreprises privées, leurs ventes sont assujetties à la TPS/TVH, selon le cas. 
Les organismes qui ont leur siège dans l’une des provinces participantes et qui sont admissibles à un remboursement pour organismes de services publics peuvent généralement demander le remboursement d’un pourcentage prédéterminé de la taxe fédérale de 7 % qui est incluse dans la TVH. Les pourcentages prédéterminés sont les suivants :
−	Municipalités	57,14 %
−	Universités	67 %
−	Écoles	67 %
−	Hôpitaux	83 %
−	Œuvres de bienfaisance	50 %
−	Organismes sans but lucratif admissibles	50 %
Certains organismes peuvent également avoir droit à un remboursement partiel de la composante provinciale de 8 % de la TVH, mais les critères d’admissibilité sont compliqués et varient selon le genre d’organisme et la province.
Les organismes qui entreprennent des activités commerciales et qui sont inscrits aux fins de la perception de la TPS/TVH ont droit au crédit intégral à l’égard du montant de TVH payé sur les biens et les services achetés dans le cadre de ces activités commerciales. 
L’agent d’affaires doit poser des questions aux requérants de cette catégorie au sujet des montants de TPS/TVH inclus dans les frais admissibles, mais il doit accepter en général toute assurance raisonnable que la taxe ne sera pas créditée ou remboursée ou requérant.
7)	Précision
Le traitement de la TPS et de la composante fédérale de 7 % de la TVH est assez uniforme. On note toutefois de légères différences dans le traitement et les conditions de la composante provinciale de 8 %. L’agent d’affaires doit être en mesure de discuter des montants de TPS ou de TVH inclus dans les demandes de remboursement des requérants, et il devrait accepter la taxe dans les frais admissibles s’il est convaincu qu’elle ne sera pas remboursée. 
D)	Programmes spéciaux
1)	Autochtones
Les achats effectués par des Autochtones ou des bandes autochtones sont exempts de TPS/TVH, si les biens sont vendus dans une réserve ou livrés à une réserve par le vendeur ou son agent. Les services obtenus par des Autochtones sont eux aussi exempts de taxe lorsqu’ils sont entièrement fournis dans les limites d’une réserve. Les bandes peuvent acquérir des services à l’intérieur comme à l’extérieur d’une réserve et être exonérées de la taxe lorsque les services en question servent à des fins de gestion d’une bande ou à des fins immobilières à l’intérieur d’une réserve. 
Les entreprises, qu’elles soient exploitées à l’intérieur ou à l’extérieur d’une réserve, paient la TPS/TVH. Elles peuvent s’inscrire aux fins de la TPS/TVH (ou sont parfois tenues de le faire) et peuvent avoir droit à une remise de taxe sous forme de crédit de taxe sur les intrants.
Les bandes autochtones paient la TPS/TVH sur les services de transport, les services d’hébergement à court terme, les repas et les divertissements achetés à l’extérieur d’une réserve. Cependant, lorsque l’acquisition de ces services s’inscrit dans des activités de gestion ou sert à des fins immobilières dans une réserve, elles ont droit à une remise du montant intégral de TPS/TVH. Il faut noter que les bandes peuvent également avoir droit à d’autres remboursements, tels que ceux qui sont offerts aux organismes sans but lucratif et aux municipalités. 
Les lignes directrices sont énoncées dans le Bulletin d’information technique B‑039R, Politique administrative de la TPS, Application de la TPS aux Indiens, publié par Revenu Canada en novembre 1993. 
E)	Renseignements
On peut se procurer plusieurs brochures et bulletins portant sur les dispositions particulières de la taxe en s’adressant aux bureaux locaux de l’ADRC.
Dans les cas où la contribution est remboursable, le montant de TPS/TVH admissible n’est généralement pas assez élevé pour justifier une analyse détaillée des règles applicables. L’agent d’affaires peut prendre une décision en fonction des explications fournies par le requérant. 
Pour en savoir plus à ce sujet, prière de s’adresser à :
Stephane Lagacé
A/ Chef, Comptabilité ministérielle
Agence de promotion économique du Canada atlantique
Siège social
C.P. 6051
Moncton (Nouveau-Brunswick)
E1C 9J8
No de tél. : (506) 851-2270

Appendice B
Diversification de l’économie de l’Ouest Canada (DEO)  Compte d’attente des autres ministères
PROTOCOLE D’ENTENTE (PE)
ENTRE
MINISTÈRE C, le ministère constitutif, 
ET
MINISTÈRE D, le ministère délégué,
POUR L’ADMINISTRATION DE xxx (nom du programme)
(À utiliser lorsque le ministère D doit administrer un programme dont le ministère C a le mandat).
Article 1, Objet :
Le ministère C délègue au ministère D le pouvoir dont il a besoin pour mettre en œuvre XXX (par exemple, le programme XXX du ministère C au Yukon) conformément aux procédures et processus administratifs énoncés dans le présent PE et aux exigences comptables de la Stratégie d’information financière (SIF). 
Article 2, Mandat :
Le ministère C atteste qu’il a le pouvoir législatif conféré par la Loi XX d’exécuter les activités exigées par le présent PE et de déléguer au ministère D les activités déléguées décrites à l’annexe. Le ministère C demeure responsable de la mise en œuvre globale du programme, tandis que le ministère D s’efforcera d’exercer au mieux les activités déléguées conformément aux modalités et conditions énoncées dans le présent PE. 
Le ministère D est autorisé à signer au nom du ministère C les marchés ou accords qui seront conclus avec un tiers pour l’exécution des activités déléguées sous réserve des modalités et conditions du présent PE. Tout marché ou accord devrait identifier la partie gouvernementale par Sa Majesté du chef du Canada représentée par le ministre du ministère C représenté à son tour par le directeur général (ou tout autre poste) du ministère D.
Article 3, Pouvoir financier délégué :
Le ministère D est autorisé, conformément à son propre instrument de délégation des pouvoirs financiers de signer, à imputer les dépenses engagées au titre des activités déléguées au crédit X, Dépenses de fonctionnement, et au crédit X, Subventions et Contributions, du ministère C, qui constituent des avances du ministère C au ministère D.
Article 4, Financement :
Le ministère C avancera les fonds au ministère D par un règlement interministériel au titre des activités déléguées sur une base annuelle, comme suit :
	Coûts
administratifs	Contribution	
Exercice			
2000-2001	350 000 $	1 500 000 $	
2001-2002	350 000 $	1 500 000 $	
2002-2003	150 000 $	1 500 000 $	
2003-2004	150 000 $ 	1 500 000 $	
	Total	1 000 000 $	6 000 000 $	

