Chapitre 6-1 Cotisations
(Also published in English as Chaper 6-1 Membership Fees)
Table des matières
Objectif de la politique
Énoncé de la politique
Champ d'application
Généralités
Exigences de la politique
Surveillance
Demandes de renseignements
Appendice A – Sortes d’adhésions

Objectif de la politique
Préciser les cas où les cotisations et les droits d'inscription peuvent être remboursés.
Énoncé de la politique
Le gouvernement a pour politique de ne payer les cotisations ministérielles que lorsque l'adhésion à une organisation particulière bénéficie directement à un programme gouvernemental ou constitue une condition d'une loi fédérale que l'employé doit remplir pour exercer ses fonctions.
Champ d'application
La présente politique s'applique aux ministères et organismes énumérés à l'annexe I, I.1 et II de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP).  La politique vise tous les types de cotisations, droits d'inscription et frais de permis. Elle entre en vigueur le 1er juin 1993 et remplace les autorisations antérieures du Conseil du Trésor concernant les cotisations.
Généralités
Le gouvernement contribue au perfectionnement des employés par le truchement de ses politiques sur la formation, l'éducation, les affectations de perfectionnement, les échanges de cadres, les congés de formation, les conférences, etc., mais il n'assume pas toutefois les frais de l'adhésion des particuliers à des organisations professionnelles, para‑professionnelles et spécialisées à moins que les paiements soient prévus par cette politique.
C'est à l'employé lui‑même qu'il incombe d'assurer son perfectionnement personnel, de réaliser ses aspirations professionnelles et de se tenir au courant des derniers développements dans les domaines qui se rattachent à son emploi.  Par conséquent, que le ministère concerné en retire ou non des avantages accessoires, l'employeur n'autorisera pas le paiement des frais d'adhésion des particuliers à des organisations professionelles pour les raisons précitées.
Exigences de la politique
1.	L'administrateur général peut déléguer le pouvoir d'approuver le paiement des cotisations lorsque l'adhésion constitue une condition d'une loi fédérale.  Ces cotisations peuvent être remboursées seulement lorsque l'employé exerce activement des fonctions professionnelles dont il ne pourrait s'acquitter légalement s'il n'était membre actif d'une organisation professionnelle reconnue.  (Voir appendice A a).
2.	Il faut obtenir l'approbation personnelle de l'administrateur général dans les cas suivants :
a)	tous les autres droits d'inscription et les cotisations au nom d'un particulier.  Ils sont payables seulement lorsque les fonctions professionnelles d'un employé ne pourraient être légalement exercées à moins qu'il soit un membre actif d'une organisation professionnelle reconnue.  (Voir appendice A b))
	Dans tous les autres cas, il incombe à chaque employé de maintenir la validité de ses titres professionnels, para‑professionnels ou autres.
b)	plus d'une adhésion à une organisation située dans un secteur géographique donné lorsque les adhésions ne constituent pas une condition d'une loi fédérale;
c)	les droits d'inscription ou les adhésions qui bénéficient principalement à l'employé;
d)	les adhésions qui ne sont pas directement liées aux programmes du ministère;
e)	les adhésions générales de plus de 700 $.
3.	L'administrateur général peut déléguer le pouvoir d'approuver les adhésions générales jusqu'à concurrence de 700 $ dans les cas suivants :
a)	lorsque, pour recevoir des informations spécialisées qui sont liées directement aux programmes du ministère, il faut adhérer à une organisation, l'adhésion se fait au nom de la bibliothèque du ministère;
b)	lorsque, comme il est indiqué en a), l'adhésion ne peut se faire au nom du ministère ou d'un poste du ministère, elle doit se faire au nom d'un employé, mais il faut indiquer clairement dans ce cas que les avantages et les publications qui en découlent reviennent au ministère;
c)	lorsque les adhésions aux organisations fournissent au ministère des occasions de contacts avec les secteurs du public les plus intéressés par ses activités, p. ex. une chambre de commerce.  Les adhésions doivent, si possible, se faire au nom du ministère.
