|
|
|
Assurer le contrôle des chèques émis et distribués par le receveur général.
Remarque : sont également visés les mandats de prestations d'assurance-chômage, les chèques tirées sur les comptes bancaires ministériels et les chèques de voyage.
Le gouvernement a pour politique de contrôler les chèques émis par le receveur général du Canada en réduisant le risque de fraude et en s'assurant le plus facilement possible que les chèques atteignent les bénéficiaires auxquels ils sont destinés.
La présente politique s'applique à tous les organismes considérés comme des ministères au sens de la Loi sur la gestion des finances publiques.
Pour les besoins de ce chapitre, les paiements aux employés comprennent tous les paiements aux personnes employées en vertu de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique ainsi qu'aux membres des Forces armées canadiennes et de la Gendarmerie royale du Canada.
1) Les chèques du receveur général doivent être expédiés directement aux bénéficiaires par la poste, sauf dans le cas des catégories de paiements mentionnées à l'appendice A. Ces paiements peuvent être renvoyés aux ministères et être remis aux bénéficiaires d'une autre façon.
2) Dans le cas des catégories de paiements énumérées à l'appendice A, l'administrateur général peut désigner les agents qui seront autorisés à demander que les chèques soient envoyés à des mandataires des ministères.
3) Les paiements liés aux approvisionnements et aux services (y compris les honoraires d'experts-conseils, les paiements de marchés de services personnels et autres types de marchés semblables, mais pas les paiements où il est question de quittance ou libération de contrat) et les paiements représentant des remboursements de recettes ne peuvent être renvoyés aux ministères pour acheminement.
4) Les ministères doivent établir des politiques et procédures appropriées afin d'assurer le contrôle interne adéquat des chèques qui leur sont retournés pour distribution, dont les suivantes :
a) un chèque ne doit pas être confié à la personne qui a participé au processus d'autorisation de dépenser ou de payer ayant trait à ce paiement;
b) la distribution des chèques ne doit pas être effectuée par des agents qui s'occupent de dotation, de classification, de la détermination des salaires ou de la rédaction et de la signature de rapports de dotation et de formules d'entrée de la paye.
5) L'information qui accompagne les chèques doit être suffisante pour permettre à la personne qui les distribue de bien identifier chaque bénéficiaire.
6) Lorsqu'un chèque est émis au nom d'une personne, les demandes de paiement doivent donner à tout le moins les renseignements suivants :
7) Tous les systèmes de production de demandes de paiement et d'instruments de paiement, autres que les systèmes de paye, doivent prévoir un espace pour inscrire sur l'instrument de paiement un nom et au moins un prénom et une initiale. Les systèmes de paye doivent prévoir un espace pour inscrire sur l'instrument de paye le nom et les initiales du bénéficiaire et pour inscrire sur le talon le numéro d'assurance sociale du bénéficiaire ou un autre numéro d'identification.
8) L'identification du bénéficiaire sur un chèque ou un mandat doit être complète afin d'éviter les erreurs comme l'endossement par une autre personne que le bénéficiaire. Les initiales ne sont donc pas suffisantes.
9) Le système traditionnel de représentation des nombres (le point pour indiquer les décimales, les virgules pour séparer les triades de chiffres et le signe de dollars à gauche d'une somme) doit être employé pour inscrire un montant en dollars sur les instruments de paiement et autres instruments de règlement ainsi que sur tout autre document relié à un paiement ou à une recette qui pourrait être falsifié.
10) Lorsque l'approbation du ministre a été obtenue, les chèques devant être présentés par des députés doivent être envoyés à l'agent financier supérieur responsable du programme, qui doit les transmettre directement aux députés concernés. Aucun chèque ne doit être livré ou transmis à l'agent qui a fait la demande de paiement ou qui a participé de quelque façon au processus d'approbation du paiement.
Le contrôle des chèques du receveur général sera vérifié par le service de vérification interne du ministère.
Ce chapitre annule le chapitre 3-17 du volume «Gestion financière» en date du 1er avril 1992; et
cette politique remplace le chapitre 9.6 du Guide d'administration financière du Conseil du Trésor qui porte sur le contrôle des chèques du receveur général.
Les demandes de renseignements relatives à cette politique doivent passer par l'administration centrale de votre ministère. Les administrations centrales des ministères doivent communiquer avec :
Secteur du contrôleur
Direction des programmes
Secrétariat du Conseil du Trésor
Ottawa (Ontario)
K1A 0R5
Téléphone : (613) 957-7233
Télécopieur : (613) 952-9613
Catégories de paiements pour lesquels les administrateur généraux peuvent autoriser l'envoi des chèques du receveur général à leur ministère
1) paiements effectués aux employés
Exemples :
2) paiements impliquant un acte juridique (Cette catégorie n'inclut PAS les paiements de dettes de l'État qu'on a cédées ou qui sont sujettes à procuration.)
Exemples :
3) paiements impliquant des opérations bancaires spéciales
Exemples :
4) paiements devant être effectués par courrier diplomatique
5) paiements nécessitant l'application de consignes de sécurité
6) paiements aux autres gouvernements et sociétés de l'État
Exemples :
7) paiements nécessitant une présentation officielle (Cette catégorie n'inclut PAS les paiements aux entrepreneurs, experts-conseils, etc.)
Exemples :
8) argent comptant pour usage immédiat
Exemples :
9) paiements périodiques devant être gérés
Exemples :
10) paiements en échange de billets à ordre lors de prêts à des
particuliers.