Le ministère D ne peut dépenser plus que le montant annuel avancé par le ministère C.
Article 5, Administration :
Le ministère D supportera, engagera et paiera les dépenses engagées conformément aux pouvoirs financiers délégués et attestera le rendement.. 
Article 6, Comptabilité et rapports :
Le ministère D convient de fournir au ministère C un compte rendu de l’utilisation du pouvoir au plus tard aux dates suivantes :
Pour 2000-2001, au plus tard le 31 janvier 2001 à l’égard de la période comprise entre le 1er avril et le 31 décembre 2000, et au plus tard le 15 avril 2001 à l’égard de la période comprise entre le 1er janvier et le 31 mars 2001.
Pour 2001-2002 et les exercices ultérieurs, au plus tard :
Date d’échéance
15 septembre
15 janvier
15 avril	Période visée par le rapport
du 1er avril au 31 août
du 1er septembre au 31 décembre
du 1er janvier au 31 mars	
Le rapport fournit des précisions sur le bénéficiaire, le montant et le code de rapport financier, c’est-à-dire Dépenses, ainsi que l’article économique. 
Article 7, Prévisions de trésorerie :
Le ministère D convient de joindre à chaque compte rendu une prévision des besoins prévus pour le reste de l’exercice. Il doit faire part au ministère C dans les plus brefs délais, habituellement au plus tard le 15 septembre de l’exercice, de la non-utilisation prévue des fonds (Note : aux fins de la Mise à jour annuelle des niveaux de référence au titre des subventions et contributions). 
Article 8, Rapports sur le rendement :
Au moins deux fois par année, le ministère D convient de fournir un rapport dans lequel il précise les travaux effectués et les résultats atteints avec le degré de détail demandé par le ministère C.
Article 9, Période du PE :
Le présent PE s’étend du 1er avril 2000 au 31 mars 2004. 
Article 10, Modifications : 
Le présent PE peut être modifié, pendant la période du PE, avec l’accord des deux parties.
Article 11, Signatures :
EN FOI DE QUOI le présent PE est exécuté :
Au nom du ministère C :
Signature : ______________________________		Date : ____________________

Au nom du ministère D :
Signature : ______________________________		Date : ____________________
Titre :
1.2

Appendice C
DEO — Processus du budget supplémentaire des dépenses 
Processus du Budget supplémentaire des dépenses
21 janvier 2000
LETTRE D’ENTENTE
ENTRE :
le ministère W
et
le ministère H
ATTENDU QUE le ministère W a pour objectif de faire la promotion de la diversification économique du Canada, en se concentrant sur le développement des petites et moyennes entreprises; et
ATTENDU QUE le ministère H a pour objectif de renforcer l’économie et de fournir aux Canadiens des produits et activités plus nombreux; et
ATTENDU QUE les deux ministères portent un intérêt commun à la mise en œuvre, dans les collectivités canadiennes, de projets visant la mise en application de nouvelles technologies, l’amélioration des pratiques de gestion, la promotion, le marketing et le développement de la clientèle, l’accroissement de la génération de recettes et de l’autosuffisance, ainsi que la création d’emplois;
PAR CONSÉQUENT, il est convenu que :
1.	Un financement au montant de X XXX XXX $ sera transféré des niveaux de référence du ministère W pour 1999‑2000 (crédit 999) vers les niveaux de référence du ministère H pour 1999‑2000. Le transfert de fonds sera réalisé par l’inscription d’un poste dans le Budget supplémentaire des dépenses pour 1999‑2000 du ministère H et par l’établissement d’une dotation bloquée dans les niveaux de référence du ministère W (crédit 999).
2.	Les fonds seront affectés au soutien de projets qui présentent un intérêt pour les deux ministères, et le ministère H prendra toutes les mesures nécessaires pour assurer le financement du programme.
3.	Toutes les demandes de financement soumises dans le cadre de ce programme seront examinées par des représentants du ministère W et du ministère H, et le financement de tous les projets acceptés sera approuvé par les représentants des deux ministères.
4.	Les fonds affectés à ces programmes seront gérés dans le cadre des modalités existantes des programmes pertinents du ministère H. 
5.	Les lettres d’agrément informant les candidats retenus de l’approbation de leur financement seront signées au nom des ministres du ministère H et du ministère W. Les deux ministres seront consultés et participeront aux avis publics annonçant le financement.
J’accepte :			
			
Ministre
Ministère W		Date	
			
J’accepte :			
			
Ministre
Ministère H		Date	

Appendice D
APECA – Fraude externe soupçonnée
2031 (g) Procédures à suivre en cas de fraude présumée
Table des matières
APERÇU
POLITIQUE [P]
ANNEXE A
A)	Liste de contrôle en cas de fraude externe présumée
B)	Gendarmerie royale du Canada
C)	Activités présumées illégales par l’Agence de promotion économique du Canada atlantique – Synopsis des événements
D)	Cas actifs lorsque c’est l’APECA qui lance l’enquête
E)	Cas actifs lorsque d’autres parties lancent l’enquête
ANNEXE B
A)	Cas actifs lorsque c’est la GRC qui lance l’enquête