4.	Les cotisations et les droits d'inscription ne sont pas payés (ou remboursés) à l'égard des associations, des sociétés, etc. auxquelles adhèrent les employés ou les personnes nommées dans le but d'être admissibles à un poste.
5.	Il ne faut autoriser qu'exceptionnellement les adhésions à des organisations à caractère surtout social, récréatif ou fraternel, et ces adhésions doivent donc être approuvées personnellement par le ministre.
6.	Il faut que le gestionnaire du centre de responsabilité compétent examine les adhésions avant de les renouveler afin de s'assurer que leurs fins restent valides.
7.	On ne peut pas sous‑déléguer le pouvoir d'approuver les adhésions exigeant l'approbation personnelle du ministre ou de l'administrateur général, visée aux paragraphes deux et cinq qui précèdent.  Le pouvoir de renouveler les adhésions qui ont été initialement approuvées par le ministre ou  l'administrateur général peut être sous‑délégué par la suite sous réserve que les conditions de l'approbation initiale demeurent les mêmes et que la liste principale des membres soit mise à jour périodiquement.  Toutefois, lorsqu'il y a changement de ministre ou  d'administrateur général, il faut que le renouvellement soit approuvé personnellement par le nouveau ministre ou par le nouvel administrateur général, comme pour une nouvelle adhésion.
Surveillance
Les ministères et les organismes doivent inscrire les adhésions et les droits d'inscription sous le code d'article économique 0483 et conserver l'information suivante pour chaque exercice aux fins de l'évaluation ou de la vérification :
a)	le montant total dépensé pour toutes les adhésions;
–	à des associations, des sociétés, etc.;
–	à des institutions internationales ou nationales;
b)	le nombre d'adhésions en cours ainsi que l'objectif général de chaque adhésion :
–	au nom des employés, 
–	au nom du ministère.
De temps à autre, le Secrétariat du Conseil du Trésor évaluera l'application de cette directive.
Demandes de renseignements
Les demandes de renseignement au sujet de cette politique devraient être adressées aux agents responsables de l'administration centrale des ministères.  Les agents peuvent demander une interprétation de la politique auprès du :
Groupe de la sécurité, de la santé et des services aux employés
Division des relations de travail
Direction de la politique des ressources humaines
Secrétariat du Conseil du Trésor
300, avenue Laurier ouest
6e étage, tour ouest
Ottawa (Ontario)
K1A 0R5
613 952‑3263 (Télécopieur)

Appendice A – Sortes d’adhésions
1.	Adhésions à des organisations professionnelles ou para‑professionnelles
Aux fins de cette politique, il y a essentiellement trois sortes d'adhésions : les adhésions au nom d'un particulier découlant d'une condition d'une loi fédérale qu'il doit remplir pour exercer ses fonctions, les autres adhésions professionnelles connexes; et les autres adhésions à une association qui est plus générale que professionnelle mais de telles adhésions doivent être faites au nom d'un particulier :
A)	Adhésions légales
Les seuls cas où il est absolument nécessaire qu'un employé adhère à ces organisations sont ceux pour lesquels la condition est établie par une loi fédérale par exemple, la Loi sur les aliments et drogues.  Seuls les groupes professionnels, Arts dentaires, Arpentage, Droit, Médecine, Pharmacie, Médecine vétérinaire sont, assortis d'une telle condition, et celle‑ci ne s'applique qu'aux employés qui exercent activement les fonctions de ces groupes professionnels. Conformément à cette politique, les frais sont remboursés et l'on ne fournit pas la formule T‑4A supplémentaire dans ces cas‑là.  Les adhésions ne sont pas payées pour les membres de ces groupes professionnels qui exercent des fonctions administratives ou travaillent dans un domaine connexe mais à l'extérieur des groupes professionnels susmentionnés.