APERÇU
L’Agence gère plus de 39 000 projets approuvés, dont à peine 0,15 % sont liés à une tentative de fraude. En cas de fraude présumée, l’APECA demande à la GRC d’ouvrir une enquête.
« Fraude » s’entend d’une fausse représentation d’une question de fait dans le but de tromper pour obtenir un gain illicite et désigne tout acte, omission ou dissimulation lié au non-respect d’une obligation légale ou équitable et causant un dommage à un tiers. La fraude peut consister en l’appropriation illicite de biens ou la représentation fallacieuse d’informations financières dans le but de dissimuler l’appropriation illicite de biens ou à d’autres fins, par divers moyens :
−	manipulation, falsification ou altération de dossiers ou de documents,
−	suppression d’informations, d’opérations ou de documents,
−	enregistrement indu d’opérations,
−	application erronée de principes comptables.
La tentative de fraude, également une infraction, répond aux mêmes critères que la fraude.
POLITIQUE [P]
Au cours de son enquête, le représentant de l’Agence ne doit pas laisser entendre ou indiquer au client ou à un tiers qu’il y a eu infraction criminelle. Comme pour les affaires criminelles, la présomption d’innocence prévaut tant que la culpabilité n’est pas prouvée. Le rôle de l’agent d’affaires consiste simplement à donner une évaluation objective et impartiale des circonstances de l’activité ou du problème visé et à en informer les autorités compétentes, qui décident des mesures à prendre.
Les bureaux régionaux recourent parfois à des procédures supplémentaires pour enquêter sur les irrégularités présumées ainsi que pour rassembler et présenter des preuves et des documents. L’annexe A indique les étapes à respecter en cas de fraude présumée. Bien entendu, ces étapes doivent tenir compte des besoins régionaux. 
Les dossiers de fraude présumée acheminés à la GRC doivent contenir l’information suivante :
−	Nom et adresse du client
−	Numéro de projet
−	Description du projet
−	Capital impayé
−	Motif de la présomption de fraude
−	Nom de l’entité à l’origine de l’enquête (l’APECA ou un tiers extérieur)
Le chef de la Comptabilité de l’Agence doit examiner les cas actifs à la fin de chaque mois au moyen du tableau de l’annexe B.
ANNEXE A
A)	Liste de contrôle en cas de fraude externe présumée
−	L’agent d’affaires informe son superviseur.
−	Le vice-président régional envoie à la Direction des services juridiques de l’APECA une note de service l’informant du problème, précisant les faits et demandant conseil en vue d’un renvoi aux fins d’enquête officielle.
−	La Direction des services juridiques informe le vice-président régional du renvoi à la GRC et envoie une copie au chef de la Comptabilité de l’Agence.
−	Le chef de la Comptabilité de l’Agence envoie une lettre à la GRC pour lui demander d’enquêter (voir l’exemple de présentation des faits aux pages 3 et 4 de la présente annexe). Une copie de la correspondance est également envoyée au vice-président régional et à la Direction des services juridiques.
−	Lorsqu’on transmet un dossier à la GRC, la Direction des services juridiques informe le président des mesures prises (à titre indicatif).
−	La GRC communique au chef de la Comptabilité de l’Agence l’identité de l’enquêteur de la GRC responsable du dossier.
−	La GRC informe le chef de la Comptabilité de l’Agence des résultats ou des progrès de l’enquête.
−	Le chef de la Comptabilité de l’Agence tient à jour les dossiers actifs et s’occupe du suivi.
B)	Gendarmerie royale du Canada
Section des délits commerciaux (Canada atlantique)
Province	Adresse	Téléphone/Télécopieur	
Terre-Neuve	Succursale postale B
B. P. 9700
St. John’s (Terre-Neuve)
A1A 3T5	Téléphone : (709) 772-5452
Télécopieur : (709) 772-6401	
Nouveau-Brunswick	1445, rue Regent
B. P. 3900
Fredericton (Nouveau‑Brunswick)
E3B 4Z8	Téléphone : (506) 452-3475
Télécopieur : (506) 452-4208	
Nouvelle-Écosse	3139, rue Oxford
B. P. 2286
Halifax (Nouvelle-Écosse)
B3J 3E1	Téléphone : (902) 426-8686
Télécopieur : (902) 426-8154	
Sydney 
(Nouvelle-Écosse)	B. P. 1280
Sydney (Nouvelle-Écosse)
B1P 6J9	Téléphone : (902) 564-7199
Télécopieur : (902) 564-3562	
Île-du-Prince-Édouard	Division L
B. P. 1360
Charlottetown (Île‑du‑Prince‑Édouard)
C1A 7N1	Téléphone : (902) 566-7121
Télécopieur : (902) 566-7428	

Direction de la police économique
Police économique	1200, promenade Vanier
Ottawa (Ontario)
K1A 0R2	Téléphone : (613) 993-2896
Télécopieur : (613) 993-4299	

(En-tête de lettre)
PROTÉGÉ
Date :
Gendarmerie royale du Canada
Aux soins du caporal ???, sous-officier responsable des délits commerciaux 
Infractions présumées et actes illégaux à l’endroit de la
Couronne comportant la perte de fonds ou de biens
Nous informons par la présente d’une infraction ou d’un acte illégal présumé dans l’affaire suivante : 
-###	Entreprise XYZ.	
Vous trouverez, ci-joint, copie d’un mémoire daté du ??? qui résume les irrégularités justifiant une enquête.
Les dossiers relatifs à cette affaire se trouvent à : 
Adresse régionale :
Prière d’accuser réception au :
Chef de la Comptabilité de l’Agence
644, rue Main 
B. P. 6051
Moncton (Nouveau-Brunswick)
E1C 9J8
Nous vous saurions gré de nous informer rapidement des résultats de votre enquête. Si vous avez besoin d’aide, communiquez avec moi au (XXX) XXX-XXXX.
Je vous prie d’agréer, Madame (ou Monsieur), l’expression de mes sentiments distingués.
Le chef de la Comptabilité de l’Agence
c.c. Thomas Khattar, directeur des Services juridiques
Agent d’affaires
C)	Activités présumées illégales par l’Agence de promotion économique du Canada atlantique – Synopsis des événements 
PROTÉGÉ A
Nom du client :
Adresse :
Description du projet :
Paiements à ce jour :
Détails :
Chronologie :
Demande reçue le :
Contrat approuvé le :
Réclamations :
Séquestre :
Vérification judiciaire :
Faillite :
D)	Cas actifs lorsque c’est l’APECA qui lance l’enquête
PROTÉGÉ A
Client	Région	Dossier	Date du renvoi à la GRC	Capital impayé de l’APECA	Date d’approbation par l’APECA
(Aide autorisée)	Financement de tiers (en $)	Investis-sement du client
(en $)	Commentaires	
						Fédéral	Provincial	Banques à charte			

E)	Cas actifs lorsque d’autres parties lancent l’enquête
PROTÉGÉ A
Client	Région	Dossier	Enquête demandée par	Date du renvoi à la GRC	Capital impayé de l’APECA	Date d’approbation par l’APECA
(Aide autorisée)	Financement de tiers (en $)	Investis-sement du client
(en $)	Commentaires	
							Féd.	Prov.	Banques à charte			

ANNEXE B
A)	Cas actifs lorsque c’est la GRC qui lance l’enquête
PROTÉGÉ A
Client	Région	Dossier	Date à laquelle la GRC a informé l’APECA des mesures prises	Capital impayé de l’APECA	Date d’approbation par l’APECA
(Aide autorisée)	Financement de
tiers (en $)	Investis-sement du client
(en $)	Commentaires	
						Fédéral	Provincial	Banques à charte			

Appendice E
DEO – Examen de l’assurance de la qualité (EAQ), étape III : outils de gestion des dossiers de subventions et de contributions 

Vérification et évaluation
ÉBAUCHE POUR DISCUSSION SEULEMENT
Examen de l’assurance de la qualité,
Étape III :
Dossier des outils de gestion des S&C
Le mardi 24 octobre 2000

Table des matières
Contexte
Objectif et portée de l’initiative EAQ
Objectif
Portée
Questions et méthodologie de l’EAQ
Étape Trois de l’EAQ
Où en sommes nous maintenant?
Listes de contrôle EAQ
Prochaines étapes
Appendice un – Approche générale de l’initiative EAQ
Appendice deux – Questions liées à la liste de contrôle EAQ
Appendice trois – Guide pour le contenu des dossiers
Appendice quatre – Liste de contrôle finale EAQ

Contexte
À la suite de discussions avec le conseiller spécial de la sous-ministre relativement à des questions soulevées par le Bureau du vérificateur général (BVG) au chapitre 27 de son rapport de décembre 1998 sur la vérification et l’évaluation, DEO a entrepris, en consultation avec tous les partenaires, un examen d’assurance de la qualité (EAQ) des subventions et contributions (S et C) à Diversification de l’économie de l’Ouest Canada (DEO).
En 1994 et 1995, le BVG a vérifié plusieurs programmes de contributions appliqués par Industrie Canada et par les organismes fédéraux de développement régional (dont DEO). À ce moment-là, il a noté des possibilités d’amélioration au niveau des divers aspects de l’application des programmes, notamment à propos de la diligence raisonnable dans l’évaluation des projets. Ces recommandations portaient notamment sur ce qui suit :
−	Des évaluations plus persuasives à l’appui des décisions de financement, et des documents qui reflètent les principaux facteurs à l’appui des décisions d’apporter une aide.
−	Une rationalisation des lignes directrices et des critères d’évaluation des demandes, selon la taille et le risque, et la simplification des documents de candidature pour les petits projets.
−	Une meilleure coordination avec les autres ministères fédéraux et provinciaux, compte tenu de la possibilité d’un dédoublement des efforts et du financement.
−	Une attention plus grande au recouvrement des contributions remboursables.
L’initiative EAQ représente un effort proactif destiné à faire passer le programme des subventions et contributions de DEO à un stade où il présentera toutes les caractéristiques que le BVG décrit au chapitre 27 de son rapport de décembre 1998, sous la rubrique Qualités d’un bon programme de subventions et de contributions : 
−	Le choix de l’instrument de financement – subvention ou contribution – respecte la responsabilité envers le Parlement et atteint un équilibre parmi les principes suivants : coûts-avantages, gestion du risque et traitement raisonnable des bénéficiaires.
−	La haute direction peut expliquer comment les bénéficiaires tireront parti du financement, et à quelle fin.
−	Les responsables du programme savent qui et quoi est admissible à un financement, à quelles conditions le financement peut être fourni, à quelles fins et selon quels montants.
−	Les candidats potentiels sont au courant du programme. 
−	Les projets admissibles présentent un bon rapport qualité-prix, pour le candidat et pour le programme. 
−	Les bénéficiaires les plus méritants sont financés, et à un niveau adéquat. 
−	Le financement sert aux fins convenues. 
−	Les problèmes de rendement du projet et du programme sont résolus rapidement.
−	Les rapports de la direction attestent une bonne connaissance du rendement du programme. 
−	Les sommes dues à la Couronne sont recouvrées promptement (dans le cas des contributions remboursables).
L’initiative EAQ a donné à DEO l’occasion d’être proactif et de nous placer en tête des ministères fédéraux en ce qui a trait à une gestion des subventions et des contributions qui garantisse la diligence raisonnable et offre une information sur le rendement, en accord avec la politique gouvernementale et les attentes des organismes centraux. Et, compte tenu de la stratégie de mi-mandat, cette initiative place DEO dans une position de chef de file qui atteste sa volonté de donner l’exemple. Finalement, l’initiative EAQ a permis à DEO de progresser plus rapidement et avec de meilleures connaissances et une plus grande assurance en ce qui a trait à la nouvelle politique du CT sur les paiements de transfert.
Objectif et portée de l’initiative EAQ
Objectif
Lorsqu’elle sera achevée, l’initiative EAQ produira une approche uniforme concernant les subventions et contributions de DEO. Une fois appliquées, les pratiques issues de l’EAQ permettront de faire en sorte que la diligence raisonnable soit prise en compte et que le portefeuille des subventions et contributions de DEO soit assorti d’une déclaration et d’une évaluation de résultats clairs et mesurables. Ce faisant, DEO répondra aux attentes du BVG et renforcera la responsabilisation qui a cours aujourd’hui au sein du ministère.
Portée
L’initiative EAQ s’adresse aux initiatives et programmes existants, courants et futurs dont DEO est directement responsable (par exemple PECI, PEST) ou que DEO applique au moyen de dispositions prises avec des tiers (par exemple les SADC). Les dossiers allant de l’exercice 1997-1998 à l’exercice 1998-1999 ont été examinés durant l’exécution du travail sur le terrain se rapportant à l’Étape Deux de l’initiative EAQ.
L’effort EAQ n’a pas englobé jusqu’à maintenant le financement par l’entremise du budget F et E du ministère (par exemple les CSEC), et il n’a pas porté non plus sur les subventions et contributions qui ont récemment été couvertes par d’autres mécanismes de responsabilisation. Le Programme des travaux d’infrastructure (PTI) et l’Initiative fédérale de rétablissement de l’économie et des emplois (IREE), rattachée aux inondations du Manitoba, sont des exemples des genres de programmes non visés par l’initiative EAQ. Ces deux initiatives ont récemment été englobées dans les vérifications ou autres évaluations du BVG.
Questions et méthodologie de l’EAQ
L’initiative EAQ a été abordée en quatre étapes :
−	Étape Un (achevée) :	Identification, planification et analyse.	
−	Étape Deux (presque achevée) :	Examen de l’assurance de la qualité.	
−	Étape Trois (en cours) :	Développement et présentation des instruments.	
−	Étape Quatre (prévue) :	Suivi de l’assurance de la qualité.	
Les aspects considérés au cours du travail sur le terrain de l’Étape Deux provenaient en grande partie du chapitre 27 du Rapport du BVG de 1998, et plusieurs ont été soulignés de nouveau dans le rapport du BVG de novembre 1999. Les larges questions considérées lors du travail sur le terrain étaient les suivantes :
−	Diligence raisonnable : Démontrée par l’examen et l’approbation des demandes, d’une manière complète et adéquate, et par l’exécution d’évaluations persuasives fondées sur les documents présentés à l’appui des décisions d’approbation de l’aide.
−	Objectifs clairs et accessibles : Ils permettent à la direction d’expliquer comment les bénéficiaires doivent tirer parti du financement, et à quelle fin.
−	Le rendement est mesuré au regard des objectifs et il fait l’objet de rapports : Garantir le contrôle, le suivi et l’évaluation du financement, et s’assurer que le financement est utilisé aux fins convenues.
−	Les fonds sont gérés d’une manière responsable : S’assurer que les ressources sont utilisées efficacement et que les paiements et remboursements ont lieu en temps voulu.
Ces questions représentent les sujets considérés au niveau du projet, non du programme. En faisant cette distinction, l’EAQ ne considère pas les questions du niveau du programme, telles le choix d’un instrument de financement, la conformité aux priorités gouvernementales ou ministérielles ou les rapports généraux concernant les programmes (par exemple rapport annuel, rapport sur le rendement, etc.). Le tableau de la page suivante permet de mettre en perspective l’initiative EAQ et place les questions visées par l’EAQ dans une perspective de durée globale des projets et de l’ensemble du programme. 
Étape Trois de l’EAQ 
Où en sommes nous maintenant?
L’étape III est maintenant terminée. Elle a fait suite au travail décrit dans l’Étape Deux du Rapport final sur les meilleures pratiques. Dans ce document, nous avons reconnu que les meilleures pratiques ne consistent pas seulement en des documents, mais plutôt en des activités entreprises pour les traiter de façon appropriée :
−	collecte des renseignements;
−	préparation des renseignements;
−	saisie des renseignements;
−	vérification des renseignements; 
−	analyse des renseignements.
Nous faisons cette distinction afin d’insister sur le fait que même si les documents sont classés, s’ils ne sont pas soutenus par les meilleures pratiques, la possibilité existe que les démarches suivantes n’aient pas été réalisées : la nécessité d’assurer une diligence raisonnable, d’avoir des objectifs clairs, d’évaluer et d’établir des rapports sur le rendement et de gérer les fonds d’une manière responsable.
L’Étape Trois comprenait :
−	l’élaboration d’outils pratiques de gestion des dossiers de projets pour les gestionnaires et les employés à tous les niveaux, qui s’occupent des subventions et des contributions de DEO.
−	l’élaboration de dossiers de formation de type ‘‘Former le formateur’’ pour partager les connaissances acquises; 
−	la prestation de cette formation;
−	une nouvelle rédaction des outils de gestion des dossiers de projets basés sur la rétroaction obtenue lors de la formation;
−	le partage et la consultation concernant les outils retravaillés; 
−	une révision finale des outils (inclus pour utilisation dans l’Appendice quatre).
Ce rapport sur l’Étape Trois rapproche cette dernière de l’initiative EAQ portant sur l’intervention en matière de développement de V et É. Comme souligné, nous avons reçu des commentaires intéressants des régions, et par l’entremise de ce rapport, l’origine du contenu des listes de contrôle EAQ sera éclaircie, ainsi que la façon de les adapter aux dossiers de projets afin de refléter les meilleures pratiques et la meilleure documentation à utiliser.