B)	Autres adhésions professionnelles
Cette catégorie comprend les adhésions qui ne constituent pas une condition d'une loi fédérale mais qui sont considérées nécessaires par l'employeur parce que l'employé serait incapable d'exercer les fonctions du poste d'un point de vue légal à moins que le titulaire ne soit un membre actif d'un organisme professionnel reconnu.  Ces cas‑là sont rares mais comprendraient notamment l'ingénieur ou l'architecte qui doit utiliser un titre professionnel pour authentifier des plans ou des dessins.
Ces adhésions ne sont pas imposables lorsque celles‑ci découlent d'un exigence légale selon les fonctions du poste.
C)	Adhésions générales faites au nom d'un particulier
Cette catégorie inclut les adhésions liées au travail et à des organisations qui ne sont pas professionnelles et qui ont été faites au nom d'un particulier, ou d'un titre de poste et ce, lorsqu'il est impossible de le faire au nom de la bibliothèque ministérielle.  De telles adhésions ne sont pas imposables, par exemple l'adhésion au Cercle des journalistes, lorsque le ministère est le principal bénéficiaire.
2.	Titres professionnels
Puisque la compétence fédérale a préséance sur la compétence provinciale et municipale, il conviendrait de noter qu'une  association provinciale ne peut pas contrôler les employés de l'administration fédérale. Dans le secteur privé, les employés sont tenus d'adhérer à une association professionnelle pour :
–	utiliser un titre professionnel;
–	apposer un seau ou un cachet authentifiant des documents en vue d'obtenir l'approbation d'une autorité municipale ou provinciale ou un financement;
–	prouver qu'ils ont satisfait aux normes de scolarité;
–	entrer au service d'une entreprise du secteur privé ou s'établir à leur compte;
–	assurer que le nombre des personnes faisant partie d'une profession est limité pour contrôler les possibilités d'emploi;
–	garantir l'observation des normes de scolarité et du système d'éthique du travail;
–	adhérer aux régimes d'assurance‑vie collective et responsabilité offerts par l'association professionnelle à ses membres;
–	exercer des pressions au nom de la profession, le cas échéant.
Les employés de l'administration fédérale n'ont pas besoin de normes imposées de l'extérieur, de régimes d'assurance ou de protection contre les risques puisqu'ils leur sont offerts par le gouvernement.  Ils n'ont pas besoin non plus de titre professionnel sauf s'il existe une exigence légale. (Voir 1. A) & B))  Dans l'exercice privé, il faut exiger des titres professionnels pour protéger le public lors du recrutement d'un membre d'une profession libérale.  Le public doit être certain que la personne qui déclare appartenir à cette profession est réellement qualifiée.  On peut déterminer ses compétences en s'informant auprès d'une association provinciale d'accréditation professionnelle.  Il n'est pas nécessaire de prendre ces précautions pour les employés de l'administration fédérale.
La décision d'adhérer ou de renouveler une adhésion à une association professionnelle est donc une décision personnelle, et il appartient à l'employé, et non au contribuable, d'en assumer la responsabilité financière.
La direction devrait savoir que conformément à la plupart des conventions collectives :
L'employeur rembourse à l'employé les cotisations ou les droits d'inscription à une organisation ou à un conseil d'administration lorsque le paiement de ces frais est nécessaire pour la continuation de l'exercice des fonctions du poste.
Contrairement au gouvernement fédéral, d'autres paliers de gouvernement et le secteur privé doivent se conformer aux règlements provinciaux exigeant l'adhésion continue aux organisations professionnelles ou paraprofessionnelles.  Il est aussi important de noter que ce n'est pas l'employeur mais l'employé qui paie normalement les dépenses connexes.
On peut autoriser le paiement d'autres dépenses découlant d'une adhésion, dont celles qui sont engagées pour assister à une conférence, à un séminaire, le prix des repas, etc. quand le ministère en est le vrai bénéficiaire et quand elles ne dépassent pas les limites qui sont fixées par les directives sur les conférences, les réceptions officielles et les voyages.