V et É examine actuellement les secteurs du programme afin d’adapter davantage ces outils et de prendre en compte les considérations locales ainsi que celles des programmes et des projets – en tenant compte du contenu de ce rapport. En plus de ce rapport, V et É a préparé un document d’orientation (Appendice trois) qui constitue une partie essentielle des listes de contrôle EAQ.
Listes de contrôle EAQ
Les listes de contrôle ont été adaptées pour tenir compte des principales suggestions de la dernière rétroaction sur les instruments. Dans chacune de ces listes, le mot Formulaire a été retiré de ‘‘Formulaire de demande du client’’ et remplacé par ‘‘Information’’. On croit que si l’information est complétée comme cela est suggéré dans le document d’orientation (Appendice trois), elle répondra certainement aux demandes du CT sans compromettre la volonté de DEO de traiter de façon informelle avec ses clients.
Pour toutes les listes de contrôle EAQ, y compris celle du PDEO; les meilleures pratiques de travail suggèrent fortement que tous les documents suivants soient préparés et joints au dossier : une Liste de vérification des conditions, un sommaire d’évaluation du projet (SEP), et une note d’approbation du projet (NAP). Lors de discussions il a été confirmé que le SEP est considéré comme un document supportant le NAP, mais qu’il ne le remplace pas. Le NAP est un document essentiel assurant l’exercice de la diligence raisonnable. Ceci dit, il est nécessaire d’exercer une certaine discrétion. Et cette discrétion devrait correspondre directement à une évaluation sur dossier du risque présentée par chaque projet. Il est clair que la préparation de dossiers extrêmement complexes et documentés ne constitue pas la meilleure utilisation de nos efforts lorsque le risque évalué est très bas. Néanmoins, les dossiers doivent contenir certains éléments critiques et certaines meilleures pratiques doivent être appliquées. Ceci inclut la liste de vérification des conditions, le SEP et le NAP.
En ce qui a trait à la liste de contrôle des Fonds d’emprunts, certains termes devraient être modifiés pour des projets spécifiques afin de répondre aux préférences régionales en matière de programmes et de niveau de responsabilité. L’orientation qu’offre DEO sur son site Web [http://www.wd.gc.ca/eng/finance/programs/appsum.html] est également utile car elle définit les renseignements requis de chacun des demandeurs. Il est également utile de tenir compte de l’orientation offerte dans la soumission au CT pour le LIFP indiquant que le processus de demande devra comprendre la documentation sur l’examen technologique et un plan d’affaires. Pour raffiner la liste de vérification EAQ on suggère de remplacer la ‘‘Liste de contrôle des conditions’’ par un document (ou liste de vérification) qui aidera à prouver que les critères d’admissibilité de base ont été vérifiés et satisfaits. De plus, on conseille d’utiliser un genre de note d’approbation informel. La lettre d’admissibilité présentée à la banque indique seulement que le contenu du dossier a été vérifié, comme le ferait une copie de la lettre d’approbation de prêt de l’établissement financier. L’exécution de ces meilleures pratiques reflétera les notions incluses dans la soumission au CT de DEO suggérant que la vérification du requérant, la diligence raisonnable et l’approbation de la demande de prêt ou d’investissement reposent sur un processus intégré et transparent.
Il est clair que les Fonds de prêts et d’investissement visent à combler les lacunes de l’accès au financement pour les industries présentant des possibilités de diversifier l’économie de l’Ouest canadien. Bien que les activités visant à évaluer le rendement du programme se soient concentrées sur les statistiques concernant les questions de démarrage et de financement, le projet de surveillance et d’évaluation, elles devraient inclure une réponse à la question suivante : les prêts ont-ils aidé à atteindre l’objectif plus large de diversifier l’économie de l’Ouest canadien. Pour cette raison, les rapports d’étape et finals des bénéficiaires sont considérés comme des éléments essentiels du dossier.
Notre liste de contrôle du contenu des dossiers de l’EAQ et des meilleures pratiques pour les projets exécutés par les partenaires du Réseau de services aux entreprises de DEO, est également finalisée. Nos discussions indiquent que les employés du programme voient les ententes (et les contenus des dossiers en résultant) qui couvrent les relations entre les partenaires du réseau et DEO comme un point fort. De récents développement – plus particulièrement la nouvelle politique du Conseil du Trésor sur les paiements de transfert – ont renforcé nos attentes à cet égard. À cet effet, DEO devrait continuer à s’assurer que nous répondons aux attentes des agences centrales (par ex. : le BVG) qui pourraient chercher à avoir une connaissance complète et documentée des projets individuels financés par nos partenaires du réseau qui exécutent nos programmes de base ou des programmes temporaires. 
Pour les partenaires du Réseau de services, une façon de répondre aux attentes des agences centrales serait d’inclure dans les dossiers la liste de contrôle EAQ ainsi que tous les documents d’appui. DEO peut contribuer à la réalisation des activités assurant que nos ‘‘Meilleures pratiques’’ déterminées sont effectuées pour chaque projet. Ceci pourrait être effectué de façon plus élargie en incluant dans les dossiers l’information critique sur les projets spécifiques de nos partenaires du Réseau, et en effectuant régulièrement et de façon planifiée une étude de risque des dossiers. Cette façon de procéder nous aidera à assurer que la diligence raisonnable, la mesure et le rapport du rendement, et une gestion responsable des fonds sont exécutés. 
Prochaines étapes
Vous trouverez ci-joint les trois listes de contrôle finales préparées par V et É. Comme nous l’avons mentionné, il revient maintenant aux employés de DEO associés à la gestion de projets d’adapter les listes de vérification pour tenir compte des particularités qui reflètent les conditions des activités, et de considérer les commentaires ci-dessus. Notre rôle à égard de l’Étape Trois étant accompli, l’Étape Quatre de l’initiative EAQ consiste en un examen des dossiers qui débutera à la fin de l’exercice 2000-2001. Dans l’intérim, il reste qu’il est probable que l’EAQ exercera ses prérogatives de vérifier également nos dossiers, que ce soit dans le cadre d’une vérification des S&C à l’échelle du gouvernement, ou d’une vérification de DEO seulement.
DEO a fourni des efforts importants pour montrer sa solide approche de la gestion du portefeuille des subventions et contributions. Par l’entremise EAQ, les pratiques les meilleures et les plus prometteuses ont maintenant été partagées. Cela a permis à DEO de développer ses activités de gestion des subventions et contributions existantes et de promouvoir l’application suivie de ses pratiques les meilleures et les plus prometteuses. En faisant cela, nous nous assurons que les subventions et les contributions accordées par DEO offrent le maximum de retombées aux Canadiens et aux Canadiennes, et que l’examen de nos pratiques débouchera sur des remarques constamment positives. Avec l’initiative EAQ, DEO a agit positivement et a assumé un rôle de chef de file pour tous les ministères fédéraux qui fournissent des subventions et des contributions aux Canadiens et aux Canadiennes. 
Appendice un – Approche générale de l’initiative EAQ 
ÉTAPE	DESCRIPTION	
Étape un
(achevée)
Identification, planification et analyse.	−	Examen des documents (chapitres du BVG – actuels et passés), politiques actuelles du CT, certains dossiers de DEO;
−	Entrevues choisies;
−	Développement et utilisation d’une Approche préliminaire en matière d’examen de l’assurance de la qualité, et
−	Production d’un Rapport de planification, qui renferme des constatations préliminaires et offre une recommandation et une ligne de conduite additionnelle, ainsi qu’un Projet de méthode d’examen de l’assurance de la qualité; 
−	Consultation sur le document.	
Étape deux
(en cours)
Examen de l’assurance de la qualité 	−	Exécuter un examen complet de l’assurance de la qualité à l’aide de l’approche EAQ approuvée afin d’examiner un échantillon statistiquement représentatif de dossiers S et C au cours des deux dernières années; et
−	Préparer un Rapport final sur l’examen de l’assurance de la qualité (le présent rapport) 
−	Consultation sur le document.	
Étape trois
(en cours)
Développer et fournir des instruments	−	Développer des instruments pratiques (adaptés à DEO) pour tous les niveaux de la direction et du personnel qui s’occupent de subventions et contributions de DEO; donner une référence complète aux exigences énoncées dans le cadre de rendement du BVG, une fois qu’il sera développé; 
−	Développer des trousses de formation dans le mode « Former le formateur » afin de partager les connaissances acquises; et
−	Diffuser les trousses de formation.	
Étape quatre
Suivi de l’assurance de la qualité	−	Doit avoir lieu 9 à 12 mois après l’achèvement de la formation, et en référence au cadre de rendement du BVG;
−	Évaluation de l’efficacité de la formation (ce qui peut comprendre un examen des dossiers au regard des critères fournis) afin de déterminer si l’initiative a atteint les objectifs énoncés;
−	Préparer un rapport de suivi fondé sur les constatations.	

Appendice deux – Questions liées à la liste de contrôle EAQ
La diligence raisonnable est attestée par l’examen et l’approbation des demandes d’une manière complète et adéquate. Il existe des évaluations persuasives pour soutenir les décisions de financement, et le dossier renferme des documents qui reflètent tous les principaux facteurs à l’appui des décisions d’approuver une aide.
−	Il est démontré que d’autres méthodes de financement ont été épuisées.
−	Une évaluation a été faite pour s’assurer que le financement n’aura pas une incidence négative sur les entreprises financées par le secteur privé.
−	On a fait l’évaluation de la capacité (par exemple managériale, financière, etc.) de l’entité bénéficiaire afin de s’assurer qu’elle est en mesure d’exécuter le projet.
−	On a consulté d’autres ministères fédéraux et provinciaux pour s’assurer qu’il n’y a pas un dédoublement de financement.
−	Les bénéficiaires sont financés, et à un niveau adéquat.
−	On a effectué une évaluation comparative du rapport qualité-prix à la fois pour le candidat et pour le programme (par exemple coûts-avantages, coût-efficacité).
−	Une évaluation rigoureuse, fondée sur des critères précis, a été effectuée concernant le risque inhérent au projet.
−	D’autres méthodes d’exécution ont été définies et évaluées.
−	Les préoccupations environnementales ont été définies et évaluées.
−	Les préoccupations en matière de droits de la personne ont été définies et évaluées.
Des objectifs clairs et précis ont été fixés, qui permettent à la direction d’expliquer la manière dont les bénéficiaires doivent tirer parti du financement, et à quelle fin.
−	Les objectifs sont clairement énoncés.
−	Les objectifs se rapportent aux résultats ainsi qu’aux activités.
−	Les objectifs renferment des éléments essentiels : condition énoncée, mesure quantitative escomptée, et échéancier.
−	Les objectifs sont plausibles et réalistes, et ils reflètent les forces de la conception du programme.
−	L’atteinte des objectifs est clairement attribuable à l’effort du programme.
−	L’atteinte des objectifs produira clairement des résultats complémentaires.
−	Les objectifs sont liés à l’énoncé de buts et objectifs globaux.
−	Les objectifs énoncés sont conformes aux autorités globales du programme.
Le rendement au regard des objectifs est mesuré et signalé, d’une manière qui garantit le contrôle, le suivi et l’évaluation de l’effort de financement et que le financement sert aux fins convenues.
−	Les conditions énoncées dans l’accord sont claires et sans équivoque.
−	Les exigences de suivi et d’évaluation sont clairement indiquées.
−	Il existe des mesures qui reflètent clairement les objectifs.
−	Le suivi a lieu régulièrement et en temps voulu, en rapport avec le risque.
−	L’évaluation a lieu selon l’accord et en temps voulu, en conformité avec les lignes directrices du CT.
−	Il existe un mécanisme de résolution des problèmes, et les problèmes de rendement sont résolus rapidement. 
−	Les rapports attestent une bonne connaissance du rendement du programme.
Les fonds sont gérés d’une manière responsable.
−	Il existe une évaluation courante du bon usage des fonds.
−	Les paiements sont fondés sur une preuve vérifiée des dépenses pertinentes.
−	Les paiements sont effectués comme il convient, en conformité avec l’accord (dans le cas des contributions remboursables, les sommes dues à la Couronne sont recouvrées promptement).
−	Les projets sont traités et gérés avec diligence.
Appendice trois – Guide pour le contenu des dossiers
Les agents de programme doivent s’assurer que les meilleures pratiques sont utilisées en ce qui a trait à la collecte, la préparation et la saisie des renseignements, que la vérification et l’analyse de l’information soient effectuées et que les documents essentiels et les documents d’appui soient inclus au dossier.
Couverts par les M&C (modalités et conditions) du PDEO :
1.	Initiative pour l’agro-alimentaire [SK seulement]
2.	Programme d’appui à la Fondation canadienne pour l’innovation
3.	Programme Premiers emplois en sciences et en technologie
4.	Programme d’emplois en commerce international
5.	Parrainages – Paiements de contribution
6.	Programme des initiatives stratégiques
7.	Coopération dans l’Ouest en S&T [AB seulement]
8.	Programme de diversification de l’économie de l’Ouest – 807005 / 809563
Couverts par des M&C distinctes [et ententes] :
1.	Fonds de prêts et d’investissement – 823561
2.	Programme d’agriculture à valeur ajoutée – 823272
3.	Fonds de prêts pour les industries fondées sur le savoir – 823182
4.	Ententes de partenariats pour le développement économique de l’Ouest – 825994
5.	Ententes pour le développement urbain – 822310 
Couverts par les M&C distinctes pour le financement de l’exploitation, et responsable de la prestation des programmes par les tierces parties :
1.	Entente avec les Centres de services aux entreprises du Canada – 824991
2.	Programme de développement des collectivités – 826075
3.	Réseau de prestation des services – 825101
4.	Bureaux de l’initiative pour les femmes entrepreneurs – 822141
Les tableaux ci-dessous offrent une orientation en ce qui a trait à ce que l’on peut s’attendre à trouver dans les dossiers courants des programmes de DEO. Le symbole  représente un point demandé d’après les politiques établies de DEO, ou, plus important une décision du Conseil du Trésor basée sur l’exercice des meilleures pratiques de l’EAQ. Un symbole  indique un document qui a été suggéré par le biais de l’exercice des meilleures pratiques de l’EAQ.

	Couverts par les M&C du PDEO	Couverts par des M&C distinctes	
	Initiative agro-alimentaire	Soutien à la Fondation canadienne pour l’innovation	Premiers emplois en sciences et technologie	Programme d’emploi en commerce international	Parrainages - Contributions	Initiatives stratégiques	Coopération dans l’Ouest en S&T	Programme de Diversification de l’économie de l’Ouest	Tous les fonds d’investissement et de prêts	Réseau de prestation de services	Ententes de partenariats pour le développement économique de l’Ouest	Entent pour le développement urbain	Programmes exécutés par les SADC pour DEO	Programmes exécutés par les bureaux de l’IFE pour DEO	
Pour assurer une diligence raisonnable – Étudier et approuver les demandes de façon appropriée et adéquate et offrir des évaluations persuasives basées sur de la documentation pertinente pour appuyer les décisions concernant l’approbation d’aide.	
Demande du client pour un projet 															
Information de DEO sur l’examen du projet: 
−	Information de base sur le filtrage;															
−	Évaluation de la nature du projet;															
−	Évaluation de son admissibilité;															
−	Documents d’orientation;															
−	Lettre d’information; 									NA	NA	NA	NA	NA	NA	
−	Évaluation de l’adhérence aux priorités de DEO.									NA	NA	NA	NA	NA	NA	
Projet proposé par le client 															
Plan d’affaires du client															
Examen technologique de DEO	NA	NA	NA	NA	NA	NA	NA	NA		NA	NA	NA	NA	NA	
Liste de contrôle des conditions de DEO 															
Sommaire de l’évaluation de projet de DEO 															
Note d’approbation de projet de DEO															
Lettre d’offre de DEO 															
Notes sur les contacts avec le client 															
Entente signée DEO/Client 															
Approbations du CT 									NA	NA	NA	NA	NA	NA	

	Couverts par les M&C du PDEO :	Couverts par des M&C distinctes :	
	Initiative agro-alimentaire	Soutien à la Fondation canadienne pour l’innovation	Premiers emplois en sciences et en technologie	Programme d’emploi en commerce international	Contributions - parrainages	Initiatives stratégiques	Coopération dans l’Ouest en S&T	Programme de Diversification de l’économie de l’Ouest	Tous les fonds de prêts et d’investissement	Réseau de prestation de services	Ententes de partenariat pour le développement économique de l’Ouest	Ententes pour le développement urbain	Programmes exécutés par les SADC pour DEO	Programmes exécutés par les Bureaux de l’IFE pour DEO	
Pour évaluer le rendement et en faire rapport – Assurer le contrôle, la surveillance et l’évaluation de l’effort de financement et si le financement a été utilisé selon les termes de l’accord.	
Plan de surveillance de DEO									NA						
Rapports d’étapes sur le client 															
Rapport sur la surveillance du projet de DEO									NA						
Rapports de vérification du projet de DEO									NA						
Rapport final sur le projet du client 															

	Couverts par les M&C du PDEO :	Couverts par des M&C distinctes :	
	Initiative agro-alimentaire	Soutien à la Fondation canadienne pour l’innovation	Premiers emplois en sciences et en technologie	Programme d’emploi en commerce international	Contributions - parrainages	Initiatives stratégiques	Coopération dans l’Ouest en S&T	Programme de Diversification de l’économie de l’Ouest	Tous les fonds de prêts et d’investissement	Réseau de prestation de services	Ententes de partenariat pour le développement économique de l’Ouest	Ententes pour le développement urbain	Programmes exécutés par les SADC pour DEO	Programmes exécutés par les Bureaux de l’IFE pour DEO	
Pour assurer une gestion responsable des fonds – Assurer que les ressources sont utilisées de façon efficace et que les paiements et les remboursements sont effectués dans les délais requis.	
Demande de remboursement du client 									NA						
Évaluation du risque par DEO pour l’évaluation de la demande															
Examen du dossier de la réclamation par DEO									NA						
Dossier de paiement de DEO									NA						

Appendice quatre – Liste de contrôle finale EAQ 
Liste de contrôle du contenu des dossiers et des meilleures pratiques de l’EAQ :

Pour les projets visés par les conditions du programme de DEO 	Meilleures pratiques	
	Collecte, préparation et saisie de l’information 	Vérification de l’information	Analyse de l’information 	
	Inclus au dossier?	Réf.	Sig.	Inclus au dossier?	Réf.	Sig.	Inclus au dossier?	Réf.	Sig.	
	O	N	S/O			O	N	S/O			O	N	S/O			
Diligence raisonnable démontrée par : l’examen et l’approbation des demandes d’une manière complète et adéquate et l’exécution d’évaluations persuasives fondées sur les documents pertinents à l’appui des décisions d’approuver le versement d’une aide.	
Information sur la demande du client 																
Information sur le filtrage de projets de DEO 																
Proposition de projet du client 																
Plan d’entreprise du client 																
Liste de contrôle des conditions de DEO 																
Sommaire d’évaluation de projet de DEO 																
Note d’approbation de projet de DEO 																
Lettre d’offre de DEO 																
Accord signé DEO/client 																
Approbations du CT																
Le rendement est mesuré au regard des objectifs et il fait l’objet de rapports : Garantir le contrôle, le suivi et l’évaluation du financement, et s’assurer que le financement est utilisé aux fins convenues.	
Plan de suivi de DEO 																
Rapport de situation du client 																
Rapport de suivi du projet de DEO 																
Rapports de vérification du projet de DEO 																
Rapport de projet final du client 																
Les fonds sont gérés d’une manière responsable : S’assurer que les ressources sont utilisées efficacement et que les paiements et remboursements ont lieu en temps voulu.	
Demande de remboursement du client 																
Évaluation du risque de DEO pour la vérification de la demande																
Dossier de DEO concernant l’examen de la demande																
Dossier de DEO concernant le paiement 																

Liste de contrôle du contenu des dossiers et des meilleures pratiques de l’EAQ :

Pour chaque demande individuelle de prêt 	Meilleures pratiques	
	Collecte, préparation et saisie de l’information 	Vérification de l’information	Analyse de l’information 	
	Inclus au dossier?	Réf.	Sig.	Inclus au dossier?	Réf.	Sig.	Inclus au dossier?	Réf.	Sig.	
	O	N	S/O			O	N	S/O			O	N	S/O			
Diligence raisonnable démontrée par : l’examen et l’approbation des demandes d’une manière complète et adéquate et l’exécution d’évaluations persuasives fondées sur les documents pertinents à l’appui des décisions d’approuver le versement d’une aide.	
Information sur la demande du client 																
Information sur le filtrage de projets de DEO 																
Proposition de projet du client 																
Plan d’entreprise du client 																
Examen technique de DEO 																
Liste de contrôle des conditions de DEO 																
Note d’approbation de projet de DEO 																
Accord signé client/banque																
Le rendement est mesuré au regard des objectifs et il fait l’objet de rapports : Garantir le contrôle, le suivi et l’évaluation du financement, et s’assurer que le financement est utilisé aux fins convenues.	
Rapport de situation du client 																
Rapport de projet final du client 																

Liste de contrôle du contenu des dossiers et des meilleures pratiques de l’EAQ :
Pour les projets exécutés par les partenaires du Réseau de services de DEO 	Meilleures pratiques	
	Collecte, préparation et saisie de l’information 	Vérification de l’information	Analyse de l’information 	
	Inclus au dossier?	Réf.	Sig.	Inclus au dossier?	Réf.	Sig.	Inclus au dossier?	Réf.	Sig.	
	O	N	S/O			O	N	S/O			O	N	S/O			
Diligence raisonnable démontrée par : l’examen et l’approbation des demandes d’une manière complète et adéquate et l’exécution d’évaluations persuasives fondées sur les documents pertinents à l’appui des décisions d’approuver le versement d’une aide.	
Information sur la demande du client 																
Information sur le filtrage de projets de DEO 																
Proposition de projet du client 																
Plan d’entreprise du client 																
Liste de contrôle des conditions 																
Sommaire d’évaluation du projet 																
Note d’approbation de projet 																
Lettre d’offre																
Accord signé 																
Le rendement est mesuré au regard des objectifs et il fait l’objet de rapports : Garantir le contrôle, le suivi et l’évaluation du financement, et s’assurer que le financement est utilisé aux fins convenues.	
Plan de suivi 																
Rapport de situation du client 																
Rapport de suivi du projet 																
Rapport de vérification du projet 																
Rapport de projet final du client 																
Les fonds sont gérés d’une manière responsable : S’assurer que les ressources sont utilisées efficacement et que les paiements et remboursements ont lieu en temps voulu.	
Demande de remboursement du client 																
Évaluation du risque de DEO pour la vérification de la demande																
Dossier de DEO concernant l’examen de la demande																
Dossier de DEO concernant le paiement 																
Notes du document d’orientation :